Обязанности заведующего канцелярией суда по ведению делопроизводства реферат

Обновлено: 20.04.2024

1.1. Канцелярия, являясь самостоятельным структурным подразделением предприятия, создается и ликвидируется приказом [наименование должности руководителя предприятия].

Примечание: Канцелярия может быть также структурным подразделением отдела документационного и информационного обеспечения. В случае вхождения в состав отдела документационного и информационного обеспечения канцелярия подчиняется начальнику этого отдела.

1.2. Канцелярия непосредственно подчиняется [наименование должности руководителя предприятия].

1.3. Канцелярию возглавляет заведующий, назначаемый на должность приказом [наименование должности руководителя предприятия].

1.4. В своей деятельности канцелярия руководствуется:

- законодательством Российской Федерации;

1.5. [Вписать нужное].

2. Структура

2.1. Структуру и штатную численность канцелярии утверждает [наименование должности руководителя предприятия], исходя из конкретных условий и особенностей деятельности предприятия по представлению заведующего канцелярией и по согласованию с [отделом кадров, отделом организации и оплаты труда].

2.2. Канцелярия может иметь в своем составе структурные подразделения (службы, группы, секторы, бюро, пр.).

Например: бюро (сектор, группа) экспедиции, копировально-множительное бюро (сектор, группа), машинописное бюро (сектор, группа), секретариат.

2.3. Начальники структурных подразделений (бюро, секторов, пр.) в составе канцелярии, другие работники канцелярии назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом [наименование должности руководителя предприятия] по представлению заведующего канцелярией.

2.4. Положения о подразделениях канцелярии (бюро, секторах, группах, пр.) утверждаются заведующим канцелярией, а распределение обязанностей между работниками подразделений осуществляется [руководителями бюро, секторов, групп].

2.5. [Вписать нужное].

3. Задачи

На канцелярию возлагаются следующие задачи:

3.1. Организация делопроизводства на предприятии.

3.2. Обеспечение единого порядка документационного обеспечения предприятия.

3.3. Контроль исполнения документов и подготовка документов к передаче в архив.

3.4. [Вписать нужное].

4. Функции

Канцелярия выполняет следующие функции:

4.1. Ведение делопроизводства на предприятии.

4.2. Обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставка по назначению.

4.3. Работа по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства.

4.4. Контроль за сроками исполнения документов, их правильным оформлением.

4.5. Формирование дел и сдача их на хранение.

4.6. Разработка инструкций по делопроизводству на предприятии и их внедрение.

4.7. Поиск и подготовка инструктивных и справочных материалов, необходимых для организации делопроизводства на предприятии.

4.8. Методическое руководство делопроизводством в подразделениях предприятия, контроль за правильным формированием, хранением дел и своевременной сдачей их в архив.

4.9. По результатам контроля за исполнением составление соответствующих отчетов, справок, сводок.

4.10. Разработка предложений по улучшению исполнительской дисциплины, по своевременному исполнению структурными подразделениями поручений, а также предложений о заслушивании на совещаниях руководителей подразделений и отдельных специалистов, допускающих просрочку в исполнении решений и поручений.

4.11. Разработка и обеспечение режима доступа к документации и использования информации, содержащейся в ней.

4.12. Разработка и внедрение новых технологических процессов работы с документами, совершенствование автоматизированных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).

4.13. Разработка и осуществление мероприятий по улучшению деятельности канцелярии.

4.14. Разработка мероприятий по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

4.15. Выполнение копировальных и множительных работ.

4.16. Выполнение машинописных работ (прием материала для печатания, распределение между машинистками, учет выработки, сдача выполненной работы).

4.17. [Вписать нужное].

5. Права

5.1. Канцелярия имеет право:

- давать указания подразделениям предприятия по вопросам, относящимся к компетенции канцелярии и вытекающим из функций, перечисленных в настоящем положении;

- требовать и получать от подразделений предприятия материалы, необходимые для осуществления деятельности канцелярии.

- требовать предоставления отчетов и информации об исполнении документов, поручений и решений;

- возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения правил делопроизводства;

- вносить предложения руководству предприятия о привлечении в установленном порядке к материальной и дисциплинарной ответственности работников предприятия по результатам проверок;

- давать разъяснения и рекомендации по вопросам, входящим в компетенцию канцелярии;

5.2. Заведующий канцелярией вправе подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью канцелярии, а также вносить предложения в отдел кадров и руководству предприятия о перемещении работников канцелярии, их поощрении за успешную работу и предложения о наложении дисциплинарных взысканий на работников, нарушающих трудовую дисциплину.

5.3. [Вписать нужное].

6. Взаимоотношения (служебные связи)**

Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящим положением, канцелярия взаимодействует:

6.1. Со всеми подразделениями предприятия по вопросам:

- организации контроля и проверки исполнения указаний канцелярии;

- подготовки и представления документов;

- передачи входящей корреспонденции и приема исходящей;

- получения и выдачи документов, подлежащих копированию и размножению;

6.2. С [хозяйственным отделом, отделом материально-технического снабжения] по вопросам:

- обеспечения оргтехникой, оборудованием, канцелярскими принадлежностями, бланками документов;

- обеспечения ремонта оргтехники, копировально-множительного оборудования, пр.;

6.3. С юридическим отделом по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.

6.4. С [наименование структурного подразделения] по вопросам:

7. Ответственность

7.1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение канцелярией функций, предусмотренных настоящим положением, несет заведующий канцелярией.

7.2. На заведующего канцелярией возлагается персональная ответственность за:

- организацию деятельности канцелярии по выполнению возложенных на нее задач и функций;

- организацию оперативной и качественной подготовки и исполнения документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями;

- сохранность принятых в работу документов;

- соблюдение работниками канцелярии трудовой и производственной дисциплины;

- обеспечение сохранности имущества, находящегося в канцелярии и соблюдение правил пожарной безопасности;

- подбор, расстановку и деятельность работников канцелярии;

- соответствие действующему законодательству Российской Федерации визируемых (подписываемых) им проектов приказов, инструкций, положений, постановлений и других документов;

7.3. Ответственность работников канцелярии устанавливается должностными инструкциями.

Как правило, в районном (городском) суде имеются две канцелярии: по уголовным и гражданским делам, через которые ведется корреспонденция, регистрация, учет и хранение судебных дел, находящихся в производстве суда. Эта работа выполняется секретарями и делопроизводителями. Для хранения рассмотренных дел организуется архив.

^ Канцелярия суда. В каждом районном (городском) суде имеется канцелярия суда, обеспечивающая работу судей по осуществлению ими правосудия, обобщению судебной практики и анализу судебной статистики, охране судей и других участников процесса, а также по выполнению других функций суда.

Прикрепленные файлы: 1 файл

канцелярия суда.docx

Как правило, в районном (городском) суде имеются две канцелярии: по уголовным и гражданским делам, через которые ведется корреспонденция, регистрация, учет и хранение судебных дел, находящихся в производстве суда. Эта работа выполняется секретарями и делопроизводителями. Для хранения рассмотренных дел организуется архив.

^ Канцелярия суда. В каждом районном (городском) суде имеется канцелярия суда, обеспечивающая работу судей по осуществлению ими правосудия, обобщению судебной практики и анализу судебной статистики, охране судей и других участников процесса, а также по выполнению других функций суда.

Несомненно, от качества, четкости, надлежащего и своевременного выполнения каждым сотрудником канцелярии своих обязанностей зависит в целом уровень деятельности судей по рассмотрению всех дел и материалов, находящихся в их производстве.

В состав канцелярии суда входят работники, принимаемые на работу председателем районного (городского) суда. Правовое положение и оплата труда работников канцелярии регулируется законом "О государственной службе", т.е. они имеют статус государственных служащих, за исключением технических работников.

^ Канцелярия районного (городского) суда состоит из канцелярии, руководство которой осуществляет ее заведующий, секретарей судебных заседаний, делопроизводителей, секретарей, консультантов и технического персонала. Структура и штатная численность канцелярии суда устанавливается в зависимости от объема работы в каждом районном (городском) суде.

Деятельность судей по рассмотрению дел и других материалов, поступающих в суд, связана с оформлением большого количества документов. Поэтому, важное значение имеет делопроизводство, ведение которого возложено на аппарат суда.

Канцелярия суда выполняет всевозможные операции с документами. Здесь регистрируется и систематизируется вся поступающая в суд корреспонденция (например, ведутся книги учета поступающих в суд уголовных дел, материалов, жалоб и заявлений, которые подлежат рассмотрению в суде, книги учета депозитных сумм, наряды, карточки), ведется статистический учет рассмотренных дел, их хранение. С разрешения председателя гражданам выдаются копии судебных документов и т.д.

^ Заведующий канцелярией (а в тех судах, где эта должность не предусмотрена, — секретарь суда) организует работу канцелярии, руководит секретарским составом и ведет архив суда. Осуществляя обязанности по делопроизводству, он предварительно просматривает корреспонденцию, поступающую в суд, докладывает об этом председателю; распределяет работу между сотрудниками канцелярии и осуществляет контроль за ее выполнением; организует работу по учету и хранению судебных дел, материалов и вещественных доказательств; ведет наряды и контролирует ведение документов первичного статистического учета и т. д. Кроме того, на него возложены функции по ведению делопроизводства, связанного с кадровой и хозяйственно-финансовой работой в суде (ведение учета явки на работу и ухода с работы сотрудников суда; регистрации в книге учета приказов и распоряжений по суду; ведение финансовой документации, а также учет хозяйственного инвентаря и канцелярских принадлежностей).

Основные задачи и функции:

1) организация, ведение и совершенствование судебного делопроизводства на основе применения современных информационных технологий и технических средств;

2) методическое руководство и контроль за деятельностью работников аппарата Суда по вопросам судебного делопроизводства;

3) формирование статистических отчетов о работе Суда;

4) организация работы с корреспонденцией;

5) организация и осуществление хранения и использования документов, находящихся в архивном фонде Суда;

6) организация, ведение и совершенствование кадрового делопроизводства Суда на основе применения современных информационных технологий и технических средств;

7) обеспечение работы конкурсной комиссии по замещению отдельных должностей государственной гражданской службы;

8) проведение мероприятий по аттестации, обучению и повышению квалификации работников аппарата Суда;

9) организация и ведение воинского учета;

10) подготовка штатного расписания, учет штатной численности работников аппарата Суда.

Непосредственное руководство канцелярией осуществляет главный специалист (заведующий канцелярией) Суда.

Организация работы районного суда

В зависимости от количества поступающих в районный суд дел, числа судей, их квалификации обязанности могут распределяться с учетом таких принципов, как:
- территориальный, когда определенный судья рассматривает все дела, возникшие на определенной территории;
- функциональный, когда один судья рассматривает гражданские, другой - уголовные, третий - административные дела и т.д.;
- территориально-функциональный, когда каждый судья рассматривает гражданские или уголовные либо административные дела, возникающие на определенной территории;
- персональный, когда каждый судья рассматривает гражданские дела по заявлениям или жалобам, поступившим во время личного приема населения и представителей организаций, а уголовные и административные дела - по поручению председателя
'суда. Организационная сторона деятельности районного суда не ограничивается работой судей по рассмотрению поступающих в суд дел. Существенное роль в ней принадлежит аппарату суда, который включает: администратора суда, секретарей канцелярии, секретарей судебных заседаний, делопроизводителей, вспомогательный технический персонал.
Администратор районного суда подчиняется председателю соответствующего суда и выполняет его распоряжения. Он принимает меры по организационному обеспечению деятельности суда, подготовке и проведению судебных заседаний; взаимодействует с адвокатурой, правоохранительными и другими государственными органами по вопросам обеспечения деятельности суда; принимает меры по обеспечению надлежащих материальных и бытовых условий для судей и работников аппарата суда; осуществляет иные меры по обеспечению деятельности суда.

В канцелярии суда ведутся книги учета поступающих в суд дел и заявлений, подлежащих рассмотрению в суде, организуется статистический учет рассмотренных дел, организуется их хранение. Работники канцелярии учитывают и хранят вещественные доказательства, составляют описи законченных дел и сдают их в архив.
Основная обязанность секретарей судебного заседания - вести протокол судебного заседания при рассмотрении дела во время судебного разбирательства. Кроме того, они обеспечивают техническую подготовку судебного заседания, в частности, организуют вызов участвующих в деле лиц, проверяют их явку в суд.

От четкой, оперативной работы канцелярии суда зависит многое: правильное и своевременное оформление входящей и исходящей корреспонденции, учет уголовных, гражданских дел и административных материалов, своевременное их назначение к рассмотрению в судебном заседании, составление процессуальных документов, копий с них, обращение указаний суда к исполнению. Посетители попадают в первую очередь в канцелярию, где получают изначально необходимую информацию. Канцелярия – это зеркальное отражение невидимой, порой, посетителям работы суда. Держа руку на пульте управления судом, председатель должен иметь полное представление о работе канцелярии и оперативно ликвидировать образовывающиеся время от времени сбои, завалы, восстанавливать рабочую цепочку в делопроизводстве и канцелярском учете.

Работа с кадрами для председателя суда выражается в подборе кадров, ибо залог успешной ритмичной и серьезной работы находится в их руках. Нужно подобрать трудолюбивых, неконфликтных, легко разбирающихся в потоке информации и документов людей на всех участках суда. На практике председатели районных судов подбирают не только работников аппарата, но и кандидатов на должность судей. Председатели организуют в судах учебу по повышению профессионализма работников суда.

Держать «в уме» все направления деятельности суда невозможно, поэтому в судах ведется планирование организационных мероприятий. Например, списание к уничтожению из архивов дел, сроки хранения которых истекли, требует большой подготовительной работы: создание экспертной комиссии, отбор дел, контроль дел на правильность отбора, изъятие судебных постановлений, отметка в архивной картотеке, заготовка акта, проекта приказа на уничтожение и т.д. Планы разрабатываются по кварталам или полугодиям. В плане фиксируются обобщения судебной практики отдельных категорий дел, рассмотренных судом, анализ работы отдельных участков канцелярии и т.п.

Правильное и своевременное заполнение статистических карточек очень важное направление в работе канцелярии, ибо на основании них составляются статистические отчеты суда, проводятся анализы и прогнозируется обстановка с укреплением законности в районе, городе, области, России.

Архив суда – хранилище не только дел, но и той информации, которая способна повлиять на ситуацию через десятилетия и изменить ее к лучшему, прекратить чьи-то притязания, остановить неверное предприятие, т.е. архив не должен быть обойден вниманием председателя, ибо в нем должны храниться документы в полном соответствии с инструкцией о порядке хранения, отбора и сдачи в архив документов федеральных судов общей юрисдикции от 29 октября 1999 года.

3. Председатели вышестоящих судов и администраторы

Председатели вышестоящих судов выполняют организационно-распорядительные функции и занимаются проблемами, аналогично описанным. Серьезно они занимаются соблюдением сроков рассмотрения дел.

Председатели вышестоящих судов как самостоятельные субъекты имеют право путем вынесения приказа назначить находящегося в отсутствие и имеющего стаж работы в качестве судьи не менее 10 лет, при наличии заключения квалификационной коллегии к исполнению обязанности судьи сроком до одного года (ст.71 Закона «О статусе судей в РФ», введена ФЗ от 21.06.1995 №91-ФЗ).

На период временного отсутствия судьи (как правило в односоставных судах) председатель вышестоящего суда возлагает исполнение обязанностей отсутствующего судьи на судью ближайшего районного суда. При этом в сферу правосудия, в рассмотрение конкретных дел он не входит.

Кроме того, председатели вышестоящих судов являются процессуальными фигурами. Председатель такого суда одновременно является председателем президиума суда – надзорной инстанции и в этом качестве он имеет право вносить протесты на состоявшиеся судебные решения нижестоящих судебных инстанций судов данного региона, а также руководит работой президиума суда. С целью разрешения поступающих надзорных жалоб они вправе истребовать судебные дела из судов и приостанавливать исполнение решений по гражданским делам.

Согласно Постановлению Конституционного суда РФ от 16 марта 1998 года председатель суда может передать дело на рассмотрение в другой суд при наличии оснований, прямо предусмотренных ст. 44 УПК РСФСР и 123 ГПК РСФСР, путем вынесения соответствующего процессуального документа (постановления).

Надо сказать, что право и процедура принесения протеста в настоящее время подвергается основательной критике.

При этом делаются ссылки на то, что решение вопроса о принесении протестов или об отказе в том, единолично, одним лицом, нарушает принципы гласности, коллегиальности и состязательности, т.е. основополагающих принципов судопроизводства. Однако изменений в процессуальное законодательство пока не внесено.[5]

Представляется, что от того, кто и как руководит районными, городскими, областными, краевыми, верховными судами республик зависит эффективность правосудия и авторитет судебной власти вообще. Думается, что такое утверждение не является преувеличением.[6]

Законом от 31 октября 1996 года №1-ФЗ «О судебной системе Российской Федерации» аппарат суда находится в подчинении председателя суда и уже по описанию функций канцелярии можно было убедиться насколько многообразны обязанности аппарата суда. Естественно, председатель не в состоянии лично бывать на каждом участке и контролировать его, что предполагает передачу председателем суда части своих полномочий по руководству аппаратом суда – администратору. Администратор выступает не только в роли простого исполнителя поручений председателя, мудрый председатель наделит его полномочиями по организации работы аппарата и обслуживающего персонала. Администратор по всем вопросам, не касающимся осуществления правосудия, является «правой рукой» председателя, в связи с чем председатель непосредственно подбирает лицо на эту должность, хотя состоит администратор в штате управления судебного департамента в субъектах РФ.

Если говорить о роли администратора суда, то основное его предназначение заключается в освобождении председателя суда от выполнения несвойственных ему функций, создание для судей (в том числе и председателя суда) соответствующих условий для качественного отправления правосудия.[7]

В штате суда состоят еще и такие работники суда: заведующий канцелярией (при малом количестве составов - один, при многосоставном суде с большим объемом работы – два заведующих: по уголовным и гражданским делам), секретари суда, секретари судебных заседаний, архивариусы, консультанты, делопроизводители. Назначаются на должность, продвигаются, поощряются и получают дисциплинарные взыскания перечисленные работники приказом председателя суда.

В рабочей среде постоянно разделяют обязанности и ответственность. Требования к работе секретарей в целом сформированы давно, но они имеют свои особенности, которые связаны с тесным взаимодействием с подразделениями. Исполнители пишут письма, выполняют поручения и обеспечивают текущее хранение документов. А кто виноват, если письмо написано плохо, поручение просрочено, а оригинал документа утерян? Расскажем, на какие из этих вопросов есть ответы в действующих нормативных и методических документах по делопроизводству, а о каких аспектах придется подумать самостоятельно.

Почему важно распределить ответственность?

Когда в офисе речь заходит об ответственности? Как правило, когда что-то идет не так, как должно, и нужно найти виновных. Распространено мнение, что ответственности как таковой в делопроизводстве нет, ведь серьезные задачи связаны с выполнением производственных планов, охраной труда и деньгами, а «перекладывание» бумаг в этот ряд поставить сложно. Мы не будем доказывать обратное, потому что наша аудитория – секретари и делопроизводители – знают цену ошибке. Многие секретари задаются вопросом разграничения ответственности в следующих ситуациях:

1. Произошла «локальная» неприятность: у руководителя возникает неудовлетворенность различными аспектами работы с документами, которая ограничивается внутренними разбирательствами.

2. Произошла «глобальная» проблема: ошибка при работе с документами влечет нежелательные последствия для организации и ее первого лица (репутационные, финансовые и так далее).

Об ответственности лучше задумываться не после нарушений, а «на перспективу» – то есть чтобы этих нарушений избежать. Для этого необходимо тщательно изучить нормативную базу и проработать локальные нормативные акты (далее – ЛНА), ведь когда нужно разобрать какое-то происшествие, прежде всего обращаются к этим документам.

Часто сотрудники подразделений пытаются оправдать собственные недоработки и переложить ответственность за те или иные нарушения на плечи секретаря (Схема 1).

Фразы, которые используют работники, чтобы переложить ответственность за нарушения на секретаря

Интересно, что зачастую результат таких «поединков» зависит от упорства и личных взглядов его участников. Так, в одних организациях на исполнителей возлагают много ответственности, а где-то, наоборот, виновным во всем признают секретаря. Принятие всей вины на свой счет чаще всего происходит из-за того, что секретарь:

  • не знает, как должен быть организован тот или иной процесс и за что он должен отвечать;
  • выполняет слишком много обязанностей, чтобы повысить свою ценность.

Для собственной безопасности и спокойствия секретарю важно «подстелить соломку» – выявить и регламентировать наиболее проблемные участки работы. Есть в этом вопросе и более масштабный аспект: распределение ответственности важно не только для спокойной работы, когда каждый сотрудник понимает свои задачи, но и для организации эффективного документооборота.

Стандарты для управления документами

Результаты работы организации зависят от системы управления, а создание документов и управление ими – неотъемлемая часть любого делового процесса организации. Персонал, работающий с документами, должен быть квалифицированным, знать свои обязанности и понимать ответственность за их недобросовестное выполнение. Об этом написано в международных стандартах, содержащих требования к системам менеджмента (например, в часто внедряемом на российских предприятиях ГОСТ Р ИСО 9001-2015 «Системы менеджмента качества. Требования»). Не секрет, что в нашей стране принятие принципов, зафиксированных в этих стандартах, дается непросто – многие воспринимают их как изложенную непростым языком теорию, не имеющую ничего общего с действительностью. Но положения этих документов на самом деле очень полезны.

Вопросу управления документами посвящены следующие стандарты:

1. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы» (далее – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019);

2. ГОСТ Р 7.0.101-2018/ИСО 30301:2011 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Требования» (далее – ГОСТ Р 7.0.101-2018/ИСО 30301:2011).

В ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 распределению ответственности между работниками уделено особое внимание. Так, установлено, что ответственность должна быть определена для:

  • всех участников процесса создания документов;
  • лиц, участвующих в управлении документами;
  • всех пользователей документных систем.

Согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 ответственность распространяется на всех сотрудников, которые создают и используют документы, и должна быть определена, установлена и доведена до их сведения (Таблица 1).

Распределение ответственности между сотрудниками по ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019

В соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 в организации необходимо закрепить ответственность в ряде документов (Схема 2).

Где закрепить ответственность, связанную с документами?

Для эффективного управления документами следует распределить ответственность между работниками. ГОСТ Р 7.0.101-2018/ИСО 30301:2011 регламентирует реализацию системы управления документами (далее – СУД), которая связывает управление документами с успешной деятельностью организации и подотчетностью путем создания структуры, включающей политику, цели и руководства для документов. Положения этого стандарта используют те организации, которые приняли решение о разработке и внедрении СУД.

Нормативные и методические документы по делопроизводству об ответственности

Основным нормативным актом организации, регламентирующим вопросы работы с документами, является инструкция по делопроизводству. При ее составлении мы традиционно рекомендуем организациям всех форм собственности ориентироваться на положения трех документов:

1. Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления[1] (далее – Правила делопроизводства).

2. Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления[2] (далее – МР по разработке ИД).

3. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях[3] (далее – Примерная инструкция по делопроизводству).

В указанных нормативных актах между должностными лицами распределена ответственность за организацию документооборота (Таблица 2). В п. 3.1 МР по разработке ИД сказано, что аналогичные положения необходимо предусмотреть в разделе «Общие положения» локальной инструкции по делопроизводству.

Распределение ответственности в соответствии с нормативными и методическими документами по делопроизводству в России

Права, обязанности и ответственность должностных лиц следует зафиксировать в их должностных инструкциях. Чтобы нормативные и организационно-правовые документы организации были «рабочими» (иными словами – исполнялись всеми сотрудниками), необходимо обеспечить согласованность их положений. Так, в нашем случае в должностных инструкциях должны быть зафиксированы обязанности по работе с документами, предусмотренные инструкцией по делопроизводству для разных категорий должностей. Они должны быть зафиксированы в должностной инструкции руководителя структурного подразделения хотя бы кратко (Пример).

Должностная инструкция руководителя структурного подразделения (фрагмент)

Чтобы задача по обеспечению согласованности положений организационных и нормативных документов была успешно реализована, целесообразно разработать и закрепить единые формулировки для их включения в проекты должностных инструкций. Сделать это можно в нормативном документе, устанавливающем требования к структуре и тексту должностных инструкций в организации (если он есть), или же разместить информацию в общем доступе на корпоративном портале. Контроль за включением тех или иных обязательных положений в должностную инструкцию осуществляется в ходе согласования ее проекта. Делать это может как специалист по управлению документацией (начальник службы делопроизводства), так и работник, координирующий деятельность по разработке должностных инструкций в организации (например, начальник отдела кадров).

Ответственных за делопроизводство в подразделениях, как правило, назначают персонально (пофамильно) приказом руководителя, при этом их должностные инструкции (с соблюдением норм трудового права) включают обязанность по ведению делопроизводства в структурных подразделениях. Обычно детализация этой задачи в должностной инструкции не предусматривается. Перечень операций, вменяемых ответственному за делопроизводство в подразделении, удобно оформить отдельным пунктом приказа.

Распределение ответственности за работу на разных этапах жизненного цикла документа

В организации, которая провела глобальное распределение ответственности, служба делопроизводства (или секретарь) обеспечивает методическое руководство и контроль соблюдения порядка работы с документами. А пишут письма и выполняют поручения исполнители – сотрудники структурных подразделений. И кто же виноват, если документ содержит ошибки, а поручение не исполнено вовремя?

На практике вопрос разграничения обязанностей и ответственности приобретает особую остроту именно тогда, когда речь заходит о конкретных действиях тех или иных сотрудников на разных этапах работы с документами. Разберем два направления работы, по которым чаще всего возникают споры между секретарем и исполнителями: создание документов (документирование) и исполнение документов (поручений).

Создание документов (документирование)

Критериями для оценки эффективности процесса работы над проектом документа (документирования) можно считать:

  • качество документа – документ прошел оценку (согласование) всеми заинтересованными сторонами; текст и композиция соответствуют нормам официально-делового стиля и требованиям к конкретному виду документа;
  • своевременность выполнения операций – соблюдены сроки, установленные для каждого этапа работы: создания, согласования, подписания, регистрации, рассылки документа.

Различные упущения в ходе работы над проектом документа могут повлечь за собой неприятности. Например:

  • документ оформлен с нарушениями и не принят к регистрации организацией-адресатом, в результате чего руководителю придется подписать его повторно;
  • в документе обнаружены ошибки (от грамматических до фактических), что нанесло ущерб репутации компании и ее первого лица;
  • между подписанием документа и его регистрацией или отправкой прошло длительное время (руководитель думал, что письмо отправлено, но выяснилось, что нет, и началось внутреннее разбирательство) и т.д.

Действующие нормативные акты по делопроизводству возлагают максимальную ответственность за качество документа на исполнителя (Таблица 3).

Распределение ответственности между работниками организации при создании документов

В зависимости от специфики организации, особенностей и формы организации делопроизводства в локальной инструкции по делопроизводству предусматривают дополнительные положения по разграничению обязанностей и ответственности. Так, документ может содержать требования, связанные с особенностями взаимодействия между секретарем и исполнителями на этапах регистрации документа и подготовки к отправке (например, требование заполнять поля регистрационной карточки документа в системе электронного документооборота на разных этапах работы). Учтите следующие советы:

1. В п. 4.4 Примерной инструкции по делопроизводству определен перечень подразделений и лиц, с которыми необходимо согласовывать проекты документов. В их числе – служба делопроизводства. И если, например, для юридической службы очерчен круг рассматриваемых документов (проекты ЛНА, проекты приказов), то согласно этому нормативному документу служба делопроизводства должна согласовывать все документы организации. По крайней мере те, требования к которым регламентированы в третьем разделе Примерной инструкции по делопроизводству. Одновременно с этим лишь для одной группы документов (а именно для распорядительных документов) оговорен обязательный контроль за правильностью оформления со стороны службы делопроизводства (см. п. 3.17 Примерной инструкции по делопроизводству). Рекомендуем в локальной инструкции по делопроизводству однозначно определить, какие виды документов согласовывает служба делопроизводства (секретарь) и что является предметом согласования.

2. Действующие нормативные акты по делопроизводству содержат требования к срокам выполнения тех или иных процедур. Так, например, согласно п. 5.36 Примерной инструкции по делопроизводству регистрация исходящих документов осуществляется в день их подписания или, в некоторых случаях, на следующий рабочий день. За регистрацию документов, как известно, отвечает служба делопроизводства или секретарь. Одновременно с этим в п. 7.11 Примерной инструкции по делопроизводству указано, что после подписания документа исполнитель передает его на регистрацию в порядке, установленном в локальной инструкции по делопроизводству. Кто будет виноват в срыве сроков и как обосновать это, если исполнитель забудет о подписанном документе на несколько дней? Рекомендуем обращать особое внимание на нюансы при разработке локальной инструкции по делопроизводству, продумать и описать единый порядок работы на тех этапах, которые в Примерной инструкции по делопроизводству не освящены и зависят от специфики организации. Как организован процесс передачи документов на подпись руководителю? Что происходит с документами после подписания? Как организовано взаимодействие исполнителя и службы делопроизводства (секретаря) на этом этапе? Ответы на эти вопросы желательно закрепить документально.

3. В соответствии со своими трудовыми обязанностями секретарь руководителя обеспечивает организацию работы с документами в приемной руководителя. Это, как правило, установлено в его должностной инструкции. А вот в действующих нормативных актах, устанавливающих требования к инструкциям по делопроизводству, о работе приемной как таковой не сказано. Рекомендуем подумать о регламентации работы приемной при регламентации делопроизводства вашей организации.

Исполнение документов (поручений)

В рамках организации исполнения документов нормативными актами по делопроизводству обязанности и ответственность распределены между разными категориями должностных лиц (Таблица 4). Если говорить обобщенно, то основная задача подразделений – исполнять документы в срок или своевременно уведомлять руководителя о необходимости эти сроки скорректировать. Довольно большой объем задач, объединенных понятием «контроль сроков исполнения», делегирован службе делопроизводства. «Досталось» и руководителю – вполне логично, что именно он осуществляет контроль «по существу».

Распределение ответственности между работниками организации при исполнении документов

Рекомендуем в локальной инструкции по делопроизводству в разделе, посвященном организации контроля исполнения, предусмотреть следующие нюансы:

1. В соответствии с п. 6.8 Примерной инструкции по делопроизводству служба делопроизводства осуществляет проверку своевременности доведения документов, подлежащих исполнению, до работников. Однако практика показывает, что неправильно концентрировать всю ответственность в одном месте. В ЛНА целесообразно установить обязанность работников по регулярной проверке новых задач в СЭД, электронной почты, забору документов на бумажном носителе из ячеек структурных подразделений.

2. С учетом специфики компании и ее документооборота (традиционный или электронный) следует тщательно описать работу службы делопроизводства (или секретаря) по предварительной проверке и регулированию хода исполнения документов (поручений), чтобы все действующие лица понимали допустимую степень вмешательства контролера, а ответственность за неисполнение не перекладывалась на его плечи из-за отсутствия конкретики во внутренних нормативных актах. Это касается и взаимодействия службы делопроизводства (или секретаря) с руководителем: подумайте о том, какая информация и в какие сроки необходима руководителю для осуществления контроля по существу рассматриваемых вопросов и своевременного вмешательства.

Резюме

1. Эффективность документооборота напрямую зависит от нормативного регулирования. Для качественной и бесконфликтной работы все сотрудники должны понимать свои обязанности и ответственность. Распределение ответственности – одно из основных правил, устанавливаемых международными стандартами по управлению документами. Глобально ответственность распределена и в действующих в Российской Федерации нормативных и методических документах по делопроизводству – их положения необходимо перенести в локальную инструкцию по делопроизводству (раздел «Общие положения»).

2. Ответственность за работу с документами устанавливают в ЛНА, должностных инструкциях работников и приказах. Положения этих документов должны быть актуальными и согласованными между собой. Так, обязанности ответственных за делопроизводство в подразделениях, «разбросанные» по тексту инструкции по делопроизводству, должны совпадать с теми обязанностями, которые перечислены в приказе о назначении ответственных за делопроизводство, а в должностных инструкциях указанных в нем лиц должна быть зафиксирована соответствующая формулировка, хотя бы краткая.

3. Процессы работы с документами следует тщательно проработать и описать в инструкции по делопроизводству, определив для каждой операции ответственных лиц и сроки выполнения поручений. При этом рекомендуем ориентироваться на действующие в Российской Федерации нормативные и методические документы по делопроизводству – в них содержатся ответы на многие вопросы и на них удобно ссылаться. Однако помните, что некоторые этапы работы в них не детализированы: определите и опишите их с учетом специфики вашей организации.

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

1. Общие положения

1.1. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, относится к категории технических исполнителей.

1.2. На должность делопроизводителя, ответственного за входящую корреспонденцию, назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе, без предъявления требований к стажу работы.

1.3. Назначение на должность и освобождение от нее производится приказом руководителя предприятия по представлению [заведующего канцелярией, начальника отдела документационного обеспечения].

1.4. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, должен знать:

- нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии;

- основные положения Единой государственной системы делопроизводства;

- структуру предприятия и его подразделений;

- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

- порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;

- основы организации труда;

- правила эксплуатации вычислительной техники;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- правила и нормы охраны труда.

1.5. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, в своей деятельности руководствуется:

- положением о [канцелярии, отделе документационного обеспечения, ином структурном подразделении];

- инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии;

- настоящей должностной инструкцией;

1.6. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, непосредственно подчиняется [заведующему канцелярией, начальнику отдела документационного обеспечения].

1.7. Во время отсутствия делопроизводителя, ответственного за входящую корреспонденцию, (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное руководством предприятия. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

1.8. [Вписать нужное].

2. Должностные обязанности

Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию:

2.1. Выполняет работы по учету и регистрации корреспонденции, поступившей на предприятие из органов государственной власти, органов местного самоуправления, банков и других организаций.

2.2. Обеспечивает контроль за передачей указанных документов руководству и исполнителям.

2.3. Передает заведующему канцелярией (начальнику отдела документационного обеспечения) корреспонденцию, требующую предварительного просмотра.

2.4. Направляет документы на исполнение в соответствии с резолюцией руководства, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.

2.6. Осуществляет контроль (с проставлением необходимых отметок на карточках) за прохождением и своевременным возвращением исполнителями документов, подлежащих возврату в канцелярию (отдел документационного обеспечения), со всеми материалами по их исполнению.

2.7. Формирует документы и дела по закрепленному участку работы и в соответствии с утвержденной номенклатурой.

2.8. Осуществляет подготовку документов к последующему хранению и использованию (экспертиза ценности, оформление дел, составление описей), передачу законченных производством дел в архив предприятия.

2.9. Принимает участие в проверках организации делопроизводства в структурных подразделениях предприятия.

2.10. Выполняет отдельные поручения заведующего канцелярией (начальника отдела документационного обеспечения).

2.11. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

2.12. [Вписать нужное].

3. Права

Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, имеет право:

3.1. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия и заведующего канцелярией (начальника отдела документационного обеспечения) предложения по улучшению деятельности подразделения, форм и методов работы с документами.

3.2. Запрашивать от исполнителей информацию о прохождении и окончательном исполнении документов.

3.3. В пределах своей компетенции сообщать [заведующему канцелярией, начальнику отдела документационного обеспечения] о всех недостатках в деятельности предприятия (структурного подразделения, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.

3.4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

3.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

3.6. [Вписать нужное].

4. Ответственность

Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, несет ответственность:

4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.4. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, несет персональную ответственность за:

- состояние учета и регистрации документов, указанных в п.1 раздела 2 настоящей должностной инструкции;

- формирование документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, подготовку их к последующему хранению и использованию;

Должностная инструкция разработана в соответствии с [наименование, номер и дата документа].

Автор статьи

Куприянов Денис Юрьевич

Куприянов Денис Юрьевич

Юрист частного права

Страница автора

Читайте также: