Порядок исполнения запросов пользователей поступающие в архив суда

Обновлено: 24.02.2024

5.8. Запрос пользователя рассматривается и исполняется архивом при наличии в запросе наименования юридического лица (для граждан - фамилии, имени и отчества), почтового и/или электронного адреса пользователя, указания темы (вопроса), хронологии запрашиваемой информации.

Запрос пользователя рассматривается руководством архива или уполномоченным должностным лицом (лицами), направляется на исполнение в соответствующие подразделения или непосредственно исполнителю и исполняется по архивным документам и/или печатным изданиям, относящимся к предмету запроса.

Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве архивных документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом пользователя, или пользователю дается соответствующая рекомендация.

При поступлении в архив интернет-обращения (запроса) пользователя с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса, ему направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении. Принятое к рассмотрению обращение (запрос) распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

Ответ на запрос пользователя дается на государственном языке Российской Федерации.

Архив осуществляет прием граждан в приемной или столе справок и ведет их учет по установленной форме. Руководство архива несет личную ответственность за организацию приема и рассмотрения запросов граждан.

5.8.1. Тематический запрос государственного органа или органа местного самоуправления, связанный с исполнением ими своих функций, архив рассматривает в первоочередном порядке в установленные законодательством либо в согласованные с ними сроки. Исполнение такого запроса осуществляется на безвозмездной основе.

Исполнение тематического запроса организации или гражданина организуется в порядке оказания платных услуг (в том числе на основе договора) или безвозмездно. Сроки и стоимость работ по исполнению указанного запроса в предварительном порядке согласовываются с пользователем.

При необходимости проведения объемной работы по поиску и копированию архивных документов архив письменно извещает пользователя о промежуточных результатах работы. Вид информационного документа, подготавливаемого архивом по запросу пользователя, согласовывается с ним, если об этом не указано в запросе.

5.8.2. Генеалогический запрос пользователя архив исполняет в порядке оказания платных услуг (в том числе на основе договора). Указанный запрос может исполняться как в отношении заявителя, так и в установленном порядке в отношении других лиц.

Информация пользователю представляется в форме родословного древа, генеалогической росписи, генеалогической таблицы или архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов, устанавливающих родственные связи. При отсутствии возможностей по исполнению генеалогических запросов архив рекомендует пользователю проводить самостоятельный поиск интересующей его информации генеалогического характера в читальном зале архива.

5.8.3. Запрос социально-правового характера исполняется архивом безвозмездно.

Срок исполнения запроса социально-правового характера в архиве не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса. С разрешения руководства архива этот срок может быть при необходимости продлен, с обязательным уведомлением об этом пользователя. Срок исполнения запроса по НСА архива - не более 15 дней с момента его регистрации.

При исполнении повторного запроса социально-правового характера или составлении по просьбе пользователя архивной справки, аналогичной ранее выданной, архив проверяет соответствие сведений, включенных в эту справку, тем, которые имеются в архивных документах, и в случае обнаружения дополнительных сведений, включает их в повторно выдаваемую архивную справку.

КГКУ «Государственный
архив Камчатского края»

Спасибо, что посетили наш сайт, мы всегда рады встрече с Вами и готовы ответить на все Ваши вопросы

8.2. Исполнение запросов граждан

и организаций социально-правового характера

8.2.1. Информация социально-правового характера по запросам граждан и организаций выдается в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки.

Архивная справка - документ, содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена.

Архивная копия - документ, воспроизводящий текст или изображение архивного документа, с указанием его поисковых данных.

Архивная выписка - документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенному вопросу, факту или лицу, с указанием поисковых данных документа.

Архивные справки, выписки и копии выдаются на основании письменного запроса пользователя, который должен содержать наименование (и адрес при пересылке) организации (архива), которой они адресованы; изложение существа запроса; фамилию, имя и отчество обращающегося; его адрес, контактные телефоны; дату и личную подпись.

Обращения граждан, в которых отсутствуют фамилии, адреса и подписи обращающихся, считаются анонимными и не подлежат рассмотрению; при личном обращении при наличии фамилии и адреса недостающая информация может быть восполнена.

Срок исполнения запросов социально-правового характера граждан и организаций по материалам архива не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения. При сложных запросах срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.

Срок исполнения запросов с использованием только научно-справочного аппарата архива - не более 15 дней с момента регистрации обращения.

Пересылка непрофильных запросов по принадлежности в другие организации или архивы, а также информирование об этом заявителя должны осуществляться в 5-дневный срок с момента обращения.

8.2.2. Архивные справки составляются на основании документов (подлинников и заверенных копий), хранящихся в архиве; использование незаверенных документов, относящихся к вопросу обращения, оговаривается в тексте справки ("незаверенная копия"). При отсутствии в архиве документов, содержащих сведения по запрашиваемому вопросу, архивная справка может быть выдана по хранящимся в архиве печатным материалам, относящимся к предмету обращения, с точным и полным указанием источника.

Архивные справки составляются по установленной форме (приложение 42) на бланке архивной справки или общем бланке организации.

В справке приводятся названия, даты и номера документов и излагаются сведения, имеющиеся в названных документах и относящиеся к вопросу обращения. Изложение дается в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Допускается приводить в справке выдержки из документов, заключая их в кавычки. Названия организаций в тексте справки при первом употреблении приводятся полностью, а в скобках - их официально принятые сокращения; при повторных упоминаниях - только сокращенные.

В справку включаются только сведения, упоминаемые в документах.

В тексте архивной справки не допускаются комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию использованных документов.

После текста справки помещаются архивные шифры документов, послуживших основанием для составления текста справки (номера фондов, описей и дел, а также номера листов в деле).

Архивная справка подписывается руководителем организации или подразделения, в состав которого входит архив, и руководителем архива; право подписи справки устанавливается в положении о службе ДОУ или в положении об архиве организации. Справка заверяется печатью организации; второй экземпляр архивной справки заверяется руководителем архива и хранится в делах архива в соответствии с номенклатурой дел.

8.2.3. Архивные копии и выписки из документов выдаются в соответствии с запросом. Идентичность подлиннику выданных архивных копий и выписок заверяется подписью руководителя организации или уполномоченного им лица (руководителя подразделения, в состав которого входит архив) и гербовой печатью организации.

Выписка производится только из документа, в котором содержится несколько отдельных, не связанных между собой вопросов. Выписка должна воспроизводить полный текст части документа, относящейся к запросу.

Отдельные слова и выражения подлинного документа, а также исправления, подчистки, вызывающие сомнение в их достоверности, оговариваются словами: "Так в документе" или "В тексте неразборчиво".

Машинописные архивные копии и выписки изготавливаются на бланке письма организации с обозначением названия документа: "Архивная копия", "Архивная выписка". При изготовлении ксеро- или фотокопий документа бланк организации, как правило, не используется.

После текста архивной копии или выписки указывается архивный шифр документа. Если копия или выписка занимают более одного листа, архивный шифр указывается на обороте каждого листа. Все листы архивной копии или выписки должны быть скреплены, пронумерованы и на месте скрепления заверены архивом.

8.2.4. Архивные справки, копии и выписки из архивных документов направляются заявителям по почте с сопроводительным письмом, подписанным руководителем организации или структурного подразделения, в состав которого входит архив. Архивные справки, копии и выписки могут выдаваться под расписку на руки заявителям при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; их родственникам или доверенным лицам при предъявлении нотариально заверенной доверенности, оформленной в соответствии с законодательством.

Получатель архивной справки, копии или выписки расписывается на втором экземпляре получаемого документа, остающемся в делах архива, с указанием данных паспорта или другого документа, удостоверяющего личность получателя.

8.2.5. Архив в соответствии с законодательством обеспечивает: право граждан на доступ к документированной информации о них; право знать, кто и в каких целях использует и использовал эту информацию. Отказ гражданину в доступе к документам о нем может быть обжалован в судебном порядке.

Архив организации обязан предоставить информацию бесплатно по требованию тех организаций и лиц, которых она касается. Ограничения возможны лишь в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации. Архив может исполнять тематические запросы юридических лиц, а также запросы физических лиц имущественного и финансового характера на платной основе. Перечень таких услуг и размер оплаты утверждаются руководителем организации.

8.2.6. Допускается изъятие из архивных дел и выдача владельцам или их родственникам подлинных личных документов о гражданском состоянии, об образовании, трудовых книжек и других не полученных в свое время владельцем документов.

Подлинные личные документы выдаются с разрешения руководителя организации заявителям по предъявлении паспорта, иного документа, удостоверяющего личность, их родственникам или доверенным лицам нотариально заверенной доверенности. Подлинные личные документы могут быть высланы заявителю ценным письмом.

Органами правопорядка из архива могут быть изъяты документы в соответствии с законодательством Российской Федерации.

На место изъятого документа в дело вкладывается справка о выдаче, снятая с него копия или в учетных архивных документах делается отметка об изъятии, указываются номер, дата и название документа - основания для изъятия, а также расписка получателя документа (при личной передаче).

8.2.7. При отсутствии в архиве запрашиваемых сведений отрицательный ответ составляется на бланке письма организации. В нем указывается факт отсутствия в документах архива интересующих заявителя сведений и даются рекомендации, куда следует обратиться за необходимой информацией. В случаях отрицательного ответа, содержащего сведения об отсутствии в архиве необходимых документов вследствие их гибели или утраты, текст письма должен быть заверен печатью организации.



Запрос пользователя рассматривается и исполняется архивом при наличии в запросе наименования юридического лица (для граждан - фамилии, имени и отчества), почтового и/или электронного адреса пользователя, указания темы (вопроса), хронологии запрашиваемой информации.

Запрос пользователя рассматривается уполномоченным должностным лицом (лицами), направляется на исполнение непосредственно исполнителю и исполняется по архивным документам и/или печатным изданиям, относящимся к предмету запроса.
Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве архивных документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом пользователя, или пользователю дается соответствующая рекомендация.

При поступлении в архив интернет-обращения (запроса) пользователя с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса ему направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении. Принятое к рассмотрению обращение (запрос) распечатывается, и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

Ответ на запрос пользователя дается на государственном языке Российской Федерации.

Архив осуществляет прием граждан в столе справок и ведет их учет по установленной форме. Руководство архива несет личную ответственность за организацию приема и рассмотрения запросов граждан.

Запрос социально-правового характера исполняется архивом безвозмездно.
Срок исполнения запроса социально-правового характера в архиве не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса. С разрешения руководства архива этот срок может быть при необходимости продлен с обязательным уведомлением об этом пользователя. Срок исполнения запроса по НСА архива - не более 15 дней с момента его регистрации.

При исполнении повторного запроса социально-правового характера или составлении по просьбе пользователя архивной справки, аналогичной ранее выданной, архив проверяет соответствие сведений, включенных в эту справку, тем, которые имеются в архивных документах, и в случае обнаружения дополнительных сведений включает их в повторно выдаваемую архивную справку.

Тематический запрос государственного органа или органа местного самоуправления, связанный с исполнением ими своих функций, архив рассматривает в первоочередном порядке в установленные законодательством либо в согласованные с ними сроки. Исполнение такого запроса осуществляется на безвозмездной основе.

Исполнение тематического запроса организации или гражданина организуется в порядке оказания платных услуг (в том числе на основе договора) или безвозмездно. Сроки и стоимость работ по исполнению указанного запроса в предварительном порядке согласовываются с пользователем. Исполнение тематического запроса организации или гражданина организуется в порядке оказания платных услуг (в том числе на основе договора) или безвозмездно. После подписания договора и получения предоплаты (30%) сотрудники архива начинают работу над запросом.

При необходимости проведения объемной работы по поиску и копированию архивных документов архив письменно извещает пользователя о промежуточных результатах работы. Вид информационного документа, подготавливаемого архивом по запросу пользователя, согласовывается с ним, если об этом не указано в запросе.

Генеалогический запрос пользователя архив исполняет в порядке оказания платных услуг (в том числе на основе договора). Указанный запрос может исполняться как в отношении заявителя, так и в установленном порядке в отношении других лиц. Архивные справки о родословной граждан исполняются в порядке очерёдности поступления их в архив в свободное от исполнения социально-правовых запросов время. Срок исполнения 3 месяца. Генеалогические запросы пользователей архив исполняет в порядке оказания платных услуг на основе договора. После подписания договора и получения предоплаты (30%) сотрудники архива начинают работу над запросом.

Информация пользователю представляется в форме архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов, устанавливающих родственные связи. При отсутствии возможностей по исполнению генеалогических запросов архив рекомендует пользователю проводить самостоятельный поиск интересующей его информации генеалогического характера в читальном зале архива.

4.1. Персональная ответственность за качество и соблюдение установленных действующим законодательством Российской Федерации сроков исполнения запросов социально-правового характера закрепляется в положениях о профильном структурном подразделении архива, в должностных инструкциях руководства архива и сотрудников, занятых исполнением запросов.

4.1.3. Сотрудники профильного структурного подразделения несут персональную ответственность за: соблюдение сроков исполнения запроса, полученного для исполнения; достоверность и полноту сведений, включенных в ответ; оформление ответа на запрос заявителя в соответствии с требованиями Правил; соблюдение порядка исполнения запроса; сохранность архивных описей и документов, полученных из архивохранилища; соблюдение сроков передачи исполненных запросов руководителю структурного подразделения.

4.1.4. Сотрудник, осуществляющий прием граждан, несет персональную ответственность за: правильность заполнения принятых на приеме анкет, правильность данных консультаций и своевременность передачи принятых анкет руководству архива.

4.2. Текущий контроль за исполнением запросов социально-правового характера осуществляется руководителем профильного структурного подразделения путем проверок соблюдения и исполнения сотрудниками порядка и сроков исполнения запросов социально-правового характера.

4.3.1. Для проведения проверки полноты и качества исполнения запросов социально-правового характера формируется комиссия, в состав которой включаются высококвалифицированные специалиста архива.

4.3.1. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании полугодовых или годовых планов работы архива) и внеплановыми. При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с исполнением запросов социально-правового характера (комплексные проверки), или отдельные вопросы (тематические проверки). Проверка также может проводиться по конкретному обращению заявителя.

Для тематической проверки отбираются справки по разной тематике. В ходе проверки устанавливаются соответствие точного изложения сведений, имеющихся в документах, оформление архивных справок и сроки исполнения. Осуществляется выборочный анализ исполнения запросов с просмотром документов. Проверяющие могут потребовать от исполнителя показать дела, на основании которых был подготовлен ответ. Результаты проверки оформляются в виде справки, в которой указываются фамилия, имя, отчество исполнителя, регистрационные данные проверенных справок, замечания, сделанные в ходе проверок, в том числе отмечаются недостатки в оформлении и в содержании ответа на запрос с точки зрения полноты и достоверности данных. С замечаниями знакомят исполнителя. Справка подписывается членами комиссии. По итогам проверки проводится учеба.

4.3.3. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушения прав заявителей, осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

При подготовке отчетов следует учитывать, что исполненными считаются все запросы физических и юридических лиц, в т.ч. поступившие из-за рубежа, на которые дан ответ заявителям. К исполненным относятся и непрофильные запросы при условии, если даны соответствующие рекомендации по продолжению поиска запрашиваемой информации.

Непрофильные запросы, в которых не даются рекомендации по продолжению поиска запрашиваемой информации, учитываются отдельно.

4.5. Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых в ходе исполнения запросов социально-правового характера

Заявитель может обратиться с письменной жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые в ходе исполнения запросов социально-правового характера [92] .

Действия (бездействие) федерального государственного архива могут быть обжалованы: в Росархив; в Министерство культуры Российской Федерации; в судебном порядке; в прокуратуру по месту нахождения архива.

Действия (бездействие) государственного архива субъекта РФ могут быть обжалованы: в вышестоящий архивный орган; руководству субъекта Российской Федерации; в судебном порядке.

Руководитель архивного органа:

обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы, в случае необходимости – с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;

запрашивает при необходимости документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

принимает меры по результатам рассмотрения жалобы, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.

Ответ на жалобу подписывается руководителем архивного органа или его заместителями и направляется по почтовому адресу, указанному в обращении. Письменная жалоба рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы. В исключительных случаях руководитель архивного органа вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения заявителя, направившего жалобу.

Ответ на жалобу не дается, когда:

в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

в письменной жалобе содержатся оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи. При этом необходимо сообщить заявителю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.

текст жалобы не поддается прочтению, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства. Руководитель архивного органа, иное уполномоченное на то должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в данный архивный орган, и уведомить об этом заявителя.

Если заявитель не удовлетворен решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы, или решение не было принято, жалоба может быть направлена в соответствующие государственные органы по надзору за соблюдением законодательства по защите прав граждан.

Запросы в архив поступают при личном обращении граждан, по почте и по электронной почте. Учет запросов поступивших в архив ведется в электронном виде в базе данных «Учет и контроль запросов». Обращаем Ваше внимание, что запросы рассматриваются и исполняются архивом при наличии в запросе наименования юридического лица (для граждан – ФИО), в противном случае запрос считается анонимным и рассмотрению не подлежит.

Исполнение запросов в архиве организуется при наличии в запросе следующих данных: названия организации-заявителя (или фамилии, имени и отчества для частного лица), почтового адреса, темы (вопроса), хронологических рамок запрашиваемой информации.

Запросы организаций и граждан рассматриваются руководством архива, а затем направляются на исполнение в отдел справочной работы, где выполняются по всем хранящимся в архиве документам. Ответ на запрос пользователя дается на государственном языке Российской Федерации.

Срок исполнения социально ‒ правовых запросов составляет не более 30 календарных дней со дня их регистрации в архиве. В исключительных случаях руководство архива вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней с обязательным письменным уведомлением заявителя. Если окончание срока исполнения приходится на нерабочий день, то окончанием срока исполнения считается следующий за ним рабочий день.

Запросы о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту (тематические запросы), поступившие из органов государственной власти Российской Федерации и Брянской области, органов местного самоуправления Брянской области, рассматриваются МБУ «Архив города Брянска» на безвозмездной основе в первоочередном порядке в установленные законодательством либо в согласованные с ними сроки.

Запрос, по которому в архиве отсутствуют документы (непрофильный запрос), направляется по принадлежности в соответствующую организацию, где могут храниться необходимые документы, не позднее чем в 5‒дневный срок со дня регистрации запроса с уведомлением заявителя о переадресации запроса.


Приветствуем Вас на нашем официальном сайте.
Подробнее

Автор статьи

Куприянов Денис Юрьевич

Куприянов Денис Юрьевич

Юрист частного права

Страница автора

Читайте также: