Технологии подготовки текстовых документов в судах

Обновлено: 18.04.2024

Основным, базовым элементом информационного обеспечения деятельности Верховного Суда Российской Федерации (далее Верховный Суд) является Информационная система "Судебный документооборот и делопроизводство" (далее ИС СДД), разработанная в соответствии с требованиями процессуального законодательства Российской Федерации, иными нормативными правовыми актами, инструкциями, а также приказами и распоряжениями Руководства Верховного Суда.
ИС СДД входит в состав Автоматизированной информационной системы Верховного Суда Российской Федерации.

Автоматизация судебного делопроизводства в судебных коллегиях Верховного Суда по гражданским, уголовным, административным делам, по делам военнослужащих;
Автоматизация судебного делопроизводства в Судебной коллегии по экономическим спорам и Дисциплинарной коллегии Верховного Суда;
Автоматизация судебного делопроизводства в Президиуме Верховного Суда;
Автоматизация судебного делопроизводства Управления по организационному обеспечению рассмотрения обращений Верховного Суда;
Электронный банк судебных документов;
Информационно-справочная система Верховного Суда;
Судебная статистика Верховного Суда;
Подача процессуальных документов в электронном виде;
Ведение общего делопроизводства и документооборота;
Автоматизированное распределение судебных дел;
и др.

Автоматизации судебного делопроизводства Дисциплинарной коллегии и Судебной коллегии по экономическим спорам Верховного Суда
Для достижения максимальной эффективности в обеспечении автоматизации судебного делопроизводства в Дисциплинарной коллегии и Судебной коллегии по экономическим спорам Верховного Суда была осуществлена интеграция ИС СДД с системой подготовки документов, которая предоставляет возможность по подготовке текстов судебных документов с использованием текстового редактора.
Данная функция ИС СДД Верховного Суда позволяет решать одну из главных задач информационной поддержки деятельности Судебной коллегии по экономическим спорам и Дисциплинарной коллегии Верховного Суда - автоматизацию процессов судебного делопроизводства и создание полнотекстового электронного банка судебных актов. Создание банка данных происходит автоматизировано. Обработка и хранение данных сосредоточены на сервере, что позволяет обеспечить централизованное управление, требуемую производительность, надежность хранения информации, эффективность обработки и представления данных, а также защиту от несанкционированного доступа.

Автоматизация судебного делопроизводства в Президиуме Верховного Суда
Президиум Верховного Суда в соответствии с процессуальным законодательством Российской Федерации и в целях обеспечения единства судебной практики и законности проверяет в порядке надзора, в порядке возобновления производства по новым или вновь открывшимся обстоятельствам вступившие в силу судебные акты.
Подсистема «Автоматизация судебного делопроизводства в Президиуме Верховного Суда» обеспечивает регистрацию судебных дел, поступивших на рассмотрение в Президиум Верховного Суда, работниками секретариата Президиума Верховного Суда с возможностью формирования карточки на дело, создания документов, используемых в судебном делопроизводстве Верховного Суда, установленного образца (вызовы, извещения т.п.) и осуществления поиска информации по конкретному делу, необходимой для работы секретариата Президиума.
Электронная картотека "Президиум Верховного Суда Российской Федерации" содержит сведения о рассмотрении гражданских и уголовных дел (общей и военной подсудности).

Автоматизация судебного делопроизводства Управления по организационному обеспечению рассмотрения обращений Верховного Суда
В Управление по организационному обеспечению рассмотрения обращений ежедневно поступает более тысячи процессуальных и иных обращений. Подсистема Автоматизация судебного делопроизводства позволяет в автоматизированном режиме осуществлять регистрацию поступивших жалоб, представлений (протестов), проверку их на повторность и автоматическое присвоение номера. По результатам проверки повторные жалобы, представления (протесты) приобщаются к имеющемуся производству с тем же номером, а вновь поступившим присваивается новый номер.
Поступившие жалобы, представления (протесты) распределяются между исполнителями. Осуществляется контроль срока их рассмотрения и заблаговременное оповещение исполнителей об истечении указанного срока. Рассмотренные жалобы, представления (протесты) передаются в Управление для оформления и подготовки документов для отправки.
Формирование реестров, почтовых наклеек и т. д. происходит автоматически. Программа формирует отчеты о нагрузке исполнителей, а также статистические отчеты по движению и результатам рассмотрения жалоб, представлений (протестов).

Электронный банк судебных документов
Подсистема «Электронный банк судебных документов» является базовой основой для создания массива данных судебной практики Верховного Суда.
С 2002 г. в Верховном Суде функционирует банк данных судебных документов. Все определения, решения, постановления, вынесенные Верховным Судом, сканируются, автоматически распознаются и заносятся в базу электронного банка данных судебных документов.
Банк данных представляет собой централизованное хранилище текстовых данных и образов документов в виде графических файлов, которое имеет необходимую защиту от несанкционированного доступа.
Информация, в том числе графическая, вводится в банк данных в соответствии с заданными атрибутами документов, при этом обеспечивается индексация текстовой информации и семантический анализ документа, а также автоматизированное аннотирование документа и верификация массива информации по различным критериям. Реализована возможность массовой загрузки оцифрованных документов в БД. Документы хранятся в форматах htm, html (распознанный текст) и TIFF, TIF (графический образ), а также в PDF, и в выделенном сетевом каталоге.
Разработанные классификаторы и рубрикаторы предназначены для сужения выборки по конкретному запросу.
Подсистема судебного делопроизводства напрямую связана с подсистемой "электронный архив", что позволяет использовать в качестве поисковых реквизитов не только карточку на судебный документ, но и карточку на дело, карточку на участника судебного процесса и т.д. В то же время по судебному документу, используя систему делопроизводства, можно получить всю информацию о движении дела в суде.
Данный информационный массив используется в WEB-технологии, что обеспечивает удобный поиск документов пользователям таких категорий, как судьи и работники аппарата. Средства подсистемы при этом обеспечивают возможность копирования всей информации или части (выборки документов) для резервирования и экспорта.

Информационно-справочная система Верховного Суда
Данная подсистема выполнена по WEB технологии. Особое внимание при создании данной подсистемы уделялось разграничению доступа к данным и правам пользователей на просмотр информации в зависимости от категории пользователя.
Работник аппарата Верховного Суда, задействованный в процессе судебного делопроизводства, регистрирует данные по жалобам и делам только на участке, который отображается на его компьютере.
Все данные, занесенные различными пользователями, сводятся и обобщаются, что позволяет получить любую информацию по делам и жалобам, поступившим на рассмотрение в Верховный Суд.

Судебная статистика Верховного Суда
Основными отличительными признаками является то, что отдел статистического учета в настоящий момент не заносит данные по учетным статистическим показателям, а использует ту информацию, которая появляется естественным путем в ходе рассмотрения дел. С точки зрения информационной технологии, работники этого отдела являются, скорее контролирующим звеном за корректностью заносимой информации.
Необходимо отметить и новизну предлагаемых подходов методов в получении статистических данных. Дело в том, что частые изменения, которые происходят в судебной системе за последние годы, связанные с судебной реформой, не могут не отражаться на необходимости предоставления разнообразных статистических показателей. Однако статистика в первую очередь ценна способностью выявлять на временном участке, именно тенденции в увеличении или снижении определенных показателей. Но что делать, если с течением времени показатель изменяется по существу, или начинает включать в себя ряд показателей предыдущего периода и наоборот?
Для выполнения этих задач компонента, на основе имеющихся данных по судебному делопроизводству создает и хранит базу данных статистических показателей, которые классифицируются с учетом типа показателя, его характера на определенный момент времени, принадлежности к той или иной отчетной форме и т.д. Функции проверки непротиворечивости получаемых данных, возможность обрабатывать не только данные непосредственно по делам, но и работа напрямую с базой данных статистических показателей дает возможность формировать отчеты как по утвержденным формам, так и настраивать новые формы в зависимости от необходимого вида и перечня необходимых выходных учетно-статистических показателей.

Ведение общего документооборота и делопроизводства
Подсистема обеспечивает создание в Верховном Суде базы данных с информацией о всех входящих, внутренних и исходящих документах, их месте нахождения и возможности просмотра электронных образов документов.
Программные модули Подсистемы в автоматизированном режиме позволяют:
- вести учет входящих документов с присвоением каждому документу индивидуального входящего учетного номера (штрих-кода) и заполнением первоначальной информации в электронной карточке;
- формировать реестр передачи документов и передавать информацию о направляемых документах в структурные подразделения;
- регистрировать входящие и внутренние документы с присвоением каждому индивидуального регистрационного номера на основе его входящего учетного номера;
- сканировать документы с возможностью вывода на печать их электронных образов;
- осуществлять контроль за исполнением документов в соответствии с поручениями Руководства Верховного Суда;
- регистрировать исходящие документы с использованием исходящего учетного номера (штрих-кода), связанные с входящим регистрационным (учетным) номером, и передавать информацию о них в экспедицию для последующей отправки;
- осуществлять поиск документов в Автоматизированной информационной системе Верховного Суда.

Автоматизированное распределение судебных дел
Автоматизированное распределение дел между судьями в соответствии с требованиями ГПК РФ, КАС РФ, УПК РФ и АПК РФ с решается учетом следующих факторов:
- правовая специализация судей;
- периоды отсутствия судей;
- количество дел, находящихся на рассмотрении у каждого судьи;
- количество дел, рассмотренных судьей с начала года;
- средняя нагрузка судей, текущая загруженность судей;
- отсутствие судьи (отпуск, болезнь, учеба, участие в иных мероприятиях, исключающих возможность принятия производства по делу);
- недопустимость повторного участия судьи в рассмотрении дела (соблюдение требований ГПК РФ, КАС РФ, УПК РФ и АПК РФ).

Делюсь своими мыслями по подготовке судебных документов (long read). Применимо и в отношении любых других документов – электронных писем, заключений, справок и т.п.

Логическая структура: сначала тезис – потом аргументы в его обоснование (но не наоборот)

Так легче воспринимать размышления. Можно привести следующую аналогию: если ты знаешь сразу конечный пункт назначения (а не едешь в неизвестном направлении), так спокойнее наблюдать за дорогой.

Кроме того, должны быть именно финальные аргументы, результат мыслительной работы, а не описание процесса размышлений. Так, посетителя здания интересует, что с помощью определенного и заранее известного лифта он может быстро попасть на этаж в офис определенной компании, его не интересует как архитектор здания все рассчитывал, чертил и согласовывал.

Письменная структура: современная гардеробная для аргументов

Необходимо писать документы без заголовков разделов, по которым можно определить суть идеи (тезиса), и без последующих подразделов с заголовками аргументов в обоснование тезисов. Нужно обязательно писать в стиле единая сплошная стена, сквозь которую взгляду и мозгу нужно долго продираться. Чтобы аргументы были в одной большой свалке и визуально никак не структурированы. Это если ваша цель – проиграть дело.

Вроде практически все понимают, что это вредный совет, но периодически получаешь письменные позиции без письменного структурирования. Или бывают позиции с заголовками разделов (тезисов), но потом на 5-6 страниц все равно идет сплошной текст.

Как правило, текст не должен идти больше 1 страницы без заголовка / подзаголовка. Если это правило соблюдается, в документе как в современной гардеробной можно быстро найти (воспринять) все, что нужно.

Судья – ментант?

В фантастическом романе «Дюна» есть особый класс людей – ментанты, это безэмоциональные люди-машины, люди с аналитическими и познавательными способностями компьютеров.

В научных юридических работах и дискуссиях мы, юристы, мыслим как ментанты – логически и последовательно.

Но в судебных процессах это невозможно, так как помимо правовых норм и доктрин есть факты (часто противоречивые), есть правда жизни (которая у каждой стороны своя). И при принятии решений судьей задействована также и эмоциональная составляющая, и интуиция. Это даже если не учитывать загруженность судей, которая в разы понижает возможности для взвешенного аналитического анализа.

Из этого следует, что в письменной позиции должна быть также ваша история, эмоции и ваша правда жизни.

Например, даже в споре о привлечении к административной ответственности, помимо «скучных» аргументов о формальных недостатках протокола о привлечении к административной ответственности, мы обосновывали, что если сделать как предлагает госорган, то экономика конкретного региона могла рухнуть.

Либо один из главных аргументов в споре о запрете программного обеспечения ответчика может заключаться в том, что программа ответчика работает по тому же принципу, что и универсальные поисковые системы (Яндекс, Гугл) и что ее запрет будет означать запрет технологии, по которой работают все поисковые системы (индексация).

Детальный документ vs лаконичный: или кто будет читать 20 /40 / 80 страниц текста, когда судья рассматривает десятки дел в день?

Моя позиция – детальный.

Во-первых, когда документ нормально структурирован (с заголовками и подзаголовками, которые понятны сами по себе), не обязательно читать все – можно скользить глазами и «провалиться» в тот раздел, который заинтересовал.

Во-вторых, краткая версия документа может быть в его начале (основные аргументы) или в обобщающей позиции.

В-третьих, позиция пишется не только для судьи, но и для вас, это та шпаргалка, по которой можно выступать и в случае необходимости моментально найти нужную информацию для ответа на вопросы судьи. Особенно актуально для апелляции и кассации, где часто начинается пулеметный допрос представителя по аргументам и обстоятельствам. И заранее что конкретно заинтересует судей предсказать сложно.

И, наконец, судьи иногда внимательно читают и объемные позиции. Например, судьи СИП, арбитры третейский судов, судьи по значимым и практикообразующим делам.

И детальный - это не значит, что позиция должна напоминать научную статью.

Визуализация: это модное слово legal design

Мне кажется последние годы главным вопросом для обсуждений было «А можно ли и нужно использовать картинки и схемы в процессуальных документах?». Уже более актуальный вопрос «Как использовать?».

Мы больше 10 лет используем, например:

- таймлайны для визуализации хронологии обстоятельств дела;

- схемы взаимоотношений (например, схема связи между судебным экспертом и представителем оппонента в стиле расследований того-кого-нельзя-называть);

- визуальные изображения аргументов (например, маленькая точка на большом квадрате может отражать аргумент о ничтожно малом количестве информации, с которой взаимодействует программное обеспечение);

- фотографии ключевых документов из материалов дела с выделением значимых фрагментов и пояснениями по ним;

- фотографии различных объектов, связанных с делом – это мой любимый жанр, одно из наиболее эффективных средств художника - судебного юриста: фото кандидатов оппонента в судебные эксперты в неподобающих ситуациях (берегите честь смолоду в цифровом пространстве!); фото дома-притона, в котором якобы зарегистрировался истец-предприниматель (в целях изменения подсудности); фото недостроенного здания, которое, по мнению оппонента, «почти готово»; фото местоположения завода, которое имеет значение для спора.

Мои правила по использованию визуализации

1) Использовать можно и нужно, НО: для наиболее значимых вещей. Не надо каждый аргумент сопровождать визуализацией, визуализация занимает место в документе и увеличивает его объем, визуализация отнимает время на восприятие, очень часто без подробных устных пояснений невозможно понять детальные схемы. Чаще визуализация более эффективна при устных выступлениях, когда схемы можно пояснить.

2) Не обязательно визуализацию использовать в каждой позиции, иногда без нее лучше.

3) Из схем нужно убирать все лишнее, в схеме должна быть основная мысль, в идеале необходимо, чтобы основная мысль воспринималась за 2-3 секунды.

4) Использование идентичных цветов для идентичных видов аргументов (например, дефекты позиции эксперта можно отражать с использование красного шрифта).

О великий могучий русский язык: замена манной каши на железный каркас

Помимо многочисленных советов по сокращению юридических текстов, приданию им ясности и вычеркиванию всего ненужного (есть различная литература по данному вопросу, например, до этих слов в данном предложении можно все убрать), один из главных советов по языку юридического документа следующий: вместо абстрактных рассуждений — факты и конкретика.

Например, вместо «затраченное время на подготовку документов по делу было абсолютно разумным и адекватным» — «в материалах дела 40 томов; было проведено 2 комплексных судебных экспертизы; истец подготовил позиции в общей сложности на 150 листах; судья в своих определениях по делу прямо обязала стороны подготовить 3 письменных позиции по различным вопросам».

Традиционный вопрос к дочитавшим до конца: А что вас больше всего БЕСИТ в судебных и иных документах?

Например, я мягко говоря переживаю, когда невозможно понять мысль оппонента, за него приходится формулировать его аргумент, чтобы можно было на него все-таки ответить, и вариантов возможной позиции оппонента может быть множество. Хотя есть ещё один полезный совет в данных ситуациях - не отвечать вообще на такие аргументы