Порядок учета и хранения нормативно правовых актов и юридической литературы в судах

Обновлено: 06.02.2023

Подборка наиболее важных документов по запросу Хранение дел в архиве суда (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Хранение дел в архиве суда

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Статья: Особенности организации архивного дела в судах России и Беларуси
(Латышева Н.А.)
("Администратор суда", 2022, N 2) Россия и Беларусь, являясь членами Союзного государства , обеспечивают разработку совместного долгосрочного стратегического планирования по многим направлениям государственной деятельности. Архивное делопроизводство в судах является частью судебной деятельности вспомогательного характера, функционал которой направлен на обеспечение судопроизводства. Организация архивного хранения документов, образующихся в деятельности российских и белорусских судов, системы их учета, хранения, использования, уничтожения и передачи на постоянное хранение имеют общие черты. Однако архивное дело в судах обеих стран является уникальным вследствие структурных особенностей государственных систем управления в сфере делопроизводства и архивов, судоустройства, а также содержания нормативного правового регулирования.

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Статья: Содержание деятельности администратора суда в организации ведения архивного делопроизводства в районных судах Российской Федерации
(Жолобов Я.Б., Латышева Н.А.)
("Администратор суда", 2021, N 4) Посредством ведения архивного дела в районных судах Российской Федерации осуществляется формирование архивных фондов, позволяющих обеспечивать право граждан на доступ к правосудию посредством использования информации, которая находится в составе материалов судебных дел, переданных на архивное хранение. При этом некоторая часть архивных фондов данных судов относится к составу Архивного фонда Российской Федерации, находясь на временном хранении в архивохранилищах данных судов. После 15-летнего срока хранения в специализированные архивы из районных судов должны быть переданы: наряды с оригиналами судебных актов (в том числе вышестоящих судов), изъятые из всех рассматриваемых в суде дел временного срока хранения. Передаются в данные архивы и судебные дела постоянного срока хранения: о праве собственности на землю (ст. 118 Перечня ), о защите интеллектуальной собственности (ст. 140 Перечня), о признании гражданина безвестно отсутствующим или умершим (ст. 169 Перечня), а также управленческая документация (штатные расписания, приказы по основной деятельности, годовые планы работы и т.д.). Вопросы архивного дела в районных судах состоят в комплектовании фонда, организации учета, оформления и хранения единиц архивного хранения, обеспечения их использования и необходимой ротации - уничтожения документов временного срока хранения и обеспечения передачи части фонда на постоянное хранение в соответствующие архивы. Только их перечисление доказывает специальный характер требуемых для ведения данной работы служебных компетенций. Согласно Положению об аппарате федерального суда общей юрисдикции, организация и ведение архивного делопроизводства в районном суде относится к компетенции общего отдела , а значит, как правило, находится в зоне ответственности начальника общего отдела районного суда.

Нормативные акты: Хранение дел в архиве суда

Постановление Пленума ВАС РФ от 25.12.2013 N 100
(ред. от 11.07.2014)
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций)" 38.7. Материалы судебных дел третейских судов, созданных для рассмотрения конкретного спора (суды ad hoc), должны храниться в арбитражном суде, принявшем их на хранение в соответствии с требованиями части 1 статьи 39 Федерального закона от 24.07.2002 N 102-ФЗ "О третейских судах", в течение трех лет, считая с 1 января года, следующего за годом принятия по нему решения, а судебные решения третейских судов ad hoc после уничтожения судебных дел подлежат постоянному хранению в архиве арбитражного суда без передачи их на государственное хранение.

Настоящая Инструкция определяет порядок отбора правовых актов, постановки на учет и поддержания их в контрольном состоянии.

Обязанность по ведению систематизации законодательства возложена на помощника мирового судьи. В его обязанности входит:

- учет федеральных нормативных правовых актов;

- поддержание нормативной базы и кодексов Российской Федерации в контрольном состоянии;

- учет нормативных актов соответствующего субъекта Российской Федерации;

- поддержание нормативной базы и кодексов соответствующего субъекта Российской Федерации в контрольном состоянии;

- проведение консультационно-справочной работы, в том числе с использованием компьютерной техники;

- обеспечение учета и хранения нормативных материалов и юридической литературы.

- ведение нарядов нормативных актов, установленных Инструкцией по судебному делопроизводству мирового судьи.

Основные термины, применяемые в настоящей Инструкции:

Систематизация законодательства - упорядочение нормативных правовых актов, приведение их в согласованную, взаимоувязанную систему по отраслям законодательства, позволяющую провести максимально полный учет нормативных актов в целях информирования заинтересованных лиц о действующих правовых нормах.

Нормативный правовой акт - акт, содержащий правовые нормы, т.е. правила поведения, рассчитанные на неопределенный круг лиц и неоднократное применение. При этом нормы могут быть постоянно действующими, т.е. установленными без ограничения срока, и временными, т.е. содержащими указание на действие в течение обозначенного временного периода, на действие до наступления определенного условия и т.п.

Ведение контрольных экземпляров нормативных правовых актов.

Контрольный экземпляр нормативного правового акта - такой экземпляр, в который вносятся все изменения, дополнении, отметки о распространении, продлении или сохранении срока действия, признании акта или его отдельных статей (пунктов), утратившими силу полностью или частично, содержащиеся в позднее принятых актах.

Изменения также отмечаются в промежуточных актах (которыми ранее уже вносились какие-либо изменения, дополнения в основной акт), если текущие изменения в основной акт затрагивают нормы промежуточного акта.

1. В судебных участках контрольными ведутся:

- кодексы Российской Федерации и соответствующего субъекта Российской Федерации;

- официальные издания законодательных актов Липецкой области;

- сборники постановлений Пленумов Верховного Суда Российской Федерации;

- приказы и инструкции Судебного департамента при Верховном Суде РФ по вопросам организационного обеспечения;

- приказы и распоряжения управления Судебного департамента в Липецкой

2. Наряду с нормативными актами, указанными в п. 1 настоящей Инструкции, в судебном участке ведутся контрольные экземпляры печатных изданий некоторых законов (например, «О статусе судей в Российской Федерации», «Об основах федеральной жилищной политики» и др.).

Конкретный перечень этих печатных изданий нормативных актов, поддерживаемых в контрольном состоянии, и источник, в котором должны производится контрольные отметки, устанавливается мировым судьей.

3. Тексты актов в «Собрании законодательства Российской Федерации» и «Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти» в контрольное состояние не приводятся. На полях издания (напротив заголовка) рекомендуется ставить отметки об утрате силы акта и о внесенных изменениях с указанием реквизитов акта и данных о его опубликовании, но без содержания самих изменений. В отдельных случаях на первой странице обложки можно делать «сигнальные» надписи о содержащихся в номере важных актах.

4. Отметки о виде изменяющего акта и принявшем этот акт органе вносятся в соответствии со следующими условными обозначениями:

- федеральный конституционный закон - фкз;

- федеральный закон - фз;

- постановление Государственной Думы - пост. ГД ФС РФ;

- постановление Совета Федерации - пост. СФ ФС РФ;

- указ Президента Российской Федерации - указ През-та РФ;

- распоряжение Президента Российской Федерации - расп. През-та РФ;

- постановление Правительства Российской Федерации - пост. Прав-ва РФ; - распоряжение Правительства Российской Федерации - расп. Прав-ва РФ; - постановление Конституционного Суда Российской Федерации - пост. КС РФ;

- постановление Верховного Суда Российской Федерации - пост. ВС РФ;

- решение Верховного Суда Российской Федерации - решен. ВС РФ;

- определение Верховного Суда Российской Федерации - опред. ВС РФ;

- постановление IIленума Верховного Суда Российской Федерации - пост. IIлен. ВС РФ;

- постановление Президиума Верховного суда Российской Федерации ­пост. Презид. ВС РФ;

- определение Президиума Верховного суда Российской Федерации - опред. Презид. ВС РФ;

- постановление Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации ­пост. ВАС РФ;

- определение Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации - опред. ВАС РФ;

- решение Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации - решен. ВАС РФ;

- приказ Генерального директора Судебного департамента - приказ ГД СД;

- распоряжение Генерального директора Судебного департамента - расп. Г Д СД;

- постановление Совета судей Российской Федерации - пост СС РФ.

5. При внесении отметок о характере вносимых изменений используются следующие условные обозначения: - полная утрата силы нормативным актом или его структурными единицами - у. с.;

- утрата силы нормативным актом или его структурными единицами в части

(частичная утрата силы)- ч.у.с.;

- отмена действия акта - отмен.;

- отмена действия акта на территории РФ - не действ.;

- приостановление действия - приост. действ.;

- возобновление действия - возобн. действ.;

- признание акта или его структурной единицы полностью неконституционными - призн. неконст ;

- признание акта или его структурной единицы неконституционными в части - призн. неконст. в части;

- признание акта или его структурной единицы полностью не соответствующими федеральному законодательству - призн. не соотв. ф.з.;

- признание акта или его структурной единицы не соответствующими федеральному законодательству в части - призн. не соотв. ф.з. в части;

- дополнение - доп.; - дана новая редакция - нов. ред.;

- замена слов - замен. ел.;

- распространение действия - распр. действ.;

- распространение действия в части - част. распр. действ.;

- исключены слова - искл. ел.;

- продление действия - продл. действ.;

- отсылка к другому акту (смотри также) - смт.

Пример: у.с. - пост. Прав-ва РФ от 17.11.98 №1024.

5.1. При полной утрате силы нормативным актом - все листы с текстом акта перечеркиваются по диагонали непрерывной линией и в верхней части титульного листа делается запись "у.с. - пост. Прав-ва РФ от 07.11.98 №1567".

5.2. Если утрачивает силу структурная единица акта (статья, пункт, подпункт, абзац), то непрерывной линией перечеркивается только соответствующий текст и запись делается на полях, напротив структурной единицы акта.

5.3. При частичной утрате силы актом в целом текст не перечеркивается, а в верхней части первого листа бумажного носителя делается запись "ч.у.с. ­пост. Прав-ва РФ от 12.12.98 №1064". При частичной утрате силы структурной единицей акта соответствующая запись делается на полях, напротив структурной единицы акта.

5.4. Отметки "продл. действ.", "распр.", "приост. действ.", "возобн. действ." и т.п. ставятся в верхней части первого листа, если изменения касались акта в целом, или на полях, если изменения касались структурных единиц акта.

5.5. При создании новой редакции структурной единицы акта - пунктирной линией по диагонали перечеркивается прежний текст и на полях, напротив измененной структурной единицы, делается запись "ст.7 в нов. ред. фз от 18.11.98 №171-ФЗ" или "п. 6 в нов. ред. фз от 18.11.98 № 171-ФЗ" и т.п.

При этом изменение текстов статей, пунктов, абзацев производится путем вклеек нового текста взамен предыдущего. Внесение дополнений в акт (новые статьи, пункты, абзацы) также производится путем вклеек в соответствующую часть текста.

5.6. При замене в акте отдельных слов, словосочетаний и цифр прямой горизонтальной линией зачеркиваются прежние слова, словосочетания, цифры и над зачеркнутыми вписываются новые. На полях, напротив внесенных изменений делается запись "замен. сл.- фз от 18.11.98 №171-ФЗ". Прежние слова, словосочетания или цифры зачеркиваются таким образом, чтобы их можно было прочитать, воспроизвести.

5.7. Если изменения в акте определены условием (моментом наступления определенной даты, события и т.п.), то записи на акте делаются по общим правилам с указанием на условие "у. с. с 1 января 1998 г. - указ През-та РФ от 22.10.96 № 981 ".

5.8. Отметка "смт" вносится в акты, когда:

- в акте содержится упоминание о ранее принятом акте;

- в акте содержится указание о предоставлении прав или возложении обязанностей: "в порядке", "применительно к порядку", "в порядке и на условиях" и т.п.;

- в акте содержатся ссылки на ранее приняты е базовые акты, в развитие которых принят настоящий: "во исполнение", "в целях реализации", "в соответствии с" и т.п.

Пример: СМТ. - пост. Прав-ва РФ от 12.12.98 №1064.

5.9. Отметки в контрольные экземпляры нормативных актов следует вносить разборчиво. При отсутствии свободного места на полях в бумажном носителе в соответствующее место вклеивается полоска бумаги.

5.10. В верхней части первой страницы контрольного экземпляра нормативного акта делается отметка о номере, дате, официальном источнике опубликования акта.

На вклейке с текстами изменений и дополнений должны содержаться сведения о номере и дате закона, на основании, которого вносятся изменения.

5.11. При внесении отметок об официальных источниках опубликования необходимо пользоваться следующими сокращениями:

- Собрание актов Президента Российской Федерации и Правительства

Российской Федерации - Собрание актов;

- Собрание законодательства Российской Федерации - СЗ РФ;

- Российская газета - РГ;

- Вестник Конституционного Суда Российской Федерации - ВКС;

- Бюллетень Верховного Суда Российской Федерации - БВС;

- Вестник Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации - Вестник

- Бюллетень международных договоров - БМД;

- Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной

власти - БНА ФОИВ

Пример: Опублик. СЗ РФ. 1998. №30. Ст. 1022 или РГ, 19.11.98, №05.

При указании сведений об официальных изданиях отдельных федеральных органов исполнительной власти следует использовать сокращенные наименования этих органов.

Пример: Бюллетень Министерства труда и социального развития Российской Федерации - Бюллетень Минтруда РФ.

6. При получении нового издания кодекса контрольный экземпляр прежнего издания заменяется новым. Изменения и дополнения вносятся в контрольный экземпляр нового издания после даты, по состоянию на которую издан кодекс (сборник). Контрольный экземпляр предыдущего издания сохраняется для справок.

Учет, хранение нормативных актов и юридической литературы.

7. Поступающие в судебный участок нормативные акты, официальные и другие издания, юридические журналы и литература подлежат строгому учету, хранению и периодической инвентаризации.

7.1. Официальные и другие издания, юридические журналы регистрируются в книге учета служебных изданий. На каждом экземпляре на первой и семнадцатой странице ставится входящий штамп суда с указанием даты поступления и номера по книге учета служебных изданий.

7.2. Юридическая литература подлежит учету в инвентарной книге. Каждому экземпляру книги в журнале соответствует свой инвентарный номер, который является ее индивидуальным опознавательным знаком. На каждом экземпляре книги на первой и семнадцатой странице ставится штамп и инвентарный номер.

7.3. Издания газетного формата («Российская газета», «Липецкая газета») хранятся в подшивках в расстеленном виде в порядке возрастания номеров. Издания журнального формата хранятся (при необходимости и возможности в сброшюрованном виде) в шкафах - стеллажах, где располагаются в хронологическом порядке и в порядке возрастания номеров.

7.4. Выдача юридической литературы в пользование производится по журналу, в котором должны указываться дата выдачи, подпись лица, получившего книгу и дата возвращения.

7.5. Пользование контрольными экземплярами нормативных актов производится, как правило, в кабинете, в котором они хранятся.

7.6. Передача нормативного материала и юридической литературы от одного работника другому производится по акту.

Юридический отдел любой организации вынужден обрабатывать значительное число документов, поэтому для повышения эффективности его работы необходимо грамотно организовать учёт и хранение юридических документов.

Учёт документов ведется с того времени, как они были созданы или поступили в организацию. Для этого предусмотрено:

  • создание журнала отправленной и поступающей корреспонденции. Его ведение возможно как в бумажном, так и электронном формате;
  • присвоение каждому документу учётного номера;
  • распределение документации по папкам.

Для сокращения временных затрат на поиск необходимого документа, в журнале регистрации указывается его учётный номер, дата поступления, название, а также краткое содержание.

В юридическом отделе необходимо хранить следующие типы документов:

  • учредительные документы юридического лица (устав организации, учредительный договор, списки учредителей и проч.);
  • положение о структурных подразделениях организации (в том числе филиалах): их правах, ответственности, взаимоотношениях;
  • документация, необходимая для подтверждения имущественных прав компании;
  • локальные нормативные акты организации: должностные инструкции, положение об оплате труда и т.д.;
  • доверенности;
  • корреспонденцию.

В юридических отделах большинства организаций предусмотрено хранение только текущей юридической документации, доступ к которой необходим на постоянной основе. По окончании срока действия производится их передача в архив компании или архивирование силами юридического отдела. Для организации архивного хранения требуется подготовка специализированного помещения. Оно должно соответствовать нормам безопасности, которые регламентированы законодательно.

Формирование дел для хранения документов юридических документов

При передаче дел для хранения, документы группируются в зависимости от их ценности (требуется экспертная оценка) и сроков хранения. На обложке переплета сформированного дела должны быть указаны: название, индекс, число дел в папке, а также срок хранения юридических документов. При переводе части документов в архив требуется составить опись дел, в соответствии с которой проводится сверка.

В целях совершенствования организации деятельности мировых судей и установления единообразия норм, регламентирующих вопросы определения сроков хранения документов судов общей юрисдикции, приказываю:

1. Утвердить согласованную постановлением Президиума Совета судей Российской Федерации от 7 декабря 2020 г. N 856 и решением Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве от 3 ноября 2020 г. Примерную номенклатуру дел, образующихся в процессе деятельности мировых судей.

2. Признать утратившей силу Примерную номенклатуру дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей, утвержденную Генеральным директором Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации 9 июня 2011 г. и согласованную решением Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве от 17 мая 2011 г.

3. Начальникам управлений Судебного департамента в субъектах Российской Федерации довести настоящий приказ до сведения органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, организационно обеспечивающих деятельность мировых судей.

приказом Судебного департамента

при Верховном Суде

от 29 декабря 2020 г. N 262

постановлением Президиума Совета

судей Российской Федерации

от 7 декабря 2020 г. N 856

комиссии при Федеральном

от 3 ноября 2020 г.

ДЕЛ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ПРОЦЕССЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МИРОВЫХ СУДЕЙ

I. Общие положения

1.2. Примерная номенклатура устанавливает примерный состав дел, образующихся в процессе деятельности мировых судей, а также определяет сроки их хранения.

Примерная номенклатура используется при классификации документов, составлении индивидуальной номенклатуры дел и формировании дел по номенклатуре в делопроизводстве.

1.3. Сроки хранения документов, установленные Примерной номенклатурой, являются обязательными.

Документы временного срока хранения не могут быть уничтожены ранее установленных для них сроков хранения.

1.4. Сроки хранения, установленные Примерной номенклатурой, распространяются на документы, созданные на бумажном носителе, и электронные документы.

1.5. Документы, срок хранения которых определен Примерной номенклатурой "постоянно", подлежат постоянному хранению и передаются на государственное хранение в виде подлинников в установленные сроки.

При наличии соответствующего примечания ряд документов, имеющих срок хранения "постоянно", хранится в архиве мирового судьи и передается на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив в случае упразднения судебного участка без передачи правопреемнику.

1.6. На основе Примерной номенклатуры составляется индивидуальная номенклатура дел (далее - номенклатура), образующихся в деятельности мирового судьи.

Для вновь заводимых в течение года дел (при возникновении новых документированных участков работы, непредусмотренных дел) при составлении номенклатуры в каждом разделе оставляются резервные номера либо применяются литерные номера. Составление новой номенклатуры не требуется.

II. Структура Примерной номенклатуры и порядок

2.1. Примерная номенклатура построена по функциональному принципу и содержит систематизированный перечень заголовков дел, образующихся в процессе деятельности мирового судьи, с указанием сроков их хранения.

2.2. Примерная номенклатура состоит из разделов и подразделов, соответствующих основным направлениям деятельности мирового судьи.

2.3. Заголовки дел в разделах и подразделах Примерной номенклатуры расположены по степени значимости документов.

2.4. Примерная номенклатура состоит из 9 разделов:

разделы 1 и 2 включают документы, отражающие распорядительную и организационную деятельность мировых судей, в том числе по вопросам планирования деятельности мирового судьи и его аппарата;

раздел 3 включает документы по ведению судебной статистики;

разделы 4 и 5 включают документы по судебным делам, нарядам, производствам и по ведению судебного делопроизводства;

разделы 6, 7, 8 и 9 включают документы по организации хранения документов, информационному обеспечению деятельности судебных участков мировых судей, а также документы по административно-хозяйственным вопросам и обеспечению деятельности библиотеки.

2.5. Примерная номенклатура имеет 4 графы:

в графе 1 указаны индексы дел, которые состоят из установленного цифрового обозначения раздела и порядкового номера заголовка дела. Индекс обозначается арабскими цифрами. Группы цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире. В пределах одного раздела для однородных дел сохраняются одинаковые индексы;

в графе 2 приведены заголовки дел (виды документов). Примерная номенклатура не содержит в статьях конкретные наименования документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документа. При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин "документы", а в скобках раскрываются наименования основных видов документов, включенных в статью.

При составлении номенклатуры возможны уточнения заголовков, предложенных Примерной номенклатурой, их конкретизация;

в графе 3 указаны сроки хранения документов, номера статей со ссылкой на ПФС, Типовой перечень;

в графе 4 приводятся примечания, комментирующие и уточняющие сроки, порядок хранения дел и документов, пояснение о виде носителя и другое.

2.6. Отметка "ЭПК", проставленная в Примерной номенклатуре к конкретным видам документов, означает, что часть таких документов после истечения сроков временного хранения подлежит экспертизе ценности и отбору на постоянное хранение.

Срок хранения документов с отметкой "до минования надобности" не может быть менее одного года.

2.7. При определении сроков хранения документов должны учитываться все имеющиеся в примечаниях к статьям Примерной номенклатуры уточнения и разъяснения.

2.8. В случае изменения сроков хранения судебных дел и документов вновь принятыми нормативными правовыми актами новые сроки хранения распространяются на дела и документы, законченные делопроизводством (в том числе законченные делопроизводством до вступления в силу нормативно-правовых актов, устанавливающих новые сроки хранения), за исключением тех дел и документов, которые были внесены в описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, согласованные с экспертной комиссией судебного участка мирового судьи, с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела и утвержденные мировым судьей до вступления в силу нормативных правовых актов, установивших новые сроки хранения.

2.9. Исчисление сроков хранения всех судебных дел, других дел и документов общего делопроизводства производится с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства по ним.

Например, исчисление срока хранения дел и документов, законченных делопроизводством в 2020 году, начинается с 1 января 2021 г.

2.10. Срок хранения уголовных дел определяется путем суммирования срока назначенного наказания (как основного, так и дополнительного) и срока, установленного Примерной номенклатурой.

При этом срок хранения уголовных дел, установленный Примерной номенклатурой, исчисляется:

со дня окончания срока наказания (как основного, так и дополнительного), определенного приговором, вступившим в законную силу;

со дня выплаты судебного штрафа; в случае отмены постановления о применении этой меры уголовно-правового характера и привлечении лица к уголовной ответственности - со дня окончания срока наказания, определенного приговором, вступившим в законную силу;

со дня истечения испытательного срока при условном осуждении (отмены условного осуждения со снятием судимости в порядке части первой статьи 74 Уголовного кодекса Российской Федерации); в случае отмены условного осуждения и направления осужденного для отбывания наказания, а также отмены условного осуждения в связи с совершением другого преступления - со дня окончания срока наказания, определенного приговором, вступившим в законную силу;

со дня истечения срока действия принудительных мер воспитательного воздействия; в случае отмены этих мер и привлечения лица к уголовной ответственности - со дня окончания срока наказания, определенного приговором, вступившим в законную силу;

со дня истечения отсрочки исполнения приговора беременной женщине и женщине, имеющей малолетних детей; в случае отмены отсрочки исполнения приговора и направления осужденной для отбывания наказания - со дня окончания срока наказания, определенного приговором, вступившим в законную силу;

со дня истечения отсрочки исполнения приговора осужденному, признанному больным наркоманией; в случае отмены отсрочки исполнения приговора и направления осужденного, признанного больным наркоманией, для отбывания наказания - со дня окончания срока наказания, определенного приговором, вступившим в законную силу;

с момента вынесения судом определения о прекращении применения принудительных мер медицинского характера к лицам, совершившим общественно опасные деяния в состоянии невменяемости;

с момента вступления в законную силу оправдательного приговора, а также постановления (определения) о прекращении дела.

2.11. Срок хранения 50/75 лет означает, что указанные документы, законченные делопроизводством до 1 января 2003 г., хранятся 75 лет; законченные делопроизводством после 1 января 2003 г., хранятся 50 лет. Указанные документы, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, подлежат экспертизе ценности по истечении установленных сроков хранения.

2.12. Организация проведения экспертизы ценности документов, отбор документов и оформление их на уничтожение осуществляются в соответствии с Методическими рекомендациями по организации работы архива и формированию электронного архива в аппарате мирового судьи, согласованными постановлением Президиума Совета судей Российской Федерации от 6 февраля 2019 г. N 708.

Примерная номенклатура разработана во исполнение постановления Совета судей Российской Федерации от 29 апреля 2005 г. N 131 "О мерах по совершенствованию организации деятельности мировых судей в Российской Федерации". При разработке номенклатуры учтены требования Инструкции о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования, утвержденной приказом Судебного департамента от 28 декабря 2005 г. N 157.

В работе по составлению Примерной номенклатуры использованы отдельные положения Методических рекомендаций по организации работы архива у мирового судьи, разработанных Судебным департаментом при Верховном Суде Российской Федерации в 2006 году в качестве основы организации работы архивов мировых судей в субъектах Российской Федерации (N СД-НК/704 от 3 апреля 2007 г.).

2. Примерная номенклатура является основным нормативным документом, определяющим сроки хранения всех категорий документов, образующихся в процессе деятельности мировых судей.

Примерная номенклатура содержит максимальный перечень дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей.

Примерная номенклатура представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве мирового судьи, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Примерная номенклатура составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел и документов в делопроизводстве мирового судьи. Она определяет группировку исполненных документов в дела, систематизацию дел, индексацию и сроки хранения дел, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, используется также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Для дел общего делопроизводства, указанных в Примерной номенклатуре, а также для уголовных, гражданских дел и дел об административных правонарушениях сроки хранения устанавливаются в соответствии со статьями Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558, Перечня документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения (далее - ПФС). Для отдельных категорий дел, образующихся в деятельности мировых судей, сроки хранения устанавливаются данной Примерной номенклатурой.

3. Номенклатура служит целям обеспечения сохранности в делопроизводстве и отбора документов, образующихся в деятельности мировых судей, на постоянное хранение и уничтожение.

4. На основе Примерной номенклатуры дел составляется индивидуальная номенклатура дел, образующихся в деятельности мирового судьи (далее - номенклатура), повторяя формулировки Примерной номенклатуры дел, установленные в ней сроки хранения, а также индексы, определенные для соответствующей категории дел.

Номенклатура составляется на каждый год не позднее октября предшествующего года на основе изучения содержания документов, образующихся в процессе деятельности мирового судьи.

Индивидуальная номенклатура дел мирового судьи оформляется в соответствии с приложением к настоящей Примерной номенклатуре.

5. Индивидуальная номенклатура согласовывается с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела в порядке, определяемом действующим законодательством, и утверждается мировым судьей. Номенклатура пересогласовывается с архивным учреждением не реже чем раз в пять лет. В случае значительных изменений функций, состава документации номенклатура подлежит пересоставлению и утверждению независимо от срока ее согласования.

6. Сроки хранения дел, установленные Примерной номенклатурой, являются обязательными для всех мировых судей.

Уничтожение документов временного хранения производится после утверждения архивным органом описей дел постоянного хранения.

7. Взаимодействие с архивными учреждениями в субъектах Российской Федерации осуществляется органами (службами), обеспечивающими деятельность мировых судей, на основании соответствующих договоров, предусматривающих порядок сдачи дел в государственный или муниципальный архивы.

8. Дела, срок хранения которых определен Примерной номенклатурой "постоянно", подлежат хранению и передаются в соответствующие государственные или муниципальные архивы в виде подлинников в установленные сроки. При наличии соответствующей отметки в примечании ряд дел, имеющих срок хранения "постоянно", хранятся в архиве мирового судьи и на государственное хранение не передаются.

В случае если дела (документы), образующиеся в деятельности мирового судьи, являются источником комплектования государственных или муниципальных архивов и отнесены в установленном порядке и в соответствии с данной Примерной номенклатурой к составу архивного фонда Российской Федерации, они подлежат передаче на постоянное хранение в указанные архивы.

9. Дела временного срока хранения не могут быть уничтожены ранее установленных для них сроков хранения. По решению экспертной комиссии, созданной у мирового судьи, сроки хранения отдельных дел могут быть продлены исходя из их научной и практической ценности по согласованию с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела или федерального государственного архива.

Порядок создания экспертной комиссии отражен в Основных правилах работы ведомственных архивов, утвержденных приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. N 263, а также в Методических рекомендациях по организации работы архива у мирового судьи либо в соответствии с действующими нормативными документами.

Уничтожение дел временного хранения производится после утверждения архивным органом описей дел постоянного хранения и по личному составу в тех субъектах Российской Федерации, где они ведутся.

10. Организацию проведения экспертизы ценности документов, отбора документов и оформления их на уничтожение, а также контроль правильности проведения экспертизы ценности документов и применения настоящей Примерной номенклатуры осуществляют органы Судебного департамента в субъектах Российской Федерации, уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, а также органы (службы, подразделения) по обеспечению деятельности мировых судей в субъектах Российской Федерации, где эти полномочия непосредственно за ними закреплены соответствующими нормативными документами.

11. Разделы Примерной номенклатуры включают перечень дел, образующихся в деятельности мировых судей субъектов Российской Федерации, с учетом специфики действующего регионального законодательства, в том числе по решению кадровых, организационно-правовых и иных вопросов обеспечения деятельности мировых судей.

Внутри разделов Примерной номенклатуры заголовки дел располагаются по степени важности документов с учетом их взаимосвязи по конкретным направлениям деятельности.

12. Каждое дело, включенное в Примерную номенклатуру, имеет строго определенный индекс (графа 1). Индекс дела состоит из установленного цифрового обозначения и порядкового номера заголовка дела. Индекс обозначается арабскими цифрами. Группы цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире.

В пределах одного раздела для однородных дел сохраняются одинаковые индексы.

13. Графа 2 включает заголовки дел. При составлении номенклатуры мирового судьи возможны уточнения заголовков, предложенных Примерной номенклатурой, их конкретизация. Допускается объединение в одно дело нескольких взаимосвязанных по содержанию заголовков из Типовой номенклатуры.

Заголовок дела четко и лаконично отражает основное содержание и состав (виды) документов.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Если дело состоит из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

14. В графе 3 указываются сроки хранения дел, а в графе 4 - номера статей со ссылкой на Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, Перечень документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения.

15. Требования, содержащиеся в Примерной номенклатуре, должны учитываться при составлении индивидуальной номенклатуры дел (документов) мирового судьи.

При составлении номенклатуры мирового судьи не допускается объединение в одном деле документов с различными сроками хранения.

В индивидуальную номенклатуру дел необходимо перенести отметку "ЭПК", которая добавлена к сроку хранения отдельных дел в номенклатуре. Отметка "ЭПК" означает, что в данном деле могут быть документы, имеющие практическую и научно-историческую ценность и подлежащие отбору на постоянное хранение (после проведения полистного просмотра дел) и передаче их в государственный архив.

16. Исчисление сроков хранения нарядов и дел общего делопроизводства начинается с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например: исчисление сроков хранения дел, законченных делопроизводством в 2011 году, начинается с 1 января 2012 г.

17. Сроки хранения для гражданских дел исчисляются с момента:

обращения к исполнению вступившего в законную силу судебного акта;

вступления в законную силу определения о прекращении производства по делу;

вступления в законную силу определения об оставлении иска, заявления, жалобы без рассмотрения;

вынесения судебного приказа и обращения его к исполнению.

18. Сроки хранения для уголовных дел исчисляются с момента:

вступления в законную силу оправдательного приговора, а также постановления (определения) о прекращении дела.

19. Сроки хранения для дел об административных правонарушениях исчисляются с момента:

обращения к исполнению вступившего в законную силу судебного акта по делу об административном правонарушении;

вступления в законную силу постановления о прекращении производства по делу.

20. В графу 5 переносятся все примечания из соответствующей графы Примерной номенклатуры дел. Кроме того, в данной графе проставляются отметки о переходящих на следующий год делах, о передаче дел, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование конкретных дел.

21. При определении сроков хранения дел должны учитываться все имеющиеся в примечаниях к статьям Примерной номенклатуры уточнения и разъяснения.

22. Срок "до минования надобности" означает, что документы имеют только практическое значение, срок их хранения определяется мировым судьей и не может быть менее одного года.

23. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел отдельно постоянного и временного хранения, об общем количестве дел.

24. Итоговая запись удостоверяется подписью ответственного за подготовку номенклатуры дел работника аппарата мирового судьи.

25. Вместе с делами постоянного хранения в государственный (муниципальный) архив передается опись дел постоянного хранения в двух экземплярах. Два экземпляра описи дел остаются в архиве мирового судьи на постоянное хранение.

26. Типовую номенклатуру дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей, утвержденную Генеральным директором Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации 30 декабря 2008 г., считать утратившей силу с момента утверждения настоящей Примерной номенклатуры.

Автор статьи

Куприянов Денис Юрьевич

Куприянов Денис Юрьевич

Юрист частного права

Страница автора

Читайте также: