Служебная записка о нецелесообразности обжалования решения суда

Обновлено: 18.04.2024

Внутренняя информация распространяется с помощью специальных информационно-справочных документов, одним из видов которых является докладная записка. С ней обращаются к людям, занимающим вышестоящие должности, с тем, чтобы поставить в известность о тех или иных фактах для побуждения к принятию определенного решения.

Докладная записка как внутренний документ имеет определенные принципы составления, зависящие от ее цели. Раскроем, как именно следует составлять докладные в тех или иных рабочих ситуациях.

Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Бланк и образец
Онлайн просмотр
Бесплатная загрузка
Безопасно

Законодательные основы

Законодательство не выделяет те или иные типы служебной информации, поэтому с термином «докладная записка» вы не столкнетесь в текстах таких нормативных актов, как Трудовой кодекс. Это определенный «внутренний код», используемый для удобства трансляции информации между различными членами одной организации, наравне со служебными и объяснительными записками.

Номер докладной записки по ОКУД – 0286041

Специфика докладной

Этот вид служебной информации, в отличие от других типов записок, адресуется исключительно вышестоящим должностям, уполномоченным лицам, начальству – то есть людям, принимающим реальные решения. Информация, содержащаяся в такой записке, как раз и призвана вызвать к жизни какое-либо действие, какое именно – зависит от цели докладной и содержащихся в ней сведений и предложений.

Отличие от служебной записки

Докладная предназначена для передачи сведений «по вертикали», а служебная записка передает информацию между равными по статусу работниками. В отличие от докладной, служебная записка не предусмотрена ОКУД. Пишется работником по собственной воле.

Отличие от объяснительной записки

Объяснительная записка также направляется «по вертикали», но кардинально отличается целью, заявленной в самом названии документа: объяснить ту или иную сложившуюся ситуацию, чтобы решить вопрос о виновности или невиновности сотрудника. То есть, как и в докладной, представитель вышестоящей должности побуждается к принятию решения, но это решение касается только дисциплинарных нарушений. В ОКУД имеет свой код, как и докладная. Пишется по требованию начальства.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Докладная записка, в зависимости от обстоятельств, может быть написана по собственной инициативе либо по указанию уполномоченных лиц. Этот документ несет юридическую силу.

Функции докладных записок

Главное назначение докладных – проинформировать руководство и побудить к дальнейшим действиям. Конкретные функции, которые может выполнять докладная записка, могут быть различными:

урегулирование возникшей проблемы производственного или административно-хозяйственного характера;
рационализаторские предложения по улучшению производственной деятельности;
донесение до руководства мнения по поводу принятого решения (чаще всего таким образом выражается несогласие);
объяснение своей позиции при возникновении конфликтной ситуации с коллегами или непосредственным начальством;
регулярные отчеты о ходе выполнения работ;
жалобы в случае отказа сотрудников выполнять распоряжения непосредственного начальства;
разбирательство по поводу неправомерного делегирование обязанностей;
доведение до сведения руководства информации о нарушении трудовой дисциплины и распорядка;
информация о происшествиях, в результате которых произошли или могли произойти материальные утраты или физический вред;
положительные моменты, на которые нужна реакция руководства.

Классификация докладных записок

Если рассматривать этот вид служебной документации с разных позиций, можно выделить несколько наиболее часто употребляемых разновидностей докладных.

Содержание. В зависимости от того, какие именно сведения содержит докладная, можно выделить:
- информирующая – доносящая до начальства необходимые для принятия решения сведения, например, о ходе работ, о возникших нюансах, способах действий; как правило, подается регулярно вплоть до завершения проекта;
- отчетная – докладывает о завершении какого-либо этапа работ для получения дальнейших указаний и, при необходимости, нормализации ситуации;
- инициативная – автор вносит свои предложения на основании сообщенных им сведений.
Адресат. От того, кому именно направляется докладная, зависит ее вид:
- внешняя – направляется руководству другого учреждения;
- внутренняя – адресована вышестоящим лицам внутри организации.

К СВЕДЕНИЮ! Для внутренней и внешней докладных характерна существенная разница в оформлении: для последних обязателен бланк организации.

нарушении трудового распорядка и дисциплины;
невыполнении или недостаточном выполнении должностных обязанностей;
допущении оскорбления чести и достоинства, недопустимого поведения, провоцировании конфликтов;
выдающиеся достижения, достойные награды и пр.

Автор докладной

Теоретически, правом составить докладную записку обладает любой сотрудник организации. Практически, при ее подаче соблюдается принцип субординации. Начальник структурного подразделения пишет докладную на имя генерального директора. Нижестоящие сотрудники должны разрешать возникающие ситуации сначала со своим непосредственным руководством. А уже оно, если сочтет нужным, доведет информацию до сведения дирекции. Допустимо обращение напрямую, но тогда докладную должен завизировать непосредственный руководитель.

Исключение составляет случай, когда докладная записка составляется в связи с жалобой на самого начальника структурного подразделения. В таких случаях любой сотрудник может прямо обратиться к высшему руководству.

Как грамотно составить докладную

Вне зависимости от того, к какому виду принадлежит докладная, в структуре есть определенные моменты, обязательные к соблюдению. Как правило, в докладной можно выделить три самостоятельные части.

Факты, события, причины, побудившие написать докладную. Эта часть должна дать читающему ответ на вопрос «Что произошло?».
Соображения автора по поводу сложившейся ситуации, его предложения, варианты возможных решений.
Выводы и рекомендации автора записки.

Реакция адресата

Получив докладную записку, приняв во внимание изложенные в ней факты, руководитель принимает определенное решение. Свою волю он выражает в форме резолюции, которую размещает на листе с текстом докладной записки. Данная резолюция является основанием для выполнения принятого решения.

Конкретные образцы докладных записок

Практика закрепила несколько типов докладных, наиболее часто встречающихся в обиходе организаций. Рассмотрим их особенности и приведем примеры составления.

Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины (прогуле)

Такой документ является официальным подтверждением дисциплинарного проступка сотрудника. Для того, чтобы стало возможным наложение на него дисциплинарного взыскания, руководство нужно уведомить о нарушении. Для этого и используется данный тип докладной. В нем содержатся сведения о проступке и просьба о принятии соответствующих мер.

Пример докладной о нарушении трудовой дисциплины

Отдел кадров
Генеральному директору
ООО «Омега»
Н.В. Грощенко

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 1

О нарушении трудовой дисциплины (прогуле)

Настоящим довожу до сведения руководства, что позавчера, 04.11.2016 г., сотрудницей отдела кадров Валерьевой Татьяной Олеговной допущено грубое нарушение трудовой дисциплины. После обеденного перерыва, завершившегося в 14:00, она не возвратилась на свое рабочее место и отсутствовала до конца рабочего дня (с 14:00 до 18:00). Оправдательных документов и удовлетворительных объяснений своего отсутствия Т.О. Валерьева в течение последующих двух дней не предоставила.

В связи с допущенным грубым нарушением трудовой дисциплины, предлагаю объявить Т.О. Валерьевой выговор с занесением в личную карточку.

Начальник отдела кадров (подпись) Р.В. Сухаревский

Докладная записка о невыполнении работником своих должностных обязанностей

Этот документ призван донести до руководства информацию о том, что работником ненадлежащим образом выполнены либо не выполнены совсем его профессиональные обязанности. В финале документа содержится просьба о дисциплинарном воздействии. Без такой докладной какие-либо санкции в отношении сотрудника могут быть признаны необоснованными.

Пример докладной записки о невыполнении должностных обязанностей

Отдел метрологии
Генеральному директору
ООО «Росмашинстрой»
Радковскому К.Л.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 2

О невыполнении должностных обязанностей

Настоящим документом довожу до вашего сведения, что инженер отдела метрологии Антон Петрович Райсфейдер допустил нарушение графика поверок приборов учета электроэнергии (не проконтролировал выполнение утвержденного графика), что повлекло наложение на организацию штрафа государственным инспектором по контролю над приборами учета.

В связи с допущенным нарушением предлагаю объявить А.П. Райсфейдеру выговор с занесением в личную карточку и не начислять ему премию по результатам работы за следующий месяц.

Главный метролог (подпись) П.К. Желтковский

Докладная записка о некорректном поведении сотрудника

Данная разновидность докладной записки информирует начальство о недопустимом поведении оскорбительного характера на рабочем месте. Предлагаемые меры воздействия должны быть направлены не только на требование наказать виновника, но и не допускать подобных ситуаций в дальнейшем.

Пример докладной записки о недопустимом поведении сотрудника

Административно-хозяйственный отдел
Генеральному директору
ООО «Просперити»
Гиацинтовой А.В.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 3

О некорректном поведении сотрудника

Довожу до вашего сведения, что 24.08.2016 г. бригадиром озеленителей территории Зайковским В.И. было допущено некорректное поведение в адрес заместителя начальника административно-хозяйственного отдела Антонины Павловны Финогеновой. Зайковский В.И. допустил нетактичное замечание касательно внешнего вида А.П. Финогеновой, добавив оскорбление нецензурными выражениями. Следует отметить, что это не первое грубое высказывание Зайковского В.И. в адрес сотрудников отдела, что нарушает рабочую обстановку и провоцирует конфликтные ситуации.

Прошу привлечь Зайковского В.И. к дисциплинарной ответственности за некорректное поведение на рабочем месте.

Судебная коллегия по гражданским делам Курского областного суда в составе:

Председательствующего: Журавлева А.В.

и судей: Шуваевой Е.И., Муминовой Л.И.

при секретаре: Япринцевой Н.И.

рассмотрела в открытом судебном заседании 10 февраля 2011 года гражданское дело по иску Гладких С.Н. Межрайонной ИФНС России N "данные изъяты" по Курской области о снятии дисциплинарного взыскания, поступившее по кассационной жалобе Гладких С.Н. на решение Железногорского городского суда Курской области от 21 декабря 2010 года, которым Гладких С.Н. отказано в удовлетворении заявленных требований.

Заслушав доклад судьи Шуваевой И.Н., истца Гладких С.Н., поддержавшего доводы кассационной жалобы, представителей ответчика Межрайонной ИФНС России N "данные изъяты" по Курской области по доверенности Сунцова Н.А., Солодову Г.В., возражавших против удовлетворения кассационной жалобы, судебная коллегия

С 2004 года Гладких С.Н. занимает должность государственной гражданской службы в Межрайонной ИФНС России N "данные изъяты" по Курской области. В настоящее время занимает должность главного специалиста-эксперта юридического отдела. Согласно приказу N02-03/226 от 25.11.2010 г. ему объявлено замечание за ненадлежащее исполнение должностных обязанностей. Считая, что данный приказ издан незаконно Гладких С.Н. обратился в суд с иском к Межрайонной ИФНС России N "данные изъяты" по Курской области о снятии дисциплинарного взыскания. Кроме того, просил суд обязать ответчика выплатить ему премию по итогам работы за 3 квартал 2010 г. в размере "данные изъяты" руб., а также материальное стимулирование за этот же период в сумме "данные изъяты" руб.

Судом постановлено указанное выше решение.

В кассационной жалобе Гладких С.Н. просит решение суда отменить как незаконное.

Проверив материалы дела, обсудив доводы кассационной жалобы, судебная коллегия находит, что решение суда подлежит оставлению без изменения по следующим основаниям.

В соответствии со ст. 57 ФЗ от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" за совершение дисциплинарного проступка гражданским служащим, то есть за неисполнение или ненадлежащее исполнение по его вине возложенных на него должностных обязанностей, представитель нанимателя имеет право применить дисциплинарное взыскание. Одним из видов дисциплинарного взыскания является - замечание.

Согласно ч.ч.1,2,4,5 ст. 58 Закона N 79-ФЗ до применения дисциплинарного взыскания представитель нанимателя должен затребовать от гражданского служащего объяснение в письменной форме. Перед применением дисциплинарного взыскания проводится служебная проверка. Дисциплинарное взыскание применяется непосредственно после обнаружения дисциплинарного проступка, но не позднее одного месяца со дня его обнаружения, не считая периода временной нетрудоспособности гражданского служащего, пребывания его в отпуске, других случаев отсутствия его на службе по уважительным причинам, а также времени проведения служебной проверки. Дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения дисциплинарного проступка.

Судом установлено, что Гладких С.Н. с 2004 г. является государственным гражданским служащим и с 01.07.2008 г. занимает должность главного специалиста-эксперта юридического отдела в Межрайонной ИФНС России N "данные изъяты" по Курской области. Приказом N02-07/96 от 30.06.2010 г. на Гладких С.Н. с 03.06.2010 г. по 29.07.2010 г. возложено исполнение обязанностей начальника юридического отдела.

В соответствии с приказом N 02-03/226 от 25.11.2010 г. Гладких С.Н. привлечен к дисциплинарной ответственности в виде замечания за ненадлежащее исполнение должностных обязанностей, предусмотренных п.3 должностного регламента, а именно: за неисполнение письменного поручения начальника МИФНС России N "данные изъяты"

Основанием к привлечению истца к дисциплинарной ответственности послужило то, что он не исполнил письменное поручение начальник МИФНС N "данные изъяты" от 06.07.2010 г. о подготовке апелляционной жалобы на решение Арбитражного суда Курской области от 29.06.2010 г. по делу по заявлению ИП Исаева В.В. к Межрайонной ИФНС России N "данные изъяты" по Курской области о возврате излишне уплаченного налога на игорный бизнес.

12.10.2010 г. в инспекцию поступили исполнительные листы на принудительное исполнение решения Арбитражного суда о взыскании с МИФНС денежных средств по указанному делу на сумму 1 412 372 руб. в связи с вступлением решения в законную силу.

В связи с выявлением работодателем неисполнения Гладких С.Н. данного ему письменного указания по апелляционному обжалованию решения Арбитражного суда Курской области, истец 13.10.2010 г. подготовил объяснения, поименованные докладной запиской об отсутствии перспективы апелляционного и кассационного обжалования указанного решении.

В ходе служебной проверки, проведенной в отношении Гладких С.Н. на основании приказа работодателя от 20.10.2010 г. N 02-03/208 в период с 20.10. 2010 г. по 19.11.2010 г., установлено, что письменное указание руководителя Межрайонной ИФНС России N "данные изъяты" по Курской области по апелляционному обжалованию решения по иску ИП Исаева В.В. истцом не выполнено без уважительных причин.

С учетом изложенных обстоятлеьств, суд пришел к правильному выводу, что Гладких С.Н. совершил дисциплинарный проступок, выразившийся в неисполнении письменного поручения начальника инспекции о необходимости подготовить апелляционную жалобу на решение суда. Объективных причин неисполнения поручения начальника, истцом не представлено, не установлено их и по результатам проверки.

Доводы Гладких С.Н. о том, что отсутствовала перспектива обжалования решения Арбитражного суда, обоснованно не приняты судом во внимание. Как следует из Порядка обжалования судебных актов, вынесенных не в пользу налогового органа, утвержденного приказом УФНС России по Курской области от 23.06.2008 г., специалист юридического подразделения должен подготовить докладную записку о целесообразности (нецелесообразности) обжалования судебного акта, срок подготовки докладной записки составляет не более 7 рабочих дней.

Однако, Гладких С.Н. докладную записку о нецелесообразности обжалования решения до руководителя в период срока апелляционного обжалования не довел на обоснованности своей позиции не настоял, в связи с чем оснований не выполнять указание руководителя у него не имелось. Тем более, что решение об обжаловании судебного постановления правомочен принять лишь начальник Инспекции.

И поскольку докладная записка о нецелесообразности обжалования решения суда подготовлена Гладких С.Н. с нарушением Порядка, утвержденного приказом УФНС России по Курской области от 23.06.2008 г., по истечении 3 месяцев после полученного им указания начальника МИФНС, и по истечении срока апелляционного обжалования, в связи с чем, действия истца нельзя признать добросовестным исполнением гражданским служащим служебных обязанностей.

При таких обстоятельствах суд первой инстанции пришел к обоснованному выводу о том, что Гладких С.Н. совершил дисциплинарный проступок, за который он привлечен к дисциплинарной ответственности. Привлечение истца к дисциплинарной ответственности произведено с соблюдением требований действующего законодательства, процедура работодателем не нарушена. В связи с чем, у суда не имелось оснований для признания приказа о наложении взыскания незаконным и о снятии дисциплинарного взыскания.

Также судом обоснованно отказано Гладких С.Н. во взыскании с работодателя премии и материального стимулирования по итогам 3 квартала 2010 г. Поскольку, в соответствии с порядком премирования, решение о премировании гражданских служащих, имеющих дисциплинарное взыскание, принимается начальником инспекции, который определяет и размер премии. А выплата материального стимулирования не предусмотрена для лиц, к которым применено дисциплинарное взыскание на основании п.5.3. Методики оценки эффективности деятельности органов ФНС России.

Доводы, изложенные Гладких С.Н. в кассационной жалобе, о том, что нарушение им допущено по независящим от него причинам, основанием к отмене решения не являются, так как сам факт неисполнения поручения руководителя Гладких С.Н. не оспаривался. То обстоятельство, что поручение им не было выполнено, в связи с имеющимся у него мнением о нецелесообразности обжалования судебного акта, основанием освобождения истца от дисциплинарной ответственности не является, так как приведенные истцом рассуждения не является уважительными причинами для неисполнения должностных обязанностей.

Ссылки в кассационной жалобе на то, что служебная проверка длилась более одного месяца, являются несостоятельными, так как заключение по ее результатам подписано участниками проверки 19.11.20010 г., что следует считать днем ее окончания.

Иные доводы кассационной жалобы, касающиеся незаконности, примененного к истцу дисциплинарного взыскания, являлись предметом рассмотрения суда первой инстанции и обоснованно признаны несостоятельными.

Решение суда соответствует материалам дела и требованиям закона. Всем установленным обстоятельствам дана надлежащая оценка, норма материального права применены правильно, процессуальных нарушений, влекущих отмену решения, не установлено.

Исходя из изложенного, судебная коллегия полагает, что решение суда первой инстанции является законным и обоснованным, в связи с чем, кассационная жалоба удовлетворению не подлежит.

Руководствуясь ст. ст.199, 360, 361 ГПК РФ, судебная коллегия

Решение Железногорского городского суда Курской области от 21 декабря 2010 года оставить без изменения, а кассационную жалобу Гладких С.Н., без удовлетворения.

Служебная записка – наиболее распространенная форма общения между сотрудниками внутри предприятий и организаций. Можно сказать, что это своего рода информационно-справочный документ, который призван облегчить взаимодействие сотрудников из разных подразделений друг с другом. Этот документ позволяет оперативно решать любые вопросы: хозяйственные, производственные, трудовые, правовые и т.д.

Кто может писать служебную записку

Служебную записку может писать абсолютно любой работник предприятия, столкнувшийся с какой-либо проблемой. Адресатом записки также может быть каждый сотрудник организации, в том числе руководитель, начальник подразделения или же рядовой работник, при условии, что решение озвученного в записке вопроса входит именно в его компетенцию.

Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Бланк и образец
Онлайн просмотр
Бесплатная загрузка
Безопасно

Для чего нужна служебная записка

Важное значение служебной записки состоит в том, что она показывает, что работник предприятия видит, осознает и доводит до уполномоченных лиц возникшее затруднение, попутно законно перекладывая ответственность с себя на специалистов, которые обязаны заниматься решением той или иной задачи по долгу службы.

В случае возникновения спорных ситуаций, разногласий и конфликтов этот документ позволит быстро понять, кто виновен в каждом конкретном случае.

Цель служебной записки – уведомление какого-либо уполномоченного должностного лица о появившейся проблеме, а также просьба о ее устранении, внесение рациональных предложений и согласование совместных действий.

Еще одна немаловажная роль некоторых служебных записок заключается в том, что они являются документами первичного бухгалтерского учета. В частности, они служат обоснованием и документально подтверждают некоторые расходы, произведенные на нужды предприятия, например при закупке оборудования, затратах на рекламу, транспорт и т.д. В таких случаях служебные записки после их написания необходимо хранить также долго и тщательно, как любые другие первичные документы (на случай внезапной налоговой проверки).

Основные правила написания служебной записки

Законодательно закрепленного понятия «Служебная записка» не существует, поэтому и нет строго установленной формы по ее написанию. Каждый сотрудник может составлять ее в свободном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному на предприятии. Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в обоих случаях он должен содержать «живую» подпись автора. Иногда руководители организаций требуют, чтобы служебные записки были написаны на фирменных бланках и обязательно заверялись подписями ответственных лиц. Обычно данный документ пишется в одном экземпляре, но при необходимости, можно сделать его копию.

Главное требование – в записке всегда должны содержаться сведения

о наименовании предприятия,
дате ее составления,
сотруднике, который пишет записку,
должностном лице, к которому она направляется.

Также в записке обязательно должна быть точно обозначена конкретная проблема и возможные пути ее решения.

Если служебную записку пишет рядовой сотрудник, то ее желательно заверить у руководителя подразделения, который таким образом свидетельствует о том, что с проблемой знаком и согласен с предлагаемыми вариантами по ее устранению.

После написания служебную записку необходимо зарегистрировать в журнале учета внутренних документов, чтобы ее следы не затерялись в потоке документооборота.

Инструкция по написанию служебной записки

Несмотря на то, что записка не имеет унифицированного образца, с точки зрения делопроизводства оформление вполне стандартно.

Общие понятия и общие требования к любой служебной записке. Резюме

Служебная записка – официальный документ, принятый во внутреннем документообороте компании. Правильное ее составление важно для настраивания успешной коммуникации. Получатель должен ясно понимать, что отправитель желает ему сказать. Для этого в документе нужно указать следующие пункты:

Точные цифры (к примеру, размер зарплаты, премии).
Даты (к примеру, дата отправки сотрудника в командировку).
Перечень оснований для мер, указанных в служебной записке.
Перечень материальных объектов, которые присутствуют в прошении отправителя.
Данные обо всех лицах, которые фигурируют в записке.

Начинается записка «шапкой», в которой прописываются данные о лицах, участвующих в коммуникации, наименование организации. Нужно также прописать информацию в компании. В завершении записки требуется указать дату, подпись и ее расшифровку.

В последнее время практикуются служебные записки, которые отправляются через электронную почту. Однако классическим вариантом является письменное составление.

Можно сказать, что составление таких записок — способ коммуникации между работниками одного уровня. К примеру, они могут отправляться от руководителя отдела генеральному директору. Обычно руководитель отдела просит за своих сотрудников. Если рядовые сотрудники составляют записку, она будет считаться докладной. От правильного составления служебной записки зависит, будут ли приняты просьбы отправителя. Получатель должен хорошо понимать, что у него просят и почему. Нужно прописывать всю официальную информацию, но делать это кратко и емко.

Записка – это информационно-справочный документ, главная функция которого – обмен сведениями между лицами, подразделениями. Отличается вспомогательным характером. Существует множество видов записок: служебные, аналитические, докладные, пояснительные. Эти разновидности документов часто путают между собой из-за минимальных отличий между ними. Рассмотрим основные виды бумаг.

Служебная записка

Главная цель составления такой записки – согласование вопросов, связанных с деятельностью компании. Оформляется документ тогда, когда решить проблему в устном порядке невозможно. На основании записок могут оформляться распоряжения.

Функции

Потребность в составлении записок появляется при наличии этих обстоятельств:

Оперативное уведомление руководителей о появившейся проблеме.
Поиск пути решений проблемы.
Согласование предстоящей работы.
Запрос необходимых сведений.
Формирование инструкций.
Извещение о чем-либо.
Объяснение той или иной вещи.
Согласование с сотрудниками или руководителями.

СЗ не входит в ОКУД, а потому сведения из нее не должны содержать приказы/распоряжения. Форма записки не оговорена в законе. Она может разрабатываться организацией самостоятельно. Разработанную форму нужно закрепить внутренним актом. К примеру, образец СЗ может содержаться в инструкции по делопроизводству.

Докладные записки

Основное отличие докладных записок – их получатель. Такие документы направляются вышестоящим сотрудникам: главбухи, руководители, замы. Причем ДЗ может отправляться не только руководителям своей компании, но и управленцам сторонней фирмы. Составляются они для информирования руководства о чем-либо. К примеру, это может быть уведомление о выполнении работ, о решении проблемы. Докладная записка наделяется юридической силой.

Обычно документ носит информационный или отчетный характер. Иногда записка может составляться с целью уведомления о ЧП.

Разновидности

Докладные записки подразделяются на виды в зависимости от своего содержания:

Инициативные. Содержат какую-либо инициативу. Служат побуждением для принятия какого-либо решения.
Отчетные. Необходимы для уведомления о завершении работы, выполнении распоряжений.
Информирующие. Документ содержит сведения о деталях работы, об их итогах.

Записки также могут быть внешними и внутренними. Первые отправляются в другие компании, вторые необходимы для передачи сведений внутри одной фирмы.

Правила составления

Докладная – это документ, наделяемый юридической силой. А потому к нему предъявляются повышенные требования:

Для оформления записки потребуется фирменный бланк компании.
Записку нужно зарегистрировать, присвоить ему определенный регистрационный номер.
Если у записки внешний получатель, она обычно подписывается руководителем компании.
ДЗ может сопровождаться другими документами. В этом случае нужно включить в записку перечень этих документов.

Текстовая часть документа определяется его назначением, целью составления.

Разница между разными видами записок

Служебные и докладные записки очень похожи между собой. Однако нужно учитывать и их различия:

Получателем СЗ может быть любой сотрудник компании. ДЗ всегда предназначается для вышестоящих сотрудников. Как правило, это руководство.
СЗ – это внутренний документ. То есть, он используется только внутри фирмы для связи между ее сотрудниками. ДЗ может отправляться в другие компании.
СЗ не наделяется юридической силой, а ДЗ – наделяется.
СЗ может представлять собой обычный лист. ДЗ же, если она отправляется в стороннюю фирму, должна быть составлена на фирменном бланке. Документ нужно будет также снабдить регистрационным номером.

Существует также еще один распространенный вид записок – объяснительные. Их отличие от остальных документов заключается в том, что они составляются при нарушениях трудовой дисциплины. Объяснительная включает в себя эти сведения:

Факт правонарушения.
Причины этого нарушения.

Документ составляется при следующих обстоятельствах:

Нарушение трудовой дисциплины.
Внештатная ситуация на производстве.
Материальный ущерб со стороны сотрудника.

Еще один вид документов – пояснительная записка. Она служит дополнением к основному документу. Записка детализирует состав этого документа, дополняет его.

Во многих компаниях внутренняя коммуникация происходит при помощи служебных записок. Является ли этот документ обязательным, или можно обойтись без письменных «служебок»? Ответ на этот вопрос — в нашей статье. Также поговорим о том, какие бывают разновидности записок, как их правильно оформлять и хранить.

Что такое служебная записка

Обычно служебная записка составляется для решения рабочих вопросов различного характера (организационного, информационного, технического, хозяйственного и т.п.). Ее автором может быть любой сотрудник компании. Цель составления документа также может быть различной: извещение о каком-либо событии (как произошедшем, так и предстоящем), запрос информации, выдача инструкций, согласование действий или решений и т.д.

Исходя из этого, можно дать следующее определение служебной записки. Это документ внутренней деловой переписки организации, который содержит пояснительную, объяснительную, справочную, аналитическую или иную производственную информацию.

Не стоит думать, что «служебка» — ненужная бюрократия, и в век информационных технологий ее может заменить переписка в мессенджерах или телефонный звонок. Зачастую необходимо составить именно официальный документ, который можно будет использовать в общении с контролирующими или судебными органами. Так, правильно оформленная служебная записка поможет отстоять деловую цель тех или иных затрат или обосновать размер расходов. А в кадровом делопроизводстве «служебка» нужна, например, чтобы начать процедуру применения дисциплинарных взысканий.

Виды служебных записок

Можно выделить следующие разновидности служебных записок.

Докладная. В ней автор (сотрудник, руководитель) извещает адресатов (руководство, других сотрудников) о какой-либо внутренней ситуации, сложившейся в компании. Например, об отзыве сотрудника из отпуска в связи с производственной необходимостью, о самоизоляции после возвращения из неблагополучного региона, о переводе на «удаленку» и проч.

Пояснительная. Такая «служебка» содержит сведения о каких-либо внутренних процессах в организации. Например, о введении новой электронной системы работы с рекламациями. Или о переводе внутрикорпоративных коммуникаций в электронную форму — хелпдеск, форумы и т.п.

Объяснительная. В такой записке раскрывают причины той или иной проблемы, события или нарушения. Например, причины допущенных ошибок, выпуска бракованной продукции, выхода из строя оборудования или ПО.

Материальная. Такие «служебки» нужны, чтобы запросить те или иные ресурсы. Например, закупить канцелярию, компьютеры, СИЗ; отремонтировать или заменить оборудование и проч.

На практике часто происходит смешение перечисленных типов. То есть один документ может содержать элементы сразу нескольких разновидностей «служебок». К примеру, пояснительная записка может быть также и аналитической, если в нее включается не только объективная информация по тому или иному вопросу, но и перечень мероприятий по устранению выявленных недостатков.

Различия между служебной запиской, докладной и объяснительной

Законодательство не делает различия между служебными, докладными и объяснительными записками. К примеру, в разделе 2 Инструкции по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии (утв. постановлением ЦИК России от 20.01.16 № 321/1831-6) есть такое определение: «докладная (служебная) записка — внутренний документ, адресованный вышестоящему должностному лицу от нижестоящего должностного лица и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя».

Поэтому различия между указанными видами «служебок» заключаются исключительно в их содержании. В зависимости от того, какая информация включена в документ — пояснительная, объяснительная, справочная (докладная) или аналитическая — он может именоваться соответственно пояснительная записка, объяснительная записка, докладная записка. В то же время каждый из названных типов документа можно называть просто «служебная записка».

Правила составления служебных записок

Каких-либо унифицированных правил не существует. Поэтому составлять записки можно в произвольной форме. В то же время, если тот или иной вид «служебки» используется в делопроизводстве достаточно часто, работодатель вправе прописать в локальном нормативном акте требования к ее оформлению.

При составлении «служебок» желательно ориентироваться на общие правила делопроизводства, установленные в ГОСТ Р 7.0.97-2016 (далее — ГОСТ; утв. приказом Росстандарта от 08.12.16 № 2004-ст). В частности, стоит придерживаться общих требований к созданию документа (разд. 3 ГОСТ), а также правил оформления реквизитов (разд. 4 и 5 ГОСТ).

Что касается содержания записки, то обычно ее текст состоит из двух частей. Сначала излагаются факты, послужившие поводом для составления документа. А затем делаются выводы, даются предложения или запрашивается разрешение на совершение тех или иных действий.

Как написать служебную записку

Сначала нужно указать адресат (или несколько адресатов) «служебки». Обычно таковыми являются должностные лица организации. Соответствующий реквизит принято проставлять в правой верхней части документа. При этом наименование должности указывается в дательном падеже (т.е. отвечает на вопрос «кому?» — директору, начальнику). А потом вносятся фамилия и инициалы получателя записки (п. 5.15 ГОСТ).

Затем по центру документа проставляется его наименование (п. 5.9 ГОСТ). А ниже можно разместить заголовок, отражающий краткое содержание «служебки» и дающий пояснение о том, на какую тему она составлена (п. 5.17 ГОСТ).

При обозначении адресата и в тексте «служебки» инициалы указываются после фамилии. А при расшифровке подписи — перед ней.

Составление документа завершается проставлением подписи. Она включает название должности автора (если «служебка» оформляется не на бланке организации, также указывается наименование компании), собственно подпись и ее расшифровку. При этом сначала указываются инициалы, а потом фамилия. Если документ составляется несколькими лицами, которые занимают в организации разное положение, то их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей (п. 5.22 ГОСТ).

И заключительный штрих — проставление даты (а при необходимости также и времени) подписания. Эти сведения располагаются под подписью. Указать дату можно одним из двух способов. Либо арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.10.2021, либо словесно-цифровым способом: 5 октября 2021 г. (п. 4.10 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016).

При указании даты цифрами, разделенными точками, первые два реквизита всегда содержат 2 цифры (т.е. 5 января надо указать как 05.01), а буква г. после указания года не проставляется. Если же дата указывается словесно-цифровым способом, то цифра 0 перед днем не используется (т.е. пишется 5 января, а не 05 января), а после указания года проставляется буква г.

Автор статьи

Куприянов Денис Юрьевич

Юрист частного права

Страница автора

Читайте также: