Функциональные обязанности лица ответственного за выдачу судебных дел

Обновлено: 01.02.2023

В рабочей среде постоянно разделяют обязанности и ответственность. Требования к работе секретарей в целом сформированы давно, но они имеют свои особенности, которые связаны с тесным взаимодействием с подразделениями. Исполнители пишут письма, выполняют поручения и обеспечивают текущее хранение документов. А кто виноват, если письмо написано плохо, поручение просрочено, а оригинал документа утерян? Расскажем, на какие из этих вопросов есть ответы в действующих нормативных и методических документах по делопроизводству, а о каких аспектах придется подумать самостоятельно.

Почему важно распределить ответственность?

Когда в офисе речь заходит об ответственности? Как правило, когда что-то идет не так, как должно, и нужно найти виновных. Распространено мнение, что ответственности как таковой в делопроизводстве нет, ведь серьезные задачи связаны с выполнением производственных планов, охраной труда и деньгами, а «перекладывание» бумаг в этот ряд поставить сложно. Мы не будем доказывать обратное, потому что наша аудитория – секретари и делопроизводители – знают цену ошибке. Многие секретари задаются вопросом разграничения ответственности в следующих ситуациях:

1. Произошла «локальная» неприятность: у руководителя возникает неудовлетворенность различными аспектами работы с документами, которая ограничивается внутренними разбирательствами.

2. Произошла «глобальная» проблема: ошибка при работе с документами влечет нежелательные последствия для организации и ее первого лица (репутационные, финансовые и так далее).

Об ответственности лучше задумываться не после нарушений, а «на перспективу» – то есть чтобы этих нарушений избежать. Для этого необходимо тщательно изучить нормативную базу и проработать локальные нормативные акты (далее – ЛНА), ведь когда нужно разобрать какое-то происшествие, прежде всего обращаются к этим документам.

Часто сотрудники подразделений пытаются оправдать собственные недоработки и переложить ответственность за те или иные нарушения на плечи секретаря (Схема 1).

Фразы, которые используют работники, чтобы переложить ответственность за нарушения на секретаря

Интересно, что зачастую результат таких «поединков» зависит от упорства и личных взглядов его участников. Так, в одних организациях на исполнителей возлагают много ответственности, а где-то, наоборот, виновным во всем признают секретаря. Принятие всей вины на свой счет чаще всего происходит из-за того, что секретарь:

  • не знает, как должен быть организован тот или иной процесс и за что он должен отвечать;
  • выполняет слишком много обязанностей, чтобы повысить свою ценность.

Для собственной безопасности и спокойствия секретарю важно «подстелить соломку» – выявить и регламентировать наиболее проблемные участки работы. Есть в этом вопросе и более масштабный аспект: распределение ответственности важно не только для спокойной работы, когда каждый сотрудник понимает свои задачи, но и для организации эффективного документооборота.

Стандарты для управления документами

Результаты работы организации зависят от системы управления, а создание документов и управление ими – неотъемлемая часть любого делового процесса организации. Персонал, работающий с документами, должен быть квалифицированным, знать свои обязанности и понимать ответственность за их недобросовестное выполнение. Об этом написано в международных стандартах, содержащих требования к системам менеджмента (например, в часто внедряемом на российских предприятиях ГОСТ Р ИСО 9001-2015 «Системы менеджмента качества. Требования»). Не секрет, что в нашей стране принятие принципов, зафиксированных в этих стандартах, дается непросто – многие воспринимают их как изложенную непростым языком теорию, не имеющую ничего общего с действительностью. Но положения этих документов на самом деле очень полезны.

Вопросу управления документами посвящены следующие стандарты:

1. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы» (далее – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019);

2. ГОСТ Р 7.0.101-2018/ИСО 30301:2011 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Требования» (далее – ГОСТ Р 7.0.101-2018/ИСО 30301:2011).

В ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 распределению ответственности между работниками уделено особое внимание. Так, установлено, что ответственность должна быть определена для:

  • всех участников процесса создания документов;
  • лиц, участвующих в управлении документами;
  • всех пользователей документных систем.

Согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 ответственность распространяется на всех сотрудников, которые создают и используют документы, и должна быть определена, установлена и доведена до их сведения (Таблица 1).

Распределение ответственности между сотрудниками по ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019

В соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 в организации необходимо закрепить ответственность в ряде документов (Схема 2).

Где закрепить ответственность, связанную с документами?

Для эффективного управления документами следует распределить ответственность между работниками. ГОСТ Р 7.0.101-2018/ИСО 30301:2011 регламентирует реализацию системы управления документами (далее – СУД), которая связывает управление документами с успешной деятельностью организации и подотчетностью путем создания структуры, включающей политику, цели и руководства для документов. Положения этого стандарта используют те организации, которые приняли решение о разработке и внедрении СУД.

Нормативные и методические документы по делопроизводству об ответственности

Основным нормативным актом организации, регламентирующим вопросы работы с документами, является инструкция по делопроизводству. При ее составлении мы традиционно рекомендуем организациям всех форм собственности ориентироваться на положения трех документов:

1. Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления[1] (далее – Правила делопроизводства).

2. Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления[2] (далее – МР по разработке ИД).

3. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях[3] (далее – Примерная инструкция по делопроизводству).

В указанных нормативных актах между должностными лицами распределена ответственность за организацию документооборота (Таблица 2). В п. 3.1 МР по разработке ИД сказано, что аналогичные положения необходимо предусмотреть в разделе «Общие положения» локальной инструкции по делопроизводству.

Распределение ответственности в соответствии с нормативными и методическими документами по делопроизводству в России

Права, обязанности и ответственность должностных лиц следует зафиксировать в их должностных инструкциях. Чтобы нормативные и организационно-правовые документы организации были «рабочими» (иными словами – исполнялись всеми сотрудниками), необходимо обеспечить согласованность их положений. Так, в нашем случае в должностных инструкциях должны быть зафиксированы обязанности по работе с документами, предусмотренные инструкцией по делопроизводству для разных категорий должностей. Они должны быть зафиксированы в должностной инструкции руководителя структурного подразделения хотя бы кратко (Пример).

Должностная инструкция руководителя структурного подразделения (фрагмент)

Чтобы задача по обеспечению согласованности положений организационных и нормативных документов была успешно реализована, целесообразно разработать и закрепить единые формулировки для их включения в проекты должностных инструкций. Сделать это можно в нормативном документе, устанавливающем требования к структуре и тексту должностных инструкций в организации (если он есть), или же разместить информацию в общем доступе на корпоративном портале. Контроль за включением тех или иных обязательных положений в должностную инструкцию осуществляется в ходе согласования ее проекта. Делать это может как специалист по управлению документацией (начальник службы делопроизводства), так и работник, координирующий деятельность по разработке должностных инструкций в организации (например, начальник отдела кадров).

Ответственных за делопроизводство в подразделениях, как правило, назначают персонально (пофамильно) приказом руководителя, при этом их должностные инструкции (с соблюдением норм трудового права) включают обязанность по ведению делопроизводства в структурных подразделениях. Обычно детализация этой задачи в должностной инструкции не предусматривается. Перечень операций, вменяемых ответственному за делопроизводство в подразделении, удобно оформить отдельным пунктом приказа.

Распределение ответственности за работу на разных этапах жизненного цикла документа

В организации, которая провела глобальное распределение ответственности, служба делопроизводства (или секретарь) обеспечивает методическое руководство и контроль соблюдения порядка работы с документами. А пишут письма и выполняют поручения исполнители – сотрудники структурных подразделений. И кто же виноват, если документ содержит ошибки, а поручение не исполнено вовремя?

На практике вопрос разграничения обязанностей и ответственности приобретает особую остроту именно тогда, когда речь заходит о конкретных действиях тех или иных сотрудников на разных этапах работы с документами. Разберем два направления работы, по которым чаще всего возникают споры между секретарем и исполнителями: создание документов (документирование) и исполнение документов (поручений).

Создание документов (документирование)

Критериями для оценки эффективности процесса работы над проектом документа (документирования) можно считать:

  • качество документа – документ прошел оценку (согласование) всеми заинтересованными сторонами; текст и композиция соответствуют нормам официально-делового стиля и требованиям к конкретному виду документа;
  • своевременность выполнения операций – соблюдены сроки, установленные для каждого этапа работы: создания, согласования, подписания, регистрации, рассылки документа.

Различные упущения в ходе работы над проектом документа могут повлечь за собой неприятности. Например:

  • документ оформлен с нарушениями и не принят к регистрации организацией-адресатом, в результате чего руководителю придется подписать его повторно;
  • в документе обнаружены ошибки (от грамматических до фактических), что нанесло ущерб репутации компании и ее первого лица;
  • между подписанием документа и его регистрацией или отправкой прошло длительное время (руководитель думал, что письмо отправлено, но выяснилось, что нет, и началось внутреннее разбирательство) и т.д.

Действующие нормативные акты по делопроизводству возлагают максимальную ответственность за качество документа на исполнителя (Таблица 3).

Распределение ответственности между работниками организации при создании документов

В зависимости от специфики организации, особенностей и формы организации делопроизводства в локальной инструкции по делопроизводству предусматривают дополнительные положения по разграничению обязанностей и ответственности. Так, документ может содержать требования, связанные с особенностями взаимодействия между секретарем и исполнителями на этапах регистрации документа и подготовки к отправке (например, требование заполнять поля регистрационной карточки документа в системе электронного документооборота на разных этапах работы). Учтите следующие советы:

1. В п. 4.4 Примерной инструкции по делопроизводству определен перечень подразделений и лиц, с которыми необходимо согласовывать проекты документов. В их числе – служба делопроизводства. И если, например, для юридической службы очерчен круг рассматриваемых документов (проекты ЛНА, проекты приказов), то согласно этому нормативному документу служба делопроизводства должна согласовывать все документы организации. По крайней мере те, требования к которым регламентированы в третьем разделе Примерной инструкции по делопроизводству. Одновременно с этим лишь для одной группы документов (а именно для распорядительных документов) оговорен обязательный контроль за правильностью оформления со стороны службы делопроизводства (см. п. 3.17 Примерной инструкции по делопроизводству). Рекомендуем в локальной инструкции по делопроизводству однозначно определить, какие виды документов согласовывает служба делопроизводства (секретарь) и что является предметом согласования.

2. Действующие нормативные акты по делопроизводству содержат требования к срокам выполнения тех или иных процедур. Так, например, согласно п. 5.36 Примерной инструкции по делопроизводству регистрация исходящих документов осуществляется в день их подписания или, в некоторых случаях, на следующий рабочий день. За регистрацию документов, как известно, отвечает служба делопроизводства или секретарь. Одновременно с этим в п. 7.11 Примерной инструкции по делопроизводству указано, что после подписания документа исполнитель передает его на регистрацию в порядке, установленном в локальной инструкции по делопроизводству. Кто будет виноват в срыве сроков и как обосновать это, если исполнитель забудет о подписанном документе на несколько дней? Рекомендуем обращать особое внимание на нюансы при разработке локальной инструкции по делопроизводству, продумать и описать единый порядок работы на тех этапах, которые в Примерной инструкции по делопроизводству не освящены и зависят от специфики организации. Как организован процесс передачи документов на подпись руководителю? Что происходит с документами после подписания? Как организовано взаимодействие исполнителя и службы делопроизводства (секретаря) на этом этапе? Ответы на эти вопросы желательно закрепить документально.

3. В соответствии со своими трудовыми обязанностями секретарь руководителя обеспечивает организацию работы с документами в приемной руководителя. Это, как правило, установлено в его должностной инструкции. А вот в действующих нормативных актах, устанавливающих требования к инструкциям по делопроизводству, о работе приемной как таковой не сказано. Рекомендуем подумать о регламентации работы приемной при регламентации делопроизводства вашей организации.

Исполнение документов (поручений)

В рамках организации исполнения документов нормативными актами по делопроизводству обязанности и ответственность распределены между разными категориями должностных лиц (Таблица 4). Если говорить обобщенно, то основная задача подразделений – исполнять документы в срок или своевременно уведомлять руководителя о необходимости эти сроки скорректировать. Довольно большой объем задач, объединенных понятием «контроль сроков исполнения», делегирован службе делопроизводства. «Досталось» и руководителю – вполне логично, что именно он осуществляет контроль «по существу».

Распределение ответственности между работниками организации при исполнении документов

Рекомендуем в локальной инструкции по делопроизводству в разделе, посвященном организации контроля исполнения, предусмотреть следующие нюансы:

1. В соответствии с п. 6.8 Примерной инструкции по делопроизводству служба делопроизводства осуществляет проверку своевременности доведения документов, подлежащих исполнению, до работников. Однако практика показывает, что неправильно концентрировать всю ответственность в одном месте. В ЛНА целесообразно установить обязанность работников по регулярной проверке новых задач в СЭД, электронной почты, забору документов на бумажном носителе из ячеек структурных подразделений.

2. С учетом специфики компании и ее документооборота (традиционный или электронный) следует тщательно описать работу службы делопроизводства (или секретаря) по предварительной проверке и регулированию хода исполнения документов (поручений), чтобы все действующие лица понимали допустимую степень вмешательства контролера, а ответственность за неисполнение не перекладывалась на его плечи из-за отсутствия конкретики во внутренних нормативных актах. Это касается и взаимодействия службы делопроизводства (или секретаря) с руководителем: подумайте о том, какая информация и в какие сроки необходима руководителю для осуществления контроля по существу рассматриваемых вопросов и своевременного вмешательства.

Резюме

1. Эффективность документооборота напрямую зависит от нормативного регулирования. Для качественной и бесконфликтной работы все сотрудники должны понимать свои обязанности и ответственность. Распределение ответственности – одно из основных правил, устанавливаемых международными стандартами по управлению документами. Глобально ответственность распределена и в действующих в Российской Федерации нормативных и методических документах по делопроизводству – их положения необходимо перенести в локальную инструкцию по делопроизводству (раздел «Общие положения»).

2. Ответственность за работу с документами устанавливают в ЛНА, должностных инструкциях работников и приказах. Положения этих документов должны быть актуальными и согласованными между собой. Так, обязанности ответственных за делопроизводство в подразделениях, «разбросанные» по тексту инструкции по делопроизводству, должны совпадать с теми обязанностями, которые перечислены в приказе о назначении ответственных за делопроизводство, а в должностных инструкциях указанных в нем лиц должна быть зафиксирована соответствующая формулировка, хотя бы краткая.

3. Процессы работы с документами следует тщательно проработать и описать в инструкции по делопроизводству, определив для каждой операции ответственных лиц и сроки выполнения поручений. При этом рекомендуем ориентироваться на действующие в Российской Федерации нормативные и методические документы по делопроизводству – в них содержатся ответы на многие вопросы и на них удобно ссылаться. Однако помните, что некоторые этапы работы в них не детализированы: определите и опишите их с учетом специфики вашей организации.

1. Функциональные обязанности работников арбитражных судов по ведению делопроизводства

1.1. Ведение делопроизводства в судебных составах арбитражного суда осуществляется секретарями судебных заседаний, специалистами по делопроизводству судебных составов либо при необходимости помощниками судей.

В других структурных подразделениях суда делопроизводство ведется специалистами, на которых функции делопроизводства возложены должностным регламентом, либо работниками подразделения, которым руководителем подразделения наряду с другими обязанностями поручено выполнение такой работы.

Обязанности этих работников определяются их должностными регламентами, утверждаемыми председателями арбитражных судов.

Перечень функциональных обязанностей, приведенных в пунктах 1.2 - 1.5 Инструкции, является примерным и может быть скорректирован должностными регламентами сотрудников суда, утверждаемыми председателем арбитражного суда.

1.2. Специалисты подразделения делопроизводства арбитражного суда:

регистрируют в САС исковые заявления (заявления) (далее - исковые заявления), дополнительные материалы по делу (заявления, ходатайства, жалобы и т.п.), в том числе поданные в электронном виде путем заполнения формы, размещенной на официальном сайте арбитражного суда в сети Интернет, лиц, обратившихся с указанными документами, ответчиков и третьих лиц; апелляционные, кассационные жалобы и приложенные к ним документы в САС, а также регистрируют в САД документы непроцессуального характера, подлежащие рассмотрению в судебных составах и подразделениях;

предварительно определяют специализацию споров по поступившим заявлениям и вносят в САС данные из классификаторов системы;

передают поступившие исковые заявления в судебный состав согласно установленной специализации и вводят информацию об этом в САС. Если в суде применяется автоматизированное распределение исковых заявлений, они передаются после распределения непосредственно судье или его помощнику;

формируют реестры передачи документов судьям или в судебные составы и подразделения и передают документы по реестру специалистам по делопроизводству судебного состава или иному уполномоченному на прием документов лицу;

осуществляют поиск информации по документам и делам;

оформляют справки о непоступлении в суд искового заявления (заявления) при поступлении запросов;

регистрируют судебные дела, поступившие для рассмотрения из других судов, вводят в САС необходимые сведения по судебному делу;

формируют реестры для отправки судебных дел и документов отделениями почтовой связи и оформляют почтовую корреспонденцию, в том числе формируют списки бандеролей для отправки отделениями почтовой связи;

вносят в САС информацию о дате отправки документов и дел, почтовые адреса и иные обязательные реквизиты истцов, ответчиков, третьих лиц;

формируют и печатают конверты, наклейки на бандероли или посылки для отправки их отделениями почтовой связи;

ведут учет количества поступивших в суд документов и дел, составляют соответствующие сводки;

формируют и оформляют дела по номенклатуре.

1.3. На секретаря судебного заседания возлагаются следующие обязанности:

заполнение статистической карточки по делу;

направление и вручение под расписку копий судебных актов лицам, участвующим в деле, а также иным лицам по указанию судьи, в том числе размещение информации по судебным делам в САС суда, а также контроль за ее размещением в сети Интернет;

направление извещений о времени и месте судебного заседания;

размещение списков дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании, на информационных стендах или киосках. Контроль соответствия сведений о месте и времени рассмотрения судебных дел, размещенных в сети Интернет (в том числе в сервисе "Календарь судебных заседаний"), судебным актам, вынесенным по судебному делу, проверка правильности формирования списков на информационных панелях и информационных киосках, размещенных у зала судебного заседания, при необходимости распечатка списка и размещение на информационном стенде или на отведенном для этого месте;

подготовка информации для судьи о надлежащем извещении лиц, участвующих в деле, о причинах их неявки в судебное заседание;

проверка явки лиц, прибывших в судебное заседание по вызову суда, информирование судьи о неявке лиц и причинах неявки;

проверка явки арбитражных заседателей в судебное заседание, информирование судьи об их неявке и причинах неявки, если они известны;

ведение протокола судебного заседания; организация ведения аудиопротокола и последующая его обработка; ознакомление с протоколами лиц, участвующих в деле, по их ходатайствам;

содействие судье в проведении видеоконференц-связи;

ведение протокола о совершении отдельного процессуального действия;

заполнение бланков исполнительных листов по делам;

по указанию судьи возвращение по заявлениям лиц, участвующих в деле, представленных документов или их отправка заказными письмами с уведомлением о вручении;

выдача на основании вынесенного судом судебного акта вещественных доказательств лицу (организации), представившему их, или лицу, определенному судом;

по указанию судьи ознакомление лиц, участвующих в деле, и иных лиц с материалами судебного дела (производства), если в суде не создано соответствующее подразделение либо не назначено ответственное лицо по ознакомлению с материалами судебных дел (производств);

контроль поступления из отделений почтовой связи уведомлений о вручении писем с копиями судебных актов лицам, участвующим в деле, извещений о времени рассмотрения дел в суде;

ввод информации в САС о прохождении искового заявления и дела в суде;

свидетельствование копий судебных актов и документов;

подготовка судебных дел для сдачи в архив, сдача дел в архив;

выполнение другой работы по поручению судьи и председателя судебного состава.

1.4. На специалиста по делопроизводству судебного состава, подразделения возлагаются следующие обязанности:

прием по реестру под расписку от специалистов подразделения делопроизводства исковых заявлений, дополнительных материалов, других документов и судебных дел;

на основании визы председателя судебного состава передача исполнителям по реестру исковых заявлений и судебных дел;

передача исполнителям дополнительных материалов к поступившим исковым заявлениям, писем, жалоб и иных обращений, а также другой документации под расписку в реестре (журнале );

Все упомянутые в настоящей Инструкции журналы и реестры могут вестись в арбитражном суде в электронном виде. В случае необходимости подписания тех или иных граф журнала/реестра страницы журнала распечатываются, нумеруются и подшиваются по порядку в соответствующее номенклатурное дело, при этом возможна организация электронного подписания таких журналов/реестров, в том числе путем проставления отметок "передано-принято" в САС арбитражного суда.

регистрация в САС информации по резолюции председателя судебного состава (если в суде не применяется автоматизированное распределение исковых заявлений и дел) о назначении судьи, судьи-докладчика, о движении судебного дела, совершенных процессуальных действиях и принятых судебных актах;

регистрация в САД информации по резолюции руководителя структурного подразделения о назначении исполнителя, действиях по исполнению документа, направлении ответа заявителю, итоговых документах и т.д.;

внесение в регистрационные карточки САС и САД дополнительных данных по делам и документам по мере их прохождения в судебном составе или подразделении суда;

формирование и подшивка судебных дел по мере поступления материалов дела, нумерация листов дела;

оформление судебных дел, апелляционных, кассационных производств;

формирование реестров дел и документов для передачи в другие подразделения суда;

подготовка сопроводительных писем;

свидетельствование копий судебных актов и документов;

направление копий судебных актов и исполнительных листов;

формирование реестра отправки дел и документов, передача реестров в экспедицию под расписку вместе с делами и документами, запечатанными в конверты;

формирование документов для вложения в почтовые конверты, печатание на конвертах адресов отправителей и получателей, заполнение почтовых уведомлений о вручении корреспонденции адресатам;

печатание наклеек для пакетов и бандеролей, конвертование пакетов и бандеролей;

ведение необходимой справочно-информационной работы;

направление документов и дел по запросам, передача документов и дел в архив суда;

составление актов на уничтожение дел по номенклатуре с истекшими сроками хранения и передача этих дел в службу хозяйственного обеспечения для уничтожения;

периодическая сверка наличия судебных дел и документов, находящихся на исполнении у судей, помощников судей, работников судебного состава, подразделения;

информирование председателя судебного состава, руководителя подразделения о сроках исполнения поручений, дел и документов;

подготовка предложений по номенклатуре дел судебного состава, подразделения и формирование номенклатурных дел по срокам хранения документов, передача дел в архив для постоянного хранения;

своевременная подготовка заявок для получения бланков, средств оргтехники, канцелярских принадлежностей, их учет и выдача работникам;

хранение печатей, штампов, бланков, используемых в работе, в судебном составе, подразделении;

оформление заявок на машинописные и копировальные работы, передача их в группу автоматизированной подготовки документов и копировально-множительное бюро, получение готовой работы;

печатание копий судебных актов, подлежащих отправке, заверение их подлинности, оформление пакетов для отправки, сдача их в экспедицию;

выполнение иной работы по поручению председателя судебного состава и руководителя подразделения.

1.5. Помощник судьи, обеспечивая исполнение судьей полномочий и содействуя осуществлению правосудия, на основании поручений судьи выполняет следующие обязанности:

изучает поступившие судье исковые заявления, заявления, жалобы, представления и вносит предложения по их рассмотрению;

принимает участие в решении задач подготовки дела к судебному разбирательству, включая подбор законов и иных нормативных правовых актов, материалов судебной практики, необходимых для рассмотрения дела;

подготавливает заключения по сложным и спорным вопросам применения норм материального права;

оказывает судье помощь в совершении действий при подготовке дела к судебному разбирательству, предусмотренных статьей 135 АПК РФ. При этом помощник судьи не вправе совершать действия, влекущие за собой возникновение, изменение или прекращение прав или обязанностей лиц, участвующих в деле, и других участников арбитражного процесса;

принимает участие в организации подготовки и проведения судебного процесса, а именно: контролирует изготовление и своевременное направление копий судебного акта, которыми извещаются или вызываются участники процесса; формирует список судебных дел, назначенных для рассмотрения в судебном заседании; готовит судье информацию о надлежащем извещении лиц, участвующих в деле, а также о причинах их неявки в судебное заседание; контролирует поступление документов, истребованных судом;

оказывает судье содействие в организации и проведении видеоконференц-связи судебного заседания;

ведет протокол судебного заседания в случаях отсутствия в суде секретарей судебного заседания;

оказывает содействие судье при подготовке проектов судебных актов;

осуществляет контроль по исковым заявлениям, заявлениям и жалобам, оставленным без движения, а также по делам, по которым отложено рассмотрение либо приостановлено производство;

контролирует работу специалистов по формированию материалов дела; по своевременному направлению лицам, участвующим в деле, и другим участникам арбитражного процесса судебных актов, исполнительных листов;

контролирует правильность заполнения электронных статистических карточек;

проверяет в САС полноту и правильность заполнения реквизитов судебных дел и документов, полей статистической карточки судебного дела;

подготавливает с использованием САС периодические (ежемесячные, квартальные, полугодовые и годовые) статистические отчеты по рассмотрению судебных дел и по другим вопросам, участвует в составлении статистического отчета о работе судьи;

готовит данные и материалы, необходимые судье для обобщений, докладов, статей, выступлений;

14. Порядок выдачи судебных дел и документов

14.1. Порядок и сроки выдачи судебных дел (иных материалов) для ознакомления устанавливаются председателем суда.

(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 18.03.2013 N 61)

(см. текст в предыдущей редакции)

Судебные дела (иные материалы) выдаются для ознакомления в помещении суда на основании письменного заявления и при предъявлении следующих документов:

(абзац введен Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 18.03.2013 N 61)

а) обвиняемыми, подсудимыми, осужденными, оправданными, лицами, в отношении которых ведется производство по делу об административном правонарушении, потерпевшими, сторонами по делу, третьими лицами, законными представителями по уголовным, гражданским, административным делам и делам об административных правонарушениях, заявителями и другими заинтересованными лицами по делам особого производства и административным делам, гражданскими истцами, ответчиками по уголовным делам - документа, удостоверяющего личность согласно приложению N 1, а их представителями, защитниками - также доверенности, оформленной в соответствии с требованиями законодательства;

(пп. "а" в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 18.02.2016 N 33)

(см. текст в предыдущей редакции)

б) адвокатами, выступающими по уголовным, гражданским, административным делам и делам по административным правонарушениям, - ордера соответствующего адвокатского образования и удостоверения личности и (или) удостоверения адвоката;

(в ред. Приказов Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 18.03.2013 N 61, от 18.02.2016 N 33)

(см. текст в предыдущей редакции)

в) другими заинтересованными лицами, выступающими по уголовным, гражданским, административным делам, делам об административных правонарушениях, - документов, удостоверяющих личность и полномочия;

(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 18.02.2016 N 33)

(см. текст в предыдущей редакции)

г) прокурорами - служебного удостоверения;

д) иными должностными лицами при наличии законного основания - мотивированного письменного запроса;

е) реабилитированным лицам, а с их согласия или в случае их смерти - наследникам, близким родственникам, родственникам, иждивенцам в соответствии со статьями 133, 134 УПК РФ, статьей 11 Закона Российской Федерации от 18.10.1991 N 1761-1 "О реабилитации жертв политических репрессий" - документа, удостоверяющего личность и (или) полномочия, а также подтверждающего соответствующее родство (факт нахождения на иждивении).

(пп. "е" введен Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 18.03.2013 N 61)

(пункт в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 24.04.2012 N 91)

(см. текст в предыдущей редакции)

14.2. Ознакомление лиц, указанных в пункте 14.1 настоящей Инструкции, с материалами судебного дела (иными материалами) производится на основании их письменного заявления (форма N 62), на котором судья, в производстве которого находится (или находилось) судебное дело, а при его отсутствии - председатель суда (или его заместитель) либо иное уполномоченное им лицо делает соответствующую отметку о поручении работнику аппарата суда ознакомить с материалами дела. Данное заявление подшивается в дело, а в случае предъявления доверенности к делу приобщается также ее копия.

(в ред. Приказов Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 16.04.2014 N 90, от 21.10.2019 N 238)

(см. текст в предыдущей редакции)

Ознакомление с делами (иными материалами) должно проходить в специально оборудованном для этой цели помещении суда в присутствии уполномоченного на то работника аппарата суда в условиях, которые исключают изъятие, повреждение, уничтожение материалов дел, а также внесение в них исправлений и дописок, передачу их другому лицу.

Об ознакомлении с делом делается отметка в справочном листе.

После ознакомления с судебным делом (иными материалами) уполномоченный работник аппарата суда в присутствии лица, которое ознакомилось с судебным делом (иными материалами), проверяет состояние данного дела и наличие всех документов в деле, делает отметку в заявлении (форма N 62) о том, что дело возвращено. В случае если после возвращения дела уполномоченным работником аппарата суда выявлено изъятие, повреждение материалов дел, а также внесение в них исправлений и дописок, об этом незамедлительно сообщается председателю суда либо его заместителю.

По письменным требованиям органов, которым законом предоставлено право истребования дела, и на основании распоряжения председателя суда или его заместителя судебные дела направляются им в трехдневный срок заказной почтой или с рассыльным.

Назначенный работник суда обязан контролировать возврат дел и не реже одного раза в месяц докладывать председателю суда.

До возвращения дела в суд требование о его высылке, копии сопроводительного письма, приговора или решения хранятся в контрольной папке.

В учетно-статистической карточке отмечается, когда, кому и по какому запросу дело направлено, когда оно возвращено в суд.

(пункт в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 18.03.2013 N 61)

(см. текст в предыдущей редакции)

14.2.1. Ознакомление с доказательствами, иными приобщенными к материалам дела документами в электронном виде (аудио и видеозаписями и т.д.) осуществляется в соответствии с порядком, установленным пунктами 14.2 и 7.12.1 настоящей Инструкции.

(пункт введен Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 04.03.2019 N 42; в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 21.10.2019 N 238)

(см. текст в предыдущей редакции)

14.3. Учет выдачи и высылки дел, находящихся в архиве суда, производится в соответствии с действующими правилами по ведению архива.

14.4. Подлинные документы из судебных дел (иных материалов) и их надлежащим образом заверенные копии, представленные участниками уголовного, гражданского, административного судопроизводства и участниками производства по делам об административных правонарушениях, а также письменные справки по делам выдаются уполномоченными работниками отдела делопроизводства (приемной) или архива суда на основании их письменного заявления; а судам общей юрисдикции, органам дознания и следствия - на основании мотивированного запроса и (или) иных необходимых документов, предусмотренных законодательством Российской Федерации. На заявлении или запросе о выдаче подлинных документов из судебного дела проставляется разрешающая резолюция судьи, председательствующего по делу, а при его отсутствии - председателя суда (или его заместителя).

(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 18.02.2016 N 33)

(см. текст в предыдущей редакции)

Взамен выданного подлинника к делу приобщается его копия, заверенная судьей и гербовой печатью суда.

При выдаче подлинников документов из судебного дела на их заверенных копиях должны указываться фамилия, имя, отчество лица, получившего документ, его процессуальное положение по делу, данные документа, удостоверяющего личность. В получении документа это лицо должно расписаться и проставить дату получения. Лицо, выдавшее документ, должно указать свою фамилию, должность и поставить подпись. При предъявлении доверенности необходимо снять с нее копию и подшить в дело. Такие же сведения указываются в справочном листе.

Документы, на основании которых из судебного дела выданы подлинники, а также их заверенные копии, подшиваются в дело. В случае направления подлинного документа заказной почтой в дело также подшивается копия сопроводительного письма с исходящим номером и датой.

Письменные доказательства из дела с разрешения судьи, председательствующего по делу, а при его отсутствии - председателя суда (его заместителя) могут быть возвращены представившим их лицам и до вступления решения суда в законную силу (ст. 72 ГПК РФ).

Порядок и сроки выдачи подлинных документов, их заверенных копий, письменных справок устанавливается председателем суда.

(пункт в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 18.03.2013 N 61)

(см. текст в предыдущей редакции)

14.5. Копии решения (приговора, решения, определения, постановления) суда по делам выдаются (направляются) в случаях, предусмотренных процессуальным законодательством.

В иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, порядок выдачи (направления) копий судебных актов определяется председателем суда.

Выдаваемые судом копии судебных актов (приговор, решение, определение, постановление) должны быть заверены подписями судьи, председательствующего по делу, а в случае его отсутствия - председателя суда (заместителя председателя суда) или иного уполномоченного им лица, секретаря суда либо иного уполномоченного работника аппарата суда, а также гербовой печатью суда. При заверении соответствия копии судебного акта подлиннику на лицевой стороне последнего листа под текстом копии судебного акта (ниже реквизита "Подпись") проставляется штамп "Копия верна" (форма N 67) и гербовая печать суда.

(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 09.04.2015 N 95)

(см. текст в предыдущей редакции)

Изготовление заверенных копий судебных актов и иных документов суда осуществляется уполномоченными работниками аппарата суда. В правом верхнем углу первого листа документа проставляется штамп "КОПИЯ".

Если копия документа состоит из нескольких листов, то все листы должны быть пронумерованы, прошиваются прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа копии документа, или скрепляются скобой с использованием степлера; на оборотной стороне последнего листа в местах скрепления накладывается наклейка с заверительной надписью "пронумеровано и скреплено печатью _____ листов, подпись _____" (форма N 66) с указанием суда, которым выдается копия документа, подпись скрепляется гербовой печатью суда. Гербовую печать ставят таким образом, чтобы частично захватить отрезок бумаги, заклеивающий концы нити либо место скрепления.

(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 09.04.2015 N 95)

(см. текст в предыдущей редакции)

В случае если вышестоящий суд изменил решение суда, на копии судебного акта (приговора, решения, определения, постановления) делается об этом отметка. На выдаваемой копии судебного акта уполномоченным работником аппарата суда делается отметка о дате вступления его в законную силу или о том, что оно в законную силу не вступило, указывается уникальный идентификатор дела (в обязательном порядке на судебных актах, вступивших в законную силу), ставится отметка о том, в каком деле подшит подлинный документ и в производстве какого суда находится дело.

(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 04.03.2019 N 42 (ред. 10.04.2019))

(см. текст в предыдущей редакции)

Копии запрашиваемых судебных актов изготавливаются уполномоченным работником аппарата суда в день поступления заявления, а при невозможности - в срок не более пяти рабочих дней с указанной даты.

Изготовленные, но не полученные заявителем копии судебных актов, письменных справок передаются для отправки по почте.

Лицо, получившее копию судебного акта, должно написать соответствующую расписку. В случае направления копии документа по почте в дело подшивается копия сопроводительного письма с исходящим номером и датой. Также делаются соответствующие отметки в справочном листе.

Копии судебных актов, вступивших в законную силу, могут быть выданы (направлены) иным лицам, чьи интересы непосредственно затрагиваются судебным актом, с разрешения председательствующего судьи или председателя суда (в случае отсутствия - заместителя председателя суда) по письменному заявлению (форма N 63), в котором должно быть указано, какие права или законные интересы этого лица нарушены этими судебными актами.

(пункт в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 16.04.2014 N 90)

(см. текст в предыдущей редакции)

14.6. Право на снятие копий документов с материалов дела за свой счет, в том числе с использованием технических средств, предоставляется следующим лицам:

обвиняемым, подсудимым, осужденным, оправданным, их защитникам и представителям (ст. 47 ч. 4 п. 13, ст. 53 ч. 1 п. 7 УПК РФ);

потерпевшим (ст. 42 ч. 2 п. 12 УПК РФ);

гражданскому истцу, его представителю в части копий процессуальных решений, относящихся к предъявленному им гражданскому иску (ст. 44 ч. 4 п. 13 УПК РФ);

гражданскому ответчику и его представителю в части материалов уголовного дела, которые касаются гражданского иска (ст. 54 ч. 2 п. 9, ст. 55 ч. 2 УПК РФ);

сторонам и иным лицам, участвующим в гражданском деле, а также их представителям (ст. 35 ч. 1 ГПК РФ);

лицам, участвующим в административном деле (ч. 1 ст. 45 КАС РФ);

(абзац введен Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 18.02.2016 N 33)

реабилитированным лицам, а с их согласия или в случае их смерти - родственникам, (иждивенцам) в части ознакомления с материалами прекращенных уголовных и административных дел и получения с них копий (ст. 11 Закона Российской Федерации от 18.10.1991 N 1761-1 "О реабилитации жертв политических репрессий").

Все перечисленные лица снимают копии по письменному заявлению в порядке, установленном председателем суда или судьей - председательствующим по делу. Данное письменное заявление с разрешающей резолюцией председателя суда или судьи - председательствующего по делу подшивается в судебное дело.

Снятые перечисленными лицами за свой счет копии с материалов судебного дела, в том числе с помощью технических средств, судом не заверяются.

(пункт в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 18.03.2013 N 61)

(см. текст в предыдущей редакции)

14.7. Повторная выдача копий судебных актов (решений, определений, приговоров, постановлений, судебных приказов) лицам, указанным в пункте 14.1, а также другим лицам, чьи интересы непосредственно затрагиваются судебным актом, осуществляется по их письменному мотивированному заявлению в установленном председателем суда порядке. Иные, не установленные настоящей Инструкцией, правила ознакомления с материалами судебного дела, выдачи подлинных документов, заверенных копий материалов дела, письменных справок, копий судебных актов, вступивших в законную силу, определяются председателем суда.

(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 21.10.2019 N 238)

(см. текст в предыдущей редакции)

Порядок выдачи судебных дел, находящихся в архиве суда, а также снятие с них копий регулируются Инструкцией о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции, утвержденной Судебным департаментом.

(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 21.10.2019 N 238)

(см. текст в предыдущей редакции)

(пункт в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 18.03.2013 N 61)

1. Советник судьи, руководитель Секретариата Суда, заместитель руководителя Секретариата Суда являются должностными лицами Суда и пользуются следующими привилегиями и иммунитетами:

а) не подлежат уголовной, гражданской и административной ответственности за сказанное или написанное ими и за все действия, совершенные ими в качестве должностных лиц;

б) освобождаются от налогообложения ежемесячного денежного содержания и иных вознаграждений, выплачиваемых органами Союза;

в) освобождаются от государственных повинностей;

г) освобождаются от ограничений по въезду в государство пребывания и выезду из него, от регистрации в качестве иностранцев и получения разрешения на временное проживание;

д) пользуются такими же льготами по репатриации, какими пользуются дипломатические представители во время международных кризисов.

2. На должностных лиц, если они являются гражданами государства пребывания Суда и (или) постоянно проживают на его территории, не распространяется действие подпунктов б), в), г) и д) пункта 1 настоящего правила.

Правило 3.2. Функциональные обязанности советника судьи

1. Советник судьи назначается на должность и освобождается от должности Председателем Суда по предложению соответствующего судьи.

2. Основной задачей советника судьи является информационно-аналитическое обеспечение деятельности судьи.

3. В процессе подготовки дела по заявлению советник судьи-докладчика подготавливает материалы о судебной практике международных судов, судов государств - членов Союза и третьих стран, предложения о необходимости проведения консультаций экспертов и специалистов, о назначении экспертизы, проведении выездного судебного заседания, осуществляет иные действия по подготовке к рассмотрению дела Судом.

4. Должностные обязанности советника судьи определяются в соответствии с Положением о секретариате судьи, являющимся неотъемлемой частью настоящих Правил.

5. Судья вправе индивидуализировать функциональные обязанности советника судьи.

Правило 3.3. Сотрудники Аппарата Суда и их статус

1. Помощник судьи, советник и консультант Секретариата Суда являются сотрудниками Суда и пользуются следующими привилегиями и иммунитетами:

а) не подлежат юрисдикции судебных или административных органов государства пребывания в отношении действий, совершаемых при непосредственном выполнении ими служебных обязанностей, кроме случаев предъявления:

- исков о возмещении ущерба в связи с дорожно-транспортным происшествием, вызванным транспортным средством, принадлежащим сотруднику либо управлявшимся им;

- исков в связи со смертью или телесным повреждением, вызванными действиями сотрудников.

б) освобождаются от ограничений по въезду в государство пребывания и выезду из него, от регистрации в качестве иностранцев и получения разрешения на временное проживание.

2. Положения подпунктов а) и б) пункта 1 настоящего правила не применяются к взаимоотношениям между сотрудниками и органами государственной власти и управления государства - члена Союза страны пребывания Суда, гражданами которого они являются.

Правило 3.4. Функциональные обязанности помощника судьи

1. Помощник судьи назначается на должность и освобождается от должности Председателем Суда по предложению соответствующего судьи.

2. Основной задачей помощника является организационное обеспечение деятельности судьи.

3. Помощник судьи-докладчика, как правило, является секретарем судебного заседания.

4. В рамках работы по заявлению помощник судьи-докладчика формирует материалы дела с составлением описи документов, осуществляет извещение лиц, участвующих в споре, заинтересованных участников спора о месте и времени судебного заседания, предварительно проверяет явку лиц, участвующих в споре, осуществляет ознакомление с материалами дела и получение ими копий актов Суда, как правило, ведет и оформляет протокол судебного заседания, обеспечивая полноту и достоверность его содержания, осуществляет хранение материалов дела в ходе судебного разбирательства.

5. Должностные обязанности помощника судьи определяются в соответствии с Положением о секретариате судьи, являющимся неотъемлемой частью настоящих Правил.

6. Судья вправе индивидуализировать функциональные обязанности помощника судьи.

Правило 3.5. Функциональные обязанности должностных лиц и сотрудников Секретариата Суда

Обязанности должностных лиц и сотрудников Секретариата Суда определяются в соответствии с настоящими Правилами, Положением о Секретариате Суда, должностным регламентом и Инструкцией по делопроизводству в Суде Евразийского экономического союза.

Правило 3.6. Технический персонал

Технический персонал Секретариата Суда принимается на работу руководителем Секретариата Суда на основе заключаемых с ними трудовых договоров (контрактов).

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

от 24 сентября 2012 года N 131

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО СУДЕБНОМУ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АППАРАТЕ МИРОВОГО СУДЬИ

В связи с изменениями федерального законодательства приказываю:

1. Утвердить Инструкцию по судебному делопроизводству в аппарате мирового судьи (далее - Инструкция) согласно приложению к настоящему приказу.

2. Ознакомить с приказом работников департамента и специалистов аппарата мировых судей.

3. Начальнику отдела организационно-правового обеспечения управления кадрового, организационно-правового и информационного обеспечения Изосиной И.А. организовать изучение и обеспечить четкое исполнение основных положений и требований настоящей Инструкции, устанавливающих единую систему организации делопроизводства, порядка работы с процессуальными и иными документами, в срок до 31 декабря 2012 г.

4. Приказы начальника департамента от 27 февраля 2004 года N 17 "Об утверждении Инструкции по судебному делопроизводству в аппарате мирового судьи", 16 марта 2010 года N 53 "О внесении изменений в Инструкцию по судебному делопроизводству в аппарате мирового судьи", 30 апреля 2010 года N 75 "О внесении дополнений в Инструкцию по судебному делопроизводству в аппарате мирового судьи", 4 октября 2011 года N 151 "О внесении изменений в приказ начальника департамента от 27.02.2004 N 17" признать утратившими силу.

5. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника управления кадрового, организационно-правового и информационного обеспечения, заместителя начальника департамента Шулико О.Е.

Утверждена
Приказом
Начальника департамента по обеспечению
деятельности мировых судей
Вологодской области
от 24 сентября 2012 года N 131
(приложение)

ИНСТРУКЦИЯ ПО СУДЕБНОМУ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АППАРАТЕ МИРОВОГО СУДЬИ

Инструкция по судебному делопроизводству в аппарате мирового судьи (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения деятельности судебного участка мирового судьи в Вологодской области Российской Федерации.

Настоящая Инструкция, являясь основным нормативно-методическим документом, определяет и устанавливает единую систему организации и порядок ведения судебного делопроизводства в аппарате мирового судьи, предусматривая учет и ведение документооборота судебного участка, единые требования к оформлению процессуальных и иных документов, обеспечение оптимального порядка передачи и движения процессуальных и иных документов, порядок текущего хранения судебных дел, документации и передачи их в архив.

Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной, компьютерной и электронной техники.


1. Общие положения и руководство организацией судебного делопроизводства

1.1. Инструкция по судебному делопроизводству в аппарате мирового судьи устанавливает единую систему документационного производства, обязательную для всех работников аппарата мирового судьи.

1.2. Инструкция разработана на основании Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), ГОСТа Р51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" и в соответствии с законодательными актами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России.

1.3. Составление статистических отчетов и заполнение статистических карточек и контрольных талонов на подсудимого для формирования базы данных по судимости осуществляются в соответствии с Инструкцией по ведению судебной статистики, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29 декабря 2007 года N 169.

1.4. Наряду с ведением на судебных участках мировых судей судебного делопроизводства на бумажных носителях на всех судебных участках мировых судей в обязательном порядке используется автоматизированное судебное делопроизводство СПО "Амирс", позволяющее размещать на официальных сайтах мировых судей информацию о деятельности мировых судей в соответствии с требованиями, установленными Федеральным законом N 262-ФЗ от 22 декабря 2008 года "Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации".

1.5. Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей Инструкцией, обязательны для всех специалистов аппарата мирового судьи. Все специалисты аппарата мирового судьи ответственны за выполнение требований Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации. Специалисты аппарата мирового судьи обязаны хорошо знать и неукоснительно применять в своей работе положения настоящей Инструкции.

1.6. Мировой судья в пределах своих полномочий:

- организует работу аппарата мирового судьи;

- осуществляет общее руководство деятельностью аппарата мирового судьи;

- руководит судебным делопроизводством;

- организует работу канцелярии судебного участка в соответствии с настоящей Инструкцией и Инструкцией по ведению судебной статистики в судах общей юрисдикции Российской Федерации, управлениях (отделах) Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, а также выполнение канцелярией судебного участка требований государственных стандартов на организационно-распорядительную документацию;

- в целях повышения производительности труда, наиболее четкого исполнения служебного долга распределяет должностные обязанности между работниками аппарата мирового судьи и осуществляет постоянный контроль за их выполнением;

- организует хранение, отбор и сдачу в архив документов судебного участка, ежегодный отбор и уничтожение дел и материалов, сроки хранения которых истекли.

1.7. Мировой судья дает разрешение на выдачу или высылку по запросам компетентных органов судебных дел, материалов, документов.

1.8. Обязанности, права и ответственность специалистов аппарата мировых судей определяются их должностными регламентами, утверждаемыми приказами начальника департамента.

1.9. В занимаемых мировыми судьями помещениях размещаются в доступных для посетителей местах информационные стенды и (или) технические средства аналогичного назначения для ознакомления пользователей информацией с текущей информацией о деятельности соответствующего судебного участка мирового судьи, которая должна содержать:

1) порядок работы судебного участка мирового судьи, включая порядок приема граждан (физических лиц), в том числе представителей организаций (юридических лиц), общественных объединений, органов государственной власти и органов местного самоуправления, по вопросам, связанным с рассмотрением дел мировым судьей, и иным вопросам, касающимся деятельности мирового судьи;

2) сведения о дате, времени, месте проведения и предмете судебного заседания по делам, назначенным к слушанию;

3) порядок присутствия в судебном заседании и меры, принимаемые к его нарушителям, порядок пропуска в залы судебного заседания и помещения, занимаемые мировым судьей;

4) условия и порядок получения информации о деятельности мирового судьи;

5) иные сведения, необходимые для оперативного информирования пользователей информацией.

1.10. Прием граждан на судебном участке производится мировым судьей, работниками аппарата мирового судьи в установленном порядке. Расписание приема посетителей должно быть вывешено на видном месте. Граждане, прибывшие из других населенных пунктов, принимаются в течение рабочего дня.

1.11. Информация о деятельности мировых судей в Вологодской области может предоставляться в устной и письменной форме, в том числе в виде электронного документа.

Информация о деятельности мировых судей в Вологодской области в устной форме предоставляется гражданам (физическим лицам), в том числе представителям организаций (юридических лиц), общественных объединений, органов государственной власти и органов местного самоуправления, во время приема.

1.12. Выдача справок и документов производится уполномоченным на то лицом канцелярии судебного участка мирового судьи в установленном порядке.


2. Порядок приема, отправления дел и корреспонденции

2.1. Все судебные дела и корреспонденция, поступающие как по почте, так и поданные (доставленные) непосредственно на судебный участок, принимаются, а также отправляются по назначению уполномоченным на то лицом канцелярии судебного участка мирового судьи.

2.2. Уполномоченное на то лицо канцелярии судебного участка мирового судьи вскрывает пакеты, проверяет соответствие присланных судебных дел и других материалов описи, а затем ставит на первой странице обложки дела (письма и т.п.) штамп, где проставляются дата поступления материала на судебный участок, регистрационный номер документа по журналу учета входящей корреспонденции.

Если при вскрытии пакетов будет обнаружено отсутствие какого-либо документа или приложения к нему, об этом составляется акт, один экземпляр которого посылается отправителю, а второй приобщается к полученным документам и передается вместе с ними на рассмотрение мировому судье.

Конверты от поступивших по почте исковых заявлений, заявлений о выдаче судебных приказов, представлений, апелляционных, кассационных или частных жалоб, исполнительных документов должны быть сохранены и приложены к присланным документам.

2.3. Поступившие на судебный участок дела, материалы и иные документы, в том числе присланные электронной почтой, факсимильной связью, а также телеграммы регистрируются в журнале учета входящей корреспонденции (форма N 1).

2.4. Административные материалы, поступившие на судебный участок одновременно с доставкой правонарушителей, до их рассмотрения также подлежат регистрации в журнале учета входящей корреспонденции (форма N 1).

2.5. Для регистрации отдельных видов поступающей корреспонденции (исполнительные документы, поручения других мировых судей, судов) в журнал учета входящей корреспонденции могут быть внесены дополнительные графы (например, для отметок об исполнении).

При большом объеме поступающей по почте корреспонденции регистрация может производиться в нескольких журналах по видам: исполнительные документы, корреспонденция по уголовным, гражданским делам, делам об административных правонарушениях, прочая корреспонденция и т.д.

2.6. Не подлежат регистрации, а передаются с отметкой о времени получения их судебным участком для приобщения к делам:

судебные повестки, возвращенные судебному участку;

расписки в получении судебных повесток, исковых заявлений (жалоб).

2.7. После регистрации, но не позднее следующего рабочего дня вся поступившая корреспонденция передается мировому судье для рассмотрения.

2.8. При использовании автоматизированного судебного делопроизводства список дел, назначенных к рассмотрению на заданную дату, формируется автоматически и размещается на информационных стендах и на сайте судебного участка в сроки, указанные в Регламенте организации размещения сведений о находящихся в суде делах и текстов судебных актов в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" на официальном сайте суда общей юрисдикции (далее - Регламент), утвержденном постановлением Президиума Совета судей Российской Федерации от 27 января 2011 года N 253 (в редакции постановления Президиума Совета Судей Российской Федерации от 24 марта 2011 года N 259).

В случае необходимости может быть использован соответствующий журнал формы N 2.

2.9. Исковые заявления, заявления о выдаче судебного приказа и другие материалы, в том числе о привлечении к уголовной ответственности в порядке частного обвинения, принятые помощником мирового судьи на личном приеме, не позднее следующего рабочего дня сдаются в канцелярию судебного участка мирового судьи для регистрации в журнале учета входящей корреспонденции, после регистрации с присвоением соответствующего регистрационного номера и даты поступления возвращаются мировому судье для рассмотрения.

2.10. Лицо, подающее исковое заявление и другие материалы на личном приеме, может представить дополнительную копию вышеуказанного документа, на которой помощник мирового судьи по его просьбе ставит дату, подпись и указывает свою фамилию, после чего копия возвращается заявителю.

2.11. При отправке по назначению судебных дел и других документов, в том числе при направлении по электронной почте, факсу, регистрация которых производится в журнале формы N 1-а, исходящий номер на сопроводительных письмах должен соответствовать порядковому номеру по журналу входящей корреспонденции и номеру дела (материала) или номеру того наряда, в котором эта переписка должна храниться.

2.12. Дела, материалы направляются заказными бандеролями, а исковые материалы, исполнительные документы - заказными письмами либо направляются курьерами.

На заказные бандероли и письма составляется опись: отдельно на бандероли и на письма. Опись остается на судебном участке и подшивается в хронологическом порядке в наряд N 21.

Дела, материалы и корреспонденция, направляемые адресатам с курьерами, записываются в разносную книгу для корреспонденции и сдаются получателям под расписку в этой книге.

2.13. Судебные повестки и копии процессуальных актов направляются уполномоченным на то лицом канцелярии судебного участка мирового судьи в соответствии с требованиями Приказа ФГУП "Почта России" от 31 августа 2005 года N 343 "О введении в действие "Особых условий приема, вручения, хранения и возврата почтовых отправлений разряда "Судебное". Бланк уведомления прикрепляется к стороне письма, на которой не указывается адрес. На лицевой стороне письма делаются отметки "судебная повестка с заказным уведомлением", "определение" и т.д.

3.1. Все дела, поступившие на судебный участок, регистрируются в СПО "Амирс" (далее - СПО "Амирс") в соответствии с документами первичного статистического учета на учетно-статистических карточках (для уголовных дел - форма N 5р, для гражданских дел - форма N 6р, для дел об административных правонарушениях - форма N 7р и в алфавитном указателе (для уголовных дел - форма N 5-а, для гражданских дел - форма N 6-а, для дел об административных правонарушениях - форма N 7-а).

Специалист аппарата мирового судьи, в чьи обязанности входит ведение СПО "Амирс", определяется приказом начальника департамента.

3.2. Поступившие на судебный участок заявления, поданные в порядке частного обвинения (материалы по заявлению частного обвинения, поступившие мировому судье от граждан или из органа внутренних дел), регистрируются уполномоченным на то лицом канцелярии судебного участка мирового судьи в журнале учета заявлений частного обвинения (форма N 5.1).

В случаях, если поданное заявление частного обвинения не отвечает требованиям ч. 5, 6 ст. 318 УПК РФ, мировой судья выносит постановление о возвращении заявления лицу, его подавшему, в котором предлагает ему привести заявление в соответствие с указанными требованиями и устанавливает для этого срок (ч. 1 ст. 319 УПК РФ).

Заявителю не позднее следующего рабочего дня после дня вынесения вышеуказанного постановления сопроводительным письмом направляются копия этого постановления и копия заявления частного обвинения, если таковая прилагалась заявителем. При этом все остальные материалы по заявлению частного обвинения, поступившие из отдела внутренних дел, за исключением самого заявления частного обвинения, не направляются заявителю и не возвращаются в отдел внутренних дел, а остаются на судебном участке. В период установленного мировым судьей срока постановление мирового судьи о возвращении заявления с копиями заявления частного обвинения и сопроводительного письма хранятся в архиве (на судебном участке) мирового судьи.

Если заявление по делу частного обвинения не будет приведено в назначенный мировым судьей срок в соответствие с законом, мировой судья выносит постановление об отказе в принятии заявления к своему производству, копия которого сопроводительным письмом направляется уполномоченным на то лицом канцелярии судебного участка мирового судьи заявителю не позднее следующего рабочего дня после вынесения постановления.

Подлинники постановлений мирового судьи о возвращении заявлений по делам частного обвинения для приведения их в соответствие с требованиями закона с копиями заявления по делу частного обвинения и сопроводительного письма и об отказе в его принятии к производству с копией сопроводительного письма (а в случае поступления материалов по заявлению частного обвинения из районного отдела внутренних дел - и указанными материалами) подшиваются и хранятся в отдельном отказном материале на судебном участке в течение двух лет до сдачи в архив судебного участка.

В случае подачи заявителем жалобы в апелляционную инстанцию на постановление мирового судьи об отказе в принятии заявления по делу частного обвинения к производству копия письма о направлении материала с жалобой для рассмотрения в апелляционную инстанцию и решение апелляционной инстанции об оставлении жалобы без удовлетворения приобщаются к конкретному материалу, который хранится в архиве судебного участка.

Автор статьи

Куприянов Денис Юрьевич

Куприянов Денис Юрьевич

Юрист частного права

Страница автора

Читайте также: