Порядок учета архивных документов в суде

Обновлено: 01.05.2024

от 3 июня 2016 года N 205-од

Об утверждении Инструкции по организации и ведению архива на судебном участке

(с изменениями на 30 декабря 2020 года)

1. Утвердить Инструкцию по организации и ведению архива на судебном участке (приложение).

2. Признать утратившими силу приказы Управления Республики Коми по организационному обеспечению деятельности мировых судей:

- от 26 февраля 2010 года N 43 "Об утверждении Инструкции по организации и ведению архива на судебном участке" с внесенными в него изменениями,

- от 17 ноября 2011 г. N 171 "Об утверждении Методических рекомендаций по заполнению паспорта архива судебного участка".

Утверждена
Приказом
Министерства юстиции
Республики Коми
от 3 июня 2016 г. N 205-од
(приложение)

ИНСТРУКЦИЯ ПО ОРГАНИЗАЦИИ И ВЕДЕНИЮ АРХИВА НА СУДЕБНОМ УЧАСТКЕ

Инструкция по организации и ведению архива на судебном участке (далее - Инструкция) разработана в целях установления единого порядка работы с оконченными делопроизводством документами, образующимися в деятельности мирового судьи Республики Коми.

Инструкция определяет процедуры подготовки и оформления к последующему хранению документов, образующихся в деятельности мирового судьи Республики Коми, в том числе в электронном виде, требования к учету, использованию и хранению указанных документов, методику отбора для постоянного хранения и выделения к уничтожению судебных дел, материалов, нарядов, журналов, картотек.

Используемые понятия и сокращения

Документы судебного участка - документы, образующиеся в деятельности мирового судьи Республики Коми, в том числе судебные дела, материалы, наряды, журналы, картотеки.

Инструкция по архиву федеральных судов - Инструкция о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции, утвержденная приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 19.03.2019 N 56;

Инструкция по судебному делопроизводству - Инструкция по судебному делопроизводству на судебном участке;

ПИ "АМИРС" - программное изделие "АМИРС";

Примерная номенклатура - Примерная номенклатура дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей, утвержденная приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29 декабря 2020 года N 262;

Электронные документы - документы, образующиеся в деятельности мирового судьи Республики Коми в электронном виде, в том числе наряды, журналы, картотеки.

I. Общие положения. Экспертная комиссия

1. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Федеральным конституционным законом от 31 декабря 1996 года N 1-ФКЗ "О судебной системе Российской Федерации", Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Правилами организации архива, Инструкцией по архиву федеральных судов, Инструкцией по судебному делопроизводству, Примерной номенклатурой.

2. Исполнение установленных настоящей Инструкцией требований и процедур осуществляет работник аппарата мирового судьи, ответственный за ведение архива.

3. На судебных участках, за которыми не закреплен архивариус, ответственным за ведение архива является секретарь судебного участка.

На судебных участках, за которыми закреплен архивариус, последний исполняет обязанности, связанные с ведением архива, в соответствии с его должностной инструкцией. Секретарь судебного участка исполняет обязанности по ведению архива в части полномочий, не переданных архивариусу, в том числе готовит документы к сдаче в архив, ведет сдаточные описи, готовит акты приема-передачи документов в архив и другое.

4. Номенклатура дел судебного участка составляется и ведется в соответствии с Примерной номенклатурой и Инструкцией по судебному делопроизводству. Электронные документы подлежат включению в индивидуальную номенклатуру дел судебного участка по тем же правилам, что и документы на бумажном носителе.

5. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов судебного участка мировым судьей создается постоянно действующая экспертная комиссия судебного участка.

6. Экспертная комиссия судебного участка является совещательным органом при мировом судье. Персональный состав экспертной комиссии судебного участка утверждается мировым судьей из числа квалифицированных работников в составе не менее трех человек. Секретарем экспертной комиссии судебного участка назначается работник аппарата мирового судьи, ответственный за ведение архива.

7. Экспертная комиссия судебного участка осуществляет следующие функции (п. 4.9 Правил организации архива):

- организация ежегодного отбора для хранения и уничтожения дел и документов, в том числе электронных документов;

- рассмотрение и согласование проектов номенклатуры дел судебного участка, описей документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, описей электронных документов постоянного хранения, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и других актов;

- подготовка предложений об определении сроков хранения документов, не предусмотренных Примерной номенклатурой, перечнями, и об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных Примерной номенклатурой, перечнями;

- методическое руководство работами в области обеспечения сохранности документов судебного участка.

8. Экспертная комиссия судебного участка имеет право:

- в пределах своей компетенции давать рекомендации по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и оформления документов;

- приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов представителей уполномоченного учреждения в области архивного дела.

9. Экспертиза ценности документов проводится ежегодно. По результатам экспертизы ценности в соответствии с настоящей Инструкцией составляются годовые разделы описей документов постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, годовые разделы описей электронных документов, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

10. Вопросы, относящиеся к компетенции экспертной комиссии судебного участка, рассматриваются на заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже одного раза в год. Заседания экспертной комиссии судебного участка оформляются протоколом, который подписывается участвовавшими в заседании членами экспертной комиссии.

11. Решения экспертной комиссии судебного участка принимаются простым большинством голосов. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании при принятии решения экспертной комиссии судебного участка не участвуют.

12. Ведение делопроизводства экспертной комиссии судебного участка, хранение и использование ее документов, а также контроль за исполнением принятых экспертной комиссией судебного участка решений возлагается на секретаря экспертной комиссии.

II. Оформление и передача документов в архив

13. Документы судебного участка подлежат оформлению и сдаче в архив не позднее чем через один год после окончания делопроизводства по ним (наступления события, являющегося основанием для списания судебного дела, материала, журнала в архив).

Картотеки учетно-статистических карточек и алфавитные указатели к ним, полугодовые и годовые статистические отчеты о работе судов общей юрисдикции - не позднее 31 марта года, следующего за отчетным.

14. Решение о передаче в архив судебных дел и материалов принимает мировой судья в соответствии с Инструкцией по судебному делопроизводству.

15. Работник аппарата мирового судьи, ответственный за ведение архива, тщательно просматривает все производство по судебному делу, материалу, наряду, журналу, картотеке, подлежащим сдаче в архив, обращение к исполнению вступившего в законную силу судебного решения (постановления).

17. Все выявленные при проверке в ходе передачи в архив документов судебного участка (в том числе электронных) недостатки в их формировании и оформлении секретарь судебного участка обязан устранить.

18. Требования к оформлению обложки (титульного листа) судебного дела, материала, наряда, журнала, вкладыша электронного документа, а также требования к подшивке и нумерации листов устанавливаются Инструкцией по судебному делопроизводству, при этом судебное дело или наряд на бумажном носителе, подлежащие постоянному хранению, подшиваются в твердую обложку на 4 прокола (п. 4.21 Правил организации архива).

19. В наряде, подлежащем постоянному и временному (свыше 10 лет) хранению, составляется внутренняя опись по форме N 1 в приложении к настоящей Инструкции.

Листы, на которых сделана внутренняя опись, нумеруются отдельно (п. 4.22 Правил организации архива).

Если наряд, подлежащий постоянному и временному (свыше 10 лет) хранению, подшит без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела (п. 4.30 Правил организации архива).

Изменения состава документов наряда, подлежащего постоянному и временному (свыше 10 лет) хранению (изъятия, включения документов, замена документов копиями), отражаются в графе "Примечание" внутренней описи со ссылками на соответствующие акты. При необходимости могут быть составлены новая итоговая запись к внутренней описи и лист-заверитель дела.

20. В конце наряда, подлежащего постоянному и временному (свыше 10 лет) хранению, подшивается отдельный лист-заверитель по форме N 2 в приложении к настоящей Инструкции. Лист-заверитель не нумеруется.

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

Упорядочение архивных документов - комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства

Статья 4 ФЗ определяет полномочия Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальных образований в сфере архивного дела

1. К полномочиям Российской Федерации в сфере архивного дела относятся: 2) установление единых правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов и контроль за соблюдением указанных правил; 3) хранение, комплектование, учет и использование архивных документов и архивных фондов: а) федеральных государственных архивов, федеральных музеев и библиотек; б) федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации; в) государственных внебюджетных фондов; д) федеральных государственных унитарных предприятий; е) государственных корпораций, государственных компаний; собственности, в собственность субъектов Российской Федерации и (или) муниципальных образований; 5) решение вопросов о временном вывозе документов Архивного фонда Российской Федерации за пределы Российской Федерации.

2. К полномочиям субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела относятся: проведение государственной политики в сфере архивного дела на территории субъекта Российской Федерации; 2) хранение, комплектование, учет и использование архивных документов и архивных фондов: а) государственных архивов субъекта Российской Федерации, музеев, библиотек субъекта Российской Федерации; б) органов государственной власти и иных государственных органов субъекта Российской Федерации; в) государственных унитарных предприятий, включая казенные предприятия, и государственных учреждений субъекта Российской Федерации (далее - организации субъекта Российской Федерации); 3) решение вопросов о передаче архивных документов, находящихся в собственности субъекта Российской Федерации, в собственность Российской Федерации, иных субъектов Российской Федерации и (или) муниципальных образований. 3. К полномочиям муниципального образования в сфере архивного дела относятся: 1) хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов: а) органов местного самоуправления, муниципальных архивов, музеев, библиотек; б) муниципальных унитарных предприятий, включая казенные предприятия, и муниципальных учреждений (далее - муниципальные организации); 2) решение вопросов о передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в собственность Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, иных муниципальных образований. 4. Органы местного самоуправления поселений, муниципальных районов, городских округов и внутригородских районов осуществляют деятельность в сфере архивного дела согласно полномочиям по решению вопросов местного значения.

Статья 19 ФЗ регулирует государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации: 1. Документы Архивного фонда Российской Федерации независимо от места их хранения подлежат государственному учету. Порядок государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации определяется уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства. Уникальные документы подлежат также учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, ведение которого осуществляется уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства. 2. Документы Архивного фонда Российской Федерации не входят в состав имущества организаций, осуществляющих их хранение.

Отношения в сфере организации, хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов в судах регулируются и подзаконными нормативными правовыми актами. В числе этих актов необходимо назвать, прежде всего, Приказ Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях». В указанном приказе Министерства культуры РФ определяется: организация хранения документов архивного фонда РФ и других архивных документов; порядок учета документов архивного фонда РФ и других архивных документов в организации.

В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 19, п. 1) учет документов Архивного фонда Российской Федерации в архиве организации является обязательным, его порядок должен соответствовать требованиям, установленным федеральным органом

Учёт поступления и выбытия всех документов, вне зависимости от их содержания и физического (материального) способа существования, является важнейшей функцией архивного дела в суде. Учету подлежат все хранящиеся в архиве суда документы, включая документы по личному составу, копии описи дел, документов. Организация, являющаяся источником комплектования государственного (муниципального) архива, представляет в государственный (муниципальный) архив учетные сведения об объеме и составе, хранящихся в архиве организации документов. (См.: Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных Приказом Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. № 526).

Учёт архивных документов в суде судебной системы Российской Федерации заключается в установлении количества и состава архивных документов в единицах учета и отражении этого количества и состава в учетных документах суда для контроля их наличия и состояния. Основной особенностью всех учетных документов является их органическая связь, и взаимодополняемость в зависимости от выполняемых задач.

Государственному учету подлежат все документы государственной и негосударственной части Архивного фонда РФ независимо от места их хранения.

Централизация архивного дела cоздала предпосылки для централизованного учета документов. Уcтановлены единые требования к учетным данным (без чего было бы невозможно их cуммирование и обобщение), единая методика учета и единые формы учетных документов.

Cостав и объем почти любого комплекса документов (в особенности комплексов, в cостав которых входят материалы действующих учреждений), не являются стабильными. Они изменяются по мере приема одних материалов, передачи и выделения к уничтожению других и т.п. Это требует от системы учета динамичности, т.е. cпособности оперативно отражать все изменения как в объеме, так и в cоставе документов.

Однако функции учета не ограничиваются вопросами обеспечения сохранности и использования архивных материалов. Учет способствует проведению планомерного комплектования государственных архивов в cоответствии c их профилем, а также организации планирования работы архивов и их отчетности.

Все документы, поступающие в государственные архивы, подлежат немедленному учету. «Основные правила работы государственных архивов» определили, что учет ведется по фондам, объединенным архивным фондам, архивным коллекциям, делам, микрофотокопиям документов (негативы и позитивы), описям.

Учет документов основывается на принципах:

- централизации (учет и сохранность учетных документов осуществляется специально выделенным сотрудником (сотрудниками - при наличии нескольких хранилищ);

- унификации (применение единых единиц учета);

- преемственности (применение единых форм учета на всех стадиях работы, начиная со стадии делопроизводства);

- динамичности (своевременное внесение данных в учетные документы);

- системности (обеспечивается взаимосвязью и взаимодополняемостью учетных данных различных учетных документов);

- полноты и достоверности (обеспечивается взаимопроверкой внесения одинаковых учетных данных в различные учетные документы).

Учет как вид деятельности представляет собой ведение учетных документов в соответствии с требованиями, установленными Правилами. Для централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в архиве организации - источнике комплектования государственного (муниципального) архива по установленной форме составляется паспорт архива организации (п. 3.12. Правил).

Единица учета архивных документов — это единица измерения количества документов в архиве суда для отражения этого количества в учетных документах и архивных справочниках.

Единицами учета архивных документов являются:

- единица хранения - дело, в том числе, электронное дело (п. 3.3. Правил).

Каждая учетная и классификационная единица представляет физически обособленный документ или совокупность документов, имеющих самостоятельное значение, и является единицей хранения архивных документов. Основными единицами учета архивных документов являются архивный фонд и единица хранения — дело, электронное дело. Единицам хранения присваиваются учетные номера, являющиеся частью архивного шифра. Сведения о составе единиц хранения и их количестве фиксируется в учетных документах архива.

На основе учетных документов архив организации - источника комплектования государственного (муниципального) архива предоставляет в государственный (муниципальный) архив сведения об объеме и составе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов (п. 3.2 Правил).

Архивом организации ведутся основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы (п. 3.5., 3.6. Правил), представляющие собой комплекс взаимосвязанных документов, содержащих сведения о количестве и составе архивных документов организации, а также об их изменении. Состав и формы основных учетных документов определены п. 3.6 Правил. Состав и формы вспомогательных учетных документов определяются архивом самостоятельно, это могут быть карточки и книги движения фондов, описей дел, документов, книги учета документов, переданных в другие архивы, книги учета фондов и документов, выделенных к уничтожению, книги повидового учета документов и др., в том числе самостоятельно разработанные учетные документы. Вспомогательные учетные документы могут вестись на бумажном носителе и/или в электронной форме.

Учетные документы архива организации, кроме описей дел, документов являются внутренними документами архива и пользователям не выдаются (п. 3.14. Правил).

Учетные документы хранятся в сейфах или металлических шкафах архивохранилища. Архив организации может также вести учет архивных документов с применением информационных технологий (п. 3.13. Правил).

Для организации и ведения учета архивных документов в архиве организации могут разрабатываться локальные нормативные акты.

Учетные документы архива — это комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета. В судах судебной системы Российской Федерации установлены единые требования к учётным документам, единая методика учёта и стандартные формы учётных документов. Это способствует организации работы архивов, связанной с планированием и предоставлением необходимой отчётности.

Все материалы, хранящиеся в архиве, должны быть учтены и описаны в учетных документах. Суды, судебные участки мировых судей, являющиеся источником комплектования государственных (муниципальных) архивов, представляют в государственные (муниципальные) архивы учётные сведения об объёме и составе хранящихся в архиве документов в соответствии с Регламентом государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации, утверждённым Приказом Росархива от 11 марта 1997 г. № 11.

Порядок доступа к учётным документам, а также к учётным базам архива суда, как правило, определяется в организационно-распорядительной документации суда. Все учётные документы должны храниться в закрытом для доступа посторонних лиц хранилище (или специально выделенном помещении) в сейфах или металлических шкафах. При этом учётные системы архива являются динамичной системой, в которую вносятся необходимые изменения с учётом обеспечения полноты и достоверности отражаемых сведений.

Итак, в России осуществляется централизованный государственный учет документов Архивного фонда РФ, основанный на наличии в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения. Основой учета архивных документов является единая система регистрации архивных фондов и единиц хранения, средством учета − присвоение архивных шифров единицам хранения.

Отражает содержательную сторону такой источник, как Приказ Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях».

Дело фонда- комплекс документов по истории источника комплектования (фондообразователя) и архивного фонда, ведущийся на каждый архивный фонд, объединенный архивный фонд и архивную коллекцию; при нефондовой организации аудиовизуальных и электронных документов - дело организации - сдатчика документов.

Дело фонда ведется на каждый фонд, являясь своеобразным досье каждого архивного фонда. В него включаются документы, отражающие историю организации-фондообразователя и ее фонда: историческая справка, схема систематизации фонда, методические пособия по обработке фонда, старые листы фонда после их пересоставления, акты передачи дел фонда на государственное хранение, о выделении к уничтожению документов и дел фонда, о неисправимых повреждениях документов и дел фонда, о проведении проверок наличия и состояния дел и т.д. В него включаются акты, связанные с движением фонда. Используемые в нем документы служат для внесения изменений во все учетные документы архива. Дело фонда оформляется согласно правилам оформления архивных дел. Каждому делу присваивается номер, соответствующий номеру фонда. Дела фондов хранятся в порядке возрастания номеров.

Акты и другие документы, фиксирующие изменения в составе и объеме фонда, включаются в дело фонда только с отметкой о внесении изменений во все учетные документы архива организации. Акты нумеруются в пределах фонда по видам актов в валовом порядке.

Все документы в деле фонда располагаются в хронологической последовательности их составления. На документы дела фонда составляется внутренняя опись, листы дела нумеруются, к делу фонда составляется заверительная надпись. По мере пополнения фонда заверительная надпись и внутренняя опись пересоставляются.

Дела фондов хранятся в порядке возрастания номеров фондов.

Делу фонда присваивается номер фонда, на который оно заведено. В дело фонда включаются: историческая справка, акты, фиксирующие изменения в составе и объеме фонда, в том числе акты о рассекречивании документов, копия характеристики фонда, составленной для путеводителя (справочника), рабочие инструкции по усовершенствованию и переработке описей фонда, схемы систематизации его документов и др.

Если документы, подлежащие включению в дело фонда, находятся в составе архивных единиц хранения, то в дело фонда включается справка с перечислением этих единиц хранения и их архивных шифров.

Дела фондов органов КПСС, ВЛКСМ, в которые включены документы по истории фондов первичных партийных и комсомольских организаций, расформированию не подлежат. В дела фондов первичных партийных и комсомольских организаций помещаются справки со сведениями о нахождении документов по истории данного фонда в деле другого фонда.

Дела фондов, вошедших в состав объединенного архивного фонда, включаются в его дело фонда. Документы дела фонда должны быть пронумерованы с составлением листа - заверителя, подшиты (прошнурованы), заключены в твердую обложку. К делу фонда составляется внутренняя опись. Дела фондов хранятся в порядке номеров фондов.

Состав документов дела организации - сдатчика документов при нефондовой организации документов аналогичен составу документов дела фонда.

Все акты, документирующие результаты архивных работ, включаются в дело фонда в архиве суда, которое заводится на каждый фонд, находящийся на хранении в архиве суда. На каждый фонд ведется дело. В дело фонда включаются: документы по истории фондообразования, внутренняя опись, историческая справка, акты проверки дел, нарядов, акты передачи дел, нарядов на государственное, муниципальное хранение в соответствующее архивное учреждение, сопроводительные письма о направлении описей на экспертно - проверочную комиссию архивного учреждения, выписка из решения экспертно - проверочной комиссии архивного учреждения с сопроводительными письмами, акты о выделении к уничтожению дел, нарядов, не имеющих научно - исторической и практической ценности, акты приема дел, нарядов от структурных подразделений, акты о технических ошибках в учетных документах в случае изменения количества дел в описи (арифметическая ошибка, литерные и пропущенные номера), акты об обнаружении дел, нарядов и акты о необнаружении дел, нарядов. Учетные документы должны находиться в одном месте и храниться в железных шкафах. Ведется раздельно учет поступлений дел, нарядов постоянного и долговременного хранения. Дела, наряды учитываются по описям.

Дело фонда в архиве суда —наиболее важный и целостный источник информации об архиве суда, который содержит информацию о приёме-передаче дел на хранение, об уничтожении дел, сведения о составе и объёме дел и документов, акты проверки наличия и состояния дел фонда, исторические справки к фонду, схема систематизации фонда и т. д.

Полное и точное формирование документов в дело фонда способствует объективному пониманию состава и движения документов в архиве суда, не допущению утраты сведений о состоявшихся изменениях. Особенность учёта документов в архивах судов — его взаимосвязь и преемственность с учётом документов в государственном архиве. Если материалы фонда суда уже имелись в государственном (муниципальном) архиве, то нумерация фондов, а также порядок нумерации описей согласовывается с данными архивами, с учётом продолжения их валовой нумерации. Название архивного фонда состоит из полного и (в скобках) сокращенного наименования фондообразователя, с указанием его подчиненности, местонахождения, дат создания и ликвидации. Название архивного фонда вносится в список фондов на основании исторической справки к фонду или титульного листа описи дел, документов. Например, в 1987 г. в списке состав фондов Архангельского областного суда, кроме фонда самого Архангельского областного суда, числились следующие фонды: «Управление Министерства юстиции РСФСР Архоблисполкома», «Лагерный суд ИТЛ и КУМВД», «Специальный Лагерный суд ИТЛ МВД СССР», «Печорский линейный транспортный суд», «Военный трибунал Шексписнкого и Сухонского речных портов», «Линейный суд Печорского бассейна Управления транспортных судов Министерства юстиции СССР», «Постоянная сессия № 1 Ерцево», «Постоянная сессия № 2 Пуксоозеро», «Юридическая школа». Данный список фондов Архангельского областного суда с течением последующих лет был изменен в связи с передачей части из них в Государственный архив Архангельской области.

Список фондов является перечнем официальных наименований и номеров хранящихся, выбывших и поступающих архивных фондов в порядке увеличения присвоенных им номеров. В него записываются фонды при их первом поступлении в архив. В соответствии с данным списком, фонды получают порядковые номера. При передаче фонда из архива в архив его номер больше не используется. Перенумерация фондов возможна лишь с разрешения Росархива. Ежегодно на 1 января составляется итоговая запись о количестве фондов и их движении.

Список фондов ведется в архиве организации, хранящем документы двух и более фондов.

Архивный фонд, архивная коллекция вносятся в список фондов при первом поступлении их документов в архив организации. Каждому фонду присваивается очередной номер по списку фондов в хронологической последовательности его поступления. К номеру фонда, подлежащего передаче на постоянное хранение, добавляется (через дробь) номер, присвоенный соответствующим государственным архивом после первой передачи ему части фонда.

Объединенному архивному фонду, образованному из фондов, ранее учтенных самостоятельно, присваивается один из номеров фондов, включенных в состав объединенного.

Если фонд содержит особо ценные документы, то к его номеру добавляется индекс "ОЦ".

В случае передачи фонда в другой архив, включения его в состав объединенного архивного фонда или выбытия всех документов фонда освободившийся номер другому фонду не присваивается, в графах 4 - 5 списка фонда ("отметка о выбытии") указывается название архива, в который выбыл фонд, а также название, номер и дата документа, на основании которого фонд выбыл.

Название фонда вносится в список с титульного листа описи.

В случае изменения названия фондообразователя в списке фондов указывается: для действующих организаций - название, существующее в момент поступления фонда, для ликвидированной организации - последнее название. Объединенный архивный фонд вносится под обобщенным названием объединенного архивного фонда.

К списку фондов составляется итоговая запись на 1 января каждого года, в которой указываются: количество поступивших и выбывших в течение года и общее количество хранящихся фондов; количество фондов, содержащих особо ценные документы, и свободные номера в списке фондов, если такие имеются.

Список фондов должен быть подшит (прошнурован), заключен в твердую обложку; листы пронумерованы; составлен лист-заверитель.

Номер, присвоенный фонду по списку фондов, является его учетным номером, сохраняется за ним во всех учетных документах и является составной частью архивного шифра документов данного фонда.

Примечание: В специализированном архиве документов по личному составу к номеру фонда, присвоенному комплексу документов фондообразователя по личному составу, через дробь добавляется номер фонда, за которым учтена документация по основной деятельности фондообразователя, хранящаяся в общем архиве.

Название фонда вносится в список фонда в установленном порядке (см. п. 5.5.1.2).

Ежегодно на 1 января к списку фондов составляется итоговая запись о количестве фондов, поступивших и выбывших в течение года, и общем количестве фондов, находящихся на хранении.

Список фондов заключается в твердую обложку, листы нумеруются, составляется лист-заверитель.

Перепечатка списка фондов осуществляется только с разрешения вышестоящего органа управления архивным делом. В этом случае в список фондов обязательно вносятся номера, названия и основания выбытия всех фондов, номера которых занимать запрещается.

Список фондов в архиве суда —учетный документ, который содержит перечень официальных наименований хранящихся в архиве, а также выбывших архивных фондов и поступающих архивных фондов в порядке возрастания присвоенных им номеров. Это документ, составление которого является необходимой мерой при наличии в архиве организации двух и более фондов, в которых хранятся нужные документы. Главная цель списка фондов — закрепить за каждым фондом свой уникальный номер, который присваивается один раз, его нельзя изменить, а также использовать высвободившийся в процессе обработки архивных документов номер для другого архивного фонда (См.: Приложение № 12 к Приказу Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 № 526 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органа государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»). Документы о поступлении и выбытии материалов фонда, о переименовании фондообразователя и об изменениях в справочном аппарате фонда включаются в дело фонда только после отметки на этих документах о произведённых записях в списке фондов, листе фондов, в описях, реестре описей. Все листы фонда должны быть прошиты и пронумерованы. На документы дела фонда ведётся внутренняя опись (Согласно ст. 457 Перечня документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием срока хранения, утв. приказом Судебного департамента от 09 июня 2011 № 112, наряды, имеющие наименование «Дела фонда», имеют постоянный срок хранения и включают паспорт архива, акты о выделении к уничтожению документов, о не обнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, акты о неисправимых повреждениях, проверки наличия и состояния документов, о сдаче документов в государственные и муниципальные архивы, историческая справка фондов. Как наряд постоянного срока хранения он требует ведения внутренней описи документов. Дела фондов передаются в государственные, муниципальные архивы после ликвидации суда). Список фондов ведется в архиве суда, хранящем документы более одного года. В список фондов архивный фонд записывается только один раз, при первом поступлении в архив суда. По списку фондов в валовом порядке ему присваивается четный номер, который сохраняется за ним во всех учетных документах. На каждый архивный фонд составляется лист фонда.

Лист фонда включает сведения о названии (переименованиях) фонда, местонахождении фонда, количестве неописанных и описанных поступивших и выбывших материалах (единицах хранения) и суммарном количестве ед. хр. по каждой описи и фонду в целом. Секретные документы также учитываются в листе фонда.

Лист фонда содержит: название; номер архивного фонда, его категорию, место хранения; сведения о количестве, хронологии, составе документов; научно-справочный аппарат на основании записей о движении документов. В нем указываются описи фонда, их состояние и содержание. По листу фонда присваивается номер описи. При выбытии материалов из архива, номер описи не меняется и не присваивается другой описи. При продолжении листа фонда на нем указывают номер продолжающего листа. По листу фонда можно восстановить всю историю фондообразователя и самого фонда. Лист фонда пересоставляется только при его неисправимом повреждении. Старый лист помещают в дело фонда с пометкой о его пересоставлении. Лист фонда составляется на каждый фонд при первом его поступлении. В нем учитываются все поступления и выбытия описанных и неописанных документов фонда. Номер листа фонда соответствует номеру фонда по списку фондов архива организации.

Учет выбытия неописанных дел и документов осуществляется, как правило, по результатам проведения работ по их описанию и ведется по листу фонда в установленном порядке.

Количество документов архива изменяется (увеличивается и/или уменьшается) в результате:

- выверки учетных документов, по итогам которой могут быть выявлены ошибки, допущенные при подсчете количества хранящихся документов;

- проверки наличия и состояния документов, в ходе которой могут быть обнаружены неучтенные единицы хранения, единицы хранения за литерными номерами, пропущенные учетные номера и т.д.;

- реставрации документов, после которой одно дело было разделено на несколько томов и др.;

- описания документов, переработки описей, в процессе которых возможно разделение или объединение единиц хранения, а также уточнение их фондообразователя и т.д.

Основанием для внесения изменений в учетные документы по результатам указанных работ являются:

- акт о технических ошибках в учетных документах;

- акт об обнаружении документов, не относящихся к данному архиву, фонду, неучтенных и т.д.;

- акт о разделении, объединении дел, включении в дело новых документов;

- акт описания документов, переработки описей.

Учет особо ценных документов ведется по:

- списку фондов, содержащих особо ценные документы;

- описям особо ценных дел, документов или перечням номеров особо ценных дел, документов (номерникам).

В целях совершенствования организации деятельности мировых судей и установления единообразия норм, регламентирующих вопросы определения сроков хранения документов судов общей юрисдикции, приказываю:

1. Утвердить согласованную постановлением Президиума Совета судей Российской Федерации от 7 декабря 2020 г. N 856 и решением Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве от 3 ноября 2020 г. Примерную номенклатуру дел, образующихся в процессе деятельности мировых судей.

2. Признать утратившей силу Примерную номенклатуру дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей, утвержденную Генеральным директором Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации 9 июня 2011 г. и согласованную решением Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве от 17 мая 2011 г.

3. Начальникам управлений Судебного департамента в субъектах Российской Федерации довести настоящий приказ до сведения органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, организационно обеспечивающих деятельность мировых судей.

приказом Судебного департамента

при Верховном Суде

от 29 декабря 2020 г. N 262

постановлением Президиума Совета

судей Российской Федерации

от 7 декабря 2020 г. N 856

комиссии при Федеральном

от 3 ноября 2020 г.

ДЕЛ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ПРОЦЕССЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МИРОВЫХ СУДЕЙ

I. Общие положения

1.2. Примерная номенклатура устанавливает примерный состав дел, образующихся в процессе деятельности мировых судей, а также определяет сроки их хранения.

Примерная номенклатура используется при классификации документов, составлении индивидуальной номенклатуры дел и формировании дел по номенклатуре в делопроизводстве.

1.3. Сроки хранения документов, установленные Примерной номенклатурой, являются обязательными.

Документы временного срока хранения не могут быть уничтожены ранее установленных для них сроков хранения.

1.4. Сроки хранения, установленные Примерной номенклатурой, распространяются на документы, созданные на бумажном носителе, и электронные документы.

1.5. Документы, срок хранения которых определен Примерной номенклатурой "постоянно", подлежат постоянному хранению и передаются на государственное хранение в виде подлинников в установленные сроки.

При наличии соответствующего примечания ряд документов, имеющих срок хранения "постоянно", хранится в архиве мирового судьи и передается на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив в случае упразднения судебного участка без передачи правопреемнику.

1.6. На основе Примерной номенклатуры составляется индивидуальная номенклатура дел (далее - номенклатура), образующихся в деятельности мирового судьи.

Для вновь заводимых в течение года дел (при возникновении новых документированных участков работы, непредусмотренных дел) при составлении номенклатуры в каждом разделе оставляются резервные номера либо применяются литерные номера. Составление новой номенклатуры не требуется.

II. Структура Примерной номенклатуры и порядок

2.1. Примерная номенклатура построена по функциональному принципу и содержит систематизированный перечень заголовков дел, образующихся в процессе деятельности мирового судьи, с указанием сроков их хранения.

2.2. Примерная номенклатура состоит из разделов и подразделов, соответствующих основным направлениям деятельности мирового судьи.

2.3. Заголовки дел в разделах и подразделах Примерной номенклатуры расположены по степени значимости документов.

2.4. Примерная номенклатура состоит из 9 разделов:

разделы 1 и 2 включают документы, отражающие распорядительную и организационную деятельность мировых судей, в том числе по вопросам планирования деятельности мирового судьи и его аппарата;

раздел 3 включает документы по ведению судебной статистики;

разделы 4 и 5 включают документы по судебным делам, нарядам, производствам и по ведению судебного делопроизводства;

разделы 6, 7, 8 и 9 включают документы по организации хранения документов, информационному обеспечению деятельности судебных участков мировых судей, а также документы по административно-хозяйственным вопросам и обеспечению деятельности библиотеки.

2.5. Примерная номенклатура имеет 4 графы:

в графе 1 указаны индексы дел, которые состоят из установленного цифрового обозначения раздела и порядкового номера заголовка дела. Индекс обозначается арабскими цифрами. Группы цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире. В пределах одного раздела для однородных дел сохраняются одинаковые индексы;

в графе 2 приведены заголовки дел (виды документов). Примерная номенклатура не содержит в статьях конкретные наименования документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документа. При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин "документы", а в скобках раскрываются наименования основных видов документов, включенных в статью.

При составлении номенклатуры возможны уточнения заголовков, предложенных Примерной номенклатурой, их конкретизация;

в графе 3 указаны сроки хранения документов, номера статей со ссылкой на ПФС, Типовой перечень;

в графе 4 приводятся примечания, комментирующие и уточняющие сроки, порядок хранения дел и документов, пояснение о виде носителя и другое.

2.6. Отметка "ЭПК", проставленная в Примерной номенклатуре к конкретным видам документов, означает, что часть таких документов после истечения сроков временного хранения подлежит экспертизе ценности и отбору на постоянное хранение.

Срок хранения документов с отметкой "до минования надобности" не может быть менее одного года.

2.7. При определении сроков хранения документов должны учитываться все имеющиеся в примечаниях к статьям Примерной номенклатуры уточнения и разъяснения.

2.8. В случае изменения сроков хранения судебных дел и документов вновь принятыми нормативными правовыми актами новые сроки хранения распространяются на дела и документы, законченные делопроизводством (в том числе законченные делопроизводством до вступления в силу нормативно-правовых актов, устанавливающих новые сроки хранения), за исключением тех дел и документов, которые были внесены в описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, согласованные с экспертной комиссией судебного участка мирового судьи, с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела и утвержденные мировым судьей до вступления в силу нормативных правовых актов, установивших новые сроки хранения.

2.9. Исчисление сроков хранения всех судебных дел, других дел и документов общего делопроизводства производится с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства по ним.

Например, исчисление срока хранения дел и документов, законченных делопроизводством в 2020 году, начинается с 1 января 2021 г.

2.10. Срок хранения уголовных дел определяется путем суммирования срока назначенного наказания (как основного, так и дополнительного) и срока, установленного Примерной номенклатурой.

При этом срок хранения уголовных дел, установленный Примерной номенклатурой, исчисляется:

со дня окончания срока наказания (как основного, так и дополнительного), определенного приговором, вступившим в законную силу;

со дня выплаты судебного штрафа; в случае отмены постановления о применении этой меры уголовно-правового характера и привлечении лица к уголовной ответственности - со дня окончания срока наказания, определенного приговором, вступившим в законную силу;

со дня истечения испытательного срока при условном осуждении (отмены условного осуждения со снятием судимости в порядке части первой статьи 74 Уголовного кодекса Российской Федерации); в случае отмены условного осуждения и направления осужденного для отбывания наказания, а также отмены условного осуждения в связи с совершением другого преступления - со дня окончания срока наказания, определенного приговором, вступившим в законную силу;

со дня истечения срока действия принудительных мер воспитательного воздействия; в случае отмены этих мер и привлечения лица к уголовной ответственности - со дня окончания срока наказания, определенного приговором, вступившим в законную силу;

со дня истечения отсрочки исполнения приговора беременной женщине и женщине, имеющей малолетних детей; в случае отмены отсрочки исполнения приговора и направления осужденной для отбывания наказания - со дня окончания срока наказания, определенного приговором, вступившим в законную силу;

со дня истечения отсрочки исполнения приговора осужденному, признанному больным наркоманией; в случае отмены отсрочки исполнения приговора и направления осужденного, признанного больным наркоманией, для отбывания наказания - со дня окончания срока наказания, определенного приговором, вступившим в законную силу;

с момента вынесения судом определения о прекращении применения принудительных мер медицинского характера к лицам, совершившим общественно опасные деяния в состоянии невменяемости;

с момента вступления в законную силу оправдательного приговора, а также постановления (определения) о прекращении дела.

2.11. Срок хранения 50/75 лет означает, что указанные документы, законченные делопроизводством до 1 января 2003 г., хранятся 75 лет; законченные делопроизводством после 1 января 2003 г., хранятся 50 лет. Указанные документы, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, подлежат экспертизе ценности по истечении установленных сроков хранения.

2.12. Организация проведения экспертизы ценности документов, отбор документов и оформление их на уничтожение осуществляются в соответствии с Методическими рекомендациями по организации работы архива и формированию электронного архива в аппарате мирового судьи, согласованными постановлением Президиума Совета судей Российской Федерации от 6 февраля 2019 г. N 708.

от 29 апреля 2003 года N 36

Об утверждении Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде

(с изменениями на 22 декабря 2021 года)

Документ с изменениями, внесенными:

В документе также учтено:

В соответствии с Федеральным законом от 8 января 1998 года N 7-ФЗ "О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации", определяющим основные положения организационного обеспечения деятельности судов в Российской Федерации,

2. Начальникам управлений (отделов) Судебного департамента в субъектах Российской Федерации, председателям районных судов организовать изучение и обеспечить четкое исполнение основных положений и требований настоящей Инструкции, устанавливающих единую систему организации делопроизводства, порядка работы с процессуальными и иными документами.

УТВЕРЖДЕНА
приказом Генерального директора
Судебного департамента
при Верховном Суде
Российской Федерации
от 29 апреля 2003 года N 36

ИНСТРУКЦИЯ
по судебному делопроизводству в районном суде

(с изменениями на 22 декабря 2021 года)

Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения деятельности районного суда

Настоящая Инструкция, являясь основным нормативно-методическим документом, определяет и устанавливает единую систему организации и порядок ведения судебного делопроизводства в районных судах Российской Федерации, предусматривая учет и ведение документооборота районного суда, единые требования к оформлению копий процессуальных и иных документов, обеспечение оптимального порядка передачи и движения процессуальных и иных документов в структурах районного суда, порядок текущего хранения судебных дел, документации и передачи их в архив.

Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной, компьютерной и электронной техники.

1. Общие положения и руководство организацией судебного делопроизводства

1.1. Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде устанавливает единую систему документационного производства, обязательную для всех работников районного суда.

Процессуальные документы суда оформляются в соответствии с процессуальным законодательством.

1.3. Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей Инструкцией, обязательны для всех работников аппарата суда. Все работники ответственны за выполнение требований Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации.

организует работу суда;

устанавливает правила внутреннего распорядка суда на основе утверждаемых Советом судей Российской Федерации типовых правил внутреннего распорядка судов и осуществляет контроль за их выполнением;

осуществляет общее руководство деятельностью аппарата суда, в том числе распределяет обязанности между работниками аппарата суда, принимает решение о поощрении работников аппарата суда или о привлечении их к дисциплинарной ответственности;

осуществляет иные полномочия по организации работы суда.

1.5. Ответственный за делопроизводство, назначенный председателем суда, обеспечивает его организацию в соответствии с Инструкцией и знакомит всех работников аппарата суда с нормативно-методическими документами по делопроизводству.

1.6. Задачи и функции отделов делопроизводства, обеспечения судопроизводства по гражданским делам, обеспечения судопроизводства по уголовным делам регламентируются положением об аппарате федерального суда общей юрисдикции, утвержденным приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации (далее - Судебный департамент), а также положениями о соответствующих отделах, утвержденными приказом председателя соответствующего районного суда.

1.7. Обязанности, права и ответственность работников аппарата суда определяются их должностными регламентами, утверждаемыми председателем суда.

1.8. Прием граждан в суде производится в соответствии с правилами внутреннего распорядка суда, положением о приемной суда и регламентом организации деятельности приемной суда, утвержденными председателем соответствующего суда (либо лицом, исполняющим его обязанности), на основании Типовых правил внутреннего распорядка суда, утвержденных постановлением Совета судей Российской Федерации, Примерного положения о приемной федерального суда общей юрисдикции и Типового регламента организации деятельности приемной федерального суда общей юрисдикции, утвержденных Судебным департаментом при Верховном Суде Российской Федерации.

1.9. Номенклатура основных нарядов и дел, которые ведутся в суде, формируется в соответствии с Перечнем документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения и Инструкцией о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции, утвержденными Судебным департаментом.

2. Порядок приема, отправления дел и корреспонденции

2.1. Все судебные дела и корреспонденция, поступающие как по почте, так и поданные (доставленные) непосредственно в суд, принимаются, а также отправляются по назначению работником аппарата суда, должностным регламентом которого предусмотрены соответствующие полномочия.

2.2. Работник отдела делопроизводства (общего отдела) вскрывает упаковочные материалы (конверты, пакеты, коробки и т.д.), проверяет соответствие присланных судебных дел (материалов), иной корреспонденции составу описи, а затем ставит на первой странице обложки судебного дела (материала, письма и т.п.) штамп, где проставляется дата и время поступления дела (материала, письма и т.п.) в суд, регистрационный номер документа по журналу (реестру) учета входящей корреспонденции.

Если при вскрытии пакетов будет обнаружено отсутствие какого-либо документа или приложения к нему, их повреждение, наличие ошибочных вложений, об этом немедленно докладывается руководителю структурного подразделения, ответственному за организацию и ведение делопроизводства.

В случае отсутствия или повреждения вложений (отдельных листов), а также наличия ошибочных вложений составляется акт в трех экземплярах (приложение N 2 к настоящей Инструкции), первый экземпляр которого вместе с поступившими документами передается по назначению в соответствующее структурное подразделение суда для принятия решения, второй экземпляр направляется отправителю, а третий экземпляр остается в отделе делопроизводства для хранения в соответствующем наряде.

Конверты (пакеты и т.п.) от поступивших посредством почтовой связи исковых заявлений, административных исковых заявлений, заявлений, апелляционных жалоб, представлений, частных жалоб, кассационных жалоб и представлений, протестов, исполнительных документов должны быть сохранены и приложены к присланным документам.

В случае если упаковочные материалы (конверты, пакеты и т.п.), поступившие посредством почтовой связи, документов содержат вложения нескольких самостоятельных исковых заявлений, административных исковых заявлений, заявлений, апелляционных жалоб, представлений, частных жалоб, кассационных жалоб и представлений, протестов, исполнительных документов или иной корреспонденции, к одному из них должен быть приложен оригинал соответствующего почтового конверта (пакета и т.п.), к иным вложениям, содержащим документы по другим делам и материалам, - снятые ксерокопии конвертов (пакетов и т.п.).

Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности или возвращается отправителю с сопроводительным письмом, с оставлением копии сопроводительного письма в соответствующем наряде.

2.3. Поступившие в суд исковые заявления, административные исковые заявления, заявления, жалобы, представления, протесты и иные документы, в том числе поданные в электронном виде, уголовные, гражданские и административные дела, дела об административных правонарушениях, материалы, а также иные поступившие документы, в том числе присланные электронной почтой, факсимильной связью, телеграммы регистрируются уполномоченным работником аппарата суда в специальных программных средствах Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Правосудие", обеспечивающих ведение автоматизированного судебного делопроизводства (далее - ПС ГАС "Правосудие") и реестрах (журналах) учета входящей корреспонденции (форма N 1) в день их поступления, а в исключительных случаях - не позднее 14.00 следующего рабочего дня, если иное не предусмотрено процессуальным законодательством Российской Федерации.

Реестры (журналы) входящей и исходящей корреспонденции (форма N 1 и форма N 1-а) заводятся заново в начале каждого календарного года, при использовании автоматизированного учета формируются автоматически с последующим распечатыванием в форме реестров на бумажном носителе в конце рабочего дня либо по мере необходимости в течение рабочего дня.

2.4. Дела об административных правонарушениях, поступившие в суд одновременно с доставкой правонарушителей, до их рассмотрения также подлежат регистрации в отделе делопроизводства суда (форма N 7 р).

2.5. Для регистрации отдельных видов поступающей корреспонденции (исполнительные документы, поручения других судов, арбитражные решения третейского суда, образованного сторонами для разрешения конкретного спора, вместе со всеми имеющимися в распоряжении третейского суда материалами дела арбитража, направленные в суд для хранения, либо решение, постановление о прекращении арбитража и материалы дела постоянно действующего арбитражного учреждения, поступившие в порядке части 3 статьи 39 Федерального закона от 29 декабря 2015 г. N 382-ФЗ "Об арбитраже (третейском разбирательстве) в Российской Федерации" в реестр (журнал) учета входящей корреспонденции могут быть внесены дополнительные графы (например, для отметок об исполнении).

При большом объеме поступающей по почте корреспонденции регистрация может производиться в нескольких журналах по видам: исполнительные документы, корреспонденция по уголовным, гражданским, административным делам, делам об административных правонарушениях, прочая корреспонденция и т.д.

2.6. Не подлежат регистрации, а передаются с отметкой о времени получения их судом для приобщения к делам:

судебные извещения, вызовы (судебные повестки), копии судебных актов, возвращенные в суд, а также исполнительные листы, возвращенные по требованию суда или с отметками судебного пристава-исполнителя;

уведомления о вручении судебных извещений, вызовов (судебных повесток), копий судебных актов, исполнительных листов, исковых заявлений (жалоб).

Автор статьи

Куприянов Денис Юрьевич

Куприянов Денис Юрьевич

Юрист частного права

Страница автора

Читайте также: