Учет единиц архивного хранения в судах презентация

Обновлено: 28.03.2024

2. Организация архивного хранения документов и их эффективного использования - одна из основных задач делопроизводства

3. Архив

- это организация или ее
структурное подразделение,
осуществляющее прием и
хранение документов с
целью использования
ретроспективной
документной информации.
Электронный архив
систематизирует архивное
хранение электронных
документов.

4. Задачи архива

- прием, учет и хранение
документов, законченных
делопроизводством;
- информационно-справочная
работа по архивным
документам предприятия;
- организационнометодическая помощь по
ведению делопроизводства.

5. Экспертиза ценности документов

Это изучение документов с использованием принципов и
критериев их оценки (историзма, происхождения, содержания,
внешних особенностей и т.д.)
Установлен оптимальный срок использования документов в
делопроизводстве - 3 года.
Цель экспертизы:
определить сроки хранения документов;
подготовить к архивному хранению;
отобрать документы для уничтожения.

6. Экспертная комиссия


действует в организации постоянно;
назначается приказом руководителя;
состоит не менее чем из трех человек.
Примерный состав ЭК:
заместитель директора;
ведущий специалист (юрист, работник делопроизводства,
бухгалтерии или отдела кадров);
зав.архивом (секретарь ЭК).
Функции и права ЭК закреплены в нормативном документе Положении об экспертной комиссии организации

7. Основные функции экспертной комиссии


рассмотрение номенклатуры дел организации;
ежегодный отбор документов для архивного хранения и уничтожения
документов с истекшим сроком хранения и др.
Определение сроков хранения конкретных документов проводится по перечням
документов с указанием сроков их хранения (перечень типовых документов и
ведомственный перечень).
ЭК - совещательный орган. Ее решения вступают в силу после их утверждения
руководителем организации.

8. Результат работы экспертной комиссии

Выделяются 3 группы документов:
передаваемые в архив (срок хранения свыше 10 лет);
необходимые для дальнейшего использования;
подлежащие уничтожению.
Составляются следующие учетные документы:
опись дел постоянного хранения;
опись дел по личному составу;
опись дел временного хранения (свыше 10 лет);
акт о выделении дел и документов к уничтожению

9. Сроки хранения документов

Документы готовятся к сдаче в архив ежегодно по окончании
делопроизводственного года
Примеры сроков хранения:
гарантийные письма - 3 года
акты проверок финансово-хозяйственной деятельности - 5 лет
журналы регистрации несчастных случаев на производстве - 75
лет;
личные дела сотрудников - (75 л - возраст сотрудника);
документы связанные с финансированием (планы, сметы,
финансовые отчеты) - постоянно и т.д.

10. Как исчисляются сроки хранения документов

Срок хранения документов исчисляется с 1 января года,
следующего за годом окончания их делопроизводством.
Например, если документ проходил в мае 2003 года, то срок
его хранения будет исчисляться с 1 января 2004 года.
На отобранные к уничтожению документы составляется АКТ.
Документы измельчают в специальных машинах и затем сырье сдают в макулатуру.

11. Этапы архивного хранения документов в организации

12. Этапы архивного хранения документов в организации

Документы
текущего и
последнего
истекшего года
Архив
структурного
подразделения
Хранение 2
года
Дела
постоянного
хранения
(сдача по
описи)
Дела временного
хранения
(сдача по
номенклатуре)
Архив
организации
Хранение 15
лет
Государственный
архив
Хранение до
истечение срока
уничтожение

13. Подготовка документов к архивному хранению

Полное оформление - для дел постоянного
и долговременного хранения (свыше 10 лет):
оформление обложки;
составление внутренней описи документов;
переплет или подшивка;
нумерация листов;
составление заверительной надписи

14. Подготовка документов к архивному хранению

Частичное (неполное) оформление для дел
кратковременного хранения (до 10 лет):
документы оставляют в делах в скоросшивателях;
листы не нумеруются;
описи на дела и заверительные надписи не
составляются.

15. Правила хранения дел

-Дела должны размещаться в
запирающихся шкафах, сейфах или
элеваторных картотеках, что
обеспечивает их сохранность и
защиту от пыли и света.
-Дела располагаются на полках
вертикально в последовательности,
которая соответствует
последовательности их
расположения в номенклатуре.
-На корешке каждого дела
указывается его индекс по
номенклатуре.
-Номенклатура дел прикрепляется на
внутренней дверце шкафа.
-Для быстрого поиска документа
сначала находят нужный номер дела
по номенклатуре, а затем по номеру
дела — нужную папку с документами.

16. Порядок передачи дел в архив

Передача дел производится
только по описям и в соответствии
с составленным заведующим
архивом графиком,
согласованным с руководителями
структурных подразделений и
утвержденным руководителем
организации.
Вместе с делами в архив
передаются регистрационноконтрольные картотеки
делопроизводственной службы
учреждения. Заголовок каждой
картотеки должен быть включен в
опись
.

17. Порядок передачи дел в архив

Принимая дела, сотрудник архива
тщательно сверяет каждое дело с
описью, проверяет правильность
формирования и оформления дела.
Заведующий архивом расписывается в
приеме дел на всех экземплярах
годовых разделов описи, указывает дату
приема и количество принятых дел.
Один экземпляр годовых разделов
описей возвращается сдатчику,
остальные остаются в архиве.

18. При сдаче дел на государственное хранение организация представляет в государственный архив:

• отношение на имя
руководства государственного
архива с указанием названия
организации, общего
количества дел и крайних дат
документов;
• описи в трех экземплярах,
утвержденные ЭПК архивного
отдела;
• историческую справку
организации, если дела
сдаются на государственное
хранение впервые;
• справку о неполной
сохранности документов (если
какие-либо дела утрачены).

19. Шифрование

Затем дела шифруются. Шифровка
включает в себя указание на
обложке дела номера фонда,
номера описи, номера дела.
Сверенные с описью и
зашифрованные дела увязывают в
архивные связки. Сдача дел
оформляется актом. Организациясдатчик и государственный архив
расписываются на всех экземплярах
описей и акта сдачи документов.
Два экземпляра описи и один
экземпляр акта остаются в
государственном архиве, третий
экземпляр описи и второй
экземпляр акта возвращаются
организации и хранятся постоянно в
делопроизводственной службе

20. Архивное хранение документов в электронной форме

Особенность электронного хранения состоит
в направлении документов в электронный
архив сразу по завершению работы с ними в
делопроизводстве.
База данных о документах формируется в
процессе их регистрации.
Сроки хранения документов не зависят от
формы их существования — бумажной или
электронной и определяются, как уже
сказано выше, специальными справочниками
— перечнями документов с указанием сроков
хранения (типовым и ведомственными).
Кроме того, в каждой организации имеется
номенклатура дел. Она также вносится в
компьютер и является самостоятельной
таблицей в базе данных о документах
организации.

Сроки хранения, заложенные в
номенклатуре дел, позволяют при выборе
в регистрационной карточке документа
номера дела, в которое помещается
документ, автоматически определять его
срок хранения и инициировать
перемещение или копирование документа
в соответствующий раздел архива.
По окончании делопроизводственного
года производится сортировка по делам
всей базы данных о документах
учреждения, сформировавшейся в
течение года в процессе регистрации
документов.
Данные о документах организации за
истекший год используются для
составления описи всех документов,
сгруппированных по делам.
Внутри дела документы располагаются по
порядку поступления (в основном в
хронологическом порядке).

Для дел постоянного и долговременного
хранения такой список документов дела
распечатывается в виде внутренней описи и
подшивается в начале дела.
Архивные правила предусматривают составление
описей дел постоянного и долговременного
сроков хранения.
Наличие автоматизированной системы учета
позволяет составлять подокументные описи,
невозможные раньше при традиционной
бумажной технологии ввиду их трудоемкости.
Такие описи значительно облегчают и ускоряют
поиск необходимых документов в архиве,
обеспечивают их учет и сохранность.
В случае передачи документов на
государственное хранение по требованию
архивных органов на основе подокументных
описей легко могут быть сформированы
обобщенные описи на дела постоянного и
долговременного сроков хранения.

Архивный каталог - межфондовый архивный справочник, в ко­тором информация о содержании документов архива сгруппиро­вана по предметам, темам, отраслям, расположенным в соот­ветствии с принятой для данного каталога схемой классифика­ции документной информации. Совокупность различных ката­логов составляет систему каталогов архива.

2.Порядок каталогизации архивных документов

Каталогизация архивных документов — совокупность работ по подготовке, созданию, ведению каталогов, которая состоит из:

1) определения вида каталога;

2) разработки схемы классификации в нем документной информации;

3) выявления и отбора документной информации для каталогизации;

4) описания документной информации на каталожных карточках;

5) индексирования каталожных карточек;

6) систематизации карточек и ведения каталога.

При каталогизации осуществляется дифференцированный подход:

1) определяется очередность выбора архивных фондов и их струк­турных частей по степени их значимости;

2) отбираются необходимые дела, документы, сведения из них;

3) в зависимости от формирующегося каталога применяются раз­личные приемы описания документной информации.

При определении вида каталога учитываются:

1) уровень и профиль архива;

2) структура, состав, содержание, степень разработанности фондов;

3) интенсивность и задачи использования документов;

4) наличие и качество других архивных справочников;

5) кадровые и материально-технические возможности архива.

Каталог должен наиболее полно отражать документный состав архива, служить ключом к поиску наиболее востребованных документов. В основе архивной картотеки может лежать дело­производственная картотека, подвергшаяся в архиве переработке с целью разделения ее на картотеки постоянных, долговремен­ных (свыше 10 лет), кратковременных (до 10 лет) дел и доку­ментов личного состава.

Каталоги могут строиться на основе логической или алфавит­ной структуры. К первым относятся систематические, темати­ческие, хронологические. Ко вторым — предметные — именной и географический.

Наиболее распространенными видами каталогов являются:

1) систематический — по отраслям знаний и практической деятельности общества;

2) тематический — по темам, подтемам, рубрикам, подрубрикам;

3) по истории учреждений — по отраслям, подведомственности, типам учреждений в алфавитном порядке;

4) по истории административно-территориального деления — по видам административно-территориальных единиц, а внутри их — по алфавиту наименований;

5) хронологический — по хронологии событий, либо по датировке документов, либо по времени освещаемых событий;

6) именной — по алфавиту лиц, упоминаемых в документах, либо по авторам документов;

7) географический — по алфавиту географических и топографических объектов;

8) ведомственный по личному составу — данные о трудовом ста­же, зарплате, других показателях для начисления пенсий, при передаче в архив может использоваться для составления имен­ного каталога;

9) названий фондов — при большом количестве фондов может ис­пользоваться для первичного знакомства с фондами, их назва­ниями, номерами, крайними датами.

3.Виды архивных каталогов

Все каталоги объединяются в единую архивную систему ката­логов. При их классификации можно использовать Схему еди­ной классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР.

В международной документалистике приняты:

1) универсальная десятичная классификация;

2) классификация при помощи двоеточия.

Выбор схемы классификации определяется составом докумен­тов архива и задачами их использования. Они взаимосвязаны системой отсылок, в которую входят полные отсылки (от по­нятия без индекса к понятию с индексом) и частичные отсыл­ки (дополняющие) для связи родственных понятий. Возможен переход от внутри- к межархивным каталогам, более полно от­ражающим состав архивной документации по той или иной проблеме, тому или иному вопросу.

Вживление и отбор документной информации для каталогизации происходит как при тематической разработке архивных фондов, так и при попутной каталогизации, связанной с другими видами работ по выявлению и описанию документов. Выявленная информация описывается на каталожных карточках на уровне подокументного, поединичного, группового описания. При подокументном описании сообщается информация об одном документе, при поединичном — единице хранения, при групповом — связанной между собой тематически, логически, хронологически группе единиц хранения или документов.

В результате возможно описание на уровне части документа, до­кумента, группы документов, единицы хранения, группы еди­ниц хранения.

Каталожная карточка включает следующие атрибуты:

1) индекс классификационного деления;

2) наименование рубрики и подрубрики;

3) обозначение даты и места события;

4) информационные сведения (описание содержания);

5) название архива;

6) название фонда;

7) архивный шифр документа (номер фонда, описи, единицы хранения, листа);

9) способ воспроизведения;

10) фамилия составителя;

11) дата составления;

12) в отдельных случаях на оборотной стороне карточки может помешаться аннотация.

Архивные каталоги постоянно пополняются новыми данными. Одной из связанных с ними работ является ведение каталога, которое включает:

1) научно-методическое обеспечение работы;

2) индексирование карточек;

3) систематизацию их по индексам и рубрикам;

4) составление отсылочного аппарата к каталогу;

5) усовершенствование каталога;

6) ведение учетных форм работы по каталогизации и использова­нию каталогов.

Включаемые в каталог карточки должны быть индексированы, на них должен проставляться индекс — условное обозначение, элемент языка, букв, цифр, условных знаков, целью которого яв­ляется передача содержании информации, зафиксированной в документах, закрепление места делений в классификационной схеме и определение связи между этими делениями.

Индексы могут быть:

Они служат для определения места карточек в каталоге. Сис­тематизация их проводится в соответствии с индексами в по­рядке расположения букв и цифр.

Постоянное усовершенствование каталогов включает в себя совершенствование схемы классификации, проверку их содержа­ния и оформления, совершенствование описаний.

В результате каталоги должны быть вторым, после описи, по значимости архивным справочником.

Обеспечение сохранности документов в архивеГосударственное автономное професс.

Оптимальные условия хранения документов:
- наличие помещения для архива организации;
- наличие в архиве специального оборудования для размещения дел;
- оснащение архива средствами пожаротушения, охраной и противопожарной сигнализацией;
- поддерживание оптимальных условия для физико-химической сохранности документов.

Архивы должны иметь: - специальные передвижные или стационарные стеллажи с ши.

Архивы должны иметь:
- специальные передвижные или стационарные стеллажи с шириной полок не менее 25 см;
- ширину проходов между стеллажами не менее 75 см;
- ширину основных проходов до 120 см;
- расстояние между полками по высоте 35-40 см;
- расстояние торцов стеллажей от стен 45 см;
- расстояние от пола до нижней полки 20 см, а в цокольных и полуподвальных этажах до 50 см.

ОХРАННЫЙ РЕЖИМ АРХИВА – включает оборудование здания средствами охранной сигн.

ОХРАННЫЙ РЕЖИМ АРХИВА – включает оборудование здания средствами охранной сигнализации, поста охраны, опечатывание помещений, пропускной режим, хранение ключей от служебных помещений.
ПРОТИВОПОЖАРНЫЙ РЕЖИМ – электропроводка в хранилищах должна быть скрытой, штепсельные розетки для переносной аппаратуры. Пожарные сигнализации, огнетушители.

СВЕТОВОЙ РЕЖИМ – хранение документов осуществляется в темноте. Естественное о.

СВЕТОВОЙ РЕЖИМ – хранение документов осуществляется в темноте. Естественное освещение в архивохранилищах допускается рассеянным светом. Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах.
САНИТАРНО-ГИГИЕНИЧЕСКИЙ РЕЖИМ – архив содержится в чистоте и порядке. Проводится систематическая влажная уборка и не реже 1 раза в год убирается пыль пылесосом со стеллажей и шкафов.

ТЕМПЕРАТУРНО-ВЛАЖНОСТНЫЙ РЕЖИМ – в помещении архива для документов на бумажно.

ТЕМПЕРАТУРНО-ВЛАЖНОСТНЫЙ РЕЖИМ – в помещении архива для документов на бумажной основе, при наличии системы кондиционирования воздуха, должен поддерживаться нормативный температурно-влажностный режим:
- температура 17–19°С;
- относительная влажность воздуха 50–55 %.
- бумажных носителях – температура + 17-19°С , относительная влажность воздуха 50-55 %;
- черно-белых пленочных носителях – температура + 15°С, относительная влажность воздуха 40-55 %;
- цветных пленочных носителях – температура + 2-5°С, относительная влажность воздуха 40-55 %;
- электронных носителях – температура + 15-25°С, относительная влажность воздуха 40-60 %.

ОБОСОБЛЕННОМУ ХРАНЕНИЮ ПОДЛЕЖАТ ДОКУМЕНТЫ: - секретные; - уникальные; - имею.

ОБОСОБЛЕННОМУ ХРАНЕНИЮ ПОДЛЕЖАТ ДОКУМЕНТЫ:
- секретные;
- уникальные;
- имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни;
- на нитрооснове;
- пораженные биологическими вредителями;
- принятые на временное, хранение, не учтенные в качестве документов Архивного фонда Российской Федерации.

На место изъятого документа вкладывается карта-заместитель установленного обр.

На место изъятого документа вкладывается карта-заместитель установленного образца и при необходимости копия документа.
Все дела в архивохранилищах* дополнительно упаковываются в картонные коробки, связки и другие контейнеры, изготовленные из безвредных для документов материалов, к коробкам приклеиваются, а к связкам дел прикрепляются к шпагату ярлыки с указанием:
- номера описи (номенклатуры дел);
- года (лет) и крайних номеров дел, включенных в данную коробку (связку).

ДЕЛА ВЫДАЮТСЯ ИЗ ХРАНИЛИЩ: - для использования (пользователям в читальный за.

ДЕЛА ВЫДАЮТСЯ ИЗ ХРАНИЛИЩ:
- для использования (пользователям в читальный зал, сотрудникам архива в рабочие помещения, учреждениям и организациям во временное хранение);
- для проведения архивных работ с документами.

При транспортировке архивных документов на любые расстояния соблюдаются меры.

При транспортировке архивных документов на любые расстояния соблюдаются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды путем применения специальных видов упаковок, обеспечивающих защиту архивных документов от осадков, света, механических повреждений.

ЦЕЛЬ ПРОВЕРКИ НАЛИЧИЯ И СОСТОЯНИЯ ДЕЛ В АРХИВАХ: - установить соответствие ф.

ЦЕЛЬ ПРОВЕРКИ НАЛИЧИЯ И СОСТОЯНИЯ ДЕЛ В АРХИВАХ:
- установить соответствие фактического наличия дел описательным статьям и итоговым записям в описях;
- выявить повреждённые дела, содержащие документы с затухающими текстами, требующие реставрации, переплёта, дезинфекции, переворота на другую сторону и тому подобное.

ПОРЯДОК ПРОВЕРКИ: 1. В начале проверки проводится выверка учетных документов.

ПОРЯДОК ПРОВЕРКИ:
1. В начале проверки проводится выверка учетных документов, которые включают установление полноты учета документов, уточнение порядка нумерации единиц хранения по описям дел.
2. Проверку в государственном архиве проводят два работника.
3. Уникальные документы проверяются полистно.
4. Архивные документы выданные во временное пользование проверяются по актам выдачи.

Проверка физического состояния документов проводится для выяснения общей кар.

Проверка физического состояния документов проводится для выяснения общей картины состояния фондов архива и выявления документов с конкретными повреждениями, нуждающимися в срочной или плановой специальной обработке.

Физико-химическая и техническая обработка архивных документов проводится с це.

Физико-химическая и техническая обработка архивных документов проводится с целью: устранения причин ускоренного старения и разрушения архивных документов; восстановления их свойств, технических характеристик, долговечности; воспроизведения документной информации на более устойчивых носителях.
Аудиовизуальные и электронные документы в зависимости от физической природы носителя подвергаются следующим реставрационным и консервационно-профилактическим работам:

ВЫВОД В результате проведённой работы можно сделать ряд выводов. Для обеспеч.

В результате проведённой работы можно сделать ряд выводов. Для обеспечения сохранности документов в архиве должны осуществляться:
- комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов
- комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения).
Для обеспечения сохранности архивных документов в архивах должен проводится следующий комплекс взаимосвязанных работ:
- создание оптимальных условий хранения документов;
- размещение документов в хранилищах;
- соблюдение порядка выдачи дел из хранилища;
- проверка наличия и состояния дел;
- создание страхового фонда особо ценных документов и фонда пользования;
- обеспечение физико-химической сохранности документов.

1. Тема 4. Обеспечение сохранности и учет документов в архиве

• Обеспечение сохранности документов в
архиве - система мероприятий,
включающая рациональное
размещение документов, контроль за их
движением и физическим состоянием,
копирование документов с целью
создания страхового фонда и фонда
пользования, восстановление
(реставрацию) поврежденных
документов.

• К помещениям основного назначения архива
относятся:
• хранилища для хранения документов;
• помещения для приема, временного размещения,
акклиматизации документов и вспомогательных
работ с ними;
• помещения для использования документов
(читальный зал, участок выдачи, участок учетноинформационных и поисковых систем);
• рабочие комнаты сотрудников архива.
• Допускается многофукциональность отдельных
помещений (залов) с выделением перегородками
основных и вспомогательных участков.

• Для архивов организаций должны
предусматриваться специальные
помещения. Хранилища должны
размещаться в изолированных
помещениях, должны быть
безопасными в пожарном отношении,
гарантированы от затопления, иметь
запасной выход.


Электропроводка в хранилищах должна быть скрытой, штепсельные розетки герметичными, переносная электроаппаратура должна иметь резиновую
изоляцию шнуров. Общие и поэтажные рубильники, распределительные
электрощиты и предохранители располагают вне помещений хранилищ.
Отделку помещений хранилищ проводят с использованием огнестойких,
негорючих, неагрессивных, непылящихся материалов, в системах и средствах
пожаротушения применяют нейтральные, безопасные для документов
вещества.
В хранилищах запрещается применение огня, нагревательных приборов,
размещение посторонних объектов. Ремонтно-монтажные работы проводятся с
соблюдением мер защиты, охраны и сохранности документов.
Основным противопожарным оборудованием архива являются углекислотные
огнетушители
Хранилища и помещения для работы с документами должны быть оборудованы
пожарной сигнализацией.
В помещениях не должно быть газовых и водонесущих магистральных
трубопроводов.
Хранение документов в помещениях без окон допускается при наличии в
хранилище естественной или искусственной вентиляции, обеспечивающей 2 - 3кратный воздухообмен в час.

• Документы должны храниться в условиях,
обеспечивающих их защиту от повреждений,
вредных воздействий окружающей среды и
исключающих утрату документов, с
соблюдением следующих режимов:
• 1. Световой режим
• 2. Температурно-влажностный режим.
• 3. Санитарно-гигиенический режим.
• 4. Охранный режим.

• Документы в хранилищах размещаются
в порядке, обеспечивающем их
комплексное хранение в соответствии с
учетными документами и оперативный
поиск.

• Хранилища оборудуются
стационарными или передвижными
металлическими стеллажами.
• В качестве вспомогательных средств
хранения применяют металлические
шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи

• Документы размещают на стеллажах, в
шкафах с использованием первичных
защитных средств хранения (коробок, папок и
т.п.) в соответствии с видами, форматом и др.
особенностями документов
• Бумажные документы постоянного хранения
размещают в картонных коробках, а
временного хранения – в связках;
• Фотодокументы на плоских пленочных или
других форматных носителях упаковывают в
конверты и кассеты и хранят в коробках,
папках, другой упаковке по ГОСТ 7-65-92.

• Электронные документы (ЭД) могут храниться в
архиве или специализированном подразделении.
• Условия архивного хранения ЭД:
• наличие программно-аппаратных средств для
хранения, копирования, воспроизведения ЭД, их
перезаписи в новые форматы и др.;
• обеспечение доступа к информации и ее защиты от
несанкционированного доступа;
• Обеспечение режима хранения ЭД, исключающего
утрату, уничтожение, искажение информации;
• Поддержание технических режимов хранения
носителей ЭД в соответствии с требованиями правил
и стандартов

• Порядок расположения документов в архиве
выделяется планом (схемой) их размещения.
• Все помещения архива, а также стеллажи, шкафы,
полки нумеруются.
• Составляются постеллажные, а при большом
объеме фондов пофондовые топографические
указатели.
• Карточки постеллажного топографического указателя
составляются на каждый стеллаж и располагаются по
порядку номеров стеллажей в помещении.
• Карточки пофондового топографического указателя
составляются на каждый фонд и располагаются в
порядке номеров фондов

12. Учет документов в архиве организации

• Документы Архивного фонда
Российской Федерации независимо от
места их хранения подлежат
государственному учету.

• Архив организации осуществляет учет документов
Архивного фонда Российской Федерации, временно
хранящихся в архиве организации, в порядке,
определенном Регламентом государственного учета
документов Архивного фонда Российской Федерации,
и представляет учетные сведения в соответствующее
архивное учреждение.
• Уникальные документы подлежат также учету в
Государственном реестре уникальных документов
Архивного фонда Российской Федерации,

• Учет документов в архиве организации – это
определение их количества и состава в
установленных единицах учета и фиксация
(регистрация) принадлежности каждой единицы
учета к определенному комплексу и общего их
количества в учетных документах.
• Под учетным документом понимается документ
установленной формы, фиксирующий поступление,
выбытие, количество, состав и состояние архивных
документов в единицах учета.

• Учет документов в архиве организации
является одним из средств обеспечения
их сохранности и контроля за их
наличием.

• Учету подлежат все хранящиеся в
архиве организации документы, а также
страховые копии документов, копии
фонда пользования (при наличии) и
описи дел и документов.

• Основными единицами учета
документов независимо от вида
носителя, способа и техники
закрепления информации являются:
• архивный фонд, архивная коллекция;
• единица хранения.
• электронные и аудиовизуальные
документы учитываются также по
единицам учета.

• Единица хранения - физически обособленные
архивный документ или архивные документы;
• Единица хранения документов на бумажной основе
(дело) - отдельный архивный документ или
совокупность документов, заключенный(е) в
обособленную обложку, папку;
• единица хранения электронных документов физически обособленный носитель с записью части
электронного документа, одного или нескольких
электронных документов;
• единица учета электронных документов - часть
единицы хранения, одна или несколько единиц
хранения с записью части электронного документа,
одного или нескольких электронных документов.

• Архивные документы личного
происхождения, прошедшие только
первичную обработку, не прошедшие
научного описания, учитываются по
документам и листам.
• Неупорядоченные архивные документы
(россыпь) учитываются из расчета 150
листов в одной условной единице
хранения.

• Учет производится путем присвоения
архивным документам (единицам
учета, единицам хранения) учетных
номеров, являющихся частью архивного
шифра.

• Архивный шифр - обозначение, наносимое на
каждую единицу хранения с целью обеспечения ее
учета и идентификации. Архивный шифр состоит из
номеров: архивного фонда по списку фондов архива
организации и через дробь по списку фондов
государственного архива, источником
комплектования которого является организация,
архивной коллекции, описи, единицы хранения,
единицы учета (для электронных и аудиовизуальных
документов).
• Номер архивного фонда присваивается
государственным (муниципальным) архивом после
оформления первого поступления документов
организации на постоянное хранение.

• В архиве организации ведется централизованный
учет документов, осуществляемый специально
выделенным сотрудником. При наличии нескольких
хранилищ ведется учет документов в каждом
хранилище.
• Порядок доступа к учетным документам, а также к
учетным базам данных (БД) архива организации
определяется приказом руководства организации.
Все учетные документы архива организации должны
храниться в хранилище (или специально выделенном
помещении) в сейфах или металлических шкафах.

• Учет документов в архиве организации строится на
основе соблюдения принципов:
• централизации, выраженной в применении единых
единиц учета;
• унификации, основанной на соблюдении
преемственности учета архивных документов на всех
стадиях работы с ними;
• динамичности, обеспечиваемой своевременным и
оперативным внесением изменений в учетные
документы или составлением новых учетных
документов;
• полноты и достоверности учета.

• Система учетных документов архива комплекс взаимосвязанных учетных
документов и баз данных (БД),
отражающих количество и состав
документов архива организации и их
изменения, составная часть системы
государственного учета документов
Архивного фонда Российской
Федерации.

• Основными учетными документами в архиве организации
являются:
• 1. книга учета поступления и выбытия документов;
• 2. список фондов;
• 3. лист фонда;
• 4. опись дел;
• 5. реестр описей;
• 6. паспорт архива;
• 7. опись особо ценных дел;
• 8. книга учета поступления и выбытия страхового фонда и
фонда пользования;
• 9. опись страхового фонда;
• 10. дело фонда;
• 11. лист-заверитель дела.

• Вспомогательными учетными
документами являются:
• книги и карточки учета выбытия дел;
• книги учета дел по личному составу;
паспорта фондов;
• внутренние описи дел.
• Вспомогательные учетные документы
могут вестись на бумажном и/или
электронном носителях.

• В целях установления фактического
наличия единиц хранения и
соответствия их количеству,
числящемуся по учетным документам,
выявления документов, подлежащих
реставрации и профилактической
обработке, не реже 1 раза в 5 лет
проводится проверка наличия и
состояния документов.

• Проверка наличия проводится путем сверки
описательных статей описи с описанием дел
на обложках (архивного шифра, названия
фондообразователя и его структурных
подразделений, делопроизводственных
индексов дел, дат дел, количества листов).
• Все обнаруженные недостатки фиксируются в
акте проверки и других актах.

• Проверка наличия и состояния
документов считается завершенной
после внесения изменений,
выявленных проверкой, в учетные
документы проверяемого фонда.

• Одновременно с созданием страхового
фонда создается фонд пользования,
предназначенный для пользователей
архива организации.


Учет ЭД осуществляется в соответствии с требованиями и по учетным
формам Правил.
Сведения о каждой единице учета ЭД вводятся в учетную БД ЭД (или в
учетную карточку ЭД).
ЭД учитываются в составе архивного фонда организациифондообразователя по описям, единицам учета и единицам хранения.
Информационный объем ЭД указывается в мегабайтах (Мбайт).
Изменение количества единиц хранения и/или информационного
объема ЭД в результате перезаписи на новые носители или
конвертирования фиксируется в акте о миграции и перезаписи ЭД, в
новой итоговой записи описи, листе фонда, объяснительной записке к
паспорту архива.
За единицу учета ЭД принимается единица хранения (ее часть) или
комплект единиц хранения с записью файла или нескольких файлов,
составляющих единый программно-информационный объект (текст,
гипертекст, мультимедийный объект, база данных, банк данных, база
знаний), а также сопроводительная документация.
За единицу хранения ЭД принимается физически обособленный
носитель (дискета, жесткий диск, компакт-диск и др.) с записанной на
нем информацией и с сопроводительной документацией.

• Поступления ЭД на архивное хранение
учитываются в общей книге поступления и
выбытия документов.
• Количество документов каждого поступления
или выбытия, а также в ежегодных и
нарастающим итогом записях указывается
дробью: в ед. учета/ед. хр./Мб. В качестве
вспомогательных учетных документов могут
создаваться и использоваться журнал учета
поступления и выбытия ЭД и журнал учета
миграций и перезаписей ЭД.

• Учетные базы данных (БД) в архиве организации
обеспечивают: информационную поддержку учета;
ведение учета документов в автоматизированном
режиме; оперативное представление сведений о
наличии в архиве тех или иных документов фонда
(фондов).
• Перечень реквизитов учетных БД формируется в
соответствии с показателями основных учетных
документов архива организации.
• Учетные БД архива организации должны быть
совместимы с учетными БД соответствующего
государственного (муниципального архива)
источником комплектования которого она является.

Архивное хранение документов Организация архивного хранения документов и их.

Архив
- это организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение документов с целью использования ретроспективной документной информации.

Электронный архив систематизирует архивное хранение электронных документов.

Задачи архива- прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводст.

Задачи архива
- прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводством;

- информационно-справочная работа по архивным документам предприятия;

- организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.

Сроки хранения документовДокументы готовятся к сдаче в архив ежегодно по окон.

Сроки хранения документов
Документы готовятся к сдаче в архив ежегодно по окончании делопроизводственного года
Примеры сроков хранения:
гарантийные письма - 3 года
акты проверок финансово-хозяйственной деятельности - 5 лет
журналы регистрации несчастных случаев на производстве - 75 лет;
личные дела сотрудников - (75 л - возраст сотрудника);
документы связанные с финансированием (планы, сметы, финансовые отчеты) - постоянно и т.д.

Как исчисляются сроки хранения документов Срок хранения документов исчисляетс.

Как исчисляются сроки хранения документов
Срок хранения документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, если документ проходил в мае 2003 года, то срок его хранения будет исчисляться с 1 января 2004 года.

На отобранные к уничтожению документы составляется АКТ.
Документы измельчают в специальных машинах и затем сырье сдают в макулатуру.

Этапы архивного хранения документов в организации архив структурного подразде.

Этапы архивного хранения документов в организации
архив структурного подразделения
архив организации
государственный архив

Этапы архивного хранения документов в организации Документы текущего и послед.

Этапы архивного хранения документов в организации

Документы текущего и последнего истекшего года

Архив структурного подразделения
Хранение 2 года
Архив организации
Дела временного хранения
(сдача по номенклатуре)
Дела постоянного хранения (сдача по описи)

Хранение 15 лет
Государственный архив
Хранение до истечение срока
уничтожение

Подготовка документов к архивному хранениюПолное оформление - для дел постоян.

Подготовка документов к архивному хранению
Полное оформление - для дел постоянного
и долговременного хранения (свыше 10 лет):

оформление обложки;
составление внутренней описи документов;
переплет или подшивка;
нумерация листов;
составление заверительной надписи

Подготовка документов к архивному хранениюЧастичное (неполное) оформление для.

Подготовка документов к архивному хранению
Частичное (неполное) оформление для дел кратковременного хранения (до 10 лет) :
документы оставляют в делах в скоросшивателях;
листы не нумеруются;
описи на дела и заверительные надписи не составляются.

Правила хранения дел-Дела должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах.

Правила хранения дел
-Дела должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных картотеках, что обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и света.
-Дела располагаются на полках вертикально в последовательности, которая соответствует последовательности их расположения в номенклатуре.
-На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре.
-Номенклатура дел прикрепляется на внутренней дверце шкафа.
-Для быстрого поиска документа сначала находят нужный номер дела по номенклатуре, а затем по номеру дела — нужную папку с документами.

Порядок передачи дел в архив Передача дел производится только по описям и в.

Порядок передачи дел в архив

Передача дел производится только по описям и в соответствии с составленным заведующим архивом графиком, согласованным с руководителями структурных подразделений и утвержденным руководителем организации.
Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные картотеки делопроизводственной службы учреждения. Заголовок каждой картотеки должен быть включен в опись.

Порядок передачи дел в архив Принимая дела, сотрудник архива тщательно сверя.

Порядок передачи дел в архив

Принимая дела, сотрудник архива тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела. Заведующий архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделов описи, указывает дату приема и количество принятых дел.
Один экземпляр годовых разделов описей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве.

При сдаче дел на государственное хранение организация представляет в государс.

При сдаче дел на государственное хранение организация представляет в государственный архив:

• отношение на имя руководства государственного архива с указанием названия организации, общего количества дел и крайних дат документов;
• описи в трех экземплярах, утвержденные ЭПК архивного отдела;
• историческую справку организации, если дела сдаются на государственное хранение впервые;
• справку о неполной сохранности документов (если какие-либо дела утрачены).

ШифрованиеЗатем дела шифруются. Шифровка включает в себя указание на обложке.

Шифрование
Затем дела шифруются. Шифровка включает в себя указание на обложке дела номера фонда, номера описи, номера дела.
Сверенные с описью и зашифрованные дела увязывают в архивные связки. Сдача дел оформляется актом. Организация-сдатчик и государственный архив расписываются на всех экземплярах описей и акта сдачи документов.
Два экземпляра описи и один экземпляр акта остаются в государственном архиве, третий экземпляр описи и второй экземпляр акта возвращаются организации и хранятся постоянно в делопроизводственной службе

Архивное хранение документов в электронной формеОсобенность электронного хран.

Архивное хранение документов в электронной форме
Особенность электронного хранения состоит в направлении документов в электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве.
База данных о документах формируется в процессе их регистрации.
Сроки хранения документов не зависят от формы их существования — бумажной или электронной и определяются, как уже сказано выше, специальными справочниками — перечнями документов с указанием сроков хранения (типовым и ведомственными).
Кроме того, в каждой организации имеется номенклатура дел. Она также вносится в компьютер и является самостоятельной таблицей в базе данных о документах организации.

Сроки хранения, заложенные в номенклатуре дел, позволяют при выборе в регистр.

Сроки хранения, заложенные в номенклатуре дел, позволяют при выборе в регистрационной карточке документа номера дела, в которое помещается документ, автоматически определять его срок хранения и инициировать перемещение или копирование документа в соответствующий раздел архива.
По окончании делопроизводственного года производится сортировка по делам всей базы данных о документах учреждения, сформировавшейся в течение года в процессе регистрации документов.
Данные о документах организации за истекший год используются для составления описи всех документов, сгруппированных по делам.
Внутри дела документы располагаются по порядку поступления (в основном в хронологическом порядке).

Для дел постоянного и долговременного хранения такой список документов дела.

Для дел постоянного и долговременного хранения такой список документов дела распечатывается в виде внутренней описи и подшивается в начале дела.
Архивные правила предусматривают составление описей дел постоянного и долговременного сроков хранения.
Наличие автоматизированной системы учета позволяет составлять подокументные описи, невозможные раньше при традиционной бумажной технологии ввиду их трудоемкости.
Такие описи значительно облегчают и ускоряют поиск необходимых документов в архиве, обеспечивают их учет и сохранность.
В случае передачи документов на государственное хранение по требованию архивных органов на основе подокументных описей легко могут быть сформированы обобщенные описи на дела постоянного и долговременного сроков хранения.

Автор статьи

Куприянов Денис Юрьевич

Куприянов Денис Юрьевич

Юрист частного права

Страница автора

Читайте также: