Методические рекомендации по оформлению хранению и учету личных дел государственных служащих
Обновлено: 02.05.2024
ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы
(с изменениями на 6 октября 2020 года)
____________________________________________________________________
Документ с изменениями, внесенными:
С 7 июня 2005 года настоящий Указ не применяется в отношении порядка ведения личных дел государственных гражданских служащих Российской Федерации - Указ Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 года N 609.
1. Установить, что личные дела лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации, ведутся кадровыми службами соответствующих федеральных государственных органов.
Личные дела лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации, назначение на которые и освобождение от которых осуществляет Президент Российской Федерации по представлению Председателя Правительства Российской Федерации или Правительство Российской Федерации, ведутся кадровой службой Аппарата Правительства Российской Федерации.
2. Личные дела федеральных государственных служащих в соответствии с Федеральным законом "Об основах государственной службы Российской Федерации" ведутся кадровыми службами соответствующих федеральных государственных органов.
4. Установить, что сведения, содержащиеся в личных делах лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации и государственные должности федеральной государственной службы, являются конфиденциальными, за исключением сведений, подлежащих опубликованию в соответствии с Порядком предоставления сведений о доходах и имуществе лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации, общероссийским средствам массовой информации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 15 мая 1997 года N 484.
5. Установить, что к личному делу лица, замещающего государственную должность Российской Федерации или государственную должность федеральной государственной службы, приобщаются:
а) заявление о согласии на замещение государственной должности Российской Федерации или о поступлении на федеральную государственную службу;
б) документы о прохождении конкурса на замещение вакантной государственной должности федеральной государственной службы (если гражданин принят на государственную службу по результатам конкурса) либо испытания, если таковое устанавливалось;
в) копия трудовой книжки и (или) сведения о трудовой деятельности, оформленные в установленном законодательством Российской Федерации порядке, копия документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы (при наличии);
г) копии документов, подтверждающих профессиональное образование, дополнительное профессиональное образование, наличие ученой степени или ученого звания, если таковые имеются;
д) копии решений о присвоении государственных наград Российской Федерации, награждении Почетной грамотой Президента Российской Федерации, об объявлении благодарности Президента Российской Федерации, присуждении почетных и специальных званий, государственных премий, если таковые имеются (подпункт дополнен Указом Президента Российской Федерации от 23 октября 2008 года N 1517 - см. предыдущую редакцию);
е) медицинское заключение установленной формы;
ж) сведения, сообщенные гражданином о себе при назначении на государственную должность Российской Федерации или поступлении на федеральную государственную службу, по форме, установленной Президентом Российской Федерации;
з) копии решений о назначении лица на государственную должность Российской Федерации или государственную должность федеральной государственной службы, об освобождении лица от замещаемой должности, а также о переводе лица на другую должность;
и) сведения о доходах лица, замещающего государственную должность Российской Федерации, и об имуществе, принадлежащем ему на праве собственности;
к) справки о соблюдении гражданином ограничений, связанных с замещением государственной должности Российской Федерации или государственной должности федеральной государственной службы;
л) информация о начале проверки достоверности и полноты сведений, представленных гражданином при назначении на государственную должность Российской Федерации или поступлении на федеральную государственную службу, а также проверки сведений о соблюдении лицом, замещающим государственную должность Российской Федерации или государственную должность федеральной государственной службы, установленных законодательством Российской Федерации ограничений, сообщенная ему под расписку;
м) первичные документы и справка подразделения федерального государственного органа, организующего проверку, о результатах проверки достоверности и полноты сведений, представленных гражданином при назначении на государственную должность Российской Федерации или поступлении на федеральную государственную службу, а также сведений о соблюдении лицом, замещающим государственную должность Российской Федерации или государственную должность федеральной государственной службы, установленных законодательством Российской Федерации ограничений;
н) документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по государственной должности Российской Федерации или государственной должности федеральной государственной службы связано с использованием таких сведений;
о) информация о предоставлении сведений о доходах лица, замещающего государственную должность Российской Федерации, и имуществе, принадлежащем ему на праве собственности, общероссийским средствам массовой информации по их обращениям;
п) данные об ознакомлении лица, замещающего государственную должность Российской Федерации или государственную должность федеральной государственной службы, с документами его личного дела;
р) аттестационный лист федерального государственного служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв на него;
с) копии решений о присвоении лицу квалификационного разряда (классного чина, дипломатического ранга), воинского или специального звания;
т) копии решений о поощрении федерального государственного служащего, а также копии решений о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены.
В личное дело вносятся также письменные объяснения лица, замещающего государственную должность Российской Федерации или государственную должность федеральной государственной службы, если такие объяснения сделаны им после ознакомления с документами своего личного дела.
6. Документы, приобщенные к личным делам лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации и государственные должности федеральной государственной службы, брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись.
Учетные данные лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации и государственные должности федеральной государственной службы, в соответствии с порядком, установленным Президентом Российской Федерации, хранятся кадровой службой соответствующего федерального государственного органа в машиночитаемом виде, которая обеспечивает их защиту от несанкционированного доступа и копирования.
7. Установить, что в обязанности кадровой службы федерального государственного органа, осуществляющей ведение личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации и государственные должности федеральной государственной службы, входит:
приобщение документов, перечисленных в пункте 5 настоящего Указа, к личным делам лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации и государственные должности федеральной государственной службы;
обеспечение сохранности личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации и государственные должности федеральной государственной службы;
обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации и государственные должности федеральной государственной службы, в соответствии с настоящим Указом;
предоставление сведений о доходах лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации, и имуществе, принадлежащем им на праве собственности, общероссийским средствам массовой информации в соответствии с Порядком предоставления сведений о доходах и имуществе лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации, общероссийским средствам массовой информации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 15 мая 1997 года N 484;
ознакомление лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации и государственные должности федеральной государственной службы, с документами их личных дел не реже одного раза в год, а также по просьбе указанных лиц и во всех иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации;
обеспечение формирования сведений о трудовой деятельности лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации, за периоды замещения названными лицами этих должностей и представления указанных сведений в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования, для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации (за исключением сведений, составляющих государственную тайну).
Абзац восьмой предыдущей редакции считается абзацем девятым настоящей редакции - Указ Президента Российской Федерации от 6 октября 2020 года N 616.
Федеральные государственные служащие, уполномоченные на ведение и хранение личных дел (формирование их копий) лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации и государственные должности федеральной государственной службы, могут привлекаться в соответствии с законодательством Российской Федерации к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в указанных личных делах, и за иные нарушения порядка ведения личных дел, установленного настоящим Указом.
8. Установить, что при назначении лица, замещающего государственную должность Российской Федерации, в другой федеральный государственный орган на другую государственную должность Российской Федерации или на государственную должность федеральной государственной службы, а также при назначении федерального государственного служащего на государственную должность Российской Федерации либо при его переводе на другую государственную должность федеральной государственной службы в другом федеральном государственном органе его личное дело передается по новому месту замещения государственной должности Российской Федерации или государственной должности федеральной государственной службы.
9. Установить, что личные дела лиц, освобожденных от замещения государственных должностей Российской Федерации, хранятся кадровой службой соответствующего федерального государственного органа в течение 10 лет со дня освобождения от должности, после чего передаются в архив.
Личные дела лиц, освобожденных от замещения государственных должностей Российской Федерации, назначение на которые и освобождение от которых осуществляет Президент Российской Федерации по представлению Председателя Правительства Российской Федерации или Правительство Российской Федерации, хранятся кадровой службой Аппарата Правительства Российской Федерации в течение 10 лет со дня освобождения от должности, после чего передаются в архив (абзац в редакции Указа Президента Российской Федерации от 31 мая 1999 года N 680 - см. предыдущую редакцию).
Личные дела лиц, освобожденных от замещения государственных должностей федеральной государственной службы в связи с прекращением ими федеральной государственной службы, хранятся кадровыми службами соответствующих федеральных государственных органов в течение 10 лет со дня освобождения от должности, после чего передаются в архив.
10. Установить, что настоящий Указ не распространяется на порядок ведения личных дел судей федеральных судов, военнослужащих, лиц, проходящих государственную службу в федеральных государственных органах, сведения о сотрудниках которых относятся к государственной тайне, а также на иных лиц в соответствии с федеральными законами.
11. Правительству Российской Федерации совместно с Администрацией Президента Российской Федерации представить к 1 ноября 1998 года:
проект положения о порядке хранения кадровой службой федерального государственного органа в машиночитаемом виде учетных данных лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации и государственные должности федеральной государственной службы;
форму медицинского заключения, представляемого гражданином при назначении на государственную должность Российской Федерации или поступлении на федеральную государственную службу.
Ведение личных дел работников в государственных и муниципальных учреждениях необязательно. Исключения установлены только для определенных категорий работников: гражданских и муниципальных служащих, прокурорских работников, сотрудников ОВД и др. Но поскольку такая форма сбора информации о работниках очень удобна, многие организации (в том числе коммерческие) ее применяют. Как формировать личные дела работников? Какие документы туда включать? Какие из них должны быть в оригиналах, а какие в копиях? Нужно ли дела прошивать? Как их хранить и сколько? На эти вопросы вы найдете ответы в данной публикации.
Определение
Итак, что же такое личное дело? В Методических рекомендациях по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций (разработаны ВНИИДАД) (далее – Рекомендации) личное дело определяется как систематизированный комплекс персональных и первичных учетных документов, характеризующих трудовую деятельность конкретного работника.
Поскольку, как уже было отмечено, обязательность ведения личных дел в государственных и муниципальных учреждениях законодательством не установлена, и документов, устанавливающих порядок их ведения, нет (если только он не установлен нормативными ведомственными актами или локальными документами организации). Те, кто планирует заводить на работников личные дела, могут руководствоваться Рекомендациями, а также Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» (далее – Положение).
Ну и конечно, поскольку в личное дело включаются документы, содержащие персональные данные работников, нужно соблюдать требования Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон № 152-ФЗ).
Какие документы включать в личное дело?
Исходя из определения понятия «трудовая деятельность» документы, связанные с ней, начинают оформляться с момента приема на работу. То есть личное дело начинается с трудового договора и приказа о приеме на работу. Заканчивается оно приказом об увольнении.
Сразу отметим, что не включаются в личное дело трудовая книжка и личная карточка, так как эти обязательные документы подлежат отдельному хранению в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.
Не будем называть все документы, которые должны включаться в личные дела госслужащих и перечислены в Положении, поскольку многие из них имеют отношение только к прохождению государственной службы (например, заявление о приеме на работу, справка о доходах, документы о включении служащего в кадровый резерв). С учетом Положения приведем приблизительный максимальный перечень, который подойдет для государственных и муниципальных учреждений.
№ п/п
Наименование документа
Анкета, заполненная работником при приеме на работу
Экземпляр трудового договора
Копии документов, подтверждающих право работника на налоговые вычеты, например свидетельства о рождении ребенка
Копии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности
Копии документов об образовании и о квалификации, документов, подтверждающих повышение или присвоение квалификации по результатам дополнительного профессионального обучения, документов о присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются)
Копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу)
Копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории РФ
Копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования*
Копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан
Медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на работу (в случаях установленных законодательством), о прохождении обязательных медицинских осмотров
Экземпляр трудового договора, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в трудовой договор
Экземпляр договора о полной материальной ответственности
Копии приказов (о приеме на работу, переводах, поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий, увольнении и иных)
Документы о прохождении аттестации
Докладные и объяснительные записки
Документы, связанные с оформлением допуска к работе с персональными данными, со сведениями, составляющими государственную или иную охраняемую законом тайну
* В связи с изменениями в пенсионном законодательстве вместо свидетельства будет предоставляться другой документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в электронном виде (ст. 65 ТК РФ).
К личному делу могут приобщаться и иные документы.
Отметим, что оригиналы приказов хранятся отдельно. Что касается трудовых договоров, они также могут храниться отдельно, а в личное дело тогда помещают только копию. Все зависит от кадрового документооборота в конкретной организации.
Как правило, в личное дело не включаются документы временного хранения: справки с места жительства, справки о состоянии здоровья и т. д. Но поскольку обязательных требований нет, вопрос о том, какие документы включать в личное дело, решает работодатель в зависимости от специфики работы учреждения.
Как оформляются личные дела?
Личные дела формируются и ведутся, как правило, кадровой службой. Личное дело создается непосредственно после оформления трудовых отношений с работником. Для этого приобретаются обычные картонные папки-скоросшиватели «Дело» или заказываются специальные.
Титульным листом личного дела является обложка папки. Оформить обложку можно, например, так:
Датой начала личного дела является дата приказа о приеме на работу, а датой окончания – дата приказа об увольнении. Номер дела изначально устанавливается в журнале регистрации личных дел, где они обычно нумеруются валовым порядком или с использованием индексов для разных категорий работников. Индекс и номер дела для удобства поиска можно проставить на корешке папки личного дела.
Документы помещаются или подшиваются при помощи иглы и нитки в папку в хронологическом порядке.
Личные дела служащих в соответствии с Положением брошюруются. В силу ГОСТ Р 21.1101-2013, утвержденного Приказом Росстандарта от 11.06.2013 № 156-ст под брошюровкой понимается размещение материалов проектной документации на бумажном носителе в переплетах или в твердых папках с легкоразъемными креплениями (замками). Наиболее удобным способом формирования документов в личное дело, считаем, будет именно брошюрирование в папки с разъемными креплениями, а не прошивание.
Согласно Рекомендациям недопустимо создание так называемых нарядов личных дел, когда несколько личных дел сшиваются в одно, при этом нарушаются общие признаки формирования дел и порядок работы с документами ограниченного доступа.
В личное дело обязательно вкладывается внутренняя опись. Приведем пример бланка:
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов ед. хр. № ______________
Номера листов дела
Итого ___________________________________ документов.
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи __________________________.
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела
В конце дела помещают лист-заверитель. Он составляется с целью учета количества листов в деле и особенностей их нумерации. Лист-заверитель может составляться по форме, установленной Основными правилами работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).
Лист-заверитель составляется на отдельном листе, который помещается за последним документом дела. Его также можно приклеить на внутреннюю сторону обложки дела.
Как осуществляется ведение и хранение личных дел?
Личное дело ведется в течение всего периода работы каждого сотрудника. Ведение предусматривает:
внесение записей в опись;
помещение документов по мере их поступления в хронологическом порядке;
изъятие документов с устаревшими сведениями (например, справок).
Кроме этого, личное дело в случае необходимости может передаваться другим лицам, имеющим доступ к персональным данным работников. На выданное дело заводят карточку-заместитель. На ней указывают, когда, куда и кому выдано личное дело. Лица, получившие личное дело, расписываются в карточке-заместителе. При возвращении дела в ней проставляют дату возврата. Карточку-заместитель вкладывают в дело.
Если из личного дела изымают отдельный документ, на его место помещают справку, подписанную работником, ответственным за ведение кадрового делопроизводства, в которой указывают, с какой целью, на каком основании изъят документ и кому передан.
Кадровый работник, ответственный за ведение и хранения личных дел, проводит периодическую проверку состояния личных дел (например, раз в год) на предмет сохранности включенных в них документов.
Может быть предусмотрена обязанность ознакамливать работников с документами их личных дел не реже одного раза в год. Если же работник захочет ознакомиться со своим личным делом сам, это придется обеспечивать в соответствии с требованиями законодательства.
Личные дела хранятся в запирающихся несгораемых шкафах, исключающих доступ других работников, где выстраиваются по порядковым номерам, по алфавиту или по структурным подразделениям. Кадровый работник, занимающийся ведением личных дел, обязан обеспечивать сохранность личных дел и конфиденциальность сведений, содержащихся в них (например, не оставлять личные дела на столах без присмотра).
Когда работник увольняется
После увольнения работника его личное дело передается на хранение. На основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, личные дела должны храниться в учреждении 75 лет.
Однако прежде, чем передать дело на хранение после увольнения работника, оттуда следует изъять копии паспорта, СНИЛС, документов об образовании и других предоставленных работником документов, содержащих его персональные данные (п. 7 ст. 5 Закона № 152-ФЗ). Эти данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом. Поэтому в личном деле оставляют только оригиналы и копии документов, которые касаются работы в учреждении. На них также составляются описи.
Из документов личного дела извлекаются все скрепки и скобы степлера.
При передаче дел в архив, если они небольшие, допускается сшивать их в «наряды». В этом случае составлять внутренние описи к каждому личному делу не обязательно. Но в начале наряда необходимо поместить общую внутреннюю опись вошедших в него личных дел – после обложки.
Остается отметить, что если вы решили оформлять на работников личные дела, то для начала желательно установить порядок их формирования, хранения, использования и защиты локальным актом организации. Кроме этого, возможно, придется приобрести специальные шкафы или сейфы. Ну и конечно, не следует забывать о том, что к работнику, осуществляющему обработку персональных данных и ответственному за их хранение, и к организации могут быть применены меры административной ответственности по ст. 13.11 КоАП РФ, согласно которой обработка персональных данных в случаях, не предусмотренных законодательством РФ в области персональных данных, либо обработка персональных данных, несовместимая с целями их сбора, влечет предупреждение или наложение административного штрафа: на должностных лиц – от 5 000 до 10 000 руб., на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб.
Подборка наиболее важных документов по запросу Хранение личных дел государственных служащих (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Хранение личных дел государственных служащих
Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Путеводитель по кадровым вопросам. Особенности работы госслужащих Личные дела гражданских служащих, уволенных с гражданской службы, за исключением назначенных на государственные должности, хранятся кадровой службой соответствующего государственного органа в течение 10 лет со дня увольнения. По истечении данного срока эти личные дела передаются в архив. Если гражданин, личное дело которого хранится кадровой службой государственного органа, поступает на гражданскую службу вновь, его личное дело передается в государственный орган по месту замещения должности гражданской службы (п. 23 Положения).
Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Статья: Регламентация деятельности государственных гражданских служащих в 1990 - 2000-е гг.: правила и документные формы
(Конькова А.Ю.)
("Делопроизводство", 2021, N 3) На основании действующего законодательства закреплено , что для государственных гражданских служащих ведутся личные дела, состав которых определен Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела" (ред. от 11.03.2021), в развитие которого был издан Указ Мэра Москвы от 15.06.2011 N 44-УМ "О порядке ведения личных дел государственных гражданских служащих города Москвы", которым детализирован состав документов, входящих в состав личного дела государственного гражданского служащего. Предусмотрены внутренняя опись документов личного дела, книга учета личных дел государственных гражданских служащих. Определен порядок хранения личного дела в кадровой службе после увольнения государственного служащего в течение 10 лет и, в случае его перехода в другой государственный орган, - порядок передачи личного дела государственного гражданского служащего в другой орган государственной власти на основании акта приема-передачи.
Нормативные акты: Хранение личных дел государственных служащих
Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Указ Президента РФ от 30.05.2005 N 609
(ред. от 11.03.2021)
"Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела" 23. Личные дела гражданских служащих, уволенных с гражданской службы (за исключением гражданских служащих, указанных в пункте 22 настоящего Положения), хранятся кадровой службой соответствующего государственного органа в течение 10 лет со дня увольнения с гражданской службы, после чего передаются в архив.
Подборка наиболее важных документов по запросу Инструкция по ведению личных дел государственных служащих (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Инструкция по ведению личных дел государственных служащих
Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Готовое решение: Как оформить поступление на государственную гражданскую службу
(КонсультантПлюс, 2022) завести личное дело. Все документы, которые госслужащий предъявил при поступлении, нужно сформировать в личное дело. Для этого их нужно сброшюровать и пронумеровать страницы. К личному делу приложите опись (п. 18 Положения о персональных данных и личном деле госслужащего);
Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Вопрос: Обязан ли работодатель хранить заявления работников о выборе формы ведения трудовой книжки и в течение какого периода?
(Консультация эксперта, 2022) Документы по личному составу, законченные делопроизводством после 01.01.2003, хранятся 50 лет. Данные сроки исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором документы были закончены делопроизводством (ч. 2 ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", п. п. 4.1, 4.8 Инструкции N 237).
Нормативные акты: Инструкция по ведению личных дел государственных служащих
Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Приказ Генпрокуратуры России от 13.03.2018 N 135
(ред. от 24.11.2021)
"Об утверждении Инструкции по учету кадров прокурорских работников, федеральных государственных гражданских служащих, работников, замещающих должности, не являющиеся должностями федеральной государственной гражданской службы, и работников, осуществляющих профессиональную деятельность по профессиям рабочих в органах и организациях прокуратуры Российской Федерации" 1.2. Учет кадров прокурорских работников, гражданских служащих и других работников осуществляется в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, федеральными законами от 17.01.1992 N 2202-1 "О прокуратуре Российской Федерации", от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации", Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела", организационно-распорядительными документами Генеральной прокуроры Российской Федерации и настоящей Инструкцией.
Составители: Отдел государственной службы и кадровой политики Администрации Президента Республики Казахстан, Агентство Республики Казахстан по делам государственной службы, Комитет информации и архивов Министерства культуры и информации Республики Казахстан, Архив Президента Республики Казахстан.
Методические рекомендации предназначены для упорядочения личных дел государственных служащих в соответствии с современными нормативными требованиями.
В Методических рекомендациях представлена организация работы по ведению личных дел в государственных органах от издания распорядительного документа о приеме (назначении, переводе) на работу государственного служащего в государственный орган до передачи личного дела в ведомственный архив.
В приложениях к Методическим рекомендациям приведены формы личного листка, автобиографии, дополнения к личному листку, внутренней описи.
Методические рекомендации предназначены для использования работниками кадровых служб государственных органов.
1. Общие положения
1. Методические рекомендации по оформлению, хранению и учету личных дел государственных служащих Республики Казахстан
(далее – Методические рекомендации) подготовлены с целью создания методической основы для упорядочения работы по ведению личных дел в государственных органах.
2. Методические рекомендации основываются на нормативной правовой базе в области документационного обеспечения управления и архивного дела.
3. Методические рекомендации предназначены для использования работниками кадровых служб или работниками государственных органов, на которых возложено выполнение кадровых вопросов (далее – кадровые службы).
4. В Методических рекомендациях используются следующие основные понятия:
1) документ – документированная информация: зафиксированная на материальном носителе информация, позволяющая ее идентифицировать;
2) заверенная копия документа – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
3) личное дело – это совокупность документов, содержащих сведения о государственном служащем, в том числе его трудовой деятельности, профессиональных, деловых и личных качествах, а также содержащие анкетно-биографические данные государственного служащего.
Оформление личного дела производится в соответствии с настоящими Методическими рекомендациями.
2. Состав документов, включаемых в личное дело, и их оформление
5. На каждого государственного служащего формируется личное дело. Формирование личного дела государственного служащего начинается после издания распорядительного документа о приеме (назначении, переводе) на работу государственного служащего в государственный орган.
6. При назначении на должность или освобождении от должности политических государственных служащих Президентом Республики Казахстан или Правительством Республики Казахстан издается соответствующий распорядительный документ государственного органа о вступлении на должность политических государственных служащих.
7. В государственном органе личное дело ведется в одном экземпляре.
8. В личном деле документы располагаются в следующей последовательности:
1) дополнение к личному листку по учету кадров;
2) личный листок по учету кадров;
4) копия удостоверения личности;
5) копии документов об образовании, сертификатов;
6) копии решений о награждении государственными и другими наградами, присвоении почетных и специальных званий;
7) копии распорядительных документов о приеме на работу, назначении на должность, переводе, освобождении от занимаемой должности, увольнении с работы или выписки из указанных распорядительных документов;
8) заявление о приеме на работу, переводе, увольнении;
9) выписка из протокола заключительного заседания конкурсной комиссии (при приеме на работу по результатам конкурсного отбора на занятие вакантной административной государственной должности);
10) копия письма уполномоченного органа по делам государственной службы или его территориального подразделения о согласовании кандидата в части соответствия предъявляемым квалификационным требованиям (при приеме на работу в порядке перевода);
11) справка уполномоченного органа по делам государственной службы или его территориального органа о пребывании кандидата в кадровом резерве государственной службы с указанием даты и номера документа, на основании которого кандидат зачислен в кадровый резерв (при приеме на работу из кадрового резерва);
12) копия письма Комитета национальной безопасности Республики Казахстан или его территориального органа о результатах специальной проверки или справка о прохождении специальной проверки, заверенная кадровой службой государственного органа;
13) подписанный текст присяги государственного служащего (или его копия в случае продолжения государственной службы в другом государственном органе);
14) копия аттестационного листа;
15) обязательство о принятии ограничений, связанных с пребыванием на государственной службе (или его копия в случае продолжения государственной службы в другом государственном органе);
16) нотариально заверенная копия договора на доверительное управление имуществом (при наличии);
17) послужной список по форме, утвержденной уполномоченным органом по делам государственной службы.
18) внутренняя опись документов личного дела.
9. В случае продолжения государственной службы в другом государственном органе кадровая служба по требованию государственного служащего выдает ему копии документов, перечисленных в подпунктах 12) - 15) пункта 8 настоящих Методических рекомендаций.
10. Перечисленные в пункте 8 настоящих Методических рекомендаций документы располагаются в хронологическом порядке (по периодам их издания), на каждом документе кадровой службой ставится штамп «Документ из личного дела».
11. Дополнение к личному листку по учету кадров (далее – Дополнение к личному листку) оформляется согласно Приложению № 1 к настоящим Методическим рекомендациям. Дополнение к личному листку располагается в личном деле перед личным листком по учету кадров.
В Дополнении к личному листку указываются данные о государственном служащем и изменения в его учетных признаках, произошедших после заполнения им личного листка по учету кадров при приеме на работу.
В Дополнении к личному листку вносятся записи об изменениях анкетно-биографических данных государственного служащего, характеризующих его профессиональные, деловые и личностные качества, в том числе в случаях:
1) изменения наименования должности, назначения на другую должность, переводе, освобождении государственного служащего;
2) награждения государственного служащего;
3) наложения на государственного служащего дисциплинарного взыскания, снятия взыскания;
4) сдачи декларации о доходах и имуществе в соответствии с Законом Республики Казахстан «О борьбе с коррупцией»;
5) допуска государственного служащего к сведениям, составляющим государственную и иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по государственной должности связано с использованием таких сведений.
12. Личный листок по учету кадров (далее – Личный листок) оформляется согласно Приложению № 2 к настоящим Методическим рекомендациям.
Личный листок заполняется государственным служащим собственноручно. На все указанные в Личном листке вопросы даются полные ответы без сокращений, прочерков, исправлений и помарок, в строгом соответствии с записями, которые содержатся в документах, имеющих отношение к государственному служащему.
При заполнении Личного листка используются следующие документы (при наличии):
- документ об образовании;
- документы о присуждении ученой степени и о присвоении ученого звания;
- документы об имеющихся изобретениях;
Кадровая служба проверяет полноту заполнения Личного листка и правильность указанных в нем сведений в соответствии с предъявляемыми государственным служащим документами. По истечении каждых последующих пяти лет заполняется новый личный листок, который подшивается в личное дело.
13. Автобиография оформляется согласно Приложению № 3 к настоящим Методическим рекомендациям.
Автобиография содержит анкетные данные государственного служащего и краткое описание его учебной, трудовой и общественной деятельности.
Автобиография пишется лично в произвольной форме, в конце ставится подпись и дата. По истечении каждых последующих пяти лет заполняется новая автобиография, которая подшивается в личное дело.
14. Копии документов об образовании, подтверждающих профессиональное образование, повышение квалификации, наличие ученой степени или ученого звания, размещаются в личном деле в хронологическом порядке друг за другом.
При приеме на работу государственный служащий представляет удостоверение личности, подлинники документов об образовании, решения о награждении государственными и другими наградами, присвоении почетных и специальных званий в кадровую службу, которая снимает с них копии. На копиях представленных документов проставляется отметка об их заверении.
В кадровую службу также представляются документы об образовании, полученные в ходе прохождения государственной службы в данном государственном органе.
15. В личном деле хранятся копии решений о наложении на государственного служащего дисциплинарных взысканий и их снятии.
16. Копии распорядительных документов о приеме на работу, назначении на должность, переводе, освобождении от занимаемой должности, увольнении с работы или выписки из указанных распорядительных документов размещаются в личном деле в хронологическом порядке друг за другом.
Копии распорядительных документов и выписки из них заверяются кадровой службой.
17. Текст обязательства о принятии на себя ограничений, связанных с пребыванием на государственной службе, подписывается государственным служащим собственноручно с указанием даты подписи.
18. Послужной список содержит данные, связанные с трудовой деятельностью государственного служащего. Послужной список ведется на протяжении всего периода прохождения государственной службы. В случае изменения данных о государственном служащем, в том числе назначения государственного служащего на другую должность, составляется новый послужной список.
Послужной список заполняется кадровой службой на основании документов, имеющихся в личном деле, в кадровой службе, а также документов, представленных государственным служащим.
19. Для учета документов личного дела составляется внутренняя опись документов личного дела (далее – внутренняя опись).
Внутренняя опись составляется на отдельном листе и оформляется согласно Приложению № 4 к настоящим Методическим рекомендациям.
Внутренняя опись ведется с момента формирования личного дела. В ней указывается дата начала формирования личного дела (дата заявления о приеме на работу) и дата завершения формирования личного дела (дата увольнения государственного служащего).
К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.
При изменении состава документов личного дела (изъятии, включении документов, замены их копиями) эти изменения отражаются в графе № 5, 6 и при необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи.
При подготовке личных дел для передачи в ведомственный архив, внутренняя опись располагается в начале личного дела.
20. В личное дело не включаются документы и копии документов, не имеющих отношения к государственному служащему, прохождению им государственной службы.
21. При изменении анкетно-биографических данных государственный служащий в течение одного месяца информирует кадровую службу с представлением подлинников документов, свидетельствующих об изменении анкетно-биографических данных, либо их копий, заверенных нотариально.
22. Сведения об изменениях в анкетно-биографических данных государственного служащего и его служебном положении заносятся в личное дело только при наличии соответствующих документов, которые должны быть представлены в кадровую службу.
На основании представленных документов кадровой службой вносятся изменения в личное дело. Внесение изменений на основании устных пояснений государственного служащего не допускается.
23. Сведения, содержащиеся в личном деле, являются конфиденциальными и имеют ограниченный доступ. За разглашение данных сведений работники кадровых служб, а также лица, имеющие доступ к личному делу, привлекаются к дисциплинарной ответственности.
24. Личные дела подлежат регистрации. Регистрационный номер личного дела указывается на обложке и вносится в регистрационную учетную форму согласно Приложению № 5 к настоящим Методическим рекомендациям (карточная, журнальная или база данных в автоматизированной информационной системе).
Для оперативного учета государственных служащих и анализа сменяемости кадров возможно ведение алфавитных карточек, согласно Приложению № 6 к настоящим Методическим рекомендациям.
25. Личные дела являются документами строгой отчетности, за сохранность которых ответственность несет кадровая служба, либо лица, на которых непосредственно возложено ведение личных дел.
Личные дела хранятся в специальных шкафах или сейфах в изолированных помещениях (кабинетах), опечатываемых после окончания работы. Личные дела располагаются на полках в вертикальном положении и в порядке удобном для использования.
26. Кадровая служба обеспечивает хранение личных дел уволенных государственных служащих в течение двух лет до передачи данных дел в ведомственный архив государственного органа.
27. В целях обеспечения контроля за сохранностью личных дел в государственном органе ежегодно не позднее 1 квартала года, следующего за отчетным, производится проверка их наличия и состояния. Выявленные в ходе проверки недостатки фиксируются в акте, составляемом в произвольной форме, который представляется руководству государственного органа.
4. Порядок выдачи личных дел во временное пользование
28. Государственный служащий имеет право ознакомиться со своим личным делом, а также со всеми документами до их внесения в личное дело. Государственный служащий вправе потребовать приобщения к личному делу своих письменных объяснений по конкретным документам из личного дела либо по фактам, имеющим отношение к его личным и профессиональным данным.
29. С документами из личного дела вправе ознакомиться следующие лица:
1) руководитель государственного органа, его заместители;
2) ответственный секретарь, либо его замещающее лицо;
3) руководитель аппарата;
4) руководители структурных подразделений государственного органа (с личными делами своих подчиненных);
5) государственные органы, уполномоченные на проведение проверок кадровых служб государственных органов.
30. При ознакомлении с личным делом запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить новые записи, извлекать документы или помещать новые документы, задерживать у себя личное дело сверх предоставленного для ознакомления времени, разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения.
31. Учет выданных личных дел ведется с помощью контрольных карточек согласно Приложению № 7 к настоящим Методическим рекомендациям. Контрольные карточки хранятся в личном деле отдельно от других документов.
Выдача личных дел производится работником кадровой службы с пометкой в контрольной карточке о том, кому и когда выдано личное дело.
Контрольные карточки на выданные дела расставляются в контрольной картотеке и хранятся до возвращения дел, а затем снова помещаются в личные дела с отметкой о возврате.
32. Изъятие документов личного дела не допускается, за исключением случаев предусмотренных законодательством Республики Казахстан.
5. Передача личных дел при реорганизации и ликвидации государственного органа
33. При реорганизации государственного органа личные дела передаются в обработанном виде и по описи правопреемнику государственного органа с составлением акта приема-передачи.
34. При ликвидации государственного органа личные дела передаются в обработанном виде и по описи дел в соответствующие государственные архивы.
6. Сроки хранения личных дел
35. Личные дела административных государственных служащих имеют длительный срок хранения (75 лет ЭПК минус возраст работника на момент прекращения его деятельности в данном государственном органе).
По истечении данного срока хранения проводится экспертиза ценности документов, включенных в состав личных дел. Личные дела, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, определяются на постоянный срок хранения.
36. Личные дела политических государственных служащих хранятся постоянно.
37. Личные дела постоянного срока хранения, вносятся в опись дел постоянного хранения.
7. Оформление личных дел
для передачи их на ведомственное хранение
38. Подготовка личных дел для передачи в ведомственный архив производится кадровой службой.
39. Для передачи личных дел в ведомственный архив производится их полное оформление: подшиваются документы, нумеруются листы, составляется лист-заверитель, оформляется обложка личного дела.
40. Листы личного дела нумеруются арабскими цифрами, номера проставляются черным графитовым карандашом в правом верхнем углу каждого листа.
41. Количество листов личного дела указывается в листе-заверителе, который оформляется согласно Приложению № 8 к настоящим Методическим рекомендациям. Лист-заверитель не нумеруется и подшивается за последним документом личного дела.
42. Документы личного дела подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона с учетом свободного чтения текста.
43. На обложке личного дела указывается наименование государственного органа и его структурного подразделения. В заголовке личного дела пишется полностью в именительном падеже фамилия, имя, отчество уволенного государственного служащего.
44. На обложке личного дела проставляется количество листов в соответствии с листом-заверителем и запись о сроке хранения личного дела следующего содержания:
«Хранить 75 лет ЭПК минус возраст работника на момент прекращения его деятельности в данной организации» или «Хранить постоянно».
45. Передача личных дел уволенных из кадровой службы государственного органа осуществляется по описям дел, составляемым по результатам экспертизы ценности документов и дел.
Их заголовки группируются по году завершения дел в делопроизводстве, внутри года – в алфавитном порядке фамилий государственных служащих.
Приложение № 1
к Методическим рекомендациям по
оформлению, хранению и учету
личных дел государственных
служащих
Автор статьи
Читайте также: