Порядок выдачи разрешения на передачу документов в архив суда
Обновлено: 04.05.2024
1.Решение на передачу в архив дел и материалов принимает судья, их рассмотревший, или председатель суда.
2.Решение на сдачу номенклатуры дел, производств, журналов и учётно-статистических карточек принимает председатель суда
3.Решение на передачу в архив дел общего делопроизводства принимает начальник (специалист) отдела дело/судопроизводства суда (секретариата судебной коллегии).
Управление архивным делом в суде осуществляется в тесном взаимодействии с подведомственными Федеральному архивному агентству организациями, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, уполномоченными в сфере архивного дела и делопроизводства. В настоящее время наиболее актуальным и перспективным направлением для разработки вопросов взаимодействия судов с курирующими их архивами является передача на хранение документов на электронных носителях. Данный опыт только формируется. Относительно недавно, в 2012 г., состоялась первая передача на постоянное хранение большого количества электронных документов — Государственный архив Российской Федерации принял на хранение 1 000 дисков с материалами Всероссийской переписи населения (2002 г.). Установление процессуального порядка аудио-видео-протоколирования судебных заседаний, а также иных элементов электронного ведения судопроизводства, а значит, смешанного, электронно-бумажного характера формирования судебных дел (материалов) потребует разработки новых подходов в ведении архивного дела при передаче документов постоянного срока хранения в государственные и муниципальные архивы.
Архив суда-учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.
Департамент по архивному делу- это отдельный и достаточно большой раздел в документообороте любого предприятия. Принципы его ведения изложены в ряде нормативно-правовых документов. Ниже перечислим их и рассмотрим практические аспекты их применения.
Председатель суда-Закон РФ от 26 июня 1992 г. N 3132-I «О статусе судей в Российской Федерации» определяет такое понятие, как полномочия судей и председателя суда. Устанавливается, что председатель суда осуществляет действия, которые направлены на контроль работы судебной инстанции. Председатель принимает участие в процессе рассмотрения дел, а также осуществляет действия по организации судебной коллегии.
Управление архивным делом- осуществление уполномоченными субъектами организационно-управленческих мероприятий и решений, направленных на упорядочение и координацию функционирования архива суда в целях своевременного, полного и правильного комплектования, хранения, учета и использования документов, образующихся в ходе осуществления судопроизводства и судебного делопроизводства.
Департамент по архивному делу- это отдельный и достаточно большой раздел в документообороте любого предприятия. Принципы его ведения изложены в ряде нормативно-правовых документов. Ниже перечислим их и рассмотрим практические аспекты их применения.
Начальник отдела обеспечения судо/делопроизводства:
1.1. Настоящий должностной регламент (далее - Регламент) разработан в соответствии с Федеральным законом «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (далее - Федеральный закон).
1.2. 1.2. Должность начальника отдела обеспечения судопроизводства и делопроизводства (далее - начальник отдела) в соответствии с Реестром должностей федеральной государственной гражданской службы относится к главной группе должностей федеральной государственной гражданской службы категории «руководители».
1.3. Отдел делопроизводства предназначен для обеспечения организации, сопровождения и ведения документооборота и делопроизводства суда в соответствии с процессуальным законодательством Российской Федерации и требованиями Инструкции по судебному делопроизводству в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 15 декабря 2004 г. № 161 (далее - Инструкция по судебному делопроизводству), а также соответствующими актами, утвержденными председателем суда.
1.4. Настоящий должностной регламент (далее - Регламент) разработан в соответствии с Федеральным законом «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (далее - Федеральный закон).
1.5. 1.2. Должность начальника отдела обеспечения судопроизводства и делопроизводства (далее - начальник отдела) в соответствии с Реестром должностей федеральной государственной гражданской службы относится к главной группе должностей федеральной государственной гражданской службы категории «руководители».
1.6. Отдел делопроизводства предназначен для обеспечения организации, сопровождения и ведения документооборота и делопроизводства суда в соответствии с процессуальным законодательством Российской Федерации и требованиями Инструкции по судебному делопроизводству в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 15 декабря 2004 г. № 161 (далее - Инструкция по судебному делопроизводству), а также соответствующими актами, утвержденными председателем суда.
Судебный департамент- при верховном суде российской федерации -федеральный государственный орган, обеспечивающий (организационно) деятельность судов общей юрисдикции и органов судейского сообщества. возглавляется генеральным директором, которого назначает на должность и освобождает от должности председатель верховного суда РФ с согласия совета судей РФ.
Архивариус (специалист архива)- хранитель или сотрудник архива, отвечающий за систематизацию и учет документов, доверенных на хранение.
Аппарат суда-организационно обеспечивает деятельность суда, связанную с отправлением правосудия, обобщением судебной практики, сбором и анализом судебной статистики и учетом законодательства.
Подборка наиболее важных документов по запросу Передача дел в архив суда (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Судебная практика: Передача дел в архив суда
Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Передача дел в архив суда
Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Статья: Председатель федерального суда общей юрисдикции в системе организации ведения судебного делопроизводства
(Латышева Н.А.)
("Администратор суда", 2020, N 4) - утверждает: состав членов экспертной комиссии суда, положение об архиве суда, номенклатуру дел суда, график передачи дел в архив суда, описи дел, формулярные акты в сфере архивного делопроизводства (например, акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акт о технических ошибках в учетных документах, акт об утрате документов и т.д.), дает разрешение на использование документов архива суда ;
Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Статья: Содержание деятельности администратора суда в организации ведения архивного делопроизводства в районных судах Российской Федерации
(Жолобов Я.Б., Латышева Н.А.)
("Администратор суда", 2021, N 4) Общие выводы, согласно приведенному своду обобщенных данных, заключаются в следующем. Администраторы районных судов лишь в каждом третьем случае являются участниками системы управления архивным делопроизводством в судах. То есть лишь в 1/3 судов администраторы судов: готовят проекты локальных нормативных актов; участвуют как субъекты контроля в составлении текста сводной номенклатуры дел суда на следующий год с целью организации системы документирования и документооборота; участвуют в текущей экспертизе ценности документов посредством членства в экспертной комиссии суда; организуют взаимодействие с соответствующими государственными (муниципальными) архивами по вопросам организации архивного хранения судебных документов. В среднем в каждом втором районном суде администраторы судов участвуют в проверках наличия и сохранности документов архива, ведут контроль своевременной передачи дел в архив и использования архивного фонда суда, а также обеспечивают постоянное взаимодействие с филиалами ФГБУ ИАЦ Судебного департамента при использовании электронных платформ в архивном деле. При этом подавляющее большинство администраторов районных судов (более 70%) обеспечивают контроль учетной дисциплины в архиве, в том числе и содержания паспорта архива (составляется ежегодно по состоянию на 1 декабря). Все без исключения администраторы районных судов создают необходимые технологические и материально-технические условия для надлежащего функционирования архивохранилищ и обучения работников аппарата требованиям противопожарной безопасности. Практически все администраторы районных судов обеспечивают контроль уборки помещений, в которых располагаются единицы архивного хранения, и не допускают ненадлежащее их хранение в не приспособленных для этого местах. Большая часть администраторов судов (70%) непосредственно, путем личного участия, обеспечивают процесс уничтожения документов, сроки хранения которых в суде истекли. Двое из тридцати семи администраторов районных судов Санкт-Петербурга и Ленинградской области содействуют в обеспечении всех направлений, представленных в анализируемой таблице, что, безусловно, свидетельствует об их высоком профессионализме.
5. Оформление дел и иных документов к последующему хранению
5.1. Законченные делопроизводством судебные дела, наряды, материалы, другие документы, подлежащие передаче в архив на постоянное и временное (свыше 10 лет) хранение, в том числе по личному составу, после окончания календарного года подготавливаются к передаче в архив суда и подлежат оформлению и описанию.
Все оконченные производством дела и другие документы до передачи в архив должны быть оформлены работниками, ответственными за ведение делопроизводства в судебной коллегии, судебном составе или структурном подразделении суда, в соответствии с требованиями Правил N 526, инструкций N 36, N 161 и настоящей Инструкции.
Другие документы суда - учетно-статистические карточки, книги, журналы регистрации (учета) документов и другие документы.
5.2. Решение на передачу в архив судебных дел, производств и материалов принимает судья, их рассмотревший, а при его отсутствии - председатель суда (судебной коллегии, судебного состава) или его заместитель. При этом судья проверяет состояние каждого судебного дела, производства или материала.
5.3. Решение на передачу в архив суда номенклатуры, журналов и учетно-статистических карточек принимает председатель суда (судебной коллегии, судебного состава) или его заместитель.
5.4. Решение на передачу в архив иных дел суда принимает начальник (специалист) отдела делопроизводства (общего отдела) суда (секретариата судебной коллегии).
5.5. При формировании дела необходимо соблюдать следующие требования:
документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;
включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
группировать в дело документы одного календарного года (исключение: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы);
приказы по личному составу должны группироваться в дела в соответствии с установленными для них сроками хранения;
документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере поступления;
лицевые счета по оплате труда работников группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий, имен и отчеств.
5.6. В зависимости от сроков хранения дел проводится их полное или частичное оформление.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.
Полное оформление дел на бумажном носителе предусматривает:
подшивку или переплет документов дела (неформатные документы хранятся в закрытых твердых папках или коробках);
нумерацию листов дела;
составление листа-заверителя дела (приложение N 11 к настоящей Инструкции);
составление внутренней описи документов дела (приложение N 12 к настоящей Инструкции);
оформление обложки дела (приложение N 13 к настоящей Инструкции).
5.6.1. Документы, составляющие дело на бумажном носителе, подшиваются не менее чем на четыре прокола в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения всех документов, дат, виз и резолюций на них, металлические скрепления из документов удаляются. При необходимости документы менее формата A5 (чеки, квитанции, справки, фотографии и другие) в целях удобства подшивания наклеиваются на лист формата A4. При отсутствии поля для подшивки документ необходимо наклеить без повреждения текста на вспомогательный лист.
Документы подшиваются в дело в хронологическом порядке, все приобщенные в процессе рассмотрения судебного дела документы - в порядке их поступления. К делу не должны подшиваться документы, подлежащие возврату, а также копии документов, уже имеющихся в деле, черновики.
Максимальное количество листов, подшиваемых в один том, не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см. Если количество листов в деле превышает 250, материалы формируются в тома в хронологическом порядке. Том 2 может быть начат лишь после окончания тома 1. Дата открытия тома 2 не должна быть ранее даты окончания тома 1. На томах должен быть общий заголовок по номенклатуре дел.
В начале дела на бумажном носителе при необходимости подшиваются листы внутренней описи документов дела, в конце каждого дела - лист-заверитель дела.
В случае использования для фиксирования хода судебного заседания средств аудиозаписи и иных технических средств электронные носители информации (диски, дискеты, флеш-карты) хранятся вместе с судебным делом. При этом они должны быть вшиты в судебное дело (приобщены к протоколу судебного заседания) в упакованном виде (конверт) с указанием на упаковке номера дела, даты, а также подписаны уполномоченным работником аппарата суда. Упаковка должна обеспечивать сохранность электронного носителя от повреждений и порчи.
5.6.2. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело на бумажном носителе, все его листы (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются в валовом порядке арабскими цифрами, которые проставляются в правом верхнем углу листа документа простым графитным карандашом или нумератором. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.
Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.
Фотографии, чертежи и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями) нумеруется как один лист. Если к документу в деле подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки текста, переводы), то каждый документ нумеруется отдельно.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Если вложения нумеровать нельзя, их наличие оговаривается в заверительной надписи.
В случае если вложение в конверт является копией документа, имеющегося в деле, допускается подшивка только конверта.
Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.
В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится перенумерация, при которой старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов дела допускается употребление литерных номеров листов.
В случае изменения нумерации листов дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый сохраняется в деле.
5.6.3. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела на отдельном листе-заверителе (приложение N 11 к настоящей Инструкции).
Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он должен быть наклеен за верхнюю часть листа на внутреннюю сторону обложки в конце дела.
В заверительной надписи указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов и количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации листов дела (наряда) (наличие пропущенных номеров; номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет; номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов).
Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
Заверительная надпись подписывается работником, производившим оформление дела для передачи в архив, с указанием должности и даты составления этой надписи.
Пример: в настоящем деле (наряде) прошито и пронумеровано 250 (двести пятьдесят) листов, в том числе 3 (три) фотографии на листах: 20, 113, 235. Имеются литерные листы с номерами 10а, 33а, 33б. В конверте (лист 245) находится трудовая книжка осужденного Иванова А.В.
5.6.4. Оформление обложки дел.
На обложках дел (приложение N 13 к настоящей Инструкции), подлежащих постоянному и временному (свыше 10 лет) хранению, указываются:
наименование суда (полностью, в именительном падеже);
заголовок дела (тома);
фамилия, имя, отчество осужденного лица и полное наименование статьи Уголовного кодекса Российской Федерации, по которой лицо осуждено;
фамилия, инициалы истца, ответчика (наименование организации), суть иска (заявления);
фамилия, имя, отчество оправданного лица или лица, в отношении которого производство прекращено;
даты начала и окончания дела;
номер производства по делу;
количество листов в деле;
срок хранения дела с указанием даты, до которой осуществляется хранение;
дата передачи дела в архив;
подпись судьи, рассмотревшего дело (с расшифровкой подписи);
архивный шифр дела.
Дела постоянного срока хранения должны быть подшиты в твердую обложку.
На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела суда будут приняты (если дела передаются на хранение в государственный архив).
При изменении наименования суда на обложке дела дописывается новое наименование, а прежнее заключается в скобки.
Заголовок дела на бумажном носителе и заголовок электронного дела переносятся на обложку дела (электронного дела) из номенклатуры. Заголовок должен соответствовать содержанию документов в деле.
Если наряд состоит из нескольких томов, то на обложку каждого тома выносится общий заголовок по номенклатуре дел, а затем уточняется содержание каждого тома в отдельности.
"Документы оперативных совещаний судей в 2 томах. Том N 1 - совещания судей судебной коллегии по уголовным делам";
"Документы оперативных совещаний судей в 2 томах. Том N 2 - совещания судей судебной коллегии по гражданским делам".
На обложке дела указывается его дата - год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.
Если в дело включены документы (например, приложения), дата которых не совпадает с датой дела, то под датой с новой строки делается об этом запись: "В деле имеются документы за . год(ы)".
Датой дел, содержащих распорядительную и иную документацию (доклады, письма, стенограммы), для которой точная датировка имеет важное значение, а также для дел, состоящих из нескольких томов, являются даты (число, месяц, год) регистрации (составления, поступления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело (крайние даты дел, документов).
Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.
При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца - словом.
Обязательными реквизитами обложки дела на бумажном носителе являются указание количества листов в деле (проставляется на основании листа-заверителя дела) и срок хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно").
На делах, внесенных в годовые разделы описей дел, шифр проставляется после утверждения (согласования) в установленном порядке годового раздела описи соответствующей ЭПК архивного учреждения и утверждения председателем суда (до этого архивный шифр проставляется карандашом).
Архивный шифр (обозначение, наносимое в левом нижнем углу на каждое дело в целях обеспечения учета и идентификации) состоит из: номера архивного фонда; номера описи дел, документов; номера дела.
5.6.5. Во всех делах, подлежащих передаче в архив на постоянное и временное хранение (свыше 10 лет), включая дела по личному составу, составляется внутренняя опись документов дела (приложение N 12 к настоящей Инструкции) с указанием заголовка, индекса (номера) документа, даты и номера листа в наряде.
Если дело на бумажном носителе переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена документов копиями) отражаются в графе "Примечание" внутренней описи со ссылками на соответствующие акты. При необходимости могут быть составлены новая итоговая запись к внутренней описи и лист-заверитель.
Листы, на которых сделана внутренняя опись, нумеруются отдельно арабскими цифрами. Количество листов внутренней описи указывается в заверительной надписи после общего количества листов в наряде через арифметический знак плюс.
5.7. В учетно-регистрационных журналах постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения перед их передачей в архив работниками отделов, ответственными за ведение данных документов, осуществляется нумерация листов и производится заверительная надпись.
На обложке регистрационного журнала или книги согласно номенклатуре проставляется срок хранения и указывается количество листов.
Перед передачей в архив учетно-статистических карточек работник отдела делопроизводства проверяет их наличие и заполнение всех предусмотренных реквизитов.
После передачи дел в архив учетно-статистические карточки должны храниться в картотеках (ящиках, картотечных шкафах) отдельно по уголовным, гражданским, административным делам, делам об административных правонарушениях в порядке их номеров по годам. В каждом томе должно быть не более 150 учетно-статистических карточек, но не более 250 листов.
Учетно-статистические карточки передаются в архив вместе с алфавитным указателем.
5.8. Электронные документы, подлежащие хранению, передаются в архив суда в виде контейнеров, обеспечивающих целостность электронных документов, по информационно-телекоммуникационной сети из соответствующей автоматизированной системы суда в информационную систему архива суда или на обособленных носителях однократной записи.
В контейнер электронного документа включаются файл электронного документа в формате архивного хранения и файл метаданных электронного документа, включая электронные подписи.
Контейнеры электронных документов могут передаваться в архив суда на физически обособленных материальных носителях однократной записи в двух идентичных экземплярах - основном (эталонный экземпляр, который используется в исключительных случаях, например, для создания копий рабочего экземпляра) и рабочем (с этого экземпляра изготавливаются копии электронных документов, в том числе для фонда использования).
5.9. При подготовке электронных документов к передаче на хранение в архив суда проводится их конвертирование в формат архивного хранения PDF/A.
Электронные документы, имеющие приложения, являющиеся неотъемлемой частью документа, при конвертировании в формат архивного хранения присоединяются к основному документу, образуя с ним один файл. Приложения большого объема могут конвертироваться в отдельные файлы.
5.10. Систематизация электронных документов и их индексация в соответствии с номенклатурой, формирование контейнеров электронных документов для передачи электронных документов в архив суда осуществляются в судебных коллегиях, судебных составах, структурных подразделениях суда в соответствующих информационных системах.
5.11. Подготовка электронных документов к передаче в архив суда состоит из следующих этапов:
проверка физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив;
запись электронных документов на машинные носители;
проверка качества записи;
описание электронного документа;
проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) электронных документов постоянного хранения и по личному составу;
подготовка комплекта сопроводительной документации.
Архивный шифр электронных документов, хранимых на обособленных электронных носителях, указывается на вкладыше, вложенном в футляр носителя. Архивный шифр электронных документов, хранимых в информационной системе архива, является обязательным элементом описания контейнера электронного документа.
5.12. Сопроводительная документация электронных документов должна быть достаточной для обеспечения их учета и использования. В ней отражается следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат, физическая и логическая структура (для учетных баз данных, сайтов и другое), объем документа (для баз данных также - количество записей).
5.13. Дела (электронные дела) и другие документы, оформленные с нарушением установленных требований, архивом суда не принимаются.
5.14. Работник отдела делопроизводства (секретариата судебной коллегии) перед передачей судебного дела в архив должен обращать особое внимание на обращение к исполнению (исполнение) вступившего в законную силу судебного решения.
5.15. Судебные дела подлежат оформлению для передачи в архив не позднее одного месяца после обращения к исполнению вступившего в законную силу завершающего судебного акта.
Обращение к исполнению производится в соответствии с процессуальным законодательством Российской Федерации и инструкциями N 36, N 161.
5.16. Оформление и подготовку к передаче в архив дел, подлежащих постоянному и временному (свыше 10 лет) хранению, производят работники отделов делопроизводства судебных коллегий, судебных составов и структурных подразделений судов, на которых возложена обязанность по передаче дел в архив суда.
9. Передача дел, нарядов и других документов в архив
суда, порядок их хранения и использования
9.1. Подготовленные и оформленные уголовные, гражданские дела, наряды и другие документы передаются структурными подразделениями в архив суда ежегодно, не позднее 1 декабря текущего года, по графику, утвержденному председателем суда, по истечении 3 лет после завершения их делопроизводством.
Дела, наряды, законченные делопроизводством в 1995 году, должны быть переданы в архив не позднее 1 декабря 1998 г.
9.2. Допускается сдача документов в архив суда ранее срока, установленного в п. 9.1 настоящей Инструкции, только с разрешения председателя суда.
9.3. Документы долговременного (10 лет и более) хранения передаются в архив в те же сроки, что и документы постоянного хранения по описям, составленным отдельно от описей на дела, наряды постоянного хранения и по личному составу (приложение 5).
9.4. На личные дела, сдаваемые в архив, составляется отдельная опись (приложение 4).
9.5. Документы временного хранения (до 10 лет) или "до минования надобности" в архив не передаются. По истечении срока хранения или по миновании надобности они уничтожаются после утверждения описи дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу, о чем составляется акт (приложение 6).
9.6. Уголовные и гражданские дела, кассационные и надзорные производства передаются в архив по описям и учетно-статистическим карточкам.
9.7. О передаче дела делается отметка на обороте карточки с указанием даты и подписи лица, сдающего и принимающего дела.
9.8. Результаты сдачи оформляются актом, в котором указывается: дата передачи дел, общее количество дел и их регистрационные номера. Акт подписывается секретарем и заведующим архивом и утверждается председателем суда.
9.9. При передаче дел, нарядов в архив особое внимание должно обращаться на правильность формирования и оформления дел, нарядов, которые должны храниться постоянно.
9.10. Поступившие в архив суда дела, наряды и другие документы хранятся по фондам в хронологическом порядке.
9.11. Дела, наряды систематизируются в зависимости от объема дел, нарядов, по 10 - 50 дел, нарядов в коробке, пачке, связке. На корешке обложки каждой пачки, на коробке указываются начальные и конечные регистрационные номера дел, нарядов, помещенных в пачку, коробку.
9.12. Если по делу не закончено исполнение, оно в архив суда не сдается. На учетно-статистической карточке делается отметка, у кого находится дело на хранении.
9.13. По окончании исполнения по делу на учетно-статистической карточке делается отметка о передаче дела в архив суда. Акт приема-передачи составляется отдельно.
9.14. Из архива суда дела, наряды выдаются в структурные подразделения для служебной надобности во временное пользование с письменного разрешения председателей коллегий, суда, заместителей председателя суда, начальников и заместителей начальников отделов.
9.15. Отметка о выдаче дела, наряда производится в специальном журнале, где указывается: номер дела, наряда, дата выдачи, кому выдано, с какой целью, роспись в получении дела и дата возвращения дела.
9.16. Если дело (наряд) хранится в соответствующем архиве, то оно истребуется для служебных целей во временное пользование по отдельному письму и выдается по акту. Работник архива о выдаче дела (наряда), истребованного из соответствующего архива, делает также отметку в специальном журнале.
1.Понятие управления архивным делом в суде. Источники формирования архивов в судах судебной системы РФ.
2.Органы, осуществляющие управление архивным делом в суде и их полномочия.
3.Функции Федерального архивного агентства Российской Федерации (Росархива).
4.Функции председателя суда в отношении архивного дела в суде.
5.Порядок выдачи разрешения на передачу документов в архив суда.
Нарисовать схему органов, осуществляющих управление архивным делом в суде.
Нарисовать схему функций Росархива.
Нарисовать схему полномочий председателя суда.
Дать определение следующим терминам: управление архивным делом; архив суда; председатель суда; архивариус (специалист архива); департамент по архивному делу; Судебный департамент; аппарат суда; начальник отдела обеспечения судо/делопроизводства.
Составить и заполнить таблицу.
Задание.
Управление архивным делом — осуществление уполномоченными субъектами организационно-управленческих мероприятий и решений, направленных на упорядочение и координацию функционирования архива суда в целях своевременного, полного и правильного комплектования, хранения, учета и использования документов, образующихся в ходе осуществления судопроизводства и судебного делопроизводства.
Источниками формирования архивов в судах судебной системы РФ являются:
ü Номенклатура дел суда
ü Судебные дела и материалы.
Задание.
К органам, которые осуществляют управление архивным делом в суде относят:
Министерство культуры РФ.
Полномочия: Министерство культуры Российской Федерации осуществляет координацию и контроль деятельности подведомственного ему Федерального архивного агентства, осуществляет государственный контроль и надзор за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации, обеспечивает проведение мониторинга состояния и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, осуществляет в соответствии с законодательством Российской Федерации работу по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности Министерства культуры Российской Федерации.
Федеральное архивное агентство (Росархив).
Полномочия: Федеральное архивное агентство (Росархив) (п. 7 и 9 Положения о Федеральном архивном агентстве):
• издает нормативные правовые акты, определяющие порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах, а также иные нормативные правовые акты по вопросам, относящимся к установленной сфере деятельности,
• организует информационное обеспечение граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, в том числе путем создания и ведения информационных поисковых систем по архивным документам, осуществляет функции главного распорядителя и получателя средств федерального бюджета, предусмотренных на содержание Агентства и реализацию возложенных на Агентство функций, функции государственного заказчика федеральных целевых, научно-технических и инновационных программ и проектов в сфере деятельности Агентства, согласование списков источников комплектования федеральных государственных архивов.
Департамент по архивному делу (функционирует на уровне субъекта).
Полномочия:осуществляет государственную политику в области архивного дела на территории субъекта.
4) Судебные департамент при Верховном суде РФ:
Полномочия:Судебный департамент при Верховном Суде РФ:
• утверждает Перечень документов верховных судов республик, краевых, областных судов, судов городов федерального значения, судов автономной области и автономных округов, районных судов с указанием сроков хранения, согласованный с Центральной экспертно-проверочной комиссией при Федеральном архивном агентстве;
• разрабатывает порядок отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования;
• осуществляет контроль соблюдения правил организации, хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.
Задание.
Федеральное архивное агентство (Росархив) осуществляет функции по выработке и реализации государственной политики и нормативному правовому регулированию в сфере архивного дела и делопроизводства, а также по контролю, оказанию государственных услуг и управлению федеральным имуществом в этой сфере, разрабатывает и утверждает (п. 6):
1) правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях;
2) правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях;
3) правила делопроизводства в государственных органах;
4) типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов;
5) примерную инструкцию по делопроизводству в государственных организациях;
6) перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, в том числе перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций, с указанием сроков их хранения и перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков их хранения;
7) перечень документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков их хранения, а также инструкцию по применению этого перечня — совместно с Центральным банком Российской Федерации;
8) примерное положение о центральном архиве государственного органа, примерное положение об архиве организации;
9) типовое положение о центральной экспертной комиссии государственного органа, примерное положение об экспертной комиссии организации;
10) примерное положение об экспертно-проверочных комиссиях федеральных государственных архивов, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, уполномоченных в области архивного дела, а также научных организаций, включенных в перечень, утверждаемый Правительством Российской Федерации;
11) порядок государственного учета документов Архивного фонда Российской
12) положение о ведении Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации;
13) порядок признания документов Архивного фонда Российской Федерации находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии;
14) типовые нормы времени и выработки на работы (услуги), выполняемые (оказываемые) государственными и муниципальными архивами.
Задание.
Функции Председателя суда в отношении архивного дела в суде: утверждает положение об архиве суда; утверждает режим работы архива суда; назначает на должность и освобождает от должности специалистов, обеспечивающих деятельность архива суда, организует работу по повышению квалификации работников аппарата суда, принимает решение о поощрении работников аппарата суда либо о привлечении их к дисциплинарной ответственности; создает своим приказом постоянно действующую экспертную комиссию в целях организации и проведения работ по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов суда; определяет порядок выдачи разрешения на передачу документов в архив суда; устанавливает сроки и порядок сдачи дел (нарядов) и дел общего делопроизводства в Государственный архив соответствующего субъекта РФ; осуществляет контроль за состоянием хранения документов, их наличия в архиве суда; дает письменное разрешение на выдачу документов из архивохранилища; принимает меры по разработке планов конкретных мероприятий и нормативных документов, регламентирующие порядок работы в чрезвычайных ситуациях, при возникновении которых невозможно обеспечить сохранность архивных документов; выполняет иные управленческие функции по обеспечению надлежащего функционирования архива суда.
Задание.
Порядок выдачи разрешения на передачу документов в архив суда:
ü Решение на передачу в архив дел и материалов принимает судья, их рассмотревший, или председатель суда
ü Решение на сдачу номенклатуры дел, производств, журналов и учётно-статистических карточек принимает председатель суда
ü Решение на передачу в архив дел общего делопроизводства принимает начальник (специалист) отдела дело/судопроизводства суда (секретариата судебной коллегии).
Органы, осуществляющие управление архивным делом в суде.
Министерство культуры РФРосархив Департамент по архив. делу Суд-ый департамент
Автор статьи
Читайте также: