Срок хранения документов по приватизации государственного имущества

Обновлено: 03.12.2022

В деятельности любой компании документы образуются ежедневно. Это документы бухгалтерские, кадровые, налоговые, организационные. Сколько времени нужно их хранить?Ответ можно найти в Законе о бухгалтерском учете, Законе об архивном деле, Налоговом кодексе и в некоторых ведомственных документах.

Также есть специальный Приказ Росархива «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».

Все основные сроки мы собрали в одну таблицу.

Бухгалтерские документы

  • Первичные учетные документы
  • Кассовые документы и книги
  • Банковские документы
  • Корешки чековых книжек
  • Ордера, табели, извещения банков и требования на перевод денежных средств
  • Авансовые отчеты
  • Переписка

Если есть споры или разногласия, документы нужно хранить до принятия решения по делу

Пункт 277 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Статья 29 Закона N 402-ФЗ

Кассовый чек и бланк строгой отчетности

6 месяцев со дня их выдачи на бумажном носителе

Пункт 8 ст. 4.7 Закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ

Книга кассира-операциониста и другие документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с покупателями

Часть 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ

Документы учетной политики

Пункт 267 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Бухгалтерская отчетность: баланс, отчет о финансовых результатах, отчет о целевом использовании средств, приложения к ним

Промежуточная — 5 лет

Пункт 268 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Расчет и уплата налогов и взносов

Налоговые декларации и расчеты, кроме РСВ

Пункты 310, 311 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Справки об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пеней и штрафов, состоянии расчетов с бюджетом

Пункты 305, 312, 313 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Подпункт 8 п. 1 ст. 23 НК РФ

Документы, необходимые для исчисления налогов, и документы, подтверждающие расходы

Подпункт 8 п. 1 ст. 23 НК РФ.

Статья 29 Закона N 402-ФЗ

Документы, подтверждающие объем понесенного убытка

Весь период, по которому уменьшен налог

Уведомления, требования, решения, постановления, возражения, жалобы

Документы, использованные при подготовке жалобы по результатам выездной или камеральной проверки

Электронные документы с УКЭП, сертификаты ключей проверки электронных подписей, которыми завизированы документы

Расчеты по страховым взносам (годовые и квартальные):

Пункт 308 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Стр. 395 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

— если делопроизводство закончено до конца 2002 года;

5 лет (75 лет — если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты)

— если делопроизводство закончено после 1 января 2003 года

Карточки индивидуального учета выплат и начисленных страховых взносов

Пункт 309 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Пункт 317 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137

Книги покупок, продаж и дополнительные листы к ним

4 года с момента последней записи

Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137

Документы для применения налоговых льгот, предусмотренных для региональных инвестиционных проектов

Пункт 3 ст. 89.2 НК РФ

Документы по зарплате

Положения об оплате труда и премировании работников

Пункт 294 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Карточки индивидуального учета выплат, вознаграждений и страховых взносов

Пункт 309 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Реестры сведений о доходах физлиц

Пункт 313 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Лицевые счета работников: для документов, по которым:

Пункт 296 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

— делопроизводство закончено до конца 2002 года;

— делопроизводство закончено после 1 января 2003 года

Платежные ведомости, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат

В течение 6 лет, если работодатель ведет лицевые счета сотрудников. Если не ведет — то 50 (75) лет

Пункт 295 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Пункт 299 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Табели учета рабочего времени

Пункт 402 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписка и другие документы о выплате пособий, о премировании, о пересмотре размера оплаты труда, оплате больничных и выдаче матпомощи

Пункты 401, 405, 406 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Документы, подтверждающие расчет и уплату взносов

Подпункт 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ

Документы по выплате пособий: листки нетрудоспособности, заявления, договоры о медицинском и санаторно-курортном обслуживании работников

Пункты 618, 633 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Расходные ордера на санаторно-курортные путевки

Пункт 636 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Кадровые документы

Приказы и распоряжения по основной деятельности: о вступлении в должность, возложении на руководителя обязанностей главбуха, досрочном сложении полномочий, назначении ответственных

Пункт 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Правила внутреннего трудового распорядка организации, служебный распорядок

Пункт 381 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Положения или инструкции по обработке персональных данных

Пункт 440 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Согласие на обработку персональных данных

3 года после того, как истечет срок действия согласия, или после отзыва

Пункт 441 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Пункт 453 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Документы о дисциплинарных взысканиях

Пункт 383 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Заявки о потребности в иностранцах

Пункт 377 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда

Пункт 409 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий

Пункт 424 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Приказы и распоряжения по административно-хозяйственным вопросам

Пункт 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Приказы о направлении в командировку

Пункт 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Приказы о предоставлении ежегодных отпусков, дополнительных оплачиваемых и учебных отпусков

Пункты 300, 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Договоры о материальной ответственности материально ответственного лица. Списки ответственных и образцы подписей

Пункты 279, 281, 282 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Документы (отчеты, акты, списки, планы-графики, переписка) периодических медицинских осмотров

Пункт 635 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним

Если делопроизводство закончено до 1 января 2003 года, то их нужно хранить 75 лет, если после — 50 лет

Пункт 435 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Все приказы по личному составу: о приеме на работу, переводе, перемещении, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении разрядов и званий, поощрении, награждении, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы. А также докладные записки, справки, заявления к приказам по личному составу

Пункт 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Все подлинные личные документы: трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства, не востребованные сотрудниками при увольнении

Пункт 449 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Гражданско-правовые договоры с физлицами и акты по ним

Пункт 301 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Личные дела и личные карточки работников

Пункты 444, 445 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Приказы об изменении анкетно-биографических данных

Пункт 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Уведомления, предупреждения работников

Пункт 436 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копии

Пункт 451 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте)

Пункт 423 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Документы, относящиеся к работе во вредных и опасных условиях труда, — табели учета рабочего времени и приказы на командировки

Пункты 410, 411, 414 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Основные средства

Документы о переоценке основных фондов и амортизации

5 лет после выбытия основных средств или нематериальных активов

Пункт 323 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Документы о списании основных средств

5 лет после выбытия основных средств или нематериальных активов

Пункт 323 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Акты приема-передачи недвижимости новому правообладателю, т.е. при передаче с баланса на баланс

5 лет после выбытия имущества

Пункт 325 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

УСН

Книги учета доходов и расходов на УСН

Пункт 318 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Экспертно-аналитические документы

Отчеты и заключения экспертно-аналитических мероприятий Счетной палаты, региональных и местных контрольно-счетных органов

Пункт 142 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

План финансово-хозяйственной деятельности

План финансово-хозяйственной деятельности нужно хранить столько же, сколько бюджетную смету

— по месту утверждения

Пункт 243 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

— по месту разработки

Отчеты о выполнении планов ФХД

Пункт 272 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Пункт 262 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Договоры и соглашения

Договоры аренды, безвозмездного пользования: недвижимого имущества; движимого имущества

По истечении срока действия договора, после прекращения обязательств: 10 лет и 5 лет

Пункт 94 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Договор дарения (пожертвования) имущества

До ликвидации организации

Пункт 90 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

5 лет после истечения срока действия договора или выкупа имущества. Если есть разногласия, договор нужно хранить до принятия решения по делу

Пункт 96 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Документы по залогу недвижимости

10 лет с момента истечения срока действия договора

В случае спора документы хранят до принятия решения по делу

Пункт 98 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Договор мены недвижимости; движимого имущества

До ликвидации организации; 5 лет по истечении срока действия договора или по выполнении обязательств

Пункт 99 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Договор поручения: по недвижимому имуществу; по движимому имуществу

Пункт 101 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Договор кредита или займа с условием о залоге имущества

Пункт 261 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

«Клерк.Разборы» - эксклюзивные и полезные статьи от редакции

Эксклюзивные статьи про изменения в учете и налогах. Вышел новый закон или письмо ФНС? Не ищите в инете, мы все разберем для вас.

1. Настоящее Положение разработано по поручению Правительства Российской Федерации от 08.09.95 N ЮЯ-П16-27511.

2. В соответствии с п. 11 Положения об Архивном фонде Российской Федерации* и п. 2.1.27 Государственной программы приватизации государственных и муниципальных предприятий в Российской Федерации** документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации не подлежат приватизации и могут быть отчуждены не иначе, как в порядке, предусмотренном Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах.***

3. Настоящее Положение распространяется на научно-технические, управленческие, кинофотофоновидео и другие виды документов, созданные в государственных учреждениях, организациях и на предприятиях (далее - организациях) порядок работы с которыми регламентируется правилами и инструкциями Федеральной архивной службы России.****

4. В целях сохранности документов приватизируемая организация представляет в государственный или муниципальный архив сведения о хранящихся у нее документах. Государственный или муниципальный архив дает по ним свое заключение по форме, приведенной в приложении 1.

5. Перечень видов и объемы документов, не подлежащих приватизации, указываются организацией в Типовом плане приватизации в п. 8 раздела 2 "Укрупненный перечень и стоимость объектов, не подлежащих приватизации", без указания их стоимости.

6. Указанные документы исключаются из состава имущества приватизируемой организации и остаются в государственной или муниципальной собственности независимо от места их будущего хранения.

7. На основании заключения государственного или муниципального архива документы приватизируемой организации передаются в упорядоченном состоянии на временное хранение организации-правопреемнику, а при отсутствии таковой принимаются в соответствующий государственный или муниципальный архив согласно п. 10 Положения об Архивном фонде Российской Федерации.

8. В случае принятия решения о передаче документов приватизированной организации-правопреемнику на временное хранение до сдачи в государственный или муниципальный архив в установленный Положением об Архивном фонде Российской Федерации срок, организация-правопреемник обязана обеспечить сохранность документов и возможность их использования в соответствии с действующим законодательством.

9. Документы приватизируемой организации передаются на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив в упорядоченном состоянии по описям, утвержденным экспертно-проверочными комиссиями архивных органов в соответствии с п. 5.1.17. Основных правил работы государственных архивов.

Документы временного хранения, сроки которого не истекли, могут быть приняты архивными учреждениями России учтенными по описям, номенклатурам дел или другим учетным документам. Документы по личному составу работников могут быть переданы в упорядоченном состоянии в специализированный архив по личному составу или, при его отсутствии, в государственный или муниципальный архив.

10. Основанием для принятия решения о передаче документов приватизируемой организации в государственный или муниципальный архив при наличии в нем свободной площади архивохранилищ может служить: изменение профиля деятельности организации после приватизации, ликвидация организации, истечение установленного срока хранения документов организации.

11. Передача документов осуществляется по акту, приведенному в приложении 2.

12. Организация-правопреемник, осуществляющая хранение документов, обеспечивает юридическим и физическим лицам право на получение ретроспективной информации в соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации путем информирования о хранящихся архивных документах, выдачи в установленном порядке заверенных копий и выписок из документов, информации, обеспечивающей законные права и свободы граждан, представления документов или их копий для изучения согласно п. 14 Положения об Архивном фонде Российской Федерации.

13. Контроль за соблюдением порядка хранения и использования документов приватизированных организаций осуществляют соответствующие архивные органы и учреждения России.

14. Территориальные комитеты по управлению госкомимуществом обязаны контролировать пообъектный состав имущества, передаваемый акционерным обществам или другим организациям, созданным в процессе приватизации.

Заместитель руководителя
Федеральной архивной службы

Заместитель председателя
Государственного комитета
Российской Федерации по управлению
государственным имуществом

Регистрационный N 1193

* Утверждено Указом Президента Российской Федерации N 552 от 17.03.94.

** Утверждена Указом Президента Российской Федерации N 2284 от 24.12.93.

**** Основные правила работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях. М., 1991; Основные правила работы с научно-технической документацией в государственных архивах СССР. М., 1985; Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1986;

Основные правила работы государственных архивов с кинофотофонодокументами. М., 1980;

Основные правила работы государственных архивов СССР. М., 1984.

*1 Заключение составляется на бланке государственного (муниципального) архива.

Положение о порядке учета архивных документов при приватизации государственного и муниципального имущества (утв. распоряжением Госкомимущества РФ от 22 октября 1996 г. N 1131-р, приказом Росархива от 6 ноября 1996 г. N 54)

Регистрационный N 1193

Настоящее положение вступает в силу по истечении 10 дней после дня его официального опубликования

Текст положения опубликован в газете "Российские вести" от 5 декабря 1996 г. N 230, в еженедельнике официальной информации "Курьер", 1997, N 1, в газете "Экономика и жизнь", 1997, N 7, в Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти декабрь 1996 г. N 11 (дата подписания выпуска в печать 10 декабря 1996 г.)

У нас в организации хранятся все документы по привастизации жилья гражданами. У меня вопрос надо ли хранить все эти документы включая копии нотариальных отказов от приватизации или согласия о неучастии в приватизации, копии личных документов и тд. или достаточно просто самого договора. В перечне архивной документации нет сроков каких либо документов по приватизации жилья.

Ответы на вопрос:

Непонятно в какой организации и зачем вы все это храните? Это же личные документы граждан, касающиеся их личных имущественных прав.

Похожие вопросы

При изменении места жительства после 11.07.1991 г. требуются архивные справки о прописке из всех мест проживания и сравки о неучастия в приватизации. Занимаются ли этим какие-либо организации или сам частное лицо?

Пожалуйста нужно ли мне писать отказ от приватизации, если ранее я уже использовала это право.

Я на сегодня прописана в квартире, главным квартиросьемщиком которой является моя мама.

Она собирается приватизировать ее, но встал вопрос, нужно ли мне писать нотариальный отказ, ведь ранее я уже использовала свое право на приватизацию (другого жилья).

Или будет достаточно заказать справку об участии (неучастии) в приватизации жилого помещения?

Скажите, обязательно ли в доверенности на приватизацию указывать полный перечень организаций, куда будем обращаться? Или достаточно фразы: во все организации и учреждения по вопросу приватизации?

Судьей было указано, что с 1 октября 2019 года вышел закон в отношении отсылки корреспонденции (копий материалов) другой стороне дела самим подающим какие либо документы. То есть теперь не суд отсылает копии документов другой стороне, а сам гражданин или юридическое лицо, подающие документы. Вопрос: 1.Какой закон от 1 октября 2019 года (или ближайшие даты) регулирует отсылку копий подаваемых документов другой стороне самим подающим документы, а не судом? 2. Как теперь в этой связи надо сдавать документы по числу сторон дела, то есть сам документ и подтверждение, что отослано другой стороне и ещё копию документа или сам документ и подтверждение, что отослано без копии?

1. По русскому законодательству, от иностранного гражданина или организаций, требуется или нет, гарантия возмещения процессуальных расходов ответчика российской организации или гражданина, если на гражданском процессе против российской организации или гражданина Истцом выступает гражданин или организация других государств?

2. Существует какое либо ограничения связи первому вопросу если на гражданском процессе истцом выступает гражданин или организация Грузии?

Отказ от приватизации не писала, справку о неучастии не получала, приватизация была в 1997 году, родилась в квартире, а меня не включили в приватизацию, могу ли я запросить архивную копию акта приватизации? Галина..

В деятельности любой компании документы образуются ежедневно. Это документы бухгалтерские, кадровые, налоговые, организационные. Сколько времени нужно их хранить?Ответ можно найти в Законе о бухгалтерском учете, Законе об архивном деле, Налоговом кодексе и в некоторых ведомственных документах.

Также есть специальный Приказ Росархива «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».

Все основные сроки мы собрали в одну таблицу.

Бухгалтерские документы

  • Первичные учетные документы
  • Кассовые документы и книги
  • Банковские документы
  • Корешки чековых книжек
  • Ордера, табели, извещения банков и требования на перевод денежных средств
  • Авансовые отчеты
  • Переписка

Если есть споры или разногласия, документы нужно хранить до принятия решения по делу

Пункт 277 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Статья 29 Закона N 402-ФЗ

Кассовый чек и бланк строгой отчетности

6 месяцев со дня их выдачи на бумажном носителе

Пункт 8 ст. 4.7 Закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ

Книга кассира-операциониста и другие документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с покупателями

Часть 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ

Документы учетной политики

Пункт 267 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Бухгалтерская отчетность: баланс, отчет о финансовых результатах, отчет о целевом использовании средств, приложения к ним

Промежуточная — 5 лет

Пункт 268 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Расчет и уплата налогов и взносов

Налоговые декларации и расчеты, кроме РСВ

Пункты 310, 311 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Справки об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пеней и штрафов, состоянии расчетов с бюджетом

Пункты 305, 312, 313 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Подпункт 8 п. 1 ст. 23 НК РФ

Документы, необходимые для исчисления налогов, и документы, подтверждающие расходы

Подпункт 8 п. 1 ст. 23 НК РФ.

Статья 29 Закона N 402-ФЗ

Документы, подтверждающие объем понесенного убытка

Весь период, по которому уменьшен налог

Уведомления, требования, решения, постановления, возражения, жалобы

Документы, использованные при подготовке жалобы по результатам выездной или камеральной проверки

Электронные документы с УКЭП, сертификаты ключей проверки электронных подписей, которыми завизированы документы

Расчеты по страховым взносам (годовые и квартальные):

Пункт 308 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Стр. 395 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

— если делопроизводство закончено до конца 2002 года;

5 лет (75 лет — если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты)

— если делопроизводство закончено после 1 января 2003 года

Карточки индивидуального учета выплат и начисленных страховых взносов

Пункт 309 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Пункт 317 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137

Книги покупок, продаж и дополнительные листы к ним

4 года с момента последней записи

Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137

Документы для применения налоговых льгот, предусмотренных для региональных инвестиционных проектов

Пункт 3 ст. 89.2 НК РФ

Документы по зарплате

Положения об оплате труда и премировании работников

Пункт 294 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Карточки индивидуального учета выплат, вознаграждений и страховых взносов

Пункт 309 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Реестры сведений о доходах физлиц

Пункт 313 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Лицевые счета работников: для документов, по которым:

Пункт 296 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

— делопроизводство закончено до конца 2002 года;

— делопроизводство закончено после 1 января 2003 года

Платежные ведомости, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат

В течение 6 лет, если работодатель ведет лицевые счета сотрудников. Если не ведет — то 50 (75) лет

Пункт 295 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Пункт 299 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Табели учета рабочего времени

Пункт 402 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписка и другие документы о выплате пособий, о премировании, о пересмотре размера оплаты труда, оплате больничных и выдаче матпомощи

Пункты 401, 405, 406 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Документы, подтверждающие расчет и уплату взносов

Подпункт 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ

Документы по выплате пособий: листки нетрудоспособности, заявления, договоры о медицинском и санаторно-курортном обслуживании работников

Пункты 618, 633 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Расходные ордера на санаторно-курортные путевки

Пункт 636 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Кадровые документы

Приказы и распоряжения по основной деятельности: о вступлении в должность, возложении на руководителя обязанностей главбуха, досрочном сложении полномочий, назначении ответственных

Пункт 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Правила внутреннего трудового распорядка организации, служебный распорядок

Пункт 381 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Положения или инструкции по обработке персональных данных

Пункт 440 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Согласие на обработку персональных данных

3 года после того, как истечет срок действия согласия, или после отзыва

Пункт 441 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Пункт 453 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Документы о дисциплинарных взысканиях

Пункт 383 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Заявки о потребности в иностранцах

Пункт 377 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда

Пункт 409 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий

Пункт 424 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Приказы и распоряжения по административно-хозяйственным вопросам

Пункт 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Приказы о направлении в командировку

Пункт 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Приказы о предоставлении ежегодных отпусков, дополнительных оплачиваемых и учебных отпусков

Пункты 300, 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Договоры о материальной ответственности материально ответственного лица. Списки ответственных и образцы подписей

Пункты 279, 281, 282 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Документы (отчеты, акты, списки, планы-графики, переписка) периодических медицинских осмотров

Пункт 635 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним

Если делопроизводство закончено до 1 января 2003 года, то их нужно хранить 75 лет, если после — 50 лет

Пункт 435 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Все приказы по личному составу: о приеме на работу, переводе, перемещении, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении разрядов и званий, поощрении, награждении, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы. А также докладные записки, справки, заявления к приказам по личному составу

Пункт 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Все подлинные личные документы: трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства, не востребованные сотрудниками при увольнении

Пункт 449 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Гражданско-правовые договоры с физлицами и акты по ним

Пункт 301 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Личные дела и личные карточки работников

Пункты 444, 445 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Приказы об изменении анкетно-биографических данных

Пункт 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Уведомления, предупреждения работников

Пункт 436 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копии

Пункт 451 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте)

Пункт 423 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Документы, относящиеся к работе во вредных и опасных условиях труда, — табели учета рабочего времени и приказы на командировки

Пункты 410, 411, 414 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Основные средства

Документы о переоценке основных фондов и амортизации

5 лет после выбытия основных средств или нематериальных активов

Пункт 323 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Документы о списании основных средств

5 лет после выбытия основных средств или нематериальных активов

Пункт 323 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Акты приема-передачи недвижимости новому правообладателю, т.е. при передаче с баланса на баланс

5 лет после выбытия имущества

Пункт 325 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

УСН

Книги учета доходов и расходов на УСН

Пункт 318 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Экспертно-аналитические документы

Отчеты и заключения экспертно-аналитических мероприятий Счетной палаты, региональных и местных контрольно-счетных органов

Пункт 142 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

План финансово-хозяйственной деятельности

План финансово-хозяйственной деятельности нужно хранить столько же, сколько бюджетную смету

— по месту утверждения

Пункт 243 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

— по месту разработки

Отчеты о выполнении планов ФХД

Пункт 272 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Пункт 262 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Договоры и соглашения

Договоры аренды, безвозмездного пользования: недвижимого имущества; движимого имущества

По истечении срока действия договора, после прекращения обязательств: 10 лет и 5 лет

Пункт 94 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Договор дарения (пожертвования) имущества

До ликвидации организации

Пункт 90 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

5 лет после истечения срока действия договора или выкупа имущества. Если есть разногласия, договор нужно хранить до принятия решения по делу

Пункт 96 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Документы по залогу недвижимости

10 лет с момента истечения срока действия договора

В случае спора документы хранят до принятия решения по делу

Пункт 98 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Договор мены недвижимости; движимого имущества

До ликвидации организации; 5 лет по истечении срока действия договора или по выполнении обязательств

Пункт 99 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Договор поручения: по недвижимому имуществу; по движимому имуществу

Пункт 101 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Договор кредита или займа с условием о залоге имущества

Пункт 261 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

«Клерк.Разборы» - эксклюзивные и полезные статьи от редакции

Эксклюзивные статьи про изменения в учете и налогах. Вышел новый закон или письмо ФНС? Не ищите в инете, мы все разберем для вас.


Срок хранения документов в архиве организации напрямую зависит от вида документации. Одни документы хранятся временно и затем уничтожаются, для других предусмотрены длительные и даже постоянные сроки хранения. Подробнее в этом разберемся в данной статье.

Архивное хранение документов и дел — обязанность каждой организации

Обязанность по хранению документов в архиве организации и сроки хранения предусмотрены различными законами. Так, срок хранения для налоговых целей определяет Налоговый кодекс. Для бухгалтерских документов срок закреплен законом «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Сколько хранить документы по личному составу, указывает закон «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

Свод сроков хранения также можно найти в приказе Росархива России от 20.12.2019 № 236.

Внимание! Приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558, регламентировавший сроки хранения до 2020 года, утратил силу с 18.02.2020. Подробности см. здесь.

С 17.03.2021 в НК РФ внесены поправки, согласно которым хранить данные налогового и бухгалтерского учета нужно не менее 5 лет. Ранне срок составлял 4 года. Подробности см. в этом материале.

Чтобы вам легче было разобраться со сроками хранения документов в архиве, мы составили укрупненную таблицу по основной документации, которая возникает в процессе работы любой организации.

Сроки хранения документов в архиве организации: таблица

Срок хранения, лет (минимальный)

Документы по личному составу:

Эти сроки, в частности, касаются:

  • личных дел работников;
  • приказов по личному составу;
  • трудовых договоров и др.

Иные документы по кадрам (табели, списки, командировочные документы).

Какие кадровые документы обязательно проверят контролеры при проведении проверки, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный демо-доступ и переходите в путеводитель по кадровым вопросам. Это бесплатно.

Охрана труда и техника безопасности (ОТ и ТБ)

Списки и табели работающих в особых условиях труда (вредных, опасных, тяжелых)

Акты о профзаболеваниях, материалы расследований

Документация по несчастным случаям (акты, регистрационные журналы, материалы расследований)

Журналы профилактических работ и инструктажа по ТБ

Ведомости выдачи спецодежды и спецпитания

Бухгалтерия и налоги

Отчетность в ФСС:

Отчетность в ПФР:

Сведения о доходах физлиц

Налоговые декларации и регистры

Учетная политика, включая приложения к ней

документы по расчетам с персоналом по оплате труда (при наличии лицевых счетов). Это расчетные ведомости, документы по заработной плате, документы о выплате пособий, материальной помощи

карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат, вознаграждений и начисленных с них страховых взносов (при наличии лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты)

Бухгалтерская первичка и регистры

В данной таблице мы привели только самые основные сроки хранения. Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, вы всегда можете найти в нем срок хранения любого нужного вам документа. Если доступа нет, вы можете бесплатно получить пробный доступ и посмотреть справочник сроков хранения, а также найти любую интересную вам информацию.

Нюансы исчисления сроков хранения

Первое, на что следует обратить внимание, при «закладке» документа в архив, — это момент, с которого начинает исчисляться срок хранения. Так, по некоторым кадровым документам он стартует непосредственно с даты составления, а для бухгалтерской первички — по окончании отчетного года.

Для целей налогообложения течение срока хранения начинается после отчетного периода, в котором документ последний раз использовался для исчисления налогов и участвовал в формировании отчетности.

О сроках хранения документов по амортизируемому имуществу читайте в материале «С какого момента отсчитывать срок хранения первички по ОС?».

Второй важный нюанс — срок хранения, установленный для одного документа разными НПА, может различаться. Если это так, нужно выбирать максимальный.

Поясним оба нюанса на примере.

Пример определения срока хранения акта сдачи-приемки выполненных работ

Допустим, акт составлен 29.03.2017. Определим срок его хранения:

  1. Как первичный документ бухучета, подтверждающий учет расходов, он должен храниться 5 лет с окончания отчетного 2017 года, т. е. с 01.01.2018 по 31.12.2022.
  2. Как документ, подтверждающий факт принятия результатов работ для целей НДС, — 5 лет с окончания I квартала 2017 года (налоговый период по НДС), т. е. с 01.04.2017 по 31.03.2022.
  3. Как документальное подтверждение расходов по налогу на прибыль — 5 лет с окончания «прибыльного» налогового периода 2017 года, т. е. с 01.01.2018 по 31.12.2022.

Выбираем самую последнюю дату — это 31.12.2022. После нее документ можно уничтожить.

Итоги

При организации архива в компании следует помнить, что сроки хранения одного документа, выступающего в разном качестве, могут быть установлены разными НПА и поэтому различаются. Исчислять срок в этом случае следует по максимуму. До его истечения документ должен находиться в архиве фирмы и не может быть уничтожен.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Автор статьи

Куприянов Денис Юрьевич

Куприянов Денис Юрьевич

Юрист частного права

Страница автора

Читайте также: