Должностные обязанности работника канцелярии суда по принятию документов на сдачу в архив суда
Обновлено: 26.04.2024
от 24 сентября 2012 года N 131
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО СУДЕБНОМУ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АППАРАТЕ МИРОВОГО СУДЬИ
В связи с изменениями федерального законодательства приказываю:
1. Утвердить Инструкцию по судебному делопроизводству в аппарате мирового судьи (далее - Инструкция) согласно приложению к настоящему приказу.
2. Ознакомить с приказом работников департамента и специалистов аппарата мировых судей.
3. Начальнику отдела организационно-правового обеспечения управления кадрового, организационно-правового и информационного обеспечения Изосиной И.А. организовать изучение и обеспечить четкое исполнение основных положений и требований настоящей Инструкции, устанавливающих единую систему организации делопроизводства, порядка работы с процессуальными и иными документами, в срок до 31 декабря 2012 г.
4. Приказы начальника департамента от 27 февраля 2004 года N 17 "Об утверждении Инструкции по судебному делопроизводству в аппарате мирового судьи", 16 марта 2010 года N 53 "О внесении изменений в Инструкцию по судебному делопроизводству в аппарате мирового судьи", 30 апреля 2010 года N 75 "О внесении дополнений в Инструкцию по судебному делопроизводству в аппарате мирового судьи", 4 октября 2011 года N 151 "О внесении изменений в приказ начальника департамента от 27.02.2004 N 17" признать утратившими силу.
5. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника управления кадрового, организационно-правового и информационного обеспечения, заместителя начальника департамента Шулико О.Е.
Утверждена
Приказом
Начальника департамента по обеспечению
деятельности мировых судей
Вологодской области
от 24 сентября 2012 года N 131
(приложение)
ИНСТРУКЦИЯ ПО СУДЕБНОМУ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АППАРАТЕ МИРОВОГО СУДЬИ
Инструкция по судебному делопроизводству в аппарате мирового судьи (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения деятельности судебного участка мирового судьи в Вологодской области Российской Федерации.
Настоящая Инструкция, являясь основным нормативно-методическим документом, определяет и устанавливает единую систему организации и порядок ведения судебного делопроизводства в аппарате мирового судьи, предусматривая учет и ведение документооборота судебного участка, единые требования к оформлению процессуальных и иных документов, обеспечение оптимального порядка передачи и движения процессуальных и иных документов, порядок текущего хранения судебных дел, документации и передачи их в архив.
Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной, компьютерной и электронной техники.
1. Общие положения и руководство организацией судебного делопроизводства
1.1. Инструкция по судебному делопроизводству в аппарате мирового судьи устанавливает единую систему документационного производства, обязательную для всех работников аппарата мирового судьи.
1.2. Инструкция разработана на основании Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), ГОСТа Р51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" и в соответствии с законодательными актами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России.
1.3. Составление статистических отчетов и заполнение статистических карточек и контрольных талонов на подсудимого для формирования базы данных по судимости осуществляются в соответствии с Инструкцией по ведению судебной статистики, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29 декабря 2007 года N 169.
1.4. Наряду с ведением на судебных участках мировых судей судебного делопроизводства на бумажных носителях на всех судебных участках мировых судей в обязательном порядке используется автоматизированное судебное делопроизводство СПО "Амирс", позволяющее размещать на официальных сайтах мировых судей информацию о деятельности мировых судей в соответствии с требованиями, установленными Федеральным законом N 262-ФЗ от 22 декабря 2008 года "Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации".
1.5. Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей Инструкцией, обязательны для всех специалистов аппарата мирового судьи. Все специалисты аппарата мирового судьи ответственны за выполнение требований Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации. Специалисты аппарата мирового судьи обязаны хорошо знать и неукоснительно применять в своей работе положения настоящей Инструкции.
1.6. Мировой судья в пределах своих полномочий:
- организует работу аппарата мирового судьи;
- осуществляет общее руководство деятельностью аппарата мирового судьи;
- руководит судебным делопроизводством;
- организует работу канцелярии судебного участка в соответствии с настоящей Инструкцией и Инструкцией по ведению судебной статистики в судах общей юрисдикции Российской Федерации, управлениях (отделах) Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, а также выполнение канцелярией судебного участка требований государственных стандартов на организационно-распорядительную документацию;
- в целях повышения производительности труда, наиболее четкого исполнения служебного долга распределяет должностные обязанности между работниками аппарата мирового судьи и осуществляет постоянный контроль за их выполнением;
- организует хранение, отбор и сдачу в архив документов судебного участка, ежегодный отбор и уничтожение дел и материалов, сроки хранения которых истекли.
1.7. Мировой судья дает разрешение на выдачу или высылку по запросам компетентных органов судебных дел, материалов, документов.
1.8. Обязанности, права и ответственность специалистов аппарата мировых судей определяются их должностными регламентами, утверждаемыми приказами начальника департамента.
1.9. В занимаемых мировыми судьями помещениях размещаются в доступных для посетителей местах информационные стенды и (или) технические средства аналогичного назначения для ознакомления пользователей информацией с текущей информацией о деятельности соответствующего судебного участка мирового судьи, которая должна содержать:
1) порядок работы судебного участка мирового судьи, включая порядок приема граждан (физических лиц), в том числе представителей организаций (юридических лиц), общественных объединений, органов государственной власти и органов местного самоуправления, по вопросам, связанным с рассмотрением дел мировым судьей, и иным вопросам, касающимся деятельности мирового судьи;
2) сведения о дате, времени, месте проведения и предмете судебного заседания по делам, назначенным к слушанию;
3) порядок присутствия в судебном заседании и меры, принимаемые к его нарушителям, порядок пропуска в залы судебного заседания и помещения, занимаемые мировым судьей;
4) условия и порядок получения информации о деятельности мирового судьи;
5) иные сведения, необходимые для оперативного информирования пользователей информацией.
1.10. Прием граждан на судебном участке производится мировым судьей, работниками аппарата мирового судьи в установленном порядке. Расписание приема посетителей должно быть вывешено на видном месте. Граждане, прибывшие из других населенных пунктов, принимаются в течение рабочего дня.
1.11. Информация о деятельности мировых судей в Вологодской области может предоставляться в устной и письменной форме, в том числе в виде электронного документа.
Информация о деятельности мировых судей в Вологодской области в устной форме предоставляется гражданам (физическим лицам), в том числе представителям организаций (юридических лиц), общественных объединений, органов государственной власти и органов местного самоуправления, во время приема.
1.12. Выдача справок и документов производится уполномоченным на то лицом канцелярии судебного участка мирового судьи в установленном порядке.
2. Порядок приема, отправления дел и корреспонденции
2.1. Все судебные дела и корреспонденция, поступающие как по почте, так и поданные (доставленные) непосредственно на судебный участок, принимаются, а также отправляются по назначению уполномоченным на то лицом канцелярии судебного участка мирового судьи.
2.2. Уполномоченное на то лицо канцелярии судебного участка мирового судьи вскрывает пакеты, проверяет соответствие присланных судебных дел и других материалов описи, а затем ставит на первой странице обложки дела (письма и т.п.) штамп, где проставляются дата поступления материала на судебный участок, регистрационный номер документа по журналу учета входящей корреспонденции.
Если при вскрытии пакетов будет обнаружено отсутствие какого-либо документа или приложения к нему, об этом составляется акт, один экземпляр которого посылается отправителю, а второй приобщается к полученным документам и передается вместе с ними на рассмотрение мировому судье.
Конверты от поступивших по почте исковых заявлений, заявлений о выдаче судебных приказов, представлений, апелляционных, кассационных или частных жалоб, исполнительных документов должны быть сохранены и приложены к присланным документам.
2.3. Поступившие на судебный участок дела, материалы и иные документы, в том числе присланные электронной почтой, факсимильной связью, а также телеграммы регистрируются в журнале учета входящей корреспонденции (форма N 1).
2.4. Административные материалы, поступившие на судебный участок одновременно с доставкой правонарушителей, до их рассмотрения также подлежат регистрации в журнале учета входящей корреспонденции (форма N 1).
2.5. Для регистрации отдельных видов поступающей корреспонденции (исполнительные документы, поручения других мировых судей, судов) в журнал учета входящей корреспонденции могут быть внесены дополнительные графы (например, для отметок об исполнении).
При большом объеме поступающей по почте корреспонденции регистрация может производиться в нескольких журналах по видам: исполнительные документы, корреспонденция по уголовным, гражданским делам, делам об административных правонарушениях, прочая корреспонденция и т.д.
2.6. Не подлежат регистрации, а передаются с отметкой о времени получения их судебным участком для приобщения к делам:
судебные повестки, возвращенные судебному участку;
расписки в получении судебных повесток, исковых заявлений (жалоб).
2.7. После регистрации, но не позднее следующего рабочего дня вся поступившая корреспонденция передается мировому судье для рассмотрения.
2.8. При использовании автоматизированного судебного делопроизводства список дел, назначенных к рассмотрению на заданную дату, формируется автоматически и размещается на информационных стендах и на сайте судебного участка в сроки, указанные в Регламенте организации размещения сведений о находящихся в суде делах и текстов судебных актов в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" на официальном сайте суда общей юрисдикции (далее - Регламент), утвержденном постановлением Президиума Совета судей Российской Федерации от 27 января 2011 года N 253 (в редакции постановления Президиума Совета Судей Российской Федерации от 24 марта 2011 года N 259).
В случае необходимости может быть использован соответствующий журнал формы N 2.
2.9. Исковые заявления, заявления о выдаче судебного приказа и другие материалы, в том числе о привлечении к уголовной ответственности в порядке частного обвинения, принятые помощником мирового судьи на личном приеме, не позднее следующего рабочего дня сдаются в канцелярию судебного участка мирового судьи для регистрации в журнале учета входящей корреспонденции, после регистрации с присвоением соответствующего регистрационного номера и даты поступления возвращаются мировому судье для рассмотрения.
2.10. Лицо, подающее исковое заявление и другие материалы на личном приеме, может представить дополнительную копию вышеуказанного документа, на которой помощник мирового судьи по его просьбе ставит дату, подпись и указывает свою фамилию, после чего копия возвращается заявителю.
2.11. При отправке по назначению судебных дел и других документов, в том числе при направлении по электронной почте, факсу, регистрация которых производится в журнале формы N 1-а, исходящий номер на сопроводительных письмах должен соответствовать порядковому номеру по журналу входящей корреспонденции и номеру дела (материала) или номеру того наряда, в котором эта переписка должна храниться.
2.12. Дела, материалы направляются заказными бандеролями, а исковые материалы, исполнительные документы - заказными письмами либо направляются курьерами.
На заказные бандероли и письма составляется опись: отдельно на бандероли и на письма. Опись остается на судебном участке и подшивается в хронологическом порядке в наряд N 21.
Дела, материалы и корреспонденция, направляемые адресатам с курьерами, записываются в разносную книгу для корреспонденции и сдаются получателям под расписку в этой книге.
2.13. Судебные повестки и копии процессуальных актов направляются уполномоченным на то лицом канцелярии судебного участка мирового судьи в соответствии с требованиями Приказа ФГУП "Почта России" от 31 августа 2005 года N 343 "О введении в действие "Особых условий приема, вручения, хранения и возврата почтовых отправлений разряда "Судебное". Бланк уведомления прикрепляется к стороне письма, на которой не указывается адрес. На лицевой стороне письма делаются отметки "судебная повестка с заказным уведомлением", "определение" и т.д.
3.1. Все дела, поступившие на судебный участок, регистрируются в СПО "Амирс" (далее - СПО "Амирс") в соответствии с документами первичного статистического учета на учетно-статистических карточках (для уголовных дел - форма N 5р, для гражданских дел - форма N 6р, для дел об административных правонарушениях - форма N 7р и в алфавитном указателе (для уголовных дел - форма N 5-а, для гражданских дел - форма N 6-а, для дел об административных правонарушениях - форма N 7-а).
Специалист аппарата мирового судьи, в чьи обязанности входит ведение СПО "Амирс", определяется приказом начальника департамента.
3.2. Поступившие на судебный участок заявления, поданные в порядке частного обвинения (материалы по заявлению частного обвинения, поступившие мировому судье от граждан или из органа внутренних дел), регистрируются уполномоченным на то лицом канцелярии судебного участка мирового судьи в журнале учета заявлений частного обвинения (форма N 5.1).
В случаях, если поданное заявление частного обвинения не отвечает требованиям ч. 5, 6 ст. 318 УПК РФ, мировой судья выносит постановление о возвращении заявления лицу, его подавшему, в котором предлагает ему привести заявление в соответствие с указанными требованиями и устанавливает для этого срок (ч. 1 ст. 319 УПК РФ).
Заявителю не позднее следующего рабочего дня после дня вынесения вышеуказанного постановления сопроводительным письмом направляются копия этого постановления и копия заявления частного обвинения, если таковая прилагалась заявителем. При этом все остальные материалы по заявлению частного обвинения, поступившие из отдела внутренних дел, за исключением самого заявления частного обвинения, не направляются заявителю и не возвращаются в отдел внутренних дел, а остаются на судебном участке. В период установленного мировым судьей срока постановление мирового судьи о возвращении заявления с копиями заявления частного обвинения и сопроводительного письма хранятся в архиве (на судебном участке) мирового судьи.
Если заявление по делу частного обвинения не будет приведено в назначенный мировым судьей срок в соответствие с законом, мировой судья выносит постановление об отказе в принятии заявления к своему производству, копия которого сопроводительным письмом направляется уполномоченным на то лицом канцелярии судебного участка мирового судьи заявителю не позднее следующего рабочего дня после вынесения постановления.
Подлинники постановлений мирового судьи о возвращении заявлений по делам частного обвинения для приведения их в соответствие с требованиями закона с копиями заявления по делу частного обвинения и сопроводительного письма и об отказе в его принятии к производству с копией сопроводительного письма (а в случае поступления материалов по заявлению частного обвинения из районного отдела внутренних дел - и указанными материалами) подшиваются и хранятся в отдельном отказном материале на судебном участке в течение двух лет до сдачи в архив судебного участка.
В случае подачи заявителем жалобы в апелляционную инстанцию на постановление мирового судьи об отказе в принятии заявления по делу частного обвинения к производству копия письма о направлении материала с жалобой для рассмотрения в апелляционную инстанцию и решение апелляционной инстанции об оставлении жалобы без удовлетворения приобщаются к конкретному материалу, который хранится в архиве судебного участка.
1. Функциональные обязанности работников арбитражных судов по ведению делопроизводства
1.1. Ведение делопроизводства в судебных составах арбитражного суда осуществляется секретарями судебных заседаний, специалистами по делопроизводству судебных составов либо при необходимости помощниками судей.
В других структурных подразделениях суда делопроизводство ведется специалистами, на которых функции делопроизводства возложены должностным регламентом, либо работниками подразделения, которым руководителем подразделения наряду с другими обязанностями поручено выполнение такой работы.
Обязанности этих работников определяются их должностными регламентами, утверждаемыми председателями арбитражных судов.
Перечень функциональных обязанностей, приведенных в пунктах 1.2 - 1.5 Инструкции, является примерным и может быть скорректирован должностными регламентами сотрудников суда, утверждаемыми председателем арбитражного суда.
1.2. Специалисты подразделения делопроизводства арбитражного суда:
регистрируют в САС исковые заявления (заявления) (далее - исковые заявления), дополнительные материалы по делу (заявления, ходатайства, жалобы и т.п.), в том числе поданные в электронном виде путем заполнения формы, размещенной на официальном сайте арбитражного суда в сети Интернет, лиц, обратившихся с указанными документами, ответчиков и третьих лиц; апелляционные, кассационные жалобы и приложенные к ним документы в САС, а также регистрируют в САД документы непроцессуального характера, подлежащие рассмотрению в судебных составах и подразделениях;
предварительно определяют специализацию споров по поступившим заявлениям и вносят в САС данные из классификаторов системы;
передают поступившие исковые заявления в судебный состав согласно установленной специализации и вводят информацию об этом в САС. Если в суде применяется автоматизированное распределение исковых заявлений, они передаются после распределения непосредственно судье или его помощнику;
формируют реестры передачи документов судьям или в судебные составы и подразделения и передают документы по реестру специалистам по делопроизводству судебного состава или иному уполномоченному на прием документов лицу;
осуществляют поиск информации по документам и делам;
оформляют справки о непоступлении в суд искового заявления (заявления) при поступлении запросов;
регистрируют судебные дела, поступившие для рассмотрения из других судов, вводят в САС необходимые сведения по судебному делу;
формируют реестры для отправки судебных дел и документов отделениями почтовой связи и оформляют почтовую корреспонденцию, в том числе формируют списки бандеролей для отправки отделениями почтовой связи;
вносят в САС информацию о дате отправки документов и дел, почтовые адреса и иные обязательные реквизиты истцов, ответчиков, третьих лиц;
формируют и печатают конверты, наклейки на бандероли или посылки для отправки их отделениями почтовой связи;
ведут учет количества поступивших в суд документов и дел, составляют соответствующие сводки;
формируют и оформляют дела по номенклатуре.
1.3. На секретаря судебного заседания возлагаются следующие обязанности:
заполнение статистической карточки по делу;
направление и вручение под расписку копий судебных актов лицам, участвующим в деле, а также иным лицам по указанию судьи, в том числе размещение информации по судебным делам в САС суда, а также контроль за ее размещением в сети Интернет;
направление извещений о времени и месте судебного заседания;
размещение списков дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании, на информационных стендах или киосках. Контроль соответствия сведений о месте и времени рассмотрения судебных дел, размещенных в сети Интернет (в том числе в сервисе "Календарь судебных заседаний"), судебным актам, вынесенным по судебному делу, проверка правильности формирования списков на информационных панелях и информационных киосках, размещенных у зала судебного заседания, при необходимости распечатка списка и размещение на информационном стенде или на отведенном для этого месте;
подготовка информации для судьи о надлежащем извещении лиц, участвующих в деле, о причинах их неявки в судебное заседание;
проверка явки лиц, прибывших в судебное заседание по вызову суда, информирование судьи о неявке лиц и причинах неявки;
проверка явки арбитражных заседателей в судебное заседание, информирование судьи об их неявке и причинах неявки, если они известны;
ведение протокола судебного заседания; организация ведения аудиопротокола и последующая его обработка; ознакомление с протоколами лиц, участвующих в деле, по их ходатайствам;
содействие судье в проведении видеоконференц-связи;
ведение протокола о совершении отдельного процессуального действия;
заполнение бланков исполнительных листов по делам;
по указанию судьи возвращение по заявлениям лиц, участвующих в деле, представленных документов или их отправка заказными письмами с уведомлением о вручении;
выдача на основании вынесенного судом судебного акта вещественных доказательств лицу (организации), представившему их, или лицу, определенному судом;
по указанию судьи ознакомление лиц, участвующих в деле, и иных лиц с материалами судебного дела (производства), если в суде не создано соответствующее подразделение либо не назначено ответственное лицо по ознакомлению с материалами судебных дел (производств);
контроль поступления из отделений почтовой связи уведомлений о вручении писем с копиями судебных актов лицам, участвующим в деле, извещений о времени рассмотрения дел в суде;
ввод информации в САС о прохождении искового заявления и дела в суде;
свидетельствование копий судебных актов и документов;
подготовка судебных дел для сдачи в архив, сдача дел в архив;
выполнение другой работы по поручению судьи и председателя судебного состава.
1.4. На специалиста по делопроизводству судебного состава, подразделения возлагаются следующие обязанности:
прием по реестру под расписку от специалистов подразделения делопроизводства исковых заявлений, дополнительных материалов, других документов и судебных дел;
на основании визы председателя судебного состава передача исполнителям по реестру исковых заявлений и судебных дел;
передача исполнителям дополнительных материалов к поступившим исковым заявлениям, писем, жалоб и иных обращений, а также другой документации под расписку в реестре (журнале );
Все упомянутые в настоящей Инструкции журналы и реестры могут вестись в арбитражном суде в электронном виде. В случае необходимости подписания тех или иных граф журнала/реестра страницы журнала распечатываются, нумеруются и подшиваются по порядку в соответствующее номенклатурное дело, при этом возможна организация электронного подписания таких журналов/реестров, в том числе путем проставления отметок "передано-принято" в САС арбитражного суда.
регистрация в САС информации по резолюции председателя судебного состава (если в суде не применяется автоматизированное распределение исковых заявлений и дел) о назначении судьи, судьи-докладчика, о движении судебного дела, совершенных процессуальных действиях и принятых судебных актах;
регистрация в САД информации по резолюции руководителя структурного подразделения о назначении исполнителя, действиях по исполнению документа, направлении ответа заявителю, итоговых документах и т.д.;
внесение в регистрационные карточки САС и САД дополнительных данных по делам и документам по мере их прохождения в судебном составе или подразделении суда;
формирование и подшивка судебных дел по мере поступления материалов дела, нумерация листов дела;
оформление судебных дел, апелляционных, кассационных производств;
формирование реестров дел и документов для передачи в другие подразделения суда;
подготовка сопроводительных писем;
свидетельствование копий судебных актов и документов;
направление копий судебных актов и исполнительных листов;
формирование реестра отправки дел и документов, передача реестров в экспедицию под расписку вместе с делами и документами, запечатанными в конверты;
формирование документов для вложения в почтовые конверты, печатание на конвертах адресов отправителей и получателей, заполнение почтовых уведомлений о вручении корреспонденции адресатам;
печатание наклеек для пакетов и бандеролей, конвертование пакетов и бандеролей;
ведение необходимой справочно-информационной работы;
направление документов и дел по запросам, передача документов и дел в архив суда;
составление актов на уничтожение дел по номенклатуре с истекшими сроками хранения и передача этих дел в службу хозяйственного обеспечения для уничтожения;
периодическая сверка наличия судебных дел и документов, находящихся на исполнении у судей, помощников судей, работников судебного состава, подразделения;
информирование председателя судебного состава, руководителя подразделения о сроках исполнения поручений, дел и документов;
подготовка предложений по номенклатуре дел судебного состава, подразделения и формирование номенклатурных дел по срокам хранения документов, передача дел в архив для постоянного хранения;
своевременная подготовка заявок для получения бланков, средств оргтехники, канцелярских принадлежностей, их учет и выдача работникам;
хранение печатей, штампов, бланков, используемых в работе, в судебном составе, подразделении;
оформление заявок на машинописные и копировальные работы, передача их в группу автоматизированной подготовки документов и копировально-множительное бюро, получение готовой работы;
печатание копий судебных актов, подлежащих отправке, заверение их подлинности, оформление пакетов для отправки, сдача их в экспедицию;
выполнение иной работы по поручению председателя судебного состава и руководителя подразделения.
1.5. Помощник судьи, обеспечивая исполнение судьей полномочий и содействуя осуществлению правосудия, на основании поручений судьи выполняет следующие обязанности:
изучает поступившие судье исковые заявления, заявления, жалобы, представления и вносит предложения по их рассмотрению;
принимает участие в решении задач подготовки дела к судебному разбирательству, включая подбор законов и иных нормативных правовых актов, материалов судебной практики, необходимых для рассмотрения дела;
подготавливает заключения по сложным и спорным вопросам применения норм материального права;
оказывает судье помощь в совершении действий при подготовке дела к судебному разбирательству, предусмотренных статьей 135 АПК РФ. При этом помощник судьи не вправе совершать действия, влекущие за собой возникновение, изменение или прекращение прав или обязанностей лиц, участвующих в деле, и других участников арбитражного процесса;
принимает участие в организации подготовки и проведения судебного процесса, а именно: контролирует изготовление и своевременное направление копий судебного акта, которыми извещаются или вызываются участники процесса; формирует список судебных дел, назначенных для рассмотрения в судебном заседании; готовит судье информацию о надлежащем извещении лиц, участвующих в деле, а также о причинах их неявки в судебное заседание; контролирует поступление документов, истребованных судом;
оказывает судье содействие в организации и проведении видеоконференц-связи судебного заседания;
ведет протокол судебного заседания в случаях отсутствия в суде секретарей судебного заседания;
оказывает содействие судье при подготовке проектов судебных актов;
осуществляет контроль по исковым заявлениям, заявлениям и жалобам, оставленным без движения, а также по делам, по которым отложено рассмотрение либо приостановлено производство;
контролирует работу специалистов по формированию материалов дела; по своевременному направлению лицам, участвующим в деле, и другим участникам арбитражного процесса судебных актов, исполнительных листов;
контролирует правильность заполнения электронных статистических карточек;
проверяет в САС полноту и правильность заполнения реквизитов судебных дел и документов, полей статистической карточки судебного дела;
подготавливает с использованием САС периодические (ежемесячные, квартальные, полугодовые и годовые) статистические отчеты по рассмотрению судебных дел и по другим вопросам, участвует в составлении статистического отчета о работе судьи;
готовит данные и материалы, необходимые судье для обобщений, докладов, статей, выступлений;
II. Руководство делопроизводством суда и распределение
основных обязанностей между работниками аппарата суда
1. Председатель суда руководит делопроизводством и отвечает за его состояние.
Председатель суда и по его поручению заместитель и судьи систематически проверяют состояние делопроизводства в суде и своевременно принимают меры к исправлению вскрытых ошибок и недостатков.
Председатель суда (в его отсутствие - заместитель или исполняющий обязанности):
а) организует работу канцелярии суда в соответствии с настоящей временной Инструкцией и Инструкцией по ведению судебной статистики в судах общей юрисдикции Российской Федерации, управлениях (отделах) Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, а также выполнение канцелярией требований государственных стандартов на организационно - распорядительную документацию;
б) в целях повышения производительности труда, наиболее четкого исполнения служебного долга распределяет должностные обязанности между работниками аппарата суда и осуществляет систематический контроль за их выполнением;
в) распределяет между судьями дела и материалы, контролирует сроки их производства в суде;
г) организует хранение, отбор и сдачу в архив документов суда, ежегодный отбор и уничтожение дел и материалов, сроки хранения которых истекли;
д) не реже одного раза в квартал проверяет правильность ведения журнала учета вещественных доказательств, соответствие записей фактическому наличию вещей, своевременность исполнения приговоров, решений, определений, постановлений в части вещественных доказательств;
е) дает разрешение на выдачу или высылку по запросам компетентных органов судебных дел, материалов, документов;
ж) внедряет в практику суда передовой опыт работы других судов по делопроизводству, средства оргтехники, решает вопросы организации рабочих мест;
з) обеспечивает регулярное проведение занятий с работниками канцелярии по повышению деловой квалификации, организует освоение ими смежных профессий и наиболее рациональных приемов труда.
2. Заведующий канцелярией, старший секретарь (а в тех случаях, где эта должность не предусмотрена, - секретарь суда) в соответствии с требованиями настоящей временной Инструкции организует работу канцелярии, руководит работой секретарского состава и архива суда.
На него возлагается:
а) распределение работы между сотрудниками канцелярии суда и контроль за исполнением ими своих обязанностей;
б) распределение поступившей корреспонденции;
в) учет явки на работу и ухода с работы сотрудников аппарата суда;
г) ведение нарядов;
д) контроль за ведением документов первичного статистического учета (учетно - статистических карточек по уголовным и гражданским делам и др.), правильным и своевременным составлением секретарями суда статистических отчетов форм N 1, 1-АП, 2, 4;
е) учет и регистрация поступающих в суд предложений, заявлений, жалоб (кроме жалоб на приговоры, решения, судебные приказы, определения и постановления), контроль за сроками их рассмотрения;
ж) контроль за исполнением указов Президента Российской Федерации о помиловании;
з) контроль за своевременной отправкой дел с кассационными, частными жалобами и протестами в вышестоящий суд;
и) учет частных определений и контроль за ведением переписки по их исполнению;
к) ведение финансовой документации, а также учет хозяйственного инвентаря и канцелярских принадлежностей;
л) ведение книги приказов и распоряжений по суду, личных дел и карточек учета на сотрудников суда;
м) обеспечение сохранности и правильности заполнения трудовых книжек сотрудников суда;
н) учет юридической литературы, поступающей в суд;
о) учет и контроль за исполнением судебных поручений, направленных в другие суды или поступивших из других судов, в том числе связанных с исполнением обязательств по международным соглашениям;
п) организация работы по учету и хранению гражданских, уголовных, административных дел, других материалов и вещественных доказательств;
р) ведение архива в судах, где не предусмотрена должность архивариуса;
с) ведение сводных и контрольных исполнительных производств, составление статистических отчетов, связанных с этой работой;
т) выполнение другой работы по поручению председателя суда.
3. На других секретарей суда возлагается ведение делопроизводства соответственно по гражданским, уголовным, административным делам, в частности:
а) регистрация, учет и хранение гражданских, уголовных, административных дел, а также жалоб и протестов на решения, приговоры, определения и постановления суда;
б) ведение журналов и карточек;
г) составление статистических отчетов форм N 1, 1-АП, 2, 4;
д) учет и хранение вещественных доказательств;
е) регистрация и учет исполнительных документов, переданных на исполнение судебным приставам - исполнителям;
ж) выдача подлинников документов из дела по распоряжению председателя суда или судьи;
з) подготовка и сдача в архив законченных дел, журналов и карточек;
и) контроль за результатами рассмотрения дел и материалов, переданных на рассмотрение общественности и комиссий органов местного самоуправления либо для проверки и расследования органам предварительного следствия или дознания;
к) выполнение другой работы по поручению председателя суда и заведующего канцелярией (старшего секретаря).
4. На секретаря судебного заседания возлагается:
а) выполнение необходимой работы при приеме судьей граждан;
б) вызов участников процесса и свидетелей;
в) подготовка и вывешивание списков дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании;
г) проверка явки лиц, которые вызывались в судебное заседание, и отметка в повестках времени их нахождения в суде;
д) ведение протоколов судебных заседаний и ознакомление с ними участников процесса по их ходатайствам;
е) оформление гражданских, уголовных дел и дел об административных правонарушениях после их рассмотрения;
ж) отметка в журнале учета дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании, о результатах их рассмотрения;
з) выписка исполнительных документов по делам, решения по которым подлежат немедленному исполнению (статья 210 ГПК РСФСР);
и) вызов народных заседателей и учет их работы;
к) выполнение другой работы по поручению председателя суда, заместителя председателя, судьи и заведующего канцелярией (старшего секретаря).
5. Делопроизводитель выполняет работу по поручению заведующего канцелярией (старшего секретаря), секретаря суда.
6. В судах, где предусмотрена должность консультанта, на него могут быть возложены:
а) учет юридической литературы, систематизация законодательства и судебной практики вышестоящих судов; информирование сотрудников суда об изменениях в законодательстве и о судебной практике вышестоящих судов;
б) участие в обобщениях судебной практики;
в) учет частных определений и контроль за их исполнением;
г) контроль за сроками рассмотрения предложений, заявлений и жалоб непроцессуального характера, поступающих от граждан;
д) ведение протоколов оперативных совещаний;
е) выполнение другой работы по поручению председателя суда.
На консультанта суда, кроме того, могут быть возложены обязанности, предусмотренные в подпункте "с" пункта 2 и в подпунктах "г", "ж", "и" пункта 3 настоящей временной Инструкции.
7. На архивариуса, а в тех судах, где эта должность не предусмотрена, на секретаря суда возлагается:
а) прием, учет, хранение и выдача дел, материалов, иных архивных документов;
б) обеспечение сохранности судебных дел и документов, создание необходимого режима хранения, ведение журналов архива суда;
в) подготовка и оформление дел, подлежащих сдаче в архивное учреждение для хранения;
г) передача дел (по согласованию с архивным учреждением) в государственный архив; представление графиков такой передачи на утверждение председателю суда;
д) отбор судебных дел, материалов, нарядов и других документов для постоянного хранения или оформление их для уничтожения;
е) участие в работе экспертной комиссии по экспертизе документов;
ж) рассмотрение годовых описей судебных дел и документов постоянного хранения, подлежащих передаче в государственный архив;
з) снятие с разрешения председателя суда копий с документов, необходимых для вручения или высылки гражданам и должностным лицам;
и) выдача с разрешения председателя суда документов из дел и дел из архива;
к) выполнение другой работы по поручению председателя суда и заведующего канцелярией (старшего секретаря).
8. На консультанта суда по информатизации возлагается:
а) обеспечение функционирования электронных средств связи и передачи данных (включая Интернет) при взаимодействии с другими судами, органами Судебного департамента, органами государственной власти и правоохранительными органами;
б) установка средств системного и прикладного программного обеспечения на персональные компьютеры суда;
в) обеспечение эксплуатации программных средств, систем электронного документооборота и делопроизводства в суде;
г) создание локальной вычислительной сети суда и ее администрирование;
д) организация создания и ведения банков данных по судебной практике, статистике, финансовому, материально - техническому обеспечению деятельности суда и другим направлениям, требующим информатизации;
е) установка и проведение обновлений баз данных законодательства;
ж) оказание помощи в организации создания и ведения в суде накопителя всех решений и определений суда (регистра суда) в электронной форме;
з) организация обучения судей и сотрудников аппарата суда работе с компьютерной техникой и программным обеспечением.
от 29 апреля 2003 года N 36
Об утверждении Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде
(с изменениями на 22 декабря 2021 года)
Документ с изменениями, внесенными:
В документе также учтено:
В соответствии с Федеральным законом от 8 января 1998 года N 7-ФЗ "О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации", определяющим основные положения организационного обеспечения деятельности судов в Российской Федерации,
2. Начальникам управлений (отделов) Судебного департамента в субъектах Российской Федерации, председателям районных судов организовать изучение и обеспечить четкое исполнение основных положений и требований настоящей Инструкции, устанавливающих единую систему организации делопроизводства, порядка работы с процессуальными и иными документами.
УТВЕРЖДЕНА
приказом Генерального директора
Судебного департамента
при Верховном Суде
Российской Федерации
от 29 апреля 2003 года N 36
ИНСТРУКЦИЯ
по судебному делопроизводству в районном суде
(с изменениями на 22 декабря 2021 года)
Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения деятельности районного суда
Настоящая Инструкция, являясь основным нормативно-методическим документом, определяет и устанавливает единую систему организации и порядок ведения судебного делопроизводства в районных судах Российской Федерации, предусматривая учет и ведение документооборота районного суда, единые требования к оформлению копий процессуальных и иных документов, обеспечение оптимального порядка передачи и движения процессуальных и иных документов в структурах районного суда, порядок текущего хранения судебных дел, документации и передачи их в архив.
Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной, компьютерной и электронной техники.
1. Общие положения и руководство организацией судебного делопроизводства
1.1. Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде устанавливает единую систему документационного производства, обязательную для всех работников районного суда.
Процессуальные документы суда оформляются в соответствии с процессуальным законодательством.
1.3. Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей Инструкцией, обязательны для всех работников аппарата суда. Все работники ответственны за выполнение требований Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации.
организует работу суда;
устанавливает правила внутреннего распорядка суда на основе утверждаемых Советом судей Российской Федерации типовых правил внутреннего распорядка судов и осуществляет контроль за их выполнением;
осуществляет общее руководство деятельностью аппарата суда, в том числе распределяет обязанности между работниками аппарата суда, принимает решение о поощрении работников аппарата суда или о привлечении их к дисциплинарной ответственности;
осуществляет иные полномочия по организации работы суда.
1.5. Ответственный за делопроизводство, назначенный председателем суда, обеспечивает его организацию в соответствии с Инструкцией и знакомит всех работников аппарата суда с нормативно-методическими документами по делопроизводству.
1.6. Задачи и функции отделов делопроизводства, обеспечения судопроизводства по гражданским делам, обеспечения судопроизводства по уголовным делам регламентируются положением об аппарате федерального суда общей юрисдикции, утвержденным приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации (далее - Судебный департамент), а также положениями о соответствующих отделах, утвержденными приказом председателя соответствующего районного суда.
1.7. Обязанности, права и ответственность работников аппарата суда определяются их должностными регламентами, утверждаемыми председателем суда.
1.8. Прием граждан в суде производится в соответствии с правилами внутреннего распорядка суда, положением о приемной суда и регламентом организации деятельности приемной суда, утвержденными председателем соответствующего суда (либо лицом, исполняющим его обязанности), на основании Типовых правил внутреннего распорядка суда, утвержденных постановлением Совета судей Российской Федерации, Примерного положения о приемной федерального суда общей юрисдикции и Типового регламента организации деятельности приемной федерального суда общей юрисдикции, утвержденных Судебным департаментом при Верховном Суде Российской Федерации.
1.9. Номенклатура основных нарядов и дел, которые ведутся в суде, формируется в соответствии с Перечнем документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения и Инструкцией о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции, утвержденными Судебным департаментом.
2. Порядок приема, отправления дел и корреспонденции
2.1. Все судебные дела и корреспонденция, поступающие как по почте, так и поданные (доставленные) непосредственно в суд, принимаются, а также отправляются по назначению работником аппарата суда, должностным регламентом которого предусмотрены соответствующие полномочия.
2.2. Работник отдела делопроизводства (общего отдела) вскрывает упаковочные материалы (конверты, пакеты, коробки и т.д.), проверяет соответствие присланных судебных дел (материалов), иной корреспонденции составу описи, а затем ставит на первой странице обложки судебного дела (материала, письма и т.п.) штамп, где проставляется дата и время поступления дела (материала, письма и т.п.) в суд, регистрационный номер документа по журналу (реестру) учета входящей корреспонденции.
Если при вскрытии пакетов будет обнаружено отсутствие какого-либо документа или приложения к нему, их повреждение, наличие ошибочных вложений, об этом немедленно докладывается руководителю структурного подразделения, ответственному за организацию и ведение делопроизводства.
В случае отсутствия или повреждения вложений (отдельных листов), а также наличия ошибочных вложений составляется акт в трех экземплярах (приложение N 2 к настоящей Инструкции), первый экземпляр которого вместе с поступившими документами передается по назначению в соответствующее структурное подразделение суда для принятия решения, второй экземпляр направляется отправителю, а третий экземпляр остается в отделе делопроизводства для хранения в соответствующем наряде.
Конверты (пакеты и т.п.) от поступивших посредством почтовой связи исковых заявлений, административных исковых заявлений, заявлений, апелляционных жалоб, представлений, частных жалоб, кассационных жалоб и представлений, протестов, исполнительных документов должны быть сохранены и приложены к присланным документам.
В случае если упаковочные материалы (конверты, пакеты и т.п.), поступившие посредством почтовой связи, документов содержат вложения нескольких самостоятельных исковых заявлений, административных исковых заявлений, заявлений, апелляционных жалоб, представлений, частных жалоб, кассационных жалоб и представлений, протестов, исполнительных документов или иной корреспонденции, к одному из них должен быть приложен оригинал соответствующего почтового конверта (пакета и т.п.), к иным вложениям, содержащим документы по другим делам и материалам, - снятые ксерокопии конвертов (пакетов и т.п.).
Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности или возвращается отправителю с сопроводительным письмом, с оставлением копии сопроводительного письма в соответствующем наряде.
2.3. Поступившие в суд исковые заявления, административные исковые заявления, заявления, жалобы, представления, протесты и иные документы, в том числе поданные в электронном виде, уголовные, гражданские и административные дела, дела об административных правонарушениях, материалы, а также иные поступившие документы, в том числе присланные электронной почтой, факсимильной связью, телеграммы регистрируются уполномоченным работником аппарата суда в специальных программных средствах Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Правосудие", обеспечивающих ведение автоматизированного судебного делопроизводства (далее - ПС ГАС "Правосудие") и реестрах (журналах) учета входящей корреспонденции (форма N 1) в день их поступления, а в исключительных случаях - не позднее 14.00 следующего рабочего дня, если иное не предусмотрено процессуальным законодательством Российской Федерации.
Реестры (журналы) входящей и исходящей корреспонденции (форма N 1 и форма N 1-а) заводятся заново в начале каждого календарного года, при использовании автоматизированного учета формируются автоматически с последующим распечатыванием в форме реестров на бумажном носителе в конце рабочего дня либо по мере необходимости в течение рабочего дня.
2.4. Дела об административных правонарушениях, поступившие в суд одновременно с доставкой правонарушителей, до их рассмотрения также подлежат регистрации в отделе делопроизводства суда (форма N 7 р).
2.5. Для регистрации отдельных видов поступающей корреспонденции (исполнительные документы, поручения других судов, арбитражные решения третейского суда, образованного сторонами для разрешения конкретного спора, вместе со всеми имеющимися в распоряжении третейского суда материалами дела арбитража, направленные в суд для хранения, либо решение, постановление о прекращении арбитража и материалы дела постоянно действующего арбитражного учреждения, поступившие в порядке части 3 статьи 39 Федерального закона от 29 декабря 2015 г. N 382-ФЗ "Об арбитраже (третейском разбирательстве) в Российской Федерации" в реестр (журнал) учета входящей корреспонденции могут быть внесены дополнительные графы (например, для отметок об исполнении).
При большом объеме поступающей по почте корреспонденции регистрация может производиться в нескольких журналах по видам: исполнительные документы, корреспонденция по уголовным, гражданским, административным делам, делам об административных правонарушениях, прочая корреспонденция и т.д.
2.6. Не подлежат регистрации, а передаются с отметкой о времени получения их судом для приобщения к делам:
судебные извещения, вызовы (судебные повестки), копии судебных актов, возвращенные в суд, а также исполнительные листы, возвращенные по требованию суда или с отметками судебного пристава-исполнителя;
уведомления о вручении судебных извещений, вызовов (судебных повесток), копий судебных актов, исполнительных листов, исковых заявлений (жалоб).
от 3 июня 2016 года N 205-од
Об утверждении Инструкции по организации и ведению архива на судебном участке
(с изменениями на 30 декабря 2020 года)
1. Утвердить Инструкцию по организации и ведению архива на судебном участке (приложение).
2. Признать утратившими силу приказы Управления Республики Коми по организационному обеспечению деятельности мировых судей:
- от 26 февраля 2010 года N 43 "Об утверждении Инструкции по организации и ведению архива на судебном участке" с внесенными в него изменениями,
- от 17 ноября 2011 г. N 171 "Об утверждении Методических рекомендаций по заполнению паспорта архива судебного участка".
Утверждена
Приказом
Министерства юстиции
Республики Коми
от 3 июня 2016 г. N 205-од
(приложение)
ИНСТРУКЦИЯ ПО ОРГАНИЗАЦИИ И ВЕДЕНИЮ АРХИВА НА СУДЕБНОМ УЧАСТКЕ
Инструкция по организации и ведению архива на судебном участке (далее - Инструкция) разработана в целях установления единого порядка работы с оконченными делопроизводством документами, образующимися в деятельности мирового судьи Республики Коми.
Инструкция определяет процедуры подготовки и оформления к последующему хранению документов, образующихся в деятельности мирового судьи Республики Коми, в том числе в электронном виде, требования к учету, использованию и хранению указанных документов, методику отбора для постоянного хранения и выделения к уничтожению судебных дел, материалов, нарядов, журналов, картотек.
Используемые понятия и сокращения
Документы судебного участка - документы, образующиеся в деятельности мирового судьи Республики Коми, в том числе судебные дела, материалы, наряды, журналы, картотеки.
Инструкция по архиву федеральных судов - Инструкция о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции, утвержденная приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 19.03.2019 N 56;
Инструкция по судебному делопроизводству - Инструкция по судебному делопроизводству на судебном участке;
ПИ "АМИРС" - программное изделие "АМИРС";
Примерная номенклатура - Примерная номенклатура дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей, утвержденная приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29 декабря 2020 года N 262;
Электронные документы - документы, образующиеся в деятельности мирового судьи Республики Коми в электронном виде, в том числе наряды, журналы, картотеки.
I. Общие положения. Экспертная комиссия
1. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Федеральным конституционным законом от 31 декабря 1996 года N 1-ФКЗ "О судебной системе Российской Федерации", Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Правилами организации архива, Инструкцией по архиву федеральных судов, Инструкцией по судебному делопроизводству, Примерной номенклатурой.
2. Исполнение установленных настоящей Инструкцией требований и процедур осуществляет работник аппарата мирового судьи, ответственный за ведение архива.
3. На судебных участках, за которыми не закреплен архивариус, ответственным за ведение архива является секретарь судебного участка.
На судебных участках, за которыми закреплен архивариус, последний исполняет обязанности, связанные с ведением архива, в соответствии с его должностной инструкцией. Секретарь судебного участка исполняет обязанности по ведению архива в части полномочий, не переданных архивариусу, в том числе готовит документы к сдаче в архив, ведет сдаточные описи, готовит акты приема-передачи документов в архив и другое.
4. Номенклатура дел судебного участка составляется и ведется в соответствии с Примерной номенклатурой и Инструкцией по судебному делопроизводству. Электронные документы подлежат включению в индивидуальную номенклатуру дел судебного участка по тем же правилам, что и документы на бумажном носителе.
5. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов судебного участка мировым судьей создается постоянно действующая экспертная комиссия судебного участка.
6. Экспертная комиссия судебного участка является совещательным органом при мировом судье. Персональный состав экспертной комиссии судебного участка утверждается мировым судьей из числа квалифицированных работников в составе не менее трех человек. Секретарем экспертной комиссии судебного участка назначается работник аппарата мирового судьи, ответственный за ведение архива.
7. Экспертная комиссия судебного участка осуществляет следующие функции (п. 4.9 Правил организации архива):
- организация ежегодного отбора для хранения и уничтожения дел и документов, в том числе электронных документов;
- рассмотрение и согласование проектов номенклатуры дел судебного участка, описей документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, описей электронных документов постоянного хранения, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и других актов;
- подготовка предложений об определении сроков хранения документов, не предусмотренных Примерной номенклатурой, перечнями, и об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных Примерной номенклатурой, перечнями;
- методическое руководство работами в области обеспечения сохранности документов судебного участка.
8. Экспертная комиссия судебного участка имеет право:
- в пределах своей компетенции давать рекомендации по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и оформления документов;
- приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов представителей уполномоченного учреждения в области архивного дела.
9. Экспертиза ценности документов проводится ежегодно. По результатам экспертизы ценности в соответствии с настоящей Инструкцией составляются годовые разделы описей документов постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, годовые разделы описей электронных документов, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
10. Вопросы, относящиеся к компетенции экспертной комиссии судебного участка, рассматриваются на заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже одного раза в год. Заседания экспертной комиссии судебного участка оформляются протоколом, который подписывается участвовавшими в заседании членами экспертной комиссии.
11. Решения экспертной комиссии судебного участка принимаются простым большинством голосов. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании при принятии решения экспертной комиссии судебного участка не участвуют.
12. Ведение делопроизводства экспертной комиссии судебного участка, хранение и использование ее документов, а также контроль за исполнением принятых экспертной комиссией судебного участка решений возлагается на секретаря экспертной комиссии.
II. Оформление и передача документов в архив
13. Документы судебного участка подлежат оформлению и сдаче в архив не позднее чем через один год после окончания делопроизводства по ним (наступления события, являющегося основанием для списания судебного дела, материала, журнала в архив).
Картотеки учетно-статистических карточек и алфавитные указатели к ним, полугодовые и годовые статистические отчеты о работе судов общей юрисдикции - не позднее 31 марта года, следующего за отчетным.
14. Решение о передаче в архив судебных дел и материалов принимает мировой судья в соответствии с Инструкцией по судебному делопроизводству.
15. Работник аппарата мирового судьи, ответственный за ведение архива, тщательно просматривает все производство по судебному делу, материалу, наряду, журналу, картотеке, подлежащим сдаче в архив, обращение к исполнению вступившего в законную силу судебного решения (постановления).
17. Все выявленные при проверке в ходе передачи в архив документов судебного участка (в том числе электронных) недостатки в их формировании и оформлении секретарь судебного участка обязан устранить.
18. Требования к оформлению обложки (титульного листа) судебного дела, материала, наряда, журнала, вкладыша электронного документа, а также требования к подшивке и нумерации листов устанавливаются Инструкцией по судебному делопроизводству, при этом судебное дело или наряд на бумажном носителе, подлежащие постоянному хранению, подшиваются в твердую обложку на 4 прокола (п. 4.21 Правил организации архива).
19. В наряде, подлежащем постоянному и временному (свыше 10 лет) хранению, составляется внутренняя опись по форме N 1 в приложении к настоящей Инструкции.
Листы, на которых сделана внутренняя опись, нумеруются отдельно (п. 4.22 Правил организации архива).
Если наряд, подлежащий постоянному и временному (свыше 10 лет) хранению, подшит без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела (п. 4.30 Правил организации архива).
Изменения состава документов наряда, подлежащего постоянному и временному (свыше 10 лет) хранению (изъятия, включения документов, замена документов копиями), отражаются в графе "Примечание" внутренней описи со ссылками на соответствующие акты. При необходимости могут быть составлены новая итоговая запись к внутренней описи и лист-заверитель дела.
20. В конце наряда, подлежащего постоянному и временному (свыше 10 лет) хранению, подшивается отдельный лист-заверитель по форме N 2 в приложении к настоящей Инструкции. Лист-заверитель не нумеруется.
Автор статьи
Читайте также: