Задачи функции и принципы ведения архивного дела в судах
Обновлено: 24.04.2024
от 23 ноября 2020 г. №79
П О Л О Ж Е Н И Е
об архиве Нижегородского областного суда
1. Общие положения
1.1. Положение об архиве Нижегородского областного суда разработано в соответствии с Федеральным законом №125-ФЗ от 22.10.2004 года «Об архивном деле в Российской Федерации», Примерным положением об архиве организации, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 года №42, приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 19.03.2019 года №56 «Об утверждении Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции» и иными нормативными правовыми актами.
1.2. Положение об архиве суда, разработанное Нижегородским областным судом (далее – суд), подлежит согласованию с Государственным казенным учреждением Центр хранения документации и комплектования государственных архивов Нижегородской области (далее - ГКУ ЦХДКГАНО), после чего утверждается председателем Нижегородского областного суда.
1.3. Архив Нижегородского областного суда (далее – архив суда) осуществляет хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности суда, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в Государственное казенное учреждение Центральный архив Нижегородской области (далее – ГКУ ЦАНО), источником комплектования которого выступает Нижегородский областной суд.
1.4. Документы суда, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, включенные в состав Архивного фонда Нижегородской области в установленном порядке относятся к федеральной собственности и подлежат передаче на постоянное хранение в ГКУ ЦАНО.
1.5. До передачи на постоянное хранение эти документы временно, в пределах сроков, установленных ст.22 Федерального закона от 22.10.2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» хранятся в архиве суда.
1.6. Архив суда не является самостоятельным структурным подразделением, а входит в состав отдела делопроизводства, организации приема граждан и работе с обращениями. Ответственный за ведение архива назначается приказом председателя суда.
1.7. В своей работе ответственный за ведение архива руководствуется Федеральным законом №125-ФЗ от 22.10.2004 года «Об архивном деле в Российской Федерации», Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 года №526, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Нижегородской области в сфере архивного дела и делопроизводства, приказами Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, приказами председателя Нижегородского областного суда, настоящим Положением.
1.8. Контроль за деятельностью архива суда осуществляется заместителем председателя суда, курирующим отдел делопроизводства, организации приема граждан и работе с обращениями.
1.9. Организационно-методическое руководство деятельностью архива суда осуществляет ГКУ ЦХДКГАНО.
2. Состав документов архива суда
2. В архив суда поступают:
2.1. Законченные делопроизводством судебные дела, наряды, материалы, другие документы постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшиеся в деятельности суда.
2.2. Постоянного хранения и документы по личному составу фонда (ов) суда – предшественников.
2.3. Служебные и ведомственные издания.
2.4. Справочно – поисковые средства к документам и учетные документы архива суда.
3. Задачи архива суда
3. Основными задачами архива суда являются:
3.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой 2 настоящего Положения.
3.2. Комплектование архива суда документами, образовавшимися в деятельности суда.
3.3. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве суда.
3.4. Подготовка и своевременная передача документов, относящихся к составу Архивного фонда Нижегородской области, на постоянное хранение в ГКУ ЦАНО с соблюдением требований, устанавливаемых действующим законодательством Российской Федерации и Нижегородской области.
3.5. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях суда и своевременной передачей их в архив суда.
4. Функции архива суда
4. Архив суда осуществляет следующие функции:
4.1. Принимает, учитывает и хранит документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшиеся в деятельности суда, в соответствии с утвержденным графиком.
4.2. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в архив суда.
4.3. Информирует руководство и работников суда о составе и содержании документов архива.
4.4. Организует выдачу дел и документов в структурные подразделения суда в целях служебного использования.
4.5. Исполняет запросы и заявления граждан и организаций, выдает архивные копии документов, архивные справки и выписки из архивных документов.
4.6. Ведет учет использования документов архива суда.
4.7. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам архива суда.
4.8. Осуществляет методическую помощь в составлении номенклатуры дел суда, подготовке структурными подразделениями документов к передаче в архив суда.
4.9. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в архиве суда в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.
4.10. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в ГКУ ЦАНО. Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей документов производятся за счет сил и средств суда.
4.11. Осуществляет подготовку и представляет:
а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии суда описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;
б)на утверждение экспертно-проверочной методической комиссии (далее - ЭПМК) комитета по делам архивов Нижегородской области - описи дел постоянного хранения и научно-справочный аппарат к архивному фонду;
в)на согласование экспертно-методической комиссии (далее - ЭМК) ГКУ ЦХДКГАНО - описи дел по личному составу;
г)на согласование ЭПМК комитета по делам архивов Нижегородской области акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;
д) на утверждение председателю суда описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) экспертной комиссией суда, экспертно-проверочной методической комиссией комитета по делам архивов Нижегородской области и экспертно методической комиссией ГКУ ЦХДКГАНО.
4.12. В соответствии с возложенными на него задачами сотрудник, ответственный за учет, хранение, комплектование и использование архивных документов суда осуществляет следующие функции:
- проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии суда;
- в соответствии с графиком принимает не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений суда;
- составляет и предоставляет не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии суда, ЭПМК комитета по делам архивов Нижегородской области и ЭМК ГКУ ЦХДКГАНО;
Описи (годовые разделы описей) дел, документов составляются:
- постоянного хранения - не менее чем в пяти экземплярах: четыре на бумажном носителе и один - в электронном виде (в качестве рабочего экземпляра);
- временного (свыше 10 лет) хранения - не менее чем в двух экземплярах;
- документов по личному составу - не менее чем в четырех экземплярах: три на бумажном носителе, один в электронном виде (в качестве рабочего экземпляра).
4.13. Проводит в архиве суда единовременные проверки наличия и состояния документов:
- после перемещения дел в другое помещение;
- после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в архив посторонних лиц;
- при смене лица, ответственного за архив суда.
4.14. Ежегодно представляет в ГКУ ЦХДКГАНО сведения о составе и объеме хранящихся в архиве суда документов по установленной форме.
5. Права архива суда
5. Для выполнения возложенных задач и функций архив суда имеет право:
5.1. Давать рекомендации структурным подразделениям суда по вопросам, относящимся к компетенции архива суда.
5.2. Запрашивать от структурных подразделений суда сведения, необходимые для работы архива суда.
5.3. Информировать структурные подразделения суда о необходимости своевременной передачи дел и документов в архив суда.
5.4. Представлять руководству суда предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в архиве суда.
6. Ответственность архива суда
6. Лицо, ответственное за архив суда, несет ответственность за:
6.1. Несоблюдение условий обеспечения сохранности документов.
6.2. Утрату, порчу и несанкционированное уничтожение документов.
6.3. Нарушение правил использования архивных документов и доступа пользователей к ним, установленных законодательством.
Деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов является правовой деятельностью. Правовую основу архивного дела в Российской Федерации составляют Конституция Российской Федерации, международные договоры Российской Федерации, федеральные законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, законы и иные нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации, муниципальные правовые акты, регулирующие правовые отношения в сфере архивного дела. Источники правового регулирования ведения архивного дела в судах:
1) нормы, закрепленные в международном праве, федеральных законах и подзаконных актах Российской Федерации, содержащие базовую регламентацию организации работы во всех действующих архивах России: федеральных государственных архивах, ведомственных архивах, негосударственных архивах и муниципальных архивах;
2) ведомственные нормы по организации ведения архивного дела в судах судебной системы Российской Федерации, введённые в действие в рамках исполнения полномочий Судебным департаментом при Верховном Суде РФ;
3) локальные нормы, принятые в организационно-распорядительном порядке председателями соответствующих судов и мировыми судьями и органами исполнительной власти субъектов РФ, которые организационно обеспечивают деятельность мировых судей. Конституция Российской Федерации: каждый гражданин вправе свободно искать и получать информацию, в том числе социально-правового характера, любым законным способом, если такая информация не содержит государственной тайны и не нарушает права и свободы других лиц, обладающих правом на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту своей чести и достоинства.
Органы государственной власти и органы местного самоуправления, их должностные лица обязаны обеспечить каждому возможность ознакомиться с документами и материалами, непосредственно затрагивающими его права и свободы (ст. 24, 29). В соответствии с соглашением государств-участников СНГ в области использования архивной информации, заключенного в г. Минске 4 июня 1999 г., стороны Соглашения обязались обеспечивать юридическим и физическим лицам государств — участников настоящего Соглашения доступ к архивной информации, хранящейся в государственных архивах, в соответствии с порядком, установленным их национальным законодательством. По этому Соглашению, архивные учреждения Сторон в соответствии с их национальным законодательством на основе архивных документов предоставляют по запросам юридических и физических лиц Сторон по возможности на языке заявителя или на русском языке информацию социально-правового характера: о трудовом стаже, заработной плате, образовании и квалификации, государственных и ведомственных наградах, фактах необоснованных репрессий, депортации граждан и конфискации их имущества, военной службе, участии в военных действиях, нахождении в концентрационных лагерях военнопленных, в гетто, о насильственном угоне населения и репатриации граждан, ранениях и лечении в госпиталях в годы Второй мировой войны1 .
Законодательство об архивном деле в Российской Федерации.
1. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. №125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» определяет: основные понятия в архивном деле; полномочия Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальных образований в области архивного дела; состав Архивного фонда Российской Федерации; организацию управления архивным делом в Российской Федерации; порядок хранения и государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации; источники комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами; сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение; сроки временного хранения документов по личному составу; порядок доступа к архивным документам и их использование (см. Приложение 5).
2. Федеральный закон от 9 февраля 2009 г. №8‑ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и орга‑ нов местного самоуправления» осуществляет правовое регулирование отношений, связанных с обеспечением доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления. К информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления относится информация (в том числе документированная), созданная в пределах своих полномочий государственными органами, их территориальными органами, органами местного самоуправления или организациями, подведомственными государственным органам, органам местного самоуправления, либо поступившая в указанные органы и организации, законы и иные нормативные правовые акты, а к информации о деятельности органов местного самоуправления — муниципальные правовые акты, устанавливающие структуру, полномочия, порядок формирования и деятельности указанных органов и организаций, иная информация, касающаяся их деятельности. Закон устанавливает принципы обеспечения доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, способы обеспечения доступа к информации, в том числе ознакомление пользователей информацией с информацией через архивные фонды; формы и порядок предоставления информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления.
3. Федеральный закон от 27 июля 2006 №149‑ФЗ «Об информатиза‑ ции, информационных технологиях и о защите информации» устанавливает, что обладателем информации может быть гражданин (физическое лицо), юридическое лицо, Российская Федерация, субъект Российской Федерации, муниципальное образование. К числу субъектов обладателей информации относятся и суды судебной системы РФ, которые действуют на основе принципов открытости информации о своей деятельности, обеспечивают достоверность и своевременное предоставление информации, включая и ту ее часть, которая образует архивный фонд суда. Закон определяет права обладателей информации, содержание общедоступной информация, государственное регулирование в сфере применения информационных технологий, виды информационных систем, порядок ограничения доступа к информации, распространяемой с нарушением закона, и способы защита информации.
4. Федеральный закон от 22 декабря 2008 №262‑ФЗ «Об обеспече‑ нии доступа к информации о деятельности судов в Российской Федера‑ ции» регулирует отношения, связанные с обеспечением доступа к информации о деятельности судов, в том числе находящейся в архивных фондах. К информации о деятельности судов относится информация, подготовленная в пределах своих полномочий судами, Судебным департаментом, органами Судебного департамента, органами судейского сообщества либо поступившая в суды, Судебный департамент, органы Судебного департамента, органы судейского сообщества и относящаяся к деятельности судов. Пользователями такой информации могут быть гражданин (физическое лицо), организация (юридическое лицо), общественное объединение, орган государственной власти или орган местного самоуправления, осуществляющие поиск информации о деятельности судов (п. 3 ст. 3 «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации»).
В Федеральном законе от 22 декабря 2008 №262-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации» закрепляются принципы обеспечения доступа к информации о деятельности судов (ст. 4): (1) открытость и доступность информации о деятельности судов, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации; (2) достоверность информации о деятельности судов и своевременность ее предоставления; (3) свобода поиска, получения, передачи и распространения информации о деятельности судов любым законным способом; (4) соблюдение прав граждан на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту их чести и деловой репутации, права организаций на защиту их деловой репутации; соблюдение прав и законных интересов участников судебного процесса при предоставлении информации о деятельности судов; (5) невмешательство в осуществление правосудия при предоставлении информации о деятельности судов. В числе способов, обеспечивающих доступ к информации о деятельности судов, закон устанавливает и ознакомление пользователей информацией с информацией о деятельности судов, находящейся в архивных фондах. Ознакомление пользователей информацией с информацией о деятель‑ ности судов, находящейся в архивных фондах, осуществляется в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об архивном деле и принимаемыми в соответствии с ним иными нормативными правовыми актами, а с информацией о деятельности конституционных (уставных) судов субъектов Российской Федерации и мировых судей — также в порядке, установленном законодательством субъектов Российской Федерации, и принимаемыми в соответствии с ним иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации.
5. Федеральный закон от 6 октября 2003 г. №131‑ФЗ «Об общих прин‑ ципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» устанавливает, в частности, статус органов местного самоуправления, которые участвуют в управлении архивным делом в Российской Федерации. 5. Законы субъектов Российской Федерации. Например, Закон г. Москвы от 28 ноября 2001 г. №67 «Об архивном фонде г. Москвы и архивах» регулирует отношения по формированию, организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда г. Москвы и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также по управлению архивным делом в г. Москве. Законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, законы и иные нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации, муниципальные правовые акты об архивном деле не должны противоречить настоящему Федеральному закону. В случае противоречия настоящему Федеральному закону указанных актов действуют нормы настоящего Федерального закона (ст. 2 ФЗ об архивном деле в РФ). В случае противоречия настоящему Федеральному закону указанных актов, действуют нормы Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации». Однако приоритет юридической силы этого закона не распространяется в отношении других правовых актов в иных сферах.
2. Иные нормативные правовые акты Российской Федерации и информационно-методические документы, регулирующие отношения в сфере организации. хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов в судах
Отношения в сфере организации, хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов в судах регулируются и подзаконными нормативными правовыми актами. В числе этих актов необходимо назвать, прежде всего, Приказ Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях». Министерство культуры Российской Федерации является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативному правовому регулированию в сфере архивного дела, контролирующим деятельность подведомственного ему Федерального архивного агентства. Федеральное архивное агентство, в свою очередь, обеспечивает взаимодействие с Судебным департаментом при Верховном Суде РФ по согласованию вопросов ведения архивного дела в судах.
В указанном приказе Министерства культуры РФ определяется: организация хранения документов архивного фонда РФ и других архивных документов; порядок учета документов архивного фонда РФ и других архивных документов в организации; процесс комплектования архива организации документами архивного фонда РФ и другими архивными документами; организация использования архивного фонда РФ и других архивных документов; процедурные вопросы передачи документов организации на хранение в государственный (муниципальный) архив и при реорганизации или ликвидации организации, смене руководителя архива организации. Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архив‑ ных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях в сфере организации хранения документов на электронных носителях:
→ содержат нормы по обеспечению работы с электронными документами, включая установление формата архивного хранения текстовых электронных документов (PDF-A), в котором электронные текстовые документы должны передаваться в архив организаций;
→ определяют единицы хранения электронных документов — электронного дела, представляющего собой контейнер или совокупность контейнеров электронных документов и правила присвоения архивных шифров электронным документам;
→ устанавливают формы учета и составления описей, фондов пользования электронных документов; порядок хранения электронных документов регламентируют параметры контроля над организацией хранения носителей цифровой информации и состоянием электронных документов и т.д.
При осуществлении архивного дела в судах учитываются Национальные стандарты Российской Федерации в сфере делопроизводства и архивного дела, которые являются образцом в организации работы. Наиболее востребованными являются следующие стандарты (см. При‑ ложения 9 и 10):
• ГОСТ Р 54989-2012 (ISO/TR 18492:2005) «Национальный стандарт Российской Федерации. Обеспечение долговременной сохранности электронных документов»;
• ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «СИБИД. Информация и документация. Управление документами. Общие требования»;
• ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ Р 6.30-2003 утрачивает свою силу с 1 июля 2017 г., с момента начала применения нового Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» согласно приказу Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 08 декабря 2016 №2004-ст. В соответствии с ФЗ «О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации» (ст. 6): Судебный департамент организует делопроизводство и работу архивов судов, а также разрабатывает по вопросам своего ведения проекты нормативных правовых актов Архивное делопроизводство в арбитражных судах осуществляется на основе требований Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной, кассационной инстанций), которая утверждена постановлением Пленума Высшего Арбитражного Суда РФ от 25 декабря 2013 №100. В соответствии с постановлением Совета судей Российской Федерации от 29 апреля 2005 №131 «О мерах по совершенствованию организации деятельности мировых судей в Российской Федерации» Судебный департамент при Верховном Суде РФ разработал Примерную номенклатура дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей. Текст данного документа был согласован решением Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве от 17 мая 2011 и утверждён Генеральным директором Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации 09 июня 2011. На основе данной Примерной номенклатуры дел должны составляться индивидуальные номенклатуры дел, которые образуются в деятельности мировых судей. При этом формулировки Примерной номенклатуры дел и установленные в ней сроки хранения, а также индексы, определенные для соответствующих категорий дел, должны быть идентичными. Примерная номенклатура дел является основой для составления индивидуальной номенклатуры дел, образующихся в деятельности мирового судьи. Кроме этого, готовится к утверждению текст Методических рекомендаций по организации судебного делопроизводства в аппарате мирового судьи. Поскольку мировые судьи являются судьями общей юрисдикции субъектов Российской Федерации, то нормативное обеспечение их деятельности по ведению архивов имеют соответствующие органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации. В целях организации архивного дела в суде председатели судов в рамках предоставленных им организационно-распорядительных полномочий издают локальные акты, направленные на организацию ведения делопроизводства в архиве суда. Например, председатель суда своими приказами утверждает: Положение об архиве суда, в котором определяет задачи и функции архива суда; Положение об экспертной комиссии суда; должностные регламенты специалистов, обеспечивающих деятельность архива суда; правила ознакомления с материалами судебного дела, выдачи подлинных документов, заверенных копий материалов дела, письменных справок, копий судебных актов; порядок и сроки выдачи судебных дел (иных материалов) для ознакомления; порядок выдачи (направления) копий судебных актов в случаях, предусмотренных законодательством РФ; порядок проведения проверки наличия и состояния документов в архиве суда.
Локальное нормотворчество председателей судов по вопросам организации архивного дела в суде позволяет учитывать внутренние организационные особенности функционирования судов в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов. Архивное законодательство и нормативная база деятельности архивов в судах судебной системы Российской Федерации интенсивно развивается. Нововведения связаны, главным образом, с дальнейшим усовершенствованием архивного дела как важной сферы государственной деятельности, развитием и упорядочением архивного делопроизводства как одного из направлений организационного обеспечения деятельности судов, а также техническими новациями и переходом от бумажного к электронному документообороту1 .
1.3. Основные задачи и функции архива
1.3.1. Основными задачами архива организации являются:
комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;
учет и обеспечение сохранности документов;
создание научно-справочного аппарата к документам архива;
использование хранящихся в архиве документов;
подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.
1.3.2. Для организаций, осуществляющих временное депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, основные задачи архива определяются в соответствии с соглашениями и договорами, заключенными ими с учреждениями Федеральной архивной службы России.
1.3.3. В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции:
ведет списки организаций и (или) структурных подразделений организаций - источников комплектования архива;
принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций - источников комплектования архива;
учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;
создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;
организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;
проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;
осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях - источниках комплектования;
организует работу по составлению номенклатуры дел организации;
оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами;
участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;
участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в том числе в организациях - источниках комплектования архива.
1.3.4. Архивы организаций осуществляют прием электронных документов (ЭД), обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются ЭД в составе фондов организаций - источников комплектования архивов.
Все операции, осуществляемые с ЭД при передаче на архивное хранение и в процессе хранения (перезапись, конвертирование в новые форматы, сжатие и др.), должны быть документированы для обеспечения аутентичности ЭД.
Подборка наиболее важных документов по запросу Инструкция по ведению архива в суде (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Инструкция по ведению архива в суде
Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Статья: Экспертиза ценности документов в федеральных судах общей юрисдикции: теоретические и практические аспекты
(Латышева Н.А.)
("Администратор суда", 2019, N 4) Специальными организационными функциями при этом обладают члены экспертных комиссий судов (далее - ЭК). Состав ЭК количественно не ограничен . В нее на основании соответствующего приказа председателя суда должны войти: один из заместителей председателя суда (включать председателя суда не рекомендуется, так как он утверждает решения экспертной комиссии путем подписания протоколов); секретарь-архивариус или работник аппарата суда, обеспечивающий функционирование архива. Иные должности, замещаемые работниками аппарата федерального суда общей юрисдикции, которые могут являться членами экспертной комиссии, в Инструкции не конкретизированы. Но практически очевидно, что для эффективной организации экспертной работы в постоянном режиме ими могут быть начальник отдела делопроизводства (общего отдела) или его заместитель, а также начальники иных подразделений суда, наиболее квалифицированные и опытные специалисты в вопросах делопроизводства и обеспечения судопроизводства, администратор суда. Несмотря на наличие в Инструкции по ведению архивов 2019 г. п. 4.6 о целесообразности включения в экспертную комиссию представителя государственного архива и/или уполномоченного органа исполнительной власти субъекта РФ, данная традиционно присутствующая в архивном деле норма в практическом делопроизводстве судов рискует остаться неисполнимой декларацией в силу малочисленности и загруженности данных специалистов по постоянному месту работы. В этой связи актуальной задачей в организации текущей служебной деятельности членов экспертной комиссии является самостоятельное изучение правоустанавливающих документов, а также методических рекомендаций и информационных писем на официальных сайтах Федерального архивного агентства (Росархива) , Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) , а также компетентного органа исполнительной власти субъекта РФ и его Государственного архива.
Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Статья: Особенности организации архивного дела в судах России и Беларуси
(Латышева Н.А.)
("Администратор суда", 2022, N 2) Правила работы государственных архивов в Белоруссии определяют их основные полномочия по отношению к источникам комплектования, состоящие в согласовании проектов: сводных номенклатур дел судов (по мере необходимости, но не реже чем один раз в пять лет, для районных (городских) судов - с соответствующим государственным архивом и структурным подразделением по архивам и делопроизводству областного (Минского городского) исполнительного комитета), положений об архивах судов и об экспертных комиссиях судов. На каждый суд - источник комплектования в государственном архиве заводится карточка учета работы государственного архива с организацией , а также наблюдательное дело. В наблюдательное дело включаются: положение об архиве, положение об экспертной комиссии, инструкция по ведению делопроизводства, утверждаемая председателем Верховного суда Республики Беларусь, контрольные экземпляры описей дел постоянного хранения и по личному составу, акты о выделении к уничтожению документов, документы о проведении проверок и другое. Задачи, установленные в Правилах работы архивов государственных органов Республики Беларусь, создают основу для развития локального нормативного правового регулирования в судах. Таких задач пять: комплектование архива документами; учет и обеспечение сохранности документов; обеспечение использования документов; подготовка и передача документов в государственный архив в установленных законодательством Республики Беларусь случаях; осуществление методического руководства и анализ состояния архивного дела.
Нормативные акты: Инструкция по ведению архива в суде
Постановление Пленума ВАС РФ от 25.12.2013 N 100
(ред. от 11.07.2014)
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций)" По решению председателя арбитражного суда в суде могут действовать одновременно как системы автоматизации судопроизводства и делопроизводства, так и журнальные и карточные формы учета по делам и документам. При этом все предусмотренные Инструкцией журналы, реестры, карты и формы должны в обязательном порядке вестись судом в электронном виде, а в случае необходимости могут дублироваться на бумажных носителях, в том числе путем изготовления (распечатывания) их из систем автоматизации.
1. Общие положения
1.1. Инструкция о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции (далее - Инструкция) является нормативным актом, разработанным на основании федеральных конституционных законов от 31 декабря 1996 г. N 1-ФКЗ "О судебной системе Российской Федерации", от 7 февраля 2011 г. N 1-ФКЗ "О судах общей юрисдикции в Российской Федерации", федеральных законов от 8 января 1998 г. N 7-ФЗ "О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации", от 29 декабря 2015 г. N 382-ФЗ "Об арбитраже (третейском разбирательстве) в Российской Федерации", от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. N 526 (далее - Правила N 526), Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29 апреля 2003 г. N 36 (далее - Инструкция N 36), Инструкции по судебному делопроизводству в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 15 декабря 2004 г. N 161 (далее - Инструкция N 161), и других нормативных правовых актов.
1.2. Настоящая Инструкция разработана в целях обеспечения единого порядка организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) кассационных судов общей юрисдикции, апелляционных судов общей юрисдикции, верховных судов республик, краевых и областных судов, судов городов федерального значения, судов автономной области и автономных округов, районных, городских и межрайонных судов (далее - суды, суд), а также определяет правила:
составления номенклатуры дел суда;
составления описей дел (описей электронных дел ) суда, судебных коллегий, судебных составов, структурных подразделений суда;
Электронное дело - совокупность электронных документов, сформированных в соответствии с номенклатурой дел.
проведения экспертизы ценности документов и работы экспертной комиссии суда;
оформления судебных дел и иных документов к последующему хранению в архиве суда;
передачи дел (электронных дел) в архив суда;
определения сроков хранения дел и отбора документов на уничтожение;
ведения учета архивных дел ;
Архивное дело (архивный документ) - оформленное в соответствии с требованиями настоящей Инструкции дело (судебное дело, производство, материал, дело общего делопроизводства, дело по личному составу и другие документы суда), переданное на хранение в архив суда, в том числе в электронной форме.
проверки наличия и состояния архивных дел;
организации использования архивных дел;
обеспечения сохранности архивных дел;
передачи архивных дел на хранение в государственный архив.
1.3. Задачи и функции архива суда определяются положением, утверждаемым председателем суда.
1.4. Приказом (распоряжением) председателя суда назначаются работники, ответственные за работу архива суда.
1.5. Действие настоящей Инструкции не распространяется на организацию комплектования, хранения, учета и использования документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.
1.6. Согласование (утверждение) номенклатуры дел суда, описей дел суда и других документов с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива или уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела (далее - ЭПК архивного учреждения) осуществляется при наличии соответствующего договора.
Номенклатура дел суда, описи дел суда и другие документы судов, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, согласовываются экспертной комиссией соответствующего суда и утверждаются председателем суда.
1.7. Порядок организации комплектования, хранения, учета и использования документов окружных (флотских) военных судов, гарнизонных военных судов определяется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в военных судах, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 9 октября 2014 г. N 219.
1.8. При наличии технической возможности формируются электронные дела. Организация комплектования, хранения, учета и использования электронных дел и документов судов осуществляется в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
1.9. Поступление в федеральные суды общей юрисдикции документов в электронном виде в соответствии с требованиями Порядка подачи в федеральные суды общей юрисдикции документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа, утвержденного приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 27 декабря 2016 г. N 251, не влечет обязательности формирования электронного дела.
1.10. Комплектование, хранение, учет и использование решений и материалов, поступивших из третейских судов, осуществляется в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
Автор статьи
Читайте также: