Виды должностей в сфере судебного делопроизводства и содержание выполняемой ими работы

Аппарат мирового судьи.

Под нотариальным делопроизводством понимается совокупность установленных законодательством юридических действий нотариуса, направленных на совершение определенного нотариального действия.

Нотариальное делопроизводство в России осуществляется нотариусами в соответствии с правилами, утверждаемыми Министерством юстиции РФ совместно с Федеральной нотариальной палатой.

Весь процесс нотариального делопроизводства можно разделить на три взаимосвязанные стадии:

1) делопроизводство, осуществляемое в нотариальных конторах;

2) ведения реестра регистрации нотариальных действий. Реестр – это специальная книга, в которую записываются составляемые при совершении нотариальных действий документы. Он должен быть надлежащим образом оформлен (листы нумеруются, прошиваются, а на обратной стороне последнего листа уполномоченными работниками юстиции или нотариальной палаты производится запись о количестве прошитых и пронумерованных листов, что направлено на невозможность подмены листов в реестре);

3) заполнение нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей.

Нотариальное делопроизводство ведется на языке, предусмотренном законодательством РФ, республик в составе РФ, автономной области и автономных округов. Статья 68 Конституции РФ устанавливает, что государственным языком РФ на всей ее территории является русский язык. Республики в составе РФ вправе устанавливать свои государственные языки.

Русский язык как государственный язык изучается в учебных заведениях. Но граждане России вправе обращаться в государственные органы, общественные организации, на предприятия и в учреждения РФ с предложениями, заявлениями, жалобами на государственном языке, родном языке или на любом другом языке народов РФ, которым они владеют. Ответы на заявления и жалобы граждан РФ, направленные в государственные органы, общественные организации, на предприятия и в учреждения РФ, должны даваться на языке обращения. В случае невозможности дать ответ на языке обращения используется государственный язык РФ.

Нотариус, не являясь юридическим лицом, имеет свою печать с изображением Государственного герба России, что символизирует деятельность нотариуса сак официального лица, совершающего от имени государства нотариальные действия. В соответствиисУказом Президента РФ. «Об использовании Государственного герба Российской Федерации на печатях нотариусов» Государственный герб РФ помещается на печатях нотариусов и воспроизводится на оформляемых и (или) выдаваемых ими документах.

Ответственность за организацию и правильную постановку делопроизводства и состояние архива возлагается на нотариуса.

Нотариальное делопроизводство регулируют Правила ведения нотариального делопроизводства, утвержденные Министерством юстиции РФ. Эти Правила устанавливают единый для государственных и частных нотариусов порядок ведения нотариального делопроизводства и оформление служебных документов.

Ответственность за правильную организацию и ведение делопроизводства полагается на частного нотариуса, а в государственных нотариальных конторах и государственных нотариальных архивах - на заведующих.

Нотариальное делопроизводство включает: ведение документирования управленческой деятельности учреждений государственного нотариата; прием, рассмотрение и регистрацию корреспонденции; составление и оформление служебных документов; контроль выполнения документов; составление номенклатуры и формирование дел. Приказом Министерства юстиции Украины от 22 января1998 г. внедрены специальные бланки нотариальных документов нового образца, которые есть необходимой составной документарного обеспечение нотариального процесса. Они могут быть использованы только нотариусами и только для изготовления нотариальных документов. Бланки имеют целый ряд защитных методик и предназначенные для удобства, скорости подготовки нотариальных документов, а также для обеспечения невозможности их подделки.

Министерством юстиции Украины 22 июня1999 г. утверждено Положения о снабжении, хранении, учете и отчетности расходования бланков нотариальных документов, которое содержит общие положения, порядок заказа и снабжение бланков, порядок получения бланков нотариусами Украины, хранение бланков, признака недействительности бланков, отчетность государственных нотариальных контор и частных нотариусов о расходовании бланков, ведение первичного учета бланков, а также ведение Единого реестра для учета поступления и расходование бланков.

К совершению нотариальных действий законодательство предусматривает определенные требования, которым должны отвечать документы, которые подаются нотариусу. Они не должны иметь подчисток или дописок, зачеркнутых слов или других неоговорочных исправлений. Дописки, зачеркнутые слова или другие исправления принадлежит предостеречь подписью должностного или уполномоченного на то лица и печатью учреждения, предприятия или организации, которая выдала документ. При этом исправление следует делать таким образом, чтобы можно было прочитать как исправленное, так и по ошибке написанное, а потом исправленное или вычеркнутое.

Не принимаются документы, текст которых невозможно прочитать через повреждение, а также написанные карандашом. Это такие документы, в которых нельзя прочитать все в них написанное в первоначальном написании, так как они были залиты чернила, потертые и т.п..

Нотариус не принимает документов, которые являются подранными или изложенными на двух или больше отдельных листах, если последние не прошнуровано и не пронумеровано, а количество прошнурованных листов не заверены подписью должностного или уполномоченного лица и печатью учреждения, предприятия, организации, которые выдали документы.

Законодательство предъявляет определенные требования и к нотариусам в совершении нотариальных действий, которые касаются именно техники изготовления нотариальных документов. Так, тексты нотариально по-свідчуваних соглашений, удостоверенных копий документов и выписок из них, тексты переводов и заявлений должны быть написаны ясно и четко; числа и сроки, которые касаются содержания соглашений, должны быть обозначенные хотя бы один раз словами, а названия юридических лиц - без сокращений с указанием их адресов. В необходимых случаях надо указать номера счетов юридических лиц в учреждениях банков. Фамилии, имена и отчество граждан должны быть написаны полностью с указанием мест их проживания. В случае удостоверения соглашений при участии иностранных граждан отмечается также их гражданство.

Все нотариальные действия, содеянные нотариусом, регистрируются в реестрах нотариальных действий. Формы реестров для записи нотариальных действий, нотариальных свидетельств, посвідчувальних надписей на соглашениях и удостоверенных документах утверждено приказом Министерства юстиции Украины от 7 февраля 1994 г.

Различают два вида нотариальных реестров: реестр для регистрации нотариальных действий (форма № 1) и реестр для регистрации запретов отчуждения жилых домов, квартир, дач, садовых домов, гаражей, земельных участков и другого неру-хомого имущества, а также арестов, наложенных на такое имущество судебными и следственными органами (форма № 2).

Каждый нотариус ведет отдельный реестр. В государственной нотариальной конторе, где работают несколько нотариусов, реестрам присваиваются индексы, которые совпадают с номером печати государственного нотариуса. В этом случае номера на документах обозначаются так: № 1-1, № 1-2, № 2-1, где первая цифра означает индекс реестра, а вторая - порядковый номер записи.

С разрешения Главного управления юстиции Министерства юстиции Украины в Автономной Республике Крым, управлений юстиции в областях, городах Севастополе и Киеве нотариусы могут вести самостоятельные реестры для записи отдельных видов нотариальных действий. В этом случае номера на документах, записанных в такие реестры, обозначаются так: № 1-К-10, что означает, что запись сделана за номером десятым в первом реестре для регистрации засвидетельствования верности копий документов, или № З-В-5, что означает, что запись сделана за номером пятым в третьем реестре для совершения исполнительных надписей и т.д.

Каждому нотариальному действию присваивается отдельный порядковый номер. Этот номер обозначается и на документах, которые выдаются нотариусом, или в посвідчувальних надписях.

Запись в реестре должен отображать порядковый номер от начала года, так как такая запись в хронологическом порядке исключает возможность злоупотребления, в частности осуществление нотариального действия задним числом. Дальше указывается дата совершения нотариального действия, а потом фамилия, имя, отчество и местожительство (или наименование и местонахождение юридического лица) лиц, для которых совершается нотариальное действие, или их представителей, документ, который заверяет лицо, которое обратилось за совершением нотариального действия. Потом указывается содержание нотариального действия, дальше - о взыскании государственной пошлины или размер платы за содеянное нотариальное действие, и в конце концов - расписка в получении нотариально оформленного документа.

Запись нотариального действия в реестр производится нотариусом или другим работником государственной нотариальной конторы или лицом, которое находится в трудовых отношениях с частным нотариусом. Эта запись проводится только после того, как по-свідчувальний надпись на документе или документ, который выдастся нотариусом, им будет подписано. Запись в реестре карандашом не допускается.

Нотариусы имеют право выдавать выписки из реестров по письменному заявлению граждан, предприятий, учреждений и организаций, относительно которых или по доверенности которых совершались нотариальные действия, а также по письменному требованию суда, арбитражного суда, прокуратуры, органов следствия и дознание в связи с делами, которые находятся в их проведении.

Выписки из реестров нотариальных действий о завещаниях выдаются только после смерти завещателя.

Реестры должны быть прошнурованы, листы их - пронумерованные. Количество листов у реестров должна быть заверенная подписью должностного лица Главного управления юстиции Министерства юстиции Украины в Автономной Республике Крым, управлений юстиции в областях, городах Киеве и Севастополе, уполномоченной на то начальниками этих управлений. Подпись должностного лица скрепляется гербовой печатью.

Делопроизводство и судебное делопроизводство

Делопроизводство координирует все этапы работ - от проектирования до практической реализации решений, позволяет обеспечить оперативность и гибкость в принятии решений, является одним из важнейших звеньев, от которых зависит конечный результат управленческой деятельности.

Процесс управления включает следующие основные типовые документируемые операции: сбор и обработку документной информации; подготовку решения; принятие и документирование решения; доведение решений до исполнителей; исполнение решения; контроль исполнения; сбор информации об исполнении; передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям; хранение и поиск информации.

Аппарат управления реализует свои функции главным образом посредством универсальных и полномочных организационно-распорядительных документов, создаваемых и циркулирующих вне зависимости от специфики деятельности во всех отраслях народного хозяйства и государственного управления.

Разновидности документации, с которой производится работа при делопроизводстве: организационная и распорядительная.Они выделяются по своей информационной природе в зависимости от функций государственного органа, учреждения, который обслуживает делопроизводство.

В судебном делопроизводстве также используется ряд разнообразных по содержанию документов, таких, как исковые завления, процессуальные и организационно-распорядительные документы судебного производства, документы испольнительного производства, материалы, собранные в период досудебной подготовки, протоколы.

Органы государственной власти и государственного управления РФ, все учреждения, организации и предприятия отражают свою деятельность в распорядительных документах. Они классифицируются в соответствии с положениями о государственных органах.

К распорядительным документам, отражающим административно-управленческую деятельность учреждений, относятся: постановления, решения, распоряжения, уставы, положения, приказы, инструкции, протоколы, докладные и объяснительные записки, акты, отчёты и др.

Постановление - правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящи перед данными органами, и установления стабильных норм правил поведения.

Решение как распорядительный документ является правовым актом, принимаемым различными исполнительными комитетами. Решения оформляют также результаты деятельности коллегий министерств и ведомств, научных советов и т.п.

Распоряжение - акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоения должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжение общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного узкого вопроса, разового случая.

Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом. По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, регулирующие определенные сферы общественных отношений, и актом применения норм права (например, о назначении на должность).

Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей; утверждения положения, инструкций, правил и т. п. документов, требующих утверждения; по всем вопросам внутренней жизни учреждения, организации, предприятия, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т.д. Посредством приказа руководитель ставить основные задачи перед работниками, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от их подчиненности. Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих закону.

Работа с документацией должна организовываться по следующей схеме:

Поступившие документы проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством. После этого входящие документы передаются конкретным исполнителям. Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте ( при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата. Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации. Внутренние документы передаются исполнителям под расписку в регистрационной форме.

Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры. Результаты учета документооборота обобщаются службой ДОУ и доводятся до сведения руководителя учереждения для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно.

Для обеспечения правильного формирования и учета документации должна составляться номенклатура дел, систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности учереждения.

Процесс делопроизводства состоит из операции сбора исходной информации, изготовления документа (подготовки текстовых, цифровых данных и печатания их на бланке), придания документу юридической силы. Все эти операции могут быть автоматизированы. Широкое распространение в документообороте получают документы, ориентированные на обработку средствами вычислительной техники и создаваемые средствами ВТ на бумажном и машинном носителях. Рационализация формы и содержания документов на бумажном носителях с последующим их вводом в базу данных ЭВМ,фиксацией на машинный носитель или отображением на экране видеотерминала осуществляется в процессе унификации.

Как оформить тьютора для ребенка законодательно: Условием успешного процесса адаптации ребенка может стать.

Характер документов
Характер документов, создаваемых и используемых в судебных органах, зависит от круга
вопросов, решаемым конкретным органом и вида самого органа. Документационный массив
различен в судах общей юрисдикции различного уровня, мировых, арбитражных,
конституционных и уставных судах.
В судебных органах выделяют три укрупненные группы документов:
1. Основные документы. Содержание этой группы определяется функциональными
особенностями конкретного судебного органа (судебные дела, производства, обзоры и т.д.
2. Документы по личному составу.
3. Документы экономического обеспечения деятельности судов (бухгалтерские балансы, сметы,
расчетные ведомости и т.д.).
Делопроизводство в судах возложено на определенную категорию работников. Это вызвано
необходимостью освобождения судей от выполнения дополнительной работы, которая не связана напрямую с осуществлением правосудия. Указанная работа (заполнение статистических карточек, составление сопроводительных писем, регистрация входящей и исходящей документации в журналах разнообразных утвержденных форм, выписывание повесток, оформление и сшивание томов и т.п.) в силу свой повторяемости и простоты может быть поручена специалисту менее высокой квалификации, чем непосредственно судья. С учетом чрезвычайной загруженности судей это ведет к высвобождению их рабочего времени на организацию судебных процессов, то есть на деятельность, непосредственно связанную с осуществлением правосудия. Указанное размежевание функций правосудия и делопроизводства основано на научном принципе разделения труда. При этом в области судебного делопроизводства судьи и председатель суда осуществляют общее руководство.

Виды должностей в сфере судебного делопроизводства

УСЛОВИЯ ТРУДА ОБОРУДОВАНИЕ ПЕРСОНАЛЬНОГО РАБОЧЕГО МЕСТА,СЕКРЕТАРЯ СУДА
Условия труда секретаря суда – это совокупность элементов (факторов) рабочей среды, оказывающих влияние на состояние здоровья и уровень работоспособности работника при осуществлении им профессиональных обязанностей.
Рабочее место секретаря суда должно быть выполнено в определенной цветовой гамме, исключающей особенно яркие цвета как дополнительный источник зрительного раздражения. Однако оно не должно быть превращено в мрачное помещение. Стены помещения должны гармонировать с мебельным гарнитуром. При выборе цветового оформления рабочего места необходимо учитывать, что положительное воздействие на нервную систему работника оказывают желтые, желто-зеленые, зелено-голубые, серебристо-серые тона. Желательно использовать цвета пастельных оттенков. При этом потолок и верхние части стен желательно окрашивать в белый цвет.
Окна должны быть оборудованы занавесками или жалюзи из прозрачных либо полупрозрачных материалов, которые рассеивают уличный свет и несколько смягчают резкость солнечного освещения, одновременно затрудняют просмотр помещения с улицы, что особенно важно, если оно находится на первом или цокольном этаже здания. Освещение в помещении должно бьггь равномерным, достаточной яркости (оптимальный уровень для работы секретаря – 500 люкс), не допускающее бликов. В служебных помещениях могут применяться лампы накаливания и люминесцентные лампы. Наибольшее распространение получили люминесцентные лампы дневного света (ДС), белого света (БС), холодно - белого света (ХБС) и тепло-белого света (ТБС).
Рабочий стол секретаря суда целесообразно размешать таким образом, чтобы солнечный свет из окна падал с левой стороны для правши и с правой стороны для левши. В таком случае пишущая рука не будет отбрасывать тень на текст. Это требование относится и к расположению источников искусственного освещения относительно рабочего места секретаря суда. В случае использования искусственного освещения рекомендуется применять осветительные приборы с рассеянным либо отраженным светом. Использование таких источников света приводит к снижению зрения в восемь раз меньшему, чем при использовании прямого искусственного освещения. Секретарь суда должен иметь возможность изменять интенсивность освещения своего рабочего места в зависимости от необходимости, поэтому его помещение необходимо оборудовать как источником общего верхнего света, так и настольными лампами. Источник света не должен находится в поле зрения работника. Оптимальные места для крепления источников искусственного света: над окном либо у стены. Должна быть обеспечена одинаковая яркость освещения всего рабочего помещения. Как правило, соотношение освещенности рабочего места и пола не должно превышать 10:1, а рабочего места и пограничной зоны не более 3:1.

При участии секретаря суда в судебном заседании его рабочее место должно быть расположено сбоку от процессуальной зоны председательствующего судьи. Графически зал суда может быть представлен следующим образом (см.Рисунок )
1.Процессуальная зона для председательствующего и секретаря
судебного заседания.
2. Места присяжных заседателей из расчета 1 м2 на
одного присяжного заседателя, плюс 4 запасных
места для присяжных заседателей из расчета 0,8 м2 на
одного присяжного заседателя
3. Подзона для подсудимых и конвоя
4. Подзона для обвинения.
5. Подзона для защиты.
6. Кафедра свидетелей.
7. Места для допрошенных свидетелей
8. Места для публики из расчета 0,6 м2 на одно место.
9. Совещательная комната для присяжных
заседателей.
10. Комната для председательствующего.
11. Место судебного пристава по обеспечению охраны порядка.

НОРМИРОВАНИЕ ТРУДА СУДЕБНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Объем выполненной работником судебного делопроизводства работы поддается исчислению при помощи нормирования труда, для которого используются нормы времени. Норма времени определяет необходимые затраты труда на выполнение определенного объема работы одним или группой работников соответствующей квалификации.
При помощи ориентировочных норм времени осуществляется определение трудоемкости отдельных видов работ и операции по делопроизводственному обслуживанию судебной деятельности. Введение ориентировочных норм времени позволяет руководству оценивать количество и качество проделанной работы отдельными работниками за определенный период времени. Так, если в анализируемом периоде (например, за месяц) из пяти секретарей суда, имеющих примерно одинаковый по нагрузке режим работы, один оформил исходящей документации значительно больше других, то он подлежит поощрению (например, премированию).
В целях оказания методической помощи государственным и муниципальным учреждениям при разработке (определении) систем нормирования труда с учетом организационно-технических условий выполнения технологических (трудовых) процессов в учреждениях (используемое оборудование и материалы, технологии и методики выполнения работ, другие организационно-технические факторы, которые могут существенно повлиять на величину нормы труда) Минтруда России был издан Приказ от 30.09.2013 N 504 "Об утверждении методических рекомендаций по разработке систем нормирования труда в государственных (муниципальных) учреждениях".
В соответствии с указаными методическими рекомендациями при разработке (определении) системы нормирования труда в государственном (муниципальном) учреждении (далее - учреждение) формируется комплекс решений, установленных в локальных нормативных актах учреждения или коллективном договоре, определяющий:

1)применяющиеся в учреждении нормы труда по видам работ и рабочим местам при выполнении тех или иных видов работ (функций), а также методы и способы их установления;
2)порядок и условия введения норм труда применительно к конкретным производственным условиям, рабочему месту;
3)порядок и условия замены и пересмотра норм труда по мере совершенствования или внедрения новой техники, технологии и проведения организационных либо иных мероприятий, обеспечивающих рост производительности труда, а также в случае использования физически и морально устаревшего оборудования;
4)меры, направленные на соблюдение установленных норм труда.
Основными целями системы нормирования труда в учреждении являются:
· создание условий, необходимых для внедрения рациональных организационных, технологических и трудовых процессов, улучшения организации труда;
· обеспечение нормального уровня напряженности (интенсивности) труда при выполнении работ (оказании государственных (муниципальных) услуг);
· повышение эффективности обслуживания потребителей государственных (муниципальных) услуг.
Состав и содержание работ по нормированию труда в учреждении определяются целями и задачами нормирования трудовых процессов работников учреждений в определенных организационно-технических условиях их выполнения.
Ответственность за состояние нормирования труда в учреждении несет работодатель. Организация работы, связанной с нормированием труда, включая проведение организационно-технических мероприятий, внедрение рациональных организационных, технологических и трудовых процессов, улучшение организации труда, может осуществляться как непосредственно руководителем учреждения, так и в установленном порядке может быть поручена руководителем одному из его заместителей.
При определении норм труда рекомендуется проводить анализ имеющихся типовых (межотраслевых, отраслевых, профессиональных и иных) норм труда, утвержденных федеральными органами исполнительной власти в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 11 ноября 2002 г. N 804 "О правилах разработки и утверждения типовых норм труда"[1] и соотнесение их с фактическими организационно-техническими условиями выполнения технологических (трудовых) процессов в учреждении.

Руководство организацией судебного делопроизводства
1)Полномочия по организации работы суда, установлению правил внутреннего распорядка, контролю их исполнения, осуществлению общего руководства деятельностью аппарата суда в соответствии с Законом Российской Федерации от 26 июня 1992 г. № 3132- I «О статусе судей в Российской Федерации» закреплены за председателем суда, заместителем председателя суда в соответствии с распределением обязанностей, установленным председателем суда, в случае временного отсутствия последнего – лицом, исполняющим его обязанности.
2)Председатели судебных коллегий отвечают за состояние делопроизводства в них.
3)Работник аппарата суда, ответственный за организацию и ведение делопроизводства в суде, выполняет работу в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, руководит работой отделов делопроизводства, отделов обеспечения судопроизводства, архива суда.
Функции и порядок работы отделов делопроизводства и обеспечения судопроизводства регламентируются положениями настоящей Инструкции.
4)Другие работники аппарата суда, занимающиеся делопроизводством, выполняют работу согласно существующему в суде порядку распределения обязанностей и в соответствии с положениями настоящей Инструкции.
Права, обязанности и ответственность работников делопроизводства определяются должностными инструкциями, которые утверждаются председателем суда

Автоматизация судебного делопроизводства
Система автоматизации судопроизводства позволяет решать одну из главных задач информационной поддержки деятельности суда - автоматизацию процессов прохождения судебного дела в суде и создание полнотекстового электронного банка судебных решений, принятых данным судом. Создание банка происходит автоматизировано, в процессе судебного делопроизводства, не требуя ни дополнительных ресурсов, ни финансовых затрат. Вся обработка и хранение данных сосредоточены на сервере, что позволяет обеспечить централизованное управление, необходимую производительность, надежность хранения информации, эффективность обработки данных и защиту от несанкционированного доступа.

Автор статьи

Куприянов Денис Юрьевич

Юрист частного права

Страница автора

Читайте также:

  
• Решение о выплате либо об отказе в выплате государственного единовременного пособия принимается
  
• Справка приставам о зарплатном счете образец
  
• Срок уплаты судебного штрафа
  
• Что такое суд присяжных история 6 класс
  
• Положен ли потерпевшему бесплатный адвокат