Обязанности кадровой службы государственного органа

Обновлено: 18.04.2024

Трудовое законодательство не содержит норм, требующих от работодателя обязательного составления должностных инструкций (ДИ). Однако этот документ необходим для определения трудовых функций работника, его прав и обязанностей, ответственности, квалификационных требований, предъявляемых к занимаемой должности. В нашей статье речь пойдет о ДИ кадровика и особенностях ее составления в 2021 году.

Роль кадровой службы в компании

Роль кадровой службы в деятельности компании определяется ее функциями. В обязанности кадровой службы входит:

Прием персонала на работу.
Оформление кадровых документов.
Подготовка локальных нормативных актов и других обязательных документов.
Ведение воинского учета.
Остальные участки работы, в зависимости от специфики деятельности компании.

Если организация большая, все указанные функции целесообразно распределить между специалистами кадровой службы. Работники в одинаковой должности могут выполнять разные обязанности, закрепить которые необходимо именно в ДИ.

Актуальные требования к должностной инструкции

При составлении должностной инструкции специалиста по кадрам в 2021 году необходимо учесть четыре важных изменения в законодательстве:

1. Благодаря Закону от 16.12.2019 № 439-ФЗ, внесшему в ТК РФ понятие электронных трудовых книжек (ст. 66.1), у работодателей появилась новая обязанность – составление и подача в пенсионный фонд формы СЗВ-ТД. Кроме того, работникам кадровой службы необходимо инструктировать сотрудников по вопросам перехода на ЭТК.

2. Закон от 03.10.2018 № 353-ФЗ ТК РФ дополнен новой статьей 185.1, согласно которой работодатели обязаны предоставлять работникам оплачиваемые дни для прохождения диспансеризации. Эта норма заработала с начала 2019 года. Получить такие выходные могут все работники организации один раз в три года. Предпенсионерам и пенсионерам предоставляются на эти цели два дня ежегодно. Для получения гарантии работники должны написать заявление и согласовать дату выходного дня с работодателем. Таким образом, у кадровиков появилась обязанность оформления приказов о предоставлении дополнительного выходного дня для прохождения диспансеризации.

3. Законом от 24.04.2020 № 132-ФЗ ужесточена ответственность работодателей за нарушения в области воинского учета. С 05.05.2020 в среднем в 3 раза выросли административные штрафы за нарушения в этой сфере. Речь идет о непредставлении в военкомат списков граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет, о неоповещении о вызове по повестке военкомата, а также о несвоевременном уведомлении военкомата о принятых или уволенных работниках, подлежащих воинскому учету.

Помимо указанных изменений с двух месяцев до трех лет увеличился срок давности привлечения к административной ответственности за нарушения в области воинского учета.

4. Законом от 15.10.2020 № 341-ФЗ усилены санкции за неправильное хранение документов. Согласно поправкам начиная с 26.10.2020 несоблюдение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных, в том числе и кадровых документов, грозит увеличением штрафов. Ответственность для юрлиц осталась на прежнем уровне — в размере от 5 тыс. до 10 тыс. рублей. Для должностных лиц штрафы повышены: вместо прежних 300—500 рублей придется расстаться с суммой от 3 до 5 тыс. рублей.

Новый перечень сроков хранения кадровых документов утвержден Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, а вступил в силу с 18.02.2020.

Должностные обязанности кадровика

В разделе «Должностные обязанности» необходимо указать перечень функций, которые будет исполнять конкретный кадровый специалист. Для разработки содержания этого раздела можно воспользоваться:

профстандартом специалиста по управлению персоналом, утвержденным Приказом Минтруда РФ от 06.10.2015 № 691н;
Общероссийским классификатором занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08), утвержденным Приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст;
квалификационным справочником, утвержденным Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37.

Например, кадровик обязан:

1) осуществлять поиск и подбор работников;

2) оформлять прием нового персонала;

3) проводить адаптационные встречи с новыми сотрудниками;

4) в рамках исполнения функции ведения кадрового учета и кадрового делопроизводства:

вести учет личного состава компании;
оформлять прием, перевод, увольнение работников, направление в командировки, предоставление отпусков, привлечение к дисциплинарной ответственности;
заполнять, учитывать и хранить трудовые книжки;
вести учет предоставления отпусков работникам, составлять график очередных отпусков;
выдавать справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников;
вести учет и проверку правильности оформления больничных. Заполнять соответствующие графы о страховом стаже для определения размера пособия по временной нетрудоспособности;
представлять в ПФР сведения для регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета, если лицо принято на работу впервые. Составлять форму СЗВ-ТД и осуществлять ее передачу в ПФР;
контролировать своевременное составление табелей учета рабочего времени;
обеспечивать хранение в отделе кадров кадровой документации (трудовые договоры, приказы по личному составу и их основания, журналы учета);
готовить документы к сдаче их на хранение в архив;
составлять документы в страховые компании для оформления полисов по добровольному медицинскому страхованию работников;
организовывать и документально оформлять аттестацию и обучение персонала;
осуществлять воинский учет.

Права сотрудника кадровой службы

В раздел «Права» необходимо внести список тех прав, которыми в пределах своей компетенции работодатель наделяет специалиста для исполнения им своих обязанностей.

Специалист по кадрам вправе:

1) вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности кадровой службы;

2) запрашивать и получать от руководителей структурных подразделений компании и работников сведения и документы для выполнения его должностных обязанностей;

3) контролировать соблюдение в структурных подразделениях организации трудового законодательства в отношении работников, а также ПВТР, трудовой дисциплины работниками. Докладывать руководству о выявленных нарушениях;

4) запрашивать у руководителей структурных подразделений организации помощь в выполнении должностных обязанностей;

5) консультировать по вопросам, входящим в его компетенцию;

6) взаимодействовать с подразделениями сторонних организаций для решения вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию специалиста по кадрам.

Ответственность специалиста по кадрам

В разделе «Ответственность» необходимо отразить все возложенные на специалиста по кадрам виды ответственности. При этом нужно принять во внимание его должностные обязанности. Таким образом, ДИ даст понять, за что именно и как могут наказать кадровика.

Сотрудник ОК может нести ответственность в следующих случаях:

1. Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных ТК РФ.

2. Совершение правонарушений, связанных с выполнением своих функций — в пределах, установленных действующим КоАП РФ, УК РФ и ГК РФ.

3. Причинение материального ущерба работодателю в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.

4. Непринятие оперативных мер, включая своевременное информирование начальника отдела кадров и вышестоящих руководителей, по пресечению обнаруженных в организации нарушений трудового законодательства, создающих угрозу деятельности организации и ее работников.

5. Несвоевременное и ненадлежащее исполнение приказов, распоряжений и поручений начальника отдела кадров и вышестоящих руководителей, НПА по своей деятельности;

6. Разглашение персональных данных работников.

7. Несоблюдение ПВТР, противопожарной безопасности и техники безопасности.

К ответственности за нарушения кадрового учета привлекают как организацию, так и ее должностных лиц — руководителя и кадровика по ст. 5.27 и 5.27.1 КоАП РФ.

Статья 44. Кадровая работа

1. Кадровая работа включает в себя:

1) формирование кадрового состава для замещения должностей гражданской службы;

2) подготовку предложений о реализации положений настоящего Федерального закона, других федеральных законов и иных нормативных правовых актов о гражданской службе и внесение указанных предложений представителю нанимателя;

3) организацию подготовки проектов актов государственного органа, связанных с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением, заключением служебного контракта, назначением на должность гражданской службы, освобождением от замещаемой должности гражданской службы, увольнением гражданского служащего с гражданской службы и выходом его на пенсию за выслугу лет, и оформление соответствующих решений государственного органа;

4) ведение трудовых книжек гражданских служащих (при наличии), формирование сведений о трудовой деятельности за период прохождения гражданской службы гражданскими служащими и представление указанных сведений в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования, для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации;

(см. текст в предыдущей редакции)

5) ведение личных дел гражданских служащих;

6) ведение реестра гражданских служащих в государственном органе;

7) оформление и выдачу служебных удостоверений гражданских служащих;

8) обеспечение деятельности комиссии по урегулированию конфликтов интересов;

9) организацию и обеспечение проведения конкурсов на замещение вакантных должностей гражданской службы и включение гражданских служащих в кадровый резерв;

10) организацию и обеспечение проведения аттестации гражданских служащих;

11) организацию и обеспечение проведения квалификационных экзаменов гражданских служащих;

12) организацию заключения договоров о целевом обучении;

(в ред. Федеральных законов от 02.07.2013 N 185-ФЗ, от 03.08.2018 N 337-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

13) организацию профессионального развития гражданских служащих;

(в ред. Федеральных законов от 02.07.2013 N 185-ФЗ, от 29.07.2017 N 275-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

14) формирование кадрового резерва, организацию работы с кадровым резервом и его эффективное использование;

15) обеспечение должностного роста гражданских служащих;

16) организацию проверки достоверности представляемых гражданином персональных данных и иных сведений при поступлении на гражданскую службу, а также оформление допуска установленной формы к сведениям, составляющим государственную тайну;

17) организацию проведения служебных проверок;

18) организацию проверки сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также соблюдения гражданскими служащими ограничений, установленных настоящим Федеральным законом и другими федеральными законами;

19) консультирование гражданских служащих по правовым и иным вопросам гражданской службы.

2. Положение о подразделении государственного органа по вопросам государственной службы и кадров утверждается руководителем государственного органа.

3. В кадровой работе используются государственные информационные системы, предусмотренные статьей 44.1 настоящего Федерального закона.

Подборка наиболее важных документов по запросу Кадровая служба государственного органа (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Судебная практика: Кадровая служба государственного органа

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Подборка судебных решений за 2021 год: Статья 59.2 "Увольнение в связи с утратой доверия" Федерального закона "О государственной гражданской службе Российской Федерации" "Названные взыскания налагаются на гражданского служащего в соответствии с порядком, установленным статьей 59.3 Федерального закона от 27 июля 2004 года N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации", и применяются представителем нанимателя на основании доклада о результатах проверки, проведенной подразделением кадровой службы соответствующего государственного органа по профилактике коррупционных и иных правонарушений, а в случае, если доклад о результатах проверки направлялся в комиссию по урегулированию конфликта интересов, - и на основании рекомендации указанной комиссии."

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Подборка судебных решений за 2020 год: Статья 59.3 "Порядок применения взысканий за коррупционные правонарушения" Федерального закона "О государственной гражданской службе Российской Федерации" "Положениями частей 1, 2, 3 статьи 59.3 того же Федерального закона устанавливается, что взыскания, предусмотренные статьями 59.1 и 59.2 указанного Федерального закона, применяются представителем нанимателя на основании доклада о результатах проверки, проведенной подразделением кадровой службы соответствующего государственного органа по профилактике коррупционных и иных правонарушений, а в случае, если доклад о результатах проверки направлялся в комиссию по урегулированию конфликтов интересов, - и на основании рекомендации указанной комиссии."

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Кадровая служба государственного органа

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Готовое решение: Как установить наставничество на государственной гражданской службе
(КонсультантПлюс, 2022) Организует наставничество кадровая служба госоргана. Для этого она использует в том числе государственные информационные системы в области гражданской службы (п. 6 Положения о наставничестве на госслужбе).

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Готовое решение: Как назначить пенсию за выслугу лет госслужащим
(КонсультантПлюс, 2022) Документы нужно представить в госорган, в котором госслужащий работал перед увольнением. Если он реорганизован или ликвидирован, документы надо подать в кадровую службу госоргана, которому переданы функции реорганизованного или упраздненного органа (п. п. 4, 5 Правил обращения за пенсией за выслугу лет).

Нормативные акты: Кадровая служба государственного органа

"Обзор практики применения судами в 2014 - 2016 годах законодательства Российской Федерации при рассмотрении споров, связанных с наложением дисциплинарных взысканий за несоблюдение требований законодательства о противодействии коррупции"
(утв. Президиумом Верховного Суда РФ 30.11.2016) Названные взыскания налагаются на гражданского служащего в соответствии с порядком, установленным статьей 59.3 Федерального закона от 27 июля 2004 года N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации", и применяются представителем нанимателя на основании доклада о результатах проверки, проведенной подразделением кадровой службы соответствующего государственного органа по профилактике коррупционных и иных правонарушений, а в случае, если доклад о результатах проверки направлялся в комиссию по урегулированию конфликта интересов, - и на основании рекомендации указанной комиссии.

Кадровая служба государственного органа — это подразделение в структуре государственной службы, которое выполняет функции и задачи, установленные ст. 44 Федерального закона «О государственной гражданской службе Российской Федерации» № 79-ФЗ о кадровой работе.

Кадровая служба должна практически обеспечивать реализацию руководством государственного органа его задач и функций, занимаясь решением организационно-управленческих задач, формированием кадрового состава профессиональным развитием персонала, анализом и регулированием служебного продвижения госслужащих, применяя наиболее эффективные кадровые технологии.

Функции, полномочия и структура кадровой службы государственного органа определяются Положением о подразделении государственного органа по вопросам государственной службы и кадров, которое, согласно Федеральному закону № 79-ФЗ (ст. 44, п. 2), должно утверждаться в каждом государственном органе его руководителем. Как правило, это подразделение в государственном органе называется управлением государственной службы и кадров. Оно выполняет две базовые функции: занимается вопросами организации и прохождения государственной службы и собственно кадровой работой — поиском, отбором, укомплектованием штатов и кадровым делопроизводством.

Кадровая служба имеется в каждом государственном органе. Но ее социальный и функционально-правовой статус пока низок по сравнению с кадровыми службами в зарубежных странах, где работа с людьми, управление их профессиональным и личностным развитием давно стали приоритетными.

Положение о кадровой службе — документ, определяющий общие вопросы организации кадровой службы, ее основные цели, задачи и функции, права и обязанности, ответственность и порядок взаимоотношений с другими структурными подразделениями государственного органа.

Типовое Положение о кадровой службе может включать в себя следующие разделы:

Раздел 1. Общие положения.

Раздел 2. Основные задачи кадровой службы. (по ст. 44 Федерального закона «О государственной гражданской службе Российской Федерации» № 79-ФЗ). В деятельности современной кадровой службы выделяются два основных направления — вопросы кадровой практики и вопросы государственной службы. Не случайно многие кадровые подразделения государственных органов сейчас называются управлениями государственной службы и кадров (раньше назывались управлениями кадров).

Раздел 3. Структура кадровой службы. Структура и штатная численность кадровой службы утверждаются в установленном порядке руководителем органа Структура (наименование и количество отделов) зависит от профессиональной специфики государственного органа. Численность работников кадровой службы, как правило, определяется из расчета: один специалист на 50 сотрудников. В ее состав входят специалисты, занятые профессиональным отбором, адаптацией и определением профпригодности работников; обучением кадров; соблюдением норм служебного и трудового права; оценкой кадров, определением и развитием их потенциальных способностей; оформлением и учетом персонала, ведением кадрового делопроизводства и т.д.

Раздел 4. Права и обязанности руководителя кадровой службы. Руководитель кадровой службы подчиняется непосредственно руководителю государственного органа. Он возглавляет работу службы, реализует задами, возложенные на нее, и несет персональную ответственность за ее деятельность. Руководитель имеет право: утверждать перспективный план кадровой работы в государственном органе; готовить проекты документов по вопросам поступления на государственную службу, ее прохождения и должностного роста сотрудников; давать обязательные для исполнения указания работникам аппарата государственного органа по вопросам, относящимся к компетенции кадровой службы; осуществлять подбор и расстановку персонала в кадровой службе; согласовывать разрабатываемые в государственном органе проекты приказов, инструкций и т.п.; вносить руководителю государственного органа предложения о поощрении или привлечении к дисциплинарной ответственности служащих и т.д. Периодически, не менее двух раз в год, он представляет руководству государственного органа анализ состояния кадровой работы.

Раздел 5. Основные требования к квалификации работников кадровой службы. Работники кадровой службы должны в максимальной степени соответствовать квалификационным требованиям, предъявляемым к их должностям. На кадровой службе должны находиться специалисты, как правило, с высшим гуманитарным образованием, имеющие опыт практической управленческой и кадровой работы и хорошо знающие служебное и трудовое право. Наиболее приемлемыми являются специальности (профессиональное образование): «государственное и муниципальное управление», «юриспруденция», «управление персоналом», «социология», «психология».

На сегодняшний день главным кадровым органом страны является Управление Президента РФ по кадровым вопросам и государственным наградам. В Положении об Управлении, утвержденном указом Президента РФ от 25 июня 2005 г. № 799, фиксируются задачи, функции и права этого подразделения.

Управление является самостоятельным подразделением Администрации Президента РФ. Основными задачами Управления являются:

участие в обеспечении реализации Президентом РФ его конституционных полномочий по решению кадровых вопросов, а также вопросов, касающихся награждения государственными наградами России и присвоения почетных званий РФ;
осуществление в пределах своей компетенции контроля за исполнением федеральных законов, указов, распоряжений и поручений Президента РФ по кадровым вопросам и вопросам, касающимся государственных наград;
подготовка предложений Президенту РФ по вопросам осуществления кадровой политики и единой политики в области государственных наград;
обеспечение деятельности Российского организационного комитета «Победа», Комиссии по государственным наградам при Президенте РФ, Комиссии при Президенте РФ по предварительному рассмотрению кандидатур на должности судей федеральных судов, а также в пределах своей компетенции деятельности иных совещательных и консультативных органов при Президенте РФ;
кадровое и организационно-штатное обеспечение деятельности Администрации Президента РФ.

Наряду с этими четырьмя основными Управление выполняет много других функций.

Для осуществления своих задач и функций управление имеет право:

запрашивать и получать в установленном порядке необходимые материалы от самостоятельных подразделений Администрации Президента РФ, от федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов РФ, органов местного самоуправления, а также от организаций и должностных лиц;
пользоваться банками данных Администрации Президента РФ и федеральных органов исполнительной власти;
привлекать для осуществления отдельных работ ученых и специалистов, в том числе на договорной основе.

Руководство деятельностью Управления осуществляет начальник Управления, который назначается на должность и освобождается от должности Президентом РФ по представлению руководителя Администрации Президента

Структурно Управление состоит из 12 департаментов: военной кадровой политики, кадровой политики в специальных службах, кадровой политики в правоохранительных органах, кадровой политики в органах судопроизводства и прокуратуры, инспектирования и контроля работы с кадрами, работы с персоналом Администрации Президента РФ, правового обеспечения, анализа кадровых процессов и перспективного планирования, государственной наградной политики, организации вручения государственных наград, по обеспечению деятельности консультативных органов, организационно-технического обеспечения. Штатная численность Управления — около 150 человек.

В федеральной законодательной ветви власти — Государственной Думе РФ в рамках ее центрального аппарата создана и функционирует своя кадровая служба — Управление государственной службы и кадров. Это кадровое подразделение состоит из следующих отделов: по работе с депутатами и их помощниками; по работе с персоналом аппарата Государственной Думы; обеспечения прохождения государственной службы и повышения квалификации; специальных работ. Наряду с этим есть своя служба делопроизводства. Аналогичное подразделение имеется и в верхней палате Федерального Собрания — Совете Федерации. Оно также называется Управлением государственной службы и кадров.

В администрациях субъектов РФ существуют свои структурные подразделения по кадровым вопросам, имеющие разные наименования, задачи и функции, — департаменты, управления, отделы. Например, в правительстве Москвы функционирует Управление государственной службы и кадров. Структурно оно состоит из отделов государственной службы; учета персонала; профессиональной переподготовки и повышения квалификации; государственных наград; руководящих кадров и государственных структур.

О том, насколько эффективна сегодня работа кадровых служб государственных органов, в какой-то мере можно судить по данным социологических опросов респондентов — служащих и экспертов. Основными приоритетами кадровой работы на государственной службе названы (по убывающей): повышение авторитета и престижа государственной службы, профессиональное развитие государственных служащих, защита государственной службы от непрофессионалов, защита госслужащих от кадрового волюнтаризма руководителей, обеспечение открытости кадровой политики на государственной службе, подготовка специалистов для кадровых служб и органов управления государственной службой.

На вопрос, какие меры необходимо принять для повышения эффективности государственной кадровой политики и работы, респонденты-служащие ответили (по убывающей): создать более гибкую и прогрессивную систему оплаты труда, обеспечить профессиональный отбор и подбор кадров, не допускать участия госслужащих в политическом противоборстве, повысить профессиональный уровень работников кадровых служб, осуществлять объективный конкурсный отбор кадров и объективную оценку персонала, наладить служебный и общественный контроль за кадровой работой.

Выводы очевидны: руководителям государственных органов и руководителям кадровых служб следует обратить более пристальное внимание на вопросы открытости проводимой кадровой политики и кадровой деятельности, пресечения фактов субъективизма и кадрового произвола, повышения уровня правовой и социальной защищенности персонала, роста его профессионального уровня и обеспечения должностного роста, содействия не на словах, а на деле служебной карьере.

Практика свидетельствует, что приоритетными задачами и направлениями работы кадровых служб государственных органов на ближайшее время должны стать:

внедрение новой системы поиска и отбора кадров государственной службы;
обеспечение устойчивого и непрерывного профессионального развития персонала государственных органов;
формирование и рациональное использование кадрового резерва;

Представляет интерес оценка самих государственных служащих по данной проблеме. На вопрос, какие меры, необходимо принять для повышения эффективности работы кадровых служб федеральных органов власти, были получены такие ответы (по убывающей): совершенствовать специальную подготовку работников кадровых служб, совершенствовать законодательство по проблемам государственной службы, разработать стратегию и тактику кадрового обеспечения государственной службы, повысить правовой и социальный статус кадровых служб, совершенствовать информационно-аналитическое обеспечение работы с кадрами, улучшить техническое оснащение кадровых служб.

Информация об изменениях:

5) ведение личных дел гражданских служащих;

6) ведение реестра гражданских служащих в государственном органе;

7) оформление и выдачу служебных удостоверений гражданских служащих;

8) обеспечение деятельности комиссии по урегулированию конфликтов интересов;

10) организацию и обеспечение проведения аттестации гражданских служащих;

11) организацию и обеспечение проведения квалификационных экзаменов гражданских служащих;

Информация об изменениях:

Пункт 12 изменен с 1 января 2019 г. - Федеральный закон от 3 августа 2018 г. N 337-ФЗ

12) организацию заключения договоров о целевом обучении;

Информация об изменениях:

Пункт 13 изменен с 10 августа 2017 г.. - Федеральный закон от 29 июля 2017 г. N 275-ФЗ

13) организацию профессионального развития гражданских служащих;

14) формирование кадрового резерва, организацию работы с кадровым резервом и его эффективное использование;

15) обеспечение должностного роста гражданских служащих;

17) организацию проведения служебных проверок;

19) консультирование гражданских служащих по правовым и иным вопросам гражданской службы.

Информация об изменениях:

Статья 44 дополнена частью 3 с 1 января 2018 г. - Федеральный закон от 28 декабря 2017 г. N 423-ФЗ

Автор статьи

Куприянов Денис Юрьевич

Юрист частного права

Страница автора

Читайте также: