Какие документы заверяются гербовой печатью суда

Обновлено: 27.04.2024

1.1. Нотариус свидетельствует верность копий документов и выписок из них в соответствии с положениями ст. 77 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате (далее - Основы). Нотариальное действие представляет собой свидетельствование тождественности текста предъявленной нотариусу копии с оригиналом. Нотариальное действие совершается по устному обращению при условии, что:

- содержание документа не противоречит действующему законодательству;

- свидетельствование копии или выписки из документа данного вида не запрещено действующим законодательством;

- документ составлен на языке, которым владеет нотариус, или имеет надлежащим образом оформленный перевод.

1.2. Определение понятия "документ" в общем значении, применяемое в гражданских правоотношениях, в законодательстве отсутствует. Имеются лишь определения этого термина применительно к конкретным правоотношениям. Например, Федеральные законы "Об информации, информатизации и защите информации", "Об участии в международном информационном обмене" определяют термин "документ" как "зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать". Аналогично определяет данное понятие и Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98, утвержденный Постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28. При свидетельствовании верности копий нотариусу следует использовать это определение с учетом требований, содержащихся в ст. 77, 78 Основ. То есть в рамках бесспорной нотариальной юрисдикции термин "документ" используется в узком значении как письменный документ, исходящий от органов государственной власти, органов местного самоуправления, судебных, административных, иных публичных органов, юридических лиц, граждан, составленный в установленном порядке и имеющий юридическое значение. Верность копии или выписки из документа, исходящего от гражданина, свидетельствуется при условии, что подлинность подписи этого гражданина "засвидетельствована" нотариально либо уполномоченным должностным лицом организации по месту работы, учебы или жительства гражданина. Не могут быть засвидетельствованы копии со сделок в простой письменной форме, хотя бы и прошедшие регистрацию в учреждениях юстиции по государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним, поскольку подлинность подписи граждан на указанных сделках не засвидетельствована в порядке, установленном ст. 78 Основ.

Не подлежат нотариальному свидетельствованию копии нормативных актов.

1.3. Копия документа может быть исполнена от руки, с использованием технических средств, в том числе способом свето- либо фотокопирования. Копия оформляется в соответствии с требованиями, предъявляемыми действующим законодательством к нотариальному документу. Копия должна строго соответствовать оригиналу: содержать весь текст и реквизиты документа без сокращений и искажений. Удостоверительная надпись на копии должна соответствовать установленным формам, утвержденным Министерством юстиции РФ. Текст удостоверительной надписи должен быть изложен непосредственно на копии и не может быть подшит либо подклеен к тексту копии.

1.4. Нотариус не вправе свидетельствовать верность копии документа или выписки из него, если:

- в тексте документа имеются подчистки, дописки, зачеркнутые слова, иные неоговоренные исправления (либо оговоренные исправления в документе, в котором они недопустимы, см. разд. 4 п. 4.2);

- документ либо его отдельные фрагменты или реквизиты исполнены карандашом;

- документ в силу повреждений имеет нечитаемые фрагменты текста, реквизитов или печати, скрепляющей подпись должностного лица, или имеет какие-либо иные особенности, которые могут привести к неверному толкованию содержания документа в целом или к сомнению в его подлинности. Оттиск печати на документе, предоставленном для свидетельствования верности копии, должен быть четким, позволяющим установить название организации, выдавшей документ;

- нарушена целостность документа;

- документ, объем которого превышает один лист, не прошит, не пронумерован и не скреплен подписью должностного лица и соответствующей печатью;

- документ составлен за границей должностным лицом компетентного органа иностранного государства, иностранным гражданином или от них исходит, но не легализован в порядке, установленном международным договором, либо не соответствует иным требованиям международного договора;

- подпись должностного лица, подписавшего документ, выполнена светокопированием либо при помощи факсимильного штампа или иным техническим способом;

- документ, поверхность бумажного носителя которого заламинирована либо скрыта иным техническим способом, не позволяющим сделать однозначного вывода об отсутствии признаков подделки документа.

Нотариус, свидетельствуя верность копии, не свидетельствует фактов, изложенных в документе, а лишь подтверждает факт тождественности текста и реквизитов копии тексту и реквизитам оригинала.

1.5. Свидетельствование верности копии паспорта, заменяющих его документов, партийного, профсоюзного, комсомольского билетов, депутатского удостоверения, служебных удостоверений не допускается (Указ Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г. N 9779-Х), кроме случаев, указанных в законе, например, Федеральные законы от 20 декабря 2002 г. N 175-ФЗ, ст. 38 (п. 11), ст. 41 (п. 15) и от 10 января 2003 г. N 19-ФЗ, ст. 34 (п. 11) и ст. 35 (п. 13).

В настоящее время в соответствии с Федеральным законом от 12 июня 2002 г. N 67 "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации" документами, заменяющими паспорт гражданина (документ, удостоверяющий личность гражданина, выданный уполномоченным государственным органом), на территории Российской Федерации являются:

- военный билет, временное удостоверение, выдаваемое взамен военного билета, или удостоверение личности (для лиц, которые проходят военную службу);

- временное удостоверение личности гражданина Российской Федерации, выдаваемое на период оформления паспорта;

- документ, удостоверяющий личность гражданина Российской Федерации, по которому он осуществляет въезд в Российскую Федерацию (для лиц, постоянно проживающих за пределами территории РФ);

- паспорт моряка (удостоверение личности моряка);

- справка установленной формы, выдаваемая гражданам РФ, находящимся в местах содержания под стражей, подозреваемых и обвиняемых. Кроме того, документами, заменяющими паспорт гражданина Российской Федерации за пределами территории РФ, являются документы, по которым граждане Российской Федерации вправе пребывать на территории иностранного государства в соответствии с международным договором РФ.

1.7. Запрещено свидетельствование верности копий документа, содержащего государственную либо медицинскую тайну и имеющего указание (гриф) на недопустимость его копирования, а также гриф "Секретно" и "Совершенно секретно".

2. Лицо, обращающееся за совершением нотариального действия

2.1. За свидетельствованием верности копии документа или выписки из него может обратиться любое лицо, не обязательно являющееся владельцем документа.

При совершении данного нотариального действия по общим правилам совершения нотариальных действий устанавливается личность гражданина, обратившегося за совершением нотариального действия. Установление факта обладания гражданином полной дееспособностью при совершении данного нотариального действия не требуется.

3. Свидетельствование верности копии с копии документа. Свидетельствование верности выписки из документа

3.1. Верность копии с копии документа свидетельствуется нотариусом при условии, если верность копии засвидетельствована в нотариальном порядке или копия документа выдана юридическим лицом, от которого исходит подлинный документ. Нотариальное свидетельствование копии с копии документа, исходящего от организации, допускается, если копия документа изготовлена на бланке данного юридического лица, скреплена печатью и имеет отметку о том, что подлинный документ находится у юридического лица.

3.2. Количество последовательных свидетельствований верности копии с копии документа ограничено ст. 79 Основ. Согласно ст. 51 Основ формы удостоверительных надписей на свидетельствуемых документах устанавливаются Министерством юстиции РФ. Действующими формами удостоверительных надписей предусмотрено лишь одно последовательное свидетельствование верности копии с копии документа.

3.3. Верность выписки из документа может свидетельствоваться при условии наличия в документе решения нескольких отдельных, не связанных между собой вопросов и воспроизведения в представленной выписке полного текста части документа по определенному вопросу, необходимые реквизиты данного документа.

4. Особенности свидетельствования верности копий отдельных видов документов

4.1. Свидетельствование верности выписки из трудовой книжки возможно при условии воспроизведения в выписке записей, заполненных в соответствии с требованиями порядка ведения трудовых книжек.

4.2. Действующее законодательство содержит случаи, когда в документе не допускаются какие-либо, в том числе оговоренные, исправления, например:

- в документах об образовании (Положение о порядке хранения, выдачи и учета документов государственного образца об основном общем и среднем (полном) образовании, утвержденное Приказом Министерства образования РФ от 2 апреля 1996 г. N 143; письмо Министерства образования РФ от 16 апреля 2001 г. N 14-52-235 ин/13 "Об аттестатах о среднем (полном) общем образовании"; Инструкция о порядке ведения, заполнения и выдачи государственных документов о среднем профессиональном образовании, утвержденная Постановлением Государственного комитета РФ по высшему образованию от 10 апреля 1996 г. N 6; Инструкция о порядке выдачи документа государственного образца о высшем профессиональном образовании, изготовлении, заполнении и хранении соответствующих бланков документов, утвержденная Приказом Министерства общего и профессионального образования РФ от 13 января 1999 г. N 46; Требования к образцу государственного документа о послевузовском профессиональном образовании, к его заполнению и выдаче, утвержденные Приказом Министерства образования РФ от 15 октября 1999 г. N 568);

- в свидетельствах о государственной регистрации актов гражданского состояния (Правила заполнения бланков записей актов гражданского состояния и бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 17 апреля 1999 г. N 432).

При свидетельствовании верности копий документов о среднем образовании и приложений к ним, выданным начиная с 2001 г., следует обращать внимание на то, что выданные аттестаты и приложения к ним подписываются только руководителем общеобразовательного учреждения (с расшифровкой подписи) и скрепляются гербовой печатью.

При свидетельствовании верности копий документов (дипломов) о высшем профессиональном образовании следует иметь в виду, что дата выдачи диплома указывается в нижней части левой стороны бланка диплома после регистрационного номера.

4.3. В связи со вступлением в силу Федерального закона "О государственной регистрации юридических лиц" от 8 августа 2001 г. N 129-ФЗ следует иметь в виду, что свидетельствование верности копий учредительных документов юридических лиц возможно только после регистрации юридических лиц в установленном законом порядке.

4.4. Если в свидетельстве о рождении, о браке есть штамп отметки о выдаче паспорта или в свидетельстве о смерти - отметка о выдаче компенсации на ритуальные услуги в удостоверительной надписи о свидетельствовании верности копии, не следует это отражать как особенность, поскольку порядок постановки таких штампов и отметок предусмотрен действующим законодательством.

5. Свидетельствование верности копий документов, предназначенных для действия за границей

5.1. При заполнении удостоверительных надписей о свидетельствовании верности копий документов, предназначенных для действия за границей, необходимо полностью указывать фамилию, имя, отчество нотариуса, его нотариальный округ, не допуская сокращений, в строгом соответствии с оттиском печати нотариуса. Печать ставится на свободном месте документа, под удостоверительной надписью, не затрагивая ее текста и подписи нотариуса. Документы должны быть изготовлены на качественной бумаге, полностью на пишущей машинке или с помощью компьютерной техники. Изготовление копии методом светокопирования не допускается.

5.2. Копии документов нельзя сгибать, вносить в них какие-либо дополнительные сведения, прочеркивать не заполненные до конца строки и другие свободные места, а также ставить на них мастичные штампы.

Судебная практика и законодательство — "Методические рекомендации по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них" (утв. Решением Правления ФНП от 26 - 27.03.2003, Протокол N 03/03)

При этом в качестве обоснования отказов в свидетельствовании верности копий паспортов гражданина Российской Федерации нотариусами приводится пункт 1.5 Методических рекомендаций по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них (утверждены решением Правления Федеральной нотариальной палаты от 26 - 27 марта 2003 г., протокол N 03/03), согласно которому свидетельствование верности копии паспорта, заменяющих его документов, партийного, профсоюзного, комсомольского билетов, депутатского удостоверения, служебных удостоверений не допускается (Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 N 9779-Х), кроме случаев, указанных в законе, например, Федеральные законы от 20.12.2002 N 175-ФЗ, статья 38 (пункт 11), статья 41 (пункт 15) и от 10.01.2003 N 19-ФЗ, статья 34 (пункт 11) и статья 35 (пункт 13). В связи с этим Федеральная нотариальная палата считает необходимым высказать свою позицию по вопросу свидетельствования верности копий паспортов гражданина Российской Федерации.

10. Изготовление и оформление копий судебных актов

10.1. Изготовление копии судебного акта осуществляется путем ксерокопирования подписанного судьей судебного акта или путем выведения на печать текста судебного акта из САС или информационной системы "Картотека арбитражных дел" как на одной, так и на двух сторонах листа.

Копии судебных актов, содержащих 3 и более страниц и не требующих заверения гербовой печатью, могут быть изготовлены в масштабе 1:2 в виде книжки с листами формата A5. Такие копии скрепляются прошивкой прочной нитью в два прокола или вальцовкой на месте сгиба листов.

10.2. Копия судебного акта, состоящая из нескольких листов, заверяется штампом суда "Копия верна" (приложение N 16) с заполнением всех реквизитов штампа на последней странице под текстом судебного акта, штамп может проставляться как методом штемпелевания, так и наноситься аппаратными методами, в том числе автоматически, при распечатывании копии судебного акта. Все листы копии прошиваются на 2 прокола прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа копии, заклеиваются бумажной наклейкой (в виде круга, квадрата, прямоугольника, размером примерно 40 - 60 мм на 40 - 50 мм) и опечатываются печатью суда. Печать ставится таким образом, чтобы частично захватывала бумажную наклейку, заклеивающую концы нити, наименование должности лица, удостоверившего подлинность документа, его личную подпись, фамилию, инициалы и дату.

За исключением случаев, указанных в пункте 10.3 Инструкции, копии судебных актов удостоверяются специалистом по делопроизводству судебного состава, в котором состоит судья или председательствующий в судебном заседании, рассматривавший дело по существу.

Прошивка также может быть осуществлена методом вальцовки с пропуском в образовавшееся металлическое кольцо прочной нити не менее оборота на каждую сторону листа.

На первом листе копии документа ставится штамп "Копия".

Копии судебных актов, не требующих заверения гербовой печатью или ее дубликатами, могут скрепляться с помощью степлера.

Место скрепления заклеивается бумажной наклейкой и опечатывается печатью канцелярии суда или судебного состава, которая частично накладывается на наклейку.

Если копии судебных актов исполнены не более чем на 3 страницах, допускается возможность не прошивать листы таких копий. В этих случаях на каждом листе печатного текста копии проставляется штамп с текстом, включающим наименование суда, слова "Копия верна", должность, номер судебного состава, фамилию заверяющего копию и его подпись, а также дату, месяц прописью и год. На последней странице, ниже текста судебного акта, в эти реквизиты добавляется общее число страниц документа.

Если на оборотной стороне листа текста нет, лист перечеркивается таким образом, чтобы внесение нового текста было невозможно.

10.3. Гербовой печатью арбитражного суда или ее дубликатами заверяются следующие документы:

Далее - гербовая печать.

исполнительные листы (дубликаты исполнительных листов);

справки для возврата государственной пошлины и дубликаты справок;

судебные акты о возврате государственной пошлины.

При направлении на исполнение судебных актов гербовой печатью заверяются:

судебные акты о признании права;

судебные акты о привлечении к административной ответственности;

судебные акты по делам об оспаривании решений административных органов о привлечении к административной ответственности;

копии определений об обеспечении иска (в том числе предварительные обеспечительные меры) и об отмене таких мер;

копии определений о приостановлении исполнения судебных актов и об отмене приостановления исполнения судебных актов;

другие судебные акты, по которым исполнительные листы не выдаются;

копии судебных актов, принятых по делам о банкротстве: о введении наблюдения, финансового оздоровления, внешнего управления, об утверждении арбитражных управляющих и освобождении (отстранении) их от исполнения обязанностей арбитражных управляющих, о признании должника банкротом и об открытии конкурсного производства, о завершении конкурсного производства, направляемых в кредитные организации, судебным приставам-исполнителям, органам федерального казначейства, прочим государственным органам;

в других случаях, установленных настоящей Инструкцией.

Определения об исправлении допущенных судом описок, опечаток, арифметических ошибок (статья 179 АПК РФ), о процессуальном правопреемстве, изменении наименования должника/взыскателя и т.д., затрагивающие содержание ранее выданного исполнительного листа, заверяются гербовой печатью суда.

По ходатайству лиц, участвующих в деле, копии судебных актов, которыми заканчивается производство по делу (в том числе судебные акты об установлении требований кредиторов в делах о банкротстве), в суде соответствующей инстанции, могут быть заверены гербовой печатью.

По указаниям руководства суда гербовая печать может быть проставлена и на другие судебные акты суда.

Документы удостоверяются судьей, председательствовавшим в судебном заседании, а в его отсутствие - другим судьей, участвовавшим в судебном заседании (если дело было рассмотрено коллегиальным составом суда), или судьей, если дело было рассмотрено этим судьей единолично.

В случае отсутствия судьи, принимавшего решение по делу (например, в связи со смертью или тяжелой болезнью, повлекшей утрату трудо- или дееспособности, либо лишением судьи полномочий), копии таких судебных актов, а также исполнительные листы, выдаваемые по делу, подписываются председателем судебного состава, в который входит/входил отсутствующий судья, или иным судьей по его поручению.

Гербовая печать проставляется таким образом, чтобы захватывала часть должности лица, удостоверившего документ и его личную подпись. Здесь же указываются фамилия и инициалы удостоверившего, дата удостоверения.

10.4. По делам о признании (в случае удовлетворения судом заявления о признании права заявителя) в дополнение к экземпляру судебного акта, который подшивается в материалы дела в соответствии с требованиями пункта 9.4 Инструкции, изготавливается дополнительный экземпляр принятого судом судебного акта, который предназначен для передачи заявителю по делу.

10.5. По делам о привлечении к административной ответственности, по которым выдача исполнительных листов не предусмотрена, дополнительно изготавливаются экземпляры судебных актов в количестве, необходимом для осуществления принудительного исполнения.

Если за одно правонарушение судом назначены два наказания - в виде административного штрафа и конфискации, суд дополнительно изготавливает два его экземпляра в дополнение к экземпляру судебного акта, который подшивается в материалы дела в соответствии с требованиями пункта 9.4 Инструкции.

При этом на экземплярах, направляемых судебному приставу-исполнителю, судья в конце судебного акта делает отметку о том, в какой части каждый из них подлежит исполнению: "подлежит исполнению в части взыскания суммы административного штрафа" или "подлежит исполнению в части конфискации вещи, явившейся орудием совершения или предметом административного правонарушения".

В судебном акте о привлечении лица к административной ответственности указывается на обязанность лица, привлеченного к административной ответственности, представить суду сведения об оплате наложенного штрафа в установленный законом срок со дня вступления в законную силу судебного акта.

Документы, подтверждающие добровольное исполнение судебного акта, должны поступить в суд в установленный срок, со дня вступления в законную силу решения суда.

Если по истечении установленного срока со дня вступления в законную силу судебного акта о привлечении к административной ответственности и о назначении наказания в виде административного штрафа либо со дня истечения срока отсрочки или срока рассрочки исполнения этого судебного акта у суда отсутствуют сведения об уплате административного штрафа добровольно, на экземплярах судебного акта проставляется отметка об отсутствии у суда сведений об уплате наложенного административного штрафа добровольно.

На основании статьи 32.2 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее - КоАП РФ) решение должно быть направлено для взыскания штрафа и составления протокола об административном правонарушении, предусмотренном частью 1 статьи 20.25 КоАП РФ, судебному приставу-исполнителю, определяемому исходя из статьи 33 Федерального закона "Об исполнительном производстве".

При назначении наказания в виде конфискации вещи, явившейся орудием совершения или предметом административного правонарушения, суд с учетом статьи 32.4 КоАП РФ направляет судебный акт после его вступления в законную силу судебному приставу-исполнителю, определяемому исходя из статьи 33 Федерального закона "Об исполнительном производстве".

10.6. Дополнительно изготовленные экземпляры судебных актов по делам о признании, по делам о привлечении к административной ответственности, других судебных актов, по которым выдача исполнительных листов не предусмотрена, прошиваются в соответствии с требованиями пункта 10.2 Инструкции, подписываются судьей, удостоверяются гербовой печатью суда, в конце текста проставляется отметка о вступлении судебного акта в законную силу; отметки "Копия" и "Копия верна" на экземплярах указанных судебных актов не проставляются.

Отметка о вступлении в законную силу на копиях иных судебных актов не проставляется.

10.7. Лицам, участвующим в деле, копии судебных актов, а также экземпляры судебных актов в случаях, предусмотренных пунктами 10.4 и 10.5 Инструкции, выдаются под расписку или высылаются заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении в сроки, установленные АПК РФ.

Специалисты судебного состава (секретарь судебного заседания, помощник судьи), сдавшие в экспедицию пакеты с документами для отправки, несут ответственность за соответствие копий документов их подлинникам, за правильное оформление всех реквизитов отправляемых документов.

Работники суда в соответствии со своими должностными регламентами, отправляющие копии судебных и других документов, связанных с рассмотрением дела, производят распечатку на конверте фамилии, инициалов получателя, наименования организации, почтового адреса, помещают документы в конверт, заклеивают его, оформляют уведомление о вручении почтового отправления адресату, составляют реестр в формате Ф-103 ("партионная почта") и передают в экспедицию.

10.8. В случае принятия судебного акта о признании индивидуальных предпринимателей и крестьянских (фермерских) хозяйств несостоятельными (банкротами), а также судебных актов по делам о прекращении физическими лицами деятельности в качестве индивидуальных предпринимателей копии этих судебных актов специалистом делопроизводства судебного состава/секретарем судебного заседания незамедлительно направляются в соответствующие органы Федеральной налоговой службы Российской Федерации, осуществляющие государственную регистрацию субъектов экономической деятельности.

10.9. Копии вступивших в законную силу судебных актов в отношении прав на недвижимое имущество (о признании права собственности, права на долю, о заключении, изменении, расторжении, прекращении, о признании недействительными договоров в отношении недвижимого имущества, подлежащих государственной регистрации, пр.) подлежат в трехдневный срок обязательному направлению арбитражными судами, вынесшими судебный акт, в государственный орган, осуществляющий государственную регистрацию прав на недвижимое имущество.

10.10. Вступившее в законную силу решение арбитражного суда по делу об оспаривании нормативного правового акта направляется арбитражным судом в официальные издания государственных органов, органов местного самоуправления, иных органов, в которых был опубликован оспариваемый акт, и подлежит незамедлительному опубликованию указанными изданиями.

Решение арбитражного суда по делу об оспаривании нормативного правового акта публикуется в "Вестнике Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации" и при необходимости в иных изданиях.

Информация об исполнении судебного акта подшивается в материалы дела.

10.12. Повторная выдача копий судебных актов производится по заявлению лиц, участвующих в деле, и осуществляется в разумный срок. Повторно изготавливается лишь одна повторная копия судебного акта, удостоверенная судом.

По мотивированному ходатайству лица, участвующего в деле, ему может быть изготовлено требуемое количество копий судебного акта.

Специалист судебного состава или специалист архива (в зависимости от того, где находится дело, из материалов которого необходимо изготовить копии) подготавливает копии требуемых документов, оформляет их в соответствии с требованиями пункта 10.2 Инструкции и заверяет их своей подписью.

Ходатайство об изготовлении копий документов приобщаются к материалам дела.

Копии судебных актов изготавливаются, удостоверяются и выдаются тем судом, в котором в момент обращения находится судебное дело. По заявлению лиц, участвующих в деле, копия судебного акта может быть изготовлена иным судом, рассматривавшим дело, путем распечатывания текста судебного акта из информационной системы "Картотека арбитражных дел", им удостоверена и выдана.

Копии иных материалов дела арбитражным судом не изготавливаются и не удостоверяются, за исключением случаев, установленных настоящей Инструкцией.

10.13. Копии судебных актов выдаются лицу, участвующему в деле, или его представителю при наличии документа, подтверждающего полномочия в соответствии со статьей 61 АПК РФ, и документа, удостоверяющего личность:

паспорта гражданина Российской Федерации - для граждан Российской Федерации;

паспорта иностранного гражданина либо иного документа, установленного федеральным законом или признаваемого в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документа, удостоверяющего личность, - для иностранных граждан;

документа, выданного иностранным государством и признаваемого в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документа, удостоверяющего личность лица без гражданства; разрешения на временное проживание; вида на жительство; иного документа, предусмотренного федеральным законом или признаваемого в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документов, удостоверяющих личность, - для лиц без гражданства.

Арбитражные управляющие предъявляют надлежаще заверенную копию судебного акта суда первой инстанции об утверждении их арбитражным управляющим и документ, удостоверяющий личность.

10.14. Подлинные документы из дела могут быть выданы судом первой инстанции с учетом требований части 10 статьи 75 АПК РФ по заявлению представивших их лиц после вступления в законную силу судебного акта, которым заканчивается рассмотрение дела, при условии истечения сроков на его обжалование, при наличии резолюции судьи, председательствовавшего в судебном заседании, о выдаче требуемых документов, а при его отсутствии - председателем судебного состава.

Вынесение определения и проведение судебного заседания с вызовом сторон в данном случае не требуются.

При выдаче исполнительных листов, подлинников и копий документов из дела сторонами должны представляться документы, перечисленные в пункте 10.13 Инструкции.

10.15. При направлении подлинных документов из дела в экспертное учреждение для проведения экспертизы на основании определения судьи, рассматривающего дело, специалист судебного состава изготавливает копии всех документов, направляемых в экспертное учреждение.

Изготовление копий документов, направляемых в экспертное учреждение, осуществляется путем их сканирования и размещения их образов в информационной системе "Картотека арбитражных дел". Сканирование документов дела осуществляется в случае, если оно не было произведено ранее при обработке входящей судебной корреспонденции.

Оригинал определения о назначении экспертизы подшивается в материалы судебного дела.

10.16. Копия определения о назначении экспертизы вместе с подлинниками документов направляется в экспертное учреждение по каналам фельдсвязи либо спецсвязи либо доставляется в экспертное учреждение сотрудником суда. В случае доставки документов сотрудником суда документы вручаются уполномоченному сотруднику экспертного учреждения, о чем делается отметка в реестре отправки корреспонденции с описью вложения; отметка о вручении удостоверяется подписью уполномоченного сотрудника экспертного учреждения и скрепляется печатью экспертного учреждения. Реестр приобщается к материалам дела.

Судебное дело целиком направлению в экспертное учреждение не подлежит. Суд направляет в экспертное учреждение лишь те документы, по которым необходимо провести экспертизу.

10.17. После возвращения материалов дела из экспертного учреждения специалист судебного состава производит сверку материалов дела с его копией, находящейся в КАД. В случае утраты документов экспертным учреждением указанная копия дела должна служить основой для его восстановления.

Еще со школьной скамьи мы усвоили: документ без печати недействителен. Вот и ставим печать чуть ли не на всех бумагах – каши маслом не испортишь. Но так ли это необходимо? На каких кадровых документах действительно нужно ставить оттиск печати, а какие могут обойтись и без него?

К нам в редакцию часто приходят письма с вопросами, которые так или иначе связаны с правильным использованием оттиска печати. "Нужна ли печать на трудовом договоре?" – спрашивает предприниматель из Самары. "Где найти перечень документов, на которых обязательно ставить оттиск печати?" – интересуется московский менеджер по персоналу. "Я случайно поставила в трудовой книжке работника печать другой организации. Что же теперь делать?" – сетует кадровик из Ставрополя. Сегодня мы разрешим эти и многие другие проблемы.

Знакомьтесь: печать

Вначале немного расскажем о том, что представляет собой печать. Это клише из твердой резины для нанесения оттисков на бумагу в целях подтверждения подлинности документа. Технические требования к гербовым печатям – их форме, размерам, размещаемому на них тексту и символам – изложены в государственном стандарте ГОСТ Р 51511-2001*.

* Государственный стандарт РФ "Печати с воспроизведением герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования" (утвержден постановлением Госстандарта России от 25 декабря 2001 г. No 573-ст).

Технические требования к печатям без герба в государственном стандарте пока не закреплены. В законодательстве почти ничего не сказано о правилах использования печатей. Неясно, например, какие печати должны быть в организации, в каких случаях их нужно ставить, кто несет ответственность за их сохранность, сколько у фирмы должно быть печатей и т. п. Все эти вопросы остаются на усмотрение руководства организации.
Печати бывают трех видов: гербовые, приравненные к гербовым и простые.
Гербовые печати (с изображением герба РФ) используются только в органах государственной власти и государственных учреждениях. Кроме того, гербовую печать получают организации, которые наделены государственными полномочиями. Например, частные нотариальные конторы.

Акционерное общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование и адрес

Коммерческие фирмы используют печати, приравненные к гербовым. На них изображена фирменная эмблема, логотип или просто написано название компании. Как на гербовых, так и на приравненных к ним печатях указывается ИНН юридического лица и номер свидетельства о государственной регистрации.
Есть свои печати и у частных предпринимателей. По своему статусу они считаются приравненными к гербовым. Но на такой печати вместо герба и эмблемы располагается фамилия, имя и отчество индивидуального предпринимателя, а также указывается его местонахождение, ИНН и регистрационный номер.

Штампы, датеры, факсимиле
Штамп – это вид печати прямоугольной формы с каким-либо текстом. Чаще всего штампы используют, чтобы нанести на документ реквизиты организации. Бывают штампы, подтверждающие определенное действие. Например "Оплачено", "Выдан вкладыш".
Датер – штемпельный прибор для автоматического проставления дат. Порядок использования штампов и датеров в законодательстве не урегулирован, поэтому организация должна определить его самостоятельно.
Факсимиле – это печать или клише, с помощью которого воспроизводится подпись человека. В соответствии со статьей 260 Гражданского кодекса факсимиле можно использовать только в установленном законом порядке. Однако такого порядка пока не существует. На кадровой и бухгалтерской документации факсимиле ставить нельзя – там нужна только собственноручная подпись должностного лица. А вот на письмах, грамотах, поздравлениях – вполне допустимо.

Гербовые и приравненные к ним печати ставят на документы, требующие особого подтверждения подлинности, – договоры, грамоты и свидетельства, трудовые книжки, служебные удостоверения и т. п.
Простыми считаются печати структурных подразделений компании, печати для отдельных видов документов, штампы. Они бывают разной формы – круглые, треугольные, прямоугольные, квадратные. Ставятся на те документы, которые не требуют особого подтверждения подлинности (справки, пропуска, копии и т. п.).

Технические требования к печатям без герба в государственном стандарте пока не закреплены

Где расположить оттиск печати?

Оттиск печати должен располагаться внизу документа, рядом с подписью должностного лица. Обратите внимание: печать ставится таким образом, чтобы частично закрыть слово, которое обозначает должность, но не попасть на подпись и расшифровку подписи.

На некоторых документах стоит специальная отметка "М. П." (место печати). Если она есть – одной заботой меньше: ставьте оттиск прямо на нее. Буквы "М. П." присутствуют на титульном листе трудовой книжки, на бухгалтерских бумагах, бланках удостоверений.

Для чего нужна печать?

Печать придает документу юридическую силу – она подтверждает подлинность подписи должностного лица. Но далеко не все кадровые документы нуждаются в этом реквизите. К сожалению, действующее законодательство четко не определяет, на каких бумагах необходимо ставить печать и какую именно печать. На основе сложившейся практики мы составили список кадровых документов, заверяемых оттиском печати в коммерческих организациях. Он представлен в таблице на стр. 33.

Печатью заверяются не только кадровые документы, но и бухгалтерские бумаги (поручения, реестры, сметы), а также учредительные документы организации, коллективный договор, различные соглашения. Документы, не упомянутые в данном перечне, заверения печатью не требуют.

Письма, выполняемые на бланках (кроме гарантийных), заверять печатью не нужно

На каких документах какие печати ставить

ДОКУМЕНТ

ВИД ПЕЧАТИ

Заверяем документы по правилам

Конечно, ничего страшного не произойдет, если вы по ошибке поставите печать на кадровом приказе или письме. Но если вы не заверите печатью документ, который действительно в этом нуждается (например, договор), последствия могут быть весьма плачевными. Такой договор не будет иметь юридической силы, а суд скорее всего не станет рассматривать его как доказательство.
Чтобы избежать подобных неприятностей, советуем вам четко прописать порядок использования печати на локальном уровне. Сначала нужно определить перечень документов компании, на которых вы будете в обязательном порядке ставить печать. Затем необходимо составить инструкцию по использованию печатей, в которой написать, когда ставится печать, приравненная к гербовой, а когда – простая, как используются штампы, если они есть в организации. Отдельно оговорите, где будет храниться печать и кто назначается ответственным за ее хранение (обычно этот вопрос решает руководитель организации).

Эту инструкцию вместе с перечнем целесообразно сделать приложением к общей инструкции по делопроизводству вашей компании, а если таковой нет – самостоятельным документом или дополнением к уставу. В дальнейшем, если понадобится заверить печатью документ, не указанный в локальном акте, руководитель организации издает об этом специальный приказ. Список документов, заверяемых печатью, можно со временем дополнять.

В инструкции по использованию печатей необходимо прописать порядок уничтожения устаревших печатей

Печать в трудовой книжке

Отдельно нужно сказать об оттиске печати в трудовой книжке работника. Порядок заполнения трудовых книжек четко прописан в двух нормативных актах – Правилах ведения и хранения трудовых книжек* и Инструкции по заполнению трудовых книжек**, которые нужно соблюдать неукоснительно. Изучив эти документы, делаем вывод: существует всего три случая, когда в трудовой книжке сотрудника ставится печать организации или кадровой службы (можно использовать любую из них):

при первичном оформлении книжки – на титульном листе;
при изменении анкетных данных сотрудника – на внутренней стороне обложки;
при увольнении – после записи об увольнении в разделе "Сведения о работе".

* Утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. No 225.
** Утверждена постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. No 69.

Кроме того, есть один случай, когда в трудовой книжке нужно поставить штамп – если работнику выдан вкладыш. Проставляется этот штамп на внутренней стороне обложки книжки или на титульном листе и представляет собой прямоугольный оттиск со словами "Выдан вкладыш".

Лариса САНКИНА,
доцент кафедры документоведения Российского государственного гуманитарного университета:

Подробнее с материалом можно познакомиться в журнале "Кадровое дело" N7, июль 2005

рассмотрев в открытом судебном заседании административное дело по административному исковому заявлению К. о признании частично недействующими пунктов 12.5, 12.6 Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29 апреля 2003 г. N 36,

приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29 апреля 2003 г. N 36 утверждена Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде (далее - Инструкция), которая опубликована в "Российской газете" 5 ноября 2004 г., N 246.

Раздел 12 Инструкции определяет порядок выдачи судебных дел и документов.

Согласно пункту 12.5 Инструкции копии решения (приговора, решения, определения, постановления) суда по делам выдаются (направляются) в случаях, предусмотренных процессуальным законодательством.

В иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, порядок выдачи (направления) копий судебных актов определяется председателем суда.

Выдаваемые судом копии судебных актов (приговор, решение, определение, постановление) должны быть заверены подписями судьи, председательствующего по делу, а в случае его отсутствия - председателя суда (заместителя председателя суда) или иного уполномоченного им лица, секретаря суда либо иного уполномоченного работника аппарата суда, а также гербовой печатью суда. При заверении соответствия копии судебного акта подлиннику на лицевой стороне последнего листа под текстом копии судебного акта (ниже реквизита "Подпись") проставляется штамп "Копия верна" (форма N 67) и гербовая печать суда.

Изготовление заверенных копий судебных актов и иных документов суда осуществляется уполномоченными работниками аппарата суда. В правом верхнем углу первого листа документа проставляется штамп "КОПИЯ".

Если копия документа состоит из нескольких листов, то все листы должны быть пронумерованы, прошиваются прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа копии документа, или скрепляются скобой с использованием степлера; на оборотной стороне последнего листа в местах скрепления накладывается наклейка с заверительной надписью "пронумеровано и скреплено печатью ____ листов, подпись ____" (форма N 66) с указанием суда, которым выдается копия документа, подпись скрепляется гербовой печатью суда. Гербовую печать ставят таким образом, чтобы частично захватить отрезок бумаги, заклеивающий концы нити либо место скрепления.

На выдаваемой копии судебного акта уполномоченным работником аппарата суда делается отметка о дате вступления его в законную силу или о том, что оно в законную силу не вступило, указывается уникальный идентификатор дела (в обязательном порядке на судебных актах, вступивших в законную силу), ставится отметка о том, в каком деле подшит подлинный документ и в производстве какого суда находится дело.

Копии запрашиваемых судебных актов изготавливаются уполномоченным работником аппарата суда в день поступления заявления, а при невозможности - в срок не более пяти рабочих дней с указанной даты.

Изготовленные, но не полученные заявителем копии судебных актов, письменных справок передаются для отправки по почте.

Лицо, получившее копию судебного акта, должно написать соответствующую расписку. В случае направления копии документа по почте в дело подшивается копия сопроводительного письма с исходящим номером и датой. Также делаются соответствующие отметки в справочном листе.

Копии судебных актов, вступивших в законную силу, могут быть выданы (направлены) иным лицам, чьи интересы непосредственно затрагиваются судебным актом, с разрешения председательствующего судьи или председателя суда (в случае отсутствия - заместителя председателя суда) по письменному заявлению (форма N 63), в котором должно быть указано, какие права или законные интересы этого лица нарушены этими судебными актами.

Согласно пункту 12.6 Инструкции право на снятие копий документов с материалов дела за свой счет, в том числе с использованием технических средств, предоставляется следующим лицам:

обвиняемым, подсудимым, осужденным, оправданным, их защитникам и представителям (пункт 13 части четвертой статьи 47, пункт 7 части первой статьи 53 Уголовно-процессуального кодекса Российской Федерации);

потерпевшим (пункт 12 части второй статьи 42 Уголовно-процессуального кодекса Российской Федерации);

гражданскому истцу, его представителю в части копий процессуальных решений, относящихся к предъявленному им гражданскому иску (пункт 13 части четвертой статьи 44 Уголовно-процессуального кодекса Российской Федерации);

гражданскому ответчику и его представителю в части материалов уголовного дела, которые касаются гражданского иска (пункт 9 части второй статьи 54, часть вторая статьи 55 Уголовно-процессуального кодекса Российской Федерации);

сторонам и иным лицам, участвующим в гражданском деле, а также их представителям (часть первая статьи 35 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации);

лицам, участвующим в административном деле (часть 1 статьи 45 Кодекса административного судопроизводства Российской Федерации);

реабилитированным лицам, а с их согласия или в случае их смерти - родственникам, (иждивенцам) в части ознакомления с материалами прекращенных уголовных и административных дел и получения с них копий (статья 11 Закона Российской Федерации от 18 октября 1991 г. N 1761-1 "О реабилитации жертв политических репрессий").

Все перечисленные лица снимают копии по письменному заявлению в порядке, установленном председателем суда или судьей - председательствующим по делу. Данное письменное заявление с разрешающей резолюцией председателя суда или судьи - председательствующего по делу подшивается в судебное дело.

Снятые перечисленными лицами за свой счет копии с материалов судебного дела, в том числе с помощью технических средств, судом не заверяются.

К. обратился в Верховный Суд Российской Федерации с административным исковым заявлением, в котором просит признать не действующими пункты 12.5, 12.6 Инструкции в части невозможности получения в районном суде сторонами по гражданскому делу или участниками уголовного судопроизводства надлежаще заверенных копий протоколов судебных заседаний и удостоверения (заверения) районным судом копий протоколов судебных заседаний, изготовленных стороной гражданского процесса или участником уголовного процесса, а также отсутствия возможности получения в районном суде электронных копий протоколов судебного заседания и процессуальных актов (приговоров, решений, определений и т.п.), ссылаясь на их противоречие части восьмой статьи 259 Уголовно-процессуального кодекса Российской Федерации, статьям 55 - 66 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации.

По мнению административного истца, оспариваемые положения Инструкции нарушают его права защитника по уголовному делу и представителя по гражданскому делу на получение письменных доказательств, а также документированной информации, в том числе в электронном виде, согласно статье 10 Конвенции о защите прав человека и основных свобод, части 4 статьи 29 Конституции Российской Федерации, статье 8 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации".

В письменных возражениях Судебный департамент при Верховном Суде Российской Федерации указал, что Инструкция издана федеральным государственным органом в пределах предоставленных ему полномочий и в соответствии с действующим законодательством, не нарушает прав и законных интересов административного истца.

Административный истец К. не явился в судебное заседание, о времени и месте которого извещен надлежащим образом, заявил о рассмотрении дела в его отсутствие.

В судебном заседании представитель Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации Л. не признала административный иск.

Обсудив доводы административного истца К., выслушав возражения представителя Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации Л., проверив оспариваемые нормативные положения на соответствие нормативным правовым актам, имеющим большую юридическую силу, заслушав заключение прокурора Генеральной прокуратуры Российской Федерации Масаловой Л.Ф., полагавшей необходимым в удовлетворении заявленных требований отказать, Верховный Суд Российской Федерации не находит оснований для удовлетворения административного искового заявления.

Судебный департамент при Верховном Суде Российской Федерации является федеральным государственным органом, осуществляющим в том числе организационное обеспечение деятельности судов; организует делопроизводство и работу архивов судов (пункт 1 статьи 1, подпункт 12 пункта 1 статьи 6 Федерального закона от 8 января 1998 г. N 7-ФЗ "О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации").

Инструкция, как следует из ее преамбулы, устанавливает единую систему организации и порядок ведения судебного делопроизводства в районных судах Российской Федерации, предусматривая учет и ведение документооборота районного суда, единые требования к оформлению копий процессуальных и иных документов, обеспечение оптимального порядка передачи и движения процессуальных и иных документов в структурах районного суда, порядок текущего хранения судебных дел, документации и передачи их в архив.

Доводы К. о противоречии оспариваемых нормативных положений части восьмой статьи 259 Уголовно-процессуального кодекса Российской Федерации, статей 55 - 66 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации и нарушении его прав лишены правовых оснований, так как основаны на неправильном толковании Инструкции.

В соответствии с частью восьмой статьи 259 Уголовно-процессуального кодекса Российской Федерации копия протокола изготавливается по письменному ходатайству участника судебного разбирательства и за его счет.

Данное требование закона воспроизведено в абзаце четвертом пункта 7.12 Инструкции, действующем в редакции приказа Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 4 марта 2019 г. N 42 "О внесении изменений в приказ Судебного департамента от 29.04.2003 N 36 и инструкцию, утвержденную этим приказом".

Аналогичное правовое регулирование относительно изготовления копии протокола по ходатайству в письменной форме лиц, участвующих в гражданском и административном деле, а также их представителей предусмотрено абзацами пятым и шестым пункта 7.12 Инструкции соответственно.

Отсутствие таких положений в пунктах 12.5 и 12.6 Инструкции не указывает на их противоречие закону, так как нормы оспариваемого акта подлежат применению в их системной взаимосвязи, что исключает необходимость дублирования отдельных положений в различных разделах Инструкции.

Оспариваемые в части пункты включены в содержание раздела 12 Инструкции, который определяет порядок выдачи судебных дел и документов.

Пункт 12.5 Инструкции в целом устанавливает общие требования к изготовлению, оформлению и выдаче копий решений (приговора, решения, определения, постановления) суда по делам в случаях, предусмотренных процессуальным законодательством.

Устанавливая правила названных действий суда, абзац четвертый этого пункта содержит указание на изготовление уполномоченными работниками аппарата суда заверенных копий не только судебных актов, но и иных документов суда.

Изложенное согласуется с содержанием пункта 2 части 1 статьи 39 Федерального конституционного закона от 7 февраля 2011 г. N 1-ФКЗ "О судах общей юрисдикции в Российской Федерации", предусматривающего, что одной из функций аппарата суда общей юрисдикции является удостоверение копий судебных документов. По смыслу данной нормы судебными являются документы, исходящие от суда, к ним относятся как судебные акты (постановления, приказы, решения, определения), так и протоколы судебных заседаний.

Таким образом, названные выше положения Инструкции устанавливают общее правило о том, что лицам, участвующим в соответствующем деле, их представителям на основании письменных заявлений судом может быть изготовлена копия протокола судебного заседания, данная копия при выдаче должна быть надлежащим образом заверена. Данная правовая позиция отражена во вступившем в законную силу решении Верховного Суда Российской Федерации от 11 октября 2017 г. N АКПИ17-589.

Названным решением также признан соответствующим законодательству Российской Федерации абзац десятый пункта 12.6 Инструкции (в редакции приказа Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 18 марта 2013 г. N 61), согласно которому снятые перечисленными лицами за свой счет копии с материалов судебного дела, в том числе с помощью технических средств, судом не заверяются.

Действующее уголовно-процессуальное и гражданское процессуальное законодательство, включая нормы, на которые указывает административный истец, не устанавливает требования об обязательном заверении судом (уполномоченным работником аппарата суда) снятых лицами, участвующими в деле, их представителям за свой счет копий с материалов судебного дела, включая протокол судебного заседания.

Содержание пункта 12.6 Инструкции непосредственно связано с реализацией указанными в нем лицами, в частности защитниками и представителями, права на снятие копий документов с материалов дела за свой счет, в том числе с использованием технических средств, при ознакомлении с соответствующим судебным делом или материалом. Выдачу каких-либо копий документов судом, включая их заверение, а также копий судебных постановлений, выполненных в форме электронных документов, данный пункт не регламентирует.

В обоснование своего требования административным истцом ошибочно отождествляются такие самостоятельные процессуальные права, как: право знакомиться с материалами дела, делать выписки из них, снимать копии, получать копии судебных постановлений и иных документов (часть первая статьи 35 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации) - и не учитываются конкретные положения Инструкции о таких правах.

Пункты 12.5 и 12.6 Инструкции не содержат предписаний, которые входили бы в противоречие с положениями о доказывании и доказательствах, предусмотренными, как указывает административный истец, в статьях 55 - 66 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации.

Являются неправильными доводы о том, что эти пункты Инструкции препятствуют получению в районном суде электронных копий протоколов судебных заседаний по уголовному и гражданскому делу, так как подобных норм они не содержат. Кроме того, согласно статье 259 Уголовно-процессуального кодекса Российской Федерации, статье 230 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации протокол судебного заседания составляется в письменной форме.

Анализ содержания оспариваемых нормативных положений не дает оснований для вывода суда об их несоответствии нормативным правовым актам, имеющим большую юридическую силу.

Пункты 12.5 и 12.6 Инструкции в оспариваемой части не нарушают прав административного истца в указанных им аспектах, соответствуют нормативным правовым актам, имеющим большую юридическую силу, что по результатам рассмотрения административного искового заявления влечет принятие решения об отказе в удовлетворении заявленного требования согласно пункту 2 части 2 статьи 215 Кодекса административного судопроизводства Российской Федерации.

Руководствуясь статьями 175 - 180, 215 Кодекса административного судопроизводства Российской Федерации, Верховный Суд Российской Федерации

в удовлетворении административного искового заявления К. о признании частично недействующими пунктов 12.5, 12.6 Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29 апреля 2003 г. N 36, отказать.

Решение может быть обжаловано в Апелляционную коллегию Верховного Суда Российской Федерации в течение месяца со дня его принятия в окончательной форме.

Автор статьи

Куприянов Денис Юрьевич

Юрист частного права

Страница автора

Читайте также: