Систематизация архивных документов в суде это
Обновлено: 23.04.2024
Единица систематизации документов архивного фонда в архиве суда —совокупность архивных документов или отдельный документ, относящийся к одному вопросу деятельности суда (единица хранения).
Признаки единицы систематизации документов архивного фонда в архиве суда:
1.структурный(принадлежность единиц хранения к структурным подразделениям суда);
2.хронологический(по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения);
3.функциональный, отраслевой, тематический, предметно-вопросный (с учетом функций, отраслей и направлений деятельности организации, а также тем и вопросов, которых касается содержание документов);
4.номинальный(о делопроизводственной форме — по видам и разновидностям документов);
5.корреспондентский(по организациям, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения);
6.географический(в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими объектами, с которыми связано содержание документов);
7.авторский (по названиям организаций или фамилиям граждан, являющихся авторами документов).
В судах судебной системы Российской Федерации наиболее востребованными при ведении деятельности по систематизации документов общего и судебного делопроизводства являются хронологический, структурный и тематический признаки.
Систематизация документов в архивных фондах судов может осуществляться двумя способами: способом непосредственной, не учетной систематизации, а также картотечным способом.
Возможным, но не обязательным способом систематизации документов в архивах судов судебной системы Российской Федерации является ведение топографических показателей в архиве.
Комплектование архивов судов электронными судебными документами.
Способ передачи в архив суда электронных документов:
Первый способ. На сегодняшний день электронные документы в архив суда могут предаваться в составе судебного дела, на физически обособленном материальном носителе однократной записи в виде контейнеров электронных дел, включающих электронные документы;
Второй способ. Может быть реализован по средствам действующего в суде программного обеспечения. (Данный порядок комплектования архивов электронными документами закреплён в п. 7.1. Рекомендаций по комплектованию, учёту и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций).
В судах Российской Федерации для обеспечения передачи возможного массива электронных документов применяются:
1.Государственная автоматизированная система «Правосудие» — в судах общей юрисдикции (включая модуль «АМИРС» для обеспечения судопроизводства у мировых судей);
2.Программный комплекс «Судебно-арбитражное делопроизводство» (ПК «САД»).
Главной отличительной особенностью комплектования архивов судов электронными судебными документами – их присоединение к формируемым в традиционном порядке бумажным носителям (судебным делам, материалам) и установление единого срока хранения, ведения учёта в архиве по единому номеру (шифру).
В связи с пунктом 7.9 «Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде», утвержденным приказом Судебного департамента от 29. 04. 2003 г. № 36: «При использовании средств аудиозаписи и иных технических средств для фиксирования хода судебного заседания электронные носители информации (диски, дискеты, флеш-карты) должны быть вшиты в дело (приобщены к протоколу судебного заседания) в упакованном виде (конверт) с указанием на упаковке номера дела, даты, а также подписаны уполномоченным работником аппарата. Упаковка должна обеспечивать сохранность электронного носителя от повреждений и порчи». Аналогичные нормы действуют и в других судах судебной системы Российской Федерации.
4.Сроки хранения и виды оформления дел. Требования при формировании дела. Правила нумерации и подготовки описи дел.
Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, в том числе по личному составу, после окончания календарного года, в котором они были заведены, подготавливаются к передаче в архив суда и подлежат оформлению и описанию.
Оформление и подготовка к сдаче в архив нарядов и других документов, подлежащих постоянному и временному хранению, производят работники отделов дело/ судопроизводство судебных коллегий и судов, на которых возложена обязанность по ведению архивов.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
В отношении дел временного срока хранения (до 10 лет включительно применяются правила частичного оформления (допускается возможность не нумеровать листы дела и не составлять заверительные надписи).
При формировании дела необходимо соблюдать следующие требования:
- в дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела
- запрещается группировать в дела черновики документов, документы без подписи исполнителя, неисполнительные документы, несколько экземпляров (дубликатов) одного и того же документа, а также документы, подлежащие возврату.
- документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела.
- включать в дела по одному экземпляру каждого документа (например, если первоначальная поступила копия документа с помощью фукса, а после этого поступил оригинал документа посредством иных средств связи, то копия этого документа в дело не группируются, а на оригинале документа ставится отметка о дате поступление его копии переносится необходимое визирование и справка).
- группировать в дела документы одного календарного года (за исключением некоторых категорий дел, например, судебные дела, переходящие дела)
-Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными для них сроками хранения.
- документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере поступления (входящие- по датам поступление, исходящие-по датам отправления)
- дело на бумажном носителе не должно содержать более 250 листов при толщине не более 4 см.
- переписка группируется, как правильно, за календарный год и систематизируются в хронологической последовательности- документ-ответ следует за документом-запросом.
В целях обеспечения сохранности документов, включённых в дело на бумажном носителе, все его листы (кроме листа- заверителя и внутренней описи) нумеруются в валовом порядке арабскими цифрами, которые проставляются в правом верхнем углу листа документа простым карандашом или нумератором.
Правила нумерации листов в деле:
●Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому дому или части отдельно.
● Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрационный материалы, представляющее самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
● Сложенный лист разворачивается и нумеруются в правом верхнем углу
●Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями) нумеруются как один лист.
● Если к документу подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки текста, переводы), то каждый документ нумеруются отдельно
● Подшитые в дело конверты нумеруются- при этом в начале нумеруются конверт, а затем очередным номером каждое вложение и конверт.
Подготовка описи дел-это создание архивного справочника, представляющего перечень заголовков дел, который предназначен для идентификации дел: раскрытие их состава и содержания целью систематизации внутри фонда и обеспечения учета документов.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу. Отдельные описи составляются на единицы хранения электронных документов постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения в том числе по личному составу.
Перед внесением заголовков дел в описи проверяется качество формирование и оформление дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел суда.
При просмотре дел проверяется: соответствие заголовка дела содержанию документов в деле; правильность оформления и группировки документов, включённых в дело; качество подшивки или переплета дела; правильность нумерации листов дела; наличие в деле, в необходимых случаях, внутренней описи дела и правильность её составления; правильность оформление обложки дела ; наличие и правильность листа заверителя дела.
В случае обнаружения нарушения установленных правил формирование и оформление дел они должны быть устранены.
Опись подписывается составителем с указанием его должности. Итоговая запись заверяется начальником отдела дело/ судопроизводства, согласовывается с председателем экспертной комиссии суда и утверждается председателем суда (судебной коллегии).
5.Перечень документов федеральных судов с указание сроков хранения. Правила исчисления сроков хранения.
Перечень документов федеральных судов с указанием сроков хранения является основным нормативным актом, определяющим сроки хранения всех категорий документов, образующихся в процессе деятельности верховных судов республик, краевых и областных судов, судов городов федерального значения, судов автономной области и автономных округов, районных судов.
Перечень документов федеральных судов с указанием сроков их хранения используется при классификации документов, составлении номенклатура дел и формирование дел по номенклатуре в делопроизводстве. Он служит целям обеспечения сохранности документов в делопроизводстве и отбора документов на постоянное хранение и уничтожение.
Срок хранения документов- это период времени в течение которого должно обеспечиваться сохранение документа в составе архивного фонда суда, архивного фонда Российской Федерации.
Сроки хранения судебных документов зависит от видов документов и от категории судов, где они образованы. Согласно приказа судебного департамента при верховном суде РФ от 9 июня 2011 г. №112 «Об утверждении перечня документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения» установлены следующие сроки хранения: «постоянно» , «до минования надобности» , «до замены новыми» , «до ликвидации» , «1,2,3,5,15,75 лет» , «5 лет ЭПК,10 лет ЭПК,15 лет ЭПК,25 лет ЭПК,45 лет ЭПК, 75 лет ЭПК» , «до востребования» и др.
Конкретные сроки хранения определяется по каждой из категории судебных дел, нарядов и дел общего делопроизводства.
Действующие в настоящее время "Перечень документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения" содержит 17 тематических разделов и 7 разделов, объединяет своём составе 498 наименований категорий документов, образующихся в ходе судебной деятельности и устанавливает для них сроки хранения.
| Категория судебного дела: | Срок хранения: |
| О взыскании алиментов и об увеличении (уменьшении) размера алиментов | До прекращения права на получение алиментов |
| По спорам, вытекающим из трудовых правоотношений | постоянно |
| О праве собственности на землю | постоянно |
| О защите прав потребителей | 5 лет ЭПК |
| Об оспаривании решений, действий (бездействий) органов государственной власти, органов местного самоуправления, должностных лиц, государственных и муниципальных служащих | 5 лет ЭПК |
| О признании гражданина безвестно отсутствующим или умершим | постоянно |
| Дела о преступлениях, за которые назначено наказание в виде пожизненного лишения свободы | постоянно |
| По преступлениям небольшой тяжести | постоянно |
| Материалы о замене наказаний в случае злостного уклонения от отбывания исправительных работ, штрафа, обязательных работ и ограничения свободы другими видами наказания | 5 лет ЭПК |
| Материалы об освобождении от наказания в связи с болезнью осужденного | 5 лет ЭПК |
| Дела по жалобам на постановления по делам об административных правонарушениях | 5 лет ЭПК |
Правила исчисления сроков хранения для различных категорий судебных дел:
| Гражданские, административные дела: обращение к исполнению вступившего в законную силу определения об оставлении иска, жалобы без рассмотрения; вынесение судебного приказа и обращение его к исполнению |
| Уголовные дела: погашение судимости, вступление в законную силу оправдательного приговора, а также постановления (определения) о прекращении дела |
| Дела об административных правонарушениях: обращение к исполнению вступившего в законную силу судебного акта; вступление в законную силу постановления о прекращении производства по делу |
· Классификация документов, образующихся в деятельности суда –процесс разделения документов на группы (подгруппы), каждая из которых имеет свои, обязательные, присущие только ей элементы, которые характеризуют судопроизводство и судебное делопроизводство.
· Систематизация архивных документов - деятельность специалистов, обеспечивающих деятельность архива, по формированию единиц хранения из поступивших в архив архивных документов, внесение их в описи и оформление в порядке, обеспечивающем учет, поиск и использование архивных документов.
· Единица систематизации документов архивного фонда в архиве суда —совокупность архивных документов или отдельный документ, относящийся к одному вопросу деятельности суда (единица хранения).
· Инструкция по судебному делопроизводству- является основным нормативно-методическим документом, определяет и устанавливает единую систему организации и порядок ведения судебного делопроизводства в районных судах Российской Федерации, предусматривая учет и ведение документооборота районного суда, единые требования к оформлению процессуальных и иных документов, обеспечение оптимального порядка передачи и движения процессуальных и иных документов в структурах районного суда, порядок текущего хранения судебных дел, документации и передачи их в архив.
· Документы временного хранения- хранение документов до уничтожения в течении сроков, которые установлены в НПА (кратковременный- до 10 лет и долговременный- свыше 10 лет)
· Документы постоянного хранения-хранение документа без определения срока (бессрочно)
· Подготовка описи дел- это создание архивного справочника, представляющего перечень заголовков дел, который предназначен для идентификации дел: раскрытие их состава и содержания целью систематизации внутри фонда и обеспечения учета документов.
· Срок хранения документов- это период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе архивного фонда суда, архивного фонда Российской Федерации.
Примерная номенклатура разработана во исполнение постановления Совета судей Российской Федерации от 29 апреля 2005 г. N 131 "О мерах по совершенствованию организации деятельности мировых судей в Российской Федерации". При разработке номенклатуры учтены требования Инструкции о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования, утвержденной приказом Судебного департамента от 28 декабря 2005 г. N 157.
В работе по составлению Примерной номенклатуры использованы отдельные положения Методических рекомендаций по организации работы архива у мирового судьи, разработанных Судебным департаментом при Верховном Суде Российской Федерации в 2006 году в качестве основы организации работы архивов мировых судей в субъектах Российской Федерации (N СД-НК/704 от 3 апреля 2007 г.).
2. Примерная номенклатура является основным нормативным документом, определяющим сроки хранения всех категорий документов, образующихся в процессе деятельности мировых судей.
Примерная номенклатура содержит максимальный перечень дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей.
Примерная номенклатура представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве мирового судьи, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Примерная номенклатура составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел и документов в делопроизводстве мирового судьи. Она определяет группировку исполненных документов в дела, систематизацию дел, индексацию и сроки хранения дел, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, используется также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Для дел общего делопроизводства, указанных в Примерной номенклатуре, а также для уголовных, гражданских дел и дел об административных правонарушениях сроки хранения устанавливаются в соответствии со статьями Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558, Перечня документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения (далее - ПФС). Для отдельных категорий дел, образующихся в деятельности мировых судей, сроки хранения устанавливаются данной Примерной номенклатурой.
3. Номенклатура служит целям обеспечения сохранности в делопроизводстве и отбора документов, образующихся в деятельности мировых судей, на постоянное хранение и уничтожение.
4. На основе Примерной номенклатуры дел составляется индивидуальная номенклатура дел, образующихся в деятельности мирового судьи (далее - номенклатура), повторяя формулировки Примерной номенклатуры дел, установленные в ней сроки хранения, а также индексы, определенные для соответствующей категории дел.
Номенклатура составляется на каждый год не позднее октября предшествующего года на основе изучения содержания документов, образующихся в процессе деятельности мирового судьи.
Индивидуальная номенклатура дел мирового судьи оформляется в соответствии с приложением к настоящей Примерной номенклатуре.
5. Индивидуальная номенклатура согласовывается с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела в порядке, определяемом действующим законодательством, и утверждается мировым судьей. Номенклатура пересогласовывается с архивным учреждением не реже чем раз в пять лет. В случае значительных изменений функций, состава документации номенклатура подлежит пересоставлению и утверждению независимо от срока ее согласования.
6. Сроки хранения дел, установленные Примерной номенклатурой, являются обязательными для всех мировых судей.
Уничтожение документов временного хранения производится после утверждения архивным органом описей дел постоянного хранения.
7. Взаимодействие с архивными учреждениями в субъектах Российской Федерации осуществляется органами (службами), обеспечивающими деятельность мировых судей, на основании соответствующих договоров, предусматривающих порядок сдачи дел в государственный или муниципальный архивы.
8. Дела, срок хранения которых определен Примерной номенклатурой "постоянно", подлежат хранению и передаются в соответствующие государственные или муниципальные архивы в виде подлинников в установленные сроки. При наличии соответствующей отметки в примечании ряд дел, имеющих срок хранения "постоянно", хранятся в архиве мирового судьи и на государственное хранение не передаются.
В случае если дела (документы), образующиеся в деятельности мирового судьи, являются источником комплектования государственных или муниципальных архивов и отнесены в установленном порядке и в соответствии с данной Примерной номенклатурой к составу архивного фонда Российской Федерации, они подлежат передаче на постоянное хранение в указанные архивы.
9. Дела временного срока хранения не могут быть уничтожены ранее установленных для них сроков хранения. По решению экспертной комиссии, созданной у мирового судьи, сроки хранения отдельных дел могут быть продлены исходя из их научной и практической ценности по согласованию с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела или федерального государственного архива.
Порядок создания экспертной комиссии отражен в Основных правилах работы ведомственных архивов, утвержденных приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. N 263, а также в Методических рекомендациях по организации работы архива у мирового судьи либо в соответствии с действующими нормативными документами.
Уничтожение дел временного хранения производится после утверждения архивным органом описей дел постоянного хранения и по личному составу в тех субъектах Российской Федерации, где они ведутся.
10. Организацию проведения экспертизы ценности документов, отбора документов и оформления их на уничтожение, а также контроль правильности проведения экспертизы ценности документов и применения настоящей Примерной номенклатуры осуществляют органы Судебного департамента в субъектах Российской Федерации, уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, а также органы (службы, подразделения) по обеспечению деятельности мировых судей в субъектах Российской Федерации, где эти полномочия непосредственно за ними закреплены соответствующими нормативными документами.
11. Разделы Примерной номенклатуры включают перечень дел, образующихся в деятельности мировых судей субъектов Российской Федерации, с учетом специфики действующего регионального законодательства, в том числе по решению кадровых, организационно-правовых и иных вопросов обеспечения деятельности мировых судей.
Внутри разделов Примерной номенклатуры заголовки дел располагаются по степени важности документов с учетом их взаимосвязи по конкретным направлениям деятельности.
12. Каждое дело, включенное в Примерную номенклатуру, имеет строго определенный индекс (графа 1). Индекс дела состоит из установленного цифрового обозначения и порядкового номера заголовка дела. Индекс обозначается арабскими цифрами. Группы цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире.
В пределах одного раздела для однородных дел сохраняются одинаковые индексы.
13. Графа 2 включает заголовки дел. При составлении номенклатуры мирового судьи возможны уточнения заголовков, предложенных Примерной номенклатурой, их конкретизация. Допускается объединение в одно дело нескольких взаимосвязанных по содержанию заголовков из Типовой номенклатуры.
Заголовок дела четко и лаконично отражает основное содержание и состав (виды) документов.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
Если дело состоит из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
14. В графе 3 указываются сроки хранения дел, а в графе 4 - номера статей со ссылкой на Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, Перечень документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения.
15. Требования, содержащиеся в Примерной номенклатуре, должны учитываться при составлении индивидуальной номенклатуры дел (документов) мирового судьи.
При составлении номенклатуры мирового судьи не допускается объединение в одном деле документов с различными сроками хранения.
В индивидуальную номенклатуру дел необходимо перенести отметку "ЭПК", которая добавлена к сроку хранения отдельных дел в номенклатуре. Отметка "ЭПК" означает, что в данном деле могут быть документы, имеющие практическую и научно-историческую ценность и подлежащие отбору на постоянное хранение (после проведения полистного просмотра дел) и передаче их в государственный архив.
16. Исчисление сроков хранения нарядов и дел общего делопроизводства начинается с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например: исчисление сроков хранения дел, законченных делопроизводством в 2011 году, начинается с 1 января 2012 г.
17. Сроки хранения для гражданских дел исчисляются с момента:
обращения к исполнению вступившего в законную силу судебного акта;
вступления в законную силу определения о прекращении производства по делу;
вступления в законную силу определения об оставлении иска, заявления, жалобы без рассмотрения;
вынесения судебного приказа и обращения его к исполнению.
18. Сроки хранения для уголовных дел исчисляются с момента:
вступления в законную силу оправдательного приговора, а также постановления (определения) о прекращении дела.
19. Сроки хранения для дел об административных правонарушениях исчисляются с момента:
обращения к исполнению вступившего в законную силу судебного акта по делу об административном правонарушении;
вступления в законную силу постановления о прекращении производства по делу.
20. В графу 5 переносятся все примечания из соответствующей графы Примерной номенклатуры дел. Кроме того, в данной графе проставляются отметки о переходящих на следующий год делах, о передаче дел, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование конкретных дел.
21. При определении сроков хранения дел должны учитываться все имеющиеся в примечаниях к статьям Примерной номенклатуры уточнения и разъяснения.
22. Срок "до минования надобности" означает, что документы имеют только практическое значение, срок их хранения определяется мировым судьей и не может быть менее одного года.
23. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел отдельно постоянного и временного хранения, об общем количестве дел.
24. Итоговая запись удостоверяется подписью ответственного за подготовку номенклатуры дел работника аппарата мирового судьи.
25. Вместе с делами постоянного хранения в государственный (муниципальный) архив передается опись дел постоянного хранения в двух экземплярах. Два экземпляра описи дел остаются в архиве мирового судьи на постоянное хранение.
26. Типовую номенклатуру дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей, утвержденную Генеральным директором Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации 30 декабря 2008 г., считать утратившей силу с момента утверждения настоящей Примерной номенклатуры.
5.2. Формирование дел и их текущее хранение
5.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела согласно номенклатуре дел и систематизация документов внутри дела.
С момента заведения и до передачи в центральный архив Судебного департамента дела хранятся по месту их формирования - в структурных подразделениях Судебного департамента (текущее хранение).
Руководители структурных подразделений и работники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
Дела заводятся в структурных подразделениях в начале календарного года. Формированием и текущим хранением дел занимаются работники, ответственные за делопроизводство.
5.2.2. Исполненные документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителями работникам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях, для формирования их в дела.
Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяется руководителем структурного подразделения или исполнителем в соответствии с номенклатурой дел.
Контроль за правильностью формирования дел осуществляет Управление делами.
5.2.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:
помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел;
помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
помещать приложения вместе с основными документами;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;
помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и другие реквизиты);
не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);
по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Т. 1", "Т. 2" и т.д.
5.2.4. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
5.2.5. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
5.2.6. В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации.
5.2.7. Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.
5.2.8. Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в которое подшит подлинник этого документа.
5.2.9. Документы коллегии группируются в два дела: протоколы заседаний и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.
Протоколы заседаний и решения коллегии в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.
5.2.10. Документы к заседаниям группируются в отдельное дело так же, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц.
Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов.
Положения, уставы, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
5.2.11. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
5.2.12. При формировании приказов по личному составу формируются в отдельные дела приказы по личному составу по различным вопросам в соответствии со сроками хранения. Например, приказы о приеме, перемещении, увольнении работников формируются отдельно от приказов по другим вопросам (командировкам и т.д.).
5.2.13. Утвержденные планы, отчеты, сметы и другие документы группируются отдельно от их проектов.
5.2.14. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
5.2.15. Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы Судебного департамента, его органов и учреждений и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.
5.2.16. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом.
При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Если имеется документ о снятии с контроля нескольких документов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.
5.2.17. Списки рассылки служебных документов подшиваются в отдельные дела.
5.2.18. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются по описям в центральный архив Судебного департамента.
Дела временного хранения (до 10 лет включительно) хранятся в структурных подразделениях, а по истечении сроков их хранения передаются в центральный архив для централизованного уничтожения.
Личные дела гражданских служащих хранятся в Управлении государственной службы и кадрового обеспечения в течение 10 лет со дня их увольнения с гражданской службы, после чего передаются в центральный архив Судебного департамента.
Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел Судебного департамента, отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера.
5.2.19. Дела со дня их заведения до передачи в архив Судебного департамента или на уничтожение хранятся по месту их формирования.
Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.
5.2.20. В каждом структурном подразделении назначаются работники, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела (как правило, это работники, ответственные за делопроизводство).
Руководители подразделений и указанные работники обеспечивают сохранность документов и дел.
5.2.21. Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:
создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;
проверка наличия и состояния документов и дел;
соблюдение порядка выдачи дел.
5.2.22. Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.
Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела - соответствующую папку на полке.
5.2.23. Дела документального фонда Судебного департамента, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.
Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене управляющего делами, руководителя структурного подразделения, при реорганизации и ликвидации структурного подразделения Судебного департамента.
Проверка наличия дел проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.
5.2.24. В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.
5.2.25. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя структурного подразделения Судебного департамента. Выдача дел работникам подразделений для работы осуществляется под расписку.
На выданное дело заводится карточка выдачи дел (приложение N 36 к Инструкции), помещаемая на место выданного дела. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.
Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации или его заместителя в соответствии с распределением обязанностей по актам (приложение N 37 к Инструкции).
5.2.26. Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящиеся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются работнику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель с указанием - когда, кому и на какой срок выдан документ.
5.2.27. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
Систематизация документов в архиве – важная составляющая хранения различных дел, процедура которой прописана в нормативно-правовых актах и соответствует закону «Об архивном деле в Российской Федерации».
Что такое систематизация?
Систематизация архива – это комплекс действий, направленных на формирование документов в единицы хранения. Существует несколько способов, которыми осуществляется систематизация архива документов, а именно: в хронологическом порядке, номинальном, алфавитном, тематическом и др.
Обязательна ли номенклатура при систематизации?
В номенклатуре дел хранятся краткие сведения об архиве организации, позволяющие быстро получить необходимую информацию. Номенклатура имеет свою систематизацию: разделы номенклатуры соответствуют структурным подразделениям организации. Когда производится систематизация дел в архиве, номенклатура становится основой для составления описей дел. Опись же включает в себя данные о фактическом наличии и количестве документов, выступает логическим продолжением упорядочивания.
Помощь специалиста или самостоятельность?
При самостоятельном решении вопроса упорядочивания документов можно совершить ошибки, и отвечать за них будете только Вы. Систематизация архива профессионалами подразумевает определенные гарантии качества, поэтому сотрудничество с «Архив Гарант» вполне оправдано. Мы обладаем большим опытом работы в этой сфере, знакомы с технической и законодательной базой страны. Кроме того, «Архив Гарант» выполняет все циклы архивных услуг.
Наши преимущества:
- экономия Вашего времени;
- налаженные контакты с государственными архивами;
- грамотная систематизация архива документов;
- при желании, перевод в электронный архив всех данных.
Квалифицированные архивариусы
Квалифицированные архивариусы помогут привести документацию предприятия в порядок в соответствии со всеми нормами, обеспечат максимальную информативность и рациональное использование. Систематизация документов в архиве поможет в работе финансового и кадрового отделов, управленческого аппарата. Такой трудоемкой и сложной работой, как систематизация дел в архиве, должны заниматься исключительно профессионалы, и тогда работа любой организации будет максимально оптимизированной.
Систематизация документов является одной из основных составляющих успешной работы делопроизводственной службы. Известно, что для решения некоторых текущих задач зачастую необходимо применять имеющуюся документацию.
Проблемы хранения и поиска документов
Однако далеко не всегда можно быстро найти нужный документ, ведь в процессе деятельности компании скапливается огромное количество бумаг, беспорядочное хранение которых приводит к существенной трате времени на их поиски и, соответственно, на решение важных деловых вопросов. К счастью, избежать этого очень легко – для этого лишь нужно периодически производить процедуру под названием систематизация документов.
Что понимается под систематизацией документов
Под систематизацией документов подразумевают сортирование деловых бумаг, которые относятся к одному направлению деятельности или же к определенному временному промежутку. После проведения сортировки документы подшиваются в отдельную папку, которая получает собственную этикетку с определенными данными. Далее сформированная папка фиксируется в специальном журнале, где указывается не только ее название, но и срок хранения. По истечении указанного срока дело может быть переведено в архив организации или сдано в государственный или частный архив.
Требования к документации
Систематизация документов является процедурой со строгим регламентом, поэтому ее проведением должны заниматься только высококвалифицированные специалисты. Более того, выполнение данного вида работ предусматривает еще и заботу о физическом состоянии документации. Все документы, которые принимают участие в систематизации, должны быть подшиты в качественные папки с твердыми обложками, поскольку только таким образом можно избежать быстрого физического износа документов.
Хранение систематизированных документов
Кстати, систематизация деловой документации необходима как бумагам длительного хранения, так и документам, срок годности которых составляет менее десяти лет. Причем систематизированные документы можно хранить как в организации, так и в специальных архивах. Последний вариант на сегодняшний день является самым лучшим, поскольку только таким путем можно обеспечить безопасность хранения ценных деловых бумаг.
Услуги частных архивных компаний
Если компания не располагает квалифицированными кадрами, которые должны выполнять систематизацию документов или же на выполнение данной процедуры просто-напросто не хватает времени, тогда можно заказывать услуги по систематизации документов в частных архивных компаниях.
Работа компании «Архив Гарант»
Систематизация документов является одним из основных направлений работы компании «Архив Гарант». Высокая квалификация наших специалистов позволяет в короткий промежуток времени выполнить все архивные работы , связанные не только с систематизацией документов, но и с передачей сформированных дел в архив.
Автор статьи
Читайте также: