Срок хранения адвокатского производства

Обновлено: 05.02.2023

1.1. Соглашение (договор) об оказании юридической помощи заключается между адвокатом и доверителем в простой письменной форме. Составляется и подписывается соглашение (договор) в двух экземплярах. Один экземпляр хранится у доверителя, второй у адвоката. На экземпляре адвоката должна стоять отметка доверителя о получении второго экземпляра договора, заверенная личной подписью доверителя.
1.2. Соглашение (договор) об оказании юридической помощи подлежит обязательной регистрации в «журнале регистрации договоров (соглашений)», где ему присваивается порядковый номер. Форма журнала прилагается. (Приложение № 1)
Номер соглашения (договора) должен соответствовать порядковому номеру записи в журнале регистрации.
Регистрации подлежат все соглашения (договора), заключенные адвокатами независимо от того, с физическим или юридическим лицом заключено соглашение (договор).
1.2.1. Соглашение (договор) об оказании юридической помощи хранится у адвоката, заключившего соглашение (договор) в течение всего срока исполнения.
После списания денежных средств, установленных соглашением (договором) об оказании юридической помощи, соглашение (договор) хранится непосредственно адвокатом не менее трех лет.
1.2.2. В каждом адвокатском образовании ведется один журнал регистрации соглашений об оказании юридической помощи адвокатом, в котором регистрируются все соглашения адвокатов, работающих в данном адвокатском образовании. Руководитель адвокатского образования своим решением закрепляет лицо (лиц) ответственное за ведение журнала и порядок его хранения. Адвокат, учредивший адвокатский кабинет, ведет журнал самостоятельно.
1.2.3. Журнал регистрации соглашений об оказании юридической помощи адвокатом должен быть прошит, пронумерован и скреплен печатью и подписью руководителя адвокатского образования (в адвокатском кабинете – подпись адвоката, учредившего адвокатский кабинет) Записи в журнале производятся четко и разборчиво. Любые исправления и дополнения должны заверяться печатью и подписью руководителя адвокатского образования.
1.2.4. Журнал должен иметь надпись о дате начала и окончания ведения журнала
1.2.5. Журнал регистрации соглашений об оказании юридической помощи адвокатом (адвокатами) как документ, содержащий сведения, относящиеся к адвокатской тайне, не может быть ни кем истребован без согласия руководителя адвокатского образования, за исключением случаев, прямо предусмотренных законодательством об адвокатской деятельности и КПЭА, либо корпоративными решениями и правилами, принятыми уполномоченными на то органами адвокатского сообщества. Это правило распространяется на копии журнала и выписки из журнала регистрации соглашений об оказании юридической помощи адвоката (адвокатов).
1.2.6. Президент, Вице-президент Адвокатской палаты, а также уполномоченные ими лица, вправе проверить порядок ведения и хранения журнала регистрации соглашений об оказании юридической помощи адвокатом, а также истребовать его либо заверенную копию (выписку) в следующих случаях:
— при поступлении в Адвокатскую палату жалобы Доверителя на действия (бездействие) адвоката;
— в порядке рассмотрения дисциплинарного производства в отношении адвоката, если в рамках рассмотрения дисциплинарного производства исследуются обстоятельства заключения соглашения (соглашений) об оказании юридической помощи.
— в проверке исполнения решений Совета Адвокатской палаты.
1.2.7 Журнал регистрации соглашений об оказании юридической помощи адвокатом должен храниться в условиях обеспечивающих его сохранность и ограничивающий доступ к нему посторонних лиц.
1.2.8. При полном заполнении журнала регистрации, в нем делается запись об окончания его ведения, одновременно с этим заводится новый журнал. Оконченный журнал хранится в документации адвокатского образования не менее пяти лет, после чего может быть уничтожен, о чем составляется соответствующий акт.
1.3. После истечения сроков хранения соглашения (договоры) уничтожаются. Составляется акт об уничтожении документов с истекшим сроком хранения. Акт содержит в себе следующие данные:
— порядковый номер соглашения (договора),
— дату составления соглашения (договора),
— ФИО доверителя,
— ФИО адвоката,
— сумму, определенную соглашением (договором),
— дату окончания соглашения (договора).
Акты об уничтожении документов с истекшим сроком хранения хранятся в адвокатском образовании либо у адвоката постоянно.

2. Квитанция на оплату юридической помощи.

Квитанционные книжки об оплате юридической помощи по соглашению между адвокатом и доверителем хранятся в документах адвокатских образований в течение 5 лет.

3. Адвокатское производство.

3.1. Кроме того, адвокатское производство является наиболее эффективным подтверждением факта, объема и качества оказания адвокатом юридической помощи доверителю, а также может служить доказательством при защите адвоката от необоснованных претензий доверителя к качеству работы адвоката и по спорам о размерах гонорара за оказанную юридическую помощь.

3.2. Адвокатское производство является одним из способов сохранения адвокатской тайны; содержащиеся в нем сведения и материалы не могут быть использованы в качестве доказательств обвинения.
3.3. Каждый адвокат оформляет адвокатское производство со дня принятия поручения от доверителя.
Материалы адвокатского производства хранятся в специально приспособленной для этих целей папке (папках) или файле (файлах).
На лицевой стороне адвокатского производства должны содержаться следующие данные:
— наименование адвокатского образования;
-фамилия и имя адвоката, его регистрационный номер в реестре;
— Ф.И.О. защищаемого (представляемого) лица;
— номер соглашения об оказании юридической помощи и дата его составления либо дата поступления требования органов дознания, органов предварительного следствия или суда.
— дата принятия поручения;
-номер ордера адвоката и дата его выдачи;
-наименование органа, в производстве которого находится дело;
-уголовно-правовая квалификация деяния или характер исковых требований.
3.5. Адвокатское производство следует хранить не менее трех лет с даты исполнения в полном объеме поручения, взятого на себя на основании соглашения об оказании юридической помощи, и не менее трех лет с момента вступления в законную силу соответственного судебного решения. Порядок хранения адвокатского производства определяется адвокатом, либо адвокатским образованием, в котором адвокат осуществляет свою деятельность.

Приложение 1

к Порядку регистрации адвокатскими образованиями

соглашений об оказании юридической помощи

регистрации соглашений об оказании

юридической помощи адвокатами

Примечание:
1) В графе «1» производится нумерация соглашений по мере возрастания с начала ведения журнала до его окончания.
2) В графу «2» вносится дата (число, месяц, год «00.00.00») заключения соглашения.
3) В графу «3» вносятся сведения о доверителе, с которым непосредственно заключено соглашение об оказании юридической помощи, т.е. лицо (юридическое, физическое), с которым определялись существенные условия соглашения, кто подписал соглашение и кто производит оплату по соглашению. Если доверителей несколько, то вносятся только те, кто подписал соглашение.
4) В графу «4» вносятся все адвокаты, заключившие соглашение.
5) В графе «5» указывается дата исполнения, расторжения соглашения.
6) Адвокатские образования могут вносить в журнал регистрации и иные сведения о соглашении (например: коротко предмет соглашения, изменения и дополнения в соглашения и т.д.).

Онучин Александр

Неназванный профессор из книги В.К. Шалагинова «Защита поручена Ульянову» (Новосибирск, 1970), отвечая на вопрос автора, можно ли написать книгу на тему «Ульянов – адвокат», заметил, что для строительства моста необходимо железо, а для названной темы – архивные документы. До нас, как ни печально, не дошел ни один документ, составленный помощником присяжного поверенного Ульяновым, а ведь его личный архив собирали силами всего государства и Коммунистической партии 1 . И даже последующие книги 2 ничего к скупым архивным строкам из судебных актов о деятельности помощника присяжного поверенного Ульянова не добавляют.

В то же время каждый адвокат знает, в каком объеме его речь и доводы включаются в протокол судебного заседания и итоговый судебный акт по делу (сейчас, правда, с этим стало лучше, так как введена аудиозапись судебных заседаний, а не за горами и видеозапись их).

Многие коллеги полагают, что документы адвокатской деятельности должны уничтожаться сразу, как только завершено поручение на защиту.

Согласно Методическим рекомендациям по ведению адвокатского производства, утвержденным Советом Федеральной палаты адвокатов РФ (Протокол от 28 сентября 2016 г. № 5 (с доп. – Протокол № 7)), срок хранения адвокатского производства составляет не менее трех лет с момента выполнения условий соглашения. В отношении дальнейшей судьбы адвокатских производств Методические рекомендации указывают, что их следует своевременно уничтожать, если в хранении нет необходимости (удалять файлы из компьютера, в том числе из «корзины», уничтожать бумаги в специальном устройстве).

На мой взгляд, если адвокат не собирается формировать личный архив, а затем и личный фонд в составе Архивного фонда РФ, адвокатские производства должны храниться им с учетом сроков судимости подзащитных (по уголовным делам), исковой давности (по гражданским и административным делам), сроков давности привлечения к административной ответственности (по делам об административных правонарушениях).

В этой статье речь пойдет прежде всего об адвокатах, осуществляющих деятельность в форме адвокатского кабинета, но она, думаю, может быть полезна и коллегам из коллективных образований, желающим сохранить результаты своей профессиональной деятельности или упорядочить свой архив простым и оптимальным способом.

Материальный вопрос – где и на какие средства хранить документы, – адвокат, как правило, решает в зависимости от имущественного положения. Если для личного архива невозможно выделить помещение, можно заключить соглашение с ближайшим муниципальным или государственным архивом. В силу ч. 2 ст. 13 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон об архивном деле) граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.

Основные термины архивного дела приведены в ст. 3 Закона:

  • архивный документ – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, имеющий реквизиты, позволяющие его идентифицировать. Подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;
  • документы по личному составу – архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем;
  • архивный фонд – совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой;
  • архив – учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов;
  • постоянное хранение документов Архивного фонда РФ – хранение документов Архивного фонда без определения срока (бессрочное);
  • временное хранение архивных документов – хранение до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами;
  • экспертиза ценности документов – изучение на основании критериев их ценности для определения сроков хранения и отбора в состав Архивного фонда;
  • владелец архивных документов – госорган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуществляющие владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором.

К частной собственности относятся архивные документы, созданные гражданами или законно приобретенные ими (ч. 2 ст. 9 Закона об архивном деле). Согласно ч. 7 ст. 6 Закона документы, находящиеся в частной собственности, включаются в Архивный фонд РФ на основании экспертизы ценности документов, что оформляется договором между собственником или владельцем архивных документов и государственным или муниципальным архивом (органом местного самоуправления), музеем, библиотекой либо научной организацией, включенной в перечень, утверждаемый Правительством РФ. В договоре указываются обязанности собственника или владельца архивных документов по хранению, учету и использованию документов Архивного фонда (в ред. федеральных законов от 28 ноября 2015 г. № 357-ФЗ, от 23 мая 2016 г. № 149-ФЗ).

В соответствии со ст. 11 Закона об архивном деле документы Архивного фонда, находящиеся в частной собственности, могут отчуждаться или переходить от одного лица к другому в порядке универсального правопреемства либо иным способом. При этом правопреемник в срок 30 дней со дня отчуждения или перехода прав обязан уведомить об этом соответствующий государственный (муниципальный) архив, музей, библиотеку, научную организацию, включенную в указанный перечень, с которыми прежний собственник заключил договор (в ред. федеральных законов от 23 мая 2016 г. № 149-ФЗ и от 18 июня 2017 г. № 127-ФЗ). При переходе прав собственности на документы Архивного фонда, находящиеся в частной собственности, к другому лицу к нему переходят и обязанности, указанные в договоре, предусмотренном ч. 7 ст. 6 Закона об архивном деле.

В силу ч. 1 ст. 17 Закона об архивном деле граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юрлица, обязаны обеспечивать сохранность находящихся в частной собственности документов Архивного фонда, в том числе по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также перечнями документов, предусмотренными ч. 3 ст. 6 и ч. 1 и 1.1 ст. 23 Закона об архивном деле (в ред. Федерального закона от 18 июня 2017 г. № 127-ФЗ).

Возникает закономерный вопрос: обязаны ли адвокаты, являющиеся работодателями, обеспечивать сохранность архивных документов по личному составу?

Если исходить из буквального толкования нормы, то нет.

А если исходить из общеправового принципа равенства прав работников?

В ч. 2 ст. 21.1 Закона об архивном деле установлено, что сроки хранения архивных документов независимо от места хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством.

В силу ст. 22.1 Закона об архивном деле документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 г., хранятся 75 лет, а законченные после 1 января 2003 г. – 50 лет.

Учитывая, что вид адвокатской деятельности в форме адвокатского кабинета образовался после 2002 г., считаю, что адвокат должен хранить документы по личному составу кабинета 50 лет, но вправе сдать их на хранение (как правило, в муниципальные архивы – орган местного самоуправления, а в крупных городах – в муниципальные архивы хранения документов по личному составу).

Особое значение для хранения документов, образовавшихся в процессе адвокатской деятельности, в государственном или муниципальном архиве (органе местного самоуправления), музее, библиотеке либо научной организации, включенной в перечень, утверждаемый правительством, приобретают нормы ст. 25 Закона об архивном деле. Так, согласно ч. 2 ст. 25 Закона ограничивается доступ к архивным документам – независимо от их форм собственности, – содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством РФ тайну. Отмена ограничения на доступ к таким архивным документам осуществляется в соответствии с законодательством (в ред. Федерального закона от 18 июня 2017 г. № 127-ФЗ).

В силу ч. 3 ст. 25 Закона об архивном деле ограничение доступа к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также создающим угрозу для его безопасности, устанавливается на 75 лет со дня создания указанных документов. С письменного разрешения гражданина (а после его смерти – с письменного разрешения наследников) ограничение доступа к таким архивным документам может быть отменено ранее чем через 75 лет со дня создания указанных документов.

Рано или поздно документы, образующиеся в процессе адвокатской деятельности, утрачивают оперативную ценность: например, декларация по форме 3-НДФЛ принимается инспекцией ФНС, судебный акт по делу вступает в законную силу, исполнительное производство прекращается, сделка, проект которой готовил адвокат, совершается и исполняется, доверитель получает устную или письменную консультацию по своему вопросу.

Можно, конечно, выдержав положенные три года, вывезти такие документы на дачу и предать огню, а можно, не изобретая велосипед, выработать ряд правил работы с архивными документами – то есть утратившими оперативную, но не историческую и культурную ценность.

Некоторые адвокаты полагают, что достаточно сохранить документы в электронном виде, а бумажные – отсканировать и предать огню. Лично у меня, например, рука не поднимется отсканировать и уничтожить сохраненные в домашнем архиве рукописные письма Булата Окуджавы, которые он прислал мне в начале 80-х гг. ХХ в.

А сколько раритетов могут содержать архивы коллег…

Но вернемся к прозе жизни. Адвокатам желательно ежегодно проводить экспертизу научной и практической ценности документов, утративших актуальность, в том числе в связи с истечением срока хранения, установленного законом, нормативными актами ФПА или самим адвокатом в номенклатуре дел кабинета. Экспертиза ценности документов, как правило, осуществляется адвокатом, а если у него есть работники, – то ими по поручению адвоката. Отбор документов и дел к уничтожению оформляется актом, составляемым и утверждаемым адвокатом ежегодно. Также он организует уничтожение дел, не подлежащих хранению, либо их переработку с помощью специальных технических устройств.

Оформление дела включает комплекс работ: описание на обложке, брошюровку, нумерацию листов и составление заверительной надписи. Дела постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет) подшиваются в твердую обложку, листы нумеруются. В конце дела на отдельном листе ставится заверительная надпись (формат листа А4), в которой указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов, оговариваются особенности нумерации, физического состояния документов. Заверительная надпись подписывается лицом, составившим ее, с указанием должности и даты.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) оформляются упрощенно: они не переплетаются, листы не нумеруются, заверительная надпись не составляется.

В процессе группировки документов в делах постоянного хранения рекомендуется составлять внутреннюю опись документов, находящихся в деле. Она размещается в начале дела с указанием дат и индексов документов, краткого содержания, номеров листов в деле. Листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количество обозначается в заверительной надписи после указания общего количества листов дела через знак «+».

Листы в деле постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения нумеруются черным графитным карандашом с соблюдением следующих правил:

  • номер листа проставляется в правом верхнем углу, не задевая текст документа (оборотная сторона листа не нумеруется);
  • фото и другие иллюстрированные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу;
  • подшитые в дела документы, имеющие собственную нумерацию, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке;
  • нумерация листов дел, разделенных на тома, производится раздельно по каждому тому.

Обложки таких дел должны быть оформлены в соответствии с ГОСТ 17914-72. Там указываются:

Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить четко, светостойкими чернилами.

Обложки дел временного хранения оформляются так же, как и постоянного хранения, с той разницей, что на обложке указывается количество листов в деле и не приводятся даты начала и окончания дела, а только год формирования.

Далее рассмотрим передачу дел в архив адвокатского кабинета (понятие чисто условное, если адвокат работает один).

В архив кабинета передаются дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет), временного срока хранения не менее чем через год после их завершения в текущем делопроизводстве. Дела с момента открытия их в делопроизводстве и до сдачи в архив (или уничтожения) могут храниться как в рабочих комнатах, так и в специально отведенных пригодных и закрывающихся помещениях. Дела размещаются корешками наружу в закрывающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли и солнечного света и обеспечивающих их сохранность.

По завершении календарного года адвокат определяет дела, завершенные производством в прошлом году.

Прежде всего проводится систематизация дел по срокам хранения согласно утвержденной адвокатом номенклатуре дел:

  • дела постоянного срока хранения: приказы (решения) адвоката по основной деятельности, локальные нормативные акты, штатное расписание, дела об оказании юридической помощи (документы, составленные адвокатом), ставки гонорара, утвержденные адвокатом, номенклатура дел кабинета, журнал регистрации адвокатских запросов, описи дел, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению; планы работы адвоката, смета доходов и расходов адвоката, книга учета доходов и расходов, карточки учета основных средств кабинета, декларация 3-НДФЛ адвоката, материалы по истории адвокатского кабинета и статистическая отчетность, положения и правила по охране труда в кабинете, положение об оплате труда работников адвоката;
  • дела долговременного срока хранения (свыше 10 лет, обусловленные наличием у адвоката наемных работников): приказы адвоката по личному составу (прием на работу, перевод, увольнение), описи дел по личному составу, лицевые счета работников, расчеты по страховым взносам в пользу работников, документы по специальной оценке рабочих мест, документы по расследованию несчастных случаев, журнал регистрации несчастных случаев, личные дела работников, трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, соглашения об их прекращении (не вошедшие в личные дела), подлинные личные документы работников (трудовая книжка, документ об образовании), книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
  • дела временного срока хранения (до 10 лет): все остальные дела согласно номенклатуре.

Дела постоянного и долговременного срока хранения оформляются, как описано ранее. На них составляются раздельные опись № 1 и № 2 соответственно. Если адвокат решил хранить адвокатские производства (досье, дела) в соответствии со сроками исковой давности, сроками судимостей и прочим, указанные дела включаются в соответствующие описи по годам. На подлинные личные документы работников, оставшиеся у адвоката, составляется опись № 3.

Ключевым вопросом является экспертиза ценности документов, содержащихся в адвокатских производствах.

На мой взгляд, постоянного хранения у адвоката заслуживают документы, составленные им самим (исковые заявления, тексты речей в прениях, частные, апелляционные, кассационные и надзорные жалобы, таблицы, аналитические документы по делу), а также судебные акты по делу и документы с автографами известных лиц.

Составной частью архивного фонда адвоката могут стать рукописи его произведений, научных работ, статей, рецензий, тексты интервью, аудио- и видеозаписи его выступлений на конференциях, семинарах, в СМИ, документы о работе на выборных должностях в адвокатской палате субъекта Федерации, ФПА, общероссийских и международных общественных объединениях адвокатов, документы о награждении (благодарственные письма, дипломы, грамоты, свидетельства о награждении корпоративными и иными наградами).

Архивная практика выработала определенную систематизацию так называемых документов личного происхождения 3 .

Адвокат, чьи документы приняты архивом, является фондообразователем. При этом не имеет значения, жив адвокат или нет: если жив, архивный фонд будет пополняться. В противном случае архивисты проведут научно-техническую обработку имеющихся документов. Она включает:

  • экспертизу ценности документов;
  • уточнение их фондовой принадлежности;
  • уточнение систематизации документов в пределах фонда, классификационных групп и дел (единиц хранения);
  • определение авторства и времени создания документов (при отсутствии в них этих данных);
  • формирование дел (единиц хранения);
  • полное оформление дел (единиц хранения) (кроме подшивки);
  • составление описи фонда личного происхождения с необходимым научно-справочным аппаратом к ней (предисловие, оглавление, указатели).

Совокупность архивных документов, связанных с личностью адвоката, является фондом личного происхождения. К основным разделам схемы систематизации фонда личного происхождения относятся документы творческой деятельности адвоката (рукописи, рисунки и др.), документы профессиональной деятельности, личная переписка, документы к биографии адвоката, документы об адвокате (статьи, воспоминания, отзывы), изобразительные документы (фото и видео), а также документы других лиц, сохранившиеся в фонде адвоката.

Хотелось бы обратить внимание, что документы личного происхождения, хранящиеся в архиве, могут использоваться с соблюдением норм авторского права и условий, на которых они переданы адвокатами. Исследователям они выдаются только с разрешения лица, передавшего их в архив.

1 См. Методические рекомендации по выявлению в государственных и партийных архивах СССР документов В.И. Ленина, Н.К. Крупской, членов семьи Ульяновых, документов и материалов об их жизни и деятельности. М., Главное архивное управление при Совете Министров СССР, Институт марксизма-ленинизма при ЦК КПСС, 1981.

2 См., например, А.А. Васяева «Адвокат В.И. Ульянов (Ленин)», М.: ЛЕНАНД, 2019.

3 Подробно это изложено в Основных правилах работы ведомственных архивов, утвержденных Приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. № 263. Документ фактически утратил силу в связи с изданием Приказа Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526, утвердившего Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, местного самоуправления и организациях, но основные принципы сохранились. Кроме того, правила есть во всех справочно-правовых системах, хотя для адвокатов они не являются обязательными.

Если ранее адвокатам лишь рекомендовалось вести досье, то теперь, согласно решению Совета, каждый адвокат в обязательном порядке обязан вести адвокатское досье, на которое распространяется адвокатская тайна, охраняемая законом.

Принятое решение направлено, прежде всего, на повышение качества юридической помощи, а также должно оградить добросовестных адвокатов от необоснованных претензий.

РЕШЕНИЕ

Совета Адвокатской палаты Новосибирской области

«О ведении адвокатского производства»

(извлечения)

В соответствии с подп. 1 п. 1 ст. 7 Федерального закона «Об адвокатской деятельности и адвокатуре в Российской Федерации» и п. 1 ст. 8 Кодекса профессиональной этики адвоката адвокат обязан честно, разумно, добросовестно и квалифицированно исполнять свои профессиональные обязанности. Добросовестное и результативное исполнение адвокатом профессиональных обязанностей невозможно без тщательной подготовки к ведению дела, в том числе без изучения материалов, фиксации важных обстоятельств и своих действий.

Результаты адвокатской деятельности по исполнению поручения и все относящиеся к поручению материалы должны храниться адвокатом в адвокатском производстве (досье).

Ведение адвокатского досье является необходимым по смыслу п. 9 ст. 6 Кодекса профессиональной этики адвоката, и его обязательный характер предусмотрен п. 5 и 9 ст. 6 и п. 1 ст. 21 Кодекса профессиональной этики адвоката (в редакции Кодекса, принятого VI Всероссийским съездом адвокатов 22.04.2013 г.).

Кроме того, адвокатское досье является наиболее эффективным подтверждением факта, объема и качества оказания адвокатом юридической помощи доверителю, а также может служить доказательством при защите адвоката от необоснованных претензий доверителя к качеству работы адвоката и по спорам о размерах гонорара за оказанную юридическую помощь.

На основании изложенного Совет Адвокатской палаты Новосибирской области РЕШИЛ:

1. Адвокатское производство (досье) необходимо вести по каждому соглашению об оказании юридической помощи доверителю по уголовному, гражданскому, арбитражному, административному или иному судебному делу, поручению по назначению судебно-следственных органов, при оказании юридической помощи бесплатно, а также по внесудебной деятельности адвоката (юридическая помощь субъектам предпринимательской деятельности, представительство в органах государственной власти и местного самоуправления, участие в переговорах и проч.).

2. Формирование адвокатского досье определяется объемом оказываемой юридической помощи, при этом в случае оказания юридической помощи в виде устной или письменной консультации или составления единичного процессуального документа достаточно отметки в журнале приема граждан о даче устной консультации либо оставления у адвоката копии документа о письменной консультации или копии составленного процессуального документа.

3. Ведение адвокатского досье производится в целях организации и систематизации информации в процессе оказания юридической помощи доверителю, облегчения работы с собранной информацией, эффективного использования собранных данных при формировании позиции по делу и ее реализации в ходе процессуальных процедур.

4. При ведении адвокатского досье следует выполнять требования п. 9 ст. 6 Кодекса профессиональной этики адвоката, которая обязывает адвоката в целях сохранения профессиональной тайны вести делопроизводство отдельно от материалов и документов, принадлежащих доверителю.

Во избежание конфликтов и споров по поводу возможной утраты подлинных документов адвокат обязан письменно фиксировать передачу таких документов от доверителя адвокату и наоборот – в соответствии с решением Совета Адвокатской палаты Новосибирской области от 25.11.2008 г. «О приеме адвокатами документов от доверителей в связи с оказанием юридической помощи».

5. В соответствии с п. 9 ст. 6 Кодекса профессиональной этики адвоката материалы, входящие в состав адвокатского досье по делу, а также переписка адвоката с доверителем должны быть ясным и недвусмысленным образом обозначены как принадлежащие адвокату или исходящие от него.

В связи с тем, что адвокатское досье может вестись на бумажных носителях и цифровых носителях информации, необходимо хранить материалы адвокатского досье в специальных папках или файлах.

Во всех случаях адвокатское досье должно содержать следующие данные: наименование адвокатского образования; фамилию и имя адвоката, его регистрационный номер в реестре; Ф.И.О. защищаемого (представляемого) лица; номер соглашения об оказании юридической помощи и дату его составления; дату принятия поручения; номер ордера адвоката и дату его выдачи; наименование органа, в производстве которого находится дело; уголовно-правовую квалификацию деяния или характер исковых требований.

На лицевой стороне адвокатского досье должен иметься гриф следующего содержания: «Адвокатское производство. Содержащиеся в нем сведения составляют охраняемую законом адвокатскую тайну и не могут использоваться в качестве доказательств обвинения».

6. При ведении адвокатского досье в электронном виде необходимо выполнять требования обязательного резервного копирования, а также исключения доступа к электронному адвокатскому досье посторонних лиц путем применения при необходимости средств защиты информации: программных (установка пароля, применение электронных программ криптографии) или аппаратных (доступ к информации на персональном компьютере с использованием сканера отпечатка пальцев).

7. В адвокатское досье включаются следующие документы об объеме и характере оказываемой юридической помощи адвокатом доверителю:
– соглашение об оказании юридической помощи доверителю и все приложения к нему (или копии этих документов);
– отметки о дате и номере выданных ордеров или их копии;
– периодические отчеты о проделанной работе, акты по оказанию юридической помощи (если таковые предусмотрены соглашением об оказании юридической помощи);
– акты о хронометрировании работы адвоката для учета времени работы адвоката по выполнению условий соглашения об оказании юридической помощи (при наличии в соглашении почасовой ставки оплаты);
– документы по обоснованию расходов адвоката, связанные с исполнением поручения.

9. Адвокатское досье должно содержать сведения об основных этапах прохождения дела и иную существенную информацию по делу:
– дату вступления в дело;
– даты заявления наиболее значимых ходатайств, даты документов об их разрешении и результат;
– по уголовному делу – даты задержания, избрания и продления меры пресечения, привлечения в качестве обвиняемого, составления и утверждения обвинительного заключения (обвинительного акта);
– краткую позицию по делу адвоката и противоположной стороны;
– суть решения (приговора) по делу;
– дату ознакомления с протоколом судебного заседания;
– дату принесения замечаний на протокол судебного заседания;
– дату подачи апелляционной жалобы, дату и результат ее рассмотрения;
– дату подачи кассационной жалобы, дату и результат ее рассмотрения;
– дату подачи надзорной жалобы и результат ее рассмотрения.

10. Порядок систематизации документов в адвокатском досье зависит от вида и особенностей каждого дела, а также от профессиональных навыков адвоката. При этом могут использоваться следующие способы систематизации материалов: хронологический, тематический (по эпизодам, по участникам), смешанный. Копии документов из дела и выписки из них в обязательном порядке должны содержать ссылки на номера томов и листов дела.

11. По окончании выполнения поручения об оказании юридической помощи адвокату желательно получать от доверителя письменное отношение об объеме и качестве полученной юридической помощи, а в случаях отказа от обжалования приговора или иного судебного постановления такой отказ получать в письменном виде в обязательном порядке.
Указанные документы адвокатом приобщаются к адвокатскому досье.

12. Срок хранения адвокатского досье – три года.

13. Во всех остальных случаях, не указанных в настоящем решении, адвокатам следует руководствоваться Методическими рекомендациями по ведению адвокатского досье, утвержденными решением Совета ФПА РФ 21.06.2010 г. (протокол № 5), и Рекомендациями по обеспечению адвокатской тайны, утвержденными решением Совета ФПА РФ 30.11.2009 г. (протокол № 3).

1.1. Соглашение (договор) об оказании юридической помощи заключается между адвокатом и доверителем в простой письменной форме. Составляется и подписывается соглашение (договор) в двух экземплярах. Один экземпляр хранится у доверителя, второй у адвоката. На экземпляре адвоката должна стоять отметка доверителя о получении второго экземпляра договора, заверенная личной подписью доверителя.
1.2. Соглашение (договор) об оказании юридической помощи подлежит обязательной регистрации в «журнале регистрации договоров (соглашений)», где ему присваивается порядковый номер. Форма журнала прилагается. (Приложение № 1)
Номер соглашения (договора) должен соответствовать порядковому номеру записи в журнале регистрации.
Регистрации подлежат все соглашения (договора), заключенные адвокатами независимо от того, с физическим или юридическим лицом заключено соглашение (договор).
1.2.1. Соглашение (договор) об оказании юридической помощи хранится у адвоката, заключившего соглашение (договор) в течение всего срока исполнения.
После списания денежных средств, установленных соглашением (договором) об оказании юридической помощи, соглашение (договор) хранится непосредственно адвокатом не менее трех лет.
1.2.2. В каждом адвокатском образовании ведется один журнал регистрации соглашений об оказании юридической помощи адвокатом, в котором регистрируются все соглашения адвокатов, работающих в данном адвокатском образовании. Руководитель адвокатского образования своим решением закрепляет лицо (лиц) ответственное за ведение журнала и порядок его хранения. Адвокат, учредивший адвокатский кабинет, ведет журнал самостоятельно.
1.2.3. Журнал регистрации соглашений об оказании юридической помощи адвокатом должен быть прошит, пронумерован и скреплен печатью и подписью руководителя адвокатского образования (в адвокатском кабинете – подпись адвоката, учредившего адвокатский кабинет) Записи в журнале производятся четко и разборчиво. Любые исправления и дополнения должны заверяться печатью и подписью руководителя адвокатского образования.
1.2.4. Журнал должен иметь надпись о дате начала и окончания ведения журнала
1.2.5. Журнал регистрации соглашений об оказании юридической помощи адвокатом (адвокатами) как документ, содержащий сведения, относящиеся к адвокатской тайне, не может быть ни кем истребован без согласия руководителя адвокатского образования, за исключением случаев, прямо предусмотренных законодательством об адвокатской деятельности и КПЭА, либо корпоративными решениями и правилами, принятыми уполномоченными на то органами адвокатского сообщества. Это правило распространяется на копии журнала и выписки из журнала регистрации соглашений об оказании юридической помощи адвоката (адвокатов).
1.2.6. Президент, Вице-президент Адвокатской палаты, а также уполномоченные ими лица, вправе проверить порядок ведения и хранения журнала регистрации соглашений об оказании юридической помощи адвокатом, а также истребовать его либо заверенную копию (выписку) в следующих случаях:
— при поступлении в Адвокатскую палату жалобы Доверителя на действия (бездействие) адвоката;
— в порядке рассмотрения дисциплинарного производства в отношении адвоката, если в рамках рассмотрения дисциплинарного производства исследуются обстоятельства заключения соглашения (соглашений) об оказании юридической помощи.
— в проверке исполнения решений Совета Адвокатской палаты.
1.2.7 Журнал регистрации соглашений об оказании юридической помощи адвокатом должен храниться в условиях обеспечивающих его сохранность и ограничивающий доступ к нему посторонних лиц.
1.2.8. При полном заполнении журнала регистрации, в нем делается запись об окончания его ведения, одновременно с этим заводится новый журнал. Оконченный журнал хранится в документации адвокатского образования не менее пяти лет, после чего может быть уничтожен, о чем составляется соответствующий акт.
1.3. После истечения сроков хранения соглашения (договоры) уничтожаются. Составляется акт об уничтожении документов с истекшим сроком хранения. Акт содержит в себе следующие данные:
— порядковый номер соглашения (договора),
— дату составления соглашения (договора),
— ФИО доверителя,
— ФИО адвоката,
— сумму, определенную соглашением (договором),
— дату окончания соглашения (договора).
Акты об уничтожении документов с истекшим сроком хранения хранятся в адвокатском образовании либо у адвоката постоянно.

2. Квитанция на оплату юридической помощи.

Квитанционные книжки об оплате юридической помощи по соглашению между адвокатом и доверителем хранятся в документах адвокатских образований в течение 5 лет.

3. Адвокатское производство.

3.1. Кроме того, адвокатское производство является наиболее эффективным подтверждением факта, объема и качества оказания адвокатом юридической помощи доверителю, а также может служить доказательством при защите адвоката от необоснованных претензий доверителя к качеству работы адвоката и по спорам о размерах гонорара за оказанную юридическую помощь.

3.2. Адвокатское производство является одним из способов сохранения адвокатской тайны; содержащиеся в нем сведения и материалы не могут быть использованы в качестве доказательств обвинения.
3.3. Каждый адвокат оформляет адвокатское производство со дня принятия поручения от доверителя.
Материалы адвокатского производства хранятся в специально приспособленной для этих целей папке (папках) или файле (файлах).
На лицевой стороне адвокатского производства должны содержаться следующие данные:
— наименование адвокатского образования;
-фамилия и имя адвоката, его регистрационный номер в реестре;
— Ф.И.О. защищаемого (представляемого) лица;
— номер соглашения об оказании юридической помощи и дата его составления либо дата поступления требования органов дознания, органов предварительного следствия или суда.
— дата принятия поручения;
-номер ордера адвоката и дата его выдачи;
-наименование органа, в производстве которого находится дело;
-уголовно-правовая квалификация деяния или характер исковых требований.
3.5. Адвокатское производство следует хранить не менее трех лет с даты исполнения в полном объеме поручения, взятого на себя на основании соглашения об оказании юридической помощи, и не менее трех лет с момента вступления в законную силу соответственного судебного решения. Порядок хранения адвокатского производства определяется адвокатом, либо адвокатским образованием, в котором адвокат осуществляет свою деятельность.

Приложение 1

к Порядку регистрации адвокатскими образованиями

соглашений об оказании юридической помощи

регистрации соглашений об оказании

юридической помощи адвокатами

№№
п/п
Дата
заключения
соглашения
Сведения о
доверителе
(Ф.И.О., наименование юридического лица, адрес)
Ф.И.О.
адвоката
(адвокатов)
заключив-шего соглашение
Сведения об исполнении, расторжении
соглашения.
1. 2. 3. 4. 5.

Примечание:
1) В графе «1» производится нумерация соглашений по мере возрастания с начала ведения журнала до его окончания.
2) В графу «2» вносится дата (число, месяц, год «00.00.00») заключения соглашения.
3) В графу «3» вносятся сведения о доверителе, с которым непосредственно заключено соглашение об оказании юридической помощи, т.е. лицо (юридическое, физическое), с которым определялись существенные условия соглашения, кто подписал соглашение и кто производит оплату по соглашению. Если доверителей несколько, то вносятся только те, кто подписал соглашение.
4) В графу «4» вносятся все адвокаты, заключившие соглашение.
5) В графе «5» указывается дата исполнения, расторжения соглашения.
6) Адвокатские образования могут вносить в журнал регистрации и иные сведения о соглашении (например: коротко предмет соглашения, изменения и дополнения в соглашения и т.д.).

Пять правил хранения информации для адвоката

Конфиденциальность вверенной адвокату информации — фундаментальный принцип работы адвокатуры. Этот принцип в более общем виде распространяется и на «просто» юристов, которые хотя и не скованы требованиями адвокатской этики, но также в силу профессиональных обязанностей должны соблюдать секретность. Как защитить информацию на цифровых носителях, рассказал адвокат Коллегии адвокатов А1 Давид Арзиани

Информация, которую передают юристу, зачастую носит настолько деликатный характер, что ущерб от ее раскрытия невозможно полностью нивелировать ни материальной компенсацией, ни включением юридических барьеров, ограничивающих ее использование.

Еще десять лет назад основу адвокатской тайны составляли документы на бумажном носителе и локально хранящиеся электронные документы, а наиболее простым и надежным способом сохранения конфиденциальности было использование сейфа для документов с обозначением, что в нем содержатся документы, составляющие адвокатскую тайну.

В течение последнего десятилетия формат работы юристов с информацией стремительно менялся. Сегодня адвокаты и другие юристы активно используют облачные технологии, сервисы совместной работы, мессенджеры, практически полностью отказавшись от флешек и тем более от бумаги. Даже оригиналы документов все чаще цифровые и подписываются электронными подписями.

Злоумышленники тоже не стояли все это время на месте и активно изучали возможности получения несанкционированного доступа к цифровым данным. Поэтому юристам нужны дополнительные меры защиты, которые позволят сберечь секреты доверителей. Ниже приведены 5 основных рекомендаций по обеспечению «цифровой адвокатской тайны», которые были сформулированы при поддержке компании CSI Group, специализирующейся на цифровой безопасности.

Рекомендация № 1: оцифровывайте бумажные документы, их легче защитить

Документы на бумажных носителях имеют свойство теряться, портиться, попадать в руки неавторизованных лиц, а кроме того, с ними часто неудобно работать и ими крайне неудобно делиться с другими пользователями. Поэтому рекомендуется все бумажные документы оцифровывать, для чего можно использовать обычный смартфон, который есть у каждого юриста.

Если бумажный документ вовсе не нужен, то лучше его уничтожить после оцифровки. Необходимые оригиналы лучше передать на хранение в надежное место, например, в коммерческий архив или банковскую ячейку.

Цифровые документы можно и нужно защищать средствами шифрования.

Рекомендация № 2: шифруйте все документы, составляющие адвокатскую тайну

Шифрование документов позволяет скрыть их содержание от злоумышленников, даже если те физически получат доступ к вашим данным. Для расшифровки информации неавторизованному пользователю потребуется знать, каким способом зашифрован документ, и подобрать специальный код, что практически невозможно. Несмотря на кажущуюся сложность, шифровать документы так же просто, как, например, работать в текстовом редакторе. Самые доступные средства:

  • Для данных, локально размещенных на компьютере, можно использовать встроенные в операционную системы средства криптозащиты: для MS Windows это Bitlocker; для MacOS — FileVault. Также возможно использование сторонних программных продуктов для полнодискового шифрования, например решение от Kasperskiy.
  • Внешние носители информации (например, флешки) рекомендуется защищать стойким шифрованием с помощью криптоконтейнеров (программа упаковывает ваши файлы в цифровой контейнер, для открытия которого файлы потребуется расшифровать) или встроенного на внешнем носителе информации программного обеспечения (так, например, флешки Kingston DataTraveler SE9, Kingston DataTraveler® Vault Privacy имеют уже предустановленную систему шифрования).
  • Смартфоны и другие мобильные устройства — в их настройках есть функция шифрования содержимого памяти устройства, ее рекомендуется активировать. В этом случае, не зная пароля доступа к устройству, без расшифровки данных получить к ним доступ злоумышленнику будет очень сложно, если не невозможно.
  • В облачных хранилищах рекомендуется хранение информации в зашифрованном виде (с помощью сторонних приложений) или в виде криптокотнейнеров.

Если по какой-то причине вы не можете использовать специальное программное обеспечения для криптографической защиты, то в качестве компромисса можно архивировать данные с помощью популярных архиваторов rar или zip, устанавливая пароль доступа к архиву длиной не менее 16 символов.

Рекомендация № 3: соблюдайте цифровую гигиену при удаленном общении

Прежде всего, для переписки, аудио- и видеозвонков рекомендуется использовать мессенджеры с системой сквозного шифрования. К таким относятся телеграм (секретные чаты), Signal и Wickr. Также очень важно использовать двухфакторную авторизацию — лучше всего пароль, что предотвратит доступ к вашим коммуникациям в случае хищения сим-карты или мобильного устройства.

Кроме того, важно использовать функцию автоматического удаления переписки по истечении определенного времени: чем более конфиденциальная информация, тем короче должен быть промежуток времени. В этом случае ни хищение мобильного, ни несанкционированный доступ злоумышленников не приведут к утечке конфиденциальной информации.

Что касается электронной почты, то она по-прежнему может быть надежным способом коммуникации при соблюдении базовых правил гигиены (не открывать подозрительные письма, а тем более прикрепленные к ним файлы; внимательно следить за информацией об отправителе и содержании писем: письма от службы поддержки могут оказаться письмами от хакеров). Также не стоит пользоваться для пересылки конфиденциальной информации заведомо уязвимыми для хакерских атак сервисами, лучше использовать известные надежностью сервисы или корпоративную почту, настроенную вашей службой IT-поддержки.

Рекомендация № 4: храните документы в безопасном «облаке»

Документы и удобнее, и надежнее хранить не на вашем персональном компьютере, а в облачном хранилище. «Облако» лучше локального хранения по ряду причин: физически «облако» находится в неизвестном злоумышленникам месте, соответственно, его сложно найти и физически уничтожить или получить к нему несанкционированный доступ. А чтобы получить данные удаленно, злоумышленнику нужно знать пароли и коды для расшифровки информации. Это гораздо сложнее, чем пробраться в офис, вскрыть его и достать компьютер, содержащий необходимые данные.

При этом вся конфиденциальная информация должна пересылаться в виде ссылок на внешние облачные хранилища информации. Ссылки и пароли для доступа рекомендуется передавать по разным каналам связи, например, саму ссылку на документы — по электронной почте, а пароль доступа — в мессенджере.

Рекомендация № 5: используйте надежные и разные пароли

Как бы банально это ни прозвучало, главная уязвимость лежит не в зоне аппаратных или программных средств защиты информации, а в человеческом факторе. Так, использование простого (например, 12345678) или одного и того же пароля для доступа к рабочей электронной почте, социальным сетям, персональному компьютеру и в других местах приводит к тому, что рано или поздно он становится доступен злоумышленникам.

Если ваш пароль стал доступен недобросовестным лицам, то другие способы обеспечения конфиденциальности могут оказаться неэффективны, поэтому важно соблюдать несколько простых правил, связанных с паролями доступа:

  • каждое мобильное устройство, компьютер и сервис (электронная почта, облачное хранилище, мессенджер) должны быть защищены надежным уникальным паролем: более 12 символов, включая специальные символы, цифры, строчные и заглавные буквы;
  • если сервис позволяет использовать двухфакторную аутентификацию, эта функция безопасности должна быть активирована и настроена. Рекомендуется использовать специальные приложения для генерации одноразовых паролей, например Google Authenticator, или использование аппаратных «токенов».
  • Необходимо периодически изменять пароли.
  • Для безопасного хранения паролей можно использовать специальные защищенные менеджеры паролей (приложения для мобильных устройств, например). Фактически вам надо запомнить только один пароль от этой программы, чтобы при утрате оперативно вспомнить пароли от других сервисов и приложений.

Конечно, соблюдение этих рекомендаций не даст 100% гарантии защиты, но точно существенно снизит вероятность нарушения тайны. Важно отметить, что при использовании любых средств криптографии, облачных решений и мессенджеров необходимо соблюдать законодательство, в частности, определенные ограничения или запреты.

Автор статьи

Куприянов Денис Юрьевич

Куприянов Денис Юрьевич

Юрист частного права

Страница автора

Читайте также: