Ответственность за нарушения ведения архивного делопроизводства в судах

Обновлено: 28.04.2024

В июне 2016 года было принято новое Положение о Росархиве. Среди прочего ведомство получило возможность не только принимать законодательные акты, но и контролировать их исполнение. Хочется надеяться, что наши коллеги со всей серьезностью подойдут к выполнению новых обязательств. Например, выступят с инициативой об ужесточении наказания за несоблюдение законодательства об архивном деле. На сегодняшний день за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов полагается предупреждение или ничтожно малый штраф.

Нарушение, связанное с организацией деятельности архива учреждения

Решение мирового судьи Приуральского района Ямало-Ненецкого автономного округа по делу 5-247/2016 от 13.05.2016.

Г-ка Крейда Е.А., являясь директором муниципального общеобразовательного учреждения Школа, допустила нарушения правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов.

Во время плановой выездной проверки, проведенной Службой по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа, были выявлены нарушения:

отсутствуют документы, регулирующие деятельность архива школы: положение об архиве; положение об ЭК; приказ об утверждении состава ЭК;
не разработаны планы мероприятий и порядок работы в чрезвычайных ситуациях, при возникновении которых невозможно обеспечить сохранность архивных документов;
не проводится экспертиза ценности документов;
не ведется книга учета поступления и выбытия дел, документов в архив учреждения, не заполняются записи о категориях и количестве дел, заведенных в календарном году в учреждении в номенклатуре дел, отсутствуют сдаточные описи дел;
не составляется научно-справочный аппарат;
не обеспеченно хранение документов архива учреждения в коробках или папках, изготовленных из безвредных для документов материалов.

Так как правонарушение было выявлено впервые, должностное лицо с предъявленными обвинениями согласилось и инициировало работу по устранению нарушений, суд счел возможным подвергнуть виновную административному наказанию в виде предупреждения.

Несоблюдение требований, предъявляемых к условиям хранения документов (архивохранилищу)

Решение мирового судьи Ольхонского района Иркутской области по делу 5-224/2016 от 17.06.2016.

Глава муниципального образования Анисимов А. В. был признан виновным по ст. 13.20 КоАП РФ за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов.

Нарушения выявлены проверкой прокуратурой Ольхонского района Иркутской области эффективности работы органов местного самоуправления по обеспечению единства правового пространства. Проверяющие указали, что архивный фонд в поселении хранится ненадлежащим образом: в помещении, не приспособленном под архивохранилище и не имеющим необходимую техническую укрепленность.

Во время судебного заседания глава муниципального образования свою вину признал, подтвердил, что все указанные в постановлении прокурора нарушения, действительно, имели место. В настоящее время все недостатки устранены.

Суд признал Анисимова А.В. виновным и назначил ему административное наказание в виде письменного предупреждения.

Решение и.о. мирового судьи Красненского района Белгородской области по делу 5-80/2016 от 05.04.2016.

Нарушение законодательства об архивном деле в отношении архивных документов ликвидируемой негосударственной организации

Решение мирового судьи г. Белгорода по делу 5-630/2016 от 31.05.2016.

На основании материалов прокурорской проверки по обращению работников ООО «Техсервис-Р» вынесено постановление о возбуждении дела об административном правонарушении, предусмотренном ст.13.20 КоПА РФ, в отношении ликвидатора ООО «Техсервис-Н» Бояркина Р.Ю. за нарушение требований Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Согласно ч.3 ст.57 Федерального закона от 08.02.1998 года «Об обществах с ограниченной ответственностью», с момента назначения ликвидационной комиссии к ней переходят все полномочия по управлению делами общества.

Во время проверки было установлено, что ликвидатором ООО «Техсервис-Н» Бояркиным Р.Ю. не были упорядочены и сданы на хранение в архив кадровые документы Общества.

Бояркин Р.Ю. вину свою признал, сообщив, что подобные действия были совершены по неосторожности. Как следует из материалов дела, негативных последствий суд не зафиксировал, а потому, признав Бояркина Р.Ю. виновным в совершении административного правонарушения, предусмотренного ст.13.20 КоАП РФ, вынес ему наказание в виде предупреждения.

Нарушение требований к оформлению документов, находящихся в архиве

Решение и.о. мирового судьи г. Новосибирска по делу 5-511/2016 от 22.07.2016.

В результате проверки (проверяющий орган не указан) федерального государственного бюджетного учреждения науки Института неорганической химии им.А.В. Николаева СО РАН было установлено, что и.о. директора ИНХ СО РАН нарушил требование ч.5 ст.14 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации», раздела 4 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры РФ. В материалах дела указывается, что все личные дела уволенных работников с основания учреждения по 2012 год включительно и лицевые счета по начислению заработной платы работников с 1981 года по 2012 год включительно хранились в неупорядоченном состоянии, отдельные дела не были подшиты, частично отсутствовали обложки дел, листы в делах не были пронумерованы, не были составлены листы-заверители дел. Таким образом, и.о. директора ИНХ СО РАН совершил административное правонарушение, предусмотренное ст. 13.20 КоАП РФ.

На основании рассмотренных документов судом было принято решение признать и.о. директора ИНХ СО РАН виновным в совершении административного правонарушения, предусмотренного ст. 13.20 КоАП РФ, и назначить ему наказание в виде штрафа в размере 300 рублей.

Как видно из правоприменительной практики, ст. 13.30 КоАП РФ работает, судами регулярно рассматриваются дела, связанные с нарушением норм и правил хранения архивных документов. Однако наказание за нарушение закона столь незначительно, что зачастую виновным проще выплатить штраф или получить предупреждение, чем устранить выявленные нарушения.

Тема: Состав документов судов, передаваемых на хранение в государственный (муниципальный) архив. Передача документов архива суда на хранение в государственный (муниципальный) архив. Ответственность за нарушения.

Группы: 18/фно-206-210 (21.05.2020)

Ответственность за нарушения ведения архивного делопроизводства

в судах. Дисциплинарный проступок.

Источники: ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации, «О государственной гражданской службе Российской Федерации», ТК РФ, КоАП РФ, Инструкция по делопроизводству в Верховном Суде Российской Федерации, Постановлении Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2.

В соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле Российской Федерации» юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации. В ФЗ этому посвящена глава 7. Ответственность за нарушение законодательства об архивном деле в Российской Федерации. Статья 27. Ответственность за нарушение законодательства об архивном деле в Российской Федерации Юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Рядом автором предлагается ввести отдельный юридический институт служебной ответственности государственных гражданских служащих (Кадрина Н. А. К вопросу о служебной ответственности государственных гражданских служащих // Российская юстиция. 2015. № 3; Добробаба М. Б. Служебная деликтность: понятие и значение для формирования дисциплинарной ответственности в системе государственной службы Российской Федерации // Административное и муниципальное право. 2016. № 4 и т. д.). Работники аппаратов судов, обеспечивающие деятельность архивов, являются государственными гражданскими служащими. Их действия должны соответствовать требованиям служебных контрактов и должностных регламентов. Служебная дисциплина на гражданской службе заключается в обязательном для гражданских служащих соблюдении служебного распорядка судов и персональных должностных регламентов.

Дисциплинарная ответственность — это юридическая ответственность, наступающая за нарушение трудовой дисциплины и выражающаяся в наложении на работника, совершившего дисциплинарный проступок, дисциплинарного взыскания.

Таким образом, работодатель вправе применить дисциплинарное взыскание, только если работник совершит дисциплинарный проступок.

Дисциплинарная ответственность работников является одним из видов юридической ответственности наряду с другими ее видами: уголовной, административной, гражданско-правовой и материальной.

Дисциплинарный проступок — противоправное виновное нарушение трудовой или служебной дисциплины сотрудником (работником), за которое предусмотрена ответственность в дисциплинарном порядке. Дисциплинарный проступок - неисполнение или ненадлежащее исполнение работником но его вине возложенных на него трудовых обязанностей. Дисциплинарный проступок – неисполнение или ненадлежащее исполнение гражданским служащим по его вине возложенных на него служебных обязанностей (Пункт 1 ст. 57 Федерального закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»).

Для дисциплинарного проступка характерно неисполнение сотрудником (работником) своих функциональных (трудовых) обязанностей, предусмотренных трудовым законодательством, правилами внутреннего трудового распорядка, воинскими уставами и положениями о внутренней дисциплине, должностными инструкциями, вытекающими из трудового договора (контракта), заключенного сотрудником (работником) с конкретной организацией.

Не является дисциплинарным проступком поведение работника, не имеющее отношения к его трудовым обязанностям. Дисциплинарный проступок отличает противоправный характер, то есть такое поведение работника, которое нарушает действующее законодательство, иные нормативные акты о труде.

Отказ выполнить неправомерный приказ не является дисциплинарным проступком. Судебная практика расценивает как правомерное поведение неповиновение работника приказу руководителя организации, нарушающему требования Закона.

Дисциплинарный проступок всегда есть виновное действие (умышленное или неосторожное). Неисполнение трудовых обязанностей не по вине работника не может считаться дисциплинарным проступком.

За совершение дисциплинарного проступка работник привлекается к дисциплинарной ответственности с наложением дисциплинарного взыскания.

Работник архива за несоблюдение при исполнении служебных обязанностей требований настоящих Правил может быть привлечен руководством архива к дисциплинарной ответственности, а если допущенное нарушение повлекло за собой тяжелые последствия - к административной, гражданской и/или уголовной ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Противоправным является такое поведение (то есть действие или бездействие) работника, которое не соответствует установленным правилам поведения (например, опоздание на работу, прогул, появление на работе в состоянии опьянения). В равной мере противоправными являются отказ от исполнения законного распоряжения работодателя (его представителя), несоблюдение правил работы на соответствующем оборудовании, правил хранения ценностей и пр.

Как и любое другое правонарушение, дисциплинарный проступок обладает совокупностью признаков: субъект, субъективная сторона, объект и объективная сторона.

Субъект дисциплинарного проступка – гражданин, состоящий в трудовых правоотношениях с конкретной организацией и нарушающий трудовую дисциплину.

Субъективная сторона дисциплинарного проступка – вина работника. Она может быть в форме умысла или неосторожности.

Объект дисциплинарного проступка – внутренний трудовой распорядок конкретной организации.

Объективная сторона дисциплинарного проступка – вредные последствия и прямая связь между ними и действием (бездействием) работника-правонарушителя.

Виды дисциплинарной ответственности

В трудовом законодательстве существует два вида дисциплинарной ответственности:

Общая дисциплинарная ответственность;

Специальная дисциплинарная ответственность.

Общая дисциплинарная ответственность может применяться ко всем категориям работников в случае совершения ими дисциплинарного проступка. Виды дисциплинарных взысканий, которые могут быть применены в качестве меры общей дисциплинарной ответственности, предусмотрены ч. 1 ст. 192 ТК РФ. Указанный перечень является закрытым. Организация не вправе применить к работникам иную меру дисциплинарного взыскания (кроме случаев специальной дисциплинарной ответственности). Специальная дисциплинарная ответственность предусмотрена для некоторых категорий работников, работающих в отдельных отраслях экономики, где действуют уставы и положения о дисциплине, утвержденные постановлениями Правительства РФ (железнодорожный транспорт, воздушный транспорт, атомная энергетика, государственные гражданские служащие, таможенные органы). Принято различать общую и специальную дисциплинарную ответственность.

Общая дисциплинарная ответственность регулируется ТК и распространяется на всех работников, заключивших трудовой договор.

Специальная дисциплинарная ответственность установлена уставами и положениями о дисциплине для некоторых категорий работников отдельных отраслей экономики (транспорт, связь и др.), утверждаемыми федеральными законами.

Установление специальной дисциплинарной ответственности обусловлено, во-первых, спецификой трудовых функций, выполняемых этими работниками, а во-вторых, особо тяжелыми последствиями, которые могут наступить в результате неисполнения или ненадлежащего исполнения ими возложенных на них трудовых обязанностей.

Специальная дисциплинарная ответственность предполагает более широкое понятие дисциплинарного проступка и предусматривает ряд дополнительных мер взыскания.

Например, в соответствии с ФЗаконом о государственной гражданской службе за совершение дисциплинарного проступка к гражданскому служащему могут быть применены и такие дисциплинарные взыскания, как предупреждение о неполном должностном соответствии и освобождение от замещаемой должности гражданской службы.

Инструкция по делопроизводству в Верховном Суде Российской Федерации (утв. приказом Председателя Верховного Суда РФ от 08.05.2015 № 32-П) (ред. от 12.09.2019):

За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также за нарушение установленного порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, работники аппарата Суда могут быть привлечены к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством Российской Федерации ответственности.

Руководители соответствующих подразделений Суда несут персональную ответственность за обеспечение сохранности бланков строгой отчетности (бланки удостоверений, трудовых книжек и другие) и правильность их использования.

В соответствии со ст. 13.20 КоАП РФ нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных ст. 13.25 КоАП РФ (устанавливает ответственность за нарушение специальных норм о хранении документов для определенных видов юридических лиц), влечет предупреждение или наложение на граждан административного штрафа в размере от 100 до 300 руб., на должностных лиц - от 300 до 500 руб.

Перечень дисциплинарных проступков дается в Постановлении Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2. Так, под неисполнением работником без уважительных причин трудовых обязанностей (нарушение требований законодательства, обязательств по трудовому договору, правил внутреннего трудового распорядка, должностных инструкций, положений, приказов работодателя, технических правил и т.п.) следует понимать:

Отсутствие сотрудника на работе

В рамках этого нарушения могут возникнуть два вопроса: что следует считать рабочим местом и где именно работник обязан находиться при исполнении своих трудовых обязанностей? Такая ситуация возможна, если в трудовом договоре или локальном нормативном акте конкретное рабочее место работника не оговорено.

В этом случае разумно ориентироваться на то определение рабочего места, которое дается в ч. 6 ст. 209 ТК РФ. Им считается место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя.

Отказ или уклонение от медицинского освидетельствования или специального обучения и сдачи экзаменов по охране труда, технике безопасности и правилам эксплуатации (для работников, у которых это является обязательным условием допуска к работе).

Отказ работника от выполнения трудовых обязанностей в связи с изменением в установленном порядке норм труда (ст. 162 ТК РФ), так как в силу трудового договора работник обязан выполнять определенную этим договором трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка (ст. 56 ТК РФ).

При этом следует учитывать, что отказ от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора не является нарушением трудовой дисциплины, а служит основанием для прекращения трудового договора по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ с соблюдением порядка, предусмотренного ст. 74 ТК РФ.

Каждый работодатель устанавливает у себя ряд определенных правил трудовой дисциплины, которые отражаются в таких документах, как:

внутренний трудовой распорядок;

трудовой договор с конкретным работником;

должностные обязанности работника;

инструкции по охране труда;

требования законодательства и внутренние нормативные акты.

Работник обязан соблюдать эти правила (ст. 21, 189 ТК РФ), а у работодателя есть право поощрить работника за их добросовестное соблюдение (ст. 22, 191 ТК РФ) и наказать при неисполнении или ненадлежащем исполнении (ст. 22, 192 ТК РФ).

Чтобы наказать работника, надо установить:

входит ли дисциплинарный проступок в число тех, к которым можно применить наказание;

все ли предпосылки для предъявления претензий к работнику соблюдены;

верно ли оформлены документы, устанавливающие правила трудовой дисциплины.

Работодатель может осуществить право на наказание, если:

подтвержден факт знакомства работника с правилами трудовой дисциплины;

есть вина работника в дисциплинарном проступке;

факт существования проступка документально обоснован;

работнику дана возможность оправдать свой проступок;

соблюдены все правила, установленные для процедуры применения наказания.

Решение о применении наказания должно выноситься лицом, которое имеет на это право, закрепленное за ним документально. Это может быть:

физлицо, являющееся работодателем;

руководитель организации или уполномоченное им иное должностное лицо.

Только соблюдение работодателем всех правил, установленных для процедуры применения наказания, даст основания считать это наказание законным и не повлечет за собой негативных последствий, если работник решит оспорить его.

За совершение каких проступков работодатель имеет право наказать работника?

Нарушением, укладывающимся в понятие дисциплинарного проступка, станет то, которое будет расценено как неисполнение или ненадлежащее исполнение работником трудовых обязанностей, если в этом есть его вина. Например, признаки дисциплинарного проступка присутствуют, когда работник:

в течение какого-то времени отсутствует на рабочем месте, закрепленном в трудовом договоре; при этом необходимо иметь в виду, что отсутствие на месте, считающемся рабочим, может быть обусловлено и служебной необходимостью;

отказывается исполнять трудовые обязанности по изменившимся нормам труда, которые утверждены работодателем и о которых работник извещен;

отказывается от прохождения обязательных перед допуском к работе процедур (медицинского осмотра, обучения правилам эксплуатации оборудования или экзаменов по технике безопасности);

отказывается от подписания договора о полной материальной ответственности, если по роду его деятельности заключение такого договора необходимо, и он об этом был извещен;

отказывается от выполнения правомерного распоряжения руководителя, несмотря на разъяснение ему необоснованности такого отказа и на указание возможных последствий.

Управление архивным делом — осуществление уполномоченными субъектами организационно-управленческих мероприятий и решений, направленных на упорядочение и координацию функционирования архива суда в целях своевременного, полного и правильного комплектования, хранения, учета и использования документов, образующихся в ходе осуществления судопроизводства и судебного делопроизводства.

Управление архивным делом в суде характеризуется непрерывностью, динамической повторяемостью его отдельных элементов, состоящих из сбора, обработки, анализа, хранения, контроля информации, а также выработки и принятия решений, с последующей организацией контроля их выполнения.

Источники формирования архивов в судах судебной системы Российской Федерации: 1. Номенклатура дел суда; 2. Судебные дела и материалы

Органы, управляющие архивным делом в суде и их полномочия.

На федеральном уровне органами, осуществляющими управление архивным делом в Российской Федерации, являются: Министерство культуры Российской Федерации, Федеральное архивное агентство (Росархив). Министерство культуры Российской Федерации на основании Положения о Министерстве культуры Российской Федерации, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 20 июля 2011 г. № 590, является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативному правовому регулированию в сфере архивного дела.

Полномочия Министерства культуры Российской Федерации: осуществляет координацию и контроль деятельности подведомственного ему Федерального архивного агентства, осуществляет государственный контроль и надзор за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации, обеспечивает проведение мониторинга состояния и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, осуществляет в соответствии с законодательством Российской Федерации работу по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности Министерства культуры Российской Федерации.

Полномочия Федерального архивного агентства (Росархив): согласно Положению о Федеральном архивном агентстве, утвержденному Указом Президента РФ от 22 июня 2016 № 293, является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативному правовому регулированию в сфере архивного дела и делопроизводства, а также по контролю, оказанию государственных услуг и управлению федеральным имуществом в этой сфере, разрабатывает и утверждает (п. 6): 1) правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях; 2) правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях; 3) правила делопроизводства в государственных органах; 4) типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов; 5) примерную инструкцию по делопроизводству в государственных организациях; 6) перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, в том числе перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций, с указанием сроков их хранения и перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков их хранения; 7) перечень документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков их хранения, а также инструкцию по применению этого перечня — совместно с Центральным банком Российской Федерации; 8) примерное положение о центральном архиве государственного органа, примерное положение об архиве организации; 9) типовое положение о центральной экспертной комиссии государственного органа, примерное положение об экспертной комиссии организации; 10) примерное положение об экспертно-проверочных комиссиях федеральных государственных архивов, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, уполномоченных в области архивного дела, а также научных организаций, включенных в перечень, утверждаемый Правительством Российской Федерации; 11) порядок государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации; 12) положение о ведении Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации; 13) порядок признания документов Архивного фонда Российской Федерации находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии; 14) типовые нормы времени и выработки на работы (услуги), выполняемые (оказываемые) государственными и муниципальными архивами.

Федеральное архивное агентство (Росархив) (п. 7 и 9 Положения о Федеральном архивном агентстве):

• издает нормативные правовые акты, определяющие порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах, а также иные нормативные правовые акты по вопросам, относящимся к установленной сфере деятельности,

• организует информационное обеспечение граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, в том числе путем создания и ведения информационных поисковых систем по архивным документам, осуществляет функции главного распорядителя и получателя средств федерального бюджета, предусмотренных на содержание Агентства и реализацию возложенных на Агентство функций, функции государственного заказчика федеральных целевых, научно-технических и инновационных программ и проектов в сфере деятельности Агентства, согласование списков источников комплектования федеральных государственных архивов. На уровне субъекта Российской Федерации функционирует департамент по архивному делу, который является исполнительным органом государственной власти субъекта, осуществляющим государственную политику в области архивного дела на территории субъекта. В судебной системе РФ организует работу архивов судов Судебный департамент при Верховном Суде РФ (пПункт 12 ст. 6 Федерального закона от 08 января 1998 № 7-ФЗ «О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации»).

Полномочия Судебного департамента при Верховном Суде РФ:

• утверждает Перечень документов верховных судов республик, краевых, областных судов, судов городов федерального значения, судов автономной области и автономных округов, районных судов с указанием сроков хранения, согласованный с Центральной экспертно-проверочной комиссией при Федеральном архивном агентстве (Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 09 июня 2011 г. № 112 «Об утверждении Перечня документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения»);

• разрабатывает порядок отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования (Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28 декабря 2005 г. № 157 «Об утверждении Инструкции о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования»);

• осуществляет контроль соблюдения правил организации, хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

Архив суда является структурным подразделением суда и входит в состав отдела делопроизводства, судебной статистики и систематизации законодательства.

Полномочия председателя суда. На основании статьи 32 Федерального конституционного закона от 31 декабря 1996 № 1-ФКЗ «О судебной системе Российской Федерации» непосредственно управляет работой архива суда председатель суда, который утверждает положение об архиве суда; утверждает режим работы архива суда; назначает на должность и освобождает от должности специалистов, обеспечивающих деятельность архива суда, организует работу по повышению квалификации работников аппарата суда, принимает решение о поощрении работников аппарата суда либо о привлечении их к дисциплинарной ответственности; создает своим приказом постоянно действующую экспертную комиссию в целях организации и проведения работ по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов суда; определяет порядок выдачи разрешения на передачу документов в архив суда (см. табл. 1); устанавливает сроки и порядок сдачи дел (нарядов) и дел общего делопроизводства в Государственный архив соответствующего субъекта РФ; осуществляет контроль за состоянием хранения документов, их наличия в архиве суда; дает письменное разрешение на выдачу документов из архивохранилища; принимает меры по разработке планов конкретных мероприятий и нормативных документов, регламентирующие порядок работы в чрезвычайных ситуациях, при возникновении которых невозможно обеспечить сохранность архивных документов; выполняет иные управленческие функции по обеспечению надлежащего функционирования архива суда. Разрешение на передачу документов в архив суда является результатом судебной деятельности работников аппарата суда по комплектованию и оформлению судебных дел и нарядов. При этом возможность передачи документов на архивное хранение реализуется посредством принятия соответствующих решений, как председателем суда, так и судьями и начальниками отделов дело/судопроизводства судов.

Порядок выдачи разрешения на передачу документов в архив суда:

1.Решение на передачу в архив дел и материалов принимает судья, их рассмотревший, или председатель суда.

2.Решение на сдачу номенклатуры дел, производств, журналов и учётно-статистических карточек принимает председатель суда

3.Решение на передачу в архив дел общего делопроизводства принимает начальник (специалист) отдела дело/судопроизводства суда (секретариата судебной коллегии).

Управление архивным делом в суде осуществляется в тесном взаимодействии с подведомственными Федеральному архивному агентству организациями, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, уполномоченными в сфере архивного дела и делопроизводства. В настоящее время наиболее актуальным и перспективным направлением для разработки вопросов взаимодействия судов с курирующими их архивами является передача на хранение документов на электронных носителях. Данный опыт только формируется. Относительно недавно, в 2012 г., состоялась первая передача на постоянное хранение большого количества электронных документов — Государственный архив Российской Федерации принял на хранение 1 000 дисков с материалами Всероссийской переписи населения (2002 г.). Установление процессуального порядка аудио-видео-протоколирования судебных заседаний, а также иных элементов электронного ведения судопроизводства, а значит, смешанного, электронно-бумажного характера формирования судебных дел (материалов) потребует разработки новых подходов в ведении архивного дела при передаче документов постоянного срока хранения в государственные и муниципальные архивы.

Приложение: Федеральный закон от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»:

Глава 3. Управление архивным делом в Российской Федерации

Статья 13. Создание архивов 1. Государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района обязаны создавать архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.

влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от ста до трехсот рублей; на должностных лиц - от трехсот до пятисот рублей.

Комментарии к ст. 13.20 КОАП РФ

1. Статья включена в Кодекс в целях обеспечения сохранности и использования архивных документов в интересах граждан, общества и государства.

Основными нормативными правовыми актами, регулирующими порядок хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, являются Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (с изм. и доп.); Положение о Федеральном архивном агентстве, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 17 июня 2004 г. N 290.

Согласно упомянутому Закону к полномочиям Российской Федерации отнесено установление единых правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов и контроль за соблюдением указанных правил. Эти правила будут определяться специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти.

На Министерство культуры РФ возложены функции по нормативно-правовому регулированию в сфере архивного дела; на Федеральное архивное агентство - государственный учет документов Архивного фонда РФ, обеспечение соблюдения правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, проведение необходимых экспертиз и т.п. На указанное выше Федеральное агентство возложен контроль за соблюдением законодательства РФ в сфере архивного дела, ему предоставлено право пресекать нарушения законодательства. См. также Федеральный закон от 3 июня 2005 г. N 57-ФЗ "О внесении изменений в законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации". Приказом Росархива от 31 августа 2005 г. N 41 утверждены уставы государственных учреждений, подведомственных Росархиву. Приказом Мининформкультуры России от 27 января 2006 г. N 35 утверждено Типовое положение о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) федерального органа исполнительной власти. Следует иметь в виду и Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 8 ноября 2005 г. N 140 "О внесении изменений и дополнений в Инструкцию по судебному делопроизводству в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов".

2. Правонарушение, предусмотренное данной статьей, посягает на отношения, связанные с правами граждан на использование архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь народа, с интересами общества и государства. Правонарушения, касающиеся архивных документов по личному составу, посягают на права граждан в социальной сфере. Например, в случае утери или уничтожения приказов о приеме на работу и увольнения с работы, ведомостей о заработной плате гражданину сложно реализовать право на пенсию и получение ее в заслуженном размере.

3. Объективная сторона правонарушения выражается в нарушении правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, даже если это не повлекло их утрату. Для наличия состава правонарушения достаточно нарушения одного из этих правил.

При применении данной статьи следует учитывать, что статьей 13.25 КоАП РФ, введенной в данный Кодекс Федеральным законом от 9 февраля 2009 г. N 9-ФЗ, установлена административная ответственность должностных и юридических лиц (акционерных обществ и иных перечисленных в упомянутой статье субъектов) за неисполнение обязанности по хранению документов, хранение которых является обязательным, а также за нарушение порядка и сроков хранения таких документов (см. комментарий к ст. 13.25).

4. Субъектами ответственности могут быть должностные лица и иные работники архивов, в служебные обязанности которых входит осуществление функций по хранению, комплектованию, учету или использованию архивных документов. За нарушение правил использования архивных документов могут нести ответственность граждане и должностные лица - пользователи архивных документов.

5. С субъективной стороны правонарушение может быть совершено как умышленно, так и по неосторожности.

6. Дела об административных правонарушениях рассматривают судьи (ч. 1 ст. 23.1).

Протоколы о правонарушениях составляют должностные лица органов, осуществляющих контроль и надзор в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций, а также органов, осуществляющих контроль за соблюдением законодательства об архивном деле (п. п. 58 и 59 ч. 2 ст. 28.3).

Автор статьи

Куприянов Денис Юрьевич

Юрист частного права

Страница автора

Читайте также: