Чем принципиально отличается суд от сэд

Обновлено: 25.04.2024

Организации постепенно внедряют электронный документооборот для оптимизации работы с внутренней и внешней документацией.

Обмен юридически значимыми документами между организациями — задача, решение которой позволяет открыть новые возможности для перехода с классического документооборота на безбумажные технологии.

Индивидуальные предприниматели и юридические лица переходят на СЭД, чтобы организовать юридически значимый ЭДО.

Что такое юридически значимый электронный документооборот

Юридическая сила — свойство, которое обеспечивает правовую значимость какому-либо объекту или действию. В зависимости от того, есть у объекта это свойство или нет, его можно использовать в качестве полноценного правового аргумента.

Все организации ведут обмен документами. Весь документооборот делится на три вида:

внешний;
внутренний;
юридически значимый.

Внешний отвечает за обработку входящей и исходящей корреспонденции. К нему относятся счета, декларации, отчёты и накладные.

Внутренний документооборот обеспечивает обмен документов между структурными подразделениями и сотрудниками. Он включает в себя приказы, уставы, заявления, протоколы совещаний, инструкции, положения о структурных подразделениях, служебные записки.

ЭДО юридически значимых документов обладает правовой силой благодаря законодательной базе. Главный признак юридической значимости документа — наличие правовых последствий.

Критерии юридически значимого ЭДО

С электронными документами можно проводить четыре основные операции: создание, обмен, обработка и архивирование. Но электронный документ получает юридическую силу не в момент создания, а после его удостоверения, регистрации или оформления. После этого основные действия имеют правовые последствия для человека, который работает с документами.

Главное свойство ЮЗ электронных документов — равнозначность бумажным. Они обладают соответствующей правовой силой и гарантируют подлинность совершаемых с их помощью действий.

Файл в системе ЭДО включает в себя не только основную информацию, но и идентифицирующие его реквизиты. Это такие реквизиты, как тип файл, дата создания, название, автор и т.д.

Документ может получить правовую силу в организациях, которые являются официальными операторами электронного документооборота. Индивидуальные предприниматели и юридические лица используют системы для ведения ЭДО, в которых документам и придаётся юридическая значимость.

Актуальность ЮЗЭДО

СЭД превосходят бумажный документооборот по скорости обмена данными, удобности контроля потока документов. С помощью систем ЭДО можно обеспечить коллективный доступ к файлам, что, в свою очередь, увеличит скорость их создания, получения, обработки и архивирования.

Работы с электронными документами минимизирует риск их утери или порчи. Все файлы находятся внутри системы, что облегчает их поиск, управление и обмен. Также СЭД предлагает типовые формы, например, СЗВ-ТД для отправки в ПФР.

С помощью СЭД можно разграничить доступ к файлам разным категориям работников, ввести прозрачную систему работы и проводить оценку их деятельности. Каждый файл обладает историей изменений, а во всей системе введён автоматический поиск по всем файлам.

Помимо общих плюсов, которые даёт внедрение электронного документооборота, юридически значимый документооборот обладает собственными преимуществами:

Электронная обработка документов прочно вошла в нашу жизнь: автоматизация охватывает полный цикл по работе с ними, начиная от их создания и заканчивая сдачей в архив.

Несмотря на то, что СЭД и ЭДО используются уже не один год, многие пользователи до сих пор не улавливают разницы между ними, будучи уверенными, что это одно и то же блюдо под разными соусами. Такое мнение в корне неверно.

Обе эти системы связаны с документооборотом. Но между ними существует принципиальное различие.

Электронный документооборот (ЭДО) – обмен документами между контрагентами: счетами-фактурами, накладными, актами-сверки и актами выполненных работ, счетами, заказами вне зависимости от географии.

Пример ЭДО - популярный сервис веб-клиент Synerdocs. Он отличается простотой подключения – достаточно загрузить свою электронную подпись (далее ЭЦП), а также удобным и комфортным интерфейсом, визуально напоминающим электронную почту. Synerdocs обеспечивает возможность создания, просмотра и редактирования любых документов, с дальнейшей их выгрузкой и рассылкой.

Отличными функциональными возможностями обладает и контент Diadoc. Имея на руках сертификат, достаточно войти в систему, ознакомиться с условиями лицензионного договора и принять их. Кроме того, благодаря роумингу, можно обмениваться документацией с пользователями иных операторов ЭДО, а также без труда приспособить систему к своим привычным действиям.

Для малого, среднего и крупного бизнеса, с бухгалтерией от 1С или без, ЭДО есть в решениях 1С и этот вариант подходит всем. Сервис "1С-ЭДО" встроен в типовые программы "1С:Предприятие" и не требует интеграции. Благодаря этому для компаний, использующих решения 1С, снижаются затраты на внедрение и уменьшается риск возникновения проблемных ситуаций. В 1С:ЭДО бесплатное подключение типового функционала, есть возможность тестового подключения возможностей программного продукта на 90 дней.

Рисунок 1 "Пример настройки обмена документами с контрагентом в системе 1С:ЭДО"

Система электронного документооборота (СЭД) — автоматизированная многопользовательская система (компьютерная программа), позволяющая организовать процесс управления работой компании и обеспечивающая выполнение этой организацией своих функций. СЭД облегчает оперативное управление бизнес-процессами как между партнерскими учреждениями, так и горизонтальными, корпоративными (взаимодействие между сотрудниками (передачу документов, выдачу заданий, отправку уведомлений и т.п.). СЭД также называют EDMS (Electronic Document Management Systems), что в переводе означает - "управление корпоративными информационными ресурсами (содержанием, наполнением, контентом)"

Рисунок 2 "Функциональные блоки системы 1С:Документооборот"

Рисунок 3 "Начальная страница в системе 1С:Документооборот"

Итак, вот она основная формула:

СЭД = управление бизнес-процессами + ЭДО, т.е. ЭДО входит в СЭД, ЭДО – это лишь малая часть СЭД.

Документооборот в суде - единая система, обеспечивающая документальное сопровождение всей судебной деятельности. Для автоматизации этого процесса введено понятие «электронного документооборота», который может быть организован в локальной сети (отдельно взятого суда) или осуществляться через информационно-телекоммуникационные каналы связи (например, по интернету). Действующая инструкция в целях организации делопроизводства предписывает вести электронный документооборот в суде через информационную базу данных «Судебное делопроизводство».

Электронные документы и их отличия от образов

Приказ Верховного судьи № 251 от 27 декабря 2016г.;
Приказ № 252 от 27 декабря 2016г. (относительно обращений в Арбитражный суд).

Важно: система электронного документооборота, именуемая ЭДО, распространяется исключительно на процессуальные документы

Для идентификации автора используется цифровая подпись, оформляемая в соответствии с требованиями Минкомсвязи РФ специальными компаниями, получившими государственную аккредитацию.

Электронный образ - это скан любого процессуального документа, или его копия.

Основные требования к файлам ЭДО

Для успешной обработки поступающих в информационную систему документов разработан свод правил, определяющих жесткие требования к ЭДО. Так, электронный образ должен соответствовать следующему шаблону:

Размер сканированной копии не должен отличаться от оригинального;
Изображение должно быть черно-белым/серым;
Подписи, печати и иные реквизиты образа должны хорошо читаться;
Файл должен иметь формат PDF;
Максимальный размер - не более 30 Мб;
Файл должен быть назван в соответствии с его содержанием, набор букв в имени станет однозначным отказом в приеме системой;
Все значимые для рассмотрения судебного дела рисунки и изображения сканируются в цвете.

Электронный документооборот в суде предполагает, что создаваемые на компьютере документы будут отвечать следующим требованиям:

Формат - PDF;
Размер - до 30 Мб;
Имя должно отражать главную суть документа;
Направляется файл вместе с зашифрованной ЭЦП.

Электронно-цифровая подпись должна принадлежат лицу, составившему документ.

Для обращения в Арбитражный суд функционирует специальная информационная система - «Мой арбитр» . Потребуется идентификация заявителя через портал Госуслуги.ру.

Обращение в суд посредством ЭДО

Порядок подачи электронных документов в суд в общем виде выглядит так:

Пользователь может обратиться к ГАС «Правосудие» , где в открывшемся окне необходимо нажать кнопку «Подать обращение»;
Для авторизации понадобится созданная в ЕСИА ученая запись, получить которую можно самостоятельно на сайте госуслуги.ру или с помощью специалистов МФЦ;
Для подписания документа понадобится ЭЦП, которая записана на физическом носителе.

В выбранной форме обращения заявитель указывает следующие сведения:

Вариант обращения (лично или через законного представителя);
Кто является автором - физическое или юридическое лицо, ИП;
Наименование суда - адресата документа;
Краткое содержание обращения, набрать текст можно в онлайн-редакторе;
Приложения, оформляемые как сканы с важных бумажных документов или варианты их электронных версий;
Подтверждение факта уплаты государственной пошлины (квитанция прикрепляется к обращению специальной кнопкой).

После этого заявление можно считать сформированным и готовым к отправке. Электронный документооборот в суде предполагает получение отклика от системы о принятии заявления к производству. Если файлы содержат какие-либо противоречия или не соответствуют общепринятым требованиям, заявитель получает мотивированный отказ.

Квалифицированная помощь от Такснет

Самостоятельная подача документов по интернету чревата получением отказа. Немногие физические и юридические лица знакомы с правилами и положениями, на основании которых формируется и функционирует электронный документооборот в судах общей юрисдикции. Сложности могут быть связаны с техническими неполадками в компьютере, отсутствием ЭЦП, формированием неполного пакета документации и т.д.

Сэкономить время и силы можно, обратившись в компанию ТАКСНЕТ. Наши специалисты знают, как организован документооборот в суде. Профессиональная консультация и помощь являются гарантией получения положительного ответа от информационной базы данных. Подаваемые обращения составляются крайне корректно и соответствуют всем требованиям, актуальным на день отправки. Мы поможем сформировать электронные документы или их образы, а также проследим статусы их рассмотрения ЭДО в суде. Оказываем разовые услуги и предлагаем комплексное обслуживание клиентов, чья деятельность непосредственно связана с судебными обращениями.

В процессе своей деятельности хозяйствующие субъекты все реже отдают предпочтение бумажным носителям. Система электронного документооборота — это передовой стандарт, уже активно используемый в США и Европе, а у нас только набирающий популярность. Но какой она может быть и что за возможности дает? Предлагаем рассмотреть эти и другие сопутствующие моменты.

Сегодня она — обязательная и ключевая часть IT-инфраструктуры современного предприятия. Она существенно повышает эффективность деятельности — как коммерческой, так и промышленной или государственной организации, — помогая удобнее, быстрее, правильнее решать задачи как внутреннего управления, так и внешнего взаимодействия (с межведомственными подразделениями, вышестоящими инстанциями, поставщиками, целевой аудиторией).

Что такое система электронного документооборота (СЭД)

Она представляет собой совокупность программ, обеспечивающих создание, редактирование, разграничение прав доступа и распространение файлов в компьютерных сетях с сохранением возможностей контроля над ними на уровне компании.

Для ее внедрения требуется покупать платформу — программный пакет — и аппаратные средства для ее установки (сервер, сетевое оборудование и тому подобное). Для ее использования на уровне двух организаций и более нужен оператор, который будет контролировать отправку и доставку, правильность формата, заверение подписей, сохранность архива.

Разберемся с сокращениями, чтобы вы понимали, что такое СЭД, САД и так далее; первая аббревиатура общепринятая, тогда как под второй скрывается автоматизация делопроизводства; не реже можно встретить СЭДО и САДО, означающие системы документооборота — обычного и автоматизированного соответственно.

История развития

1. 80е годы ХХ века — стали появляться разрозненные решения, на базе отдельно взятых предприятий, разработанные под их нужды, силами их же внутренних специалистов; хорошо интегрировались в уже созданную инфраструктуру компании, но оставались плохо масштабируемыми — их практические нельзя было изменить.

2. Середина 90х — создание первых универсальных СЭД с возможностью адаптации к потребностям самых разных заказчиков; внедрялись уже сторонними разработчиками, в две стадии: сначала писалось унифицированное ядро, которое после подгонялось под конкретную фирму.

3. Старт нулевых — переориентация на WorkFlow и популяризация процессно-ориентированных движков; это позволило качественно изменить подход и не просто переводить бумажные документы в электронный вид, но и начать эффективно управлять их оборотом, постепенно его оптимизируя.

4. С 2005 года — появление и повсеместное распространение принципа enterprise content management (ECM), позволившего улучшить методологию и ввести разделение на файл и контент; вслед за этим двухзвенная архитектура эволюционировала в трехзвенную — вместо связи «СУБД — приложение» появился треугольник «СУБД — сервер — интерфейс», что позволило устранить многие ошибки.

Сегодня наблюдаются благотворные условия для дальнейшего совершенствования решений и предоставления бизнесу, промышленным предприятиям и государственным структурам все более мощных и удобных инструментов.

Сфера применения электронного документооборота всё время расширяется. Сейчас ЭДО используется не только в бизнесе или кадровом делопроизводстве, но и при взаимодействии с судом. Подробнее об ЭДО с российской судебной системой — в нашей статье.

ЭДО и суд

Сокращение бумажного документооборота — один из важнейших факторов в судебном делопроизводстве. Организация электронного документооборота в суде не только способствует упрощению процедур подачи исковых заявлений и письменных доказательств, но и позволяет снизить затраты на логистику, а также минимизировать риски утраты документов. Подача электронных документов в суд стала возможной ещё в 2016 году, однако более-менее полноценно система начала работать только в 2017 году.

Примеры реализации электронного документооборота в судах:

подача исков в электронном виде и электронная регистрация заявлений,
представление отзывов на иски через заполнение специальной формы на официальном сайте арбитражного суда и др.

Организация электронного документооборота в арбитражных судах, помимо уже перечисленных возможностей, позволяет быстро получить информацию о судебных делах, узнать о принятых решениях в режиме реального времени, а также ознакомиться текстами решений арбитражного суда.

Какие документы можно подавать в суд через интернет

В суд через интернет можно подавать процессуальные документы, в том числе иски и возражения на них, заявления о выдаче судебного приказа, письменные ходатайства, жалобы и др.

Кроме того, в электронном виде в суд можно передавать приложения к процессуальным документам (переписку сторон, документы об уплате госпошлины и тому подобное), а также копии документов, являющихся письменными доказательствами, если суд не потребовал представления их подлинников.

Электронные документы, предназначенные для подачи в суд, должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью. Такой вид электронной подписи гарантирует юридическую значимость электронных документов, делая их равнозначными бумажным документам, подписанным рукописной подписью.

Если необходимо подать документы в арбитражный суд, используется информационная система «Мой арбитр». Электронный документооборот в судах общей юрисдикции реализуется через ГАС «Правосудие». Кроме того, данная система используется для обращения в судебный участок мирового судьи.

Требования к электронным документам, подаваемым в суд

Особенности взаимодействия с судом при электронном документообороте включают в себя определённые требования к электронным документам, которые заявитель подаёт в суд:

документы должны подаваться в разрешённых форматах: pdf, docx, doc, rtf, xls, xlsx или odt, а также jpeg (jpg), png или tiff, если файл — графический;
размер файла не должен превышать 30 мегабайт;
документ должен отправляться в том формате, в каком он был на момент его подписания;
имя файла должно содержать наименование документа и количество листов в нём — это необходимо для его идентификации;
не допускается использование средств защиты от копирования и печати.

Для обращения в суд посредством ЭДО формируется соответствующий процессуальный документ. Предусмотрено два способа: с применением специальных инфосистем и отдельно (вне систем).

В первом случае электронный документ формируется в системе «Мой арбитр» или ГАС «Правосудие». При этом его обязательно подписывают квалифицированной электронной подписью.

Если заявитель готовит обращение вне системы, то создаётся скан бумажного документа, который затем передаётся в суд через интернет. Скан также должен быть подписан с применением КЭП.

Преимущества подачи документов в электронном виде

В первую очередь подача электронных документов удобна тем, что позволяет сэкономить средства и время, ведь на передачу подготовленного документа не нужно тратить деньги и ждать, пока письмо будет доставлено. Помимо очевидных преимуществ, существуют и другие плюсы применения судебных информационных систем:

Передача и получение файлов с документами происходят без задержек. Это крайне важно, поскольку в случае нарушения установленных сроков подачи документов заявление вернут без рассмотрения.
Переданные документы сохраняются в системе. Это позволяет обращаться к ним в любое время, а также следить за историей ведения дела.
В отличие от судебной канцелярии сервисы работают круглосуточно. Вы можете передать суду подготовленный документ в любой момент.
Функции инфосистем позволяют в режиме реального времени следить за ходом судебного разбирательства. При необходимости можно отправлять дополнительные документы, которые могут потребоваться для дела.

Если электронный документооборот вам необходим для работы с контрагентами, налаживания кадрового делопроизводства в электронном виде, а также взаимодействия с госорганами, организуйте ЭДО с помощью наших систем: Астрал.ЭДО или 1С-ЭДО. Сервис Астрал.ЭДО позволяет вести одновременно несколько компаний в одном в личном кабинете и будет удобен, если вы работаете с продукцией, подлежащей обязательной маркировке. Пользователям 1С подойдёт 1С-ЭДО — работа с ним будет проходить в привычном интерфейсе, а устанавливать дополнительное ПО не потребуется, поскольку модуль ЭДО уже встроен в систему.

Автор статьи

Куприянов Денис Юрьевич

Юрист частного права

Страница автора

Читайте также: