Порядок уничтожения судебных дел

Обновлено: 01.05.2024

Примерная номенклатура разработана во исполнение постановления Совета судей Российской Федерации от 29 апреля 2005 г. N 131 "О мерах по совершенствованию организации деятельности мировых судей в Российской Федерации". При разработке номенклатуры учтены требования Инструкции о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования, утвержденной приказом Судебного департамента от 28 декабря 2005 г. N 157.

В работе по составлению Примерной номенклатуры использованы отдельные положения Методических рекомендаций по организации работы архива у мирового судьи, разработанных Судебным департаментом при Верховном Суде Российской Федерации в 2006 году в качестве основы организации работы архивов мировых судей в субъектах Российской Федерации (N СД-НК/704 от 3 апреля 2007 г.).

2. Примерная номенклатура является основным нормативным документом, определяющим сроки хранения всех категорий документов, образующихся в процессе деятельности мировых судей.

Примерная номенклатура содержит максимальный перечень дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей.

Примерная номенклатура представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве мирового судьи, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Примерная номенклатура составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел и документов в делопроизводстве мирового судьи. Она определяет группировку исполненных документов в дела, систематизацию дел, индексацию и сроки хранения дел, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, используется также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Для дел общего делопроизводства, указанных в Примерной номенклатуре, а также для уголовных, гражданских дел и дел об административных правонарушениях сроки хранения устанавливаются в соответствии со статьями Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558, Перечня документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения (далее - ПФС). Для отдельных категорий дел, образующихся в деятельности мировых судей, сроки хранения устанавливаются данной Примерной номенклатурой.

3. Номенклатура служит целям обеспечения сохранности в делопроизводстве и отбора документов, образующихся в деятельности мировых судей, на постоянное хранение и уничтожение.

4. На основе Примерной номенклатуры дел составляется индивидуальная номенклатура дел, образующихся в деятельности мирового судьи (далее - номенклатура), повторяя формулировки Примерной номенклатуры дел, установленные в ней сроки хранения, а также индексы, определенные для соответствующей категории дел.

Номенклатура составляется на каждый год не позднее октября предшествующего года на основе изучения содержания документов, образующихся в процессе деятельности мирового судьи.

Индивидуальная номенклатура дел мирового судьи оформляется в соответствии с приложением к настоящей Примерной номенклатуре.

5. Индивидуальная номенклатура согласовывается с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела в порядке, определяемом действующим законодательством, и утверждается мировым судьей. Номенклатура пересогласовывается с архивным учреждением не реже чем раз в пять лет. В случае значительных изменений функций, состава документации номенклатура подлежит пересоставлению и утверждению независимо от срока ее согласования.

6. Сроки хранения дел, установленные Примерной номенклатурой, являются обязательными для всех мировых судей.

Уничтожение документов временного хранения производится после утверждения архивным органом описей дел постоянного хранения.

7. Взаимодействие с архивными учреждениями в субъектах Российской Федерации осуществляется органами (службами), обеспечивающими деятельность мировых судей, на основании соответствующих договоров, предусматривающих порядок сдачи дел в государственный или муниципальный архивы.

8. Дела, срок хранения которых определен Примерной номенклатурой "постоянно", подлежат хранению и передаются в соответствующие государственные или муниципальные архивы в виде подлинников в установленные сроки. При наличии соответствующей отметки в примечании ряд дел, имеющих срок хранения "постоянно", хранятся в архиве мирового судьи и на государственное хранение не передаются.

В случае если дела (документы), образующиеся в деятельности мирового судьи, являются источником комплектования государственных или муниципальных архивов и отнесены в установленном порядке и в соответствии с данной Примерной номенклатурой к составу архивного фонда Российской Федерации, они подлежат передаче на постоянное хранение в указанные архивы.

9. Дела временного срока хранения не могут быть уничтожены ранее установленных для них сроков хранения. По решению экспертной комиссии, созданной у мирового судьи, сроки хранения отдельных дел могут быть продлены исходя из их научной и практической ценности по согласованию с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела или федерального государственного архива.

Порядок создания экспертной комиссии отражен в Основных правилах работы ведомственных архивов, утвержденных приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. N 263, а также в Методических рекомендациях по организации работы архива у мирового судьи либо в соответствии с действующими нормативными документами.

Уничтожение дел временного хранения производится после утверждения архивным органом описей дел постоянного хранения и по личному составу в тех субъектах Российской Федерации, где они ведутся.

10. Организацию проведения экспертизы ценности документов, отбора документов и оформления их на уничтожение, а также контроль правильности проведения экспертизы ценности документов и применения настоящей Примерной номенклатуры осуществляют органы Судебного департамента в субъектах Российской Федерации, уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, а также органы (службы, подразделения) по обеспечению деятельности мировых судей в субъектах Российской Федерации, где эти полномочия непосредственно за ними закреплены соответствующими нормативными документами.

11. Разделы Примерной номенклатуры включают перечень дел, образующихся в деятельности мировых судей субъектов Российской Федерации, с учетом специфики действующего регионального законодательства, в том числе по решению кадровых, организационно-правовых и иных вопросов обеспечения деятельности мировых судей.

Внутри разделов Примерной номенклатуры заголовки дел располагаются по степени важности документов с учетом их взаимосвязи по конкретным направлениям деятельности.

12. Каждое дело, включенное в Примерную номенклатуру, имеет строго определенный индекс (графа 1). Индекс дела состоит из установленного цифрового обозначения и порядкового номера заголовка дела. Индекс обозначается арабскими цифрами. Группы цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире.

В пределах одного раздела для однородных дел сохраняются одинаковые индексы.

13. Графа 2 включает заголовки дел. При составлении номенклатуры мирового судьи возможны уточнения заголовков, предложенных Примерной номенклатурой, их конкретизация. Допускается объединение в одно дело нескольких взаимосвязанных по содержанию заголовков из Типовой номенклатуры.

Заголовок дела четко и лаконично отражает основное содержание и состав (виды) документов.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Если дело состоит из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

14. В графе 3 указываются сроки хранения дел, а в графе 4 - номера статей со ссылкой на Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, Перечень документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения.

15. Требования, содержащиеся в Примерной номенклатуре, должны учитываться при составлении индивидуальной номенклатуры дел (документов) мирового судьи.

При составлении номенклатуры мирового судьи не допускается объединение в одном деле документов с различными сроками хранения.

В индивидуальную номенклатуру дел необходимо перенести отметку "ЭПК", которая добавлена к сроку хранения отдельных дел в номенклатуре. Отметка "ЭПК" означает, что в данном деле могут быть документы, имеющие практическую и научно-историческую ценность и подлежащие отбору на постоянное хранение (после проведения полистного просмотра дел) и передаче их в государственный архив.

16. Исчисление сроков хранения нарядов и дел общего делопроизводства начинается с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например: исчисление сроков хранения дел, законченных делопроизводством в 2011 году, начинается с 1 января 2012 г.

17. Сроки хранения для гражданских дел исчисляются с момента:

обращения к исполнению вступившего в законную силу судебного акта;

вступления в законную силу определения о прекращении производства по делу;

вступления в законную силу определения об оставлении иска, заявления, жалобы без рассмотрения;

вынесения судебного приказа и обращения его к исполнению.

18. Сроки хранения для уголовных дел исчисляются с момента:

вступления в законную силу оправдательного приговора, а также постановления (определения) о прекращении дела.

19. Сроки хранения для дел об административных правонарушениях исчисляются с момента:

обращения к исполнению вступившего в законную силу судебного акта по делу об административном правонарушении;

вступления в законную силу постановления о прекращении производства по делу.

20. В графу 5 переносятся все примечания из соответствующей графы Примерной номенклатуры дел. Кроме того, в данной графе проставляются отметки о переходящих на следующий год делах, о передаче дел, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование конкретных дел.

21. При определении сроков хранения дел должны учитываться все имеющиеся в примечаниях к статьям Примерной номенклатуры уточнения и разъяснения.

22. Срок "до минования надобности" означает, что документы имеют только практическое значение, срок их хранения определяется мировым судьей и не может быть менее одного года.

23. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел отдельно постоянного и временного хранения, об общем количестве дел.

24. Итоговая запись удостоверяется подписью ответственного за подготовку номенклатуры дел работника аппарата мирового судьи.

25. Вместе с делами постоянного хранения в государственный (муниципальный) архив передается опись дел постоянного хранения в двух экземплярах. Два экземпляра описи дел остаются в архиве мирового судьи на постоянное хранение.

26. Типовую номенклатуру дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей, утвержденную Генеральным директором Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации 30 декабря 2008 г., считать утратившей силу с момента утверждения настоящей Примерной номенклатуры.

6.6. Отбор документов и оформление их на уничтожение

6.6.1. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение N 31) проводится после составления сводной описи дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании центральной экспертной комиссии одновременно. Одобренные ЦЭК акты утверждаются Генеральным директором Судебного департамента только после утверждения экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации описи дел постоянного хранения.

6.6.2. Документы включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2002 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2006 года.

При составлении акта должны соблюдаться следующие правила:

документы располагаются по годам их составления в соответствии с индексами сводной номенклатуры дел;

однородные документы вносятся в акт под общим заголовком с указанием их количества;

при включении в акты дел, из которых изъяты документы, указываются наименования и номера документов, причины изъятия и место их нахождения.

6.6.3. Дело может быть выделено к уничтожению только при условии, если сроки хранения всех подшитых в него документов истекли.

6.6.4. Документы, предназначенные для уничтожения, после утверждения актов о выделении их к уничтожению сдаются на предприятия вторсырья, имеющие соответствующую лицензию на выполнение данного вида работ.

Сдача документов производится ответственным за центральный архив и оформляется приемо-сдаточными накладными, в которых указывается вес принятой бумажной макулатуры.

Дата сдачи документов, их вес и номер накладной указываются на акте о выделении документов к уничтожению.

На основании акта в учетных документах центрального архива производятся отметки об уничтожении документов, а сам акт подшивается в соответствующее дело.

6.6.5. Подлежащие уничтожению дела временного срока хранения включаются в акт о выделении к уничтожению одновременно с составлением сводной описи дел постоянного хранения за этот же год (период). Опись и акт рассматриваются на заседании ЦЭК Судебного департамента одновременно. Согласованный ЦЭК Судебного департамента акт утверждается Генеральным директором Судебного департамента только после утверждения экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Государственного архива Российской Федерации описи дел постоянного хранения. После этого документы, включенные в акт, могут быть уничтожены в установленном порядке.

6. Порядок определения сроков хранения дел. Отбор

документов на уничтожение

6.1. Сроки хранения документов суда устанавливаются в соответствии с действующим Перечнем документов.

6.2. При выявлении документов, срок хранения которых не предусмотрен Перечнем документов, предложения об определении сроков хранения таких документов направляются в Судебный департамент при Верховном Суде Российской Федерации для дальнейшего рассмотрения и согласования Центральной экспертно-проверочной комиссией Федерального архивного агентства.

6.3. Исчисление сроков хранения всех судебных дел, других дел и документов общего делопроизводства производится с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства по ним.

Например, исчисление срока хранения дел и документов, законченных делопроизводством в 2018 году, начинается с 1 января 2019 г.

6.4. Срок хранения уголовных дел определяется путем суммирования срока назначенного наказания (как основного, так и дополнительного) и срока, установленного Перечнем документов (в соответствии с категорией совершенного преступления).

При этом срок хранения уголовных дел, установленный Перечнем документов, исчисляется:

со дня окончания срока наказания (как основного, так и дополнительного), определенного приговором, вступившим в законную силу;

со дня выплаты судебного штрафа. В случае отмены постановления о применении этой меры уголовно-правового характера и привлечении лица к уголовной ответственности - со дня окончания срока наказания, определенного приговором, вступившим в законную силу;

со дня истечения испытательного срока при условном осуждении (отмены условного осуждения со снятием судимости в порядке части первой статьи 74 Уголовного кодекса Российской Федерации). В случае отмены условного осуждения и направления осужденного для отбывания наказания, а также отмены условного осуждения в связи с совершением другого преступления - со дня окончания срока наказания, определенного приговором, вступившим в законную силу;

со дня истечения срока действия принудительных мер воспитательного воздействия. В случае отмены этих мер и привлечения лица к уголовной ответственности - со дня окончания срока наказания, определенного приговором, вступившим в законную силу;

со дня истечения отсрочки исполнения приговора беременной женщине и женщине, имеющей малолетних детей. В случае отмены отсрочки исполнения приговора и направления осужденной для отбывания наказания - со дня окончания срока наказания, определенного приговором, вступившим в законную силу;

со дня истечения отсрочки исполнения приговора осужденному, признанному больным наркоманией. В случае отмены отсрочки исполнения приговора и направления осужденного, признанного больным наркоманией, для отбывания наказания - со дня окончания срока наказания, определенного приговором, вступившим в законную силу;

с момента вынесения судом определения о прекращении применения принудительных мер медицинского характера к лицам, совершившим общественно опасные деяния в состоянии невменяемости;

с момента вступления в законную силу оправдательного приговора, а также постановления (определения) о прекращении дела.

(п. 6.4 в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 16.07.2019 N 147)

(см. текст в предыдущей редакции)

6.5. В случае изменения сроков хранения судебных дел и документов вновь принятыми нормативными правовыми актами сроки хранения таких документов, описи дел по которым согласованы экспертной комиссией суда, ЭПК архивного учреждения (при наличии договора) и утверждены председателем суда, не пересматриваются.

Новые сроки хранения распространяются лишь на дела и документы, передаваемые на архивное хранение после вступления в силу соответствующих нормативных правовых актов,

6.6. Находящиеся в архиве дела, по которым истек срок хранения, установленный Перечнем документов, отбираются к уничтожению. Работу по отбору дел к уничтожению осуществляют работники архива суда.

6.7. Отбор архивных дел к уничтожению оформляется актом (приложение N 14 к настоящей Инструкции) и производится только после составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения за этот же период.

Архивные дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

6.8. Дела с отметкой "ЭПК" подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению.

6.9. Из отобранных к уничтожению судебных дел на постоянное хранение необходимо изымать подлинники решений, судебных приказов, приговоров и последующих определений и постановлений, в том числе вышестоящих судов. Из прекращенных дел, дел по искам, оставленным без рассмотрения, необходимо оставить подлинники определений о прекращении производства по делу, об оставлении иска без рассмотрения.

На судебных решениях, судебных постановлениях и последующих определениях и постановлениях вышестоящих судов проставляются регистрационные номера дел, из которых они изъяты. Затем документы подшиваются по порядку номеров дел в отдельные наряды и помещаются в твердую обложку.

Приобщенные к судебному делу электронные носители информации (диски, дискеты, флеш-карты) уничтожаются одновременно с делом путем их физического уничтожения или уничтожения программно-техническими средствами.

6.10. Из архивных дел, подлежащих уничтожению, остаются на хранение личные документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки и другие личные документы), которые помещаются в отдельную папку, содержащую внутреннюю опись документов. В опись вносятся: фамилия, имя, отчество владельца документа, наименование документа и номер дела (производства), из которого он изъят, год рассмотрения дела, номер и дата акта об уничтожении дела. Невостребованные личные документы хранятся в архиве 75 лет, после чего уничтожаются.

6.11. При отборе к уничтожению материалов судебного контроля и материалов, разрешаемых в порядке исполнения приговора, из них изымаются подлинники судебных актов, в том числе вышестоящих судов, которые формируются в соответствующий наряд работником архива суда и передаются на постоянное хранение с соблюдением требований настоящей Инструкции.

6.12. При составлении акта на выделенные к уничтожению дела должны соблюдаться следующие правила:

дела располагаются в акте по годам их рассмотрения в порядке возрастания номеров дел;

в конце акта делается запись о том, что из дел изъяты подлинники судебных решений, личные документы.

6.13. Акты на уничтожение документов рассматриваются и согласовываются на заседании экспертной комиссии суда одновременно с описями на дела постоянного хранения и по личному составу.

После утверждения и согласования ЭПК архивного учреждения (при наличии соответствующего договора) описей дел постоянного срока хранения и по личному составу описи дел и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждаются председателем суда, после чего дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть уничтожены.

6.14. Акты о выделении дел к уничтожению подшиваются в отдельный наряд в хронологическом порядке. В регистрационных журналах (графа - примечание) или учетно-статистических карточках (специальный пункт или свободное поле) делается отметка об уничтожении дела с указанием номера, даты акта и протокола заседания экспертной комиссии суда.

6.15. Архивные дела, подлежащие уничтожению, после утверждения акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (приложение N 14 к настоящей Инструкции), сдаются на утилизацию в специализированные организации, имеющие соответствующую лицензию на выполнение данного вида работ.

В случае отсутствия организаций, производящих утилизацию в данном регионе, документы уничтожаются специально созданной на основании распоряжения председателя суда комиссией путем сожжения или механической переработки, о чем составляется акт.

6.16. Перед передачей на уничтожение документы упаковываются, а в необходимых случаях опечатываются. Передача оформляется приемо-сдаточной накладной (актом), в которой указываются дата передачи, количество включенных в акт дел и других документов, вес бумажной макулатуры.

6.17. Погрузка, вывоз на утилизацию и утилизация осуществляются под контролем уполномоченного работника суда.

6.18. Электронные архивные дела с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению в порядке, установленном для документов на бумажном носителе, после чего проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению документов.

6.19. Запрещается использование отобранных к уничтожению дел для хозяйственных нужд.

Подборка наиболее важных документов по запросу Уничтожение дел в архиве суда (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Формы документов: Уничтожение дел в архиве суда

Судебная практика: Уничтожение дел в архиве суда

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Уничтожение дел в архиве суда

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Статья: На пути к искусственному интеллекту в организации судебного делопроизводства
(Латышева Н.А.)
("Администратор суда", 2020, N 3) Построение систем, использующих искусственный интеллект, должно обеспечивать их взаимосвязь и надежный информационный обмен. Такая деятельность относится к внутреннему, служебному контуру экспертных систем, но информация о таком информационном обмене должна быть доступна пользователю в защищенном режиме с учетом соблюдения законодательства о персональных данных. Для судебной системы такая оптимизация в судебном делопроизводстве наиболее актуальна в сфере взаимодействия с правоохранительными органами, Федеральной службой кадастра и картографии, Федеральной налоговой службой, Федеральным казначейством в сфере обмена исполнительными документами в электронном виде, с органами исполнительной власти, обеспечивающими ведение архивного дела РФ по вопросам согласования сводных номенклатур дел, а также организации хранения архивных документов судов - их уничтожения и передачи на государственное хранение и т.д. Определенные достижения в данной сфере интерактивного сотрудничества уже имеются.

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Готовое решение: Как ознакомиться с материалами дела в гражданском процессе
(КонсультантПлюс, 2022) С материалами дела, находящимися в архиве федерального суда общей юрисдикции, вы сможете ознакомиться в специально оборудованном для этой цели помещении суда в присутствии работника архива суда (иного уполномоченного работника суда) в условиях, исключающих изъятие, повреждение, уничтожение материалов дел, а также внесение в них исправлений и дописок, передачу их другому лицу (п. 11.6 Инструкции, утв. Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 19.03.2019 N 56).

Нормативные акты: Уничтожение дел в архиве суда

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 19.03.2019 N 56
(ред. от 16.07.2019)
"Об утверждении Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции" 6.6. Находящиеся в архиве дела, по которым истек срок хранения, установленный Перечнем документов, отбираются к уничтожению. Работу по отбору дел к уничтожению осуществляют работники архива суда.

В целях совершенствования организации деятельности мировых судей и установления единообразия норм, регламентирующих вопросы определения сроков хранения документов судов общей юрисдикции, приказываю:

1. Утвердить согласованную постановлением Президиума Совета судей Российской Федерации от 7 декабря 2020 г. N 856 и решением Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве от 3 ноября 2020 г. Примерную номенклатуру дел, образующихся в процессе деятельности мировых судей.

2. Признать утратившей силу Примерную номенклатуру дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей, утвержденную Генеральным директором Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации 9 июня 2011 г. и согласованную решением Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве от 17 мая 2011 г.

3. Начальникам управлений Судебного департамента в субъектах Российской Федерации довести настоящий приказ до сведения органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, организационно обеспечивающих деятельность мировых судей.

приказом Судебного департамента

при Верховном Суде

от 29 декабря 2020 г. N 262

постановлением Президиума Совета

судей Российской Федерации

от 7 декабря 2020 г. N 856

комиссии при Федеральном

от 3 ноября 2020 г.

ДЕЛ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ПРОЦЕССЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МИРОВЫХ СУДЕЙ

I. Общие положения

1.2. Примерная номенклатура устанавливает примерный состав дел, образующихся в процессе деятельности мировых судей, а также определяет сроки их хранения.

Примерная номенклатура используется при классификации документов, составлении индивидуальной номенклатуры дел и формировании дел по номенклатуре в делопроизводстве.

1.3. Сроки хранения документов, установленные Примерной номенклатурой, являются обязательными.

Документы временного срока хранения не могут быть уничтожены ранее установленных для них сроков хранения.

1.4. Сроки хранения, установленные Примерной номенклатурой, распространяются на документы, созданные на бумажном носителе, и электронные документы.

1.5. Документы, срок хранения которых определен Примерной номенклатурой "постоянно", подлежат постоянному хранению и передаются на государственное хранение в виде подлинников в установленные сроки.

При наличии соответствующего примечания ряд документов, имеющих срок хранения "постоянно", хранится в архиве мирового судьи и передается на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив в случае упразднения судебного участка без передачи правопреемнику.

1.6. На основе Примерной номенклатуры составляется индивидуальная номенклатура дел (далее - номенклатура), образующихся в деятельности мирового судьи.

Для вновь заводимых в течение года дел (при возникновении новых документированных участков работы, непредусмотренных дел) при составлении номенклатуры в каждом разделе оставляются резервные номера либо применяются литерные номера. Составление новой номенклатуры не требуется.

II. Структура Примерной номенклатуры и порядок

2.1. Примерная номенклатура построена по функциональному принципу и содержит систематизированный перечень заголовков дел, образующихся в процессе деятельности мирового судьи, с указанием сроков их хранения.

2.2. Примерная номенклатура состоит из разделов и подразделов, соответствующих основным направлениям деятельности мирового судьи.

2.3. Заголовки дел в разделах и подразделах Примерной номенклатуры расположены по степени значимости документов.

2.4. Примерная номенклатура состоит из 9 разделов:

разделы 1 и 2 включают документы, отражающие распорядительную и организационную деятельность мировых судей, в том числе по вопросам планирования деятельности мирового судьи и его аппарата;

раздел 3 включает документы по ведению судебной статистики;

разделы 4 и 5 включают документы по судебным делам, нарядам, производствам и по ведению судебного делопроизводства;

разделы 6, 7, 8 и 9 включают документы по организации хранения документов, информационному обеспечению деятельности судебных участков мировых судей, а также документы по административно-хозяйственным вопросам и обеспечению деятельности библиотеки.

2.5. Примерная номенклатура имеет 4 графы:

в графе 1 указаны индексы дел, которые состоят из установленного цифрового обозначения раздела и порядкового номера заголовка дела. Индекс обозначается арабскими цифрами. Группы цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире. В пределах одного раздела для однородных дел сохраняются одинаковые индексы;

в графе 2 приведены заголовки дел (виды документов). Примерная номенклатура не содержит в статьях конкретные наименования документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документа. При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин "документы", а в скобках раскрываются наименования основных видов документов, включенных в статью.

При составлении номенклатуры возможны уточнения заголовков, предложенных Примерной номенклатурой, их конкретизация;

в графе 3 указаны сроки хранения документов, номера статей со ссылкой на ПФС, Типовой перечень;

в графе 4 приводятся примечания, комментирующие и уточняющие сроки, порядок хранения дел и документов, пояснение о виде носителя и другое.

2.6. Отметка "ЭПК", проставленная в Примерной номенклатуре к конкретным видам документов, означает, что часть таких документов после истечения сроков временного хранения подлежит экспертизе ценности и отбору на постоянное хранение.

Срок хранения документов с отметкой "до минования надобности" не может быть менее одного года.

2.7. При определении сроков хранения документов должны учитываться все имеющиеся в примечаниях к статьям Примерной номенклатуры уточнения и разъяснения.

2.8. В случае изменения сроков хранения судебных дел и документов вновь принятыми нормативными правовыми актами новые сроки хранения распространяются на дела и документы, законченные делопроизводством (в том числе законченные делопроизводством до вступления в силу нормативно-правовых актов, устанавливающих новые сроки хранения), за исключением тех дел и документов, которые были внесены в описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, согласованные с экспертной комиссией судебного участка мирового судьи, с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела и утвержденные мировым судьей до вступления в силу нормативных правовых актов, установивших новые сроки хранения.

2.9. Исчисление сроков хранения всех судебных дел, других дел и документов общего делопроизводства производится с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства по ним.

Например, исчисление срока хранения дел и документов, законченных делопроизводством в 2020 году, начинается с 1 января 2021 г.

2.10. Срок хранения уголовных дел определяется путем суммирования срока назначенного наказания (как основного, так и дополнительного) и срока, установленного Примерной номенклатурой.

При этом срок хранения уголовных дел, установленный Примерной номенклатурой, исчисляется:

со дня выплаты судебного штрафа; в случае отмены постановления о применении этой меры уголовно-правового характера и привлечении лица к уголовной ответственности - со дня окончания срока наказания, определенного приговором, вступившим в законную силу;

со дня истечения испытательного срока при условном осуждении (отмены условного осуждения со снятием судимости в порядке части первой статьи 74 Уголовного кодекса Российской Федерации); в случае отмены условного осуждения и направления осужденного для отбывания наказания, а также отмены условного осуждения в связи с совершением другого преступления - со дня окончания срока наказания, определенного приговором, вступившим в законную силу;

со дня истечения срока действия принудительных мер воспитательного воздействия; в случае отмены этих мер и привлечения лица к уголовной ответственности - со дня окончания срока наказания, определенного приговором, вступившим в законную силу;

со дня истечения отсрочки исполнения приговора беременной женщине и женщине, имеющей малолетних детей; в случае отмены отсрочки исполнения приговора и направления осужденной для отбывания наказания - со дня окончания срока наказания, определенного приговором, вступившим в законную силу;

со дня истечения отсрочки исполнения приговора осужденному, признанному больным наркоманией; в случае отмены отсрочки исполнения приговора и направления осужденного, признанного больным наркоманией, для отбывания наказания - со дня окончания срока наказания, определенного приговором, вступившим в законную силу;

2.11. Срок хранения 50/75 лет означает, что указанные документы, законченные делопроизводством до 1 января 2003 г., хранятся 75 лет; законченные делопроизводством после 1 января 2003 г., хранятся 50 лет. Указанные документы, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, подлежат экспертизе ценности по истечении установленных сроков хранения.

2.12. Организация проведения экспертизы ценности документов, отбор документов и оформление их на уничтожение осуществляются в соответствии с Методическими рекомендациями по организации работы архива и формированию электронного архива в аппарате мирового судьи, согласованными постановлением Президиума Совета судей Российской Федерации от 6 февраля 2019 г. N 708.

Автор статьи

Куприянов Денис Юрьевич

Юрист частного права

Страница автора

Читайте также: