Учет юридической литературы периодических изданий поступающей в суд

Обновлено: 23.04.2024

Юридический учет – это разновидность ПСП, связанная с нахождением соответствующих правовых актов (нормативных, правоприменительных и т.п.), их регистрацией и расположением в определенном порядке (системе) по конкретным основаниям (дате издания, предметному признаку и т.п.) в журналах, карточках и т.п.

Объектом учета могут быть любые правовые акты: нормативные правовые, интерпретационные, судебные и т.п. В качестве субъектов учета выступают государственные и негосударственные учреждения и организации, правотворческие и правоприменительные органы, ученые и практические работники. В зависимости от средств и способов ПСД выделяются журнальный, картотечный, автоматизированный и смешанный учеты, а также ведение контрольных текстов действующих правовых актов.

В качестве критериев указанных видов учета могут избираться: а) природа юридических актов (нормативные или правоприменительные, интерпретационные или иные), б) их юридическая сила (законы, подзаконные акты и т.п.), в) дата издания, г) предметы их регулирования (институт, отрасль и т.п.) и др.

1. Журнальный учет используется при небольшом объеме правового материала. Он предполагает регистрацию и группировку правовых актов в специальных журналах в зависимости от вида акта (законы, постановления Пленума Верховного Суда РФ и т.п.), даты их издания, юридической силы и иных критериев, указанных выше.

2. Картотечный учет предполагает систематизацию актов с помощью разного рода карточек, расположенных в определенном порядке. На карточке указывается орган, издавший акт, его наименование, дата принятия и т.д., а также реквизиты, связанные с дополнениями и изменениями данного акта. Карточки группируются по соответствующему основанию: виду актов, предмету регулирования и т.д. в соответствии, например, с разделами «Классификатора правовых актов» (см. [13. Ч. 5. С. 46-103; 155. С. 158 и след.]).

На правовом акте, подлежащем учету, проставляется индекс (цифровое обозначение раздела и подраздела Классификатора) в соответствии с основным вопросом, который регулируется актом. Если статьи и пункты акта содержат нормы (предписания) относящиеся к другим разделам и подразделам Классификатора, соответствующие индексы проставляются против этих статей, пунктов. В соответствии с проставленными индексами на акт заполняются карточки по установленной форме. Если акт имеет гриф “не для печати”, “не подлежит опубликованию” и т.п., этот гриф переносится на карточку, на которой указывается и номер дела, где акт хранится.

Карточки на нормативные правовые акты, опубликованные в «Собрании законодательства РФ» и других официальных изданиях, нередко рассылаются вышестоящими органами подведомственным им учреждениям в виде типовых образцов (например, Генеральная прокуратура РФ делает такую рассылку в виде Экспресс – бюллетеней).

Карточки размещаются в картотеке в соответствии с указанными на них индексами по разделам и подразделам Классификатора в строго хронологическом порядке. Разделы и подразделы Классификатора разграничиваются карточками – разделителями, которые должны быть несколько выше учетных. На карточках-разделителях указывается индекс и наименование раздела и подраздела. Индексы разделов указываются также на картотечных ящиках.

Несмотря на достаточную сложность и громоздкость картотечного учета, этот вид ПСД имеет еще достаточно широкое распространение в судах, органах внутренних дел, прокуратуры и т.п., особенно там, где не созданы еще условия для внедрения современных технических средств обработки и хранения правовой информации.

3. Автоматизированный учет правовых актов осуществляется на основе использования современной компьютерной техники и информационно-поисковых правовых систем (подробнее см. [13. Ч. 5. С. 104-220; 155. С. 35-37, 367-373]).

Преимущества данной разновидности ПСП заключаются в том, что использование автоматизированного учета на базе новейшей компьютерной техники позволяет, во-первых, сконцентрировать огромный объем нормативных правовых, правоприменительных, интерпретационных, иных актов национальных, зарубежных и международной правовых систем, документов федерального и регионального уровней органов государственной власти и местного самоуправления; во-вторых, оперативно вносить изменения и дополнения в информационную базу; в-третьих, максимально быстро находить нужный юридический материал и тиражировать его в необходимых экземплярах.

Практически во всех странах существуют государственные и некоммерческие автоматизированные информационно-поисковые системы (далее – АИПС) правовой информации. Впервые они возникли в 60‑х г. XX столетия в США. В середине 70‑х г. в рамках третьего издания «Законодательной и регламентарной картотеки» во Франции осуществляется переход юридического учета на новые компьютерные технологии. Образование ЕС потребовало значительно унифицировать законодательство западноевропейских стран и привело к созданию единой системы правовой информации, которая включает более 200 тысяч юридических документов.

В 80-х г. Научный центр правовой информации и соответствующий банк данных АИПС – «Законодательство» создается при Министерстве юстиции СССР (ныне Министерстве юстиции РФ). В настоящее время соответствующие АИПС созданы во всех федеральных органах государственной власти (Государственной Думе, Совете Федерации, Администрации Президента РФ, Правительстве РФ, министерствах и т.д.).

Эффективно действуют на территории России такие АИПС, как государственное предприятие «Центр компьютерных разработок», коммерческие организации «Гарант-Сервис», «Консультант Плюс», «Кодекс» и др. Все более значительную роль в области сбора, хранения и предоставления правовой информации приобретает компьютерная сеть «Интернет», возможности которой кажутся в этой сфере безграничными.

4. Ведение контрольных текстов действующих правовых актов предполагает хранение в том или ином учреждении официальных изданий нормативных актов (ГК РФ, УК РФ, Собрание законодательства РФ и др.), актов толкования, опубликованных в Вестнике Конституционного Суда РФ и Бюллетенях Верховного Суда РФ и т.п., а также других правовых актов, внесение в их тексты отметок о дополнении, изменении или отмене этих актов (отдельных их частей и пунктов) с указанием конкретных документов, на основании которых данные отметки производятся. Широкое распространение этот вид ПСП получил в суде, адвокатуре, прокуратуре и других правоохранительных органах.

Так, на основании приказа Генерального прокурора РФ № 64 от 21 октября 1997 г. “О систематизации законодательства в органах прокуратуры” в прокуратурах субъектов Российской Федерации, городов, районов, военных и других специализированных прокуратурах в качестве контрольных экземпляров правовых актов используются: а) изданные до 1993 г. Бюллетени Генеральной прокуратуры РФ; б) кодексы РФ и соответствующего субъекта Федерации; в) Собрания законодательства РФ; г) официальные издания законодательного (представительного) органа соответствующего субъекта Федерации; д) сборники приказов и указаний Генерального прокурора РФ; е) сборники постановлений Пленумов Верховного Суда РФ (см. [169. С. 5]). Распоряжением прокурора, говорится в данном приказе, могут быть в качестве контрольных установлены дополнительно и другие издания.

В контрольные экземпляры правовых актов вносятся отметки о всех изменениях, дополнениях и признании правовых актов (статей, пунктов, абзацев) утратившими силу. Контрольные отметки должны точно отражать формулировку предписания акта, которым вносятся изменения, и содержать ссылку на его вид, дату, номер и источник его опубликования. Причем возможно определенное сокращение, как например: акт утратил силу – “утр. с.”; частично утратил силу – “ч./утр. с.”; действие акта продлено – “продл. на . (до)”; распространено – “распр.”; акт дополнен – “доп.”; изменен – “изм.”; изложен в новой редакции – “нов. ред.”. Сокращаются также наименования вида акта и его источника (“пост.”, “распор.”, “СЗ РФ”).

Контрольные отметки ко всему акту в целом производятся на верхнем поле первой страницы, а при большом количестве отметок на отдельной вклейке. Контрольные отметки к статьям, пунктам делаются на полях напротив соответствующих статей, пунктов.

В случае признания акта, статьи, пункта утратившими силу или изложения их в новой редакции текст акта, статей, пунктов перечеркивается косой чертой. При признании утратившей силу статьи (пункта) акта, в которой содержится запись об утверждении прилагаемого к акту положения, устава, инструкции, текст такого приложения также полностью перечеркивается и над его заголовком делается контрольная отметка. Текст акта (статьи, пункта) не перечеркивается, если он признается утратившим силу частично.

При дополнении, изменении редакции статьи кодексов или постановлений пленумов Верховного Суда РФ и Высшего Арбитражного Суда РФ кроме соответствующих отметок на полях в кодексы и постановления пленумов вклеиваются тексты новой редакции статьи или дополнений.

При получении нового издания кодекса (сборника и т.п.) контрольный экземпляр заменяется новым. Изменения и дополнения вносятся в контрольный экземпляр после даты, по состоянию на которую издан кодекс (сборник и т.п.). Контрольный экземпляр предыдущего издания сохраняется для справок.

Существуют и смешанные типы учета правовых актов, когда одновременно ведется журнальный, картотечный и автоматизированный их учет или одновременно упорядочиваются, например, нормативные правовые акты и акты толкования.

В целях совершенствования деятельности федеральных судов общей юрисдикции по хранению, отбору и сдаче в архив судебных документов, а также в связи с утверждением Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения приказываю:

1. Утвердить и ввести в действие с 1 июля 2011 г. прилагаемый Перечень документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения (далее - Перечень документов), согласованный решением Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве от 17 мая 2011 г.

2. Председателям кассационных судов общей юрисдикции, апелляционных судов общей юрисдикции, верховных судов республик, краевых, областных судов, судов городов федерального значения, судов автономной области и автономных округов, районных, городских и межрайонных судов, начальникам управлений Судебного департамента в субъектах Российской Федерации организовать изучение Перечня документов и обеспечить его правильное применение в практической деятельности.

3. Признать утратившим силу Приказ Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 1 июня 2007 г. N 70 "Об утверждении Перечня документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения".

Генеральный директор
А.В.ГУСЕВ

Утвержден
Приказом Судебного департамента
при Верховном Суде
Российской Федерации
от 9 июня 2011 г. N 112

Согласовано
решением Центральной
экспертно-проверочной
комиссии при Федеральном
архивном агентстве
от 17 мая 2011 г.

ПЕРЕЧЕНЬ
ДОКУМЕНТОВ ФЕДЕРАЛЬНЫХ СУДОВ ОБЩЕЙ ЮРИСДИКЦИИ С УКАЗАНИЕМ
СРОКОВ ХРАНЕНИЯ

I. Общие положения

1.1. Перечень документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения (далее - Перечень документов) составлен в соответствии с Федеральным конституционным законом от 31 декабря 1996 г. N 1-ФКЗ "О судебной системе Российской Федерации", Федеральным конституционным законом от 7 февраля 2011 г. N 1-ФКЗ "О судах общей юрисдикции в Российской Федерации", федеральными законами от 8 января 1998 г. N 7-ФЗ "О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации", от 29 декабря 2015 г. N 382-ФЗ "Об арбитраже (третейском разбирательстве) в Российской Федерации", от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558, Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. N 526, Положением о Федеральном архивном агентстве, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293, другими нормативными правовыми документами в области архивного дела и делопроизводства.

1.2. Перечень документов является основным нормативным актом, определяющим сроки хранения всех категорий документов, образующихся в процессе деятельности кассационных судов общей юрисдикции, апелляционных судов общей юрисдикции, верховных судов республик, краевых и областных судов, судов городов федерального значения, судов автономной области и автономных округов, районных, городских и межрайонных судов (далее - суд, суды).

1.3. Перечень документов используется при классификации документов, составлении номенклатуры дел и формировании дел по номенклатуре в делопроизводстве суда.

1.4. Сроки хранения документов, установленные Перечнем документов, являются обязательными для всех судов.

1.5. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленным законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.

1.6. Документы, срок хранения которых определен Перечнем документов "постоянно", подлежат постоянному хранению и передаются на государственное хранение в виде подлинников в установленные сроки (при наличии соглашения с государственным архивом).

При наличии соответствующего примечания ряд документов, имеющих срок хранения "постоянно", хранится в суде и на государственное хранение не передается.

1.7. Документы временного срока хранения не могут быть уничтожены ранее установленных для них сроков хранения.

1.8. Согласованные с экспертной комиссией суда предложения об установлении (изменении) сроков хранения документов, не предусмотренных (предусмотренных) перечнями типовых архивных документов, Перечнем документов, вносятся судом на рассмотрение Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации.

При согласии с представленными предложениями Судебный департамент направляет их на согласование Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве.

II. Структура Перечня документов и порядок его применения

2.1. Перечень документов построен по функциональному принципу и содержит систематизированное перечисление видов документов, образующихся в процессе деятельности суда.

2.2. Перечень документов состоит из разделов и подразделов, соответствующих основным направлениям деятельности судов.

2.3. Статьи в разделах и подразделах Перечня документов расположены по степени значимости документов.

2.4. Сроки хранения документов в Перечне документов расположены в 3 и 4 графах применительно к структуре федеральных судов общей юрисдикции.

2.5. Перечень документов имеет 5 граф:

в графе 1 указаны номера статей (статьям в Перечне документов присвоена единая сквозная нумерация);

в графе 2 приведены виды документов (Перечень документов не содержит в статьях конкретные наименования документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документа; при объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин "документы", а в скобках раскрываются наименования основных видов документов, включенных в статью);

в графе 3 указаны сроки хранения документов в кассационных судах общей юрисдикции, апелляционных судах общей юрисдикции, верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов;

в графе 4 указаны сроки хранения документов в районных, городских и межрайонных судах (далее - районные суды);

в графе 5 приводятся примечания, комментирующие и уточняющие сроки, порядок хранения дел и документов и другое.

2.6. Отметка "ЭПК", проставленная в Перечне документов к конкретным видам документов, означает, что часть таких документов после истечения сроков временного хранения подлежит экспертизе ценности и отбору на постоянное хранение.

2.7. При определении сроков хранения документов должны учитываться все имеющиеся в примечаниях к статьям Перечня документов уточнения и разъяснения.

Срок хранения документов с отметкой "до минования надобности" не может быть менее одного года.

2.8. В случае изменения сроков хранения судебных дел и документов вновь принятыми нормативными правовыми актами сроки хранения таких документов, описи дел по которым согласованы с экспертной комиссией суда, с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива или уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела и утверждены председателем суда, не пересматриваются.

Новые сроки хранения распространяются только на дела и документы, передаваемые на архивное хранение после вступления в силу соответствующих нормативных правовых актов.

2.9. Исчисление сроков хранения всех судебных дел, других дел и документов общего делопроизводства производится с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства по ним.

Например, исчисление срока хранения дел и документов, законченных делопроизводством в 2019 году, начинается с 1 января 2020 г.

2.10. Срок хранения уголовных дел определяется путем суммирования срока назначенного наказания (как основного, так и дополнительного) и срока, установленного Перечнем документов (в соответствии с категорией совершенного преступления).

При этом срок хранения уголовных дел, установленный Перечнем документов, исчисляется:

со дня окончания срока наказания (как основного, так и дополнительного), определенного приговором, вступившим в законную силу;

со дня выплаты судебного штрафа; в случае отмены постановления о применении этой меры уголовно-правового характера и привлечении лица к уголовной ответственности - со дня окончания срока наказания, определенного приговором, вступившим в законную силу;

со дня истечения испытательного срока при условном осуждении (отмены условного осуждения со снятием судимости в порядке части первой статьи 74 Уголовного кодекса Российской Федерации); в случае отмены условного осуждения и направления осужденного для отбывания наказания, а также отмены условного осуждения в связи с совершением другого преступления - со дня окончания срока наказания, определенного приговором, вступившим в законную силу;

со дня истечения срока действия принудительных мер воспитательного воздействия; в случае отмены этих мер и привлечения лица к уголовной ответственности - со дня окончания срока наказания, определенного приговором, вступившим в законную силу;

со дня истечения отсрочки исполнения приговора беременной женщине и женщине, имеющей малолетних детей; в случае отмены отсрочки исполнения приговора и направления осужденной для отбывания наказания - со дня окончания срока наказания, определенного приговором, вступившим в законную силу;

со дня истечения отсрочки исполнения приговора осужденному, признанному больным наркоманией; в случае отмены отсрочки исполнения приговора и направления осужденного, признанного больным наркоманией, для отбывания наказания - со дня окончания срока наказания, определенного приговором, вступившим в законную силу;

с момента вынесения судом определения о прекращении применения принудительных мер медицинского характера к лицам, совершившим общественно опасные деяния в состоянии невменяемости;

с момента вступления в законную силу оправдательного приговора, а также постановления (определения) о прекращении дела.

2.11. Организация проведения экспертизы ценности документов, отбор документов и оформление их на уничтожение осуществляются в соответствии с Инструкцией о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 19 марта 2019 г. N 56.

III. Разделы Перечня документов федеральных судов общей
юрисдикции с указанием сроков хранения

в кассационных судах общей юрисдикции, апелляционных судах общей юрисдикции, верховных судах республик, краевых, областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов

Юридический отдел любой организации вынужден обрабатывать значительное число документов, поэтому для повышения эффективности его работы необходимо грамотно организовать учёт и хранение юридических документов.

Учёт документов ведется с того времени, как они были созданы или поступили в организацию. Для этого предусмотрено:

создание журнала отправленной и поступающей корреспонденции. Его ведение возможно как в бумажном, так и электронном формате;
присвоение каждому документу учётного номера;
распределение документации по папкам.

Для сокращения временных затрат на поиск необходимого документа, в журнале регистрации указывается его учётный номер, дата поступления, название, а также краткое содержание.

В юридическом отделе необходимо хранить следующие типы документов:

учредительные документы юридического лица (устав организации, учредительный договор, списки учредителей и проч.);
положение о структурных подразделениях организации (в том числе филиалах): их правах, ответственности, взаимоотношениях;
документация, необходимая для подтверждения имущественных прав компании;
локальные нормативные акты организации: должностные инструкции, положение об оплате труда и т.д.;
доверенности;
корреспонденцию.

В юридических отделах большинства организаций предусмотрено хранение только текущей юридической документации, доступ к которой необходим на постоянной основе. По окончании срока действия производится их передача в архив компании или архивирование силами юридического отдела. Для организации архивного хранения требуется подготовка специализированного помещения. Оно должно соответствовать нормам безопасности, которые регламентированы законодательно.

Формирование дел для хранения документов юридических документов

При передаче дел для хранения, документы группируются в зависимости от их ценности (требуется экспертная оценка) и сроков хранения. На обложке переплета сформированного дела должны быть указаны: название, индекс, число дел в папке, а также срок хранения юридических документов. При переводе части документов в архив требуется составить опись дел, в соответствии с которой проводится сверка.

В целях упорядочения работы по хранению, отбору и сдаче в архив документов федеральных судов общей юрисдикции приказываю:

1. Утвердить и ввести в действие с 1 января 2000 года одобренный Центральной экспертно - проверочной комиссией при Росархиве и согласованный с Федеральной архивной службой России Перечень документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков их хранения (прилагается).

2. Председателям верховных судов республик, краевых, областных судов, судов городов федерального значения, судов автономной области и автономных округов, районных судов, начальникам управлений (отделов) Судебного департамента в субъектах Российской Федерации организовать изучение Перечня работниками, ответственными за делопроизводство. При составлении номенклатур дел, а также при отборе на хранение и уничтожение документов строго соблюдать требования соответствующих статей Перечня.

3. Признать Перечень документов Министерства юстиции СССР, органов, учреждений юстиции и судов с указанием сроков хранения документов, утвержденный Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 25 апреля 1980 года и Министерством юстиции СССР 31 января 1980 года, не подлежащим применению в федеральных судах общей юрисдикции.

4. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя Генерального директора Судебного департамента Воронова В.А.

при Верховном Суде

23 декабря 1999 года

от 26 ноября 1999 года)

ДОКУМЕНТОВ ФЕДЕРАЛЬНЫХ СУДОВ ОБЩЕЙ ЮРИСДИКЦИИ

С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ИХ ХРАНЕНИЯ

ПО ПРИМЕНЕНИЮ ПЕРЕЧНЯ ДОКУМЕНТОВ ФЕДЕРАЛЬНЫХ СУДОВ

ОБЩЕЙ ЮРИСДИКЦИИ С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ИХ ХРАНЕНИЯ

1. Общие положения

1.1. Настоящий Перечень документов составлен в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 7 июля 1993 года N 5341-1, Положением об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 года N 552, Положением о Федеральной архивной службе России, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 декабря 1998 года N 1562, Федеральным конституционным законом от 31 декабря 1996 года N 1-ФКЗ "О судебной системе Российской Федерации", Федеральным законом от 8 января 1998 года N 7-ФЗ "О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации", Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, 1988 г., Перечнем документов Министерства юстиции СССР, органов, учреждений юстиции и судов, с указанием сроков хранения документов, 1980 г.

1.2. Перечень является основным нормативным документом, определяющим сроки хранения всех категорий документов, образующихся в процессе деятельности федеральных судов общей юрисдикции.

1.3. Сроки хранения документов, установленные Перечнем, являются обязательными для всех федеральных судов общей юрисдикции.

1.4. Перечень служит целям обеспечения сохранности документов в делопроизводстве и отбора документов на постоянное хранение и уничтожение.

1.5. Перечень может быть использован при классификации документов, формировании дел и для составления номенклатур в делопроизводстве.

1.6. Для составления заголовков дел из Перечня берутся соответствующие наименования видов документов. В номенклатурах дел сроки хранения категорий документов и номера статей проставляются по Перечню.

1.7. Документы, срок хранения которых определен Перечнем "постоянно", подлежат государственному хранению и передаются в соответствующие государственные архивы, в виде подлинников в сроки, установленные Положением об Архивном фонде Российской Федерации.

1.8. Документы временного хранения не могут быть уничтожены ранее установленных для них сроков хранения. По решению экспертной комиссии федерального суда общей юрисдикции сроки хранения отдельных дел могут быть продлены.

1.9. Сроки хранения категорий документов, выявившихся или образовавшихся после издания настоящего Перечня, устанавливаются Центральной экспертно - проверочной комиссией при Росархиве по представлению соответствующего федерального суда общей юрисдикции.

2. Структура Перечня и порядок его применения

2.1. Перечень построен по функциональному принципу и содержит систематизированное перечисление видов документов, соответствующих основным направлениям деятельности федеральных судов общей юрисдикции.

2.2. Перечень состоит из разделов, соответствующих основным направлениям деятельности федеральных судов общей юрисдикции.

2.3. Статьи в разделах и подразделах Перечня расположены по степени значимости документов.

2.4. Сроки хранения документов в Перечне расположены в 3-й и 4-й графах применительно к структуре федеральных судов общей юрисдикции.

В графе 3 указаны сроки хранения документов в верховных судах республик, краевых, областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов.

В графе 4 отражены сроки хранения документов в районных судах.

2.5. Отметка "ЭПК" (экспертно - проверочная комиссия), проставленная в Перечне к некоторым категориям документов, означает, что такой документ может иметь научно - историческое значение и должен передаваться на государственное, муниципальное хранение.

2.6. При определении сроков хранения документов должны учитываться все имеющиеся в примечаниях к статьям Перечня уточнения и разъяснения: "до минования надобности", "до замены новыми", "при отсутствии годовых отчетов - постоянно", "после окончания расчетов", "после окончания эксплуатации" и т.д. Отметка "до минования надобности" означает, что документы имеют ограниченное практическое значение (например: инструкции, правила).

2.7. Исчисление сроков хранения дел и документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например: исчисление сроков хранения дел, законченных делопроизводством в 1998 году, начинается с 1 января 1999 года.

2.8. Для документов по личному составу, которым установлены сроки хранения "75 л. ЭПК - "В" (75 л. - "В"), исчисление сроков хранения следует производить с учетом возраста человека, обозначенного в Перечне буквой "В" к моменту окончания дела. Продолжительность хранения такого дела после окончания его делопроизводством должна равняться разности "75 - В". Например: личное дело секретаря суда (судебной коллегии), если оно окончено делопроизводством, когда ему было 25 лет, должно храниться в течение 50 лет (75 - 25 = 50).

2.9. Сроки хранения судебных дел и других материалов исчисляются:

для гражданских дел

а) с момента вступления решения в законную силу;

б) с момента вынесения определения о прекращении дела;

для уголовных дел

а) с момента окончания срока отбытия наказания, определенного приговором, вступившим в законную силу;

б) по делам с применением к осужденным условно - досрочного освобождения от отбывания наказания - с момента освобождения осужденных;

в) по делам условно осужденных - с момента истечения испытательного срока;

г) с момента вступления в законную силу оправдательного приговора, а также определения или постановления о прекращении дела.

Для уголовных дел, по которым заявлен и удовлетворен гражданский иск, учитывается срок исполнения приговора в части гражданского иска.

3. Организация проведения экспертизы ценности

3.1. Под экспертизой ценности документов понимается определение политического, научного, социально - культурного значения документов в целях отбора их для хранения и установления сроков хранения.

3.2. Для проведения экспертизы ценности документов в федеральных судах общей юрисдикции создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК), в состав которых включаются наиболее квалифицированные и опытные работники основных структурных подразделений, а также представители соответствующих архивных учреждений.

3.3. Экспертные комиссии назначаются приказами председателей федеральных судов общей юрисдикции в составе не менее 3 - 5 человек.

3.4. Экспертные комиссии в своей работе руководствуются действующими правилами, инструкциями, указаниями Федеральной архивной службы России и соответствующих архивных учреждений по организации работы с документами, приказами и указаниями Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, положением об экспертной комиссии и настоящим Перечнем.

3.5. Экспертные комиссии осуществляют следующие функции:

- рассматривают проекты номенклатур дел структурных подразделений федеральных судов общей юрисдикции;

- организуют ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение;

- рассматривают описи на дела постоянного хранения, подлежащие передаче в государственный, муниципальный архив, и описи на дела по личному составу постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, выносят решения о представлении их на утверждение экспертно - проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения;

- рассматривают акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

- рассматривают предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных настоящим Перечнем, и выносят решения о представлении этих предложений на рассмотрение архивного учреждения;

- участвуют в подготовке и рассмотрении проектов перечней документов, типовых и примерных номенклатур дел и других методических пособий по делопроизводству и работе архивов учреждений;

- оказывают методическую и практическую помощь подведомственным судам по вопросам рассмотрения и согласования номенклатур дел, описей, актов и методических пособий по организации, хранению и учету документов.

3.6. Отбор документов на государственное, муниципальное хранение осуществляется после окончания делопроизводственного года. Отбор документов на хранение и уничтожение в федеральных судах общей юрисдикции, документация постоянного хранения которых подлежит приему в государственные, муниципальные архивы, должен проводиться путем полистного просмотра дел, законченных делопроизводством.

3.7. Запрещается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел без просмотра самих документов.

3.8. Порядок и методика отбора судебных дел на постоянное хранение и к уничтожению установлены Инструкцией "О порядке хранения, отбора и сдачи в архив документов федеральных судов общей юрисдикции", утвержденной Приказом Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 4 ноября 1999 года N 137 и согласованной Федеральной архивной службой России (Росархивом) 29 октября 1999 года.

3.9. Из дел, отобранных к уничтожению, на постоянное хранение оставляются подлинники решений, приговоров и последующих определений и постановлений судов.

3.10. Дела, отобранные в результате экспертизы на постоянное и долговременное (свыше 10 лет) хранение, оформляются и описываются в соответствии с требованиями Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, 1992 г.

3.11. По окончании делопроизводственного года на отобранные дела постоянного хранения составляется опись. Опись состоит из годовых разделов и представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании дел.

3.12. Годовой раздел описи на дела постоянного хранения, предназначенные для последующей передачи в государственный, муниципальный архив, подлежит утверждению экспертно - проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения не позднее чем через два года после завершения дел в делопроизводстве (например: годовой раздел описи на дела, образовавшиеся в течение 1988 года, представляется на рассмотрение не позднее 1991 года).

3.13. В федеральных судах общей юрисдикции, в деятельности которых образуется не более 20 дел постоянного хранения в год, могут составляться разделы описи, включающие дела за 2 - 3 года.

3.14. По результатам ежегодного отбора документов на постоянное хранение должен рассматриваться вопрос о раскрытии и возможном снятии имеющейся на делах и номенклатурах дел данного года отметки "ЭПК". При необходимости также уточняются заголовки соответствующих дел и сроки их хранения. В зависимости от принятого экспертной комиссией решения срок хранения этих дел может остаться временным, без отметки "ЭПК", либо замениться на постоянный срок хранения.

3.15. Описи на дела, подлежащие сдаче на государственное, муниципальное хранение, составляются в четырех экземплярах. Два экземпляра описей на судебную документацию направляются на утверждение экспертно - проверочной комиссии соответствующего архивного учреждения.

3.16. Все описи, в том числе и на документы по личному составу долговременного (свыше 10 лет) хранения, подписываются председателем экспертной комиссии федерального суда общей юрисдикции.

3.17. Документы по личному составу, имеющие срок хранения "постоянно", по согласованию с соответствующим архивным учреждением могут включаться в описи дел постоянного хранения общего делопроизводства.

3.18. Документы по личному составу долговременного (свыше 10 лет) хранения, в т.ч. с отметкой "ЭПК", включаются в отдельные описи, которые составляются в двух экземплярах и одновременно с описями дел постоянного хранения за соответствующий период представляются на согласование экспертно - проверочной комиссии архивного учреждения.

3.19. Окончательный отбор на государственное, муниципальное хранение документов по личному составу с долговременными сроками хранения производится при передаче их в соответствующие государственные, муниципальные архивы.

3.20. На дела, отобранные для передачи в государственные, муниципальные архивы, составляются новые описи.

3.21. Уничтожение документов производится по акту, составленному и утвержденному председателем федерального суда общей юрисдикции в соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов, 1986 г.

3.22. Утвержденные к уничтожению документы сдаются для переработки на бумажные фабрики. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещается.

3.23. Сдача документов оформляется приемо - сдаточными накладными, в которых указывается количество включенных в акт дел и вес принятой партии документов.

3.24. Контроль за правильностью проведения экспертизы ценности документов и применения настоящего Перечня осуществляют Судебный департамент при Верховном Суде Российской Федерации, Федеральная архивная службы России (Росархив) и архивные учреждения его системы.

ДОКУМЕНТОВ ФЕДЕРАЛЬНЫХ СУДОВ ОБЩЕЙ ЮРИСДИКЦИИ

С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ИХ ХРАНЕНИЯ

Судебная практика и законодательство — Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.12.1999 N 171 "Об утверждении Перечня документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения" (вместе с Перечнем, утв. 23.12.1999)

Перечня документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 28 декабря 1999 г. N 171;

Правил поведения работников аппарата суда, утвержденных Постановлением Совета судей Российской Федерации от 27 апреля 2006 г. N 156;

Перечень документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков их хранения, утвержденный Приказом Судебного департамента от 28 декабря 1999 г. N 171;

Правила поведения работников аппарата суда, утвержденные Постановлением Совета судей Российской Федерации от 27 апреля 2006 г. N 156;

17.5. На обложках дел и материалов, сдаваемых в архив, а также на учетно - статистических карточках или в регистрационных журналах проставляется архивный номер, за которым дело или материал сданы по описи в архив, и номер самой описи, а также указывается срок хранения в соответствии с Перечнем документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков их хранения в архивах судов. Судебные дела хранятся в архиве по годам в порядке архивных номеров. Заголовки должны быть написаны светостойкими чернилами и четким почерком.

Условием эффективного правового регулирования является учет законодательства. Он необходим, во-первых, для целей правотворчества, систематизации нормативных актов. Чтобы подготовить новый законопроект, надо знать состояние действующего законодательства по соответствующему вопросу. Это необходимо и для подготовки перечня актов, подлежащих отмене в связи с принятием новых актов. Без учета законодательства невозможна и его систематизация, ибо надо знать, что систематизировать.

Во-вторых, учет нормативных актов необходим и для успешного правильного применения права, ибо необходимо знать, что должно применяться. Учет законодательства ведется как в правотворческих органах, так и в органах, применяющих право: в органах управления, суда, прокуратуры, на предприятиях и юридических учебных заведениях. Рассмотрим здесь три вида учета нормативных актов: журнальный, картотечный и с помощью электронно-вычислительной техники.

Журнальный учет — наиболее простой вид учета нормативных актов. Он состоит в том, что в учреждении ведутся журналы, в которых регистрируются все поступающие нормативные акты в хронологическом или предметно-системном порядке. Каждому акту в журнале присваивается особый номер, в порядке этих номеров хранятся и сами нормативные акты.

При хронологическом учете все поступающие акты учитываются в журнале (или нескольких журналах) отдельно по видам актов (законы, постановления, приказы министра и т. д.) в хронологической последовательности в зависимости от даты их принятия. При предметно-системной регистрации журнал подразделяется на разделы, подразделы, соответствующие системе права (отрасли, подотрасли, институты).

Картотечный учет — более удобная и совершенная форма учета по сравнению с журнальной. В этом случае на каждый нормативный акт заводится отдельная карточка, в которой фиксируются все реквизиты, составляющие титул нормативного акта: наименование органа, издавшего акт, вид акта, номер и дата принятия, полное название акта, отражающее его содержание, а также источник, в котором он опубликован.

В картотеке могут быть другие отметки: об отмене, изменении, дополнении акта, об издании других, изданных в его развитие и т. д. Карточки хранятся в картотеке, могут размещаться в хронологическом, алфавитно-предметном или системно-предметном порядке. Во втором случае предмет регулирования обозначается словами-терминами, размещенными в алфавитном порядке и обозначающими раздел картотеки.

Внутри разделов производится дальнейшая группировка актов. Например, часть картотеки обозначена словом "Банк", дальше может подразделяться на Госбанк, Внешторгбанк, Сбербанк, Коммерческие банки и т. д. Предпочтительней является предметно-системное построение картотеки соответственно системе права, предмету регулирования.

На практике используется последний порядок. Следует иметь в виду, что Указом Президента РФ № 2171 от 16 декабря 1993г. утвержден общеправовой классификатор отраслей законодательства. В нем предусмотрено 45 разделов, внутри раздела имеются подразделы, которые в свою очередь также имеют деления. Каждый раздел и подраздел обозначен девятизначным числом. Например, раздел "Основы конституционного строя" числом 010000000, подраздел "Конституции" — 010010000, внутри подраздела — Конституция РФ — 010010010, Конституции субъектов Федерации — 010010020. Картотека должна строиться согласно этому классификатору. Каждая карточка на отдельный нормативный акт индексируется, т. е. ставится индекс согласно классификатору.

Наряду с картотекой в шкафах хранятся контрольные экземпляры нормативных актов, в которых делаются различного рода отметки. Если нормативный акт отменен, утратил силу, то на 1-й странице делается об этом отметка и приводится титул нормативного акта, с помощью которого произведена отмена. Текст акта перечеркивается. Если акт отменен частично, изменен или дополнен, то об этом также делается отметка ("частично утратил силу", "изменен", "дополнен") и приводится титул акта, с помощью которого эти изменения, дополнения сделаны. Текст отмененной статьи перечеркивается, рядом ставится титул акта, отменившего статью. Если произведены изменения и дополнения, то измененная статья перечеркивается, вклеивается новый текст статьи с изменениями и дополнениями с указанием титула акта, изменившего или дополнившего статью. Если в развитие, например, закона приняты подзаконные акты, то на первой странице также делается отметка с указанием титула подзаконного акта. На контрольных экземплярах ставится индекс согласно классификатору, что облегчает поиск нормативного акта.

Учет нормативных актов с помощью ЭВМ. Такой учет является современным и более эффективным. Первоначально в 70-х гг. автоматизированные информационно-поисковые правовые системы (АИПС) создавались в рамках отраслевых автоматизированных систем управления (ОАСУ): ОАСУ "Здравоохранение", ОАСУ "Труд", ОАСУ "Стройбанк", ОАСУ Министерства текстильной промышленности РСФСР и др. В 1975 г. был введен государственный учет нормативных актов СССР и союзных республик, который базировался на межотраслевой АИПС "Законодательство".

Был создан информационно-правовой центр Всесоюзного научно-исследовательского института советского законодательства (ВНИИСЗ), который разрабатывал АИПС "Законодательство".

В наше время это учреждение называется Научно-исследовательский институт законодательства и сравнительного правоведения при Президенте РФ, он же занимается и проблемами учета Российского законодательства.

Суть правовой АИПС сводится к тому, что правовая информация (тексты нормативных актов) вводится в память ЭВМ (компьютера) и выдается по запросу пользователя. При введении нормативного акта в память ЭВМ каждый нормативный акт рубрицируется, т. е. относится к соответствующей рубрике согласно Единому систематическому классификатору и индексируется, т. е. ему присваивается индекс согласно указанному классификатору. Запрос информации осуществляется по ключевым словам, индексам или титулу (реквизитам) нормативного акта.

В настоящее время создаются различные системы информационного обеспечения правовой деятельности в законодательных органах, органах управления, прокуратуры, судах и т. д. Это могут быть локальные, региональные информационные системы различной специализации.

Указом Президента РФ от 28 июня 1993г. утверждена Концессия правовой информации России, выдвинута глобальная задача — формирование в России единого информационно-правового пространства, обеспечивающего правовую информированность всех структур общества и каждого гражданина путем создания Российской автоматизированной системы информационно-правового обеспечения (РАСИПО) правотворческой и правореализующей деятельности, правового образования и воспитания. В РАСИПО выделяются пять уровней репрезентативности банков нормативных актов.

Первый уровень — эталонные банки правовых актов высших органов государственной власти и управления.

Второй уровень — эталонные банки правовых актов центральных органов федеральной исполнительной власти РФ.

Третий уровень — эталонные банки правовых актов государственных органов субъектов Федерации.

Четвертый уровень — локальные банки правовой информации региональных органов власти и управления.

Пятый уровень — локальные тематические и иные банки и базы данных отдельных организаций.

Вся совокупность эталонных, локальных и тематических банков правовых актов всех уровней, а также международно-правовых актов образуют интегрированный территориально распределяемый банк правовой информации.

Необходимо отметить, что согласно Указу Президента РФ "О порядке опубликования и вступления в силу актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти" тексты всех вышеперечисленных актов, распространяемые в машиночитаемом виде научно-техническим центром правовой информации "Система", являются официально опубликованными.

Автор статьи

Куприянов Денис Юрьевич

Юрист частного права

Страница автора

Читайте также: