Как работать в архиве суда

Обновлено: 28.11.2022

СУДЕБНЫЙ ДЕПАРТАМЕНТ ПРИ ВЕРХОВНОМ СУДЕ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

от 28 декабря 2005 года N 157

(с изменениями на 30 декабря 2013 года)
____________________________________________________________________
Утратил силу на основании
приказа Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации
от 19 марта 2019 года N 56
____________________________________________________________________

Документ с изменениями, внесенными:

В документе учтено:

решение Верховного суда Российской Федерации от 3 апреля 2007 года (вступило в силу с 14 июня 2007 года).

В соответствии с Федеральным законом от 8 января 1998 г. N 7-ФЗ "О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации", определяющим основные положения организационного обеспечения деятельности судов в Российской Федерации, приказываю:

2. Председателям верховных судов республик, краевых и областных судов, судов городов федерального значения, судов автономной области и автономных округов, районных судов и начальникам управлений (отделов) Судебного департамента в субъектах Российской Федерации организовать изучение названной Инструкции и обеспечить ее правильное применение в практической деятельности.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя Генерального директора Судебного департамента Перепеченова А.Я.

УТВЕРЖДЕНА
Приказом
Судебного департамента
при Верховном Суде
Российской Федерации
от 28 декабря 2005 года N 157

ИНСТРУКЦИЯ
о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов
общей юрисдикции документов, их комплектования,
учета и использования

(с изменениями на 30 декабря 2013 года)

1. Общие положения

1.1. Своевременное и качественное оформление судебных дел, формирование нарядов (далее - дела (наряды))*, документов общего делопроизводства, имеющих научную и практическую ценность, обеспечение их сохранности является важнейшей задачей отдела дело/судопроизводства суда (секретариата судебной коллегии).

* Наряд - это сброшюрованное дело документов одной категории, сформированное в алфавитном порядке, в хронологической последовательности или в хронологическо-тематической последовательности.

1.2. Качественно организованная работа с документами, своевременный и квалифицированный отбор (комплектование) дел (нарядов) для постоянного хранения, четкий порядок передачи документов в архив и их надлежащее использование и хранение обеспечивают оперативное получение достоверной справочной и научной информации о деятельности суда.

1.4. В настоящей Инструкции регламентированы правила подготовки и оформления документов к последующему хранению, порядок учета, использования и хранения документов в архиве суда, методика отбора дел (нарядов) для постоянного хранения и выделения их к уничтожению, а также правила передачи дел (нарядов) в государственные архивы.

2. Оформление судебных дел, производств
и документов общего делопроизводства к последующему
хранению в архиве суда

2.1. Решение на передачу в архив дел и материалов принимает судья, их рассмотревший, или председатель суда (судебной коллегии). При этом судья проверяет все производство по делу, материалу. На обложке дела, материала проставляются отметки о передаче дела в архив, дата передачи и подпись судьи. Решение на сдачу номенклатуры дел, производств, журналов и учетно-статистических карточек принимает председатель суда (судебной коллегии).

2.2. Решение на передачу в архив дел общего делопроизводства принимает начальник (специалист) отдела дело/судопроизводства суда (секретариата судебной коллегии).

2.3. Все оконченные производством судебные дела (наряды), апелляционные, кассационные и надзорные производства и другие документы до передачи в архив должны быть оформлены в соответствии с требованиями Основных правил работы ведомственных архивов, утвержденных приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 года N 263.

2.4. В судебных делах (нарядах), апелляционных, кассационных и надзорных производствах, подлежащих сдаче в архив на постоянное и временное хранение (свыше 10 лет), работники отдела дело/судопроизводства суда (судебной коллегии) должны прошить и пронумеровать все приобщенные к делу, производству документы, составить их внутреннюю опись (приложение 1), а также произвести другие действия по подготовке дела к сдаче.

2.5. В конце дела (наряда), производства на отдельном листе-заверителе составляется заверительная надпись (приложение 2). На обложке дела проставляется индекс дела и срок хранения.

2.6. В журналах заверительная надпись составляется на оборотной стороне последнего чистого листа. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела (наряда), производства или чистый оборот листа последнего документа.

2.7. Если дело (наряд), производство было сформировано (прошито или переплетено) без листа-заверителя, то он наклеивается на верхнюю часть внутренней стороны обложки дела, производства.

2.8. Работник отдела дело/судопроизводства (секретариата судебной коллегии) еще раз обязан тщательно просмотреть все производство по делу, подлежащему сдаче в архив, обращая особое внимание на исполнение вступившего в законную силу судебного решения. При этом необходимо руководствоваться следующим.

Сроки хранения для уголовных дел исчисляются с момента:

вступления в законную силу оправдательного приговора, а также постановления (определения) о прекращении дела.

2.10. При рассмотрении судом представлений и ходатайств в порядке исполнения приговоров, связанных с отбыванием наказания в виде лишения свободы, основаниями для списания материалов в архив суда являются случаи, предусмотренные пп.а, б, в, г, д п.9.2.35, п.10.4.17, п.10.6 Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде; п.12.4 - 12.6 Инструкции по судебному делопроизводству в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов; в отношении осужденных к иным мерам наказания - случаи, предусмотренные соответственно пп.а, б п.9.2.36, п.12.7 - 12.12 тех же инструкций.

2.11. Основаниями для оформления и сдачи в архив гражданских дел являются:

обращение к исполнению вступившего в законную силу судебного акта;

вступление в законную силу судебного акта, решение по которому подлежит немедленному исполнению;

вступление в законную силу определения о прекращении производства по делу;

вступления в законную силу определения об оставлении иска, заявления, жалобы без рассмотрения;

вынесения судебного приказа и обращения его к исполнению.

Гражданское дело, по которому в иске отказано или иск оставлен без рассмотрения, либо производство по делу прекращено, считается оконченным и подлежит оформлению для сдачи в архив после вступления решения (определения) в силу.

2.12. Производство по гражданскому делу, по которому иск удовлетворен, считается оконченным, и дело подлежит сдаче в архив после передачи (направления) исполнительных документов подразделению судебных приставов либо вручения их взыскателям.

2.13. В случае вынесения судом решения (определения) о взыскании штрафа, государственной пошлины или иных сумм в доход соответствующего бюджета дело считается оконченным после приобщения к нему квитанции об оплате либо поступления копии постановления судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства .

2.14. Основаниями для оформления и сдачи в архив дел об административных правонарушениях являются:

обращение к исполнению вступившего в законную силу судебного акта по делу об административном правонарушении;

вступление в законную силу постановления о прекращении производства по делу.

подшивку или переплет дела;

изъятие из дела металлических скрепок и скобок;

нумерацию листов и заполнение листа-заверителя дела (приложение 2);

составление внутренней описи документов (приложение 1);

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки (уточнение индекса и заголовка дела, указание дат начала и окончания срока хранения и др.).

На хранение в архив суда принимаются дела, оформленные надлежащим образом: документы подшиты в дело в хронологическом порядке, все приобщенные к делу в процессе судебного заседания документы - в порядке их поступления. Все документы подшиваются в дело так, чтобы их текст был полностью видимым. При отсутствии поля для подшивки документ необходимо наклеить без повреждения текста на вспомогательный лист.

В случае использования для фиксирования хода судебного заседания средств аудиозаписи и иных технических средств используемые судом электронные носители информации хранятся вместе с делом. При этом они должны быть вшиты в дело (приобщены к протоколу судебного заседания) в упакованном виде (конверт) с указанием на упаковке номера дела, даты, а также подписаны уполномоченным работником аппарата суда. Упаковка должна обеспечивать сохранность электронного носителя от повреждений и порчи.

2.16. На обложках дел и производств, подлежащих постоянному и временному (свыше 10 лет) хранению, указываются:

фамилия, имя, отчество осужденного лица и полное наименование статьи Уголовного кодекса Российской Федерации, по которой лицо осуждено;

фамилия, инициалы истца, ответчика (наименование организации), суть иска (заявления);

даты начала и окончания дела;

номер производства по делу;

количество листов в деле и срок хранения дела, производства.

2.17. Полное оформление дел общего делопроизводства предусматривает подшивку или переплет дела, нумерацию листов, составление внутренней описи документов дела и заверительной надписи, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

2.18. Заголовки должны быть написаны светостойкими чернилами и четким почерком.

При каждом федеральном суде РФ действует архив, который отражает историю работы структуры с момента ее создания. Важнейшие направления работы архива суда – ведение учета и предоставление дел по запросу судей местного и прочих судов, сотрудников соответствующего аппарата, органов предварительного следствия, адвокатуры, прокуратуры, фигурантов судебных процессов, представителей СМИ и иных лиц и организаций. Организацию архивного дела регламентируют ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, Инструкция о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования, утвержденная приказом Судебного департамента от 28 декабря 2005 г. № 157, а также ряд иных нормативных актов.

Судебный архив является структурным подразделением соответствующего органа, осуществляющим хранение, упорядочивание, учет и использование документов. Руководство над работой архива находится в компетенции председателя суда, а непосредственно деятельность ведут работники судебного аппарата.

Архив суда призван выполнять следующие функции:

• прием, учет, хранение, обеспечение сохранности и использования документов, появляющихся в процессе работы суда;
• отбор, подготовка и передача документации на хранение в архивы государственного подчинения;
• подготовка и передача председателю суда материалов о состоянии архивного дела в суде;
• разработка и внедрение более совершенных методов организации работы;
• участие в подготовке и исполнении решений председателя суда;
• выдача дел, документов или их копий для работы в помещении архива с целью служебного и научного применения;
• выполнение иных функций соответственно задачам суда.

Передача дел на хранение в архив суда

Регламент передачи дел в судебный архив прописан в инструкциях для гражданских, административных и уголовных дел. Согласно законодательству, дела следует передать на архивное хранение в течение 30 дней с того момента, когда завершающий судебный акт по делу вступит в силу.

При передаче на хранение делам и материалам присваивается архивный номер, который, вместе с номером описи, проставляется на обложках самих материалов и в учетных карточках. Документы размещаются по годам в очередности, соответствующей присвоенному номеру. При передаче на хранение оформляется акт, где указывают:

  • состояние делового производства в целом, порядка систематизации, отчетности и архива того или иного суда;
  • наименование всех типов документации, ведущихся в суде;
  • общее число номеров в картотеках, журналах, книгах, нарядах;
  • нерассмотренные дела и неисполненные документы;
  • весь массив документов судебного архива, количество дел в нем;
  • соответствие физически имеющихся вещественных доказательств записям в учетных книгах.

Акт составляют в 2-х экземплярах и заверяют подписями лиц, осуществляющих передачу и прием. Работу по составлению номенклатуры дел проводят в четвертом квартале предшествующего года и по завершении ее направляют оба образца на согласование в экспертно-проверочной комиссией, а затем – на утверждение председателю районного суда.

Напечатанная в установленном количестве экземпляров номенклатура вступает в силу с 1 января года, следующего за годом составления. Пересоставление и пересогласование проводится не реже одного раза в пять лет либо при изменении функций и структуры. Ежегодно документ перепечатывается с внесением необходимых поправок. Номенклатура дел составляется в четырех экземплярах, один из которых передается в наряд, второй – в канцелярию, третий – в государственный архив, четвертый – в архив суда.

Требования к помещению для размещения архива суда

Для обеспечения сохранности документов помещение судебного архива должно отвечать требованиям санитарно-гигиенических нормативам, быть надежно защищенным от несанкционированного доступа и действия физических факторов, способных повредить документы, например, пожара, затопления, образования плесени и т. д.

11. Организация использования документов архива

11.1. Использование документов архива суда проводится только с разрешения председателя суда (уполномоченного им заместителя).

Работник, ответственный за работу архива суда:

выдает документальные материалы в структурные подразделения;

направляет на основании письменного запроса материалы в другие органы, организации и учреждения по указанию председателя суда;

информирует председателя суда о составе и содержании документальных материалов;

выдает справки и выписки из архивных документов.

11.2. Выдача документов из архивохранилища регистрируется в книге выдачи дел (приложение N 26 к настоящей Инструкции).

11.3. Выдачу дел на бумажном носителе из архивохранилища и прием их обратно, в том числе в случае необходимости полистную проверку наличия и состояния документов перед выдачей из архивохранилища и при возврате, производит работник архива в присутствии лица, получающего (возвращающего) дела.

В случае если после возвращения дела работником архива суда выявлено изъятие, повреждение материалов дела, а также внесение в них исправлений и дописок, об этом незамедлительно сообщается председателю суда или его заместителю.

11.3.1. Дела, выдаваемые из архивохранилища, должны иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель дела и лист использования документов (приложение N 27 к настоящей Инструкции).

11.3.2. Подготовка архивных документов к выдаче из архивохранилища включает:

выемку архивных документов;

сверку архивного шифра и заголовков с описью дел;

проверку физического состояния дела.

11.3.3. Электронные документы выдаются из архивохранилища в виде электронных копий или копий на бумажном носителе, которые создаются на основе рабочего экземпляра контейнера электронного документа. На архивных копиях, включая архивные копии на бумажном носителе электронных документов, архивные шифры проставляются на обороте каждого листа архивной копии, а заверительная надпись и оттиск печати - на обороте последнего листа копии.

По запросу лиц, имеющих право на получение копий документов, и при наличии технической возможности архивные справки (выписки) могут выдаваться в электронной форме на электронном носителе либо пересылаться по информационно-телекоммуникационным сетям.

Электронные архивные справки (выписки) заверяются электронной подписью председателя суда или его заместителя.

Факт выдачи копий электронных документов фиксируется в журнале выдачи электронных документов.

Доступ судей и работников суда к электронным документам архива при наличии информационной системы может осуществляться непосредственно с рабочих мест в соответствии с установленными приказом председателя суда правами доступа к документам.

По решению председателя суда архив суда может предоставлять судьям и работникам суда электронные документы по локальной сети суда. В этом случае ведется электронный журнал учета выдачи электронных документов из архива, в котором фиксируются: дата выдачи, фамилия, инициалы запросившего документ, название структурного подразделения, заголовок и учетный номер выданного документа.

11.3.4. Документы выдаются из архивохранилища на срок, не превышающий:

одного месяца - для использования судьями, работниками суда;

шести месяцев - судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.

Продление установленных сроков выдачи документов допускается с разрешения председателя суда на основании документа (письма, служебной записки) пользователя о подтверждении обеспечения сохранности документов.

11.4. Выдача архивных дел во временное пользование производится по письменным заявкам (служебным запискам) судей и руководителей структурных подразделений. Выдача дел производится с письменного разрешения председателя суда (его заместителя). На выданное дело заводится карта-заместитель (приложение N 28 к настоящей Инструкции), к которой прикрепляется копия сопроводительного письма о направлении дела или делается отметка о выдаче судье, работнику аппарата. В ней указываются номер дела, его наименование, кем оно запрошено и получено, дата выдачи, роспись получателя, дата возвращения в архив и подпись работника архива, принявшего дело. При возвращении дела карта-заместитель изымается и хранится в архиве суда до минования надобности.

Лицо, получившее архивное дело, отвечает за его сохранность.

11.5. Выдача находящихся в архиве судебных дел (иных материалов) для ознакомления лицами, участвующими в деле, их представителями, а также иными лицами осуществляется в порядке, установленном председателем суда, на основании их письменного заявления и при предъявлении документов согласно приложениям N 1 к инструкциям N 36, 161.

11.6. Ознакомление с судебным делом должно производиться в специально оборудованном для этой цели помещении суда в присутствии работника архива суда (иного уполномоченного работника аппарата суда) в условиях, которые исключают изъятие, повреждение, уничтожение материалов дел, а также внесение в них исправлений и дописок, передачу их другому лицу.

Об ознакомлении с делом делается отметка в листе использования документов (приложение N 27 к настоящей Инструкции). При отказе лица, ознакомившегося с делом, от подписи, запись об ознакомлении с делом производится работником архива суда.

11.7. Ознакомление лицами, участвующими в деле, их представителями, а также иными лицами с аудиозаписью судебного заседания, приобщенной к судебному делу, производится по их письменному заявлению в порядке, предусмотренном пунктами 11.5 и 11.6 настоящей Инструкции.

Ознакомление с аудиозаписью судебного заседания производится в специально оборудованном для этой цели помещении суда в присутствии работника архива суда путем предоставления возможности прослушивания соответствующей аудиозаписи с использованием необходимых технических средств.

11.8. Право на снятие копий документов с материалов дела за свой счет, в том числе с использованием технических средств, предоставляется следующим лицам:

обвиняемым, осужденным, оправданным, их защитникам и представителям;

гражданскому истцу, его представителю в части копий процессуальных решений, относящихся к предъявленному им гражданскому иску;

гражданскому ответчику и его представителю в части материалов уголовного дела, которые касаются гражданского иска;

сторонам и иным лицам, участвующим в гражданском деле, а также их представителям;

лицам, участвующим в административном деле;

лицам, участвующих в деле об административном правонарушении;

реабилитированным лицам, а с их согласия или в случае их смерти - родственникам (иждивенцам) в части ознакомления с материалами прекращенных уголовных и административных дел и получения с них копий (статья 11 Закона Российской Федерации от 18 октября 1991 г. N 1761-1 "О реабилитации жертв политических репрессий").

Указанные лица снимают копии по письменному заявлению в порядке, установленном председателем суда или судьей, председательствующим по делу. Данное письменное заявление с разрешающей резолюцией председателя суда или судьи, председательствующего по делу, подшивается в судебное дело, находящееся на хранении в архиве суда, и вносится во внутреннюю опись дела. В случае предъявления доверенности к делу приобщается также ее копия.

Снятые за свой счет копии с материалов судебного дела, в том числе с помощью технических средств, судом не заверяются.

11.9. Выдача копий документов из судебного дела, находящегося в архиве суда, лицам, участвующим в деле, производится по их письменному заявлению с разрешения судьи, в производстве которого находилось дело, или председателя суда (уполномоченного им лица). Выдача таких копий из судебного дела иным лицам и организациям производится работником архива суда по письменному запросу или заявлению на основании резолюции председателя суда или уполномоченного им лица, о чем делается соответствующая отметка в журнале регистрации выданных копий, выписок, документов (приложение N 34 к настоящей Инструкции).

11.10. Выдаваемые судом копии судебных актов (приговор, решение, определение, постановление, судебный приказ) должны быть заверены подписями судьи, председательствующего по делу, а в случае его отсутствия - председателя суда (заместителя председателя суда) или иного уполномоченного им лица, секретаря суда либо иного уполномоченного работника аппарата суда, а также гербовой печатью суда. При заверении соответствия копии судебного акта подлиннику на лицевой стороне последнего листа под текстом копии судебного акта (ниже реквизита "Подпись") проставляются штамп "Копия верна" (приложение N 29 к настоящей Инструкции) и гербовая печать суда.

Изготовление заверенных копий судебных актов и иных документов суда осуществляется уполномоченным работником архива суда. В правом верхнем углу первого листа документа проставляется штамп "Копия".

11.11. Если копия документа состоит из нескольких листов, то все листы должны быть пронумерованы, прошиты прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа копии документа или скрепляются скобой с использованием степлера; на оборотной стороне последнего листа в местах скрепления наклеивается бумажная наклейка с заверительной надписью "пронумеровано и скреплено печатью _____ листов, подпись _____" (приложение N 30 к настоящей Инструкции) с указанием суда, которым выдается копия документа. Подпись скрепляется гербовой печатью суда. Гербовая печать ставится таким образом, чтобы частично захватить отрезок бумаги, заклеивающий концы нити либо место скрепления.

11.12. В случае если вышестоящий суд изменил решение суда, на копии судебного акта (приговора, решения, определения, постановления, судебного приказа) об этом делается отметка. На выдаваемой копии судебного акта работником архива суда также делается отметка о дате вступления его в законную силу и указывается, в каком деле подшит подлинный документ и в производстве какого суда находилось дело.

11.13. Копии запрашиваемых судебных актов, копии аудиозаписи судебных заседаний изготавливаются работником архива суда в срок не более тридцати рабочих дней со дня поступления соответствующего заявления.

11.14. Изготовленные, но не полученные заявителем копии судебных актов, письменных справок передаются для отправки по почте.

Лицо, получившее копию судебного акта, должно написать соответствующую расписку. В случае направления копии документа по почте в дело подшивается копия сопроводительного письма с исходящим номером и датой. Также делаются соответствующие отметки в листе использования документов.

11.15. Копии судебных актов могут быть выданы (направлены) иным лицам, чьи интересы непосредственно затрагиваются судебным актом, с разрешения председательствующего судьи или председателя суда (в случае отсутствия - заместителя председателя суда) по письменному заявлению (приложение N 31 к настоящей Инструкции), в котором должно быть указано, какие права или законные интересы этого лица нарушены этими судебными актами.

11.16. Повторная выдача копий судебных актов (решений, определений, приговоров, постановлений, судебных приказов) лицам, участвующим в деле, их представителям, а также другим лицам, чьи интересы непосредственно затрагиваются судебным актом, осуществляется по их письменному мотивированному заявлению в установленном председателем суда порядке.

11.17. Изготовление и выдача копии аудиозаписи судебного заседания осуществляется по письменному заявлению лиц, участвующих в деле, их представителей (сторон, иных участников судебного разбирательства) и за их счет в порядке, установленном председателем суда.

11.17.1. На письменном заявлении (приложение N 32 к настоящей Инструкции) председатель суда (его заместитель) делает соответствующую отметку о поручении работнику архива суда изготовить и выдать копию аудиозаписи судебного заседания. Данное заявление подшивается в дело, а в случае предъявления доверенности к делу приобщается также ее копия.

11.17.2. Для изготовления копии аудиозаписи лицо, подавшее заявление, представляет в суд материальный носитель информации (флеш-карта, диск CD-R, DVD и другие носители информации, техническая возможность записи на которые имеется в соответствующем суде).

11.17.3. Представленные в суд материальные носители информации не должны содержать какую-либо информацию. В целях безопасности перед записью представленный в суд материальный носитель может быть отформатирован уполномоченным работником аппарата суда, ответственным за изготовление и выдачу копии аудиозаписи, после предварительного уведомления лица, подавшего соответствующее заявление.

11.17.4. Запись аудиофайла на материальный носитель лица, подавшего заявление, производится уполномоченным работником аппарата суда на локальном компьютере, не присоединенном к локальной сети суда и не имеющем доступа в сеть Интернет.

11.17.5. Копия аудиозаписи судебного заседания судом не заверяется.

После выдачи копии аудиозаписи судебного заседания на письменном заявлении об изготовлении и выдаче работником архива суда делается отметка об изготовлении и выдаче, а лицом, получившим копию аудиозаписи, делается соответствующая расписка о получении. Данное заявление приобщается к судебному делу, при этом делается соответствующая отметка в листе использования документов.

Неполученная заявителем копия аудиозаписи судебного заседания по почте не направляется.

Электронный носитель информации, с которого изготавливалась копия, должен быть вшит в дело (приобщен к протоколу судебного заседания) в упакованном виде (конверт) с указанием на упаковке номера дела, даты, а также подписан работником, ответственным за работу архива суда. Упаковка должна обеспечивать сохранность электронного носителя от повреждений и порчи.

11.18. Подлинные документы из судебных дел (иных материалов) и их надлежащим образом заверенные копии, представленные участниками судопроизводства (лицами, участвующими в деле), а также справки по делам выдаются им работниками архива суда на основании их письменного заявления; другим судам, органам дознания и следствия - на основании мотивированного запроса и (или) иных необходимых документов, предусмотренных законодательством Российской Федерации. На заявлении или запросе о выдаче подлинных документов из судебного дела проставляется разрешающая резолюция председателя суда (заместителя председателя суда).

11.18.1. Взамен выданного подлинника к делу приобщается его копия, заверенная судьей и гербовой печатью суда.

11.18.2. При выдаче подлинников документов из судебного дела на их заверенных копиях должны указываться фамилия, имя, отчество лица, получившего документ, его процессуальное положение по делу, данные документа, удостоверяющего личность. В получении документа это лицо должно расписаться и проставить дату получения. Лицо, выдавшее документ, должно указать свою фамилию, должность и поставить подпись. При предъявлении доверенности необходимо снять с нее копию и подшить в дело.

11.18.3. Документы, на основании которых из судебного дела выданы подлинники, а также их заверенные копии подшиваются в дело. В случае направления подлинного документа заказной почтой в дело также подшивается копия сопроводительного письма с исходящим номером и датой.

11.18.4. Порядок и сроки выдачи подлинных документов, их заверенных копий, архивных справок (приложение N 33 к настоящей Инструкции) устанавливаются председателем суда.

Выдача письменных доказательств, не возвращенных представившим их лицам до передачи дела в архив суда, по просьбе этих лиц осуществляется в таком же порядке.

11.19. По письменным требованиям органов, которым законом предоставлено право истребования дела, и на основании распоряжения председателя суда или его заместителя судебные дела направляются им в трехдневный срок.

11.20. Работник архива суда обязан контролировать возврат дел в архив и не реже одного раза в месяц докладывать председателю суда.

До возвращения дела в суд требование о его высылке, копии сопроводительного письма, приговора или решения хранятся в контрольной папке.

В книге выдачи дел из архива суда отмечается: когда, кому и по какому запросу дело направлено, когда и кем оно возвращено (приложение N 26 к настоящей Инструкции).

11.21. Порядок хранения в архиве суда изъятых у лиц, содержащихся под стражей, паспортов, военных билетов, депутатских удостоверений, орденских книжек и других личных документов определяется в соответствии с инструкциями N 36, 161.

Сведения о наличии вышеуказанных документов в архиве и их содержании сообщаются заинтересованным учреждениям по запросам.

11.22. Иные, не установленные настоящей Инструкцией правила ознакомления с материалами судебного дела, выдачи подлинных документов, заверенных копий материалов дела, письменных справок, копий судебных актов определяются председателем суда.

Подборка наиболее важных документов по запросу Правила ведения архива в суде (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Судебная практика: Правила ведения архива в суде

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Подборка судебных решений за 2019 год: Статья 124 "Российская Федерация, субъекты Российской Федерации, муниципальные образования - субъекты гражданского права" ГК РФ
(В.Н. Трофимов) По мнению суда, поскольку в рассматриваемом случае иск к гражданину был предъявлен органом государственной власти, следовало учитывать, что в соответствии с п. 2 ст. 124 ГК РФ к Российской Федерации, ее субъектам и муниципальным образованиям применяются нормы, определяющие участие юридических лиц в отношениях, регулируемых гражданским законодательством, если иное не вытекает из закона или особенностей данных субъектов. Как пояснил суд, к таким особенностям следует отнести, в частности, обязанность надлежащего контроля государственных и муниципальных органов за принадлежащим публично-правовым образованиям имуществом, обязанность соблюдения установленного порядка издания и регистрации правовых актов, их хранения, ведения делопроизводства и иных архивов.

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Постановление Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 18.04.2022 N 11АП-1600/2022 по делу N А65-9639/2019
Требование: Об отмене определения о признании незаконными действий по исключению из ЕГРН сведений, обязании устранить нарушения.
Решение: Определение оставлено без изменения. В обоснование своих требований заявитель ссылается на то, что в целях исполнения решения суда по настоящему делу в федеральной государственной информационной системе Единый государственный реестр недвижимости (ФГИС ЕГРН) был создан документ по исправлению технической ошибки в сведениях, но в связи с техническими особенностями ФГИС ЕГРН, а также нормами права, регулирующими порядок ведения ЕГРН, не представляется возможным отредактировать дату снятия с учета/регистрации. Заявитель указывает, что Порядком ведения ЕГРН, утвержденным приказом Минэкономразвития РФ от 16.12.2015 N 943, восстановление сведений об объектах реестра границ, которым был присвоен статус "Архивный", с сохранением ранее присвоенного реестрового номера, не предусмотрено, в связи с чем, в ФГИС ЕГРН данный функционал не реализован, что в данной связи исполнение решение суда возможно только путем внесения таких сведений с присвоением реестрового номера и указанием ранее присвоенного учетного номера. Заявитель также указывает, что ввиду отсутствия в действующем законодательстве РФ положений, регулирующих восстановление сведений об объектах реестра границ, которым присвоен статус "Архивный", исполнить указанный исполнительный документ путем восстановления в ЕГРН сведений об объектах реестра границ не представляется возможным.

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Правила ведения архива в суде

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Статья: Архивы судов в условиях цифровой трансформации
(Латышева Н.А.)
("Российский судья", 2021, N 3) СХЭД суда как государственного органа, согласно п. 1.5 Требований 2020 г., должна обеспечивать прием электронных архивных документов, переданных их СЭД, их учет, управление их хранением, а также доступ к ним до выделения к уничтожению, а также до их передачи на государственное хранение. При этом основным требованием сегодняшнего дня является обеспечение интеграции СЭД и СХЭД, т.е. материалы судебных дел, нарядов, журналов, картотек должны быть доступны для организации их архивного хранения, при условии поддержания аутентичности, достоверности, целостности и пригодности для использования. Пункт 2.3 Требований 2020 г. также предусматривает, что метаданные о документах должны сохраняться при их передаче из СЭД в СХЭД (т.е. при администрировании внутри суда), а затем - из СХЭД в государственный архив. При этом в СЭД и СХЭД должны применяться средства электронной цифровой подписи (п. 2.9 Требований 2020 г.). Одним из обязательных условий является также поддержка СЭД суда осуществления экспертизы ценности документов , т.е. отбор дел, документов в соответствии с их сроками хранения; формирование описей дел в структурных подразделениях, а также актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению; формирование контейнера электронного документа, содержащего контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализацию копии текстового электронного документа в формате PDF/A и т.д. Однако в настоящее время суды общей юрисдикции не обязаны формировать судебные дела в электронном виде. На основании п. 1.8 Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции данная операция осуществляется при наличии технической возможности. В то же время рассматриваемая Инструкция, введенная в действие в 2019 г. и устанавливающая порядок ведения архивного делопроизводства в судах общей юрисдикции, в некоторой своей части ориентирована на СЭД и СХЭД. К новациям, исходя из принципа добровольности их применения в условиях необходимой технической оснащенности, относятся: формирование электронной описи дел, с учетом системы "фильтров" (п. 3.21), экспертиза электронных документов (п. 4.14), подготовка электронных дел к архивному хранению (п. 5.9 - 5.13), прием-передача электронных документов в архив суда (п. 7.5.1 - 7.6), автоматизированный учетно-справочный аппарат архива (п. 8.4), передача электронных документов в государственный архив в виде контейнеров электронных документов по информационно-телекоммуникационной сети (п. 13.5). Переход к обязательной цифровизации при формировании судебных дел (материалов) в судах общей юрисдикции в ходе судопроизводства станет фундаментальной основой для прогресса в архивном деле.

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Статья: ЭДО для чайников
(Катаева Н.Н.)
("Главная книга", 2020, N 4) Документы с контрагентами, подписанные квалифицированной электронной подписью (простой и (или) неквалифицированной с учетом требований к их оформлению), можно хранить на серверах или в специализированных электронных архивах с помощью специальных программ, использовать в арбитражном суде в качестве доказательства правомерности тех или иных действий.

Нормативные акты: Правила ведения архива в суде

Постановление Пленума ВАС РФ от 25.12.2013 N 100
(ред. от 11.07.2014)
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций)" передает работнику судебного состава (архива суда) судебное дело вместе с заявлением об ознакомлении, оформленные в соответствии с требованиями Инструкции, по реестру передачи судебных дел;

от 3 июня 2016 года N 205-од

Об утверждении Инструкции по организации и ведению архива на судебном участке

(с изменениями на 30 декабря 2020 года)

1. Утвердить Инструкцию по организации и ведению архива на судебном участке (приложение).

2. Признать утратившими силу приказы Управления Республики Коми по организационному обеспечению деятельности мировых судей:

- от 26 февраля 2010 года N 43 "Об утверждении Инструкции по организации и ведению архива на судебном участке" с внесенными в него изменениями,

- от 17 ноября 2011 г. N 171 "Об утверждении Методических рекомендаций по заполнению паспорта архива судебного участка".

Утверждена
Приказом
Министерства юстиции
Республики Коми
от 3 июня 2016 г. N 205-од
(приложение)

ИНСТРУКЦИЯ ПО ОРГАНИЗАЦИИ И ВЕДЕНИЮ АРХИВА НА СУДЕБНОМ УЧАСТКЕ

Инструкция по организации и ведению архива на судебном участке (далее - Инструкция) разработана в целях установления единого порядка работы с оконченными делопроизводством документами, образующимися в деятельности мирового судьи Республики Коми.

Инструкция определяет процедуры подготовки и оформления к последующему хранению документов, образующихся в деятельности мирового судьи Республики Коми, в том числе в электронном виде, требования к учету, использованию и хранению указанных документов, методику отбора для постоянного хранения и выделения к уничтожению судебных дел, материалов, нарядов, журналов, картотек.

Используемые понятия и сокращения

Документы судебного участка - документы, образующиеся в деятельности мирового судьи Республики Коми, в том числе судебные дела, материалы, наряды, журналы, картотеки.

Инструкция по архиву федеральных судов - Инструкция о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции, утвержденная приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 19.03.2019 N 56;

Инструкция по судебному делопроизводству - Инструкция по судебному делопроизводству на судебном участке;

ПИ "АМИРС" - программное изделие "АМИРС";

Примерная номенклатура - Примерная номенклатура дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей, утвержденная приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29 декабря 2020 года N 262;

Электронные документы - документы, образующиеся в деятельности мирового судьи Республики Коми в электронном виде, в том числе наряды, журналы, картотеки.

I. Общие положения. Экспертная комиссия

1. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Федеральным конституционным законом от 31 декабря 1996 года N 1-ФКЗ "О судебной системе Российской Федерации", Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Правилами организации архива, Инструкцией по архиву федеральных судов, Инструкцией по судебному делопроизводству, Примерной номенклатурой.

2. Исполнение установленных настоящей Инструкцией требований и процедур осуществляет работник аппарата мирового судьи, ответственный за ведение архива.

3. На судебных участках, за которыми не закреплен архивариус, ответственным за ведение архива является секретарь судебного участка.

На судебных участках, за которыми закреплен архивариус, последний исполняет обязанности, связанные с ведением архива, в соответствии с его должностной инструкцией. Секретарь судебного участка исполняет обязанности по ведению архива в части полномочий, не переданных архивариусу, в том числе готовит документы к сдаче в архив, ведет сдаточные описи, готовит акты приема-передачи документов в архив и другое.

4. Номенклатура дел судебного участка составляется и ведется в соответствии с Примерной номенклатурой и Инструкцией по судебному делопроизводству. Электронные документы подлежат включению в индивидуальную номенклатуру дел судебного участка по тем же правилам, что и документы на бумажном носителе.

5. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов судебного участка мировым судьей создается постоянно действующая экспертная комиссия судебного участка.

6. Экспертная комиссия судебного участка является совещательным органом при мировом судье. Персональный состав экспертной комиссии судебного участка утверждается мировым судьей из числа квалифицированных работников в составе не менее трех человек. Секретарем экспертной комиссии судебного участка назначается работник аппарата мирового судьи, ответственный за ведение архива.

7. Экспертная комиссия судебного участка осуществляет следующие функции (п. 4.9 Правил организации архива):

- организация ежегодного отбора для хранения и уничтожения дел и документов, в том числе электронных документов;

- рассмотрение и согласование проектов номенклатуры дел судебного участка, описей документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, описей электронных документов постоянного хранения, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и других актов;

- подготовка предложений об определении сроков хранения документов, не предусмотренных Примерной номенклатурой, перечнями, и об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных Примерной номенклатурой, перечнями;

- методическое руководство работами в области обеспечения сохранности документов судебного участка.

8. Экспертная комиссия судебного участка имеет право:

- в пределах своей компетенции давать рекомендации по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и оформления документов;

- приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов представителей уполномоченного учреждения в области архивного дела.

9. Экспертиза ценности документов проводится ежегодно. По результатам экспертизы ценности в соответствии с настоящей Инструкцией составляются годовые разделы описей документов постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, годовые разделы описей электронных документов, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

10. Вопросы, относящиеся к компетенции экспертной комиссии судебного участка, рассматриваются на заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже одного раза в год. Заседания экспертной комиссии судебного участка оформляются протоколом, который подписывается участвовавшими в заседании членами экспертной комиссии.

11. Решения экспертной комиссии судебного участка принимаются простым большинством голосов. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании при принятии решения экспертной комиссии судебного участка не участвуют.

12. Ведение делопроизводства экспертной комиссии судебного участка, хранение и использование ее документов, а также контроль за исполнением принятых экспертной комиссией судебного участка решений возлагается на секретаря экспертной комиссии.

II. Оформление и передача документов в архив

13. Документы судебного участка подлежат оформлению и сдаче в архив не позднее чем через один год после окончания делопроизводства по ним (наступления события, являющегося основанием для списания судебного дела, материала, журнала в архив).

Картотеки учетно-статистических карточек и алфавитные указатели к ним, полугодовые и годовые статистические отчеты о работе судов общей юрисдикции - не позднее 31 марта года, следующего за отчетным.

14. Решение о передаче в архив судебных дел и материалов принимает мировой судья в соответствии с Инструкцией по судебному делопроизводству.

15. Работник аппарата мирового судьи, ответственный за ведение архива, тщательно просматривает все производство по судебному делу, материалу, наряду, журналу, картотеке, подлежащим сдаче в архив, обращение к исполнению вступившего в законную силу судебного решения (постановления).

17. Все выявленные при проверке в ходе передачи в архив документов судебного участка (в том числе электронных) недостатки в их формировании и оформлении секретарь судебного участка обязан устранить.

18. Требования к оформлению обложки (титульного листа) судебного дела, материала, наряда, журнала, вкладыша электронного документа, а также требования к подшивке и нумерации листов устанавливаются Инструкцией по судебному делопроизводству, при этом судебное дело или наряд на бумажном носителе, подлежащие постоянному хранению, подшиваются в твердую обложку на 4 прокола (п. 4.21 Правил организации архива).

19. В наряде, подлежащем постоянному и временному (свыше 10 лет) хранению, составляется внутренняя опись по форме N 1 в приложении к настоящей Инструкции.

Листы, на которых сделана внутренняя опись, нумеруются отдельно (п. 4.22 Правил организации архива).

Если наряд, подлежащий постоянному и временному (свыше 10 лет) хранению, подшит без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела (п. 4.30 Правил организации архива).

Изменения состава документов наряда, подлежащего постоянному и временному (свыше 10 лет) хранению (изъятия, включения документов, замена документов копиями), отражаются в графе "Примечание" внутренней описи со ссылками на соответствующие акты. При необходимости могут быть составлены новая итоговая запись к внутренней описи и лист-заверитель дела.

20. В конце наряда, подлежащего постоянному и временному (свыше 10 лет) хранению, подшивается отдельный лист-заверитель по форме N 2 в приложении к настоящей Инструкции. Лист-заверитель не нумеруется.

Автор статьи

Куприянов Денис Юрьевич

Куприянов Денис Юрьевич

Юрист частного права

Страница автора

Читайте также: