Взыскание подотчетных сумм с уволенных работников судебная практика

Обновлено: 24.04.2024

Бухгалтерам компаний порой приходится сталкиваться с ситуациями, когда сотрудник увольняется, но остается должен компании определенную денежную сумму. В этих случаях прежде всего интересует вопрос: как поступить с образовавшейся задолженностью уволившегося работника? Ответы на этот вопрос содержатся в нашей статье.

Все ситуации с долгами работников компаний можно разделить на 2 группы. Первая. Работник находится в процессе увольнения, но уже ясно, что суммы окончательного расчета не хватит, чтобы компенсировать его задолженности перед компанией. Вторая. Работник уже уволился, и ему больше не причитаются к выплате денежные средства, но его долг перед компанией остается не погашенным. Разберем обе эти ситуации. Рассмотрим также порядок списания и отражения в бухгалтерском и налоговом учете сумм различных задолженностей уволенных работников.

Основные виды долгов уволенных

Причины возникновения задолженностей сотрудников перед работодателем различны. Но главная заключается в том, что работник имеет право в любое время расторгнуть трудовой договор с компанией по собственной инициативе. Работнику при этом достаточно предупредить работодателя в письменной форме за 2 недели до дня своего увольнения. В последний день работы руководитель обязан выдать такому сотруднику трудовую книжку и произвести с ним окончательный расчет 1 .
При этом у сотрудника могут существовать задолженности перед компанией. Но работодатель не имеет права задерживать выдачу трудовой книжки и суммы окончательного расчета.
Существуют различные виды задолженностей уволенных работников перед компаниями. На практике чаще всего встречаются следующие виды долгов уволенных работников:

дебиторская задолженность по зарплате, образовавшаяся из-за выданного сотруднику денежного аванса, полностью им не отработанного;
задолженность уволившегося работника по выданным ему подотчетным суммам;
задолженность сотрудника по своевременно не погашенному займу;
задолженность уволившегося работника за неотработанные дни отпуска.

Способы возврата долга

Как ликвидировать задолженность сотрудника перед компанией? Есть несколько основных способов избавления от такой задолженности:

удержание суммы долга из суммы окончательного расчета увольняющегося;
добровольное возвращение работником задолженности работодателю;
взыскание задолженности уволенного работника в судебном порядке;
прощение долга.

Эти способы могут применяться как по отдельности, так и комбинированно. Удержать долг увольняющегося сотрудника можно из суммы окончательного расчета. Это возможно в том случае, если сумма окончательного расчета больше суммы образовавшейся задолженности. Нужно иметь в виду, что в большинстве ситуаций, кроме случаев полной материальной ответственности, работника можно в бесспорном порядке привлечь лишь к ограниченной матответственности, то есть он несет такую ответственность в пределах своего среднего месячного заработка 2 . Но если сотрудник увольняется, то с него нельзя удержать более 20 процентов суммы, причитающейся ему при увольнении, так как окончательный расчет — это разовая выплата 3 . Следует также учитывать, что трудовым законодательством строго определены случаи, в которых работодатель может удерживать задолженности работника перед фирмой из зарплаты увольняющегося сотрудника 4 . Кроме того, такие удержания можно произвести, только если работник не оспаривает оснований и размеров удержаний 5 . При этом следует получить письменное согласие работника на такие удержания 6 .

Пример
Менеджер отдела снабжения компании Николаев Н.К. увольняется. Он должен фирме подотчетную сумму в размере 12 000 руб. Работодатель пропустил месячный срок на удержание из зарплаты этой своевременно не возвращенной суммы. При увольнении работник дал письменное согласие на удержание из суммы его окончательного расчета своей задолженности. Он также согласен внести в кассу компании деньги наличными, если удержанной суммы не хватит. Сотрудник имеет статус резидента РФ по уплате НДФЛ. Права на вычеты по НДФЛ у него нет. На день увольнения бухгалтер компании начислил ему в качестве окончательного расчета сумму в размере 37 000 руб. Кассир выдал окончательный расчет.
Сумма удержания в счет погашения долга составила:
(37 000 руб. – 37 000 руб. x 13%) x 20% = 6438 руб.
Сумма к выплате:
37 000 руб. – 37 000 руб. x 13% – 6438 руб = 25 752 руб.
Сумма, которую работник должен внести для погашения долга: 12 000 – 6438 = 5562 руб.
Бухгалтер компании сделал следующие записи:
ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 71
– 12 000 руб. — отражена не возвращенная в срок подотчетная сумма;
ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 94
– 12 000 руб. — отражена сумма, подлежащая взысканию с подотчетного лица;
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 70
– 37 000 руб. — начислена сумма окончательного расчета;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68
– 4810 руб. — удержан НДФЛ с суммы окончательного расчета;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 73
– 6438 руб. — удержана сумма задолженности по подотчетным суммам;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50
– 25 752 руб. — выдана на руки сумма окончательного расчета после удержания НДФЛ и части задолженности по подотчетным суммам;
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 73
– 5562 руб. — получена в кассу компании денежная сумма, добровольно внесенная Николаевым Н.К.

Взыскание по суду

Пример
При увольнении секретаря полиграфической компании выяснилось, что у него образовалась задолженность за неотработанные дни отпуска текущего года. Ему были излишне начислены отпускные на сумму 20 000 руб. Он должен был вернуть в кассу компании наличными деньгами сумму в размере 17 400 руб. ((20 000 руб. – (20 000 руб. x 13%)) — начисленные отпускные за минусом НДФЛ. Работник отказался возвращать в кассу компании эти деньги. Компания обратилась в суд с иском к работнику о возврате излишне выплаченных отпускных. Фирма применяет общую систему налогообложения. Она платит взносы по "травматизму" по тарифу 0,2%, страховые взносы в ПФР — по ставке 20%, ФСС России — 2,9% и ФОМС — 3,1%. Сотрудник родился в 1957 г. Права на вычеты НДФЛ у него нет.
На дату увольнения сотрудника бухгалтер сделал следующие записи в учете:
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 70
– 20 000 руб. (сторно) — уменьшена сумма излишне начисленных отпускных;
ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 70
– 20 000 руб. — отражена сумма излишне начисленных отпускных;
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69-1
– 40 руб. (20 000 руб. x 0,2%) (сторно) — уменьшена сумма взносов по "травматизму" с суммы излишне начисленных отпускных;
ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 69-1
– 40 руб. (20 000 руб. x 0,2%) — начислены взносы на страхование по "травматизму";
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69-1
– 580 руб. (20 000 руб. x 2,9%) (сторно) — уменьшены взносы в ФСС России с суммы излишне начисленных отпускных;
ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 69-1
– 580 руб. (20 000 руб. x 2,9%) — начислены взносы в ФСС России;
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69-2
– 4000 руб. (20 000 x 20%) (сторно) — уменьшены взносы в ПФР с суммы излишне начисленных отпускных;
ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 69-2
– 4000 руб. (20 000 руб. x 20%) — начислены взносы в ПФР;
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69-3
– 620 руб. (20 000 руб. x 3,1%) (сторно) — уменьшены взносы в фонды ОМС с суммы излишне начисленных отпускных;
ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 69-3
– 620 руб. (20 000 руб. x 3,1%) — начислены взносы в фонды ОМС.
Далее. Нужно сделать следующие записи на дату обращения в суд:
ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 70
– 17 400 руб. — отражена сумма претензии на дату получения денежных средств от бывшего работника;
ДЕБЕТ 50, 51 КРЕДИТ 73-2
– 17 400 руб. — получены денежные средства от бывшего работника в удовлетворение претензии;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68
– 2600 руб. (20 000 руб. x 13%) (сторно) — уменьшена сумма ранее начисленного налога на доходы физлиц;
ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 70
– 20 000 руб. (сторно) — сторнирована сумма излишне начисленных отпускных;
ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 69-1
– 40 руб. (20 000 руб. x 0,2%)
(сторно) — сторнированы взносы на страхование по "травматизму";
ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 69-1
– 580 руб. (20 000 руб. x 2,9%) (сторно) — сторнированы взносы в ФСС России;
ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 69-2 субсчет
– 4000 руб. (20 000 руб. x 20%) (сторно) — сторнированы взносы в ПФР;
ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 69-3
– 620 руб. (20 000 руб. x 3,1%) (сторно) — сторнированы взносы в фонды ОМС.
Если суд не удовлетворит иск компании к работнику, все ранее произведенные расходы будут считаться произведенными за счет расходов, не учитываемых для целей налогообложения.
В бухгалтерском учете тогда следует сделать запись:
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 73
– 17 400 руб. — отражен отказ по исковой сумме.

В рассмотренной ситуации следует учитывать важный момент. Если компания не сможет вернуть по суду излишние выплаченные суммы и не уменьшит в налоговом учете расходы на сумму начисленных неотработанных отпускных, то по истечении срока исковой давности эти расходы в виде образовавшейся дебиторской задолженности не могут повторно учитываться как внереализационные расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль 12 .

Списание долга

Предположим, сотрудник уволился и не вернул неотработанный аванс по зарплате или задолженность за неотработанные дни отпуска, но бухгалтер в налоговом учете своевременно уменьшил расходы по налогу на прибыль на сумму излишне начисленных отпускных и сдал в ИФНС уточненные декларации по налогу на прибыль. В суд работодатель не обращался, и срок исковой давности давно истек. Что делать бухгалтеру с такой задолженностью?
В налоговом и бухгалтерском учете дебиторская задолженность по зарплате подлежит списанию по истечении срока исковой давности в составе внереализационных и прочих расходов соответственно. Пунктом 12 Положения по бухучету 10/99 "Расходы организации" (ПБУ 10/99) установлено, что к прочим расходам организации относятся суммы дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, и другие долги, нереальные для взыскания. Поэтому дебиторская задолженность по зарплате, по которой истек срок исковой давности, включается в состав прочих расходов 13 . Общий срок исковой давности устанавливается в 3 года 14 .
В бухгалтерском учете списание дебиторской задолженности по заработной плате с истекшим сроком исковой давности надо отразить записью:
ДЕБЕТ 91-2 субсчет "Прочие расходы" КРЕДИТ 70
– списана сумма дебиторской задолженности.
В налоговом учете к внереализационным расходам относятся убытки, полученные компанией в отчетном (налоговом) периоде, в виде суммы безнадежных долгов. И если истек срок исковой давности, то такие долги перед компанией признаются безнадежными 15 . Поэтому дебиторская задолженность по зарплате, по которой истек срок исковой давности, признается для целей налогообложения прибыли безнадежной и подлежит включению в состав внереализационных расходов 16 . И для целей налогообложения не имеет значения, принимала компания действия по взысканию такой задолженности или нет 17 .
При выплате аванса в середине месяца у компании не возникает необходимость исчисления, удержания и перечисления в бюджет НДФЛ. Такая обязанность появляется один раз в месяц при окончательном расчете дохода сотрудника по итогам каждого месяца, за который ему был начислен доход 18 . Поэтому при увольнении сотрудника, получившего неотработанный аванс, удержать НДФЛ с такого аванса удается не всегда. Кроме того, раз сотрудник не отработал аванс, то и доход у него не возник, но деньги он получил. Часто не удается удержать НДФЛ и с невозвращенных подотчетных сумм уволившихся работников. Когда в таких случаях у уволившегося сотрудника возникает доход и как поступить с НДФЛ? Что делать, если компания решила простить и списать долг уволенного работника?
Здесь нужно учитывать, что моментом признания расходов от списания безнадежной дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности будет являться дата истечения срока исковой давности 19 . Дебиторская задолженность, по которой срок исковой давности истек, другие долги, нереальные для взыскания, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования, приказа руководителя организации 20 .
Поэтому в момент признания суммы невозвращенной задолженности по подотчетным суммам или невозвращенной задолженности по зарплате (неотработанному авансу) уволенного работника прочим расходом компании (в бухгалтерском учете) и внереализационным расходом (в налоговом учете) у уволенного работника возникает доход, который подлежит обложению НДФЛ 21 . И фирма обязана не позднее одного месяца с даты окончания налогового периода, в котором возникли такие доходы у уволенного работника, письменно сообщить в налоговый орган по месту своего учета о невозможности удержать НДФЛ и о сумме задолженности бывшего сотрудника 22 .
Если говорить об излишне полученных работником отпускных, то при списании такого долга по истечении срока исковой давности не нужно сообщать о неудержанном НДФЛ. Поскольку при выплате отпускных налог удерживается работодателем в общем порядке.

Авторы статьи:
Ю.В. Ирлица,
эксперт журнала

Экспертиза статьи:
С.В. Мягкова,
служба Правового консалтинга ГАРАНТ,
профессиональный бухгалтер-эксперт

1 ст. 84.1, 140 ТК РФ
2 ст. 241 ТК РФ
3 ч. 1 ст. 138 ТК РФ
4 ст. 137 ТК РФ
5 ст. 137 ТК РФ
6 письмо Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0
7 ст. 415 ГК РФ; ст. 248 ТК РФ
8 п. 2 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утв. НКТ СССР 30.04.1930 N 169 (далее — Правила)
9 п. 3 разд. "В Президиуме Верховного Суда Республики Карелия" Судебной практики по гражданским делам Верховного суда Республики Карелия за 1-е полугодие 2007 г.
10 письмо УФНС России по г. Москве от 17.04.2006 N 21-07/30342@
11 п. 1 ст. 81, п. 1 ст. 54 НК РФ
12 письмо Минфина России от 10.12.2009 N 03-03-06/1/799
13 письмо Минфина России от 27.07.2005 N 07-05-06/212
14 ст. 196 ГК РФ
15 п. 2 ст. 266 НК РФ; ст. 196 ГК РФ
16 письмо Минфина России от 13.01.2009 N 03-03-06/1/3
17 письмо Минфина России от 21.02.2008 N 03-03-06/1/124; пост. ФАС МО от 21.11.2005 N КА-А40/11239-05
18 п. 2 ст. 223 НК РФ; пост. ФАС ПО от 04.10.2007 N А55-1674/2007-53, ФАС СЗО от 25.01.2006 N А56-21695/2005
19 письмо Минфина России от 11.01.2006 N 03-03-04/1/475
20 п. 77 Положения, утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н
21 п. 1 ст. 210 НК РФ
22 п. 5 ст. 226 НК РФ; письмо Минфина России от 13.11.2007 N 03-11-04/2/274

Работник увольняется, но остается должен компании определенную сумму. Что делать бухгалтеру с этими долгами? Как списать? И есть ли возможность получить их с увольняющегося сотрудника? Давайте разберемся.

При увольнении сотрудника бухгалтер может столкнуться с тем, что у работника имеется непогашенная задолженность перед компанией. Долги могут быть из-за:

непогашенного займа, который ему выдала компания;
невозвращенного остатка подотчетных сумм;
использованного авансом отпуска, который к моменту увольнения не был отработан полностью;
выданного денежного аванса, неотработанного сотрудником к моменту увольнения;
причиненного компании материального ущерба (например, порча имущества, штрафы водителей за нарушение ПДД и т.д.).

Условия по удержанию

При увольнении работодатель производит окончательный расчет сумм, полагающихся увольняющемуся сотруднику. И из этих сумм он может удержать сумму, которую задолжал компании работник. Правда, существует масса нюансов, которые следует учитывать компании-работодателю.

Во-первых, не любую задолженность организация может удержать из расчета сотрудника. Все случаи удержания из зарплаты описаны в статье 137 ТК РФ и приведенный там перечень является исчерпывающим.

Так, удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться:

для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы;
для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях;
для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, а также сумм, излишне выплаченных работнику, в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда или простое;
при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска. Правда, в некоторых ситуациях компания не вправе удерживать у работника «лишние» отпускные (например, если увольнение происходит вследствие сокращения штата или ликвидации компании).

Обратите внимание, в указанном выше перечне отсутствует задолженность по займам. Это значит, что компания не сможет удержать из зарплаты увольняющегося сотрудника задолженность по непогашенному займу. А вот что касается причиненного работником ущерба, то возможность удержать сумму ущерба из зарплаты предусмотрена, но уже другой статьей Трудового кодекса – статьей 248. При этом существует особенности, о которых вы сможете узнать из статьи.

Во-вторых, общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов (ст. 138 ТК РФ). И, в-третьих, размер удержаний из заработной платы работника исчисляется из суммы, оставшейся после удержания налогов (Письмо Минздравсоцразвития РФ от 16.11.2011 № 22-2-4852).

Как фирме получить остаток долга?

Если 20 процентов от суммы окончательного расчета не хватило на то, чтобы погасить весь имеющийся долг работника перед компанией (либо речь идет о суммах, которые законодательством не разрешено удерживать, например, долг по займу), то последняя может предложить вернуть деньги добровольно.

Хорошо, если работник готов это сделать. Тогда недостающая сумма может покрыться за счет оставшихся 80 процентов «увольнительных» выплат. В этом случае можно не разбивать удержание на две суммы, одна из которых укладывается в 20-процентное ограничение, а провести удержание сразу одной суммой. Но для этого обязательно нужно получить от сотрудника заявление на удержание всей суммы долга из зарплаты. Такой документ будет свидетельствовать о волеизъявлении работника распорядиться начисленной заработной платой. В этом случае положения статьи 138 ТК РФ о 20-процентном ограничении применяться не должны (Письмо Роструда от 26.09.2012 № ПГ/7156-6-1).

Если сумма долга оказалась больше суммы окончательного расчета, то остаток задолженности работник может внести в кассу компании, либо перечислить на ее расчетный счет.

Кстати, полученные от работника (а также удержанные из его зарплаты) суммы, возможно, придется включить в налоговую базу по налогу на прибыль. Например, если это суммы излишне выплаченных отпускных. В этом случае не придется корректировать данные налогового учета за период, в котором отпускные были отнесены на расходы. Такие разъяснения дают столичные налоговики в Письме от 11.01.2007 № 21-08/001467@.

Но не во всех случаях возникает обязанность включать в налоговую базу по налогу на прибыль полученные от должника суммы. Например, если это возврат займа, то очевидно, что подобные суммы компании не нужно включать в доход (подп. 10 п. 1 ст. 251 НК РФ). Таким образом, каждая ситуация подлежит отдельному рассмотрению.

Остальное через суд!

Но что делать, если сотрудник отказывается погашать свой долг? Может ли компания взыскать с него деньги через суд?

Однозначно тут ответить нельзя. Все зависит от конкретной ситуации.

Например, в случае с излишне выплаченными отпускными судебная практика не на стороне работодателя. Суды считают, что компания не может взыскать в судебном порядке с работника, использовавшего отпуск авансом, сумму отпускных за неотработанные дни отдыха. Такую позицию можно увидеть в Определениях Верховного Суда РФ от 12.09.2014 № 74-КГ14-3, от 14.03.2014 № 19-КГ13-18, Апелляционном определении Московского городского суда от 04.12.2013 по делу № 11-37421/2013. Данная правовая позиция была отражена и в Обзоре судебной практики Верховного Суда РФ за третий квартал 2013 года (утвержден Президиумом Верховного Суда РФ от 5 февраля 2014 г.).

Кроме того, если компании не удастся получить деньги от работника за излишне выплаченные отпускные, то придется подать на уволившегося сотрудника справку о невозможности удержать налог. По мнению чиновников, сумма задолженности по излишне полученным отпускным по истечении срока исковой давности превращается в облагаемый доход бывшего сотрудника (Письмо Минфина РФ от 17.06.14 г. № 03-04-06/28915). Позиция чиновников небесспорна, ведь при выплате отпускных с работника уже был удержан НДФЛ. Тем не менее, во избежание споров с ИФНС, соответствующую справку лучше составить.

Помимо этого, потребуется внести «уточнения» и в налоговом учете. Столичные налоговики считают, что расходы работодателя, понесенные в связи с увольнением работника, не отработавшего дни предоставленного отпуска, не учитываются при формировании налогооблагаемой прибыли в связи с их несоответствием положениям статьи 252 НК РФ (Письмо УФНС РФ по г. Москве от 30.06.2008 № 20-12/061148).

А вот если компания обратится в суд за взысканием задолженности, например, по непогашенному займу, то спор, скорее всего, будет разрешен в ее пользу.

Компания простила сотруднику долг

Если суммы незначительные, то организации, как правило, не желают ввязываться в судебные тяжбы и просто-напросто прощают долг уволившемуся сотруднику. Это фиксируется в соглашении о прощении долга.

Бухгалтеру нужно иметь в виду, что у бывшего работника может возникнуть доход, облагаемый НДФЛ. Например, если речь идет о невозвращенных подотчетных суммах, то при прощении этого долга у бывшего сотрудника возникает облагаемый доход (Письмо Минфина РФ от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610). Чиновники считают, что облагаемый доход появляется у гражданина и в случае прощения ему долга по выплаченным отпускным, которые он не отработал. Поскольку у компании отсутствует возможность удержать НДФЛ в данных ситуациях, то она ограничивается подачей в ИФНС сведений о невозможности удержать налог.

Если речь идет о прощении задолженности по договору займа, то у работника также возникает доход в сумме долга, прощенного кредитором-работодателем (Письмо Минфина РФ от 28.10.2014 № 03-04-06/54626). В этом случае фирма также подает в ИФНС сведения о невозможности удержать налог.

Сумма прощеного долга не учитывается в расходах, так как не соответствует критериям, установленным пунктом 1 статьи 252 НК РФ. Кроме того, в пункте 16 статьи 270 НК РФ прямо указано, что стоимость безвозмездно переданного имущества не уменьшают налогооблагаемую прибыль. Это подтверждают и чиновники (Письмо УФНС России по г. Москве от 20.06.2012 № 16-15/053953@).

Что касается страховых взносов, то здесь ситуация не очень приятная для компаний. Есть разъяснения чиновников, согласно которым в случае прекращения обязательств по возврату работником денежных средств по договору ссуды, сумма невозвращенного долга подлежит обложению страховыми взносами согласно ч. 1 ст. 7 Федерального закона № 212-ФЗ как выплата, произведенная в пользу работника в рамках его трудовых правоотношений с организацией. Такое мнение можно увидеть в Письмах Минздравсоцразвития РФ от 21.05.2010 № 1283-19, от 17.05.2010 № 1212-19.

Однако судебная практика данный вывод не поддерживает. Суды исходят из того, что между выдачей работнику займа (ссуды) и выполнением им трудовых функций отсутствует взаимосвязь, поэтому при прощении долга не возникает объекта обложения страховыми взносами (Определение ВС РФ от 26.09.2014 № 309-КГ14-1674, Постановления ФАС Поволжского округа от 21.05.2013 № А65-18287/2012, от 29.08.2013 № А65-18176/2012).

В целях снижения налоговых рисков советуем оформлять прощение долга уже после того, как работник уволился. В таком случае проверяющим будет сложно вменить компаниям в обязанность начисление страховых взносов, поскольку на момент прощения долга трудовых отношений с работником уже нет.

А может быть оставить долг «висеть» до тех пор, пока не пройдет срок исковой давности? Об этом далее.

Переход долга в разряд безнадежного

Компания может принять решение не взыскивать долги с уволенного работника и не оформлять прощение долга. В этом случае задолженность остается «висеть», а по истечении срока исковой давности бухгалтер произведет ее списание.

С позиции НДФЛ чиновники считают эту ситуацию аналогичной той, когда работодатель оформляет прощение долга. В Письме Минфина РФ от 17.06.2014 № 03-04-06/28915 говорится, что после истечения срока исковой давности списанная задолженность по неотработанным отпускным образует доход гражданина, о котором необходимо сообщить в инспекцию.

А вот с позиции налога на прибыль данная ситуация гораздо выгоднее работодателю, нежели ситуация с прощением задолженности. Дело в том, что налоговое законодательство разрешает компаниям уменьшать налогооблагаемую прибыль на сумму безнадежных долгов, то есть долгов, не реальных к взысканию (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ). А безнадежной задолженность становится, в частности, тогда, когда истекает срок исковой давности (п. 2 ст. 266 НК РФ). Например, правомерность отнесения на расходы, учитываемые при налогообложении прибыли, задолженности по подотчетным суммам, не вызывает сомнений и у Минфина (Письмо от 08.08.2012 № 03-03-07/37).

Подборка наиболее важных документов по запросу Удержание подотчетных сумм при увольнении (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Судебная практика: Удержание подотчетных сумм при увольнении

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Апелляционное определение Свердловского областного суда от 11.12.2019 по делу N 33-21180/2019
Требование: О взыскании задолженности по заработной плате, компенсации морального вреда.
Обстоятельства: Работник указал, что трудовой договор с ним расторгнут в связи с истечением срока действия, расчет при увольнении не произведен, необоснованно отказано в выплате премии.
Решение: Требование удовлетворено частично. Судебная коллегия, отклоняя доводы апелляционной жалобы истца в указанной части, исходит из того, что судом первой инстанции в данной части обоснованно учтено, что ответчиком в материалы дела представлены платежные поручения о перечислении денежных средств ответчиком на счет истца в банке в сентябре 2018 - феврале 2019 года (л. д. 90 - 95), однако часть из них содержит указание на назначение платежа: "командировочные" и "подотчетные средства НДС не облагаются", которые, вопреки доводам ответчика, не свидетельствуют о выполнении ответчиком (работодателем) обязанностей по выплате заработной платы истцу в спорный период, а также о праве ответчика (работодателя) произвести зачет в счет заработной платы перечисленных сумм или удержания денежных средств, с учетом перечисленных подотчетных сумм, из заработной платы истца при увольнении по правилам ст. 137 Трудового кодекса Российской Федерации. Суд первой инстанции, с учетом формулировки основания платежа в указанных платежных поручениях, пришел к правильному выводу о том, что они не свидетельствуют о выплате истцу этими платежными поручениями заработной платы. Норма ст. 137 Трудового кодекса Российской Федерации предусматривает, что удержания из заработной платы работника производятся только в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами. Таких случаев, как удержание из заработной платы подотчетных денежных средств, норма ст. 137 указанного Кодекса не содержит.

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Удержание подотчетных сумм при увольнении

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Готовое решение: Бухгалтерский учет расчетов с работниками по оплате труда
(КонсультантПлюс, 2022) выданные авансом отпускные за неотработанные на момент увольнения работника дни отпуска;

Нормативные акты: Удержание подотчетных сумм при увольнении

"Методические рекомендации по бухгалтерскому учету горюче-смазочных материалов в сельскохозяйственных организациях"
(утв. Минсельхозом РФ 16.05.2005) По окончании каждого календарного месяца по каждому водителю составляется отчет об использовании полученных для приобретения топлива и смазочных материалов денежных средств. Отчет в обязательном порядке составляется при возвращении из длительных командировок, при постановке закрепленного за водителем автомобиля в длительный ремонт, при уходе в отпуск, увольнении, переводе на другое место работы. По итогам указанного отчета водители должны возвратить в кассу организации остатки подотчетных денежных средств либо производится удержание из заработной платы. В случае если стоимость фактически приобретенного топлива и смазочных материалов, подтвержденная документально, превышает сумму выданных под отчет денежных средств, то водителю возмещается сумма указанного превышения. Допускается зачет величины остатка подотчетной суммы при выдаче средств под отчет в следующем месяце, за исключением случаев ухода водителя в отпуск, увольнения, командировок в другую местность, длительных простоев в ремонте, переводе на другое место работы на данном предприятии.

Подборка наиболее важных документов по запросу Исковое заявление о взыскании с работника подотчетных сумм (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Судебная практика: Исковое заявление о взыскании с работника подотчетных сумм

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Подборка судебных решений за 2018 год: Статья 28 "Предъявление иска по месту жительства или месту нахождения ответчика" ГПК РФ
(О.М. Кабанов) Иск работодателя к работнику о взыскании подотчетных денежных средств возвращен по мотивам неподсудности данному суду, так как в силу ст. 28 ГПК РФ данный иск предъявляется в суд по месту жительства ответчика, а оснований для принятия к производству данного искового заявления по месту нахождения работодателя нет. При этом судебная коллегия отмечает, что в представленном трудовом договоре между истцом и ответчиком не достигнуто соглашение об изменении территориальной подсудности споров на конкретный суд.

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Исковое заявление о взыскании с работника подотчетных сумм

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Путеводитель по корпоративным спорам. Вопросы судебной практики: Совет директоров (наблюдательный совет) и единоличный исполнительный орган общества с ограниченной ответственностью ". ООО "Межрегионстрой" обратилось в Арбитражный суд города Москвы с иском о взыскании с Щепина С.А. убытков в размере 1 121 000 руб., а также расходов на оплату услуг представителя в сумме 100 000 руб. со ссылкой на то, что ответчик, в период осуществления им полномочий генерального директора общества, получил денежные средства на сумму 561 000 руб. на командировочные расходы и в подотчет, а также выдал денежные средства на сумму 560 000 руб. другим сотрудникам и не представил оправдательные документы, подтверждающие расходование полученных денежных средств на нужды юридического лица, тем самым причинил обществу убытки на общую сумму 1 121 000 руб.

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Вопрос: . Работнику выданы денежные средства под отчет. Позже работник был уволен. За полученные денежные средства он не отчитался, но написал расписку: "Обязуюсь вернуть денежные средства в сумме . руб. в срок до . ". В указанный срок бывший работник задолженность не погасил. Как взыскать денежные средства?
(Консультация эксперта, 2015) В указанный срок бывший работник задолженность не погасил. Каким образом организации взыскать денежные средства с бывшего работника: путем подачи искового заявления о взыскании долга по расписке либо искового заявления о разрешении спора, вытекающего из трудовых отношений?

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Продукты и услуги Информационно-правовое обеспечение ПРАЙМ Документы ленты ПРАЙМ Определение СК по экономическим спорам Верховного Суда РФ от 29 января 2016 г. N 304-ЭС15-7530 Вынесенные ранее судебные акты, которыми отказано в признании недействительными сделок, совершенных должником в течение одного года до принятия заявления о признании банкротом, подлежат отмене, а дело - направлению на новое рассмотрение в суд первой инстанции, поскольку судами были допущены нарушения положений закона об исследовании и оценке доказательств

Обзор документа

Определение СК по экономическим спорам Верховного Суда РФ от 29 января 2016 г. N 304-ЭС15-7530 Вынесенные ранее судебные акты, которыми отказано в признании недействительными сделок, совершенных должником в течение одного года до принятия заявления о признании банкротом, подлежат отмене, а дело - направлению на новое рассмотрение в суд первой инстанции, поскольку судами были допущены нарушения положений закона об исследовании и оценке доказательств

Резолютивная часть определения объявлена 25 января 2016 г.

Полный текст определения изготовлен 29 января 2016 г.

Судебная коллегия по экономическим спорам Верховного Суда Российской Федерации в составе:

председательствующего судьи Букиной И.А.,

судей Капкаева Д.В. и Самуйлова С.В.,

при ведении протокола судебного заседания секретарем Мельниковой И.Е., с использованием систем видеоконференц-связи при содействии Арбитражного суда Кемеровской области (судья Серафимович Е.П., при ведении протокола судебного заседания секретарем Гальченко Ю.И.),

рассмотрела в открытом судебном заседании кассационную жалобу конкурсного управляющего Терешковой Ольги Николаевны на определение Арбитражного суда Новосибирской области от 16.03.2015 (судья Лихачев М.В.), постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 01.06.2015 (судьи Фролова Н.Н., Кудряшева Е.Н., Логачев К.Д.) и постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 24.07.2015 (судьи Гудым В.Н., Коробейникова О.С., Мельник С.А.) по делу N А45-684/2014 о несостоятельности (банкротстве) общества с ограниченной ответственностью "Сибирские недра" (далее - должник, ООО "Сибирские недра", общество).

В судебном заседании приняли участие конкурсный управляющий Терешкова О.Н. и ее представитель Воропаева Н.В. по доверенности от 10.10.2014.

Заслушав доклад судьи Верховного Суда Российской Федерации Букиной И.А., объяснения конкурсного управляющего должником, Судебная коллегия по экономическим спорам Верховного Суда Российской Федерации установила:

в рамках дела о банкротстве должника конкурсный управляющий Терешкова О.Н. обратилась в Арбитражный суд Новосибирской области с заявлением о признании недействительными на основании пункта 1 статьи 61.2 Федерального закона от 26.10.2002 N 127-ФЗ "О несостоятельности (банкротстве)" (далее - Закон о банкротстве) сделок по перечислению должником Зарецкой Яне Владимировне денежных средств в размере 680 746,47 руб., применении последствий недействительности сделок.

Определением Арбитражного суда Новосибирской области от 16.03.2015, оставленным без изменения постановлением Седьмого арбитражного апелляционного суда от 01.06.2015 и постановлением Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 24.07.2015, в удовлетворении заявления отказано.

Конкурсный управляющий Терешкова О.Н. обратилась в Верховный Суд Российской Федерации с кассационной жалобой, в которой просит отменить состоявшиеся по обособленному спору судебные акты.

Определением Верховного Суда Российской Федерации от 25.12.2015 (судья Букина И.А.) кассационная жалоба вместе с делом переданы для рассмотрения в судебном заседании Судебной коллегии по экономическим спорам Верховного Суда Российской Федерации.

В возражениях на кассационную жалобу Зарецкая Я.В. считает принятые по делу судебные акты законными и обоснованными, просит рассмотреть дело в ее отсутствие.

В судебном заседании конкурсный управляющий Терешкова О.Н. поддержала доводы кассационной жалобы.

Зарецкая Я.В., надлежащим образом извещенная о времени и месте рассмотрения кассационной жалобы, в судебное заседание не явилась, в связи с чем дело рассмотрено в ее отсутствие.

Проверив материалы дела, обсудив доводы, изложенные в кассационной жалобе и возражениях на нее, выслушав присутствующего в судебном заседании конкурсного управляющего, Судебная коллегия по экономическим спорам Верховного Суда Российской Федерации считает, что определение Арбитражного суда Новосибирской области от 16.03.2015, постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 01.06.2015 и постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 24.07.2015 подлежат отмене по следующим основаниям.

Как установлено судами и следует из материалов дела, ООО "Сибирские недра" в период с 26.01.2013 по 18.12.2013 выдало под отчет главному бухгалтеру Зарецкой Я.В. денежные средства в общем размере 680 745,47 руб. на хозяйственные нужды должника. Факт перечисления денежных средств на банковскую карту Зарецкой Я.В. подтверждается представленными платежными поручениями и не оспаривается сторонами.

Решением Арбитражного суда Новосибирской области от 18.07.2014 ООО "Сибирские недра" признано несостоятельным (банкротом), в отношении него открыто конкурсное производство

Указывая на отсутствие доказательств равноценного встречного исполнения со стороны Зарецкой Я.В., получившей денежные средства от должника, конкурсный управляющий должником Терешкова О.Н. обратилась в арбитражный суд с настоящим заявлением.

Отказывая в удовлетворении требований, суды трех инстанций исходили из недоказанности совершения сделок при неравноценном встречном исполнении.

При этом судами приняты во внимание пояснительные записки бывших работников ООО "Сибирские недра", свидетельствующие о получении заработной платы и премий от главного бухгалтера организации, в обязанности которого входило, в том числе получение под отчет наличных денежных средств для выплаты заработной платы сотрудникам и на другие хозяйственные нужды предприятия, а также то обстоятельство, что сумма, указанная в заявлении, не отражена в качестве просроченной дебиторской задолженности (по заработной плате, по хозяйственным операциям).

Между тем судами не учтено следующее.

Обосновывая заявленные требования, конкурсный управляющий Терешкова О.Н. указала, что в нарушение порядка ведения кассовых операций на территории Российской Федерации Зарецкой Я.В. в установленный срок не был представлен авансовый отчет о целевом использовании подотчетных денежных средств, сумма переданных под отчет денежных средств не возвращена.

По мнению конкурсного управляющего, систематическая передача денежных средств под отчет Зарецкой Я.В. при отсутствии исполнения встречного обязательства в форме предоставления отчетности о расходовании денежных средств либо обязательств их возврата является юридически значимым действием, направленным на вывод активов из хозяйственного оборота организации.

В силу статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами.

Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

В соответствии с пунктом 4 статьи 4 Федерального закона от 10.07.2002 N 86-ФЗ "О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)" правила расчетов в Российской Федерации устанавливает Банк России.

На дату совершения оспариваемых операций выдача наличных денег под отчет работникам регулировалась Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации N 373-П, утвержденным Банком России 12.10.2011 (далее - Положение N 373-П).

Пунктами 4.1 и 4.2 Положения N 373-П установлено, что выдача наличных денег для выплат заработной платы, стипендий и других выплат проводится юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем по расходным кассовым ордерам, расчетно-платежным ведомостям, платежным ведомостям. Кассир выдает наличные деньги непосредственно получателю, указанному в расходном кассовом ордере (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости), при предъявлении им паспорта или другого документа, удостоверяющего личность в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, либо при предъявлении получателем доверенности и документа, удостоверяющего личность.

Согласно пункту 4.4 Положения N 373-П для выдачи наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, подотчетному лицу оформляется расходный кассовый ордер по его письменному заявлению, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

В соответствии с частью 2 статьи 71 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации арбитражный суд оценивает относимость, допустимость, достоверность каждого доказательства в отдельности, а также достаточность и взаимную связь доказательств в их совокупности.

При этом согласно статье 68 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации обстоятельства дела, которые согласно закону должны быть подтверждены определенными доказательствами, не могут подтверждаться в арбитражном суде иными доказательствами.

Судами в нарушение названных положений закона приняты в качестве доказательств пояснительные записки бывших работников должника, поскольку личность указанных работников не устанавливалась, в судебное заседание данные лица как свидетели не вызывались, об уголовной ответственности за дачу ложных показаний не предупреждались.

Кроме того, представленные пояснения не устанавливают ни объем полученной данными работниками заработной платы, ни время ее получения, а потому являются недопустимыми доказательствами в силу статьи 68 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации.

В возражениях на пояснения ответчика (л.д. 53 т. 1) конкурсный управляющий приводил доводы о наличии у работников должника лицевых счетов, открытых в ОАО "Альфа-Банк", на которые осуществлялся безналичный перевод денежных средств работникам должника в счет выплаты заработной платы, а также иных предусмотренных законом выплат.

Конкурсный управляющий указывал также на то, что, исходя из положений пункта 4.4 Положения N 373-П, нельзя признать бесспорными доказательствами отсутствия задолженности перед должником, учитывая, что Зарецкая Я.В. являлась главным бухгалтером ООО "Сибирские недра". При наличии собственной задолженности перед обществом Зарецкая Я.В. имела заинтересованность в искажении данных учета и сокрытии достоверных сведений Однако указанные доводы правовой оценки судов первой и апелляционной инстанций не получили.

Таким образом, выводы судов об отсутствии оснований для удовлетворения заявления конкурсного управляющего сделаны при неполно выясненных обстоятельствах, имеющих существенное значение для правильного разрешения настоящего спора, и без учета названных норм права.

Суд округа указанные нарушения не устранил.

Допущенные судами при рассмотрении обособленного спора нарушения норм права являются существенными, без устранения которых невозможны восстановление и защита нарушенных прав и законных интересов должника и его кредиторов, в связи с чем обжалуемые судебные акты следует отменить на основании части 1 статьи 291.11 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации, направив обособленный спор на новое рассмотрение в суд первой инстанции.

Руководствуясь статьями 291.11-291.14 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации, Судебная коллегия по экономическим спорам Верховного Суда Российской Федерации определила:

определение Арбитражного суда Новосибирской области от 16.03.2015, постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 01.06.2015 и постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 24.07.2015 по делу N А45-684/2014 отменить.

Настоящее определение вступает в законную силу со дня его вынесения и может быть обжаловано в порядке надзора в Верховный Суд Российской Федерации в трехмесячный срок.

Председательствующий-судья

И.А. Букина

Судья

Д.В. Капкаев

Судья

С.В. Самуйлов

Обзор документа

Незадолго до банкротства ООО перечисляло главному бухгалтеру под отчет денежные средства на хозяйственные нужды.

Конкурсный управляющий просил признать данные сделки по перечислению денежных средств недействительными и применить последствия их недействительности.

В удовлетворении его заявления было отказано. При этом суды приняли во внимание пояснительные записки бывших работников ООО, свидетельствующие о получении зарплаты и премий от главного бухгалтера. Также было учтено то обстоятельство, что сумма, указанная в заявлении, не отражена в качестве просроченной дебиторской задолженности (по зарплате, по хозяйственным операциям).

Но Судебная коллегия по экономическим спорам Верховного Суда РФ направила дело на новое рассмотрение, поскольку суды неполно выяснили обстоятельства, имеющие существенное значение.

Конкурсный управляющий ссылался на то, что в нарушение порядка ведения кассовых операций главный бухгалтер не представил авансовый отчет, переданная под отчет сумма не возвращена. Систематическая передача денег при отсутствии встречного исполнения в форме предоставления отчетности о расходовании средств либо обязательств их возврата является юридически значимым действием, направленным на вывод активов из хозяйственного оборота организации.

Суды приняли в качестве доказательств пояснительные записки бывших работников ООО. Однако их личность не устанавливалась, в судебное заседание они как свидетели не вызывались, об уголовной ответственности за ложные показания не предупреждались.

Кроме того, представленные пояснения не устанавливают ни объем полученной данными работниками зарплаты, ни время ее получения, а потому являются недопустимыми доказательствами.

Конкурсный управляющий указывал на наличие у работников должника лицевых счетов в банке, на которые переводились зарплата и иные предусмотренные законом выплаты.

Также он обращал внимание на то, что отсутствие задолженности перед ООО нельзя признать бесспорным доказательством. Ведь при наличии собственной задолженности перед обществом главный бухгалтер был заинтересован в искажении данных учета и сокрытии достоверных сведений.

Однако приведенные доводы не получили правовой оценки.

Для просмотра актуального текста документа и получения полной информации о вступлении в силу, изменениях и порядке применения документа, воспользуйтесь поиском в Интернет-версии системы ГАРАНТ:

Автор статьи

Куприянов Денис Юрьевич

Юрист частного права

Страница автора

Читайте также: