Основания классификации документов в судах

Обновлено: 25.04.2024

Классификация процессуальных документов в зависимости от функционального назначения:

1) исковое заявление (заявление, обращение) –обращенное к суду требование юридически заинтересованного лица (истца, заявителя) о защите нарушенного или оспариваемого субъективного права или охраняемого законом интереса установленным процессуальным законодательством способом на основании указанных фактов, с которыми оно связывает неправомерные действия ответчика;

2) протокол предполагает фиксацию динамики определенного действия, это процессуальный документ, содержащий сведения о совершенных участниками процесса процессуальных действиях по реализации предусмотренных законом прав и обязанностей и принятии отдельных промежуточных решений;

3) постановление (определение, постановление, решение) – это процессуальный документ, содержащий государственно-властное, индивидуально-конкретное предписание (веление) по поводу установленных фактов и правоотношений;

4) жалоба (апелляционная, кассационная, надзорная) или представление – это обращенное к суду требование юридически заинтересованного лица о проверке правильности процессуального документа с указанием на то, в чем именно заключается неправильность и к чему сводится просьба обратившегося лица;

5) исполнительный документ– это документ, обеспечивающий принудительное исполнение государственно-властного веления, обязательного для соблюдения и исполнения всеми субъектами, кому оно адресовано, и обязывающий соответствующие компетентные органы к определенным действиям, связанным с исполнением данного веления;

6) протест (по делам об административных правонарушениях) - это обращенное к суду требование прокурора о проверке правильности постановления по делу об административном правонарушении с указанием на то, в чем именно заключается неправильность и к чему сводится заявленное требование;

7) ходатайство (заявление) - это обращенное к суду требование юридически заинтересованного лица о совершении определенного процессуального действия с указанием на то, в чем именно заключается необходимость его совершения и к чему сводится просьба обратившегося лица.

Классификация процессуальных документов в зависимости от отрасли процессуального законодательства:

1) процессуальные документы, составляемые в соответствии с гражданско-процессуальным законодательством;

2) процессуальные документы, составляемые в соответствии с уголовно-процессуальным законодательством;

3) процессуальные документы, составляемые в соответствии с арбитражно-процессуальным законодательством;

4) процессуальные документы, составляемые в соответствии с административным законодательством;

5) процессуальные документы, составляемые в соответствии с конституционным законодательством.

Классификация процессуальных документов в зависимости от формы правоприменительной деятельности:

1) регулятивные процессуальные документы – связаны с применением диспозиции нормы права, имеющей дозволяющее содержание, и призванные наиболее эффективно регулировать многообразные проявления правомерного поведения;

2) правоохранительные процессуальные документы– связаны с реализацией правовых санкций за совершение правонарушения, а также с применением мер по их предупреждению.

Классификация процессуальных документов в зависимости от структуры:

1) документы, включающие все четыре составных части – вводную, описательную, мотивировочную и резолютивную (решение или приговор);

2) документы, состоящие из трех частей – вводной, описательной, резолютивной (протоколы);

3) документы, содержащие две части – вводную и резолютивную;

4) документы, не имеющие соответствующих разделов, за исключением резолютивной части.

Классификация процессуальных документов в зависимости от юридического значения:

1) основные – документы, содержащие завершенное решение по юридическому делу;

2) вспомогательные – документы, содержащие предписания, подготавливающие издание основных процессуальных документов.

Существует также классификация процессуальных документов в зависимости от стадии процесса – возбуждение дела, подготовка к рассмотрению, рассмотрение, вынесение решения и др., при этом в каждом процессе присутствуют свои стадии.

Лекция 4. Методика составления процессуальных документов

1) Понятие методики составления процессуальных документов и ее содержание. Принципы составления процессуальных документов.

2) Способы систематизации материала в процессуальном документе.

3) Научные рекомендации по оптимальному составлению процессуальных документов. Язык и стиль процессуальных документов.

Основаниями классификации документов в архивах судов являются: законодательно определённое в Российской Федерации деление судебных дел (материалов) по категориям (гражданские, административные, уголовные дела (материалы), дела об административных правонарушениях), а также разбивка данных категорий по срокам хранения в соответствии со значимостью их составов.

Работники аппаратов судов при осуществлении классификации документов руководствуются правилами по судебному делопроизводству в суде, определяющими порядок формирования судебных дел (материалов), документов общего делопроизводства, и учитывают требования, которым они должны отвечать при их приёме в соответствующий государственный или муниципальный архив.

В соответствии с приказом Министерства культуры России от 31 марта 2015 г. №526 «Об утверждении правил организации хранения, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» архивные документы должны храниться в систематизированном порядке в пределах архивного фонда (п. 2.9).

Систематизация архивных документов — деятельность специалистов, обеспечивающих деятельность архива, по формированию единиц хранения из поступивших в архив архивных документов, внесение их в описи и оформление в порядке, обеспечивающем учет, поиск и использование архивных документов.

Систематизация документов в архивных фондах судов может осуществляться двумя способами: способом непосредственной, не учетной систематизации, а также картотечным способом. Как правило, картотеки применяются при значительном объеме архивной коллекции, при этом каждая единица хранения находит в ней свое отражение. При осуществлении непосредственной систематизации дела группируются на основе применяемых в суде классификационных схем, фиксируются в описях дел.

Возможным, но не обязательным способом систематизации документов в архивах судов судебной системы Российской Федерации является ведение топографических указателей в архиве. В этом случае для оперативного определения места нахождения документов, внесённых в опись дел, создаётся карточка постеллажного топографического указателя.

Задание 3. Единица систематизации документов архивного фонда в архиве суда и ее признаки. Особенность комплектования архивов судов электронными судебными документами.

Единица систематизации документов архивного фонда в архиве суда — совокупность архивных документов или отдельный документ, относящийся к одному вопросу деятельности суда (единица хранения).


Систематизируются в соответствии со следующими признаками:






В судах судебной системы Российской Федерации наиболее востребованными при ведении деятельности по систематизации документов общего и судебного делопроизводства являются хронологический, структурный и тематический признаки.

Электронные документы в архив судов могут передаваться в составе судебных дел, на физически обособленных материальных носителях однократной записи в виде контейнеров электронных дел, включающих электронные документы. Второй способ передачи может быть реализован посредством действующего в суде программного обеспечения. Данный порядок комплектования архивов электронными документами закреплён в п. 7.1. Рекомендаций по комплектованию, учёту и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций.

Таким образом, в судах Российской Федерации для обеспечения передачи возможного массива электронных документов применяются: Государственная автоматизированная система «Правосудие» — в судах общей юрисдикции (включая модуль «АМИРС» для обеспечения судопроизводства у мировых судей), а также программный комплекс «Судебно-арбитражное делопроизводство» (ПК «САД»).

Отличительная особенность комплектования архивов судов электронными судебными документами — их присоединение к формируемым в традиционном порядке бумажным носителям (судебным делам, материалам) и установление единого срока хранения, ведения учёта в архиве по единому номеру (шифру).

Задание 4. Сроки хранения и виды оформления дел. Требования при формировании дела. Правила нумерации и подготовки описи дел.

Срок хранения документов — период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе архивного фонда суда, Архивного фонда Российской Федерации.

Согласно приказу Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 9 июня 2011 г. №112 «Об утверждении Перечня документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения» установлены следующие сроки хранения:

· «до минования надобности»,

· «до замены новыми»,

· «1, 2, 3, 5, 15, 75 лет»,

· «5 лет ЭПК, 10 лет ЭПК, 15 лет ЭПК, 25 лет ЭПК, 45 лет ЭПК, 75 лет ЭПК»,

Оформление дела – подготовка дела к передаче на архивное хранение.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Виды оформления дел

Дела подлежать полному комплектованию: Допускается частичное оформление дела:
1. Прошивка и переплёт; 2. Нумерация и переплёт; 3. Составление листа заверителя; 4. Внутренняя опись; 5. Внесение уточнений в реквизиты обложки. 1. Допускается не проводить систематизацию документов в деле; 2. Листы дела не пронумеровывать; 3. Заверительные надписи не составлять.

Документ постоянного срока хранения – документ, которому в соответствии с нормативными правовым актами установлено вечное хранение.

Документ временного хранения – документ ограниченного срока хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению документы постоянного хранения.

Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, после окончания календарного года, в котором они были заведены, подготавливаются к передаче в архив суда и подлежат оформлению и описанию

Формирование дел (материалов, нарядов) в судах судебной системы Российской Федерации — группировка документов по их принадлежности согласно их относимости к тем или иным судебным производствам, а также номенклатуре дел суда.

При формировании дела необходимо соблюдать следующие требования:

¾ в дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела;

¾ запрещается группировать в дела черновики документов, документы без подписи исполнителя, неисполненные документы, несколько экземпляров (дубликатов) одного и того же документа, а также документы, подлежащие возврату;

¾ документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

¾ включать в дело по одному экземпляру каждого документа (например, если первоначально поступила копия документа с помощью факса, а после этого поступил оригинал документа посредством иных средств связи, то копия этого документа в дело не группируется, а на оригинале документа ставится отметка о дате поступления его копии и переносится необходимое визирование и справка);

¾ группировать в дело документы одного календарного года (за исключением некоторых категорий дел, например, судебные дела, переходящие дела и др.);

¾ приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными для них сроками хранения;

¾ документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере поступления (входящие — по датам поступления, исходящие — по датам отправления);

¾ дело на бумажном носителе не должно содержать более 250 листов при толщине не более 4см.;

¾ переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности — документ-ответ следует за документом-запросом.

В целях обеспечения сохранности документов, включенных в дело на бумажном носителе, все его листы (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются в валовом порядке арабскими цифрами, которые проставляются в правом верхнем углу листа документа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов нумеруются отдельно.


Классификация документов, образующихся в деятельности суда –процесс разделения документов на группы (подгруппы), каждая из которых имеет свои, обязательные, присущие только ей элементы, которые характеризуют судопроизводство и судебное делопроизводство.

В международном документировании наиболее распространенными являются две системы классификации: универсальная десятичная классификация Мельвиля Дьюи и схема единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР (СЕК).

При классификации документов, составлении номенклатуры дел и формировании дел по номенклатуре в делопроизводстве судов используется Перечень документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения, утвержденный Судебным департаментом при Верховном Суде Российской Федерации.
Классификация документов осуществляется в процессе ведения судебного делопроизводства еще до передачи документов в архив суда, начинается с момента принятия их к регистрационному учёту и определяет комплектование архива суда в будущем.


Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации (в данном случае – суда), с указанием сроков их хранения, по установленной форме. (не только сроки хранения входят в понятие номенклатуры. Это также и название самого дела, его шифр и другое). Традиционно номенклатурная работа в суде ведется отделом судебного делопроизводства при помощи архивного подразделения, однако свою лепту в формирование номенклатуры дел вносят все подразделения суда. Одним из начальных этапов работы над утверждением номенклатуры дел суда на следующий год является разрешение вопроса о том, какой вид номенклатуры возможно использовать в качестве основы: типовую, примерную или индивидуальную.

Типовой номенклатурой дел устанавливается состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, такой вид номенклатуры является нормативным документом. Типовую номенклатуру дел, к примеру, целесообразно использовать на судебных участках мировых судей, организационное руководство которыми в настоящее время осуществляется специально созданным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации. Типовая номенклатура позволяет более рационально организовать делопроизводство на судебном участке, тем самым унифицировать его и облегчить взаимодействие между судебными участками и ответственной за обеспечение их деятельности структурой в виде отдела, управления или департамента как органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации.
Примерная номенклатура дел носит рекомендательный характер. Она устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве суда, с указанием их индексов и сроков хранения. Такой вид номенклатуры дел суда дает большую самостоятельность при ее подготовке, при этом не снижая уровень ответственности ее разработчиков за конечный результат работы.
Индивидуальная номенклатура дел, как правило, составляется на основе типовой и примерной номенклатуры применительно к особенности суда, отражая специфику судопроизводства, организации работы в коллегиях и отделах суда. На практике чаще всего выраженный индивидуальный характер носят номенклатуры дел в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов. Следует уточнить, что сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в индивидуальную номенклатуру без изменений.
Организацию по разработке и созданию номенклатур можно разделить на три этапа:

1.Первый этап работы по составлению номенклатуры дел состоит в определении круга вопросов и категорий служебных документов, которые по опыту прошлых лет, а также согласно произошедшим изменениям в законодательстве должны возникнуть в грядущем году.

2.Второй этап заключается в формулировании заголовков дел. Требования к заголовкам дел достаточно четко инструктивно очерчены: наименование документа должно коротко и ясно отражать содержание документов, которые будут формироваться в данном деле. (Для того, чтобы правильно сформулировать заголовки дел, необходимо учесть основные признаки для заведения дела в делопроизводстве суда. таковыми признаками являются: номинальный, вопросный, корреспондентский, географический, авторский, хронологический.). На втором этапе работы по подготовке номенклатуры дел суда необходимо полно и точно определить состав документов, которые будут образовывать данное дело.
3.Третий этап работы по составлению номенклатуры дел суда связан с вопросами ее систематизации, т.е. расположения наименований дел в определенной последовательности.


2.Признаки и основания классификации документов в судах. Систематизация архивных документов.


Классификация документов в судах судебной системы РФ осуществляется по следующим признакам:
1) по видовой принадлежности:
а) По категориям судебных дел (материалов);
б) По единицам комплектования в соответствии с номенклатурой дел суда.
2) по учетно-хронологической принадлежности:
а) По периоду создания (крайние даты);
б) По учётно-регистрационному номеру.
3) по способу и технике создания документов:
а) Оригиналы и копии документов;
б) По физическим носителям документов (бумага, флеш-карты, диски, файлы на сервере суда и т.д.).

Классификация документов внутри архивной коллекции суда может осуществляться и после передачи документов в архив. Она может быть осуществлена в процессе работы с единицами архивного хранения, когда исправляются допущенные в ходе предыдущих стадий ведения судебного делопроизводства ошибки, а также возникает необходимость в более эффективной организации хранения документов в архивохранилищах.
Основаниями классификации документов в архивах судов являются: законодательно определённое в Российской Федерации деление судебных дел (материалов) по категориям (гражданские, административные, уголовные дела (материалы), дела об административных правонарушениях), а также разбивка данных категорий по срокам хранения в соответствии со значимостью их составов.
Работники аппаратов судов при осуществлении классификации документов руководствуются правилами по судебному делопроизводству в суде, определяющими порядок формирования судебных дел (материалов), документов общего делопроизводства, и учитывают требования, которым они должны отвечать при их приёме всоответствующий государственный или муниципальный архив.
Систематизация архивных документов - деятельность специалистов, обеспечивающих деятельность архива, по формированию единиц хранения из поступивших в архив архивных документов, внесение их в описи и оформление в порядке, обеспечивающем учет, поиск и использование архивных документов.
Если классификация судебных документов происходит задолго до их непосредственной передачи на архивное хранение, то систематизация документов происходит в архиве суда и определяется тематикой и составом документов.

В соответствии с приказом Министерства культуры России от 31 марта 2015 г. № 526 «Об утверждении правил организации хранения, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» архивные документы должны храниться в систематизированном порядке в пределах архивного фонда (п.2.9).

Подборка наиболее важных документов по запросу Номенклатура по судебному делопроизводству (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Номенклатура по судебному делопроизводству

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Статья: Особенности организации архивного дела в судах России и Беларуси
(Латышева Н.А.)
("Администратор суда", 2022, N 2) Определяющее значение для организации системы управления документами в судах России и Белоруссии имеет составление и ведение номенклатуры дел. В Правилах работы государственных архивов Республики Беларусь номенклатура дел понимается в традиционном для архивного дела значении - как систематизированный перечень дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В белорусском судебном делопроизводстве применяется термин "номенклатура нарядов (дел)", в российском - "сводная номенклатура дел (нарядов)". Методика составления номенклатуры нарядов (дел) в судах Белоруссии основывается на анализе содержания правовых актов, регулирующих правоотношения в сфере организации судебной деятельности, в том числе основного правоустанавливающего акта - Кодекса Республики Беларусь о судоустройстве и статусе судей от 29 июня 2006 г. N 139-З, позволяющего определить компетенцию суда, а значит, и содержание документооборота. Преемственность ведения делопроизводства заключается в разработке текстов номенклатур нарядов (дел) на следующий год на основе действующего варианта текущего года, что позволяет реализовать принцип единообразия индексирования. При составлении текста данных ежегодно утверждаемых в судах перечней как в Белоруссии, так и в России учитывается содержание норм подзаконных актов - инструкций по делопроизводству в соответствующих судах, устанавливающих формы дел, журналов и картотек, а также типовые и ведомственные перечни документов, с указанием сроков их хранения.

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Статья: Экспертиза ценности документов в федеральных судах общей юрисдикции: теоретические и практические аспекты
(Латышева Н.А.)
("Администратор суда", 2019, N 4) Осуществление экспертизы ценности документов в судах Российской Федерации является составной частью судебной деятельности обеспечительного характера. Дефиниция к термину "экспертиза ценности документов" содержится непосредственно в федеральном законодательстве. Согласно п. 16 ст. 3 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" экспертиза ценности документов состоит в изучении документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации. При этом новейшие изменения , внесенные в данный Закон, конкретизируют порядок включения архивных документов в состав Архивного фонда РФ, который имеет принципиальное значение для судов, так как они являются источниками комплектования данного фонда . В подзаконном нормативном правовом регулировании Министерства культуры РФ определено, что целью экспертизы ценности документов является отбор документов для включения в состав Архивного фонда РФ, а также выявление документов, не подлежащих дальнейшему хранению . Судебный департамент, исполняя задачи организации делопроизводства и архивного дела в судах, в тексте Инструкции о порядке организации комплектования, хранения и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции 2019 г. (далее - Инструкция по ведению архивов 2019 г.) экспертизу ценности документов раскрыл через деятельность "в целях оценки их юридической, исторической и иной значимости, отбора на государственное хранение в соответствии с нормативными и методическими документами, утвержденным федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела и делопроизводства" . Также Судебным департаментом установлено две сферы правоотношений, которые различаются между собой содержанием этапов документооборота. Экспертиза ценности в судах, согласно данному порядку, должна осуществляться: первое - в текущем делопроизводстве (при составлении номенклатуры дел суда, при подготовке дел к передаче в архив); второе - в архиве суда (при подготовке дел к передаче на постоянное хранение) .

Нормативные акты: Номенклатура по судебному делопроизводству

"Обзор судебной практики по рассмотрению Дисциплинарной коллегией Верховного Суда Российской Федерации административных дел о привлечении судей к дисциплинарной ответственности в 2016 году"
(утв. Президиумом Верховного Суда РФ 28.06.2017) На мировом судебном участке допускались нарушения при ведении журналов и нарядов, предусмотренных номенклатурой судебного участка. Информация в журналы заносилась не в полном объеме, как это предписано Инструкцией, а в некоторых случаях информация вообще отсутствует.

1. Общие положения

Правильная постановка судебного делопроизводства (далее - делопроизводство) является одним из важнейших условий надлежащей организации работы суда, соблюдения процессуальных норм действующего законодательства.

(в ред. Приказов Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 14.05.2010 N 96, от 18.03.2013 N 60, от 09.04.2015 N 94, от 28.10.2019 N 246)

(см. текст в предыдущей редакции)

Положения настоящей Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами с использованием специализированных автоматизированных информационных систем ведения судебного делопроизводства (специальные программные средства Государственной автоматизированной системы "Правосудие", обеспечивающие ведение автоматизированного судебного делопроизводства (далее - ПС ГАС "Правосудие"), и другие.

(в ред. Приказов Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 18.03.2013 N 60, от 09.04.2015 N 94, от 01.03.2016 N 39)

(см. текст в предыдущей редакции)

Исключено. - Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 01.03.2016 N 39.

(см. текст в предыдущей редакции)

Судебные акты и иные процессуальные документы суда оформляются в соответствии с процессуальным законодательством. Служебные документы суда, в том числе организационно-распорядительные документы суда, оформляются в соответствии с Национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", Положением о порядке оформления служебных документов федеральными судами общей юрисдикции, утвержденным Судебным департаментом при Верховном Суде Российской Федерации.

(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.10.2019 N 246)

(см. текст в предыдущей редакции)

Работники аппарата суда обязаны знать настоящую Инструкцию, неукоснительно соблюдать требования, предъявляемые к организации делопроизводства в суде.

Они должны быть знакомы с нормами гражданского, уголовного судопроизводства, законодательства об административных правонарушениях, постоянно совершенствовать свои знания и профессиональный уровень путем самостоятельной подготовки и обучения в организованных формах.

Прием граждан в суде производится в соответствии с правилами внутреннего распорядка суда, положением о приемной соответствующего суда и регламентом организации деятельности приемной суда, утвержденными председателем суда (лицом, исполняющим его обязанности), на основании Типовых правил внутреннего распорядка суда, утвержденных постановлением Совета судей Российской Федерации, Примерного положения о приемной федерального суда общей юрисдикции, Типового регламента организации деятельности приемной федерального суда общей юрисдикции, утвержденными Судебным департаментом при Верховном Суде Российской Федерации.

(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.10.2019 N 246)

Автор статьи

Куприянов Денис Юрьевич

Куприянов Денис Юрьевич

Юрист частного права

Страница автора

Читайте также: