Чем занимается канцелярия суда по гражданским делам

Обновлено: 06.02.2023

II. Руководство делопроизводством суда

и распределение основных обязанностей между

сотрудниками аппарата суда

1. Председатель суда руководит делопроизводством и отвечает за его состояние.

Председатель суда и по его поручению судьи систематически проверяют состояние делопроизводства в суде и своевременно принимают меры к исправлению вскрытых ошибок и недостатков.

Председатель суда (в его отсутствие - заместитель или исполняющий обязанности):

а) организует работу канцелярии суда в соответствии с настоящей Инструкцией и Инструкцией по статистической отчетности органов, учреждений юстиции и судов, а также выполнение канцелярией требований ГОСТов на организационно-распределительную документацию;

б) в целях повышения производительности труда, наиболее четкого исполнения служебного долга распределяет должностные обязанности между работниками аппарата суда и осуществляет систематический контроль за их выполнением;

в) распределяет между судьями дела и материалы, контролирует сроки их прохождения в суде;

г) организует хранение, отбор и сдачу в архив документов суда, ежегодный отбор и уничтожение дел и материалов, сроки хранения которых истекли;

д) не реже одного раза в квартал проверяет правильность ведения журнала учета вещественных доказательств, соответствие записей фактическому наличию вещей, своевременность исполнения приговоров, решений, определений, постановлений в части вещественных доказательств;

е) дает разрешение на выдачу или высылку по запросам компетентных органов судебных дел, материалов, документов;

ж) внедряет в практику суда передовой опыт работы других судов по делопроизводству, средства оргтехники, решает вопросы организации рабочих мест;

з) обеспечивает регулярное проведение занятий с работниками канцелярии по повышению деловой квалификации, организует освоение ими смежных профессий и наиболее рациональных приемов труда.

2. Заведующий канцелярией, старший секретарь (а в тех случаях, где эта должность не предусмотрена, секретарь суда) в соответствии с требованиями настоящей Инструкции организует работу канцелярии, руководит работой секретарского состава и архива суда.

На него возлагается:

а) распределение работы между сотрудниками канцелярии суда и контроль за исполнением ими своих обязанностей;

б) распределение поступившей корреспонденции;

в) учет явки на работу и ухода с работы сотрудников аппарата суда;

г) ведение нарядов;

д) контроль за ведением документов первичного статистического учета (учетно-статистических карточек по уголовным и гражданским делам и др.), правильным и своевременным составлением секретарями суда статистических отчетов форм N 1, 1-АП, 2;

е) учет и регистрация поступающих в суд предложений, заявлений, жалоб (кроме жалоб на приговоры, решения, определения и постановления), контроль за сроками их рассмотрения;

ж) контроль за исполнением постановлений о помиловании;

з) контроль за своевременной отправкой дел с кассационными, частными жалобами и протестами в вышестоящий суд;

и) учет частных распределений и контроль за ведением переписки по их исполнению;

к) ведение финансовой документации, а также учет хозяйственного инвентаря и канцелярских принадлежностей;

л) ведение книги приказов и распоряжений по суду, личных дел и карточек учета на сотрудников суда;

м) обеспечение сохранности и правильности заполнения трудовых книжек сотрудников суда;

н) учет юридической литературы, поступающей в суд;

о) учет и контроль за исполнением судебных поручений, поступивших из других судов;

п) организация работы по учету и хранению гражданских, уголовных, административных дел, других материалов и вещественных доказательств;

р) ведение архива в судах, где не предусмотрена должность архивариуса;

с) ведение сводных и контрольных исполнительных производств и составление таблицы N 1 раздела Г статистического отчета формы N 4, контроль за правильностью составления старшим судебным исполнителем (судебным исполнителем) остальных таблиц и разделов отчета формы N 4;

т) выполнение другой работы по поручению председателя суда.

3. На других секретарей суда возлагается ведение делопроизводства соответственно по гражданским, уголовным, административным делам, в частности:

а) регистрация, учет и хранение гражданских, уголовных, административных дел, а также жалоб и протестов на решения, приговоры, определения и постановления суда;

б) ведение журналов и карточек;

г) составление статистических отчетов форм N 1, 1-АП, 2;

д) учет и хранение вещественных доказательств;

е) регистрация и учет исполнительных документов, переданных на исполнение судебным исполнителям;

ж) контроль за исполнением постановлений о розыске должников;

з) выдача подлинников документов из дела по распоряжению председателя суда или судьи;

и) подготовка и сдача в архив законченных дел, журналов и карточек;

к) контроль за результатами рассмотрения дел и материалов, переданных на рассмотрение общественности и комиссий органов местного самоуправления либо для проверки и расследования органам предварительного следствия или дознания;

л) выполнение другой работы по поручению председателя суда и заведующего канцелярией (старшего секретаря).

4. На секретаря судебного заседания возлагается:

а) выполнение необходимой работы при приеме судьей граждан;

б) вызов участников процесса и свидетелей;

в) подготовка и вывешивание списков дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании;

г) проверка явки лиц, которые вызывались в судебное заседание, и отметка в повестках времени их нахождения в суде;

д) ведение протоколов судебных заседаний и ознакомление с ними участников процесса по их ходатайствам;

е) оформление гражданских, уголовных дел и дел об административных правонарушениях после их рассмотрения;

ж) отметка в журнале учета дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании, о результатах их рассмотрения;

з) выписка исполнительных листов по делам, решения по которым подлежат немедленному исполнению (статья 210 ГПК РСФСР);

и) вызов народных заседателей и учет их работы;

к) выполнение другой работы по поручению председателя суда, судьи и заведующего канцелярией (старшего секретаря).

5. Делопроизводитель выполняет работу по поручению заведующего канцелярией (старшего секретаря), секретаря суда.

6. В судах, где предусмотрена должность консультанта, на него могут быть возложены:

а) учет юридической литературы, учет и систематизация законодательства и судебной практики вышестоящих судов; информация сотрудников суда об изменениях в законодательстве и о судебной практике вышестоящих судов;

б) участие в обобщениях судебной практики;

в) учет частных определений и контроль за их исполнением;

г) контроль за сроками рассмотрения предложений, заявлений и жалоб непроцессуального характера, поступающих от граждан;

д) ведение протоколов оперативных совещаний;

е) выполнение другой работы по поручению председателя суда.

На консультанта суда, кроме того, могут быть возложены обязанности, предусмотренные в подпункте "с" пункта 2 и в подпунктах "г", "з", "к" пункта 3 настоящей Инструкции.

7. На архивариуса, а в тех судах, где эта должность не предусмотрена, на секретаря суда возлагается:

а) прием, учет, хранение и выдача дел, материалов, иных архивных документов;

б) обеспечение сохранности судебных дел и документов, создание необходимого режима хранения, ведение журналов архива суда;

в) подготовка и оформление дел, подлежащих сдаче в архивное учреждение для хранения;

г) передача дел (по согласованию с архивным учреждением) в государственный архив; представление графиков такой передачи на утверждение председателю суда;

д) отбор судебных дел, материалов, нарядов и других документов для постоянного хранения и оформление их для уничтожения;

е) участие в работе экспертной комиссии по экспертизе документов;

ж) рассмотрение годовых описей судебных дел и документов постоянного хранения, подлежащих передаче в государственный архив;

з) снятие с разрешения председателя суда копий с документов, необходимых для вручения или высылки гражданам и должностным лицам;

и) выдача с разрешения председателя суда документов из дел и дел из архива;

к) выполнение другой работы по поручению председателя суда и заведующего канцелярией (старшего секретаря).

Канцелярия суда осуществляет делопроизводство по учёту и распределению поступающей корреспонденции, учету исходящей переписки, ведению нарядов и различных журналов, ведет статистическую отчётность; осуществляет регистрацию учёт и хранение судебных дел, а также другие функции.

Канцелярия суда организационно подчинена председателю суда, который осуществляет общее руководство деятельностью канцелярии, утверждает положение о канцелярии и должностные инструкции работников отдела, которыми определены их права, обязанности и ответственность, и контролирует их выполнение. Он вправе поручить контроль за работой канцелярии одному из судей или работников аппарата суда.

Работники судебной канцелярии руководствуются Конституцией РФ, федеральным конституционным законом «О судебной системе РФ» , законом РФ «О статусе судей в РФ» , федеральным законом «Об основах государственной службы РФ» , другими федеральными законами.

Функции судебной канцелярии заключаются в обеспечении деятельности судей по организации и проведению судебных процессов, ведению протоколов судебных заседаний, оформлению дел и материалов на стадиях принятия, назначения к судебному заседанию и после их рассмотрения.

Кроме того, канцелярия знакомится в установленном порядке с делами и документами, выдает их лицам, которые по закону имеют на это право.

Периодически канцелярия готовит председателю суда сведения о деятельности суда по рассмотрению судебных дел и материалов, состояния делопроизводства и другим вопросам организации работы суда.

Судебная канцелярия осуществляет регистрацию и учет уголовных, гражданских дел и материалов по первой и апелляционной инстанциям, дел об административных правонарушениях и жалоб на постановления об административных правонарушениях.

Так же сотрудники канцелярии ведут прием и учет кассационных, частных жалоб и представлений, жалоб на решения суда, вынесенных по жалобам на постановления об административных правонарушениях, контролируют их направление вместе с делами в областной суд в установленные сроки и порядке.

Секретарь районного суда чем занимается? Я так понимаю их там несколько (по уголовным, гражданским, архив и т. д). Отличаются ли их работа от специалистов в арбитражном суде?

В арбитраже канцелярия (специалисты без вышки) занимается прием-регистрация документов. А секретарей суда я там не встречала. В районном совершенно другая история.

F I R S O V * P L A N E T Просветленный (20389) есть штатная должность- ..пустых мест не бывает =============== даже место президента занято - рас на то пошло.. это не труд -КАК ЖИВОТНОВОДА=

Вот выдержка из должностного регламента секретаря судебного заседания (мировой суд)
3.7. вызывать и уведомлять указанных в определении (постановлении) мирового судьи лиц, при необходимости направлять (вручать) соответствующим лицам копии заявлений и приложенных к ним документов. Вносить записи о назначенных к рассмотрению делах в журнале учета дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании;
3.8. обеспечивать вызовы и уведомления участников процесса и иных лиц по указанию судьи, оформляя и организовывая доставление судебных повесток, уведомлений, вызовов. Руководить работой курьера в части организации доставки им корреспонденции участникам процесса и иным лицам и контролировать их вручение адресатам. Ежедневно проверять получение курьером корреспонденции, а по распискам и иным документам – ее вручение адресатам. Оказывать содействие работе курьера, выясняя максимально подробно адреса, место работы, другие места нахождения, телефоны участников процесса;
3.9. подготавливать и вывешивать на предназначенном для этого месте списки дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании; по минованию надобности помещать списки в соответствующий наряд;
3.10. выполнять процессуальные обязанности секретаря судебного заседания, проверять явку лиц, вызванных в судебное заседание и извещенных о нем, а также доставление лиц, в отношении которых вынесены постановления о приводе; докладывать судье о явке лиц до начала судебного заседания; по возможности выясняя причины их неявки;
3.11. делать отметки в повестках о времени нахождения в суде вызванных и подвергнутых приводу лиц; при повторном их вызове, выписывать и вручать новые судебные повестки и извещения или предупреждает под роспись иным способом;
3.12. вести и оформлять протоколы судебных заседаний (в течение трех дней); знакомить с ними участников процесса по их ходатайству с письменного разрешения судьи;
3.13. подготавливать запросы по делам, находящимся в стадии рассмотрения;
3.14. заполнять учётно-статистические карточки на уголовные и гражданские дела со стадии принятия к производству мировым судьей до стадии рассмотрения дела;
3.15. после провозглашения приговора, вынесения мотивированного решения, постановления, готовить проекты сопроводительных писем об их направлении, направлять копии постановлений (приговоров, решений) заинтересованным лицам в установленные сроки;
3.16. подшивать в обложку уголовные и гражданские дела при поступлении, оформлять их в период их рассмотрения (в том числе судебные приказы после их вынесения), заполнять справочный лист и оформлять опись; в течение трех дней с момента рассмотрения передавать уголовные и гражданские дела помощнику мирового судьи под роспись для подготовки проектов исполнительных документов;
3.17. при отсутствии на судебном участке помощника мирового судьи осуществлять приведение судебных актов в соответствие с требованиями, установленными регламентом «О размещении информации о деятельности мировых судей Новгородской области в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» и передачу их системному администратору в установленные сроки;
3.18. своевременно (в тот же рабочий день) сообщать в кадровую службу комитета об отсутствии кого-либо из работников аппарата мирового судьи на рабочем месте;
3.19. соблюдать этику служебного поведения, быть культурным и вежливым в общении с посетителями судебного участка, в телефонном разговоре; в общении с руководством соблюдать субординацию; поддерживать деловой имидж, культуру внешнего вида, деловой стиль в одежде, носить бейджики с наименованием судебного участка, должности, фамилии, имени и отчества гражданского служащего; повышать авторитет комитета, как органа исполнительной власти области.

вы мне про секретаря с. заседаний. В районных судах идет цепь :специалисты-секретарь суда-секретарь судебных заседаний-помощник судьи-судья. Вопрос звучал про секретаре суда (канцелярия)

1. Общие положения
1.1. Приемная в судах общей юрисдикции (далее - Приемная) является структурным подразделением суда (составной частью структурного подразделения) , созданным в целях обеспечения доступности правосудия путем эффективной организации работы суда по приему заявлений и обращении граждан.
1.2. В своей деятельности работники Приемной руководствуются Конституцией Российской Федерации, законами Российской Федерации, актами, издаваемыми Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, Генеральным директором Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, приказами и распоряжениями председателя суда, а также настоящим Положением.

2. Основные задачи
2.1. Обеспечение реализации прав граждан на обращение в суд за защитой нарушенных либо оспариваемых прав, свобод или законных интересов.
2.2. Упорядочение процедуры реализации права на судебную защиту.
2.3. Оптимизация документооборота.
2.4. Исключение общения судей со сторонами до рассмотрения дела.

3. Основные функции
3.1. Организация ежедневного приема граждан, их представителей, а также представителей юридических лиц (кроме выходных и праздничных дней) .
3.2. Обеспечение приема письменных обращений, а также документов по конкретным судебным делам, жалоб на действия судей, работников аппарата суда.
3.3. Прием исковых заявлений, кассационных (частных) жалоб, представлений.
3.4. Выдача копий судебных документов.
3.5. Повторная выдача копий судебных актов, дубликатов исполнительных документов.
3.6. Создание условий для реализации прав граждан на снятие копий судебных документов, в том числе с помощью технических средств и за свой счет.
3.7. Информирование граждан о результатах рассмотрения их обращений в суд.
3.8. Обеспечение сохранности поступившей документации.
3.9. Передача материалов по принадлежности.
3.10. Оказание информационно-консультативной помощи в разъяснении процессуального законодательства и организации судебного делопроизводства.
3.11. Оперативное и периодическое информирование председателя суда (лица его заменяющего) о результатах работы.
3.12. Работники Приемной вправе давать консультации по следующим вопросам:
формы искового заявления (заявления о вынесении судебного приказа, заявления, жалобы и др.) ;
перечня документов, прилагаемых к исковому заявлению (заявлению, жалобы) ;
порядка принятия искового заявления (заявления, жалобы) к производству суда;
оснований отказа в принятии, возвращении, оставлении без движения искового заявления (заявления, жалобы) предъявления встречного искового заявления;
оплаты, освобождения, уменьшения государственной пошлины, представления отсрочки (рассрочки) ее уплаты;
порядка выдачи копий судебных документов, личных документов, вещественных доказательств, исполнительных документов;
другим вопросам судопроизводства, за исключением консультационных вопросов, касающихся оценки доказательств, влияющих на характер, объем правоотношений и т. п. вопросам.

Как правило, в районном (городском) суде имеются две канцелярии: по уголовным и гражданским делам, через которые ведется корреспонденция, регистрация, учет и хранение судебных дел, находящихся в производстве суда. Эта работа выполняется секретарями и делопроизводителями. Для хранения рассмотренных дел организуется архив.

^ Канцелярия суда. В каждом районном (городском) суде имеется канцелярия суда, обеспечивающая работу судей по осуществлению ими правосудия, обобщению судебной практики и анализу судебной статистики, охране судей и других участников процесса, а также по выполнению других функций суда.

Прикрепленные файлы: 1 файл

канцелярия суда.docx

Как правило, в районном (городском) суде имеются две канцелярии: по уголовным и гражданским делам, через которые ведется корреспонденция, регистрация, учет и хранение судебных дел, находящихся в производстве суда. Эта работа выполняется секретарями и делопроизводителями. Для хранения рассмотренных дел организуется архив.

^ Канцелярия суда. В каждом районном (городском) суде имеется канцелярия суда, обеспечивающая работу судей по осуществлению ими правосудия, обобщению судебной практики и анализу судебной статистики, охране судей и других участников процесса, а также по выполнению других функций суда.

Несомненно, от качества, четкости, надлежащего и своевременного выполнения каждым сотрудником канцелярии своих обязанностей зависит в целом уровень деятельности судей по рассмотрению всех дел и материалов, находящихся в их производстве.

В состав канцелярии суда входят работники, принимаемые на работу председателем районного (городского) суда. Правовое положение и оплата труда работников канцелярии регулируется законом "О государственной службе", т.е. они имеют статус государственных служащих, за исключением технических работников.

^ Канцелярия районного (городского) суда состоит из канцелярии, руководство которой осуществляет ее заведующий, секретарей судебных заседаний, делопроизводителей, секретарей, консультантов и технического персонала. Структура и штатная численность канцелярии суда устанавливается в зависимости от объема работы в каждом районном (городском) суде.

Деятельность судей по рассмотрению дел и других материалов, поступающих в суд, связана с оформлением большого количества документов. Поэтому, важное значение имеет делопроизводство, ведение которого возложено на аппарат суда.

Канцелярия суда выполняет всевозможные операции с документами. Здесь регистрируется и систематизируется вся поступающая в суд корреспонденция (например, ведутся книги учета поступающих в суд уголовных дел, материалов, жалоб и заявлений, которые подлежат рассмотрению в суде, книги учета депозитных сумм, наряды, карточки), ведется статистический учет рассмотренных дел, их хранение. С разрешения председателя гражданам выдаются копии судебных документов и т.д.

^ Заведующий канцелярией (а в тех судах, где эта должность не предусмотрена, — секретарь суда) организует работу канцелярии, руководит секретарским составом и ведет архив суда. Осуществляя обязанности по делопроизводству, он предварительно просматривает корреспонденцию, поступающую в суд, докладывает об этом председателю; распределяет работу между сотрудниками канцелярии и осуществляет контроль за ее выполнением; организует работу по учету и хранению судебных дел, материалов и вещественных доказательств; ведет наряды и контролирует ведение документов первичного статистического учета и т. д. Кроме того, на него возложены функции по ведению делопроизводства, связанного с кадровой и хозяйственно-финансовой работой в суде (ведение учета явки на работу и ухода с работы сотрудников суда; регистрации в книге учета приказов и распоряжений по суду; ведение финансовой документации, а также учет хозяйственного инвентаря и канцелярских принадлежностей).

Основные задачи и функции:

1) организация, ведение и совершенствование судебного делопроизводства на основе применения современных информационных технологий и технических средств;

2) методическое руководство и контроль за деятельностью работников аппарата Суда по вопросам судебного делопроизводства;

3) формирование статистических отчетов о работе Суда;

4) организация работы с корреспонденцией;

5) организация и осуществление хранения и использования документов, находящихся в архивном фонде Суда;

6) организация, ведение и совершенствование кадрового делопроизводства Суда на основе применения современных информационных технологий и технических средств;

7) обеспечение работы конкурсной комиссии по замещению отдельных должностей государственной гражданской службы;

8) проведение мероприятий по аттестации, обучению и повышению квалификации работников аппарата Суда;

9) организация и ведение воинского учета;

10) подготовка штатного расписания, учет штатной численности работников аппарата Суда.

Непосредственное руководство канцелярией осуществляет главный специалист (заведующий канцелярией) Суда.

Организация работы районного суда

В зависимости от количества поступающих в районный суд дел, числа судей, их квалификации обязанности могут распределяться с учетом таких принципов, как:
- территориальный, когда определенный судья рассматривает все дела, возникшие на определенной территории;
- функциональный, когда один судья рассматривает гражданские, другой - уголовные, третий - административные дела и т.д.;
- территориально-функциональный, когда каждый судья рассматривает гражданские или уголовные либо административные дела, возникающие на определенной территории;
- персональный, когда каждый судья рассматривает гражданские дела по заявлениям или жалобам, поступившим во время личного приема населения и представителей организаций, а уголовные и административные дела - по поручению председателя
'суда. Организационная сторона деятельности районного суда не ограничивается работой судей по рассмотрению поступающих в суд дел. Существенное роль в ней принадлежит аппарату суда, который включает: администратора суда, секретарей канцелярии, секретарей судебных заседаний, делопроизводителей, вспомогательный технический персонал.
Администратор районного суда подчиняется председателю соответствующего суда и выполняет его распоряжения. Он принимает меры по организационному обеспечению деятельности суда, подготовке и проведению судебных заседаний; взаимодействует с адвокатурой, правоохранительными и другими государственными органами по вопросам обеспечения деятельности суда; принимает меры по обеспечению надлежащих материальных и бытовых условий для судей и работников аппарата суда; осуществляет иные меры по обеспечению деятельности суда.

В канцелярии суда ведутся книги учета поступающих в суд дел и заявлений, подлежащих рассмотрению в суде, организуется статистический учет рассмотренных дел, организуется их хранение. Работники канцелярии учитывают и хранят вещественные доказательства, составляют описи законченных дел и сдают их в архив.
Основная обязанность секретарей судебного заседания - вести протокол судебного заседания при рассмотрении дела во время судебного разбирательства. Кроме того, они обеспечивают техническую подготовку судебного заседания, в частности, организуют вызов участвующих в деле лиц, проверяют их явку в суд.

Автор статьи

Куприянов Денис Юрьевич

Куприянов Денис Юрьевич

Юрист частного права

Страница автора

Читайте также: