Архивное дело в суде предмет метод объект основные элементы и направления деятельности

Обновлено: 03.05.2024

Деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов является правовой деятельностью. Правовую основу архивного дела в Российской Федерации составляют Конституция Российской Федерации, международные договоры Российской Федерации, федеральные законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, законы и иные нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации, муниципальные правовые акты, регулирующие правовые отношения в сфере архивного дела. Источники правового регулирования ведения архивного дела в судах:

1) нормы, закрепленные в международном праве, федеральных законах и подзаконных актах Российской Федерации, содержащие базовую регламентацию организации работы во всех действующих архивах России: федеральных государственных архивах, ведомственных архивах, негосударственных архивах и муниципальных архивах;

2) ведомственные нормы по организации ведения архивного дела в судах судебной системы Российской Федерации, введённые в действие в рамках исполнения полномочий Судебным департаментом при Верховном Суде РФ;

3) локальные нормы, принятые в организационно-распорядительном порядке председателями соответствующих судов и мировыми судьями и органами исполнительной власти субъектов РФ, которые организационно обеспечивают деятельность мировых судей. Конституция Российской Федерации: каждый гражданин вправе свободно искать и получать информацию, в том числе социально-правового характера, любым законным способом, если такая информация не содержит государственной тайны и не нарушает права и свободы других лиц, обладающих правом на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту своей чести и достоинства.

Органы государственной власти и органы местного самоуправления, их должностные лица обязаны обеспечить каждому возможность ознакомиться с документами и материалами, непосредственно затрагивающими его права и свободы (ст. 24, 29). В соответствии с соглашением государств-участников СНГ в области использования архивной информации, заключенного в г. Минске 4 июня 1999 г., стороны Соглашения обязались обеспечивать юридическим и физическим лицам государств — участников настоящего Соглашения доступ к архивной информации, хранящейся в государственных архивах, в соответствии с порядком, установленным их национальным законодательством. По этому Соглашению, архивные учреждения Сторон в соответствии с их национальным законодательством на основе архивных документов предоставляют по запросам юридических и физических лиц Сторон по возможности на языке заявителя или на русском языке информацию социально-правового характера: о трудовом стаже, заработной плате, образовании и квалификации, государственных и ведомственных наградах, фактах необоснованных репрессий, депортации граждан и конфискации их имущества, военной службе, участии в военных действиях, нахождении в концентрационных лагерях военнопленных, в гетто, о насильственном угоне населения и репатриации граждан, ранениях и лечении в госпиталях в годы Второй мировой войны1 .

Законодательство об архивном деле в Российской Федерации.

1. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. №125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» определяет: основные понятия в архивном деле; полномочия Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальных образований в области архивного дела; состав Архивного фонда Российской Федерации; организацию управления архивным делом в Российской Федерации; порядок хранения и государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации; источники комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами; сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение; сроки временного хранения документов по личному составу; порядок доступа к архивным документам и их использование (см. Приложение 5).

2. Федеральный закон от 9 февраля 2009 г. №8‑ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и орга‑ нов местного самоуправления» осуществляет правовое регулирование отношений, связанных с обеспечением доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления. К информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления относится информация (в том числе документированная), созданная в пределах своих полномочий государственными органами, их территориальными органами, органами местного самоуправления или организациями, подведомственными государственным органам, органам местного самоуправления, либо поступившая в указанные органы и организации, законы и иные нормативные правовые акты, а к информации о деятельности органов местного самоуправления — муниципальные правовые акты, устанавливающие структуру, полномочия, порядок формирования и деятельности указанных органов и организаций, иная информация, касающаяся их деятельности. Закон устанавливает принципы обеспечения доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, способы обеспечения доступа к информации, в том числе ознакомление пользователей информацией с информацией через архивные фонды; формы и порядок предоставления информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления.

3. Федеральный закон от 27 июля 2006 №149‑ФЗ «Об информатиза‑ ции, информационных технологиях и о защите информации» устанавливает, что обладателем информации может быть гражданин (физическое лицо), юридическое лицо, Российская Федерация, субъект Российской Федерации, муниципальное образование. К числу субъектов обладателей информации относятся и суды судебной системы РФ, которые действуют на основе принципов открытости информации о своей деятельности, обеспечивают достоверность и своевременное предоставление информации, включая и ту ее часть, которая образует архивный фонд суда. Закон определяет права обладателей информации, содержание общедоступной информация, государственное регулирование в сфере применения информационных технологий, виды информационных систем, порядок ограничения доступа к информации, распространяемой с нарушением закона, и способы защита информации.

4. Федеральный закон от 22 декабря 2008 №262‑ФЗ «Об обеспече‑ нии доступа к информации о деятельности судов в Российской Федера‑ ции» регулирует отношения, связанные с обеспечением доступа к информации о деятельности судов, в том числе находящейся в архивных фондах. К информации о деятельности судов относится информация, подготовленная в пределах своих полномочий судами, Судебным департаментом, органами Судебного департамента, органами судейского сообщества либо поступившая в суды, Судебный департамент, органы Судебного департамента, органы судейского сообщества и относящаяся к деятельности судов. Пользователями такой информации могут быть гражданин (физическое лицо), организация (юридическое лицо), общественное объединение, орган государственной власти или орган местного самоуправления, осуществляющие поиск информации о деятельности судов (п. 3 ст. 3 «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации»).

В Федеральном законе от 22 декабря 2008 №262-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации» закрепляются принципы обеспечения доступа к информации о деятельности судов (ст. 4): (1) открытость и доступность информации о деятельности судов, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации; (2) достоверность информации о деятельности судов и своевременность ее предоставления; (3) свобода поиска, получения, передачи и распространения информации о деятельности судов любым законным способом; (4) соблюдение прав граждан на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту их чести и деловой репутации, права организаций на защиту их деловой репутации; соблюдение прав и законных интересов участников судебного процесса при предоставлении информации о деятельности судов; (5) невмешательство в осуществление правосудия при предоставлении информации о деятельности судов. В числе способов, обеспечивающих доступ к информации о деятельности судов, закон устанавливает и ознакомление пользователей информацией с информацией о деятельности судов, находящейся в архивных фондах. Ознакомление пользователей информацией с информацией о деятель‑ ности судов, находящейся в архивных фондах, осуществляется в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об архивном деле и принимаемыми в соответствии с ним иными нормативными правовыми актами, а с информацией о деятельности конституционных (уставных) судов субъектов Российской Федерации и мировых судей — также в порядке, установленном законодательством субъектов Российской Федерации, и принимаемыми в соответствии с ним иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации.

5. Федеральный закон от 6 октября 2003 г. №131‑ФЗ «Об общих прин‑ ципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» устанавливает, в частности, статус органов местного самоуправления, которые участвуют в управлении архивным делом в Российской Федерации. 5. Законы субъектов Российской Федерации. Например, Закон г. Москвы от 28 ноября 2001 г. №67 «Об архивном фонде г. Москвы и архивах» регулирует отношения по формированию, организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда г. Москвы и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также по управлению архивным делом в г. Москве. Законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, законы и иные нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации, муниципальные правовые акты об архивном деле не должны противоречить настоящему Федеральному закону. В случае противоречия настоящему Федеральному закону указанных актов действуют нормы настоящего Федерального закона (ст. 2 ФЗ об архивном деле в РФ). В случае противоречия настоящему Федеральному закону указанных актов, действуют нормы Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации». Однако приоритет юридической силы этого закона не распространяется в отношении других правовых актов в иных сферах.

2. Иные нормативные правовые акты Российской Федерации и информационно-методические документы, регулирующие отношения в сфере организации. хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов в судах

Отношения в сфере организации, хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов в судах регулируются и подзаконными нормативными правовыми актами. В числе этих актов необходимо назвать, прежде всего, Приказ Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях». Министерство культуры Российской Федерации является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативному правовому регулированию в сфере архивного дела, контролирующим деятельность подведомственного ему Федерального архивного агентства. Федеральное архивное агентство, в свою очередь, обеспечивает взаимодействие с Судебным департаментом при Верховном Суде РФ по согласованию вопросов ведения архивного дела в судах.

В указанном приказе Министерства культуры РФ определяется: организация хранения документов архивного фонда РФ и других архивных документов; порядок учета документов архивного фонда РФ и других архивных документов в организации; процесс комплектования архива организации документами архивного фонда РФ и другими архивными документами; организация использования архивного фонда РФ и других архивных документов; процедурные вопросы передачи документов организации на хранение в государственный (муниципальный) архив и при реорганизации или ликвидации организации, смене руководителя архива организации. Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архив‑ ных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях в сфере организации хранения документов на электронных носителях:

→ содержат нормы по обеспечению работы с электронными документами, включая установление формата архивного хранения текстовых электронных документов (PDF-A), в котором электронные текстовые документы должны передаваться в архив организаций;

→ определяют единицы хранения электронных документов — электронного дела, представляющего собой контейнер или совокупность контейнеров электронных документов и правила присвоения архивных шифров электронным документам;

→ устанавливают формы учета и составления описей, фондов пользования электронных документов; порядок хранения электронных документов регламентируют параметры контроля над организацией хранения носителей цифровой информации и состоянием электронных документов и т.д.

При осуществлении архивного дела в судах учитываются Национальные стандарты Российской Федерации в сфере делопроизводства и архивного дела, которые являются образцом в организации работы. Наиболее востребованными являются следующие стандарты (см. При‑ ложения 9 и 10):

• ГОСТ Р 54989-2012 (ISO/TR 18492:2005) «Национальный стандарт Российской Федерации. Обеспечение долговременной сохранности электронных документов»;

• ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «СИБИД. Информация и документация. Управление документами. Общие требования»;

• ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ Р 6.30-2003 утрачивает свою силу с 1 июля 2017 г., с момента начала применения нового Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» согласно приказу Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 08 декабря 2016 №2004-ст. В соответствии с ФЗ «О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации» (ст. 6): Судебный департамент организует делопроизводство и работу архивов судов, а также разрабатывает по вопросам своего ведения проекты нормативных правовых актов Архивное делопроизводство в арбитражных судах осуществляется на основе требований Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной, кассационной инстанций), которая утверждена постановлением Пленума Высшего Арбитражного Суда РФ от 25 декабря 2013 №100. В соответствии с постановлением Совета судей Российской Федерации от 29 апреля 2005 №131 «О мерах по совершенствованию организации деятельности мировых судей в Российской Федерации» Судебный департамент при Верховном Суде РФ разработал Примерную номенклатура дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей. Текст данного документа был согласован решением Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве от 17 мая 2011 и утверждён Генеральным директором Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации 09 июня 2011. На основе данной Примерной номенклатуры дел должны составляться индивидуальные номенклатуры дел, которые образуются в деятельности мировых судей. При этом формулировки Примерной номенклатуры дел и установленные в ней сроки хранения, а также индексы, определенные для соответствующих категорий дел, должны быть идентичными. Примерная номенклатура дел является основой для составления индивидуальной номенклатуры дел, образующихся в деятельности мирового судьи. Кроме этого, готовится к утверждению текст Методических рекомендаций по организации судебного делопроизводства в аппарате мирового судьи. Поскольку мировые судьи являются судьями общей юрисдикции субъектов Российской Федерации, то нормативное обеспечение их деятельности по ведению архивов имеют соответствующие органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации. В целях организации архивного дела в суде председатели судов в рамках предоставленных им организационно-распорядительных полномочий издают локальные акты, направленные на организацию ведения делопроизводства в архиве суда. Например, председатель суда своими приказами утверждает: Положение об архиве суда, в котором определяет задачи и функции архива суда; Положение об экспертной комиссии суда; должностные регламенты специалистов, обеспечивающих деятельность архива суда; правила ознакомления с материалами судебного дела, выдачи подлинных документов, заверенных копий материалов дела, письменных справок, копий судебных актов; порядок и сроки выдачи судебных дел (иных материалов) для ознакомления; порядок выдачи (направления) копий судебных актов в случаях, предусмотренных законодательством РФ; порядок проведения проверки наличия и состояния документов в архиве суда.

Локальное нормотворчество председателей судов по вопросам организации архивного дела в суде позволяет учитывать внутренние организационные особенности функционирования судов в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов. Архивное законодательство и нормативная база деятельности архивов в судах судебной системы Российской Федерации интенсивно развивается. Нововведения связаны, главным образом, с дальнейшим усовершенствованием архивного дела как важной сферы государственной деятельности, развитием и упорядочением архивного делопроизводства как одного из направлений организационного обеспечения деятельности судов, а также техническими новациями и переходом от бумажного к электронному документообороту1 .

В целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования в соответствии с настоящими Правилами и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в организации создается архив.

В зависимости от объема документов архив создается как самостоятельное структурное подразделение организации или подразделение в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства), осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования.

Организация обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

Должностные лица организации несут ответственность за нарушение норм, установленных настоящими Правилами.

Виды архивов

1.2.1. В зависимости от компетенции (функций) организации могут создаваться следующие виды архивов:

· центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта Российской Федерации, хранящий документы аппарата органа власти, документы организаций непосредственного подчинения и других организаций, включенных в список источников комплектования архива, утвержденный руководителем органа власти;

· центральный отраслевой архив, хранящий документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности и независимо от их территориального расположения;

· объединенный архив, хранящий документы нескольких организаций отрасли, связанных системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;

· архив организации, хранящий документы только данной организации и ее предшественников.

1.2.2. В зависимости от состава документации, подлежащей хранению в архиве, могут создаваться:

· архив управленческой документации;

· архив документации на электронных носителях.

1.2.3. Архивы, состав документов которых обусловлен способом записи информации и носителем, могут создаваться как самостоятельные единицы или как структурные подразделения в составе архива организации.

1.3. Основные задачи и функции архива

1.3.1. Основными задачами архива организации являются:

· комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;

· учет и обеспечение сохранности документов;

· создание научно-справочного аппарата к документам архива;

· использование хранящихся в архиве документов;

· подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

1.3.2. Для организаций, осуществляющих временное депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, основные задачи архива определяются в соответствии с соглашениями и договорами, заключенными ими с учреждениями Федеральной архивной службы России.

1.3.3. В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции:

· ведет списки организаций и (или) структурных подразделений организаций — источников комплектования архива;

· принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций — источников комплектования архива;

· учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;

· создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;

· организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;

· проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;

· осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях — источниках комплектования;

· организует работу по составлению номенклатуры дел организации;

· оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами;

· участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;

· участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в том числе в организациях — источниках комплектования архива.

1.3.4. Архивы организаций осуществляют прием электронных документов (ЭД), обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются ЭД в составе фондов организаций — источников комплектования архивов.

Все операции, осуществляемые с ЭД при передаче на архивное хранение и в процессе хранения (перезапись, конвертирование в новые форматы, сжатие и др.), должны быть документированы для обеспечения аутентичности ЭД.

Архивное право можно рассматривать и как научную дисциплину, и как весь аспект законодательных актов по архивному делу, включая смежные законодательства и статьи отдельных законодательных актов, связанных с архивной сферой. Архивное право определяется (словарь) как установленная законодательными и нормативными актами совокупность норм и правил, регламентирующих деятельность государственной архивной службы. Архивное законодательство правовой основой для разработки архивного законодательства прежде всего является 1. государственное конституционное право, 2. затем условно выделяется «пласт» архивного законодательства, 3. а затем — акты смежных отраслей, отдельные статьи которых реализуются в архивной среде. Архивное право носит ярко выраженный межотраслевой характер, содержащий нормы, относящиеся к различным отраслям права гражданскому, административному, уголовному, трудовому и другим. Предмет архивного права включает в себя правовые отношения в области организации хранения и использования документов Архивного фонда Российской Федерации.

Субъектами архивного права являются органы государственной власти или местного самоуправления, юридические или физические лица, которые в соответствии с законодательством РФ могут быть участниками (сторонами) регулируемых нормами архивного права общественных отношений.

Объектом архивного права является вся законодательная и нормативно-методическая база в области архивного дела.

Появление современного архивного законодательства в России связывают с принятием 23 августа 1993 г. «Основ законодательства в Российской Федерации об Архивном Фонде Российской Федерации и архивах» – первого в отечественной истории архивного закона. Это основной закон в сфере архивного дела, с появлением которого в общеправовом классификаторе отраслей законодательства от 16 декабря 1993 г. в разделе «Законодательство по общим вопросам народного хозяйства» была введена отдельная рубрика «Архивное дело. Делопроизводство», что специалисты рассматривают как факт рождения нового специфического подотдела права. Этот главный федеральный закон аккумулировал в себе многое из предшествующего опыта архивного строительства дореволюционной России и СССР. В то же время в нем учтено то новое, что произошло в политическом, экономическом, правовом развитии страны, а также ценный зарубежный опыт. Впервые достаточно четко в архивной сфере была разграничена компетенция РФ и ее субъектов. В «Основах законодательства» выделены три блока полномочий по вопросам архивного дела, отнесенных:

· исключительно к ведению Российской Федерации в лице ее органов государственной власти;

· к совместному ведению Российской Федерации, республик в составе Российской Федерации, краев, областей, автономных областей и округов, городов Москвы и Санкт-Петербурга;

· к самостоятельному решению вышеуказанными субъектами Российской Федерации.

В 2004 г. был принят и вступил в силу ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», поскольку «Основы законодательства РФ» уже не отвечали новому конституционному устройству нашей страны и тем реалиям, которые произошли в архивном деле вообще. Так, законом закреплено существование государственной, муниципальной и частной собственности на архивные документы, определена ответственность за неправомерное уничтожение архивных документов или несоблюдение условий их хранения, приведшее к гибели документов и т.д. Кроме того, законом предусматривается разграничение вопросов компетенции РФ и субъектов Федерации.

К полномочиям Российской Федерации в области архивного дела относятся:

· разработка и проведение единой государственной политики в области архивного дела;

· установление единых правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов и контроль за соблюдением указанных правил;

· хранение, комплектование, учет и использование архивных документов и архивных фондов: а) федеральных государственных архивов, федеральных музеев и библиотек; б) федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, в том числе органов прокуратуры Российской Федерации, Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации (Банка России), Государственной корпорации по атомной энергии «Росатом»; в) государственных внебюджетных фондов; г) государственных академий наук и организаций государственных академий наук; д) федеральных государственных унитарных предприятий, включая казенные предприятия, и федеральных государственных учреждений (далее – федеральные организации), в том числе расположенных за пределами Российской Федерации;

· решение вопросов о передаче архивных документов, находящихся в федеральной собственности, в собственность субъектов Российской Федерации и (или) муниципальных образований;

· решение вопросов о временном вывозе документов Архивного фонда Российской Федерации за пределы Российской Федерации.

К полномочиям субъекта Российской Федерации в области архивного дела относятся:

· проведение государственной политики в области архивного дела на территории субъекта Российской Федерации;

· хранение, комплектование, учет и использование архивных документов и архивных фондов: а) государственных архивов субъекта Российской Федерации, музеев, библиотек субъекта Российской Федерации; б) органов государственной власти и иных государственных органов субъекта Российской Федерации; в) государственных унитарных предприятий, включая казенные предприятия, и государственных учреждений субъекта Российской Федерации (далее – организации субъекта Российской Федерации);

· решение вопросов о передаче архивных документов, находящихся в собственности субъекта Российской Федерации, в собственность Российской Федерации, иных субъектов Российской Федерации и (или) муниципальных образований.

Акты субъектов РФ вправе регулировать также такие отсутствующие в ФЗ «Об архивном деле в РФ» вопросы, как:

· процедура (порядок) передачи в собственность РФ, других субъектов и муниципальных образований архивных документов, находящихся в собственности субъекта РФ (здесь могут указываться конкретный орган власти, принимающий такое решение, инициатор представления о передаче, сроки рассмотрения этого представления и т.п.);

· компетенция органов представительной и исполнительной власти субъекта РФ в вопросах реализации государственной политики в сфере архивного дела;

· особенности правового положения архивистов и архивных служб регионов (если таковые имеются), в том числе вопросы закрепления сети региональных архивных учреждений;

· вопросы финансового и материально-технического обеспечения деятельности архивов субъекта федерации.

Архивное дело в суде – это деятельность, осуществляемая работниками судов под руководством судей, направленная на систематизацию, хранение, учет и использование документов, полученных в ходе судопроизводства.

Источниками дел для архивирования в данном случае являются суд и его системные подразделения. Именно они должны обеспечить сохранность архивных дел.

Поддержание сохранности архивных документов – это действия, которые направлены на предотвращение порчи и утраты архивных документов и их сохранение в первоначальном качестве.

Все документы, которые отражают духовную и материальную жизнь общества и имеют историческую ценность, в том числе и юридические акты и оконченные судебные дела, хранятся в Архивном фонде РФ.

Цели и принципы ведения архивного дела в суде

У архивации дел в судах есть свои цели. Она реализуется для выдачи уполномоченным людям копий дел, выписок и справок, для передачи документов в ограниченное распоряжение судьям и работником суда при исполнении ими служебных обязанностей.

Архивы судов реализуют следующие функции:

принятие на хранение документов судов и их подразделений;
учет документов и поддержка их сохранности;
консультирование работников суда и выдача им информации;
осуществление проверки правильности формирования дел во время их подготовки к сдаче в архив;
ликвидация документов с прошедшим сроком хранения;
составление номенклатуры суда и некоторые др.

Номенклатура суда – это классифицированный список наименований дел с определением их сроков хранения, выполненный по определенной форме.

Архивы судов работают на основании трех принципов. Первый из них – это принцип историзма. Он определяет особенности функционирования государства и его правовой системы по отношению к определенному периоду. Это помогает учесть все стороны судебного дела, исходя из объективности. Второй принцип – принцип комплексной оценки. Он определяет связь между данным судебным делом и другими на основании схожести их видов и характеристик. Третий – принцип полного изучения документов. Он предполагает изучение судебного дела со всех возможных сторон через внутренне значение каждой единицы архива.

Готовые работы на аналогичную тему

Управление архивным делом в судах

Архив суда – одно из его подразделений. Действия всех архивов в судебной системе РФ контролирует Судебный департамент при Верховном Суде РФ. Именно он подготавливает Перечень документов верховных судов регионов РФ, регламентирует порядок отбора документов на хранение, а также контролирует соблюдение правил по архивизации документов.

Вопреки тому, что слово «архив» появилось в русском языке лишь во времена Петра I, систематизировать и хранить документы на Руси стали гораздо раньше. Делали это в специальных помещениях в монастырях или храмах, а спустя некоторое время стали строить отдельные здания для хранения документов. Так, в Архивном фонде РФ самый ранний документ относится еще к XI веку.

Работой архива в суде управляет председатель суда. Он устанавливает режим работы архива, назначает на должность и освобождает от нее специалистов, создает комиссию по экспертизе документов, контролирует наличие и целостность дел в судебном архиве, предоставляет письменное право на их выдачу, а также выполняет некоторые другие функции.

Правовая регламентация ведения архивного дела в судах

Правовая регламентация ведения архивного дела в судах с помощью следующих правовых источников:

актов местного назначения председателей судов;
законов субъектов РФ;
ведомственных норм, разработанных в процессе реализации Федерального закона «О Судебном департаменте…»;
федеральных норм;
норм международного права;
подзаконных актов.

Кроме того, существуют особые правила хранения и учета архивных дел, а также распоряжения ими. Они устанавливают, что, где и каким образом должно храниться в системе судебных архивов. Совместно с правилами эти аспекты регулируют и Национальные стандарты РФ в сфере делопроизводства и архивного дела, то есть ГОСТы. Они устанавливают сроки хранения архивных дел, правила их оформления и хранения, а также содержат определение самых важных терминов.

Комплектование и учет архивных документов

Чтобы скомплектовать заархивированные документы, нужен их предварительный учет. Кроме того, у каждого архивного документа должны иметься реквизиты, которые позволяют идентифицировать его. Реквизиты документа содержат в себе несколько критериев идентификации. Первый из них - это критерий происхождения. В него входит информация о компетенции суда, применении процессуальных правил подсудности и месте образования документа в системе суда. Второй - критерий содержания. Это информация, которую можно получить из документа, это могут быть акты проверок, статистические отчеты, обобщения по судебным делам и т. п. И последний критерий - критерий внешних особенностей. В нем описывается форма документа: судебное дело, наряд или т.п.

Обязательному учету подлежат все документы, хранящиеся в судебных архивах. Для учета нужно знать число и состав архивных документов в единицах учета.

Единица учета архивных дел – это единица измерения числа документов в архивах судов, применяемая для записи этого числа в учетных документах.

У всех единиц хранения имеется особенный учетный номер, являющийся частью архивного шифра. Он располагается в нижнем левом углу единицы учета и включает в себя номера архивного фонда, описи, единицы хранения и единицы учета. У электронных документов этот шифр расположен на вклейке, вложенной в футляр носителя.

Актуальность данной работы обусловлена необходимостью изучения организации архива суда. Современную государственную политику в области архивного дела осуществляет созданная в 1998 г. Федеральная архивная служба России. Организацией архивной работы в судах Российской Федерации ведает Судебный департамент при Верховном Суде Российской Федерации. Каждый федеральный суд имеет свой архив, отражающий историю его работы за предыдущие десятилетия. Архивы судов хранят бесценный клад информации и архивная работа в судах является составной частью судебного делопроизводства. Качественный уровень работы архива суда является одним из важных показателей его работы.

Архивы появились не вдруг. С 16 века с формированием государственных органов в Российском государстве начали создаваться и их архивы. Судебник 1550 г. предписывал создавать хранилища документов по имущественному положению и повинностям посадских людей. Первые официально признанные государством наименования должностей архивариусов появились в 1720 г., спустя нескольких лет с момента создания Московского сенатского архива.

Одними из наиболее важных направлений в организации работы архива суда являются учет и выдача дел. Служебный интерес к архивным материалам проявляемый судьями и работниками аппарата суда не ограничивается только этим кругом лиц, внешний интерес к архивным материалам представлен запросами других судов, органами предварительного следствия, прокуратуры, адвокатуры, бывшими участниками судебных процессов, представителями средств массовой информации и т.п.

Целью данной работы является изучение организации работы архива суда.

Для достижения данной цели были поставлены следующие задачи: ознакомиться с задачами архива суда, порядком подготовки и передачи дел в архив суда, использованием документов архива суда, оборудованием помещения архива суда.

ГЛАВА 1.ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ АРХИВА СУДА

Понятие и задачи архива суда

Архив - учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.[1]

Для организации хранения и учета документов структурных подразделений судов, являющихся источниками комплектования фондохранения, создаются архивы судов. Работа архива суда осуществляется под руководством председателя суда. Деятельность архивов судов обеспечивают работники аппарата суда.[2]

Своевременное и качественное оформление судебных дел, формирование нарядов документов общего делопроизводства, имеющих научную и практическую ценность, обеспечение их сохранности является важнейшей задачей отдела делопроизводства и архива суда.

Компетенция архива суда:

ü архив суда осуществляет прием, учет и хранение документов, образующихся в процессе его деятельности;

ü в соответствии с действующим законодательством производит отбор, подготовку и передачу документов на хранение в государственные архивы.

Таким образом, основными задачами архива суда являются:

ü учет, обеспечение сохранности документов, обеспечение использования документов, хранящихся в архиве суда;

ü подготовка и в соответствии с действующим законодательством передача документов на хранение в государственные архивы;

ü координация и контроль деятельности по вопросам работы архивного дела;

ü подготовка и представление председателю суда информационно-аналитических материалов о состоянии и перспективах развития архивного дела в суде;

ü совершенствование и внедрение новых методов организации работы, в том числе на основе использования современных информационных технологий;

ü участие в пределах своей компетенции в подготовке и исполнении управленческих решений председателя суда;

ü выдача в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования, для работы в помещении архива;

ü решение иных задач в соответствии с целями суда.

Правильно организованная работа с документами, своевременный и квалифицированный отбор (комплектование) дел (нарядов) для постоянного хранения, четкий порядок передачи документов в архив и их надлежащее использование и хранение обеспечивают оперативное получение достоверной справочной и научной информации о деятельности суда. Это важно не только с точки зрения истории, но и для обеспечения прав граждан на получение необходимых документов и информации прошлых лет.

Организация архивного дела в суде регулируется ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ (в ред. от 23.05.2016 г.); Указом Президента РФ от 22.06.2016 N 293 "Вопросы Федерального архивного агентства" (вместе с "Положением о Федеральном архивном агентстве"); Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29 апреля 2003 г. N 36 "Об утверждении Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде; Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 03.07.2013 № 132 «Об утверждении Временного Регламента перевода документов федеральных судов общей юрисдикции в электронный вид», который устанавливает единый порядок осуществления деятельности аппарата федеральных судов общей юрисдикции по сканированию судебных документов (актов), размещению их в электронном хранилище программного изделия «Банк судебных решений» ГАС «Правосудие».

Основным рабочим документом, регулирующим архивное дело в суде, является Инструкция о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования, утвержденная приказом Судебного департамента от 28 декабря 2005 г. № 157 (в ред. от 30.12.2013г.).

В Инструкции регламентированы правила подготовки и оформления документов к последующему хранению, порядка учета, использования и хранения документов в архиве суда, методика отбора дел (нарядов) для постоянного хранения и выделения их к уничтожению, а также правила передачи дел (нарядов) в государственные архивы.

Сроки хранения всех категорий документов, образующихся в процессе деятельности верховных судов республик, краевых и областных судов, судов городов федерального значения, судов автономной области и автономных округов, районных судов, устанавливаются Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 09.06.2011 N 112 "Об утверждении Перечня документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения".

Автор статьи

Куприянов Денис Юрьевич

Юрист частного права

Страница автора

Читайте также: