Проведение протокольных мероприятий в органах государственного и муниципального управления

Обновлено: 19.04.2024

О ПРОТОКОЛЬНО-ОРГАНИЗАЦИОННОМ УПРАВЛЕНИИ

ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

1. Протокольно-организационное управление Президента Российской Федерации (далее - Управление) является самостоятельным подразделением Администрации Президента Российской Федерации.

2. Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, Положением об Администрации Президента Российской Федерации, распоряжениями Администрации Президента Российской Федерации, а также настоящим Положением.

Положение об Управлении утверждается Президентом Российской Федерации по представлению Руководителя Администрации Президента Российской Федерации.

3. Основными задачами Управления являются:

протокольно-организационное обеспечение визитов за рубеж и поездок в субъекты Российской Федерации Президента Российской Федерации и его супруги;

протокольно-организационное обеспечение мероприятий с участием Президента Российской Федерации и его супруги в ходе визитов в Российскую Федерацию представителей иностранных государств и международных организаций;

протокольно-организационное обеспечение массовых и иных мероприятий, проводимых с участием или по поручению Президента Российской Федерации, Руководителя Администрации Президента Российской Федерации;

участие в организационном обеспечении мероприятий, проводимых самостоятельными подразделениями Администрации Президента Российской Федерации по поручению Президента Российской Федерации, Руководителя Администрации Президента Российской Федерации, а также мероприятий, проводимых совещательными и консультативными органами при Президенте Российской Федерации.

4. Основными функциями Управления являются:

подготовка во взаимодействии с другими самостоятельными подразделениями Администрации Президента Российской Федерации проектов распоряжений Президента Российской Федерации, проектов распоряжений Администрации Президента Российской Федерации и проектов иных документов, необходимых для протокольно-организационного обеспечения мероприятий с участием Президента Российской Федерации и его супруги;

участие в подготовке проектов указов и распоряжений Президента Российской Федерации, проектов распоряжений Администрации Президента Российской Федерации по вопросам, касающимся деятельности совещательных и консультативных органов при Президенте Российской Федерации;

согласование проектов распоряжений Президента Российской Федерации, проектов распоряжений Администрации Президента Российской Федерации и проектов иных документов, необходимых для протокольно-организационного обеспечения мероприятий, проводимых по поручению Президента Российской Федерации, Руководителя Администрации Президента Российской Федерации;

участие в приеме в Российской Федерации подготовительных и передовых групп, осуществляющих организацию и обеспечение визитов представителей иностранных государств и международных организаций, в ходе которых планируются мероприятия с участием Президента Российской Федерации и его супруги;

подготовка программ мероприятий с участием Президента Российской Федерации и его супруги, осуществляемых в ходе визитов в Российскую Федерацию представителей иностранных государств и международных организаций, координация деятельности по выполнению этих программ;

координация деятельности по формированию и направлению подготовительных и передовых групп, осуществляющих организацию и обеспечение визитов за рубеж и поездок в субъекты Российской Федерации Президента Российской Федерации и его супруги, руководство такими группами;

подготовка программ визитов за рубеж и поездок в субъекты Российской Федерации Президента Российской Федерации и его супруги, координация деятельности по выполнению этих программ;

согласование форматов мероприятий с участием Президента Российской Федерации и его супруги;

информирование в пределах своей компетенции заинтересованных федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, организаций и должностных лиц о характере мероприятий с участием Президента Российской Федерации и его супруги;

протокольно-организационное обеспечение представления Президенту Российской Федерации дипломатического корпуса, аккредитованного в г. Москве, а также церемонии вручения верительных грамот послами иностранных государств;

участие в согласовании вопросов о месте проведения и программе массовых мероприятий с участием Президента Российской Федерации и его супруги;

координация работы переводчиков при проведении мероприятий с участием Президента Российской Федерации и его супруги, а также с участием руководства Администрации Президента Российской Федерации;

разработка предложений о совершенствовании протокола Президента Российской Федерации и основных положений государственной протокольной практики Российской Федерации, изучение и обобщение международной протокольной практики;

архивирование материалов, касающихся мероприятий с участием Президента Российской Федерации и его супруги;

протокольно-организационное обеспечение мероприятий с участием Руководителя Администрации Президента Российской Федерации;

участие в подготовке проектов решений Президента Российской Федерации по использованию территории Московского Кремля, включая Государственный Кремлевский Дворец и Красную площадь, для проведения массовых мероприятий по поручению Президента Российской Федерации, Руководителя Администрации Президента Российской Федерации;

планирование распределения помещений для проведения мероприятий в комплексе зданий на Старой площади;

паспортно-визовое обеспечение работников Администрации Президента Российской Федерации, выезжающих в служебные командировки за рубеж для организации и обеспечения визитов Президента Российской Федерации и его супруги;

формирование и использование подарочного фонда Президента Российской Федерации;

взаимодействие с Федеральной службой охраны Российской Федерации и самостоятельными подразделениями Администрации Президента Российской Федерации по вопросам обеспечения пропускного режима в комплексе зданий на Старой площади;

подготовка по поручению Руководителя Администрации Президента Российской Федерации планов организационных мероприятий, проводимых Администрацией Президента Российской Федерации.

5. Управление для осуществления своих задач и функций имеет право:

запрашивать и получать в установленном порядке необходимые материалы от самостоятельных подразделений Администрации Президента Российской Федерации, от федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, а также от организаций и должностных лиц;

пользоваться банками данных Администрации Президента Российской Федерации и федеральных органов исполнительной власти;

привлекать для осуществления отдельных работ ученых и специалистов, в том числе на договорной основе;

взаимодействовать с представителями иностранных государств, государственными органами этих государств в сфере иностранных дел, с представителями международных организаций, а также с иностранными представительствами в Российской Федерации.

6. Управление при реализации своих функций взаимодействует с Аппаратом Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Аппаратом Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Аппаратом Правительства Российской Федерации, аппаратами Конституционного Суда Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации, Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, с Центральной избирательной комиссией Российской Федерации, Генеральной прокуратурой Российской Федерации, Счетной палатой Российской Федерации, а также с федеральными органами исполнительной власти и органами государственной власти субъектов Российской Федерации.

7. Информационное, документационное, правовое, материально-техническое, транспортное обеспечение деятельности Управления, а также социально-бытовое обслуживание его работников осуществляют Управление делами Президента Российской Федерации и соответствующие подразделения Администрации Президента Российской Федерации.

8. Руководство деятельностью Управления осуществляет начальник Протокольно-организационного управления Президента Российской Федерации (далее - начальник Управления), который назначается на должность и освобождается от должности Президентом Российской Федерации по представлению Руководителя Администрации Президента Российской Федерации.

9. Начальник Управления имеет заместителей начальника Управления.

10. Начальник Управления:

распределяет должностные обязанности между заместителями начальника Управления, референтами и начальниками департаментов;

вносит предложения о заключении от имени Администрации Президента Российской Федерации договоров с научно-исследовательскими организациями и специалистами на проведение работ по вопросам, находящимся в ведении Управления;

издает распоряжения по вопросам работы Управления.

11. Начальник Управления несет ответственность за выполнение задач, возложенных на Управление.

12. Заместители начальника Управления, референты, начальники департаментов несут ответственность за выполнение возложенных на них обязанностей в соответствии с утверждаемым начальником Управления распределением должностных обязанностей.

от 23 июля 2019 года N 156-у

Об утверждении Регламента подготовки и проведения протокольных мероприятий с участием губернатора Магаданской области

В целях повышения эффективности подготовки и организации мероприятий с участием губернатора Магаданской области:

1. Утвердить прилагаемый Регламент подготовки и проведения протокольных мероприятий с участием губернатора Магаданской области.

2. Руководителям исполнительных органов государственной власти Магаданской области, структурных подразделений Правительства Магаданской области и структурных подразделений аппарата Магаданской области и Правительства Магаданской области обеспечить выполнение Регламента подготовки и проведения протокольных мероприятий с участием губернатора Магаданской области.

Утвержден
указом
губернатора Магаданской области
от 23 июля 2019 г. N 156-у

РЕГЛАМЕНТ ПОДГОТОВКИ И ПРОВЕДЕНИЯ ПРОТОКОЛЬНЫХ МЕРОПРИЯТИЙ С УЧАСТИЕМ ГУБЕРНАТОРА МАГАДАНСКОЙ ОБЛАСТИ

1. Общие положения

1.1. Регламент подготовки и проведения протокольных мероприятий с участием губернатора Магаданской области (далее - Регламент) устанавливает порядок деятельности органов исполнительной власти Магаданской области, структурных подразделений Правительства Магаданской области и структурных подразделений аппарата губернатора Магаданской области и Правительства Магаданской области по подготовке и проведению протокольных мероприятий с участием губернатора Магаданской области (далее - протокольные мероприятия).

1.2. Контроль за подготовкой и проведением всех мероприятий с участием губернатора Магаданской области осуществляет управление протокола и организационной работы аппарата губернатора Магаданской области и Правительства Магаданской области (далее - Управление).

1.3. К протокольным мероприятиям с участием губернатора Магаданской области относятся:

торжественные встречи, приемы и проводы представителей, членов делегаций федеральных органов государственной власти, субъектов Российской Федерации, иностранных государств, государственных, негосударственных организаций, прибывающих в Магаданскую область с официальными или рабочими визитами (поездками);

официальные встречи (беседы, переговоры) губернатора Магаданской области с представителями, членами делегаций федеральных органов государственной власти, субъектов Российской Федерации, иностранных государств, с руководителями органов исполнительной власти Магаданской области, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления муниципальных образований Магаданской области;

конференции, круглые столы, заседания, семинары и совещания, проводимые губернатором Магаданской области;

рабочие поездки губернатора Магаданской области в муниципальные образования Магаданской области;

торжественные приемы, проводимые губернатором Магаданской области;

церемонии подписания губернатором Магаданской области совместных документов (соглашений, договоров, протоколов о намерениях);

мероприятия, посвященные государственным и профессиональным праздникам, знаменательным, юбилейным датам и памятным событиям;

церемонии вручения государственных наград Российской Федерации, наград Магаданской области;

церемонии возложения венков, цветов к мемориалам;

торжественные мероприятия, посвященные открытию в Магаданской области социально значимых объектов (образования, культуры, здравоохранения и других), памятников, открытию или закрытию областных, межрегиональных культурных и спортивных мероприятий, проводимых на территории Магаданской области;

другие мероприятия с участием губернатора Магаданской области, предусматривающие элементы протокольных действий.

1.4. Органы исполнительной власти Магаданской области, структурных подразделений Правительства Магаданской области и структурные подразделения аппарата губернатора Магаданской области и Правительства Магаданской области (далее - Организаторы) ежемесячно до 20 числа месяца, предшествующего планируемому, представляют в Управление предложения по протокольным мероприятиям на предстоящий месяц по форме согласно приложению к настоящему Регламенту. Предложения по мероприятиям должны быть согласованы с первым заместителем председателя Правительства Магаданской области, вице-губернатором Магаданской области, заместителями председателя Правительства Магаданской области - должностными лицами, курирующими соответствующие сферы деятельности, входящие в компетенцию Организатора.

Управление формирует проект плана мероприятий на очередной месяц, представляет его заместителю председателя Правительства Магаданской области, возглавляющему аппарат губернатора Магаданской области и Правительства Магаданской области, для утверждения губернатором Магаданской области.

После утверждения плана мероприятий губернатором Магаданской области Управление информирует Организаторов о протокольных мероприятиях, включенных в план.

При необходимости или по поручению губернатора Магаданской области ежемесячный план может корректироваться Управлением.

1.5. Организаторы обязаны информировать Управление об изменениях в запланированных мероприятиях с участием губернатора Магаданской области в срок не позднее 3-х часов с момента, когда стало известно об этих изменениях.

1.6. Подготовка внеплановых мероприятий с участием губернатора Магаданской области осуществляется в оперативном порядке по согласованию с Организаторами и с учетом соблюдения требований настоящего Регламента.

2. Порядок подготовки и представления материалов, связанных с проведением протокольных мероприятий

2.1. В зависимости от вида проводимого протокольного мероприятия организатор не позднее чем за 3 рабочих дня до дня его проведения представляет в Управление:

1) программу, сценарий или повестку проведения протокольного мероприятия (далее - программа);

2) список участников протокольного мероприятия;

3) список лиц, выступающих на протокольном мероприятии, если планируются выступления;

4) список лиц, награждаемых на протокольном мероприятии, оформленный в виде таблицы и содержащий фамилии, имена, отчества, даты рождения, должности, места работы, если планируются награждения;

5) тексты соглашений, договоров, планируемых к подписанию, подготовленные Организаторами;

6) проект выступления губернатора Магаданской области на мероприятии, материалы для выступления губернатора Магаданской области на протокольном мероприятии;

7) схему размещения участников протокольного мероприятия;

8) раздаточный и презентационный материал по обсуждаемым вопросам;

9) информационные справки об объектах, предлагаемых к посещению губернатором Магаданской области, с указанием адреса нахождения объекта, фамилии, имени, отчества руководителя, сведений о коллективе, в случае необходимости о дате создания или введения в эксплуатацию, показателях деятельности;

10) информацию о социально-экономическом положении муниципального образования Магаданской области, в котором проводится мероприятие (представляет министерство экономического развития, инвестиционной политики и инноваций Магаданской области);

11) информацию об актуальных проблемах в муниципальном образовании, в котором проводится мероприятие, путях их решения, проработанную с профильными исполнительными органами государственной власти Магаданской области (представляет департамент по внутренней и информационной политике Правительства Магаданской области);

12) проект итогового документа протокольного мероприятия;

13) другие документы (при необходимости).

2.2. Программа протокольного мероприятия должна содержать точное наименование мероприятия, дату, время, место его проведения, информацию о лице, открывающем протокольное мероприятие или председательствующем на нем, регламент проведения, порядок выступления участников мероприятия, порядок награждения.

2.3. Программа должна предусматривать обеспечение участников автотранспортом, местом проживания и питания (если в мероприятии принимают участие иногородние лица), протокольной атрибутикой, сувенирами, подготовку места проведения протокольного мероприятия, организацию культурной программы (если планируется культурная программа), освещение в средствах массовой информации, подготовку итогового документа (протокол, решение) и другие организационно-технические мероприятия.

2.4. Материалы, необходимые для проведения протокольного мероприятия, представляются Организатором в Управление в электронном виде.

3. Порядок подготовки и проведения протокольных мероприятий

3.1. Подготовку и проведение протокольного мероприятия обеспечивает Организатор. Управление осуществляет координацию подготовки и проведения протокольного мероприятия.

3.2. В случае, если проведение протокольного мероприятия планируется в здании Правительства Магаданской области, Управление согласует список лиц, участвующих в протокольном мероприятии, с заместителем председателя Правительства Магаданской области, возглавляющим аппарат губернатора Магаданской области и Правительства Магаданской области, для их прохода в здание Правительства Магаданской области и передает в установленном порядке на пост охраны.

3.3. При необходимости мультимедийного сопровождения протокольного мероприятия (демонстрация видеоматериалов, слайдов), проводимого в здании Правительства Магаданской области, организатор не позднее чем за два рабочих дня до дня его проведения согласовывает технические условия мультимедийного сопровождения протокольного мероприятия с Управлением.

При необходимости мультимедийного сопровождения протокольного мероприятия, проводимого вне здания Правительства Магаданской области, Организатор обеспечивает необходимые технические условия мультимедийного сопровождения протокольного мероприятия самостоятельно.

Вне зависимости от места проведения протокольного мероприятия Организатор обязан обеспечить присутствие, своего представителя, ответственного за демонстрацию презентационных материалов, на месте проведения протокольного мероприятия.

3.4. Организация концертной программы и ее координация осуществляется министерством культуры и туризма Магаданской области.

3.5. Если во время проведения протокольного мероприятия предполагается сервировка чайного стола и вручение губернатором Магаданской области сувенирной продукции, ценного подарка, цветов и тому подобного, то их подготовку и доставку по согласованию с управлением протокола обеспечивает организатор.

3.6. С целью уточнения организационно-технических мероприятий, связанных с подготовкой протокольного мероприятия, работники Управления и Организатор при необходимости осуществляют предварительный выезд на место проведения протокольного мероприятия.

После уточнения организационно-технических мероприятий, связанных с подготовкой протокольного мероприятия, программа протокольного мероприятия и программа участия в нем губернатора Магаданской области может быть изменена или дополнена.

от 3 апреля 2020 года N 200-р

О регламенте подготовки и проведения протокольных мероприятий с участием Губернатора Астраханской области

В целях актуализации и совершенствования организации протокольных мероприятий с участием Губернатора Астраханской области:

1. Утвердить прилагаемый Регламент подготовки и проведения протокольных мероприятий с участием Губернатора Астраханской области (далее - Регламент).

2. Руководителям исполнительных органов государственной власти Астраханской области, структурных подразделений администрации Губернатора Астраханской области обеспечить выполнение Регламента.

Губернатор Астраханской области
И.Ю.БАБУШКИН

Утвержден
Распоряжением Губернатора
Астраханской области
от 3 апреля 2020 г. N 200-р

РЕГЛАМЕНТ ПОДГОТОВКИ И ПРОВЕДЕНИЯ ПРОТОКОЛЬНЫХ МЕРОПРИЯТИЙ С УЧАСТИЕМ ГУБЕРНАТОРА АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ

1. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент подготовки и проведения протокольных мероприятий с участием Губернатора Астраханской области (далее соответственно - мероприятия, Регламент) устанавливает основные требования, определяющие порядок деятельности структурных подразделений администрации Губернатора Астраханской области (далее - администрация Губернатора) и исполнительных органов государственной власти Астраханской области при организации мероприятий с участием Губернатора Астраханской области (далее - Губернатор).

1.2. К мероприятиям относятся:

- визиты зарубежных и российских делегаций в Астраханскую область;

- визиты делегаций Астраханской области за рубеж и в субъекты Российской Федерации;

- переговоры и деловые встречи Губернатора с зарубежными и российскими делегациями;

- встречи с руководителями территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, исполнительных органов государственной власти Астраханской области, органов местного самоуправления муниципальных образований Астраханской области, организаций, а также с депутатами, представителями политических партий и общественных объединений;

- рабочие поездки в муниципальные образования Астраханской области;

- совещания и заседания при Губернаторе;

- приемы Губернатора по случаю празднования государственных праздников;

- возложение венков к мемориалам воинской доблести и славы;

- иные мероприятия, проводимые с участием Губернатора.

1.3. Мероприятия проводятся в соответствии с перспективным планом мероприятий с участием Губернатора (далее - план) на год, месяц.

1.4. Подготовка плана осуществляется управлением протокола администрации Губернатора (далее - управление протокола).

1.5. Подготовка плана на год:

- руководители исполнительных органов государственной власти Астраханской области и структурных подразделений администрации Губернатора не позднее 20 декабря года, предшествующего планируемому, представляют в управление протокола предложения по форме согласно приложению N 1 к настоящему Регламенту;

- управление протокола не позднее 25 декабря года, предшествующего планируемому, обобщает предложения, указанные в абзаце втором настоящего пункта, и формирует план на год.

1.6. Подготовка плана на месяц:

- руководители исполнительных органов государственной власти Астраханской области и структурных подразделений администрации Губернатора не позднее 15 числа месяца, предшествующего планируемому, представляют в управление протокола предложения по форме согласно приложению N 1 к настоящему Регламенту;

- управление протокола не позднее 18 числа месяца, предшествующего планируемому, обобщает предложения, указанные в абзаце втором настоящего пункта, и формирует план на месяц.

Сформированный план на год (месяц) представляется Губернатору на согласование.

1.7. В случае необходимости внесения дополнений и изменений в ранее представленные предложения руководители исполнительных органов государственной власти Астраханской области и структурных подразделений администрации Губернатора не позднее чем за 10 дней до проведения мероприятия направляют письмо в адрес руководителя администрации Губернатора.

Включение в согласованный план на месяц дополнительных мероприятий и изменений осуществляется по поручению Губернатора и руководителя администрации Губернатора.

Информация о включении мероприятия в план доводится (телефонное оповещение, в устной форме) управлением протокола до руководителей исполнительных органов государственной власти Астраханской области и структурных подразделений администрации Губернатора, ответственных за мероприятия (далее - ответственный).

1.8. Подготовка внеплановых мероприятий с участием Губернатора осуществляется исполнительными органами государственной власти Астраханской области и структурными подразделениями администрации Губернатора в оперативном порядке.

2. Подготовка рабочей поездки Губернатора в муниципальные образования Астраханской области

2.1. Ответственным за подготовку рабочей поездки Губернатора в муниципальное образование Астраханской области (далее - рабочая поездка) является управление по взаимодействию с органами местного самоуправления администрации Губернатора совместно с исполнительными органами государственной власти Астраханской области. Ответственные за муниципальные образования Астраханской области в соответствии с Постановлением Губернатора Астраханской области от 18.07.2005 N 460 "Об организации деятельности закрепленных за муниципальными образованиями Астраханской области" осуществляют общую координацию подготовки рабочей поездки в муниципальное образование Астраханской области.

2.2. Управление по взаимодействию с органами местного самоуправления администрации Губернатора не позднее чем за 10 дней до рабочей поездки представляет в управление протокола в электронном виде и на бумажном носителе следующие информационные материалы:

- программу рабочей поездки, содержащую точное время и место прибытия (убытия) Губернатора на мероприятие, должность, фамилию, имя и отчество лица, встречающего (сопровождающего) Губернатора;

- порядок посещения объектов;

- справку об объекте посещения, включая адрес объекта, фамилию, имя и отчество руководителя, дату создания или введения в эксплуатацию, показатели деятельности (предварительно согласованную с курируемыми исполнительными органами государственной власти Астраханской области);

- справку о социально-экономическом развитии муниципального образования Астраханской области;

- справку "по точкам роста" и основным проблемам муниципального образования Астраханской области;

- справку об общественно-политической ситуации в муниципальном образовании Астраханской области;

- список участников рабочей поездки согласно приложению N 2 к настоящему Регламенту;

- информацию по обращениям граждан муниципального образования Астраханской области;

- повестку совещания (заседания) (если планируется) согласно приложению N 3 к настоящему Регламенту;

- проект протокола, предварительно согласованный ответственным с исполнительным органом государственной власти Астраханской области, указанным в качестве исполнителя в протоколе;

- список участников совещания (заседания) (если планируется) согласно приложению N 2 к настоящему Регламенту.

Представленные информационные материалы визируются начальником управления по взаимодействию с органами местного самоуправления администрации Губернатора.

В случае непредставления управлением по взаимодействию с органами местного самоуправления администрации Губернатора информационных материалов, предусмотренных настоящим пунктом, в установленные сроки начальник управления протокола информирует руководителя администрации Губернатора об отсутствии информационных материалов.

2.3. Исполнительные органы государственной власти Астраханской области при формировании программы рабочей поездки представляют в управление по взаимодействию с органами местного самоуправления администрации Губернатора перечень объектов, предлагаемых для посещения, справку об объектах, а также информацию о состоянии отраслей в муниципальном образовании Астраханской области, курируемых исполнительными органами государственной власти Астраханской области.

2.4. По итогам рабочей поездки формируется протокол.

2.5. Для подготовки рабочей поездки создается рабочая группа.

В состав рабочей группы входят:

- представители управления протокола;

- представители управления по взаимодействию с органами местного самоуправления администрации Губернатора;

- представители управления пресс-службы и информации администрации Губернатора;

- представители управления по работе с обращениями граждан администрации Губернатора;

- руководители исполнительных органов государственной власти Астраханской области, ответственные за муниципальные образования Астраханской области в соответствии с Постановлением Губернатора Астраханской области от 18.07.2005 N 460 "Об организации деятельности закрепленных за муниципальными образованиями Астраханской области";

В современном мире знание и соблюдение протокольных правил и практик имеют особое значение для успешного делового сотрудничества. В настоящее время ни одна значительная встреча не проходит без участия сотрудников протокола, что гарантирует тщательную и качественную подготовку и точную и безупречную организацию. Программа «Организация и проведение протокольных мероприятий» разработана для государственных и муниципальных служащих и позволяет применять распознавать значение и проявление данных мероприятий в общении с официальными лицами.

Цель программы: обучение деловому протоколу, этикету, навыкам деловых коммуникаций, системе управления деловым имиджем, обучение технике деловых коммуникаций и управления отношениями в органах государственной власти и органах местного самоуправления.

Планируемые результаты обучения:

освоение правил делового этикета и разных требований к нему в различных ситуациях;
овладение технологиями эффективного установления контакта,
изучение особенности общения с партнерами, организации приемов на высшем уровне,
соответствие стандартам в организации мероприятий, официальных и неформальных встреч;
получение знания о деловом этикете.

Программу реализуют ведущие преподаватели Алтайского государственного университета, а также практикующие эксперты.

Понятие и сущность делового общения и этикета. Базовые правила общегражданского этикета.
Технология бесконфликтного общения для государственного (муниципального) служащего
Механизмы речевого и делового взаимодействия: манипулятивные тактики и механизмы защиты от них
Этические основы делового этикета.
Слагаемые профессионального имиджа.
Организация протокольных мероприятий.
Планирование, организация и подготовка деловых встреч.
Протокольная атрибутика.
Дресс-код для официальных и торжественных приемов.

Обучение завершается итоговой аттестацией (тестированием).

По результатам обучения выдается удостоверение о повышении квалификации установленного образца.

Категория слушателей: лица, имеющие высшее или среднее профессиональное образование.
Трудоемкость обучения: от 16 часов.
Форма обучения: очная, очно-заочная.
Стоимость обучения: зависит от количества часов.

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.

Д анная статья – наглядное методическое пособие по оформлению протоколов. Она поможет вам правильно и быстро создать протокол. Она пригодится и когда вы решите научить этому своих коллег, чтобы избавить себя от необходимости исправлять допускаемые ими ошибки.

Название вида и принадлежность к системам и подсистемам документации

Протокол – документ, фиксирующий ход заседания и порядок принятия решений коллегиальным органом.

Обязательному протоколированию подлежат:

заседания постоянно действующих коллегиальных органов государственной власти и управления, муниципальных органов управления, органов управления предприятиями и организациями (общие собрания учредителей, акционеров, заседания советов директоров, правлений комитетов, комиссий, дирекций и др.) и
разовые или периодически созываемые конференции, собрания, совещания.

Отражение в цели создания документа управленческого принципа коллегиальности, коллегиального принятия решений позволяет говорить о протоколе как о самостоятельном виде документа.

Протокол является документом, относящимся прежде всего к системе организационно-распорядительной документации. Протоколы являются управленческими распорядительными документами (относятся к подсистеме распорядительной документации), которые выполняют управленческую и правовую функции, причем правовая функция протокола является приоритетной и выступает на первый план.

Но документ с названием вида «ПРОТОКОЛ» применяется в процессе документирования и многих других видов деятельности.

В учебных и научных учреждениях протоколы фиксируют научные достижения и открытия, прием на обучение, открытие специальностей, стандарты образования, присвоение профессиональной квалификации, ученых степеней и званий, избрание на должности и другие вопросы. Подобные протоколы относятся к системам научно-исследовательской или учебно-методической документации (к определенным их подсистемам в зависимости от цели создания протокола и его содержания).

В практике бизнеса составляются протоколы деловых встреч, протоколы о намерениях, протоколы передачи конфиденциальной информации, протоколы разногласий и другие, в которых фиксируются не управленческие решения, а договоренности и достигнутое сторонами (т.е. коллегиальное, коллективное, а не «комиссионное», как иногда неправильно говорят) согласие в решении вопросов взаимной заинтересованности. Подобные протоколы возможно отнести к подсистеме информационно-справочных документов системы организационно-распорядительной документации или к подсистеме гражданско-правовой договорной документации этой же системы, т.к. в них закрепляется ход исполнения договоров и соглашений, подтверждается заинтересованность и возможные сферы сотрудничества, а также фиксируются основные условия для заключения в дальнейшем конкретных сделок.

Протоколы, создаваемые с целью подтверждения расчетов, входят в состав подсистемы по кассовым операциям системы банковской документации.

По некоторым функциям управления персоналом составляются протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, которые входят в специальную подсистему кадровой документации.

Протоколы общих собраний акционеров (и документы к ним), обязательный состав информации которых устанавливается Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом «Об акционерных обществах», требованиями регулятора – Федеральной службы по финансовым рынкам, образуют подсистему организационных документов, на основе которой уже сформировалась специальная подсистема учредительной документации, а в настоящее время можно говорить о процессе формирования подсистемы/системы документации, обеспечивающей процедуры корпоративного управления.

Классификация протоколов

Все виды и разновидности протоколов, независимо от принадлежности к системе или подсистеме документации, классифицируются по двум основаниям – способу документирования и степени полноты записи хода заседания, которые действуют одновременно. Так, по степени полноты записи протоколы подразделяются на краткие и полные.

Полные протоколы могут быть подробными текстовыми (текстовый способ документирования), стенографическими (текстовый способ с использованием специальных условных обозначений, которые должны быть расшифрованы при оформлении протокола), фонографическими (звукозапись), видеопротоколами (применяется видеозвукозапись, особенно при проведении видеоконференций). Они содержат запись всего заседания, включая реплики, вопросы, замечания, выступления и справки по ходу заседания, шум, аплодисменты и т.п. в зависимости от способа документирования.

Краткий протокол последовательно фиксирует только фамилии председателя, секретаря, состав присутствовавших, перечень рассмотренных вопросов и принятые решения. Разновидностью краткого протокола является протокол, составленный по сокращенной форме, которая предусматривает краткое последовательное изложение рассмотренных вопросов по схеме «вопрос – принятое решение».

Протокол ведется во время заседания специально выбранным или назначенным лицом или секретарем постоянно действующего коллегиального органа по должности, а протоколы оперативных совещаний, которые проходят под председательством руководителей, ведут и оформляют секретари или помощники руководителей.

Секретарь заседания при оформлении протокола использует заранее подготовленные к заседанию документы: повестку дня, списки приглашенных, списки членов коллегиального органа, тексты докладов, выступлений, информационные справки, проекты решений и др.

Составляемый непосредственно на заседании протокол является черновиком. Он должен быть уточнен, сверен со стенограммой или фонограммой (если на заседании велась стенограмма или производилась запись на диктофон), отредактирован и оформлен не позднее 3 или 5 дней с даты заседания. Эти сроки или другие стандарты сроков подготовки протокола к подписанию – «в день заседания», «не позднее следующего рабочего дня» и т.п. – обычно регламентируются положениями о соответствующих коллегиальных органах и должностной инструкцией/должностным регламентом секретаря конкретного коллегиального органа.

Формуляр протокола

Протокол является основным распорядительным документом коллегиального управления и почти всегда оформляется как многостраничный документ. Поэтому при оформлении первого листа протокола необходимо использовать общий бланк организации или предприятия, а если общий бланк отсутствует, протокол оформляется на листах бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.

Если бланк для оформления первого листа протокола не используется, реквизиты оформляются обычно продольным способом (вдоль верхнего поля листа бумаги) центрованно.

В типовой формуляр протокола входят следующие обязательные реквизиты:

полное наименование организации или предприятия;
название вида документа (ПРОТОКОЛ);
дата;
индекс (в протоколах, которые относятся к распорядительным документам);
место составления;
заголовок;
текст;
подписи.

Дополнительными реквизитами протокола являются:

наименование структурного подразделения;
гриф утверждения;
отметка о наличии приложений;
место (помещение, офис) и время проведения заседания;
фамилия и инициалы председательствующего на совещании, заседании;
дата подписания протокола;
способ голосования (открытое, тайное, заочное).

Особенности оформления обязательных реквизитов протокола, а также наличие, количество и правила оформления дополнительных реквизитов, особенности формуляра определяются требованиями действующего законодательства, обычаями делового оборота или конкретной управленческой ситуацией. Но все особенности оформления базируются на общем алгоритме, который исторически сложился в процессе составления и оформления протокола как одного из основных видов распорядительных документов.

Заголовочная часть протокола

Автор статьи

Куприянов Денис Юрьевич

Юрист частного права

Страница автора

Читайте также: