Принципы организации судебного делопроизводства

Обновлено: 28.03.2024

В России, вслед за ведущими капиталистическими странами, началась революция в делопроизводстве. Ускоряется внедрение информационных технологий, электронные документы начинают постепенно вытеснять документы на традиционных носителях. Существенно изменяется нормативно-правовая база делопроизводства. В государственном секторе реализуется программа создания «электронного правительства», которая также приводит к усилению роли электронных документов.

Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации, утвержденная президентом Российской Федерации 07.02.2008, предусматривает, в т.ч., повышение эффективности государственного управления. Среди наиболее важных задач, которые предстоит решить, названы следующие:

увеличение объемов и качества государственных услуг, предоставляемых организациям и гражданам в электронном виде;

совершенствование нормативно-правового обеспечения стандартизации и администрирования государственных услуг;

Исходя из контрольных значений показателей развития информационного общества в Российской Федерации на период до 2015 г., доля электронного документооборота между органами государственной власти в общем объеме документооборота должна будет составить 70 %. Сделать это без кардинального изменения отношения к делопроизводству невозможно.

Основные принципы современного делопроизводства

Основные принципы современного управления документами отражены в стандарте ISO 15489:2001 «Информация и документация. Управление документами». Данный стандарт переведен на русский язык и принят в качестве национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».

Главная особенность современного управления документами заключается в том, что оно строится на принципах, сходных с принципами систем менеджмента качества. Используется известный цикл постоянного улучшения Деминга – «Планируй – Сделай – Проверь – Действуй»:

на втором этапе управление документами ведется в строгом соответствии с законодательно-нормативными требованиями и внутренними нормативными документами организации. Собираются документальные подтверждения исполнения требований;

на третьем этапе анализируется эффективность системы управления документами, выбираются меры по корректировке и улучшению этой системы. Результаты анализа документируются;

на четвертом этапе в систему вносятся намеченные на третьем этапе улучшения и исправления (которые также документируются).

В течение всего цикла регулярно проводится обучение и повышение квалификации всех сотрудников организации по вопросам управления документами.

Такой подход позволяет не только постоянно повышать эффективность управления документами, но и легко интегрировать систему управления документами и разнообразные системы менеджмента (качества, информационной безопасности, окружающей среды, охраны труда и т.д.).

Современный подход к управлению документами предусматривает единообразное управление различными видами документов, т.е. не только организационно-распорядительной документацией, но и, например, бухгалтерскими и налоговыми документами или документами по качеству.

Принципы управления документами в равной степени применимы к документам на различных носителях, независимо от способа доставки документов. Это особенно важно, т.к. в России надлюдается переход от традиционного бумажного документооборота идет не к электронному, а к смешанному документообороту. ГОСТ Р ИСО 15489 определяет понятие «документ» как зафиксированную на материальном носителе идентифицируемую информацию, созданную, полученную и сохраняемую организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

Многие вопросы, относящиеся к управлению как электронными, так и неэлектронными документами, в настоящее время рассматриваются как неотъемлемые элементы информационной безопасности организации[1].

Системы электронного документооборота (СЭД), согласно современным представлениям, должны обеспечивать управление не только электронными, но и неэлектронными документами и поддерживать ведение смешанных дел.

Возможности, открывающиеся при использовании электронных документов, привели к изменениям в ключевых технологиях делопроизводства. В качестве примера можно привести функциональный подход к составлению номенклатуры дел, принцип «больших корзин» при экспертизе ценности и установлении сроков хранения документов. Все более распространенным становится ведение различного рода досье, в которые включаются разные виды документов, возможно, имеющие различные собственные сроки хранения.

Метод «больших корзин» при определении сроков хранения документов

Метод «больших корзин» предполагает разделение всех документов организации на несколько относительно крупных групп, в зависимости от того, какую функцию исполняют документы, и для каждой группы устанавливается срок хранения.

При проведении экспертизы ценности требуется определить, какую функцию в деловой деятельности организации выполняет документ и к какой группе документации его можно отнести, а значит, срок хранения документа будет установлен по сроку хранения данной группы. В этом случае нет необходимости перечислять в номенклатуре дел все типы документов, выполняющих одну и ту же функцию, и все возможные заголовки. Кстати, такой метод назначения сроков хранений намного легче автоматизировать.

Если в одном массиве хранятся документы близких сроков хранения, то, согласно данному методу, всему массиву можно установить наибольший из сроков хранения – это опять-таки облегчает автоматизацию и позволяет избежать трудоемкой и дорогостоящей выемки тех документов, сроки хранения которых истекли чуть раньше.

В России примеры использования подобного подхода хотя и редки, но есть. Так, в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 06.10.2000, в ст. 150 для целой группы документов установлен один срок хранения – 5 лет, в графе «Вид документа» указано: «Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, корешки к ним, счета-фактуры, накладные и авансовые отчеты и др.)». На практике это означает, что если законодательством или каким-либо локальным нормативным документом будет введена новая разновидность первичной бухгалтерской документации, она автоматически получает пятилетний срок хранения.

Обеспечение юридической силы электронных документов, защита их целостности и аутентичности

Основная роль документов в современном капиталистическом обществе – служить доказательством в случае споров, судебных разбирательств и расследований. Для того чтобы документы были приняты к рассмотрению и обладали доказательной силой, они должны удовлетворять определенным требованиям.

Чем более активно используются электронные документы в деловой деятельности, тем чаще требуется представление их в судебные и государственные органы в качестве доказательств. Для того чтобы интересы организации были надежно защищены, необходимо прежде всего обеспечить юридическую значимость электронных документов.

Для придания таким документам юридической силы в первую очередь требуется сохранение их аутентичности и целостности. Под аутентичностью понимается возможность доказать авторство документа, время его создания и подлинность содержания. Целостность означает полноту и неизменность документа с течением времени. Чтобы иметь возможность доказать целостность и аутентичность определенных видов документов, необходимо не только сохранить сам документ, но и вспомогательную документацию и метаданные, документирующие этапы жизненного цикла документа.

Электронные документы не стали привычными, поэтому к ним зачастую предъявляются более жесткие требования, чем к аналогичным бумажным документам, да и их «технические» особенности создают дополнительные сложности:

существует проблема различения оригинала и копий: сторона, получившая копию электронного документа, может внести в него изменения и заявить, что именно она обладает оригиналом;

стоит вопрос подтверждения авторства и факта утверждения (подписания, согласования) документа, а также факта отправки, получения и регистрации при электронной пересылке;

существует проблема определения точного времени создания документа, в т.ч. при использовании электронной цифровой подписи (ЭЦП).

Для того чтобы электронные документы могли быть приняты судом и иметь максимальную доказательную силу, необходим комплекс мер, охватывающий все этапы жизненного цикла документа.

Россия сейчас находится на пути развития документооборота, на котором в начале 90-х гг. . прошлого века было США: массовое использование электронных документов уже началось, однако законодательство еще не уравняло в правах традиционные и электронные документы.
В этой связи представляет особый интерес совместный технический отчет ANSI/AIIM TR31 Американского национального института стандартов ANSI и Ассоциации специалистов по управлению контентом AIIM, в котором были намечены пути совершенствования законодательства и предложены основные принципы, при соблюдении которых можно доказать целостность и аутентичность электронных документов. В разработке стандарта приняли участие ведущие специалисты из государственных ведомств, представители бизнеса и юристы.

Юридическая значимость электронных документов обеспечивается комплексом мер, в число которых входят:

управление документами внутри организации на основе принципов системы менеджмента качества, включающее разработку внутренней нормативной базы; заключение, при необходимости, соглашений и договоров с партнерами и поставщиками; а также документирование исполнения законодательно-нормативных требований;

Зарубежный опыт показывает, что использование ЭЦП окупается при оперативной работе с ответственными электронными документами. Использование ЭЦП для менее значимых документов (включая внутреннюю переписку, которая ведется в рамках защищенной корпоративной СЭД) считается неоправданным. Применение ЭЦП при работе с документами постоянного и длительного (свыше 7–10 лет) срока хранения в настоящее время не рекомендуется, поскольку технологии обеспечения длительной проверяемости ЭЦП еще не отработаны.

Опыт также показывает, что для автоматизации массовых рассылок извещений и других подобных документов необходимо, по мере возможности, отказаться от использования подлинных подписей и печатей на таких документах. В этом плане интересен опыт Евросоюза, где соответствующие европейские директивы запрещают национальным правительствам требовать наличие личных подписей на электронных счетах и счетах-фактурах.

Аутентичности и целостности документов способствует соблюдение норм соответствующих стандартов и правил «хорошей деловой практики». В настоящее время можно найти зарубежные стандарты практически по всем аспектам управления электронными документами.

Сегодня известны два основных метода организации хранения электронных документов (которые могут использоваться и в комбинации). Первый метод предусматривает хранение документов на съемных носителях, предпочтительно, на носителях однократной записи типа WORM (CD, DVD и т.п.). При использовании второго метода документы онлайн хранятся в системах электронного документооборота или электронных архивах (ЭА). В этом случае защита целостности и аутентичности обеспечивается средствами СЭД/ЭА.

За рубежом накоплен большой опыт использования государственного регулирования в целях обеспечения качества и совместимости программного обеспечения и аппаратных средств, закупаемых государственными органами как для внутреннего использования, так и для решения задач в рамках программы создания «электронного правительства». Особо следует отметить стандарты функциональных требований к СЭД (в США это DoD 5015.2, в Европе – MoReq2).

Оперативное использование электронных документов

К настоящему времени уже известен интересный практический опыт оперативного использования электронных документов, которое вызывало определенные трудности. Из всего массива проблем стоит обратить внимание на несколько наиболее актуальных.

Понятие «электронного документа». Если ранее к электронным документам относили те документы, для создания, обработки, передачи и хранения которых использовались электрические, магнитные и т.д. технологии (например, факсы), то сегодня к электронным относят те документы, с которыми невозможно работать без помощи вычислительной техники. С этой точки зрения данные, закодированные при помощи двумерного штрих-кода, рассматриваются (при наличии необходимых реквизитов) как электронный документ на бумажном носителе.

Документ в базе данных. С юридической и практической точек зрения большое значение имеет, является ли документ в базе данных (информационном ресурсе) документом. В зависимости от обстоятельств это могут быть один или несколько из перечисленных объектов:

1. Общие положения и руководство организацией

1.1. Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде устанавливает единую систему документационного производства, обязательную для всех работников районного суда.

(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 09.04.2015 N 95)

(см. текст в предыдущей редакции)

Процессуальные документы суда оформляются в соответствии с процессуальным законодательством.

(абзац введен Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 18.03.2013 N 61)

Организационно-распорядительные документы суда оформляются в соответствии с Национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов".

(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 04.03.2019 N 42)

(см. текст в предыдущей редакции)

1.3. Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей Инструкцией, обязательны для всех работников аппарата суда. Все работники ответственны за выполнение требований Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации.

1.4. Председатель районного суда в соответствии с частью 3 статьи 35 Федерального конституционного закона от 7 февраля 2011 г. N 1-ФКЗ "О судах общей юрисдикции в Российской Федерации", статьей 6.2 Закона Российской Федерации от 26 июня 1992 г. N 3132-1 "О статусе судей в Российской Федерации" осуществляет в том числе следующие функции:

(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 18.03.2013 N 61)

(см. текст в предыдущей редакции)

организует работу суда;

устанавливает правила внутреннего распорядка суда на основе утверждаемых Советом судей Российской Федерации типовых правил внутреннего распорядка судов и осуществляет контроль за их выполнением;

осуществляет общее руководство деятельностью аппарата суда, в том числе распределяет обязанности между работниками аппарата суда, принимает решение о поощрении работников аппарата суда или о привлечении их к дисциплинарной ответственности;

осуществляет иные полномочия по организации работы суда.

(п. 1.4 в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 19.12.2011 N 232)

(см. текст в предыдущей редакции)

1.5. Ответственный за делопроизводство, назначенный председателем суда, обеспечивает его организацию в соответствии с Инструкцией и знакомит всех работников аппарата суда с нормативно-методическими документами по делопроизводству.

1.6. Задачи и функции отделов делопроизводства, обеспечения судопроизводства по гражданским делам, обеспечения судопроизводства по уголовным делам регламентируются положением об аппарате федерального суда общей юрисдикции, утвержденным приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации (далее - Судебный департамент), а также положениями о соответствующих отделах, утвержденными приказом председателя соответствующего районного суда.

(в ред. Приказов Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 18.03.2013 N 61, от 21.10.2019 N 238)

(см. текст в предыдущей редакции)

Абзац исключен с 1 января 2012 года. - Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 19.12.2011 N 232.

(см. текст в предыдущей редакции)

(п. 1.6 в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 03.12.2010 N 270)

(см. текст в предыдущей редакции)

1.7. Обязанности, права и ответственность работников аппарата суда определяются их должностными регламентами, утверждаемыми председателем суда.

(п. 1.7 в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 19.12.2011 N 232)

(см. текст в предыдущей редакции)

1.8. Прием граждан в суде производится в соответствии с правилами внутреннего распорядка суда, положением о приемной суда и регламентом организации деятельности приемной суда, утвержденными председателем соответствующего суда (либо лицом, исполняющим его обязанности), на основании Типовых правил внутреннего распорядка суда, утвержденных постановлением Совета судей Российской Федерации, Примерного положения о приемной федерального суда общей юрисдикции и Типового регламента организации деятельности приемной федерального суда общей юрисдикции, утвержденных Судебным департаментом при Верховном Суде Российской Федерации.

(п. 1.8 в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 21.10.2019 N 238)

(см. текст в предыдущей редакции)

1.9. Номенклатура основных нарядов и дел, которые ведутся в суде, формируется в соответствии с Перечнем документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения и Инструкцией о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции, утвержденными Судебным департаментом.

(п. 1.9 в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 21.10.2019 N 238)

1. Общие положения

Правильная постановка судебного делопроизводства (далее - делопроизводство) является одним из важнейших условий надлежащей организации работы суда, соблюдения процессуальных норм действующего законодательства.

(в ред. Приказов Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 14.05.2010 N 96, от 18.03.2013 N 60, от 09.04.2015 N 94, от 28.10.2019 N 246)

(см. текст в предыдущей редакции)

Положения настоящей Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами с использованием специализированных автоматизированных информационных систем ведения судебного делопроизводства (специальные программные средства Государственной автоматизированной системы "Правосудие", обеспечивающие ведение автоматизированного судебного делопроизводства (далее - ПС ГАС "Правосудие"), и другие.

(в ред. Приказов Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 18.03.2013 N 60, от 09.04.2015 N 94, от 01.03.2016 N 39)

(см. текст в предыдущей редакции)

Исключено. - Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 01.03.2016 N 39.

(см. текст в предыдущей редакции)

Судебные акты и иные процессуальные документы суда оформляются в соответствии с процессуальным законодательством. Служебные документы суда, в том числе организационно-распорядительные документы суда, оформляются в соответствии с Национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", Положением о порядке оформления служебных документов федеральными судами общей юрисдикции, утвержденным Судебным департаментом при Верховном Суде Российской Федерации.

(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.10.2019 N 246)

(см. текст в предыдущей редакции)

Работники аппарата суда обязаны знать настоящую Инструкцию, неукоснительно соблюдать требования, предъявляемые к организации делопроизводства в суде.

Они должны быть знакомы с нормами гражданского, уголовного судопроизводства, законодательства об административных правонарушениях, постоянно совершенствовать свои знания и профессиональный уровень путем самостоятельной подготовки и обучения в организованных формах.

Прием граждан в суде производится в соответствии с правилами внутреннего распорядка суда, положением о приемной соответствующего суда и регламентом организации деятельности приемной суда, утвержденными председателем суда (лицом, исполняющим его обязанности), на основании Типовых правил внутреннего распорядка суда, утвержденных постановлением Совета судей Российской Федерации, Примерного положения о приемной федерального суда общей юрисдикции, Типового регламента организации деятельности приемной федерального суда общей юрисдикции, утвержденными Судебным департаментом при Верховном Суде Российской Федерации.

(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.10.2019 N 246)

от 29 апреля 2003 года N 36

Об утверждении Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде

(с изменениями на 22 декабря 2021 года)

Документ с изменениями, внесенными:

В документе также учтено:

В соответствии с Федеральным законом от 8 января 1998 года N 7-ФЗ "О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации", определяющим основные положения организационного обеспечения деятельности судов в Российской Федерации,

2. Начальникам управлений (отделов) Судебного департамента в субъектах Российской Федерации, председателям районных судов организовать изучение и обеспечить четкое исполнение основных положений и требований настоящей Инструкции, устанавливающих единую систему организации делопроизводства, порядка работы с процессуальными и иными документами.

УТВЕРЖДЕНА
приказом Генерального директора
Судебного департамента
при Верховном Суде
Российской Федерации
от 29 апреля 2003 года N 36

ИНСТРУКЦИЯ
по судебному делопроизводству в районном суде

(с изменениями на 22 декабря 2021 года)

Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения деятельности районного суда

Настоящая Инструкция, являясь основным нормативно-методическим документом, определяет и устанавливает единую систему организации и порядок ведения судебного делопроизводства в районных судах Российской Федерации, предусматривая учет и ведение документооборота районного суда, единые требования к оформлению копий процессуальных и иных документов, обеспечение оптимального порядка передачи и движения процессуальных и иных документов в структурах районного суда, порядок текущего хранения судебных дел, документации и передачи их в архив.

Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной, компьютерной и электронной техники.

1. Общие положения и руководство организацией судебного делопроизводства

1.1. Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде устанавливает единую систему документационного производства, обязательную для всех работников районного суда.

Процессуальные документы суда оформляются в соответствии с процессуальным законодательством.

1.3. Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей Инструкцией, обязательны для всех работников аппарата суда. Все работники ответственны за выполнение требований Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации.

организует работу суда;

устанавливает правила внутреннего распорядка суда на основе утверждаемых Советом судей Российской Федерации типовых правил внутреннего распорядка судов и осуществляет контроль за их выполнением;

осуществляет общее руководство деятельностью аппарата суда, в том числе распределяет обязанности между работниками аппарата суда, принимает решение о поощрении работников аппарата суда или о привлечении их к дисциплинарной ответственности;

осуществляет иные полномочия по организации работы суда.

1.5. Ответственный за делопроизводство, назначенный председателем суда, обеспечивает его организацию в соответствии с Инструкцией и знакомит всех работников аппарата суда с нормативно-методическими документами по делопроизводству.

1.6. Задачи и функции отделов делопроизводства, обеспечения судопроизводства по гражданским делам, обеспечения судопроизводства по уголовным делам регламентируются положением об аппарате федерального суда общей юрисдикции, утвержденным приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации (далее - Судебный департамент), а также положениями о соответствующих отделах, утвержденными приказом председателя соответствующего районного суда.

1.7. Обязанности, права и ответственность работников аппарата суда определяются их должностными регламентами, утверждаемыми председателем суда.

1.8. Прием граждан в суде производится в соответствии с правилами внутреннего распорядка суда, положением о приемной суда и регламентом организации деятельности приемной суда, утвержденными председателем соответствующего суда (либо лицом, исполняющим его обязанности), на основании Типовых правил внутреннего распорядка суда, утвержденных постановлением Совета судей Российской Федерации, Примерного положения о приемной федерального суда общей юрисдикции и Типового регламента организации деятельности приемной федерального суда общей юрисдикции, утвержденных Судебным департаментом при Верховном Суде Российской Федерации.

1.9. Номенклатура основных нарядов и дел, которые ведутся в суде, формируется в соответствии с Перечнем документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения и Инструкцией о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции, утвержденными Судебным департаментом.

2. Порядок приема, отправления дел и корреспонденции

2.1. Все судебные дела и корреспонденция, поступающие как по почте, так и поданные (доставленные) непосредственно в суд, принимаются, а также отправляются по назначению работником аппарата суда, должностным регламентом которого предусмотрены соответствующие полномочия.

2.2. Работник отдела делопроизводства (общего отдела) вскрывает упаковочные материалы (конверты, пакеты, коробки и т.д.), проверяет соответствие присланных судебных дел (материалов), иной корреспонденции составу описи, а затем ставит на первой странице обложки судебного дела (материала, письма и т.п.) штамп, где проставляется дата и время поступления дела (материала, письма и т.п.) в суд, регистрационный номер документа по журналу (реестру) учета входящей корреспонденции.

Если при вскрытии пакетов будет обнаружено отсутствие какого-либо документа или приложения к нему, их повреждение, наличие ошибочных вложений, об этом немедленно докладывается руководителю структурного подразделения, ответственному за организацию и ведение делопроизводства.

В случае отсутствия или повреждения вложений (отдельных листов), а также наличия ошибочных вложений составляется акт в трех экземплярах (приложение N 2 к настоящей Инструкции), первый экземпляр которого вместе с поступившими документами передается по назначению в соответствующее структурное подразделение суда для принятия решения, второй экземпляр направляется отправителю, а третий экземпляр остается в отделе делопроизводства для хранения в соответствующем наряде.

Конверты (пакеты и т.п.) от поступивших посредством почтовой связи исковых заявлений, административных исковых заявлений, заявлений, апелляционных жалоб, представлений, частных жалоб, кассационных жалоб и представлений, протестов, исполнительных документов должны быть сохранены и приложены к присланным документам.

В случае если упаковочные материалы (конверты, пакеты и т.п.), поступившие посредством почтовой связи, документов содержат вложения нескольких самостоятельных исковых заявлений, административных исковых заявлений, заявлений, апелляционных жалоб, представлений, частных жалоб, кассационных жалоб и представлений, протестов, исполнительных документов или иной корреспонденции, к одному из них должен быть приложен оригинал соответствующего почтового конверта (пакета и т.п.), к иным вложениям, содержащим документы по другим делам и материалам, - снятые ксерокопии конвертов (пакетов и т.п.).

Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности или возвращается отправителю с сопроводительным письмом, с оставлением копии сопроводительного письма в соответствующем наряде.

2.3. Поступившие в суд исковые заявления, административные исковые заявления, заявления, жалобы, представления, протесты и иные документы, в том числе поданные в электронном виде, уголовные, гражданские и административные дела, дела об административных правонарушениях, материалы, а также иные поступившие документы, в том числе присланные электронной почтой, факсимильной связью, телеграммы регистрируются уполномоченным работником аппарата суда в специальных программных средствах Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Правосудие", обеспечивающих ведение автоматизированного судебного делопроизводства (далее - ПС ГАС "Правосудие") и реестрах (журналах) учета входящей корреспонденции (форма N 1) в день их поступления, а в исключительных случаях - не позднее 14.00 следующего рабочего дня, если иное не предусмотрено процессуальным законодательством Российской Федерации.

Реестры (журналы) входящей и исходящей корреспонденции (форма N 1 и форма N 1-а) заводятся заново в начале каждого календарного года, при использовании автоматизированного учета формируются автоматически с последующим распечатыванием в форме реестров на бумажном носителе в конце рабочего дня либо по мере необходимости в течение рабочего дня.

2.4. Дела об административных правонарушениях, поступившие в суд одновременно с доставкой правонарушителей, до их рассмотрения также подлежат регистрации в отделе делопроизводства суда (форма N 7 р).

2.5. Для регистрации отдельных видов поступающей корреспонденции (исполнительные документы, поручения других судов, арбитражные решения третейского суда, образованного сторонами для разрешения конкретного спора, вместе со всеми имеющимися в распоряжении третейского суда материалами дела арбитража, направленные в суд для хранения, либо решение, постановление о прекращении арбитража и материалы дела постоянно действующего арбитражного учреждения, поступившие в порядке части 3 статьи 39 Федерального закона от 29 декабря 2015 г. N 382-ФЗ "Об арбитраже (третейском разбирательстве) в Российской Федерации" в реестр (журнал) учета входящей корреспонденции могут быть внесены дополнительные графы (например, для отметок об исполнении).

При большом объеме поступающей по почте корреспонденции регистрация может производиться в нескольких журналах по видам: исполнительные документы, корреспонденция по уголовным, гражданским, административным делам, делам об административных правонарушениях, прочая корреспонденция и т.д.

2.6. Не подлежат регистрации, а передаются с отметкой о времени получения их судом для приобщения к делам:

судебные извещения, вызовы (судебные повестки), копии судебных актов, возвращенные в суд, а также исполнительные листы, возвращенные по требованию суда или с отметками судебного пристава-исполнителя;

уведомления о вручении судебных извещений, вызовов (судебных повесток), копий судебных актов, исполнительных листов, исковых заявлений (жалоб).

Инструкция по делопроизводству в Верховном Суде Российской Федерации

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция разработана в целях соблюдения и совершенствования документационного обеспечения деятельности Верховного Суда Российской Федерации (далее - Суд) по исполнению полномочий, возложенных на него Конституцией Российской Федерации и законодательством Российской Федерации.

Настоящая Инструкция является внутренним актом, предназначенным для использования в служебной деятельности работниками аппарата Суда.

В настоящей Инструкции определяется порядок организации документооборота и делопроизводства в Суде по работе с документами несекретного характера и документами ограниченного распространения (для служебного пользования) в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, Регламента Суда, Положения об аппарате Суда и на основании государственных стандартов в области делопроизводства.

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.

1.2. Настоящая Инструкция устанавливает в Суде единые правила ведения делопроизводства и порядок работы с процессуальными и иными документами с использованием программных и технических средств автоматизированной информационной системы Суда.

Эти правила включают в себя приём, учёт и регистрацию поступивших в Суд процессуальных и иных документов, оформление (в том числе печатание и тиражирование) документов Суда и отправку документов по предназначению, текущее хранение документов в структурных подразделениях Суда (далее - подразделения Суда), передачу их на хранение в архивный фонд Суда (отдел хранения судебных документов), а также уничтожение документов.

1.3. Порядок работы с секретными документами в Суде определяется Председателем Суда в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне, иными нормативными правовыми актами и методическими документами по защите сведений, составляющих государственную тайну.

1.4. Настоящая Инструкция, а также изменения к ней утверждаются приказом Председателя Суда.

2. Организация документооборота и делопроизводства в суде. Состав документов суда

2.1. Порядок организации документооборота и делопроизводства

2.1.1. Организация документооборота и делопроизводство в Суде представляет собой единую систему документационного обеспечения деятельности Суда, предназначенную для работы с процессуальными и иными документами, в том числе созданными в процессе судопроизводства в Суде (приложение 1*).

* Текст приложения в рассылке не приводится. - Примечание изготовителя базы данных.

2.1.2. Единая система документационного обеспечения деятельности Суда базируется на современных информационных технологиях и программно-технических средствах по подготовке и обработке документов.

2.1.3. Методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Суде осуществляется Управлением документооборота и делопроизводства Суда.

2.1.4. Обеспечение функционирования и развития АИС, разработка предложений по внедрению современных информационных технологий и программно-технических средств в делопроизводство Суда осуществляется Управлением информатизации и связи Суда.

2.1.5. Ведение делопроизводства непосредственно в подразделениях Суда возлагается на работников подразделений Суда, ответственных за ведение делопроизводства в этих подразделениях.

Их обязанности и права определяются руководителями подразделений Суда по согласованию с Управлением документооборота и делопроизводства, Управлением кадров и государственной службы в должностных регламентах, которые утверждаются в установленном порядке.

2.1.6. Ведение делопроизводства в секретариате судебного состава Судебной коллегии по делам военнослужащих Суда осуществляется с учетом особенностей делопроизводства в секретариатах судебных составов судебных коллегий по уголовным, гражданским и административным делам.

Ведение секретного делопроизводства осуществляется Первым отделом Суда совместно с подразделениями Суда в установленном порядке.

Обработка секретной информации, разработка и изготовление секретных документов и их копий осуществляется на специальных (защищённых) технических средствах в режимных помещениях Суда.

2.1.7. Ответственность за организацию делопроизводства в подразделениях Суда и соблюдение требований настоящей Инструкции возлагается на руководителей подразделений Суда.

2.1.8. Работники аппарата Суда должны знать и соблюдать требования настоящей Инструкции.

Ознакомление с настоящей Инструкцией (приложение 11*), программными и техническими средствами АИС осуществляется в рамках адаптационных мероприятий государственных гражданских служащих, принятых на государственную гражданскую службу в аппарат Суда впервые. Организация таких мероприятий осуществляется Управлением кадров и государственной службы Суда с участием Управления документооборота и делопроизводства Суда и Управления информатизации и связи Суда.

* Текст приложения в рассылке не приводится. - Примечание изготовителя базы данных.

Обучение государственных гражданских служащих аппарата Суда по указанным вопросам может осуществляться по заявкам руководителей подразделений Суда (приложение 45*).

* Текст приложения в рассылке не приводится. - Примечание изготовителя базы данных.

2.1.9. С использованием АИС осуществляется:

- автоматизированный учёт входящих документов в экспедиции, группе учёта и регистрации документов общего отдела Управления документооборота и делопроизводства (далее - экспедиция и группа учёта документов) и в подразделениях Управления по организационному обеспечению рассмотрения обращений;

- автоматизированные регистрация судебных дел и процессуальных жалоб (представлений) и ведение судебного делопроизводства и судебной статистики в Управлении по организационному обеспечению рассмотрения обращений, в секретариатах судебных составов судебных коллегий и некоторых подразделениях Суда;

- автоматизированные регистрация входящих документов непроцессуального характера, внутренних (организационно-распорядительных) документов Суда и ведение общего делопроизводства в подразделениях Суда;

- автоматизированная подготовка документов Суда в подразделениях Суда;

- автоматизированная регистрация исходящих документов Суда;

- автоматизированный учёт исходящей корреспонденции Суда в экспедиции;

Пользователь информацией - гражданин (физическое лицо), организация (юридическое лицо), общественное объединение, орган государственной власти или орган местного самоуправления, осуществляющие поиск информации о деятельности Суда.

- автоматизированная подача заявлений, жалоб, представлений, ходатайств и иных процессуальных документов в Суд в электронном виде (далее - обращения в Суд), в том числе в форме электронного документа с использованием сети "Интернет";

- автоматизированный контроль исполнения приказов, распоряжений и поручений Председателя Суда и его первого заместителя;

- автоматизированные наполнение и использование информации Банка данных судебных документов Суда;

- автоматизированное протоколирование судебных заседаний;

- автоматизированные наполнение и использование информации Банка данных информации о деятельности Суда.

2.1.10. АИС позволяет создать в Суде единую базу данных с информацией:

- о всех входящих, внутренних и исходящих документах;

- о прохождении документов (поручениях Председателя Суда, первого заместителя Председателя Суда и заместителей Председателя Суда (далее - Руководство Суда), исполнителях и ходе исполнения документов);

- о движении судебных дел, заявлений, жалоб (представлений) и о результатах их рассмотрения.

С использованием АИС имеется возможность знакомиться с электронными образами документов Суда, осуществлять автоматизированный поиск документов по различным критериям, оперативно получать справочную информацию в установленном объёме за определённый период, изготавливать копии документов, а также осуществлять контроль за прохождением и исполнением документов.

2.1.11. Работа в АИС основывается на принципе первоначального автоматизированного учёта поступивших в Суд документов и последующей автоматизированной их регистрации в подразделениях Суда.

Для регистрации входящих, внутренних и исходящих документов в подразделениях Суда используются программные и технические средства АИС и при необходимости соответствующие журналы и книги учёта и регистрации, утверждённые Сводной номенклатурой дел, нарядов и производств Суда.

2.2. Состав документов Суда

2.2.1. Состав документов Суда определяется компетенцией Суда и включает в себя:

а) судебные дела, рассматриваемые Судом в качестве суда первой инстанции;

- решения, определения и постановления Суда;

- постановления Президиума Суда;

- постановления Пленума Суда;

- иные документы, вынесенные в соответствии с процессуальным законодательством;

в) официальные документы (письма, телеграммы) Суда, в том числе сопроводительные документы и приложения к ним, за подписью должностных лиц Суда в соответствии с их полномочиями;

г) внутренние документы:

- организационно-распорядительные документы Суда (приказы, распоряжения Председателя Суда и первого заместителя Председателя Суда, распоряжения заместителей Председателя Суда);

- иные служебные документы, обусловленные необходимостью обеспечения служебной деятельности (образцы оформления некоторых из них приведены в приложениях 41*, 42*, 43*);

Штатное расписание, личные дела, регламенты, положения, правила, протоколы, представления, планы, служебные и объяснительные записки, справки, заявки, заявления, акты, отчёты, ведомости, накладные и др.

* Текст приложения в рассылке не приводится. - Примечание изготовителя базы данных.

д) документы архивного фонда Суда, в том числе переданные на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации.

Документы Суда совместно с другими документами могут формироваться в соответствующие дела, наряды и производства в зависимости от их принадлежности.

2.2.2. Право подписи документом Суда предоставляется должностным лицам Суда в соответствии с их полномочиями, установленными процессуальным законодательством, решениями Руководства Суда и положениями о подразделениях Суда.

2.3. Приём письменной корреспонденции, учёт и распределение документов

2.3.1. Письменная корреспонденция доставляется в Суд через отделение связи (почтой, телеграфом), фельдъегерской и специальной связью, нарочными (курьерами) и специализированными службами доставки через экспедицию, а также через Приёмную Суда непосредственно гражданами (физическими лицами) и представителями организаций (юридическими лицами), общественных объединений, органов государственной власти или местного самоуправления.

2.3.2. Письменная корреспонденция (судебные дела, письменные обращения, жалобы, запросы, законы и иные нормативные правовые акты, а также другие служебные документы), доставляемая в Суд в конвертах, бандеролях, посылках, принимается ежедневно, кроме выходных и праздничных дней, в установленное время.

Во внеслужебное (в нерабочее) время приём корреспонденции, доставляемой фельдъегерской и специальной связью, нарочными (курьерами) и специализированными службами доставки, осуществляется ответственным дежурным по Суду в установленном порядке.

В соответствии с Инструкцией по несению службы ответственным дежурным по Верховному Суду Российской Федерации. Утверждена приказом Председателя Суда от 30 мая 2012 г. N 19-П.

2.3.3. Приём письменной корреспонденции, первоначальный учёт документов, распределение и передача их для регистрации в подразделениях и дальнейшего прохождения осуществляется экспедицией.

Для каждого подразделения Суда установлен соответствующий индекс (приложение 37*).

Автор статьи

Куприянов Денис Юрьевич

Куприянов Денис Юрьевич

Юрист частного права

Страница автора

Читайте также: