Как организована деятельность по приему и регистрации поступающих в арбитражный суд документов

Обновлено: 25.04.2024

от 29 апреля 2003 года N 36

Об утверждении Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде

(с изменениями на 22 декабря 2021 года)

Документ с изменениями, внесенными:

В документе также учтено:

В соответствии с Федеральным законом от 8 января 1998 года N 7-ФЗ "О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации", определяющим основные положения организационного обеспечения деятельности судов в Российской Федерации,

2. Начальникам управлений (отделов) Судебного департамента в субъектах Российской Федерации, председателям районных судов организовать изучение и обеспечить четкое исполнение основных положений и требований настоящей Инструкции, устанавливающих единую систему организации делопроизводства, порядка работы с процессуальными и иными документами.

УТВЕРЖДЕНА
приказом Генерального директора
Судебного департамента
при Верховном Суде
Российской Федерации
от 29 апреля 2003 года N 36

ИНСТРУКЦИЯ
по судебному делопроизводству в районном суде

(с изменениями на 22 декабря 2021 года)

Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения деятельности районного суда

Настоящая Инструкция, являясь основным нормативно-методическим документом, определяет и устанавливает единую систему организации и порядок ведения судебного делопроизводства в районных судах Российской Федерации, предусматривая учет и ведение документооборота районного суда, единые требования к оформлению копий процессуальных и иных документов, обеспечение оптимального порядка передачи и движения процессуальных и иных документов в структурах районного суда, порядок текущего хранения судебных дел, документации и передачи их в архив.

Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной, компьютерной и электронной техники.

1. Общие положения и руководство организацией судебного делопроизводства

1.1. Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде устанавливает единую систему документационного производства, обязательную для всех работников районного суда.

Процессуальные документы суда оформляются в соответствии с процессуальным законодательством.

1.3. Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей Инструкцией, обязательны для всех работников аппарата суда. Все работники ответственны за выполнение требований Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации.

организует работу суда;

устанавливает правила внутреннего распорядка суда на основе утверждаемых Советом судей Российской Федерации типовых правил внутреннего распорядка судов и осуществляет контроль за их выполнением;

осуществляет общее руководство деятельностью аппарата суда, в том числе распределяет обязанности между работниками аппарата суда, принимает решение о поощрении работников аппарата суда или о привлечении их к дисциплинарной ответственности;

осуществляет иные полномочия по организации работы суда.

1.5. Ответственный за делопроизводство, назначенный председателем суда, обеспечивает его организацию в соответствии с Инструкцией и знакомит всех работников аппарата суда с нормативно-методическими документами по делопроизводству.

1.6. Задачи и функции отделов делопроизводства, обеспечения судопроизводства по гражданским делам, обеспечения судопроизводства по уголовным делам регламентируются положением об аппарате федерального суда общей юрисдикции, утвержденным приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации (далее - Судебный департамент), а также положениями о соответствующих отделах, утвержденными приказом председателя соответствующего районного суда.

1.7. Обязанности, права и ответственность работников аппарата суда определяются их должностными регламентами, утверждаемыми председателем суда.

1.8. Прием граждан в суде производится в соответствии с правилами внутреннего распорядка суда, положением о приемной суда и регламентом организации деятельности приемной суда, утвержденными председателем соответствующего суда (либо лицом, исполняющим его обязанности), на основании Типовых правил внутреннего распорядка суда, утвержденных постановлением Совета судей Российской Федерации, Примерного положения о приемной федерального суда общей юрисдикции и Типового регламента организации деятельности приемной федерального суда общей юрисдикции, утвержденных Судебным департаментом при Верховном Суде Российской Федерации.

1.9. Номенклатура основных нарядов и дел, которые ведутся в суде, формируется в соответствии с Перечнем документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения и Инструкцией о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции, утвержденными Судебным департаментом.

2. Порядок приема, отправления дел и корреспонденции

2.1. Все судебные дела и корреспонденция, поступающие как по почте, так и поданные (доставленные) непосредственно в суд, принимаются, а также отправляются по назначению работником аппарата суда, должностным регламентом которого предусмотрены соответствующие полномочия.

2.2. Работник отдела делопроизводства (общего отдела) вскрывает упаковочные материалы (конверты, пакеты, коробки и т.д.), проверяет соответствие присланных судебных дел (материалов), иной корреспонденции составу описи, а затем ставит на первой странице обложки судебного дела (материала, письма и т.п.) штамп, где проставляется дата и время поступления дела (материала, письма и т.п.) в суд, регистрационный номер документа по журналу (реестру) учета входящей корреспонденции.

Если при вскрытии пакетов будет обнаружено отсутствие какого-либо документа или приложения к нему, их повреждение, наличие ошибочных вложений, об этом немедленно докладывается руководителю структурного подразделения, ответственному за организацию и ведение делопроизводства.

В случае отсутствия или повреждения вложений (отдельных листов), а также наличия ошибочных вложений составляется акт в трех экземплярах (приложение N 2 к настоящей Инструкции), первый экземпляр которого вместе с поступившими документами передается по назначению в соответствующее структурное подразделение суда для принятия решения, второй экземпляр направляется отправителю, а третий экземпляр остается в отделе делопроизводства для хранения в соответствующем наряде.

Конверты (пакеты и т.п.) от поступивших посредством почтовой связи исковых заявлений, административных исковых заявлений, заявлений, апелляционных жалоб, представлений, частных жалоб, кассационных жалоб и представлений, протестов, исполнительных документов должны быть сохранены и приложены к присланным документам.

В случае если упаковочные материалы (конверты, пакеты и т.п.), поступившие посредством почтовой связи, документов содержат вложения нескольких самостоятельных исковых заявлений, административных исковых заявлений, заявлений, апелляционных жалоб, представлений, частных жалоб, кассационных жалоб и представлений, протестов, исполнительных документов или иной корреспонденции, к одному из них должен быть приложен оригинал соответствующего почтового конверта (пакета и т.п.), к иным вложениям, содержащим документы по другим делам и материалам, - снятые ксерокопии конвертов (пакетов и т.п.).

Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности или возвращается отправителю с сопроводительным письмом, с оставлением копии сопроводительного письма в соответствующем наряде.

2.3. Поступившие в суд исковые заявления, административные исковые заявления, заявления, жалобы, представления, протесты и иные документы, в том числе поданные в электронном виде, уголовные, гражданские и административные дела, дела об административных правонарушениях, материалы, а также иные поступившие документы, в том числе присланные электронной почтой, факсимильной связью, телеграммы регистрируются уполномоченным работником аппарата суда в специальных программных средствах Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Правосудие", обеспечивающих ведение автоматизированного судебного делопроизводства (далее - ПС ГАС "Правосудие") и реестрах (журналах) учета входящей корреспонденции (форма N 1) в день их поступления, а в исключительных случаях - не позднее 14.00 следующего рабочего дня, если иное не предусмотрено процессуальным законодательством Российской Федерации.

Реестры (журналы) входящей и исходящей корреспонденции (форма N 1 и форма N 1-а) заводятся заново в начале каждого календарного года, при использовании автоматизированного учета формируются автоматически с последующим распечатыванием в форме реестров на бумажном носителе в конце рабочего дня либо по мере необходимости в течение рабочего дня.

2.4. Дела об административных правонарушениях, поступившие в суд одновременно с доставкой правонарушителей, до их рассмотрения также подлежат регистрации в отделе делопроизводства суда (форма N 7 р).

2.5. Для регистрации отдельных видов поступающей корреспонденции (исполнительные документы, поручения других судов, арбитражные решения третейского суда, образованного сторонами для разрешения конкретного спора, вместе со всеми имеющимися в распоряжении третейского суда материалами дела арбитража, направленные в суд для хранения, либо решение, постановление о прекращении арбитража и материалы дела постоянно действующего арбитражного учреждения, поступившие в порядке части 3 статьи 39 Федерального закона от 29 декабря 2015 г. N 382-ФЗ "Об арбитраже (третейском разбирательстве) в Российской Федерации" в реестр (журнал) учета входящей корреспонденции могут быть внесены дополнительные графы (например, для отметок об исполнении).

При большом объеме поступающей по почте корреспонденции регистрация может производиться в нескольких журналах по видам: исполнительные документы, корреспонденция по уголовным, гражданским, административным делам, делам об административных правонарушениях, прочая корреспонденция и т.д.

2.6. Не подлежат регистрации, а передаются с отметкой о времени получения их судом для приобщения к делам:

судебные извещения, вызовы (судебные повестки), копии судебных актов, возвращенные в суд, а также исполнительные листы, возвращенные по требованию суда или с отметками судебного пристава-исполнителя;

уведомления о вручении судебных извещений, вызовов (судебных повесток), копий судебных актов, исполнительных листов, исковых заявлений (жалоб).

3.2. Прием, обработка, регистрация и передача документов по электронной почте, каналам телефонной и факсимильной связи

3.2.1. Для оперативной отправки и получения текстов документов информационного характера, а также для подготовки и предварительного согласования документов может использоваться электронная почта, телефонограммы и факсимильная связь.

3.2.2. По электронной почте арбитражным судом могут быть приняты документы информационного характера, относящиеся к судебным делам, например, запросы о движении дел, жалобы на действия судей, запросы о предоставлении информации в порядке, установленном Федеральным законом от 22.12.2008 N 262-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации".

Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по правилам регистрации писем.

3.2.4. Получение и отправку телеграмм, телефонограмм, документов по каналам факсимильной связи и электронной почте осуществляют специалисты секретариатов (приемных) руководства арбитражного суда, подразделения делопроизводства, судебных составов и подразделений.

3.2.8. Заявки на передачу телеграмм, служебной информации по каналам факсимильной связи и электронной почте с использованием официального ящика ведомственной электронной почты суда (приложение N 10) подписываются судьями или руководителями судебных составов и подразделений. На подлиннике материала специалист, отправляющий его, указывает порядковый номер, дату и время направления информации, после чего материал возвращается исполнителю. Заявки остаются в деле по номенклатуре судебного состава, подразделения и хранятся в течение одного года.

Кроме того, в случаях, не терпящих отлагательства (часть 3 статьи 121 АПК РФ), а также если такое уведомление согласовано со стороной по делу, арбитражный суд может известить или вызвать лиц, участвующих в деле, и иных участников арбитражного процесса телефонограммой, телеграммой, по каналам факсимильной связи или электронной почте либо с использованием иных средств связи.

При этом на копии переданного текста, остающейся в арбитражном суде, указываются фамилия лица, передавшего текст, дата и время передачи, а также фамилия лица, его принявшего.

3.2.10. Документ, подлежащий передаче по каналам факсимильной связи, изготавливается шрифтом Times New Roman, размером 14, черного цвета, через 1,5 интервала, передается сотруднику отдела делопроизводства, ответственному за передачу документов по каналам факсимильной связи.

Неправильно оформленный материал возвращается исполнителю.

3.2.11. Передавать документы и материалы с пометкой "Секретно", "Для служебного пользования", "Не для печати" по электронной почте и каналам факсимильной связи запрещается.

Ответственность за содержание информации, передаваемой по факсимильной связи и электронной почте, возлагается на судью, председателя судебного состава, руководителя структурного подразделения и/или исполнителя, подготовившего материал к передаче.

3.2.12. С принятием ВАС РФ локального акта о порядке использования электронной подписи в арбитражных судах, для целей приема, передачи и хранения документированной информации официального характера может быть использована система электронного документооборота.

3.2.13. В рабочем порядке для обмена электронными документами между арбитражными судами и между подразделениями в суде используется Единая система электронной почты (далее - ЕСЭП).

Использование иных почтовых систем, в том числе и ранее применявшихся в арбитражных судах, не допускается.

3.2.14. Доступ к ЕСЭП пользователей арбитражных судов обеспечивается с использованием программного обеспечения MS Outlook через сеть Интернет либо с мобильных устройств при их наличии у пользователей.

Адреса электронной почты пользователей генерируются автоматически на основании приказа соответствующего арбитражного суда о назначении на должность судьи или гражданского служащего и ввода этой информации в систему единого штатного расписания арбитражных судов Российской Федерации (СЕШР) в установленном формате:

nnn - индекс арбитражного суда в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации;

i - первая буква имени пользователя;

fio - фамилия пользователя, автоматически созданная по правилам транслитерации в латинской транскрипции.

Размер почтового ящика каждого пользователя составляет не менее 1024 Мб.

1) адрес электронной почты отправителя - формируется автоматически при создании письма в ЕСЭП;

2) адрес электронной почты получателя - пользователя в арбитражном суде либо внешнего пользователя;

3.2.16. Порядок отправки и приема подписанных документов (электронных образов документов) определяется Инструкцией по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации.

Отправка и прием таких документов между арбитражными судами осуществляется по официальным адресам, указанным в прилагаемом Перечне официальных адресов Единой системы электронной почты арбитражных судов Российской Федерации.

3.2.20. Не подлежат передаче с использованием ЕСЭП:

1) судебные документы по делам, находящимся в производстве, за исключением случаев, предусмотренных законом, настоящей Инструкцией и иными правовыми актами.

Надлежаще поданными в электронном виде считаются только процессуальные документы, направленные в арбитражные суды через онлайн-сервис подачи документов "Мой Арбитр". Документы, полученные с использованием ЕСЭП, носят информационный характер и не должны рассматриваться в качестве процессуальных документов.

2) документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, и иные документы, носящие конфиденциальный характер, в том числе персональные данные судей и гражданских служащих арбитражных судов.

3.2.21. Электронные образы документов, подписанных (утвержденных) Председателем ВАС РФ, его заместителями, руководителем аппарата - администратором ВАС РФ, направляются после регистрации в тот же день корреспондентам (федеральным арбитражным судам округов, арбитражным апелляционным судам, арбитражным судам субъектов Российской Федерации) в соответствии с перечнем адресов, указанных в настоящей Инструкции.

3.2.22. Электронные образы документов, подписанных руководителями структурных подразделений ВАС РФ, подлежащие передаче по каналам ЕСЭП, направляются в тот же день после регистрации корреспондентам (федеральным арбитражным судам округов, арбитражным апелляционным судам, арбитражным судам субъектов Российской Федерации, Суду по интеллектуальным правам) с почтового адреса структурного подразделения в соответствии с перечнем адресов ЕСЭП.

3.2.23. Электронные образы документов, подписанных руководителями арбитражных судов Российской Федерации, направляются в ВАС РФ в тот же день после регистрации в арбитражном суде, в соответствии с перечнем адресов ЕСЭП.

3.2.24. Электронные образы документов, подписанных руководителями арбитражных судов Российской Федерации, направляются в арбитражные суды в тот же день после их регистрации в суде, в соответствии с перечнем адресов внутриведомственной электронной почты.

3.2.25. Электронные образы документов, поступившие в арбитражные суды Российской Федерации, регистрируются в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

3.2.26. Обязательной передаче по ЕСЭП в адрес арбитражных судов Российской Федерации подлежат электронные образы документов Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации в части, касающейся деятельности арбитражных судов Российской Федерации:

приказы и распоряжения ВАС РФ;

письма по вопросам организационного, кадрового, финансового, материально-технического и информационного обеспечения деятельности арбитражных судов;

иные документы, не носящие индивидуально-распорядительного характера (по указанию руководства ВАС РФ).

3.2.27. Обязательной передаче по ЕСЭП в адрес ВАС РФ подлежат электронные образы следующих документов:

письма руководству ВАС РФ и руководителям структурных подразделений ВАС РФ, подписанные руководителями арбитражных судов Российской Федерации, по вопросам организационного, кадрового, финансового, материально-технического и информационного обеспечения деятельности арбитражных судов;

иные документы, не носящие индивидуально-распорядительного характера (по усмотрению руководителей арбитражных судов Российской Федерации).

3.2.28. Обязательной передаче по ЕСЭП между арбитражными судами Российской Федерации подлежат электронные образы документов:

письма, адресованные в арбитражные суды Российской Федерации, по вопросам организационного, кадрового, финансового, материально-технического и информационного обеспечения деятельности арбитражных судов;

Порядок подачи документов в Верховный Суд Российской Федерации, арбитражные суды и суды общей юрисдикции изменился в 2017 году. Граждане и юридические лица могут подавать обращения (исковые заявления, ходатайства, жалобы и другие документы) в виде электронных документов и электронных образов (скан-копий) (Федеральный закон от 23 июня 2016 г. № 220-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части применения электронных документов в деятельности органов судебной власти"). Их подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью. Получить такую подпись можно в удостоверяющем центре, аккредитованном Минкомсвязи России. Электронная подпись также понадобится для подтверждения личности при регистрации в системах "Мой Арбитр" и на портале ГАС "Правосудие".

Порядок подачи документов в электронном виде отличается в зависимости от вида судопроизводства. Рассмотрим, как подать документы в суд таким образом и при этом правильно использовать усиленную квалифицированную электронную подпись.

Требования к электронным документам

Интернет-сервисы "Мой Арбитр" и ГАС "Правосудие" позволяют направлять в суд электронные документы и электронные образы (скан-копии) бумажных документов.

Электронный документ создают в форматах PDF, RTF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, ODT – если он содержит текст и в форматах PDF, JPEG (JPG), PNG, TIFF – если он графический.

Согласно п. 2.3.5 Порядка подачи в ВС РФ документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа (утв. приказом Председателя ВС РФ от 29 ноября 2016 г. № 46-П, далее – Порядок), п. 2.3.5 Порядка подачи в федеральные суды общей юрисдикции документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа (утв. приказом Судебного департамента при ВС РФ от 27 декабря 2016 г. № 251), п. 2.3.5 Порядка подачи в арбитражные суды Российской Федерации документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа (утв. приказом Судебного департамента при ВC РФ от 28 декабря 2016 г. № 252) электронный документ должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью. Ее можно получить только в удостоверяющем центре, аккредитованном Минкомсвязи России.

Поставить усиленную квалифицированную электронную подпись на электронном документе вправе только лицо, указанное в тексте документа.

Электронный образ (скан-копию) создают путем сканирования бумажной версии документа. Электронный образ заверяют простой электронной подписью или усиленной квалифицированной электронной подписью (п. 2.2.5 Порядка, п. 2.2.5 Порядка подачи в федеральные суды общей юрисдикции документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа, п. 2.2.5 Порядка подачи в арбитражные суды Российской Федерации документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа.

Подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью электронный документ и электронный образ по юридической силе равнозначны бумажному документу.

ВАЖНО!

Требования к документам, направляемым в электронном виде в ВС РФ, арбитражные суды и суды общей юрисдикции

Электронный образ документа:

сканирование бумажного документа выполняется в масштабе 1:1 в черно-белом либо сером цвете (качество 200-300 точек на дюйм), обеспечивающем сохранение всех реквизитов и аутентичных признаков подлинности (графической подписи лица, печати и углового штампа бланка (при наличии);
сканирование в режиме полной цветопередачи выполняется при наличии в документе цветных графических изображений либо цветного текста, когда это имеет значение для рассмотрения дела;
файл электронного образа документа должен быть в формате PDF с возможностью копирования текста;
размер файла не должен превышать 30 Мб;
наименование файла должно позволять идентифицировать документ и количество листов в документе (например: Доверенность 34 от 05082016 1л.pdf).

Электронный документ:

создается сразу в электронной форме;
файл обращения в суд создается в формате PDF с возможностью копирования текста.
файлы документов, прилагаемых к обращению в суд, могут быть представлены в форматах PDF, RTF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, ODT – для документов с текстовым содержанием, PDF, JPEG (JPG), PNG, TIFF – для документов с графическим содержанием;
размер файла не должен превышать 30 Мб;
наименование файла должно позволять идентифицировать документ и количество листов в документе (например: Доверенность 34 от 05082016 1л.pdf);
используется отсоединенная электронная подпись (содержится в отдельном файле);
должен быть подписан лицом, которое указано в тексте электронного документа как подписант.

Подаем документы в ВС РФ

Согласно Порядку обращение в суд и прилагаемые к нему документы могут быть поданы в виде электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, либо в виде электронных образов документов, заверенных простой электронной подписью или усиленной квалифицированной электронной подписью.

При этом законодательно закреплены случаи, когда усиленную квалифицированную электронную подпись обязательно ставят и на электронных образах:

заявления об обеспечении иска (ч. 4 ст. 131 Гражданского процессуального кодекса);
искового заявления, содержащего ходатайство об обеспечении иска (ч. 1 ст. 139 ГПК РФ);
ходатайства о приостановлении исполнения решения суда (ст. 381 ГПК РФ);
заявления об обеспечении доказательств (ст. 72 Арбитражного процессуального кодекса);
заявления об обеспечении иска (ст. 92 АПК РФ);
заявления об обеспечении имущественных интересов (ст. 99 АПК РФ);
заявления об обеспечении исполнения судебного акта (ст. 100 АПК РФ);
ходатайства о приостановлении исполнения решения государственного органа, органа местного самоуправления, иного органа, должностного лица (ст. 199 АПК РФ);
ходатайства о приостановлении исполнения судебных актов (ст. 265.1, 283 АПК РФ);
искового заявления, заявления, апелляционной жалобы, кассационной жалобы, содержащих ходатайство о принятии обеспечительных мер (ст. 125, ст. 260, ст. 265.1, ст. 277, ст. 283 АПК РФ);
заявления о применении мер предварительной защиты по административному иску (ч. 9 ст. 125 Кодекса административного судопроизводства);
административного искового заявления, содержащего ходатайство о применении мер предварительной защиты по административному иску (ч. 1.1 ст. 86 КАС РФ);

Кроме того, на электронном образе обращения в суд в рамках уголовного судопроизводства также ставят усиленную квалифицированную электронную подпись (п. 3.5.1 Порядка).

Отметим, что к обращению в суд, подаваемому представителем, должна быть приложена доверенность в виде электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью представляемого лица, либо в виде электронного образа документа, заверенного усиленной квалифицированной электронной подписью представляемого лица, либо электронного образа, заверенного простой электронной подписью или усиленной квалифицированной электронной подписью лица, подающего документы.

Порядок подачи документов. Физическое лицо, которое подает документы, должно создать в системе личный кабинет. Он формируется автоматически.

Представители физических и юридических лиц также могут создать личный кабинет и подавать документы в отношении одного и более представляемых.

Подтвердить личность можно в МФЦ. Там предоставят логин и пароль для входа в систему.

Также личность подтверждают с помощью квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи, полученного в любом аккредитованном Минкомсвязи России удостоверяющем центре.

Вид учетной записи напрямую влияет на возможность подачи документов в ВС РФ и другие суды. Упрощенная и стандартная учетные записи позволяют подать в суд только электронные образы документов.

Подтвержденная учетная запись помимо скан-копий позволяет подавать электронные документы.

Это интересно!

Согласно п. 4 Постановления Пленума ВС РФ от 26 декабря 2017 г. № 57 "О некоторых вопросах применения законодательства, регулирующего использование документов в электронном виде в деятельности судов общей юрисдикции и арбитражных судов" обращение в суд может быть подписано простой электронной подписью, а в случаях, предусмотренных законодательством, должно быть подписано усиленной квалифицированной электронной подписью (например, заявление о предварительном обеспечении защиты авторских и (или) смежных прав, заявление об обеспечении иска, заявление о применении мер предварительной защиты).

Подаем документы в арбитражный суд

Регистрацию можно пройти либо в самой системе путем создания упрощенной учетной записи либо через ЕСИА (см. выше).

Обращение и прилагаемые к нему документы могут быть поданы в арбитражный суд в виде электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, либо в виде электронных образов документов, заверенных простой электронной подписью или усиленной квалифицированной электронной подписью.

При этом в случаях, когда этого требует АПК РФ скан-образы подписывают только усиленную квалифицированную электронную подпись. Такие случаи перечислены в предыдущем разделе.

Рассмотрим, как подать документ через систему "Мой арбитр". После входа в личный кабинет нужно выбрать вид обращения, например "Иск (заявление)" в разделе "Заявления и жалобы", указать наименование арбитражного суда, в который подается заявление, и выбрать суд из предложенного перечня.

Затем устанавливают процессуальное положение (истец, ответчик и т.п.) и заполняют предложенную системой форму, в которой проставляют наименование организации или ФИО физлица, адрес места работы, регистрации по месту жительства или местонахождения, категорию организации; ИНН, ОГРН, адрес и т.д.

Далее прикрепляют отсканированные документы: сначала заявление (ходатайство, жалобу), а затем приложения (при их наличии).

После отправки документов пользователь получит в личном кабинете и на указанный при регистрации адрес электронной почты уведомление об их поступлении в информационную систему, содержащее дату и время поступления. Его можно использовать как подтверждение соблюдения процессуальных сроков.

Работники суда проверят документы на предмет установления, адресованы ли они суду, доступны ли для прочтения, оформлены ли в соответствии с Порядком. После проверки работники суда отправят пользователю системы уведомление об их получении либо уведомление о том, что документы не могут быть признаны поступившими в суд.

Обратите внимание, что порядками подачи документов в ВС РФ и в арбитражные суды установлен открытый перечень причин, по которым документы не могут считаться поступившими в суд.

Также отметим, что суд вправе предложить заявителю представить оригиналы поданных документов (п. 2 постановления Пленума ВАС РФ от 17 февраля 2011 г. № 12), в том числе, направленных в качестве доказательств (ч. 3 ст. 75 АПК РФ).

Подаем документы в суд общей юрисдикции

Если документы подает представитель, то личный кабинет создается на его имя. Он может подать в суд документы в отношении одного и более представляемых физических и (или) юридических лиц.

Доступ к личному кабинету возможен посредством идентификации и аутентификации в ЕСИА либо с использованием имеющейся у физлица усиленной квалифицированной электронной подписью, полученной аккредитованном Минкомсвязью УЦ.

Для подачи документов заполняют специальную форму на официальном сайте суда. Нужно выбрать вид судопроизводства и указать свои данные (в том числе номер телефона, адрес электронной почты и т.д.).

Документы подают в форме электронного документа или электронного образа документа. Требования к ним аналогичны рассмотренным выше.

Порядок использования усиленной квалифицированной электронной подписи аналогичен порядкам, рассмотренным выше.

При этом усиленную квалифицированную электронную подпись также обязательно подписывают скан-копию обращения в суд в рамках уголовного судопроизводства (п. 3.4.1 Порядка подачи в федеральные суды общей юрисдикции документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа.

Порядок подачи документов. Для подачи документов нужно найти и открыть официальный сайт суда и выбрать пункт меню "Подача процессуальных документов в электронном виде".

После нажатия на данный пункт пользователь попадает на страницу интернет-портала ГАС "Правосудие". Нужно перейти в раздел "Обращения" или нажать кнопку "Новое обращение".

Далее выполняют вход в систему. Войти можно двумя способами:

при помощи учетной записи в ЕСИА;
либо посредством усиленной квалифицированной электронной подписи.

Затем выбирают вид обращения, например "Административное исковое заявление", формируют заявление (заполняют реквизиты заявителя, прикрепляют документы) и нажимают на кнопку "Сформировать заявление".

Пользователь получит уведомление о поступлении документов в систему. Работники суда, как и в случае описанном в предыдущем разделе, проверят документы и после проверки отправляют уведомление об их получении либо уведомление о том, что документы не могут быть признаны поступившими в суд.

Обратите внимание, что аналогичный порядок предусмотрен для подачи документов в мировые суды (Порядок подачи мировым судьям документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа).

В заключение отметим, что описанные в статье способы подачи документов не распространяются на документы, содержащие государственную тайну, и на подачу запросов, предложений, заявлений или жалоб в соответствии с положениями федерального законодательства (Федеральный закон от 22 декабря 2008 г. № 262-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации", Федеральный закон от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации").

от 26 марта 1996 года N 7

О введении в действие Инструкции по делопроизводству
в арбитражных судах Российской Федерации

(в редакции Приказа ВАС России от 30 июля 1996 года)
____________________________________________________________________
Утратил силу с 10 мая 2004 года на основании
приказа ВАС России от 25 марта 2004 года N 27
____________________________________________________________________

В соответствии с Федеральным Конституционным законом "Об арбитражных судах в Российской Федерации", определяющим основные положения организационного обеспечения деятельности арбитражных судов в Российской Федерации, приказываю:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации и ввести ее в действие с 1 апреля 1996 года.

3. Председателям арбитражных судов:

3.1. Организовать изучение Инструкции в аппарате арбитражного суда, обеспечив четкое исполнение ее основных положений и требований, устанавливающих единую систему организации делопроизводства, порядка работы с процессуальными и иными документами, а также ввода информации о них в автоматизированные программные подсистемы "Делопроизводство" и "Судопроизводство".

3.2. Привести действующие в арбитражных судах инструкции по делопроизводству в соответствие с настоящей Инструкцией с учетом структуры, штатной численности и технической оснащенности арбитражного суда.

4. Председателям судебных составов судебных коллегий, руководителям структурных подразделений и Общего отдела Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации организовать изучение настоящей Инструкции в судебных составах и подразделениях, обеспечив ее неуклонное исполнение в практической работе по совершенствованию организационной деятельности арбитражных судов.

5. Отделу информатизации Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации (В.П.Иванов) при разработке и внедрении автоматизированной информационно-коммуникационной системы арбитражных судов предусмотреть единую технологию регистрации и учета прохождения документов.

6. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на Общий отдел Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации.

Председатель Высшего Арбитражного Суда
Российской Федерации
В.Ф.Яковлев

СОГЛАСОВАНО
Заместитель Руководителя Росархива
В.А.Еремченко
15 марта 1996 года

УТВЕРЖДЕНО
приказом Высшего Арбитражного Суда
Российской Федерации
от 26 марта 1996 года N 7

ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации

____________________________________________________________________
Утратила силу с 10 мая 2004 года на основании
приказа ВАС России от 25 марта 2004 года N 27
____________________________________________________________________

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единую систему организации делопроизводства, порядок работы с процессуальными и иными документами, письмами и обращениями граждан и носит обязательный характер при ведении делопроизводства в системе арбитражных судов Российской Федерации применительно к особенностям структуры с учетом штатной численности и технической оснащенности каждого конкретного арбитражного суда.

1.2. Общее ведение делопроизводства и методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях арбитражного суда возлагается на службу делопроизводства - канцелярию, иное подразделение или специалиста суда.1

1. Далее - канцелярия.

1.3. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами, обращениями граждан в судебных составах и структурных подразделениях 2 возлагается на их руководителей.

2. Далее - подразделения.

Руководитель подразделения назначает ответственного за ведение делопроизводства, который утверждается приказом по арбитражному суду.

1.4. Работники арбитражного суда несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность процессуальных и других документов.

Об утрате документов немедленно докладывается руководству арбитражного суда, по данному факту руководитель подразделения составляет акт, в необходимых случаях назначается служебное расследование.

1.5. Сведения, содержащиеся в служебных документах, не подлежат разглашению лицам, не имеющим отношения к работе с этими документами.

Передача документов или их копий работникам сторонних организаций, а также использование содержащихся в них сведений в средствах массовой информации допускаются только с разрешения руководства арбитражного суда.

1.6. Передача документов из подразделения в подразделение осуществляется через канцелярию под расписку лица, принимающего документ, по указанию руководителя, ранее установившего исполнителя.

1.7. Судьи и специалисты арбитражного суда при уходе в отпуск, выезде в командировку обязаны по указанию руководителя подразделения передать через ответственного за ведение делопроизводства в подразделении находящиеся у них на исполнении документы другим исполнителям. При увольнении или переходе на работу в другое подразделение арбитражного суда все числящиеся за работником документы передаются лицу, ответственному за ведение делопроизводства в подразделении.

1.8. Правила работы с секретными документами определяются специальной инструкцией.

2. Прием, регистрация и распределение корреспонденции

2.1. Поступающая в арбитражный суд корреспонденция принимается и регистрируется в канцелярии.

2.2. Корреспонденция принимается от почтовых отделений и от граждан в течение всего рабочего дня.

2.3. При приеме корреспонденции сотрудники канцелярии проверяют состояние конвертов или упаковки, правильность адресования. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности или возвращается отправителю.

2.4. При вскрытии конвертов (упаковок) проверяется наличие документов и материалов, указанных в приложении; сверяются исходящие номера документов с учетными номерами, указанными на конвертах. Конверты прилагаются к документам.

2.5. В случае отсутствия указанных в приложении документов или повреждения документов составляется акт в двух экземплярах (приложение 1), который подписывается сотрудниками канцелярии. Один экземпляр акта прилагается к поступившему документу и передается вместе с ним на рассмотрение исполнителю, второй хранится в наряде канцелярии.

2.6. Пакеты с пометкой "Лично" не вскрываются. Они направляются адресатам, их содержимое не является официальным документом до возвращения в канцелярию и регистрации.

2.7. Поступившая корреспонденция подбирается (сортируется) по категориям: исковые заявления, апелляционные жалобы, кассационные жалобы, заявления о пересмотре судебных актов по вновь открывшимся обстоятельствам, дополнительные материалы к судебным делам, законодательные, нормативные, служебные документы и т.д.

2.8. Сотрудники канцелярии в правом углу нижнего свободного поля первого листа документа проставляют штамп с полным наименованием арбитражного суда, указывают дату поступления документа, входящий номер и индекс.

2.9. В приемной (секретариате) ведется журнал приема-передачи телефонограмм, факсограмм. Листы журнала должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью.

Регистрационный номер искового заявления должен включать в себя обязательные реквизиты: индекс арбитражного суда и порядковый номер искового заявления, присваиваемый в пределах одного календарного года, а также год поступления заявления. При необходимости может дополняться индекс судебного состава.

Например: А01-125/96-С4, где А01 - индекс Арбитражного суда Республики Адыгея (приложение 4), 125 - порядковый номер искового заявления, 96 - календарный год, С4 - индекс судебного состава.

2.11. Регистрационный номер искового заявления присваивается арбитражному делу и не подлежит изменению при последующем рассмотрении дела в судебных инстанциях.

2.12. При заполнении регистрационно-контрольных карточек (приложение 2) сотрудниками канцелярии вносятся следующие данные: регистрационный номер искового заявления и дата его поступления в суд, исходящий номер и дата искового заявления, полное наименование истца, ответчика и других лиц, участвующих в деле (название организации, фамилия, имя, отчество гражданина-предпринимателя).

2.15. Первый экземпляр регистрационно-контрольной карточки с распиской о поступлении искового заявления в коллегию (судебный состав) хранится в картотеке канцелярии. Второй экземпляр карточки передается вместе с исковым заявлением в коллегию (судебный состав) и хранится в наряде у ответственного за делопроизводство. В последующем в регистрационно-контрольную карточку (компьютер) вносятся данные о произведенных действиях.

2.16. После передачи искового заявления по назначению второй экземпляр регистрационно-контрольной карточки помещается в отдельную картотеку коллегии или соответствующего подразделения арбитражного суда.

2.17. Судебное дело формируется в коллегии (судебном составе) в следующем порядке: внутренняя опись документов (приложение 3); определение о принятии искового заявления к производству; исковое заявление и документ, подтверждающий направление копии искового заявления и приложенных к нему документов лицам, участвующим в деле; платежное поручение (квитанция) об уплате государственной пошлины; копия претензии и квитанция о ее отправке, ответ на претензию (когда это предусмотрено федеральным законом для данной категории споров или договором); документы, подтверждающие обстоятельства, на которых основываются исковые требования; отзыв ответчика с прилагаемыми документами; доверенность (если исковое заявление подписано представителем истца); дополнительные документы, представляемые сторонами; ходатайства и принимаемые по ним определения; решение; протокол судебного заседания; определение о назначении к слушанию апелляционной жалобы; апелляционная жалоба; отзывы и другие документы, представленные в апелляционную инстанцию; определения, постановление апелляционной инстанции; кассационная жалоба, отзывы, определения, постановление и т.д. Документ-ответ помещается за документом-запросом.

2.18. Наименование всех документов вносится во внутреннюю опись дела в порядке поступления. Нумерация листов дела ведется карандашом арабскими цифрами в правом верхнем углу.

Указанные материалы подшиваются в дело с твердой обложкой (приложение 5). Объем одного тома дела не должен превышать 150 листов.

К арбитражному делу не должны приобщаться материалы, подлежащие возврату, дубликаты уже имеющихся в деле документов, черновики.

2.19. Апелляционная жалоба на решение арбитражного суда принимается и регистрируется в порядке аналогичном порядку приема и регистрации исковых заявлений.

2.20. Сотрудники канцелярии после регистрации апелляционной жалобы подбирают соответствующее арбитражное дело, рассмотренное судом первой инстанции, и приобщают к нему жалобу. В регистрационном штампе на апелляционной жалобе проставляется номер дела, соответствующий номеру искового заявления, и дата регистрации.

2.21. Данные по апелляционной жалобе вносятся канцелярией в регистрационно-контрольную карточку (компьютер) в следующем порядке: дата поступления, исходящий номер апелляционной жалобы, наименование заявителя. Апелляционная жалоба вместе с делом не позднее следующего дня передается канцелярией под расписку в регистрационно-контрольной карточке секретарю заместителя председателя суда, курирующего рассмотрение апелляционных жалоб, либо председателю судебного состава по рассмотрению апелляционных жалоб.

2.22. После назначения судебного состава для рассмотрения апелляционной жалобы информация о судебном составе и судье-докладчике вносится в регистрационно-контрольную карточку (компьютер) и жалоба вместе с делом передается исполнителю под расписку.

Сведения об этом сообщаются в канцелярию не позднее следующего дня.

2.23. Регистрационно-контрольная карточка помещается в отдельную картотеку "Апелляционные жалобы" для последующего контроля за сроком рассмотрения жалобы и справочной работы.

2.24. Кассационная жалоба принимается и регистрируется арбитражным судом первой инстанции в порядке аналогичном порядку приема и регистрации исковых заявлений и апелляционных жалоб.

2.25. При регистрации кассационной жалобы канцелярией проверяется наличие указанных в приложении документов, подписей, наличие документов в деле согласно описи, состояние обложки и документов (отсутствие залитых чернилами листов, целостность листов и т.п.), наличие в описи дела подписи лица, ответственного за делопроизводство, нумерация листов и т.д.

2.26. В регистрационном штампе на кассационной жалобе проставляется номер дела, присвоенный ранее исковому заявлению, и дата поступления жалобы.

2.27. В регистрационно-контрольных карточках (компьютере) канцелярией вносятся регистрационные данные о жалобе.

2.28. После регистрации кассационной жалобы сотрудники канцелярии подбирают дело и вносят соответствующую информацию о поступлении жалобы на внутреннюю сторону обложки дела.

2.29. Правильно оформленная кассационная жалоба вместе с делом не позднее следующего дня передается из канцелярии под расписку секретарю (помощнику) председателя или заместителя председателя арбитражного суда с сопроводительным письмом о направлении жалобы и дела в федеральный арбитражный суд округа.

2.30. Кассационная жалоба вместе с делом должна быть отправлена заказной почтой в федеральный арбитражный суд округа в пятидневный срок со дня ее поступления.

Копия сопроводительного письма подшивается в наряд канцелярии для контроля за движением дела.

В регистрационно-контрольные карточки (компьютер) вносится информация об отправке.

2.31. В случае поступления заявлений о принесении протестов они принимаются и регистрируются в соответствии с порядком, установленным в Высшем Арбитражном Суде Российской Федерации, утвержденным распоряжением от 14 июля 1995 года N 14.

2.32. Заявление о пересмотре по вновь открывшимся обстоятельствам вступившего в законную силу судебного акта принимается в соответствии с требованиями Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации (глава 23).

Заявление вместе с делом передается канцелярией секретарю (помощнику) председателя или заместителю председателя для определения судебной инстанции, которая должна рассмотреть это заявление в соответствии со ст. 194 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации.

2.33. Все дополнительные материалы по делу (отзывы, ходатайства и т.д.) регистрируются в хронологическом порядке в день их поступления.

3. Особенности делопроизводства по приему, учету, регистрации документов, поступивших в суд в электронном виде, в том числе в форме электронного документа, в рамках административного, гражданского и уголовного судопроизводства, а также направлению судом судебных актов в форме электронных документов с использованием ГАС "Правосудие"

3. Особенности делопроизводства по приему, учету,
регистрации документов, поступивших в суд в электронном
виде, в том числе в форме электронного документа,
в рамках административного, гражданского и уголовного
судопроизводства, а также направлению судом судебных
актов в форме электронных документов с использованием
ГАС "Правосудие"

3.1. Документы в электронном виде, в том числе в форме электронного документа, в рамках административного, гражданского и уголовного судопроизводства (далее - документы в электронном виде) подаются в суд в соответствии с Порядком подачи в федеральные суды общей юрисдикции документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа, утвержденным приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации (далее - Порядок), посредством заполнения формы, размещенной на официальном сайте суда в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" (далее - сеть "Интернет"), способами, определенными Порядком.

Причины, в силу которых документы, поданные в суд в электронном виде, считаются не поступившими, определяются Порядком.

3.2. Председатель суда (исполняющий обязанности председателя суда) из числа работников аппарата суда назначает лицо (лиц), ответственное (ответственных) за прием, обработку и регистрацию документов, поступивших в суд в электронном виде, в том числе в форме электронного документа, которым предоставляется доступ к соответствующей подсистеме ГАС "Правосудие" ("Электронное правосудие") (далее - уполномоченный работник аппарата суда, ответственный за прием документов в электронном виде, и (или) их регистрацию), определяет его (их) обязанности, а также порядок его (их) замещения на случай отсутствия.

Уполномоченный работник аппарата суда, ответственный за прием документов в электронном виде и (или) их регистрацию, проверяет соответствующую подсистему ГАС "Правосудие" ("Электронное правосудие") на предмет поступления электронных документов, не менее двух раз в течение рабочего дня.

3.3. При поступлении документов в электронном виде уполномоченный работник аппарата суда, ответственный за прием документов в электронном виде и (или) их регистрацию, проверяет соблюдение условий подачи документов, предусмотренных Порядком.

После проверки соблюдения условий подачи документов, поданных в суд в электронном виде, уполномоченным работником аппарата суда, ответственным за прием документов в электронном виде и (или) их регистрацию, в личный кабинет заявителя (пользователя) в тот же день направляется в автоматическом режиме уведомление о получении либо об отклонении по причинам, перечисленным в пункте 4.5 Порядка, с обязательным указанием причин, по которым документы не могут считаться поступившими в суд. При отсутствии технической возможности в автоматическом режиме указать причины отказа в приеме документов, поданных в электронном виде, уведомление подлежит направлению уполномоченным работником аппарата суда на адрес электронной почты заявителя или иными способами.

3.4. После осуществления действий, связанных непосредственно с приемом и просмотром поступивших документов в электронном виде, предусмотренных разделом 4 Порядка, уполномоченным работником аппарата суда, ответственным за прием документов в электронном виде и (или) их регистрацию, в течение рабочего дня производятся действия по переводу документов, перечисленных в пункте 4.6 Порядка, на бумажный носитель. При необходимости список подлежащих переводу на бумажный носитель документов может быть расширен председателем суда. На лицевой части первого листа распечатанного обращения проставляется штамп (делается отметка) "Поступил в электронном виде".

В случае отсутствия каких-либо документов, указанных в приложении, составляется акт в трех экземплярах (форма N 1), первый экземпляр которого вместе с поступившими документами передается по назначению в соответствующее структурное подразделение суда для принятия решения, второй экземпляр в виде электронной копии акта, изготовленной путем сканирования, направляется отправителю на адрес электронной почты или иными способами, а третий экземпляр остается в отделе делопроизводства для хранения в соответствующем наряде.

При отсутствии соответствующей технической возможности автоматической передачи (выгрузки из личного кабинета уполномоченного работника аппарата суда) в ПС ГАС "Правосудие" данных о поступлении документов в электронном виде уполномоченным работником аппарата суда осуществляется ввод соответствующих данных в ПС ГАС "Правосудие" в ручном режиме, в том числе с использованием технических средств, электронных носителей информации и т.д.

3.6. Обработка поступивших документов в электронном виде, в том числе передача их для рассмотрения, обеспечение доступа уполномоченных работников аппарата суда, судей к поступившим документам определяется в порядке, установленном председателем суда с учетом имеющейся технической возможности в суде и положений настоящей Инструкции, установленных для документов на бумажном носителе.

3.8. Судебные акты, за исключением судебного акта, содержащего сведения, составляющие охраняемую законом тайну, затрагивающие безопасность государства, права и законные интересы несовершеннолетних, решения по делам о преступлениях против половой неприкосновенности и половой свободы личности, могут быть выполнены (изготовлены) в форме электронного документа, который подписывается судьями (судьей) усиленной квалифицированной электронной подписью. При выполнении судебного акта в форме электронного документа дополнительно выполняется экземпляр на бумажном носителе. Экземпляр судебного акта на бумажном носителе, подписанного собственноручно судьями (судьей), подлежит обязательному приобщению к материалам дела. Экземпляр судебного акта в форме электронного документа хранится в ПС ГАС "Правосудие".

Судебный акт в форме электронного документа подписывается судьями (судьей) усиленной квалифицированной электронной подписью с использованием ключа электронной подписи и соответствующего программного обеспечения. После подписания судьей (судьями) судебного акта в форме электронного документа соответствующий файл (файлы) передается уполномоченному работнику аппарата суда с использованием имеющихся технических средств в суде, электронных способов и носителей информации в случаях, предусмотренных процессуальным законодательством, для размещения на официальном сайте суда в сети "Интернет" в режиме ограниченного доступа посредством ГАС "Правосудие".

Копия судебного акта в виде электронного образа для направления лицам, участвующим в деле, изготавливается уполномоченным работником аппарата суда посредством сканирования судебного акта, выполненного на бумажном носителе, подлежит заверению усиленной квалификационной электронной подписью судьи, председательствующего по делу, а в случае его отсутствия - председателя суда (заместителя председателя суда) или председателя судебной коллегии. Данная копия передается уполномоченному работнику аппарата суда с использованием имеющихся технических средств в суде, электронных способов и носителей информации для размещения на официальном сайте суда в сети Интернет в режиме ограниченного доступа посредством ГАС "Правосудие".

Подписание судебного акта в форме электронного документа, копии судебного акта в виде электронного образа осуществляется отсоединенной усиленной квалифицированной электронной подписью судьи, формируемой в виде отдельного файла в формате SIG. При подписании документа несколькими судьями каждая электронная подпись должна содержаться в отдельном файле.

О направлении копии судебного акта в электронном виде, судебного акта выполненного в форме электронного документа, делается соответствующая отметка в ПС ГАС "Правосудие" и справочном листе с указанием имени файла и даты направления.

Автор статьи

Куприянов Денис Юрьевич

Юрист частного права

Страница автора

Читайте также: