Фондирование дел в судах это

Обновлено: 27.04.2024

Фондирование документов - распределение документов по архивным фондам и архивным коллекциям. Оно производится непосредственно в архиве. В ходе фондирования уточняют фондовую принадлежность документов, формируют фонд, определяют хронологические границы фонда и документов фонда.

В основе фондирования находится изучение самих документов — входящих, внутренних, исходящих. Фондовая принадлежность входящих документов определяется по их получателю, его пометам и резолюциям, штампу регистрации. Внутренние документы определяются по названию учреждения, где они были созданы, подписям должностных лиц. Исходящие документы фондируются по учреждению, откуда они вышли, регистрационному штампу, содержанию, делопроизводственному номеру. Фондообразователем внутренних и исходящих документов является их автор, а входящих - адресат.

При фондировании документов необходимо соблюдать следующие правила:

ü дела относятся к тому году, когда они начаты делопроизводством или в котором они поступили в организацию для продолжения делопроизводством;

ü планы, сметы, документы к ним относятся к тому году, на который они составлены;

ü отчеты и документы к ним относятся к году, за который они составлены;

ü перспективные планы относятся к начальному году, на который они составлены;

ü отчеты по перспективным планам относятся к последнему году отчетного периода;

ü дела, начатые в одной структуре и переданные в другую структуру, относятся ко второй структуре, где они были завершены; если организация прекратила свое существование, документы ликвидационной, комиссии включаются в состав фонда ликвидируемой организации;

ü в пределах года дела располагаются по значимости структурных подразделений организации;

ü если в деятельности организации создается незначительный объем документов, то в хронологической систематизации они располагаются в соответствии со структурой организации; внутри структур дела располагаются по степени их значимости и логической взаимосвязи;

ü в случае ряда дел с одинаковой датой их начала первыми помещаются дела с наиболее ранней датой их завершения;

ü при ликвидации организации законченные делопроизводством дела входят в состав фонда ликвидируемой организации, незавершенные дела — в состав фонда организации-правопреемника; дела, производство которых велось в ряде организаций, включают в состав фонда организации, завершившей их делопроизводство; личные дела сотрудников, перешедших в другие организации, в случае их передачи в эти организации включаются в состав их фондов; входящие документы относятся к фонду организации-получателя; копии исходящих документов относятся к фонду организации-автора;

ü внутренние документы относятся к фонду организации-составителя;

ü каждому архивному фонду присваивается название и номер;

ü при хронологическом размещении дел первыми помещаются дела, имеющие число-месяц-год, за ними дела, имеющие месяц-год, затем дела, имеющие только год.

Один и тот же архивный фонд составляют документы организации до и после ее реорганизации, не повлиявшей на коренное изменение ее функций, изменения ее подчиненности, структуры, штатов, печати, полного или частичного изменения ее названия, изменения территориальных границ ее деятельности, перемещения из одного района в другой, изменения административно-территориального деления, временной приостановки ее деятельности.

5.2. Определение фондовой принадлежности архивных

документов и образование архивного фонда

5.2.1. Определение фондовой принадлежности документов организации заключается в отнесении их к фонду соответствующей организации.

5.2.2. При определении фондовой принадлежности документов организации учитывается следующее:

входящие документы относятся к фонду той организации, которой они получены; их фондовая принадлежность определяется по таким элементам формуляра, как адресат, регистрационный штамп, резолюции и отметки о направлении документов на исполнение, по содержанию документов;

копии исходящих документов (отпуски) относятся к фонду той организации, которая является их автором; их фондовая принадлежность определяется по подписям, делопроизводственным пометам, содержанию документов;

документы внутреннего обращения относятся к фонду той организации, которой они составлены, их фондовая принадлежность определяется по названию организации, подписям, содержанию.

5.2.3. Документы организации и ее первичных общественных организаций (профсоюзных, спортивных и др.), существовавших до принятия законодательства Российской Федерации об общественных объединениях, составляют единый архивный фонд.

Архивные документы общественных организаций (профсоюзных и др.), существующих при учреждениях с момента регистрации этих общественных организаций в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных объединениях, представляют собой самостоятельные архивные фонды. При передаче на постоянное хранение в архив они могут присоединяться к фондам соответствующих учреждений, образуя объединенные архивные фонды.

5.2.4. Дела, которые велись последовательно в двух организациях, включаются в состав архивного фонда той организации, в которой они были закончены производством. В случае ликвидации организации с передачей ее функций вновь созданной организации законченные производством дела включаются в фонд ликвидированной организации, а незаконченные дела передаются для окончания производством организации-преемнику и включаются в фонд последней.

5.2.5. Один и тот же фонд составляет документы:

организации до и после ее реорганизации (преобразования), если она не повлекла за собой коренного изменения ее деятельности;

организации до и после изменения территориальных границ ее деятельности, подчиненности, структуры, штатов, печати и т.п.;

предприятий, организаций и объединений, поменявших государственную форму собственности на негосударственную, но в уставном капитале которых имеется преобладающая доля государственной собственности;

временно прекратившей свою деятельность организации, а затем восстановленной с теми же функциями;

предприятий, организаций и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля государственной собственности.

5.2.6. Документы органов законодательной и исполнительной государственной власти, прокуратуры и судов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления составляют самостоятельные архивные фонды.

Документы российских министерств и ведомств, созданных на базе ликвидированных министерств и ведомств СССР, составляют новые архивные фонды.

Документы министерств РСФСР и Российской Федерации составляют, как правило, разные архивные фонды. Разграничительная дата между ними устанавливается на основе соответствующих законодательных актов о конкретном министерстве (ведомстве).

Документы органов государственной власти субъектов Российской Федерации, действующих на основе конституций, уставов субъектов Российской Федерации, составляют новые архивные фонды; разграничительные даты между ними устанавливаются на основе соответствующего законодательства и нормативных актов. При этом документы предшествующих им советов народных депутатов республик, краевых, областных, автономных образований, а также районных и городских советов народных депутатов до момента их ликвидации составляют самостоятельные архивные фонды.

Расширение или сужение прав организации, которое влечет за собой коренное изменение ее компетенции и функций и создание новой организации, влечет за собой создание нового архивного фонда.

5.2.7. Каждому архивному фонду, поступившему в архив организации, присваивается название и номер (см. п. 6.4.2.2). Название фонда соответствует официальному названию организации-фондообразователя.

5.2.8. Объединенный архивный фонд

5.2.8.1. Объединенные архивные фонды могут быть сформированы из документов:

- однородных по целевому назначению и функциям одноименных организаций, действующих на определенной территории;

- руководящего органа и подчиненных ему организаций, действующих на определенной территории;

- организаций, связанных между собой объектом деятельности;

- последовательно сменявших друг друга организаций, если функции предшественников полностью или частично передавались их преемникам.

5.2.8.2. Не допускается создание объединенных архивных фондов из документов органов представительной, исполнительной и судебной государственной власти, предусмотренных Конституцией Российской Федерации, Конституциями республик, уставами субъектов Российской Федерации, а также из документов этих органов и документов избирательных комиссий по выборам органов представительной и исполнительной власти, если это не предусмотрено законодательством субъектов Российской Федерации.

5.2.8.3. Образование объединенных архивных фондов включает в себя перешифровку дел (изменение номеров фондов, описей), составление соответствующих учетных документов, размещение документов объединенного фонда в одном месте хранилища, а при необходимости и новую систематизацию дел и пересоставление описей.

5.2.8.4. Название объединенного архивного фонда состоит из обобщенного названия включенных в него фондов или названия руководящей организации и обобщенного названия подчиненных ей организаций.

5.2.9. Архивный фонд личного происхождения

5.2.9.1. Документы, переданные владельцем (собственником) на хранение в архив организации, составляют архивный фонд личного происхождения и перефондированию не подлежат.

5.2.9.2. Название архивного фонда личного происхождения состоит из фамилии, имени, отчества лица, указания рода деятельности (профессии), служебного положения, ученых званий.

5.2.10. Архивная коллекция

5.2.10.1. Архивные коллекции поступают в архив в виде уже сложившихся документальных комплексов или же образуются в архиве из отдельных разрозненных документов с целью создания благоприятных условий для их учета и использования.

5.2.10.2. В названии архивной коллекции обязательно указывается признак (признаки) объединения документов, а при необходимости и ее составитель (юридическое или физическое лицо, учреждение, в том числе архив организации).

96. Практическое осуществление классификации документов по архивным фондам называется фондированием. Фондирование состоит из определения (уточнения) фондовой принадлежности документов и хронологических границ документов фондов, формирования архивных фондов (объединенных архивных фондов, фондов личного происхождения, архивных коллекций).

Весь комплекс документов, образующийся в деятельности одного фондообразователя (управления дивизии, воинской части, корабля, организации, военного суда и др.), составляет его документальный фонд.

Часть документального фонда, имеющая историческое, научное, военное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, составляет архивный фонд и подлежит государственному хранению.

97. Воинская часть (организация), образующая в процессе своей деятельности документальный фонд, называется фондообразователем.

Основными признаками, присущими фондробразователю, являются:

наличие приказа (директивы) на формирование (переформирование) данной воинской части (организации) с указанием номера штата;

наличие у воинской части (организации) наименования (действительного или условного);

организационная и хозяйственная самостоятельность, наличие собственного делопроизводства, гербовой печати и углового штампа, а также права издания собственных приказов.

98. Фондообразователями в некоторых случаях могут являться воинские части и организации, не имеющие какого-либо или нескольких из указанных в пункте 97 настоящего Наставления признаков (например, управления авиационных дивизий и авиационные полки, которые состоят на всех видах довольствия в частях авиационного обеспечения).

99. Документы воинских частей и организаций, сформированных с признаками, указанными в пунктах 97 и 98 настоящего Наставления, составляют самостоятельные архивные фонды.

100. Документы воинской части (соединения), сформированной под номером или названием, под которым раньше существовала другая воинская часть (соединение), образуют новый архивный фонд. Например, документы управления 5 мотострелковой дивизии первого формирования составляют один архивный фонд, а документы управления 5 мотострелковой дивизии второго формирования составляют другой архивный фонд.

101. Переформирование воинской части (соединения) в более крупную или более мелкую воинскую часть (соединение) является причиной создания из ее документов новых архивных фондов. Например, документы управления 12 мотострелковой дивизии и документы 7 мотострелкового полка, на базе которого сформировано управление этой дивизии, составляют самостоятельные архивные фонды.

102. Документы воинской части (соединения) одного рода войск, преобразованной в воинскую часть (соединение) другого рода войск с переменой или без перемены действительного (условного) наименования, а также документы воинской части (соединения), сформированной на базе ранее существовавших воинских частей (соединений), составляют новые архивные фонды. Например, документы 25 мотострелковой дивизии, преобразованной из 13 танковой дивизии, составляют самостоятельный архивный фонд.

103. Переименование или преобразование воинской части (соединения) в одном и том же роде войск без смены общевойскового номера или со сменой его, введение новой структуры, не вызвавшей изменения первоначальных функций воинской части (соединения), не являются основаниями для разделения ее документов на разные фонды. Например, переименование 5 мотострелковой дивизии в 17 мотострелковую дивизию, преобразование 32 мотострелковой дивизии в 29 гвардейскую мотострелковую дивизию.

104. Расширение или сужение масштаба деятельности и объема прав в результате преобразования (переименования, переформирования), не вызвавшего изменения положения воинской части (соединения), органа военного управления с изменением или без изменения выполняемых функций, не является причиной создания новых архивных фондов. Например, документы авиационной воинской части (соединения) одного рода авиации, преобразованной в авиационную воинскую часть (соединение) другого рода авиации, составляют один архивный фонд.

105. Награждение объединений, соединений, воинских частей и организаций орденами и присвоение им почетных наименований не является основанием возникновения нового фондообразователя.

106. Работа по фондированию документов осуществляется:

в делопроизводстве воинской части (организации) - в процессе формирования дел на основе номенклатуры и отбора документов для передачи на хранение в архивы;

в окружных и флотских архивах - при отборе документов для передачи в центральные архивы;

в центральных архивах - при описании документов, переработке описей, исправлении ошибок фондирования и при отборе документов для передачи на государственное хранение.

107. Определение фондовой принадлежности документов заключается в правильном отнесении их к фонду соответствующей воинской части (организации) и проводится на основе изучения документов и определения их принадлежности к составу документов того или иного фондообразователя.

108. При определении фондовой принадлежности документов необходимо учитывать следующее:

входящие документы относятся к фонду той воинской части (организации), которой они получены; фондовая принадлежность их определяется по адресату, оттиску регистрационного штампа, содержанию документов, отражающему функции и вопросы деятельности воинской части (организации), по резолюциям и пометам о направлении документов на исполнение;

копии исходящих документов относятся к фонду той воинской части (организации), которая является автором документов; фондовая принадлежность их определяется по подписям, делопроизводственным пометам и по содержанию документов;

документы внутреннего обращения относятся к фонду той воинской части (организации), которой они составлены; фондовая принадлежность их, как правило, определяется по названию воинской части (организации), которое указано в документе, по подписям авторов.

109. Документы воинской части (организации) и ее первичных общественных организаций (профсоюзных, спортивных и др.) фондируются вместе.

110. Дела, которые велись последовательно в двух и более воинских частях (организациях), включаются в состав архивного фонда той воинской части (организации), в которой они были закончены делопроизводством.

111. В тех случаях, когда среди документов одного архивного фонда будут обнаружены ошибочно включенные документы других фондов, они должны быть выделены и присоединены к документам тех фондов, к которым они относятся.

112. Каждому архивному фонду воинской части (организации) присваиваются официальное название соответствующего фондообразователя (полное и сокращенное) со всеми его переименованиями в хронологической последовательности и номер.

Архивный фонд является основной классификационной и учетной единицей документов архива и дроблению не подлежит.

113. Хронологическими границами архивного фонда являются:

воинской части (организации) - официальные даты образования и ликвидации воинской части (организации);

объединенного архивного фонда - даты образования и ликвидации наиболее ранней и наиболее поздней по времени деятельности воинской части (организации), документы которой вошли в состав фонда;

архивной коллекции - даты самого раннего и самого позднего документов.

Крайними датами документов фонда являются даты самого раннего и самого позднего документов, входящих в его состав. Они могут не совпадать с крайними датами деятельности фондообразователя, если по каким-либо причинам отсутствуют документы начального и завершающего этапов деятельности воинской части (организации) или если в фонд воинской части (организации) были переданы не завершенные делопроизводством дела воинской части (организации)-предшественника и т.д.

Б. Классификация документов в пределах архивного фонда

114. В пределах архивного фонда за учетно-классификационную единицу принимается единица хранения (дело), представляющая собой физически обособленный отдельный документ, или совокупность письменных документов, заключенных в отдельную обложку.

115. Практическое осуществление классификации документов (дел) в пределах архивного фонда называется их систематизацией.

Систематизация дел в пределах архивного фонда осуществляется на основе разработанной схемы систематизации фонда.

116. Распределение дел внутри фонда по всем делениям схемы систематизации проводится с учетом следующих классификационных признаков:

структурного (в соответствии со структурными подразделениями);

хронологического (по периодам или датам, к которым относятся документы);

функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного;

номинального (по родам дел, видам и разновидностям документов);

корреспондентского (по воинским частям, организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались документы);

авторского (по названиям воинских частей, организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).

Дела группируются, как правило, не по одному, а последовательно по тем признакам, применение которых окажется наиболее целесообразным.

117. Архивные фонды, вошедшие в объединенный архивный фонд, в его пределах располагаются по значимости фондообразователей, по хронологии их создания, в алфавитном порядке названий и т.д. В пределах каждого архивного фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, могут применяться разные схемы систематизации, их выбор определяется характером деятельности конкретной воинской части (организации), составом и объемом ее документов, при этом для фондов однородных воинских частей (организаций) используются одинаковые схемы систематизации.

Дела каждого фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, включаются в отдельную опись или составляют самостоятельный раздел описи дел объединенного архивного фонда.

Объединенному архивному фонду присваивается типовое название, общее для всех фондообразователей, документы которых вошли в его состав. Например: "Отдельные строительные батальоны".

118. При распределении дел по схемам систематизации необходимо иметь в виду следующее:

дела относятся к тому году, в котором они начаты делопроизводством или в котором поступили в данную воинскую часть (структурное подразделение) для продолжения делопроизводством;

планы, отчеты, сметы и документы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от времени их составления; перспективные планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы - к последнему году отчетного периода;

дела, начатые делопроизводством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены делопроизводством;

в пределах года или хронологического периода дела располагаются по значимости структурных частей фонда.

Принадлежность дел к какому-либо структурному подразделению устанавливается по названию структурного подразделения, обозначенного на обложке дела, индексам, присвоенным структурным подразделениям, резолюциям, подписям должностных лиц, регистрационному штампу, содержанию документов.

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

2.8.2. В связи с преобразованием муниципальных образований (их объединением, разделением, а также изменением статуса городского поселения) новые архивные фонды составляют архивные документы созданных органов местного самоуправления.

Изменение границ муниципальных образований не является основанием для создания новых архивных фондов из архивных документов соответствующих органов местного самоуправления.

Библиотека подраздела

Местное самоуправление - форма самостоятельного решения населением вопросов местного значения. В соответствии с федеральным законодательством и законодательством субъектов Российской Федерации к этим вопросам, закрепленным также в уставах муниципальных образований, относятся: управление муниципальной собственностью, финансы и бюджет, жилищно-коммунальное хозяйство и благоустройство территории, транспортные перевозки местного значения, бытовое и торговое обслуживание, муниципальное здравоохранение, школьное, профессиональное образование, сохранение и развитие исторических и культурных традиций местного сообщества, развитие физкультуры и спорта, охрана общественного порядка, регулирование планировки и застройки территории муниципального образования, охрана окружающей природной среды и другие вопросы аналогичного характера.

К муниципальной собственности относится: имущество муниципальных предприятий и учреждений, муниципальные земли, муниципальный жилой и нежилой фонд. Помимо муниципальной собственности в управление органам местного самоуправления может быть передано имущество, находящееся в государственной собственности.

В соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" от 28 августа 1995 г. N 154-ФЗ и изменениями, внесенными в закон в 1996 - 2005 гг., систему органов местного самоуправления образует совокупность негосударственных представительных и исполнительных органов власти, а также глава местного самоуправления. Закон определил понятие "муниципальное образование" как городское, сельское поселение, несколько поселений, объединенных общей территорией, или часть такого поселения. К органам местного самоуправления относятся выборные органы, наличие которых является обязательным, и другие органы, образуемые в соответствии с уставами муниципальных образований; органы эти являются юридическими лицами (с. 26)

До реформ 1991 - 1992 гг. функции местных представительных органов выполняли районные, городские, районные в городах, поселковые и сельские Советы народных депутатов. С упразднением системы Советов и принятием Конституции Российской Федерации 1993 г. они были заменены новыми органами. Представительные органы в районах республик, областей, краев, в городах республиканского, областного, краевого значения стали именоваться районными (городскими) собраниями, земскими собраниями, думами; в поселках, сельсоветах - советами, собраниями старост и т.д. Как правило, выборный представительный орган местного самоуправления работает на постоянной основе и созывается на свои заседания главой местного самоуправления (главой администрации), который назначается или избирается соответствующим представительным органом. Глава формирует аппарат администрации, его структурные подразделения.

Допускаемое законом многообразие форм местного самоуправления создает сложности в практике фондирования этих документов в настоящий период (с. 27)

В соответствии с фактором изменения конституционных основ, государства правильным является создание из документов органов местного самоуправления новых архивных фондов.

Документы городских, районных Советов народных депутатов, действовавших по 1993 г. включительно, и документы районных и городских собраний, образованных в результате выборов после принятия Конституции Российской Федерации 1993 г. и проведения реформы местного самоуправления, составляют отдельные архивные фонды.

Документы исполкомов городских, районных Советов народных депутатов, действовавших до 1992 г., и документы администраций районов, образованных в начале 1992 г., составляют также отдельные архивные фонды.

Документы Горно-Алтайского горисполкома и Администрации г. Горно-Алтайска составляют отдельные архивные фонды (с. 27)

Переименование или преобразование административно-территориальной единицы без существенного изменения ее внутреннего деления не является основанием для создания новых архивных фондов из документов соответствующих органов государственной власти и местного самоуправления (с. 9)

2.8.6. Хронологическими границами архивного фонда являются:

архивного фонда государственного органа, органа местного самоуправления, организации - устанавливаемые на основе нормативных актов официальные даты их образования (регистрации) и ликвидации. При наличии нескольких нормативных актов за дату образования государственного органа, органа местного самоуправления, организации принимается дата наиболее раннего из них;

объединенного архивного фонда - даты образования (регистрации) наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней по времени деятельности организаций, документы которых вошли в состав объединенного архивного фонда;

архивного фонда личного происхождения - даты рождения и смерти гражданина, членов семьи или рода (по аналогии с объединенным архивным фондом);

архивной коллекции - даты самого раннего и самого позднего документа.

Хронологические границы архивного фонда могут не совпадать с крайними датами составляющих его архивных документов:

в фонде государственного органа, органа местного самоуправления, организации - в связи с возможным отсутствием архивных документов начального и/или завершающего этапов деятельности государственного органа, органа местного самоуправления, организации, включением в состав фонда более ранних архивных документов, переданных для завершения производством дела предшественником государственного органа, органа местного самоуправления, организации;

в фонде личного происхождения - за счет документов, связанных с откликами на смерть гражданина, проведением памятно-юбилейных мероприятий и др.

Автор статьи

Куприянов Денис Юрьевич

Юрист частного права

Страница автора

Читайте также: