Документационное обеспечение управления негосударственных организаций в условиях цифровой экономики

Обновлено: 25.04.2024

ОБУЧЕНИЕ ПО ПРОГРАММЕ ПРЕДПОЛАГАЕТ
совершенствование и получение новых компетенций в сфере государственного управления; изучение основ документирования управленческой деятельности, требований к оформлению организационно-распорядительной документации; обновление теоретических и практических знаний государственных гражданских и муниципальных служащих об особенностях оформления документов в органах государственной власти и местного самоуправления; рассмотрение актуальных проблем организации межведомственного взаимодействия и электронного документооборота.

ПОСЛЕ ОКОНЧАНИЯ ПРОГРАММЫ СЛУШАТЕЛЬ БУДЕТ

ЗНАТЬ:

особенности официальной переписки, требования к языку и стилю делового письма;
законодательство в сфере ДОУ в органах государственной власти и местного самоуправления, правила документирования и основы организации работы с документами, нормы и правила ведения делопроизводства по письменным и устным обращениям граждан;
политику государства по внедрению эффективного и защищенного информационного обмена, и электронного взаимодействия органов власти между собой, населением и организациями.

УМЕТЬ:

использовать при подготовке документов и служебной переписке деловой стиль письма;
создавать организационно-распорядительную документацию в соответствии с действующим законодательством, осуществлять обработку поступающей, внутренней и отправляемой документации, в т.ч. с применением систем электронного документооборота и применением современных информационных технологий;
использовать возможности электронного межведомственного документооборота.

ВЛАДЕТЬ:

навыками использования словарного запаса, необходимого для осуществления профессиональной служебной деятельности;
навыками оформления и технологией работы с организационно-распорядительной документацией;
телекоммуникативными технологиями в электронном межведомственном взаимодействии.

ПРЕИМУЩЕСТВА ОБУЧЕНИЯ СПЕЦИАЛИСТОВ ПО ДАННОЙ ПРОГРАММЕ

программа позволяет формировать и развивать компетенции, необходимые для профессиональной деятельности в области документационного обеспечения управления (далее – ДОУ), а также для эффективного решения профессиональных задач на государственной и муниципальной службе. Делопроизводство является неотъемлемой частью деятельности любой организации и особенно органов государственной власти и местного самоуправления, обеспечивая деловую результативность, подотчетность и непрерывность деятельности.

ОСОБЕННОСТИ ПРОГРАММЫ

Программа предполагает обучение в заочном режиме под руководством опытных организаторов и высокопрофессиональных преподавателей Нижегородского института управления – филиала РАНХиГС..
Заочное обучение предполагает изучение электронных учебно-методических пособий, разработанных ведущими преподавателями Нижегородского института управления – филиала РАНХиГС.
Слушатель обеспечивается полным комплектом дополнительных электронных учебно-методических материалов по теме программы.
По окончании обучения слушатели проходят итоговое тестирование с целью выявления индивидуальной эффективности усвоения знаний по темам программы повышения квалификации.

ПРОГРАММА

Итоговая аттестация: итоговый экзамен

ФОРМАТ ОБУЧЕНИЯ

срок обучения — 72 учебных часа
форма обучения – заочная, без отрыва от работы, с применением электронных информационно-образовательных ресурсов.

ТРЕБОВАНИЯ К СЛУШАТЕЛЮ ДЛЯ ЗАЧИСЛЕНИЯ

наличие среднего профессионального или высшего образования

НЕОБХОДИМЫЕ ДОКУМЕНТЫ

копия диплома о среднем профессиональном или высшем образовании, заверенная кадровой службой
если диплом выдан на другую фамилию, необходимо предоставить копию документа о смене фамилии, заверенную кадровой службой
копия паспорта

ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ

Кобзева Ольга Викторовна

Тел./факс: (831) 433-55-40

НАЧАЛО ОБУЧЕНИЯ

В соответствии с Планом-графиком проведения Нижегородским институтом управления – филиалом РАНХиГС дополнительных профессиональных программ (повышения квалификации и профессиональной переподготовки) для государственных гражданских и муниципальных служащих, специалистов организаций народного хозяйства.

Проблемы традиционных технологий документационного обеспечения управления

Проблемы документационной деятельности любой организации практически одинаковы:

Результатом является фактическая неуправляемость организации, которая выражается в том, что руководители не могут ответить даже на такие общие вопросы по документам и исполнителям:

Объективные причины проблем ДОУ

Источник причин большинства проблем ДОУ – изначальное противоречие между требованием централизованного управления документацией и децентрализованной технологией учета. Карточно-журнальный учет работы с документами ведется автономно в каждом подразделении. При этом процедура выяснения состояния конкретного документа состоит в последовательном сборе данных о документе во всех точках его прохождения. Для того же, чтобы обеспечить эффективное централизованное управление по некоторой совокупности документов, необходимо оперативно отслеживать и дублировать информацию из подразделений в центре. Это требует огромных накладных расходов: нужны строго регламентированные и трудоемкие технологии сбора и анализа распределенной информации, детально проработанные нормативно-методические документы и подготовленный персонал. Сегодня практически ни одна организация не может позволить себе в полном объеме поддерживать такие технологии.

Альтернативный путь – просто упростить задачу, сократив документооборот за счет делегирования и децентрализации прав работы с документами. Однако децентрализация функций работы с документами, включая их учет и контроль, не только противоречит отечественным нормам и традициям, но и сегодняшним мировым тенденциям, поскольку ведет к снижению качества управления организацией в условиях роста масштабов и взаимосвязанности задач управления.

Сетевой компьютерный контроль над документами и исполнителями – принципиальное решение проблемы

Автономные компьютеры на рабочих местах делопроизводителей или даже небольшие сети в канцеляриях или секретариатах вышеперечисленных проблем принципиально не решают, фактически они просто заменяют способ ведения картотеки или журнала.

Принципиальным же решением является компьютерная сеть, связывающая компьютеры на рабочих местах в различных подразделениях организации. В этом случае сведения о работе с документами, вводимые с рабочих мест в подразделениях, могут автоматически собираться и накапливаться на сервере сети, формируя базу данных о состоянии и истории документооборота организации.

Для организации такой работы с использованием сети организации разрабатываются специальные программы, называемые обычно системами автоматизации делопроизводства и документооборота (АС ДОУ). Наиболее продвинутые из них позволяют как отслеживать бумажный документооборот, так и организовать перемещение по сети и работу с электронными документами.

Чем большее число рабочих мест, связанных с обработкой документов, охватывает такая система, тем эффективнее осуществляется управление. Желательно, чтобы система доходила хотя бы до каждого структурного подразделения, в котором осуществляется учет и контроль. В идеале же она должна охватывать все рабочие места сотрудников, осуществляющих собственно работу с документами. В этом случае при минимизации трудозатрат делопроизводственного персонала обеспечивается полный контроль над документационной деятельностью организации в реальном масштабе времени.

Составляющие эффективности при использовании систем автоматизации делопроизводства и документооборота

- Во всех подразделениях и в организации в целом вводится унифицированная, формализованная и строго регламентированная технология делопроизводства.

- Организация становится полностью управляемой. Появляется возможность ответить на любой вопрос по документам и исполнителям, осуществлять анализ и управление документационной деятельностью.

- Поскольку компьютерная сеть может охватывать не только центральный офис организации, но и ее территориально-удаленные подразделения, то управляемость может распространяться на всю территориально-распределенную структуру организации.

- Система автоматизации делопроизводства, по сути, является носителем строго формализованной и строго документированной технологической информации о правилах и порядке работы с документами. В результате уменьшается зависимость организации от персонала как физического носителя технологических знаний и правил работы с документами.

- Создаются условия для резкого ускорения прохождения документов по организации, особенно при организации электронного документооборота. В государственных структурах – это одна из проблем эффективности функционирования госаппарата. В коммерческих структурах это позволяет повысить конкурентоспособность организации, получить материальный выигрыш за счет более быстрой реакции на изменение конъюнктуры.

- Минимизируется трудоемкость делопроизводственных операций. При этом, однако, нужно иметь в виду, что необходимость ввода полной и точной информации о документе, скажем, при его первичной регистрации может потребовать дополнительных усилий на некоторых рабочих местах, тогда как трудоемкость работы на других рабочих местах, использующих эту информацию, может сократиться, как показывает опыт, в несколько раз.

- Качественный выигрыш достигается при организации взаимоувязанного электронного документооборота между организациями, поскольку полностью отпадают проблемы, связанные с изготовлением и пересылкой бумажных документов, а затем – в повторном вводе реквизитов и текстов полученных документов.

Проблемы расширения использования систем автоматизации делопроизводства и документооборота

- Общий ограниченный уровень компьютеризации, ограниченное количество компьютеров и компьютерных сетей в организациях.

- Низкий уровень делопроизводственной грамотности и культуры в организациях (как исполнителей, так и руководителей и – особенно – специалистов, отвечающих за информационные технологии), непонимание содержания, роли и места АС ДОУ в деятельности организаций. В результате, зачастую, дорогостоящие компьютерные сети используются в качестве «пишущей машинки с калькулятором», не затрагивая задач управления организацией, к которым, в первую очередь, относится управление документационной деятельностью.

- В связи с недостаточным уровнем государственного регулирования имеют место слишком большие индивидуальные различия делопроизводства в различных организациях, в частности, даже при выполнении технологических операций с документами (от номерообразования – до оформления рассылки). В результате приходится реализовывать всякий раз дорогостоящие индивидуальные (заказные) проекты для каждой организации. Еще больше проблем с «заказными» системами возникает на этапах эксплуатации и развития этих систем, организации, взаимодействия систем в различных организациях. За руб.ежом проекты типа «электронного правительства» как раз связаны с экономией затрат на разработку, ввод в действие, сопровождение и взаимообмен за счет максимально унифицированных решений. Это означает, что крайне необходима работа над продвинутыми стандартами и законами в области делопроизводства.

Новые перспективы организации управления в условиях АС ДОУ

Применение новых информационных технологий в области ДОУ позволяет относиться к делопроизводству не как к жесткому и консервативному механизму, а как к эффективному и гибкому инструменту реализации различного рода инноваций в этой области.

- АС ДОУ позволяет решить ключевой вопрос делопроизводства. Она позволяет реализовать любую степень децентрализации делопроизводства при одновременном обеспечении централизованного учета и контроля. Вплоть до того, что каждый специалист может самостоятельно регистрировать документы и направлять их для дальнейшей работы (в пределах своей компетенции, конечно), находясь при этом под полным контролем своих руководителей. Таким образом, организация может динамично перестраивать свою управленчесую структуру без потери управляемости.

- Создаются предпосылки к реализации более эффективных схем документационного управления. В традиционной практике документы в подразделения организации, будь то локальные или удаленные, направляются по цепочке от руководителя к руководителю до конкретных исполнителей. Это позволяет руководителю каждого уровня эффективно контролировать деятельность своих сотрудников, однако длинные и зачастую формальные цепочки резко снижают эффективность управления. Правильно построенная АС ДОУ позволяет направлять документы непосредственно лицам, которые будут исполнять поручения, при этом руководители сохраняют полный контроль как за прохождением самого поручения, так и за его исполнением.

- Появляются предпосылки для организации электронного документооборота в том объеме, к которому готова сама организация. Правильно построенная АС ДОУ должна работать как с данными о прохождении и исполнении документов (независимо от того, бумажные они или электронные), так и с самими электронными документами, к которым эти данные относятся. Включение электронных документов в делопроизводственный цикл позволяет перейти на качественно новый уровень эффективности работы с документами, поскольку технологии работы с электронными документами (редактирование, перемещение, тиражирование и др.) принципиально более эффективны.

- Снимается часть проблем, связанных с территориальной удаленностью подразделений организации или индивидуальных рабочих мест (в том числе мобильных) ее сотрудников. АС ДОУ позволяет организовать нормальную работу с документами всех сотрудников независимо от местонахождения их рабочих мест (конечно, при наличии линий связи).

- АС ДОУ позволяет обеспечить внедрение современных систем управления ресурсами предприятия (так называемые ERP-системы). Системы управления ресурсами обычно содержат лишь данные о бизнес-процессах и не хранят документов как таковых, в то время как АС ДОУ может взять на себя функции документационного контура управления, в том числе связанного с бизнес-процессами.

- АС ДОУ создает основу для интеграции всех документационных технологий в единый комплекс, включая средства сканирования документов и распознавания текстов, средства обработки и пересылки электронных документов, приема и передачи факсимильной информации, печати и тиражирования документов и т.д.

ДОУ как российское «ноу-хау»

«Западный» подход к делопроизводству, особенно в негосударственных структурах, изначально характеризовался максимальной децентрализацией работы с документами. Однако усложнение задач управления в современном мире и появление сетевых информационных технологий явилось предпосылкой к бурному развитию технологий коллективной работы над документами и контролю за документационной деятельностью организации.

В России уже давно сложилась, в определенной степени унифицировалась и была тиражирована в национальном масштабе технология ДОУ, которая сейчас начинает переосмысливаться в терминах информационных технологий. Таким образом, сегодня у нас есть детально проработанная технология ДОУ, компьютерные реализации которой представляют интерес для многих стран мира, в том числе опережающих нас в области собственно информатизации.

Таким образом, актуальными проблемами сегодня в области АС ДОУ являются:

- повышение делопроизводственной грамотности в организациях и на предприятиях, в первую очередь, руководителей различного ранга и специалистов в области информационных технологий;

- повышение компьютерной грамотности документоведов и делопроизводителей, поскольку их роль в развитии информационных технологий ДОУ ключевая;

- подготовка и принятие предложений по унификации и делопроизводственных процедур и форматов документационного взаимодействия на государственном уровне.

Автор статьи

Куприянов Денис Юрьевич

Юрист частного права

Страница автора

Читайте также: