Виды проверок в архиве суда
Обновлено: 28.04.2024
1.2.2. Проверка наличия и состояния архивных документов
Проверка наличия и состояния архивных документов проводится в целях установления фактического наличия единиц хранения; выявления единиц хранения, числящихся по описям, но фактически отсутствующих; выявления и устранения недостатков в учётных документах; выявления дел, требующих консервационно-профилактической обработки, переплета или реставрации.
Проверка наличия и состояния архивных документов проводится в соответствии с « Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (М., 2007) и методическими рекомендациями (инструкциями) по проведению проверки наличия, разработанными в конкретном архиве.
Проверка наличия и состояния архивных документов и дел проводится в плановом порядке, а также единовременно.
Плановая цикличная проверка наличия проводится с периодичностью, установленной для определённых категорий документов:
- уникальных документов – ежегодно;
- особо ценных на бумажной основе – один раз в 10 лет;
- электронных документов – один раз в 5 лет;
Цикличность (периодичность) проверки остальных архивных документом определяется архивом в зависимости от интенсивности использования дел фонда и состояния учётных документов, но не реже одного раза в 25 лет.
Единовременная внеочередная проверка наличия проводится для всех или отдельных групп архивных документов в случае стихийных бедствий, массовых перемещений документов или других обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены или повреждены архивные документы, а также при смене заведующих архивохранилищами.
В ходе проверки наличия и состояния документов и дел осуществляется:
- установление фактического наличия дел и документов, находящихся на хранении;
- выявление не внесенных в опись и (или) неучтенных дел и документов;
- выявление дел и документов, не относящихся к составу данного фонда;
- выявление ошибок в учётных документах и их устранение;
- выявление отсутствующих дел и документов и организация их розыска;
- выявление и учет дел и документов, требующих консервационно-профилактической, технической обработки и реставрации;
Перед проведением проверки наличия и состояния документов и дел проводится выверка учетных документов ( см. п. 1.2.1. )
Порядок проведения проверки наличия и состояния документов и дел.
Проверку наличия проводят, как правило, два работника. Проверка наличия проводится путем сверки описательной статьи дела в описи (номер дела, делопроизводственный номер или индекс по номенклатуре дел (при наличии), заголовок дела, крайние даты, количество листов) с описанием дела на обложке (архивный шифр, название фонда и его структурной части, делопроизводственный номер или индекс по номенклатуре дел (при наличии), заголовок дела, крайние даты, количество листов).
Если на обложке дела нет заголовка или заголовок в описи не соответствует заголовку на обложке, проверяется соответствие остальных элементов описательной статьи. При несоответствии всех элементов описательной статьи (кроме архивного шифра) данное дело, по согласованию с главным хранителем фондов, может быть более тщательно изучено для уточнения (определения) его фондовой принадлежности.
При проверке наличия и состояния архивных дел необходимо:
-сохранять порядок размещения единиц хранения на стеллажах и в первичных средствах хранения;
-подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки наличия неправильно подложенные единицы хранения;
-изымать из проверяемого архивного фонда (комплекса архивных документов) и передавать хранителю неправильно подложенные единицы хранения других архивных фондов;
-изымать единицы хранения, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями, для немедленной их изоляции;
-изымать единицы хранения, не внесенные в опись дел, для последующей обработки и описания. Указанные единицы хранения после уточнения (определения) их фондовой принадлежности включаются в соответствующий раздел или в конец описи, в зависимости от принадлежности дела к соответствующей группе дел, в логической связи с предыдущими делами (в соответствии со схемой систематизации дел фонда).
При проверке наличия единиц хранения, архивные документы, учтенные по внутренним описям, сверяются с внутренней описью.
Единицы хранения, выданные в читальный зал и рабочие помещения архива, проверяются на общих основаниях, их шифры устанавливаются по картам-заместителям и книгам выдачи архивных документов из архивохранилищ . Архивные документы, выданные во временное пользование, проверяются по книгам и актам выдачи и считаются имеющимися в наличии.
В ходе проверки наличия и состояния архивных дел не допускается делать какие-либо пометы, исправления или записи в описях дел и других учетных документах. Обнаруженные дела и документы, не внесенные в опись, описываются, систематизируются и вносятся в опись на основании акта об обнаружении.
Физическое состояние дел в ходе проверки наличия определяется путем визуального просмотра. Выявляются дела и документы:
- пораженные биологическими вредителями (насекомые, плесень);
- с повышенной влажностью;
- с повреждениями основы (бумага, пергамен, ткань и др.);
- с повреждениями текста, изображения (угасание, выцветание);
Документы, зараженные активной плесенью или другими биологическими вредителями, подлежат немедленной изоляции и направлению на санитарно-гигиеническую обработку (дезинсекция, дезинфекция). При обнаружении увлажненных документов производится их обязательная акклиматизация до полного высушивания в специальном помещении в развернутом виде.
Металлические предметы (скрепки, металлические крепежи) удаляются из дел.
Полистная проверка наличия и состояния документов и дел.
Полистная проверка проводится в целях:
- установления количества и фактического наличия дел по описи и листов (документов), находящихся в деле и их соответствия внутренней описи дела и листу-заверителю;
- выявления отсутствующих листов (документов);
- выявления и учета материальных ценностей, физических и других особенностей (при полистной проверке);
- выявления и устранения недостатков в учётных документах, в т. ч. в листах-заверителях при указании особенностей дела;
- выявления и учёта повреждённых документов и документов, требующих консервационно-профилактической обработки, реставрации и подлежащих техническому оформлению.
Обязательной полистной проверке наличия подлежат уникальные документы и секретные дела. Полистная проверка других документов проводится по мере необходимости. В этом случае состав подлежащих проверке наличия документов определяется:
- выявлением в ходе текущей работы отсутствующих документов;
- наличием несброшюрованных дел (например, личного происхождения);
- наличием дел, включающих документы, представляющие коллекционный интерес (например, автографы, знаки почтовой оплаты, открытки, гербовые марки и т.п.)
В ходе полистной проверки наличия проводятся следующие виды работ:
- сверка внутренних описей дел, при их наличии, с имеющимися документами;
- проверка правильности нумерации листов дела и соответствия их количества данным листа-заверителя и описательной статьи описи; проверка соответствия особенностей нумерации дела данным листа-заверителя;
- в делах не имевших нумерации, может проводиться уточнение систематизации документов по согласованию с главным хранителем фондов ( см. п. 4.1.1. );
- нумерация листов дела при ее отсутствии;
- составление в соответствии с установленными требованиями листа-заверителя ( см. п. 4.1.2. );
- проверка правильности указания особенностей формирования дела в листе-заверителе;
- оценка физического состояния документов и проверка правильности отражения этих данных в листе-заверителе.
При проведении полистной проверки наличия запрещается перемещать документы из одного дела в другое, переформировывать несброшюрованное дело, изымать старые листы-заверители.
При обнаружении ошибок в нумерации листов дела изменения (кол-во листов) в лист-заверитель и в архивную опись вносятся на основании акта о технических ошибках. В случае обнаружения отсутствующих в деле документов изменения в лист-заверитель не вносятся. При обнаружении в ходе полистной проверки наличия неописанных архивных документов и уточнения их фондовой принадлежности составляется акт о включении в дело новых архивных документов.
Проверка наличия и состояния документов и дел, выдававшихся из архивохранилищ. В сроки, установленные руководством архива, систематически проводятся полные или выборочные проверки наличия и состояния архивных документов, выдававшихся из архивохранилищ в течение года. Результаты указанной проверки оформляются:
-при подтверждении наличия дел – в виде докладной записки работника, ответственного за организацию проверки наличия;
-при отсутствии каких-либо дел без документированного обоснования - в установленном порядке.
При выявлении необоснованного отсутствия архивных документов осуществляется их оперативный розыск. В случае безрезультатности розыска отсутствующие архивные документы включаются в картотеку необнаруженных архивных документов для дальнейшего их розыска
Оформление итогов проверки наличия и состояния документов и дел. Результаты проверки наличия и состояния архивных документов и дел
фиксируются в листе и акте проверки.
Лист проверки составляется непосредственно в ходе проверки. При проверке небольших по объему архивных фондов допускается составление одного листа проверки на все описи дел. При большом объеме фонда лист проверки составляется на каждую опись дел, документов отдельно.
В листе проверки в разделе «Наличие дел» фиксируются в графах 1-15 сведения о наличии документов, в графах 16-24 – сведения о состоянии документов.
В графе 1 указывается номе р( а) описи(ей), по которой( ым ) проходила проверка наличия.
В графе 2 указывается количество дел в описи в соответствии с последней итоговой записью.
В графах 3-4 указываются:
- литерные номера дел описи, не отражённые и не учтённые в итоговой записи (графа 3);
- литерные номера дел, не отражённые в итоговой записи (не перечисленные), но учтённые в объёме дел описи (графа 4).
В графах 5-6 указываются
- пропущенные номера дел описи, не отражённые и не учтённые в итоговой записи (графа 3);
- пропущенные номера дел, не отражённые в итоговой записи (не перечисленные), но учтённые в объёме дел описи (графа 4).
В графах 7, 8 указывается количество и номера дел (при возможности), увеличивших (графа 7) или уменьшивших (графа 8) объём фонда в результате других технических ошибок, установленных непосредственно в процессе проверки наличия.
В графе 9 указывается количество дел после устранения технических ошибок – количество дел, оказавшихся в наличии при подсчёте изменений по графам 3-9.
В графе 10 указываются номера ед.хр ., выданных во временное пользование.
В графе 11 указываются номера ед.хр ., не оказавшихся в наличии в момент проверки наличия.
В графе 12 указывается количество дел по данной проверяемой описи, фактически имеющихся в наличии (дела, не оказавшиеся в наличии, в данной графе не учитываются).
В графе 13 указываются номера ед.хр ., не включенных в описи, обнаруженных в процессе проверки.
При заполнении листа проверки номера дел увеличивших или уменьшивших объём фонда по актам, не предусмотренных листом проверки, вносятся в свободные графы 14 и 15.
По каждой графе в листе проверки подсчитывается количество дел.
Общее количество дел по фонду (описи) просчитывается с учетом:
- литерных номеров дел,
- дел, имеющих части,
- пропущенных номеров дел.
Необнаруженные дела не снимаются с учета и учитываются в объёме дел фонда.
Количество дел по фонду (описи) указывается в листе фонда цифрами и прописью.
В графах 16-24 указываются номера дел, требующих проведения консервационно-профилактической обработки, переплета и реставрации.
Физические особенности дел могут быть зафиксированы в акте о неисправимых повреждениях документов, картотеке (книге) учёта физического состояния архивных документов.
В качестве вспомогательного средства в ходе проверки наличия и при составлении листа проверки можно использовать рабочий журнал. Данный журнал не предусмотрен « Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (М., 2007) ; ведётся в ряде архивов по установленной в архиве форме. В журнале могут фиксироваться: номера дел по старой описи; валовые номера дел по архиву; номера дел по новой описи; номера дел, переданных в другие фонды или описи; номера дел, требующих переплёта; номера дел, требующих реставрации; номера дел, требующих дезинфекции (дезинсекции).
На основании листа проверки составляется акт проверки наличия и состояния архивных документов , фиксирующий итоги проверки наличия. В акте проверки, в отличие от листа проверки, указывается только количество дел в соответствии с листом проверки. При полистной проверке наличия в акте проверки наличия и состояния архивных документов в скобках после указания количества дел по описям (по фонду) указывается количество листов в делах. В акте проверки фиксируется также общее количество дел, на которое увеличился или уменьшился объём проверяемого архивного фонда.
По окончании проверки наличия и состояния архивных документов и дел, в случае отсутствия изменений в количестве (объеме) дел по проверяемому фонду (описи) в конце описи дел проставляется штамп "проверено", дата, должность и подпись лица, производившего проверку наличия. Если итоговая запись не отражает все особенности нумерации ед. хр., изменения (постановка дел на учет и снятие дел с учета) в объеме ед. хр. по описи, итоговая запись пересоставляется.
По итогам полистной проверки при полном соответствии выявленных в ходе полистной проверки особенностей формирования, нумерации и физического состояния дела листу-заверителю в последнем проставляется штамп "ПРОВЕРЕНО", с указанием даты, должности, подписи и расшифровки подписи лица, проводившего проверку.
Необходимые уточнения вносятся в лист-заверитель дела на основании актов. Исправления и дополнения заверяются отметкой, содержащей дату записи, указание должности, подписи и расшифровки подписи сотрудника, проводившего полистную проверку. При значительном количестве уточнений, дополнений и ошибок в листе-заверителе последний пересоставляется. Прежний лист-заверитель гасится (перечеркивается), из дела не изымается . ( с м. п. 4.1.2. ).
Проверка наличия и состояния архивных документов и дел считается завершенной после внесения изменений во все учетные документы.
Лист и акт проверки наличия, а также другие типы актов, составленные в ходе проверки наличия, подшиваются в дело фонда.
Необнаруженные документы и дела. Розыск необнаруженных документов и дел. На все отсутствующие в ходе проверки наличия дела и документы составляются карточки учета необнаруженных архивных документов (в 2 экз.). Один экземпляр карточек на необнаруженные дела остается в хранилище, другой прикладываются к листу и акту проверки наличия, которые сдаются на выверку. После выверки листа и акта проверки наличия карточки на необнаруженные документы и дела вливаются в картотеку учета необнаруженных документов и картотеку учёта необнаруженных дел архива.
В случае необнаружения в ходе полистной проверки документов (листов) принимаются меры по установлению названия (заголовка) отсутствующего документа. Для этой цели изучаются заголовок дела, внутренняя опись, анализируется состав и содержание других документов дела. В случае затруднений заголовок документа указывается предположительно с учётом заголовка архивного дела.
Розыск архивных документов и дел, не обнаруженных в ходе проверки наличия и состояния, организуется с момента выявления их отсутствия, и проводится в течение одного года как непосредственно в архиве, так и в других организациях. Руководство архива вправе продлить срок розыска на основании докладной записки руководителя соответствующего структурного подразделения архива.
Для поиска документов и дел связки и коробки в обязательном порядке снимаются с полки, производится осмотр полки за коробкой, пространства между полками, а также между нижней полкой и полом. Просматриваются соседние коробки, относящиеся к другим фондам. Проверяются книги выдачи дел с целью уточнения возможного местонахождения дела.
10. Проверка наличия и состояния документов (электронных
документов) в архиве суда
10.1. В целях обеспечения сохранности документальных материалов в архиве суда комиссией, назначаемой председателем суда или его заместителем, производится проверка наличия и состояния архивных документов (электронных архивных документов).
Проверка наличия и состояния архивных документов (электронных архивных документов) районных судов, городских судов и межрайонных судов проводится с участием представителей управления Судебного департамента в субъекте Российской Федерации.
10.2. В ходе проверки осуществляется:
установление фактического наличия дел (электронных дел) и их соответствие учетным документам;
выявление и устранение недостатков в учете дел (электронных дел);
выявление отсутствующих дел (физически обособленных материальных носителей контейнеров электронных документов) и организация их розыска;
выявление и учет документов, требующих профилактической и/или реставрационно-профилактической обработки;
выявление и учет электронных документов, требующих перезаписи на новые электронные носители;
контроль физического и технического состояния физически обособленных материальных носителей контейнеров электронных документов, воспроизводимости электронных документов программными средствами;
проверка на наличие вредоносных компьютерных программ.
10.3. Проверка наличия и состояния дел проводится:
в сроки, установленные председателем суда, но не реже одного раза в 5 лет, электронных дел - не реже одного раза в 3 года;
каждый раз, когда это вызывается каким-либо нарушением нормальных условий хранения документов, при которых имеются основания предполагать их порчу или утрату (после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в хранилища посторонних лиц);
после перемещения дел в другое помещение;
при смене председателя суда, руководителя архива (работника, ответственного за работу архива).
10.4. При проверке наличия и состояния дел необходимо:
сохранять порядок расположения дел на стеллажах и первичных средствах хранения. При изменении расположения дел необходимо своевременно делать соответствующие записи в топографических указателях;
помещать на места надлежащего хранения обнаруженные во время проверки неправильно размещенные дела;
изымать и размещать вслед за учтенными дела, не внесенные в описи дел;
изымать с последующей изоляцией документы, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями (для документов на бумажном носителе);
изымать единицы хранения электронных документов, содержащие вредоносные компьютерные программы, помещать на специально выделенную полку (в ящик) для последующей обработки.
Внесение выявленных в ходе проверки неучтенных дел в опись дел запрещается. Неучтенные дела подлежат обработке и описанию после завершения проверки.
10.5. Проверка наличия и состояния дел на бумажном носителе проводится путем сверки описательных статей описи с описанием дел на обложках.
Физическое состояние дел определяется путем визуального просмотра.
Делать какие-либо пометки или записи в описях дел и других учетных документах запрещается.
В конце каждой просмотренной описи дел делается запись "проверено" с указанием номера и даты акта проверки наличия и состояния документов.
10.6. Работы по проверке наличия и состояния электронных дел должны начинаться с основных экземпляров единиц хранения электронных документов и заканчиваться рабочими экземплярами.
При проверке наличия единиц хранения электронных дел проводится сверка их общего количества и учетных номеров со сведениями в книге учета поступлений и выбытия электронных дел, документов и количества со сведениями по листу учета электронных дел, документов.
При проверке наличия единиц хранения электронных документов проводится сопоставление фактических общих количественных и контрольных характеристик с итоговой записью описи дел, сверка их наличия с описью.
10.7. В случае необходимости (изменение физического состояния носителей, ухудшение воспроизводимости, изменение формата) по решению председателя суда проводится работа по перезаписи электронных документов на новые носители.
При осуществлении перезаписи должна быть обеспечена аутентичность, полнота, достоверность, целостность и неизменность информации, содержащейся в электронных документах.
Текстовые электронные документы, подвергшиеся перезаписи в новые форматы и/или на новые носители, должны отвечать установленным требованиям.
10.8. Если проверкой наличия и состояния дел установлено отсутствие дел, то на основании распоряжения председателя суда организуется их розыск.
В этих целях рекомендуется:
изучить все учтенные документы по выдаче дел из хранилища;
организовать розыск не обнаруженных при проверке дел в соответствующих структурных подразделениях, в деятельности которых образовались необнаруженные дела, предварительно изучив их сдаточные описи;
проверить находящиеся рядом дела;
изучить дело фонда - акты о выделении дел к уничтожению, ранее составленные акты проверки наличия и состояния архивных дел.
Обнаруженные в итоге розыска дела размещаются на соответствующие места; в карточке учета необнаруженных дел делается отметка об их обнаружении с указанием даты и подписи должностного лица.
Дела, причина отсутствия которых подтверждена соответствующими документами, исключаются в установленном порядке из описей дел и других учетных документов.
После рассмотрения результатов розыска экспертной комиссией суда и утверждения ее решения председателем суда необнаруженные документы снимаются с учета.
10.9. Розыск архивных дел, не обнаруженных в ходе проверки, организуется с момента выявления отсутствия и проводится в течение одного года. На дела, не обнаруженные в ходе проверки наличия и состояния дел, составляется акт об утрате документов (приложение N 22 к настоящей Инструкции), который рассматривается экспертной комиссией суда и утверждается председателем суда или его заместителем. К акту прилагается справка о проведении розыска, подготовленная и подписанная лицом, производившим проверку. Акт об утрате документов представляется в соответствующий государственный архив или уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела для принятия решения о снятии утраченных дел с учета.
10.10. Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы архива.
По результатам проверки составляется акт проверки наличия и состояния архивных документов (приложение N 25 к настоящей Инструкции).
При обнаружении ошибок в учетных документах составляется акт о технических ошибках в учетных документах (приложение N 20 к настоящей Инструкции).
В случае обнаружения документов, не относящихся к данному фонду, архиву суда, неучтенных документов, также составляется соответствующий акт (приложение N 21 к настоящей Инструкции).
Указанные акты подписываются исполнителями и утверждаются председателем суда или его заместителем.
4.7. Проверка наличия и состояния документов
4.7.1. Проверка наличия и состояния документов проводится в целях установления фактического наличия единиц хранения и соответствия их количеству, числящемуся по учетным документам, выявления документов, подлежащих реставрации и профилактической обработке.
В ходе проверки осуществляется:
установление фактического наличия документов, находящихся на хранении в архиве;
выявление и устранение недостатков в учете документов;
выявление отсутствующих документов и организация их розыска;
выявление и учет документов, требующих реставрации, консервации, профилактической и технической обработки.
4.7.2. Проверка наличия и состояния документов проводится не реже чем один раз в 5 лет, а также перед передачей их на государственное хранение.
Единовременные проверки наличия и состояния документов проводятся в архиве:
после перемещения дел в другое помещение;
после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в хранилища посторонних лиц;
при смене руководителя архива или лица, ответственного за архив;
при реорганизации или ликвидации организации.
4.7.3. При проверке наличия и состояния документов необходимо:
сохранять порядок расположения документов на стеллажах и первичных средствах хранения;
подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные дела и документы;
изымать дела, не внесенные в опись;
изымать и изолировать дела, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями.
Внесение в опись неучтенных дел в ходе проверки запрещается. Неучтенные дела помещаются вслед за учтенными делами для последующей обработки и описания.
4.7.4. До начала работы по проверке наличия и состояния дел изучаются документы предыдущих проверок, проверяется правильность нумерации дел в каждом годовом разделе сводной описи, соответствие нумерации дел итоговым записям в описях и сведениям в листах фондов.
4.7.5. Проверка наличия и состояния дел проводится путем сверки описательных статей описи с описанием дел на обложках (шифра, названия фондообразователя и его структурных подразделений, делопроизводственных индексов дел, дат дел, количества листов).
Физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки (приложение 22).
Делать какие-либо пометы или записи в ходе проверки в описях дел и других учетных документах запрещается.
4.7.6. Дела, выданные сотрудникам организации, в читальный зал и временное пользование другим организациям, проверяются по книгам и актам выдачи дел и считаются имеющимися в наличии.
4.7.7. Лист проверки наличия и состояния дел в фонде составляется непосредственно в ходе проверки; листы проверки нумеруются по порядку номеров в пределах проверки каждого фонда и подписываются исполнителем. По окончании проверки фонда листы проверки включаются в дело данного фонда. Если в результате проверки недостатков не обнаружено, лист проверки в дело фонда не включается.
4.7.8. По окончании проверки наличия и состояния документов по каждой описи в конце описи после заверительной надписи делается запись "проверено", проставляется дата проверки; запись подписывается проводившими проверку работниками с указанием их должностей.
4.7.9. Если проверкой обнаружена недостача дел и документов, то организуется их розыск.
В этих целях рекомендуется:
изучить все учтенные документы по выдаче дел из хранилища;
организовать розыск не обнаруженных при проверке дел в соответствующих структурных подразделениях, в деятельности которых образовались необнаруженные дела, предварительно изучив их сдаточные описи;
проверить дела находящихся рядом фондов;
изучить дело фонда - акты о выделении дел к уничтожению, акты выдачи дел во временное пользование, ранее составленные акты проверки наличия и состояния проверяемого фонда.
Розыск рекомендуется проводить в течение года после завершения проверки наличия дел.
4.7.10. Найденные в итоге розыска дела подкладываются на места, а в соответствующей карточке учета необнаруженных дел делается отметка с указанием даты и подписи должностного лица.
Дела, причина отсутствия которых подтверждена соответствующими документами, исключаются в установленном порядке из описей и других учетных документов. В соответствующих карточках указываются даты и номера актов, в которых подтверждается отсутствие дела, и составляются справки о проведении розыска. После рассмотрения результатов розыска на ЭК и утверждения ее решения руководителем организации необнаруженные документы снимаются с учета.
4.7.11. Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы проверяемого фонда и представления соответствующих сведений о делах постоянного хранения в государственный архив для внесения изменений в контрольные экземпляры описей дел, утвержденных ЭПК архивного учреждения.
20.6. Учетные документы архива. Проверка наличия дел
(нарядов) в архиве. Оборудование помещения архива
20.6.1. Учет документов в архиве суда - это средство контроля за наличием и обеспечением их сохранности.
20.6.2. Все дела (наряды), материалы, хранящиеся в архиве, должны быть учтены и описаны.
Учет документов в архивах судов ведется по основным и вспомогательным учетным документам.
(абзац введен Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 06.05.2019 N 93)
20.6.3. Основными учетными документами в архивах судов являются:
книга учета описей и архивных дел, принятых на хранение (форма N 106.1);
книга учета поступления и выбытия дел (форма N 106) - для учета в архиве каждого поступления и выбытия дел (нарядов);
паспорт архива (форма N 108);
книга учета поступления и выбытия описей дел (нарядов) (форма N 109);
список фондов (форма N 110) - для регистрации принятых на хранение архивных фондов, присвоения им номеров, учета количества архивных фондов, находящихся на хранении и выбывших;
акты о выделении к уничтожению дел (нарядов), не имеющих научно-исторической ценности и утративших практическое значение;
акты приема-передачи документов на хранение в архивы окружного (флотского) военного суда, ЦА МО и его филиалы;
опись дел (нарядов) - для поединичного и суммарного учета дел (нарядов);
номенклатура дел суда.
Ведение основных учетных документов, предусмотренных настоящей Инструкцией, обязательно для каждого суда.
(п. 20.6.3 в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 06.05.2019 N 93)
(см. текст в предыдущей редакции)
20.6.4. Вспомогательными учетными документами являются:
акты проверки наличия и состояния дел (нарядов);
книга учета актов на уничтоженные дела (наряды) (форма N 112);
журнал регистрации запросов и заявлений о выдаче архивных справок, копий документов (форма N 89.2);
(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29.09.2021 N 199)
(см. текст в предыдущей редакции)
книги учета архивных дел, выданных во временное пользование внутри суда (форма N 89.3);
(абзац введен Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29.09.2021 N 199)
книга учета архивных дел, высланных во временное пользование за пределы суда (форма N 89.4).
(абзац введен Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29.09.2021 N 199)
В каждом суде ведется дело фонда. В дело фонда включаются документы, отражающие историю организации и ее фонда: историческая справка, методические пособия по обработке фонда, старые листы фонда после их пересоставления, акты о неисправимых повреждениях документов и дел фонда, акты о проведении проверок наличия и состояния дел и т.д.
В архиве суда, хранящего документы более одного фонда, ведется список фондов. В список фондов архивный фонд записывается только один раз, при первом поступлении в архив суда. По списку фондов в валовом порядке ему присваивается учетный номер, который сохраняется за ним во всех учетных документах.
Все документы в деле фонда располагаются в хронологической последовательности их составления. На документы дела фонда составляется внутренняя опись, листы дела нумеруются, к делу фонда составляется заверительная надпись. По мере пополнения дела фонда заверительная надпись и внутренняя опись дополняются.
Военные суды вправе вести другие вспомогательные учетные документы, которые включаются в схему учета документов.
(п. 20.6.4 в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 06.05.2019 N 93)
(см. текст в предыдущей редакции)
20.6.5. Учетные документы хранятся в архиве в сейфах или металлических шкафах.
(п. 20.6.5 в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 06.05.2019 N 93)
(см. текст в предыдущей редакции)
20.6.6. Гарнизонные военные суды ежегодно к 30 декабря представляют в окружные (флотские) военные суды отчеты о состоянии архивов и проделанной работе за истекший год и паспорт архива (по состоянию на 1 декабря).
Паспорт архива кассационного, апелляционного, окружного (флотского) военного суда составляется ежегодно (по состоянию на 1 декабря) и хранится в суде.
(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29.09.2021 N 199)
(см. текст в предыдущей редакции)
20.6.7. В целях обеспечения сохранности документальных материалов в архиве суда председателем военного суда назначается комиссия из числа судей и работников аппарата суда, которой производится проверка наличия и состояния дел (нарядов).
Проверка наличия и состояния дел (нарядов) в архиве военного суда проводится в порядке и сроки, установленные Инструкцией Судебного департамента.
20.6.8. Оборудование помещений архивов военных судов, режим хранения документов должны соответствовать требованиям, изложенным в Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 19 марта 2019 г. N 56.
(п. 20.6.8 в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 06.05.2019 N 93)
В соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций» плановая проверка наличия и состояния документов в организации проводится не реже, чем один раз в пять лет, а также перед передачей дел на муниципальное хранение.
Единовременные проверки наличия и состояния дел проводятся в архиве:
-после перемещения дел в другое помещение;
-после чрезвычайных происшествий;
-при смене лица, ответственного за архив;
-при реорганизации и ликвидации предприятия;
Проверка проводится специальной комиссией, назначаемой руководителем организации распорядительным документом. В состав комиссии должны войти ответственные за делопроизводство, ведение архива.
Основные цели проведения проверки наличия и состояния дел:
-установление фактического наличия дел, числящихся по описям;
-выявление и устранение недостатков в учете документов;
-выявление дел, не внесенных в опись;
-выявление несоответствия порядка расположения дел;
-выявление отсутствующих документов и организация их розыска;
-выявление дел, требующих профилактической обработки и реставрации;
Основные этапы проведения проверки наличия и состояния дел:
Перед проведением проверки наличия проверяются формы учетных документов, которые имеются в архиве организации.
До проведения проверки наличия необходимо проверить правильность составления описей дел, в частности:
-литерные номера, указанные в описи и их перечисление в итоговой записи;
-обозначенные пропущенные номера в описи;
-наличие итоговой записи.
По завершению работы с описями всего фонда проверяется соответствие количества дел в описях и в листе фонда. Также изучаются акты предыдущих сверок.
О выявленных недостатках сотрудник, ответственный за архив, ставит в известность исполнителей при выдаче экземпляра описи для проведения проверки наличия.
2. Сверка наличия дел с описью и проверка их физического состояния.
При непосредственном проведении самой сверки наличия проверяются:
-название организации и структурного подразделения на обложке дела;
-порядковый № дела в описи и шифр на деле;
-делопроизводственный индекс по номенклатуре дел в описи и на деле;
-заголовок дела в описи и на деле;
-крайние даты в описи и на деле;
-количество листов в описи и на деле;
-физическое состояние дела.
Если на обложке дела нет каких-либо необходимых данных, то в ходе проверки эти данные выносятся на обложку дела.
При выявлении в фонде не включенных в описи дел они изымаются и помещаются в конец учтенных дел.
Категорически запрещается во время проведения проверки делать какие-либо пометки или записи в описях (в том числе вписывать обнаруженные неописанные дела, исправлять или делать новые итоговые записи).
При проведении проверки заполняется лист проверки наличия и состояния дел в фонде (приложение 1). В графах 1-11 листа проверки указываются сведения о наличии, в графах 12-17 – о состоянии дел. По завершению сверки по графам 3-8 подсчитывается итог. Итог подводится по графам в каждой описи отдельно, а в конце по всему фонду. Листы проверки подписываются исполнителями.
Обработка не внесенных в описи дел в ходе проверки наличия не допускается. Она может проводиться только после завершения розыска необнаруженных дел.
Сразу после завершения сверки дел по данной описи в конце описи после итоговой записи делается отметка «Проверено», дата и подпись исполнителей с указанием должности.
В ходе проверки необходимо:
-сохранять порядок расположения дел на стеллажах;
-подкладывать на соответствующие места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные дела;
-изымать не внесенные в опись дела фонда. Внесение в опись неучтенных дел в ходе проверки запрещается;
-составлять карточку учета необнаруженных дел (приложение 2) на каждое необнаруженное дело;
-изымать и изолировать поврежденные биологическими вредителями дела и немедленно докладывать об этом руководителю организации.
3. Оформление результатов проверки наличия и состояния дел:
На основании итоговых записей в листах проверки составляется акт проверки наличия и состояния дел (приложение 3).
Пункты 1-6 заполняются на основании листа проверки наличия и в них указываются:
пункт 1 – количество дел, которые внесены в описи (сумма итоговых записей в описях);
пункт 2 – количество необнаруженных дел, включенных в описи, на которые будут составлены карточки учета необнаруженных дел;
пункты 3 и 4 – сведения заносятся на основании граф 4-7 листа проверки, т.е. о наличии литерных и пропущенных номеров;
пункт 5 – сведения на основании графы 11 листа проверки, т.е. количество неправильно подложенных дел в данный фонд;
пункт 6 – сведения на основании графы 9 листа проверки, т.е. сколько дел оказалось в наличии, включенных в описи;
пункт 7 – количество дел, выявленных не включенных в описи;
пункт 8 – общее количество дел по пунктам 6 и 7:
подпункт 8.1 – 8.6 – сведения на основании данных граф 12-17 листа проверки;
подпункт 8.7. – сведения на основании данных графы 10;
подпункт 8.8. – сведения на основании графы 8 листа проверки, т.е. количество дел, выданных во временное пользование;
пункт 9 – особенности условий хранения документов, характеристика помещения ведомственного архива.
Акт подписывается исполнителями, проводившими проверку, согласовывается с экспертной комиссией и передается на утверждение руководителю организации.
При отсутствии ряда дел или наличии дел, требующих улучшения их физического состояния, руководитель организации на акте может наложить резолюцию с указанием мер, которые необходимо предпринять для устранения выявленных недостатков.
После окончания проверки фонда листы проверки включаются в дело фонда.
4. Организация розыска дел.
Если проверкой обнаружена недостача дел, то на основании указания руководителя
проводится розыск необнаруженных дел.
1). Розыск дел в организации необходимо проводить по следующим направлениям:
-изучить учетные документы;
-проверить еще раз правильность итоговых записей в описях, по которым числятся необнаруженные дела;
-просмотреть акты о выделении дел к уничтожению, чтобы установить, не включены ли в них разыскиваемые дела;
-проверить, не вписаны ли в опись недостающие дела под другими номерами;
-проверить акты выдачи дел во временное пользование другим организациям;
-изучить неучтенные, необработанные дела, имеющиеся в структурных подразделениях в шкафах рабочих комнат, на столах у специалистов;
-проверить все дела временного срока хранения;
2). Организовать розыск дел в других организациях:
-изучить журналы выдачи и возврата дел сотрудниками организации, если есть отметка о возврате отсутствующего дела в архив определенной датой, то необходимо проверить, какие дела еще возвращались в тот день, посмотреть их рядом с целью выявления ошибки при подкладке дела;
-организовать поиск дел в организациях, которым выдавались дела во временное пользование;
Розыск дел проводится в течение года после завершения проверки наличия дел, но при малом количестве необнаруженных дел этот период может быть сокращен.
5. Оформление итогов розыска дел.
В результате розыска дел, не обнаруженных при проверке наличия:
-дела могут быть найдены;
-отсутствие дел может быть подтверждено документально;
-дела могут быть не найдены.
Дела, найденные в ходе работы по розыску, подкладываются на место, а в соответствующей карточке учета необнаруженных дел делается запись «Найдено и подложено». Ставится подпись того, кто нашел дело с указанием должности и даты.
Дела, по которым документально подтверждены причины их отсутствия, исключаются из описи и других учетных документов в соответствующем порядке. В карточке указываются даты и номера документов, которыми подтверждается отсутствие дел.
На дела, пути розыска которых исчерпаны, составляется «Акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны» (приложение 4). В нем указываются номера описи и дела, которые не обнаружены при проверке наличия, предполагаемая причина отсутствия, какими делами может быть частично восполнена содержащаяся в необнаруженных делах информация. Акт подписывается лицом, ответственным за архив. К акту составляется подробная справка о проведении розыска дел, ее форма не регламентирована, но в ней должна быть отражена следующая информация: название фонда, дата предыдущей проверки наличия, меры, предпринятые по розыску дел, какие документы были найдены, содержание необнаруженных дел, предполагаемое восполнение информации по другим делам, причины отсутствия дел, выводы. Справка подписывается ответственным за архив.
Результаты розыска необнаруженных дел рассматриваются на экспертной комиссии и представляются на согласование с ЭПМК комитета по делам архивов Пермской области.
После того, как проведен розыск дел, дела найдены или сняты с учета, ответственный за архив вносит изменения во все экземпляры описи, в паспорт архива, лист фонда. Проверка наличия и состояния дел и документов считается законченной.
Автор статьи
Читайте также: