Обзор электронные доказательства в трудовых спорах используем их с опорой на судебную практику

Обновлено: 19.04.2024

Законодательство РФ разрешает использовать электронные документы в качестве доказательств. Но на практике далеко не все электронные документы и не в каждом случае принимаются судами. Допустимость и достоверность таких доказательств — первое, что вызывает сомнения. Рассмотрим, какими нормативными требованиями нужно руководствоваться и как на практике суды оценивают электронные документы.

Юридическую силу любому документу придаёт его соответствие определённым требованиям. Они установлены законами и другими нормативно-правовыми актами, могут различаться в зависимости от вида и назначения документа. Как правило, речь идёт о требованиях к форме и содержанию. Обязательное условие — подпись уполномоченного лица или лиц. Иногда требуется печать — как дополнительное подтверждение составления, издания, согласования документа конкретным органом власти, организацией или физическим лицом.

Юридическая сила документа в электронном виде — более сложная категория. Такие документы должны соответствовать как общим требованиям, предъявляемым к любым юридически значимым документам, так и специальным. При этом важно различать электронные документы и электронные образы. К этим категориям процессуальное законодательство относится неравнозначно:

электронные документы в оригинале приравниваются к бумажным документам в оригинале;
электронные копии (образы) документов приравниваются к бумажным копиям документов.

Документ как доказательство в судебном процессе

Процессуальное законодательство (ГПК, АПК, КАС, УПК, КоАП) считает документы:

письменными доказательствами, если в документе есть информация, имеющая значение для дела;
вещественными доказательствами, если документ, как предмет с определенными признаками, способен быть средством установления обстоятельств, имеющих значение для дела.

В большинстве случаев документ — письменное доказательство. Но если, например, представлен подложный документ, таким доказательством он быть не может, а вот вещественным — да.

В качестве письменных доказательств суды принимают любые бумажные и электронные документы, выполненные любым способом. Но только при условии, что можно установить достоверность документа.

О достоверности говорят:

наличие всех обязательных реквизитов;
соответствие юридически значимого документа всем предъявляемым к нему требованиям;
действительность документа по срокам;
точность и полнота информации;
отсутствие признаков подделки;
подписание документа уполномоченным лицом;
действительность и достоверность подписи;
отсутствие сомнений или наличие подтверждений того, что документ исходит от конкретного лица.

Разные документы по-разному оцениваются на предмет достоверности. Оценка зависит от вида документа, его формы, способа получения и представления. Важный фактор — оспаривается или не оспаривается достоверность документа. В сложных, спорных случаях может проводиться экспертиза как документа в целом, так и отдельных его элементов.

Таким образом, для суда не столь важно, о какой форме документа идёт речь, электронной или бумажной. Важно, чтобы документ был подлинным (достоверным) и имел отношение к делу.

Проблемы могут возникнуть с представлением документов. На этот счёт установлены общие и специальные требования.

Обязательно представляются оригиналы документов, если:

конкретные обстоятельства дела в соответствии с законом должны подтверждаться только оригиналами документов;
дело, по мнению суда, нельзя разрешить без подлинных документов;
представленные копии документа отличаются по содержанию;
суд потребовал представить подлинники документов взамен представленных электронных копий.

В остальных случаях разрешается представлять электронные или бумажные копии документов. Подлинность копий обеспечивается их заверением в установленном законом порядке, как правило, нотариальном. Правда, если суд посчитает нужным запросить оригиналы, придется либо их представить, либо заявить о невозможности сделать это, обосновав причины.

Специальные требования к представлению документов в электронной форме

Порядок подачи в суды документов в электронной форме, в том числе электронных документов, установлен:

Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 27 декабря 2016 г. № 251 «Об утверждении Порядка подачи в федеральные суды общей юрисдикции документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа».
Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 27 декабря 2016 г. № 252 «Об утверждении Порядка подачи в арбитражные суды Российской федерации документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа».

Требования к электронным документам, изначально созданным в таком виде без предварительного создания бумажного носителя:

Формат файла должен соответствовать формату электронного документа на момент его подписания. Допустимые форматы: PDF, RTF, DOC, DOCX, XLS, XLSX или ODT, а для документов с графикой — PDF, JPEG (JPG), PNG или TIFF.
Один документ — один файл размером не более 30 Мб. В названии файла указывается наименование документа и количество листов.
Запрещается использовать средства защиты от копирования и печати.
Представляемый электронный документ подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью лица, подписавшего электронный документ. Используется отсоединённая электронная подпись (в отдельном файле).

Требования к электронным образам документов (сканам):

Сканирование осуществляется в масштабе 1:1.
Основная цветовая гамма — чёрно-белая или серая. Цветные изображения допускаются, если это имеет значение для дела и для точной цветопередачи оригинала.
Качество должно обеспечивать возможность корректного прочтения документа, сохранение всех его реквизитов, графической подписи, печатей и штампов.
Формат файла — PDF с возможностью копирования текста. Размер — не более 30 Мб.
Один документ — один файл. В названии файла указывается наименование документа и количество листов.
Электронный образ заверяется усиленной квалифицированной электронной подписью или иным способом, если это допускает процессуальное законодательство.

Указанные требования касаются только случаев, когда документы представляются вместе с обращением в суд (заявление, ходатайство, жалобы и т.д.) и направляются через личный кабинет сервиса «Мой арбитр» или ГАС «Правосудие».

Представление электронных документов и электронных образов в качестве доказательств непосредственно в процессе проходит по другим правилам:

Электронный документ распечатывается и заверяется в том же порядке, в котором он был подписан электронной подписью. Как вариант, возможно его заверение нотариусом. Суд может принять документ и в том случае, если бумажная версия будет заверена графической или простой электронной подписью лица, подписавшего электронный документ.
Электронный образ (скан) документа заверяется в нотариальном порядке. Хотя такого процессуального требования нет, это повышает уровень доверия к документу.

Практика применения разных видов электронных доказательств

Любые электронные документы, подписанные надлежащим образом, принимаются судами в качестве доказательств наравне с бумажными документами. С электронными образами сложнее. К ним относятся как к копиям бумажных документов, но оценивают более придирчиво. Это связано с тем, что образ легче видоизменить полностью или частично с помощью графических редакторов.

Наиболее часто в качестве электронных доказательств используются следующие документы:

договоры и дополнительные соглашения;
учётные и платёжные документы;
переписка сторон через интернет с использованием электронной почты или мессенджеров;
сканы, распечатки документов, переданных по электронной почте, через мессенджеры, с помощью факсимильной связи.

Процессуальное законодательство не содержит специальных правил оценки электронных доказательств. Нет в законах и самого понятия «электронное доказательство». В связи с этим суды оценивают электронные документы и образы на своё усмотрение в рамках правил оценки доказательств в целом и письменных в отдельности.

Если документ и его достоверность не оспариваются сторонами процесса, он, скорее всего, будет принят судом в качестве доказательства. Разумеется, если соблюдены формальные требования к его форме, содержанию, получению и представлению. Но если возникает спор, приходится доказывать или опровергать различные обстоятельства, связанные с составлением, изданием, подписанием, отправкой и (или) получением документа.

В соответствии со статьей 160 ГК РФ, письменная форма сделки считается соблюдённой, если стороны заключили договор с помощью технических средств, которые позволяют воспроизвести в неизменном виде содержание сделки на материальном носителе. Договор считается подписанным конкретным лицом, если можно достоверно определить, что именно это лицо выразило свою волю и тем самым заключило сделку. Отсутствие подписи (графической или электронной) на договоре уже ставит под сомнение соблюдение письменной формы сделки. Поэтому, когда в суде для подтверждения сделки представляются электронная переписка и приложения к ней, необходимо доказать, что письма и вложения (договор, протокол разногласий и т. п.) исходили от конкретного лица, имеющего полномочия на заключение сделки.

Учётные и платёжные документы также могут быть оспорены на предмет их создания или подписания конкретным лицом. Интернет-переписка, сканы и распечатки документов, переданных по электронной почте, через мессенджеры или с помощью факсимильной связи, скриншоты страниц создают ту же самую проблему.

Электронная подпись не гарантирует на 100% достоверность документа. По крайней мере, всегда может быть поднят вопрос о её действительности и правомерности использования. Однако её наличие, особенно УКЭП, приравнивает документ к бумажному аналогу и устраняет большую часть рисков.

Подборка наиболее важных документов по запросу Обзор электронные доказательства (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Судебная практика: Обзор электронные доказательства

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 24.03.2022 N 09АП-84797/2021 по делу N А40-30801/2020
Требование: Об отмене определения об отказе во включении требований в реестр требований кредиторов должника.
Решение: Определение отменено. Как следует из пунктов 10 и 11 Обзора судебной практики по вопросам, связанным с участием уполномоченных органов в делах о банкротстве и применяемых в этих делах процедурах банкротства (утв. Президиумом Верховного Суда РФ 20.12.2016), распечатанная из электронной базы налоговая декларация, удостоверенная должностным лицом налоговой инспекции, может быть признана допустимым письменным доказательством, без предоставления доказательств истребования задолженности.

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Обзор электронные доказательства

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Статья: Философия "электронной" состязательности в гражданском судопроизводстве
(Комиссарова Е.Г.)
("Пермский юридический альманах. Ежегодный научный журнал", 2019, N 1) Обзор точек зрения сторонников и противников отнесения электронных доказательств к письменным см.: Азаров В.В. Соотношение электронных документов и письменных доказательств в гражданском судопроизводстве // Арбитражный и гражданский процесс. М.: Юрист, 2014. N 6. С. 51 - 56.

Нормативные акты: Обзор электронные доказательства

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
"Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях" - сведения о научно-справочном аппарате к фонду отражают номера и названия всех описей дел фонда, хронологические рамки включенных в них документов, другие виды НСА (указатели к документам, обзоры и т.д.).

Электронное взаимодействие с персоналом становится привычной практикой в организациях. Обзор поможет разобраться, какие электронные доказательства могут сыграть на руку работодателю в споре, а какие приведут к проигрышу. Также подскажем, что сделать, чтобы суд принял ваши доказательства.

В каких ситуациях стороны ссылаются на электронные доказательства

Признание отношений трудовыми

Указывать на взаимодействие в качестве работника и работодателя может обсуждение рабочих вопросов в мессенджерах. Такие доказательства принимали:

Перевод

Не стоит согласовывать с работником перевод в электронном виде, например через корпоративную систему электронного документооборота. Законодательство не предусматривает подобной формы трудового договора и соглашений к нему. На это указал Мосгорсуд.

Дисциплинарная ответственность

Наказать за нарушение трудового режима поможет электронная система пропусков. Верховный суд Республики Саха (Якутия) поддержал работодателя, который объявил сотруднику выговор за опоздания и преждевременные уходы с работы, сославшись на показания пропускной системы. Сотрудник утверждал, что по табелю учета рабочего времени он отработал полную норму часов. Суд не принял этот довод: время прихода и ухода в табеле не фиксируется. Подобная практика встречается также у Мосгорсуда.

Увольнение по инициативе работника

Обратная ситуация происходит с отзывом заявления об увольнении. Мосгорсуд, Президиум Кемеровского областного суда указывают: работник может любым способом сообщить о том, что передумал уходить, в том числе по электронной почте.

Если сомневаетесь, оформлять ли увольнение, лучше уточните у сотрудника его желание.

Сокращение

Уведомлять работника о предстоящим увольнении по электронной почте рискованно. Нижегородский областной суд, Свердловский областной суд считают, что предупреждать о сокращении можно в любой форме. Верховный суд Республики Бурятия не признает электронное письмо надлежащим доказательством уведомления.

Есть риски и в том, чтобы предлагать вакантные должности в электронном виде. Мосгорсуд посчитал, что рассылки персоналу вакансий по корпоративной почте недостаточно, чтобы уведомить о свободных местах тех, кто попал под сокращение. Однако, если указать в письме, как выбрать вакантное место, шансы выиграть спор повышаются. Так, в схожей ситуации Мосгорсуд признал допустимым предложение вакансии на корпоративном портале организации.

Прогул

Учитывайте, что в качестве оправдания прогула работник может сослаться на то, что он согласовал отсутствие в электронном виде. Так, Челябинский областной суд признал переписку с начальником в мессенджере достаточным доказательством договоренности с руководителем о днях отгула. А Саратовский областной суд признал увольнение незаконным из-за отказа организации принять заявление об отгуле по электронной почте. Работнику полагался отпуск как инвалиду. Получив электронное письмо, работодатель обязан был предоставить дни отдыха.

Что поможет усилить позицию в суде

Хотя суды и рассматривают электронные доказательства наравне с остальными, лучше принять меры, которые повысят шанс выиграть спор.

Продублировать на бумаге

Если вы получили от работника документы в электронном виде (отзыв заявления об уходе, объяснения по поводу нарушения дисциплины и другие), попросите продублировать их на бумажном носителе.

То же касается кадровых документов компании, например уведомления о сокращении. Старайтесь оформлять их не только в электронной форме, но и на бумаге.

Заверить нотариально

Чтобы у суда не возникло сомнений в подлинности электронного доказательства, заверьте его у нотариуса.

Установить правила электронной переписки

Закрепите в коллективном договоре или локальном нормативном акте случаи и порядок электронной переписки. Это поможет придать силу вашим доказательствам и защитит от ссылки работника на электронные документы, использовать которые вы не договаривались.

В каких ситуациях стороны ссылаются на электронные доказательства

Самарский областной суд;
Омский областной суд;
Свердловский областной суд.

Дисциплинарная ответственность

Увольнение по инициативе работника

Если сомневаетесь, оформлять ли увольнение, лучше уточните у сотрудника его желание.

Что поможет усилить позицию в суде

Продублировать на бумаге

Заверить нотариально

Чтобы у суда не возникло сомнений в подлинности электронного доказательства, заверьте его у нотариуса.

Установить правила электронной переписки

В каких ситуациях стороны ссылаются на электронные доказательства

Признание отношений трудовыми

Будьте осторожны в электронном общении с тем, в отношении кого не оформили трудовой договор. Пленум Верховного суда назвал переписку сторон по электронной почте одним из показателей наличия трудовых отношений ( Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 29.05.2018 N 15"О применении судами законодательства, регулирующего труд работников, работающих у работодателей - физических лиц и у работодателей - субъектов малого предпринимательства, которые отнесены к микропредприятиям" ).

Самарский областной суд ( Апелляционное определение Самарского областного суда от 14.05.2019 по делу N 33-5506/2019 );
Омский областной суд ( Апелляционное определение Омского областного суда от 28.11.2018 по делу N 33-7850/2018 );
Свердловский областной суд (Апелляционное определение Свердловского областного суда от 08.11.2018 по делу N 33-19091/2018).

Перевод

Дисциплинарная ответственность

Наказать за нарушение трудового режима поможет электронная система пропусков. Верховный суд Республики Саха (Якутия) ( Апелляционное определение Верховного суда Республики Саха (Якутия) от 15.11.2017 по делу N 33-4401/2017 ) поддержал работодателя, который объявил сотруднику выговор за опоздания и преждевременные уходы с работы, сославшись на показания пропускной системы. Сотрудник утверждал, что по табелю учета рабочего времени он отработал полную норму часов. Суд не принял этот довод: время прихода и ухода в табеле не фиксируется. Подобная практика встречается также у Мосгорсуда ( Апелляционное определение Московского городского суда от 10.10.2018 по делу N 33-44498/2018 ).

Увольнение по инициативе работника

Не спешите увольнять работника, который прислал заявление по электронной почте. Расторгнуть трудовой договор можно только на основании заявления в письменной форме и на бумажном носителе. Такой вывод делают Верховный суд Республики Коми ( Апелляционное определение Верховного суда Республики Коми от 29.03.2018 по делу N 33-1853/2018 ) и Мосгорсуд ( Апелляционное определение Московского городского суда от 06.06.2016 по делу N 33-22057/2016 ).

Обратная ситуация происходит с отзывом заявления об увольнении. Мосгорсуд ( Апелляционное определение Московского городского суда от 22.05.2019 N 33-22466/2019 ), Президиум Кемеровского областного суда ( Постановление Президиума Кемеровского областного суда от 18.06.2018 N 44г-40/2018 ) указывают: работник может любым способом сообщить о том, что передумал уходить, в том числе по электронной почте.

Если сомневаетесь, оформлять ли увольнение, лучше уточните у сотрудника его желание.

Сокращение

Уведомлять работника о предстоящим увольнении по электронной почте рискованно. Нижегородский областной суд ( Апелляционное определение Нижегородского областного суда от 04.06.2019 по делу N 33-5728/2019 ), Свердловский областной суд ( Апелляционное определение Свердловского областного суда от 14.02.2018 по делу N 33-1935/2018 ) считают, что предупреждать о сокращении можно в любой форме. Верховный суд Республики Бурятия ( Апелляционное определение Верховного суда Республики Бурятия от 23.11.2016 по делу N 33-6287/2016 ) не признает электронное письмо надлежащим доказательством уведомления.

Есть риски и в том, чтобы предлагать вакантные должности в электронном виде. Мосгорсуд ( Апелляционное определение Московского городского суда от 28.11.2018 N 33-48052/2018 ) посчитал, что рассылки персоналу вакансий по корпоративной почте недостаточно, чтобы уведомить о свободных местах тех, кто попал под сокращение. Однако, если указать в письме, как выбрать вакантное место, шансы выиграть спор повышаются. Так, в схожей ситуации Мосгорсуд ( Апелляционное определение Московского городского суда от 14.12.2017 по делу N 33-48435/2017 ) признал допустимым предложение вакансии на корпоративном портале организации.

Прогул

Учитывайте, что в качестве оправдания прогула работник может сослаться на то, что он согласовал отсутствие в электронном виде. Так, Челябинский областной суд ( Определение Челябинского областного суда от 08.04.2019 по делу N 11-4171/2019 ) признал переписку с начальником в мессенджере достаточным доказательством договоренности с руководителем о днях отгула. А Саратовский областной суд признал увольнение незаконным из-за отказа организации принять заявление об отгуле по электронной почте. Работнику полагался отпуск как инвалиду. Получив электронное письмо, работодатель обязан был предоставить дни отдыха.

Что поможет усилить позицию в суде

Продублировать на бумаге

Заверить нотариально

Чтобы у суда не возникло сомнений в подлинности электронного доказательства, заверьте его у нотариуса.

Установить правила электронной переписки

Автор статьи

Куприянов Денис Юрьевич

Юрист частного права

Страница автора

Читайте также: