Обеспечение нормативных условий хранения документов в архиве суда включает
Обновлено: 01.05.2024
В текущей работе организации составляют различные документы. Ими обосновываются хозяйственные операции, сделки или расходы. При этом налоговики в любой момент могут истребовать информацию, даже если она связана с деятельностью вашего партнера по бизнесу. Вот почему важно хранить все документы. О том, что нужно учесть, организуя хранение документов, расскажем далее.
Как организовать хранение документов
Порядок хранения документации состоит:
- из организации хранения документов;
- обеспечения сохранности документов.
За хранение документов в организации отвечает руководитель (ст. 29 закона № 402-ФЗ). Эти полномочия своим приказом он может передать другому сотруднику, например, главному бухгалтеру. В крупной компании за организацию хранения бумаг может отвечать архивариус.
Нормативные документы, регламентирующие хранение
Порядок и сроки хранения документов установлены:
- Налоговым кодексом;
- Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
- ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», утвержденный приказом Минфина от 16.04.2021 № 62н;
- перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Росархива от 20.12.2019 № 236;
- правилами организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, утвержденными приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526;
- методическими рекомендациями Росархива от 19.07.2018 № б/н.
В последнее время в организациях расширяется электронный документооборот. Электронные документы также нужно хранить.
В этом случае обратим внимание на документ, который необязателен, но рекомендован для добровольного применения — ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005, утвержденный приказом Росстандарта от 17.09.2012 № 325-ст. Он устанавливает правила обеспечения долговременной сохранности электронных документов.
Организация хранения документов
Все документы условно можно подразделить на текущие и архивные.
Текущие — это документы, с которыми вы работаете в настоящий момент или которые имеют временный срок хранения.
Архивные — это документы, по которым делопроизводство закончено.
Правила хранения текущих документов законодательно не регламентированы. Как правило, бумаги, используемые сотрудниками в работе, хранятся в столах или стеллажах, расположенных в кабинетах.
Исключение — конфиденциальные документы. Их документооборот надо организовать отдельно, определив в локальном нормативном акте, какие документы относятся к конфиденциальным, каким сотрудникам предоставлено право с ними работать, как они получают доступ к такой информации. Кроме того, потребуется отделить конфиденциальные бумаги от обычных и отвести под их хранение специальную площадь.
Текущие документы можно хранить и в архиве. Но, как правило, там хранят документы, по которым делопроизводство окончено либо которые имеют постоянный или временный (свыше 10 лет) срок хранения.
Перед передачей дел на архивное хранение требуется провести подготовительную работу.
В связи с расширением электронного документооборота организации нужно наладить порядок хранения и таких документов. Их можно держать в электронном виде, а распечатывать по запросу, например, налоговой инспекции.
Только оцифровать все документы с целью уничтожения бумажных копий нельзя. Законодательно это запрещено. Если документы сразу оформлены на бумаге, хранить их нужно в бумажном виде в течение всего срока хранения.
Хранение бухгалтерских документов
С первого января 2022 года обязательно надо применять ФСБУ 27/2021. Он установил следующие правила хранения документов бухгалтерского учета:
- хранить нужно подлинники документов;
- хранить нужно документы в том виде, в котором они составлены. Если документ составлен на бумаге, уничтожить его, предварительно переведя в цифровой вид для хранения, нельзя;
- документы и данные, содержащиеся в них, нужно хранить в РФ. Здесь же должны размещаться и базы данных бухгалтерского учета.
Обратите внимание: требование ФСБУ 27/2021 о хранении документов бухучета, содержащихся в них данных, а также о размещении баз данных на территории РФ, станет обязательным только с 1 января 2024 года (Приказ Минфина от 23.12.2021 № 224н).
Порядок предоставления доступа к документам определяет организация или ИП. При этом чтобы получить доступ к документам, об этом нужно проинформировать главного бухгалтера или другое ответственное лицо.
Хранение кадровых документов
За хранение кадровых документов отвечает кадровая служба. К кадровой относится документация по личному составу организации, а также локальные акты и иные документы, которые обязательны для исполнения всеми сотрудниками.
К документации по личному составу относятся документы:
- о трудовой деятельности работников, в том числе на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;
- по учету кадров;
- по расчетам заработной платы и других выплат;
- по охране труда.
Хранить кадровую документацию нужно в течение сроков, установленных типовым перечнем документов.
Сроки хранения документов
Документы бухучета, бухгалтерскую, финансовую отчетность хранят не менее пяти лет после истечения отчетного года (ч. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ).
С 17 марта 2021 года сроки хранения регистров налогового учета, а также документов для исчисления, удержания и уплаты налогов составляют пять лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК).
Другие сроки хранения предусмотрены типовым перечнем документов. Он предусматривает, что документы можно хранить:
- постоянно. Так хранят бухгалтерскую отчетность, передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы и пояснительные записки к ним;
- если документы по личному составу закончены делопроизводством после 1 января 2003 года, их хранят 50 лет, если после этой даты — 75 лет;
- 10 лет нужно хранить документы о недостачах, присвоениях, растратах — например, справки, акты, переписку.
Кроме того, предусмотрены и специальные сроки хранения документов:
- в течение 6 лет нужно хранить документы по страховым взносам (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК);
- 10 лет установлены для хранения документов по убыткам, которые переносят на будущее.
Сроки хранения документов зависят от их видов. Типовые сроки хранения документов смотрите в таблице ниже.
Банковские и кассовые документы
Документы на открытие, закрытие, переоформление расчетных счетов
Договоры банковского счета
5 лет после окончания срока действия договора
Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы — кассовые документы и книги, банковские документы
5 лет при условии проведения проверки
Кредитные и заемные договоры,
документы, подтверждающие предоставление кредита (займа) и исполнения должником своих обязательств
5 лет — после полного исполнения обязательств и проверки экспертной комиссией;
10 лет — с условием о залоге имущества
Документы по бухгалтерскому учету
Бухгалтерская отчетность: сводная годовая (консолидированная), годовая;
Постоянно, но не менее 10 лет
Если нет годовых, постоянно, но не менее 10 лет
5 лет после отчетного года;
По годовой бухотчетности — постоянно, но не менее 10 лет
Документы учетной политики
5 лет после замены новыми
Первичные документы и приложения к ним — корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка
5 лет при условии проведения проверки
Расчетно-платежные ведомости, расчетные листы на зарплату и другие выплаты
если нет лицевых счетов — 50 / 75 лет
Положения об оплате труда и премировании работников по месту утверждения
Постоянно, но не менее 10 лет
Документы о дебиторской и кредиторской задолженности
5 лет после погашения долга
5 лет при условии проведения проверки
Документы о недостачах, растратах, хищениях
10 лет (после возмещения ущерба, в случае возбуждения уголовных дел храните до принятия решения по делу)
Акты выполненных работ, оказанных услуг
Акты сверки дебиторской и кредиторской задолженности
5 лет при условии погашения дебиторской или кредиторской задолженности
5 лет после истечения срока действия
Инвентаризационные описи, акты и ведомости
5 лет при условии проведения проверки
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов
5 лет после замены новыми
Налоговые документы
Документы (справки, таблицы, сведения, переписка) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, задолженности по ним
5 лет после снятия задолженности
Декларации (расчеты) организаций по всем видам налогов
Сведения о доходах физических лиц
если нет лицевых счетов — 50/75 лет
Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемые налоговыми агентами
Книги учета доходов и расходов по УСН
Страховые взносы и пособия
Расчеты по взносам на обязательное пенсионное страхование
Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении
Личные карточки и личные дела работников, в том числе руководителей
Лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате
О приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы
О направлении в командировку работников
О дисциплинарных взысканиях
Табели, графики, журналы учета рабочего времени
при вредных и опасных условиях труда — 50 / 75 лет
Правила трудового распорядка
1 год после замены их новыми
Штатные расписания и изменения к ним:
- по месту разработки или утверждения;
- в других организациях
Постоянно, но не менее 10 лет
3 года после замены новыми
Отчеты работников о командировках
5 лет при условии проверки экспертно-проверочной комиссией
Согласие на обработку персональных данных
3 года после истечения срока действия согласия или его отзыва, если иное не предусмотрено федеральным законом или договором
Корпоративные документы
Протоколы, постановления, решения общих собраний акционеров и пайщиков
Постоянно, но не менее 10 лет
Реестры владельцев ценных бумаг
Постоянно, но не менее 10 лет
Выписки из реестров владельцев ценных бумаг
Переписка о начислении дивидендов
Ведомости на выдачу дивидендов
Начало срока хранения документации нужно считать с 1 января года, следующего за годом, в котором по ней закончено делопроизводство (ч. 2 ст. 21.1 закона № 125-ФЗ). По некоторым документам это правило уточнено.
Например, по счетам-фактурам годом окончания делопроизводства является год, в течение которого их в последний раз использовали при расчете НДС и при составлении отчетности (письмо Минфина от 19.07.2017 № 03-07-11/45829).
При переносе убытков на будущее нужно хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, пока организация уменьшает налоговую базу (письмо Минфина от 28.01.2022 № 03-03-06/3/5632). Следовательно, срок хранения документов по убыткам составляет 15 лет. Его рассчитывают после истечения 10 лет, установленных для переноса убытков на будущее.
Срок хранения первичных документов, которые подтверждают формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, нужно исчислять с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (письмо Минфина от 16.08.2019 № 03-03-06/1/62257).
Архивное хранение документов
Для передачи дел в архив документы надо правильно подготовить. Если под архив специально отведено помещение, к нему предъявляют особые требования (п. 2.16 правил, утвержденных приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526).
Архивное помещение должно быть удалено от остальных помещений организации — лабораторных, производственных, бытовых и не иметь общих с ними вентиляционных каналов. От соседних помещений архив должен быть отделен несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов.
Через архивохранилище не могут проходить трубы водоснабжения и канализации, технологического или бытового вывода воды.
Архивное помещение должно быть достаточно освещенным и хорошо проветриваемым, чтобы обеспечить рециркуляцию воздуха, стабильный температурно-влажностный режим, очистку воздуха от пыли и посторонних примесей. Кроме того, архивохранилище должно иметь выходы к лифтам и лестничным клеткам.
Но отводить для документов специальное помещение необязательно. Главное — хранить их в запирающихся шкафах или сейфах, которые обеспечивают сохранность документов и предохраняют от пыли и света.
Документы перед сдачей на архивное хранение надо отобрать и правильно подготовить.
Из всего массива имеющихся документов нужно выделить те, которые относятся к личному составу, имеют постоянные или временные сроки хранения. Именно эти документы подлежат архивному хранению (раздел 1.1.2 методических рекомендаций Росархива от 19.07.2018 № б/н).
Перед передачей дел в архив требуется экспертиза, которая определит ценность документа и срок его хранения. Для проведения экспертизы нужно создать экспертную комиссию. В небольших фирмах ее создают по приказу руководителя, в крупных она действует на основании специально утвержденного положения.
Дела в архив передают по описи. В результате экспертизы нужно составить отдельные описи дел по документам:
- постоянного срока хранения;
- временных сроков хранения свыше 10 лет;
- по личному составу;
- по электронным документам постоянного хранения.
Основой для составления описи дел, документов постоянного или временного срока хранения является номенклатура дел. Ее составляют на предстоящий календарный год, вводят в действие с 1 января и впоследствии корректируют.
Передачу документов в архив организации надо оформить актом приема-передачи. Его подписывают председатель и члены комиссии, а утверждает руководитель организации.
Далее необходимо организовать правильное хранение дел в архиве. Полное оформление дела на бумажном носителе предусматривает выполнение следующих действий:
- подшивку или переплет документов дела;
- нумерацию листов дела;
- составление листа — заверителя дела;
- составление внутренней описи документов дела;
- оформление обложки дела.
Если на хранение сдают электронные дела, для их передачи тоже нужна опись.
В локальном нормативном акте организации должно быть указано лицо, ответственное за хранение архивных документов. Например, бухгалтер, секретарь или кадровик. Поручите им завести специальный журнал выдачи архивных документов. В нем нужно указывать Ф.И.О. сотрудника, который получил дело из архива, дату его выдачи и возврата. Все эти операции работник должен подтвердить подписями в журнале.
Уничтожение документов с истекшими сроками хранения
Документы с истекшими сроками хранения уничтожают. Для утилизации отбирают документы, срок хранения которых истек к 1 января того года, в котором их ликвидируют.
За уничтожение документов на фирме также должна отвечать экспертная комиссия. Она нужна, чтобы отобрать дела для уничтожения и для дальнейшего хранения.
Комиссия утверждает и согласует описи дел, документы описи и акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. Все эти документы нужно утвердить у руководителя. После этого дела, выделенные по акту к уничтожению, можно утилизировать.
Дела на бумажном носителе, выделенные к уничтожению, передаются на утилизацию по акту о выделении к уничтожению документов, а также на основании иных документов, подтверждающих факт их сдачи на уничтожение.
Электронные дела с истекшими сроками хранения выделяют в общем порядке. После этого их ликвидируют физически или с помощью программно-технических средств, например, перезаписывают информацию на диске.
4.3. Режимы хранения документов
Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов.
4.3.1. Световой режим
4.3.1.1. Постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте. Все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения.
4.3.1.2. Освещение в хранилищах может быть естественным и искусственным.
4.3.1.3. Естественное освещение в хранилищах допускается рассеянным светом, при условии применения на окнах светорассеивателей, регуляторов светового потока, защитных фильтров, штор, жалюзи, окраски стекол. Для защиты документов применяют хранение в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, в оберточной бумаге и т.п.
4.3.1.4. Для искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра типа ЛБ, ЛХБ, ЛТБ.
4.3.1.5. Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола - 20 - 50 лк (люкс), на рабочих столах - 100 лк (люкс).
4.3.2. Температурно-влажностный режим
4.3.2.1. В помещениях хранилищ, оборудованных системами кондиционирования воздуха, должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику видов документов: для бумажных документов - температура 17 - 19 град. С, относительная влажность воздуха 50 - 55%; для пленочных материалов - черно-белых (15 град. С и 40 - 55%) и цветных (2 - 5 град. С и 40 - 55%); для документов на магнитных лентах и дисковых носителях - 15 - 20 град. С и 50 - 65%.
4.3.2.2. Резкие колебания температуры и влажности в хранилищах не допускаются. В помещениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации климатических условий на основе рационального отопления и проветривания помещений, использования средств осушения или увлажнения воздуха. При длительном стабильном повышении относительной влажности воздуха до 80 - 90% предпринимаются обязательные меры по нормализации климатических условий (интенсивное проветривание, осушение хранилищ, устранение причин повышения влажности).
4.3.2.3. Температурно-влажностный режим в хранилищах контролируется путем регулярного измерения параметров воздуха: в кондиционируемых помещениях - один раз в неделю, в помещениях с нерегулируемым климатом - два раза в неделю, при нарушениях режима хранения - ежедневно.
4.3.2.4. Контрольно-измерительные приборы (термометры, психрометры, гигрометры) размещают в главном проходе на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в регистрационном журнале.
4.3.3. Санитарно-гигиенический режим
4.3.3.1. Помещения архива должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов, пыли.
4.3.3.2. В помещениях хранилищ должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении.
4.3.3.3. Открывающиеся в теплое время года окна, а также вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах хранилищ и наружные отверстия вентиляционных систем следует защищать сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм.
4.3.3.4. В помещениях хранилищ запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение и использование пищевых продуктов, курение.
4.3.3.5. В помещениях хранилищ необходимо проводить систематическую влажную уборку. Не реже одного раза в год проводится обеспыливание стеллажей, шкафов, средств хранения; полы, плинтусы, подоконники, цокольные части стеллажей обрабатываются водными растворами антисептиков (2%-ный формалин, 5%-ный катамин АБ и т.п.).
4.3.3.6. Два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) документы (выборочно) и помещения хранилищ подвергают обследованию для своевременного обнаружения насекомых и плесневых грибов.
При обнаружении биологических вредителей принимают срочные меры по дезинфекции и дезинсекции помещений силами архива, санэпидемстанции или карантинной службы.
4.3.3.7. При проведении уборок или санитарных обработок вода и антисептические растворы не должны попадать на документы.
4.3.4. Охранный режим
4.3.4.1. Охранный режим обеспечивается выбором места размещения архива в здании, техническими средствами защиты, организацией системы охраны, сигнализации, соблюдением мер пропускного режима, порядка доступа в хранилище, опечатыванием помещений. Наружные двери архива и хранилищ должны иметь металлическую облицовку и прочные запоры. На доступные извне окна устанавливают запираемые, распашные наружу металлические решетки. Помещения архива оборудуют охранной сигнализацией, в нерабочее время помещения пломбируются (опечатываются). Хранилища в рабочее время должны быть закрыты на ключ. Право доступа в хранилище имеют заведующий и сотрудники данного хранилища, а в отдельных случаях - другие лица в их сопровождении. Вынос документов из архива осуществляется только по специальным пропускам в установленном порядке.
4.3.4.2. Охранный режим распространяется также на помещения, в которых временно хранятся архивные документы и материальные ценности архива (читальный, выставочный залы, лаборатории и т.п.).
12. Обеспечение сохранности архивных документов
12.1. Для обеспечения сохранности архивных дел (электронных архивных дел) и других документов, создания необходимых условий для работы архиву суда отводится специально оборудованное помещение, соответствующее установленным условиям хранения документов и труда работников архива.
В архиве должны быть предусмотрены:
помещение для приема, временного хранения документов;
помещение для использования документов (участок выдачи документов);
рабочие комнаты работников архива, которые должны быть изолированы от помещений, где хранятся архивные документы.
Не допускается размещение архива в неприспособленных подвальных и чердачных помещениях.
12.2. Архивохранилище должно быть удалено от бытовых помещений и не иметь общих с ними вентиляционных каналов, гарантировано от затопления, отделено от соседних помещений несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов и иметь запасный выход.
Электропроводка должна быть скрытой или вмонтированной в металлические трубы. Осветительная арматура в помещении архива должна быть полугерметичной. Штепсельные розетки для переносных ламп или пылесосов должны быть герметичными или устанавливаться в металлических распределительных шкафах (коробках).
12.3. При размещении архивохранилища в специальном или приспособленном здании предпочтение (при равных тепловых характеристиках) отдается помещениям с северной ориентацией окон.
Материалы покрытия стен, полов, потолков, внутренней арматуры архивохранилища, применяемые при изготовлении оборудования и средств хранения архивных документов, не должны выделять агрессивные химические вещества и быть источником пыли.
12.4. Архивохранилище должно иметь естественную или искусственную вентиляцию, обеспечивающую рециркуляцию воздуха, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли.
12.5. Архивохранилища (за исключением архивохранилищ, располагающихся на охраняемой территории) оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома (металлические или обшитые металлом). Окна помещения архива должны быть оборудованы запирающимися решетками.
12.6. Запрещается установка в помещении архива печей и дымоходов, применение огня, использование нагревательных приборов, размещение посторонних объектов.
12.7. Противопожарный режим архива устанавливается в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации в области пожарной безопасности.
Помещение архива должно быть оборудовано пожарной и охранной сигнализацией, иметь выходы к лифтам и лестничным клеткам в случае эвакуации. Пожарная безопасность должна обеспечиваться системой автоматического пожаротушения.
12.8. Работник, ответственный за работу архива суда, должен пройти инструктаж по вопросам противопожарной безопасности, ознакомиться с правилами пользования противопожарным инвентарем. Инструктаж работников архива по противопожарной безопасности должен проводиться не реже одного раза в год ответственным работником, назначенным приказом председателя суда.
12.9. Архивные документы следует хранить в темноте. Все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения.
Естественное освещение в архивохранилище допускается при условии применения на окнах светорассеивателей, защитных фильтров, штор, жалюзи, нанесенных на стекло покрытий. Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью.
12.10. В архивохранилище для хранения документов устанавливаются следующие параметры температурно-влажностного режима:
для хранения документов на бумажном носителе - температура 17 - 19 °C, относительная влажность воздуха - 50 - 55%;
для документов на магнитных дисках и дисковых накопителях - температура 8 - 18 °C, относительная влажность воздуха - 45 - 65%;
для документов на оптических дисках - температура 10 - 23 °C, относительная влажность воздуха - 20 - 50%.
Для контроля температуры и влажности воздуха в помещении архива устанавливаются термометры и гигрометры, согласно показаниям которых должны приниматься меры к обеспечению нормальной температуры и влажности воздуха.
12.11. В архивохранилище должны приниматься меры, исключающие возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли, систематически проводиться санитарные дни для уборки пыли со стеллажей, коробок, связок и влажной уборки помещений.
12.12. Поступающие в архив документы размещаются в архивохранилищах на стационарных и/или передвижных металлических стеллажах, в металлических шкафах, коробках или контейнерах в порядке, соответствующем описям дел, документов.
Порядок размещения дел устанавливается в зависимости от расстояния между полками, физического состояния дел, а также от твердости или мягкости переплета. Дела, имеющие твердый переплет, устанавливаются вертикально; с мягким переплетом или непереплетенные - горизонтально.
Не допускается хранение документов в транспортной таре, в штабелях, на полу, подоконниках, лестничных площадках и других не предназначенных для хранения документов местах.
12.13. Электронные документы на физически обособленных носителях размещаются отдельно от других документов. Каждый носитель должен иметь негерметичный индивидуальный футляр, при этом должно быть исключено свободное перемещение носителя внутри футляра.
12.14. Стеллажи должны быть установлены перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещении без окон - с учетом особенностей помещения и оборудования. Не допускается размещение стеллажей вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.
Расстановка стеллажей и шкафов осуществляется в соответствии со следующими требованиями:
расстояние между рядами стеллажей (главный проход) - не менее 120 см;
расстояние (проход) между стеллажами - не менее 75 см;
расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене, - не менее 75 см;
расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) - не менее 45 см;
расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) - не менее 15 см, в цокольных этажах - не менее 30 см.
Для хранения карточек и справочных материалов в помещении архива устанавливаются картотечные шкафы.
12.15. Помещения, стеллажи, шкафы, полки, контейнеры должны быть пронумерованы. На каждом стеллаже устанавливается указатель, в котором обозначаются номер стеллажа, полки, наименование, регистрационные номера и крайние даты документов, размещенных на каждой полке.
Стеллажи, шкафы и контейнеры нумеруются в каждом архивохранилище слева направо от входной двери, а полки на стеллажах - по шкафам сверху вниз, слева направо.
На коробки приклеиваются ярлыки, на которых указываются: номер фонда, номер описи и крайние номера дел, размещенных в данной коробке.
12.16. Местонахождение документов в архиве закрепляется постеллажными указателями с четко оформленными ярлыками.
12.17. В целях определения места хранения документов в архивохранилище могут составляться топографические указатели: постеллажные (приложение N 35 к настоящей Инструкции), а при большом количестве фондов - пофондовые (приложение N 36 к настоящей Инструкции).
Изменения, происходящие в размещении документов, должны отражаться в топографических указателях.
12.18. Обязательными условиями хранения электронных документов являются:
наличие в архиве суда не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах);
наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля физического и технического состояния;
обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации.
12.19. Для оперативного доступа к электронным документам в справочных и поисковых целях в архиве создается фонд использования электронных документов.
Единственный в мире Музей Смайликов
Самая яркая достопримечательность Крыма
Понятие режима хранения документов в архиве суда.
Режим хранения документов предполагает соблюдение:
Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:
Строительством, реконструкцией, ремонтом помещений архива;
Оборудованием архивохранилищ средствами пожаротушения, охраны, сигнализации; *
Применением технических средств для создания нормативных условий температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического, охранного режимов; *
Применением специальных средств хранения и перемещения документов.
2.Требования к зданиям и помещениям архива
Требования к зданиям и помещениям архива: *
Архив располагается в специально построенном здании или отдельных помещениях здания, принятых под него специальной экспертной комиссией, в которую должны входить представители архива, пожарных, охранных, санитарных служб, по акту приемки помещений или здания; *
Не допускается прием в эксплуатацию зданий или помещений, в которых возможно нарушение режима хранения документов; *
Архив должен быть оборудован средствами охранной сигнализации и защищен решетками на окнах нижних этажей; *
Архив должен состоять из ряда помещений, обязательными среди которых являются отдельные архивохранилища для разных видов документов, помещений для приема, временного размещения, акклиматизации документов и вспомогательных работ с ними, читальный зал, рабочая комната сотрудников, в госархивах к ним прибавляется еще ряд функциональных помещений; *
Хранилища документов должны размещаться в изолированных помещениях с железными или оббитыми железом дверями и распашными решетками на окнах; *
В хранилищах не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, газопроводов, открытых систем электропроводки; *
Отделка и оборудование хранилищ не должны собирать пыль, должны быть хорошо проветриваемыми; *
В оптимальном варианте окна хранилищ должны выходить на северную сторону с целью защиты их от открытых солнечных лучей; *
Хранилища должны быть безопасными в пожарном отношении, иметь внутреннюю сигнализацию и запасный выход; *
В нерабочее время двери хранилищ и решетки на их окнах пломбируются или опечатываются, печать, пломбир, ключи должны храниться у ответственного лица; *
В хранилищах запрещается курить, использовать электронагревательные приборы, легковоспламеняющиеся и взрывоопасные вещества, хранить пищевые продукты: *
Посторонние лица в архивохранилища не допускаются.
Постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте; *
Освещение хранилищ может быть естественным или искусственным светом, при этом свет должен быть рассеянным; *
При естественном освещении на окнах должны быть светорассеиватели, при искусственном освещении в хранилищах применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью или люминисцентные лампы с урезанным ультрафиолетовым участком спектра; *
Нормативы, устанавливаемые при оборудовании архива суда
14.2. Архив должен размещаться в зданиях или отдельных помещениях здания, отвечающих санитарно-гигиеническим требованиям, недоступных для посторонних лиц, сухих, безопасных в пожарном отношении.
14.3. Окна помещения архива оборудуются металлическими решетками. Двери устанавливаются металлические или обшиваются металлом, закрываются надежными замками.
14.4. Запрещается установка в помещении архива печей и дымоходов. В хранилищах запрещается применение огня, использование нагревательных приборов, размещение посторонних объектов.
14.5. В помещении архива в качестве искусственного разрешено только электрическое освещение.
14.6. Рабочие комнаты архива могут быть обеспечены, кроме электрического освещения, естественным освещением и отделены от хранилища.
14.7. Запрещается использование не приспособленных подвальных помещений для хранения архивных документов.
14.8. Помещение архива должно быть оборудовано пожарной и охранной сигнализацией, иметь выходы к лифтам и лестничным клеткам в случае эвакуации.
14.9. Пожарная безопасность в помещении архива должна обеспечиваться системой автоматического пожаротушения.
14.10. Работник архива суда должен пройти инструктаж по вопросам противопожарной безопасности, ознакомиться с правилами пользования противопожарным инвентарем. Инструктаж работников архива по противопожарной безопасности должен проводиться не реже одного раза в год ответственным работником, назначенным приказом председателя суда.
14.11. Помещение архива оборудуется металлическими стеллажами. Стеллажи устанавливаются на расстоянии 10 - 15 см от стен. Если торцы стеллажей примыкают к стенам, то устанавливаются ограничители, не допускающие укладку дел к стене. Расстояние от пола до нижней полки стеллажа должно составлять 10 - 15 см. Высота стеллажа - 2,2 метра, расстояние между полками - 40 см. Ширина главных проходов между стеллажами может достигать 1 - 1,2 метра, остальных проходов - 70 - 80 см.
Целесообразно применять передвижные стеллажи.
14.12. Для хранения карточек и справочных материалов в помещении архива устанавливаются картотечные шкафы.
14.13. Электропроводка должна быть скрытой или вмонтированной в металлические трубы. Осветительная арматура в помещении архива должна быть полугерметичной. Штепсельные розетки для переносных ламп или пылесосов должны быть герметичными или устанавливаться в металлических распределительных шкафах (коробках).
14.14. В помещении архива категорически запрещается курение.
14.15. Архив должен иметь помещение для приема и временного хранения документов, оборудование для перемещения документов внутри архива и для выемки дел, размещенных на верхних полках, для уборки помещений и уборки пыли со стеллажей.
14.16. В помещении архива должны соблюдаться температурно-влажностные, санитарно-гигиенические, световые условия, обеспечивающие длительную сохранность документов и нормальные условия для работы с ними.
14.17. В помещении архива рекомендуется поддерживать постоянную температуру в пределах +14 до +20 градусов по Цельсию и относительную влажность воздуха от 50 до 60 процентов.
14.18. Для контроля температуры и влажности воздуха в помещении архива устанавливаются термометры и гидрометры, согласно показаниям которых должны приниматься меры к обеспечению нормальной температуры и влажности воздуха.
14.19. В архивохранилище должны приниматься меры, исключающие возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли, периодически проводиться санитарные дни для уборки пыли со стеллажей, коробок, связок и влажной уборки помещений.
14.20. Помещения, стеллажи, шкафы, полки должны быть пронумерованы. На каждом стеллаже устанавливается указатель, в котором обозначаются номер стеллажа, полки, наименование, регистрационные номера и крайние даты документов, размещенных на каждой полке.
14.21. Местонахождение документов в архиве закрепляется постеллажными указателями с четко оформленными ярлыками.
3. Требования, предъявляемые к работнику архива суда.
4. Инструктаж, проводимый перед введением в эксплуатацию помещения для архива суда.
События хозяйственной жизни организации оформляются и учитываются в первичных, накопительных документах, отражаются в отчетности – налоговой, статистической, ведомственной. По мере накопления количества бумажных документов и отчетности встает вопрос об их хранении. Как хранить документы в архиве организации? Каковы сроки хранения документов? Как заключить договор со сторонним архивом и учесть архивные расходы в БУ? Всегда ли такая услуга носит возмездный характер? Об этом пойдет речь в настоящей статье.
Общие принципы организации архивного дела в России и сроки хранения документов
Работу с архивными документами регулирует ФЗ №125 от 22-10-04 г. Согласно ему архивы создают:
- госорганы, органы местного самоуправления;
- компании.
Сроки хранения документации БУ подчиняются ФЗ №402 от 06-12-11 г., НУ — НК РФ.
При определении срока хранения документов организации учитываются несколько ключевых моментов:
- Документы, касающиеся списочного состава (оформленные до 2003 г.) сохраняются минимум 75 лет.
- Документы, касающиеся списочного состава (оформленные после 2003 г.) сохраняются минимально 50 лет.
- Кадровая документация, а именно табели, командировочные удостоверения, списки сотрудников и пр. – 5 лет.
- Документы по ОТ и ТБ, т.е. ведомости выдачи ИСЗ, журналы инструктажей, задокументированые несчастные случаи на производстве, списки рабочих на вредных условиях производства – от 12 мес. до 75 лет.
- Годовая бухгалтерская и аналогичная отчетность в ФСС – постоянно. Квартальная отчетность в ФСС – 6 лет.
- Отчетность в пенсионный Фонд – от 6 лет до 75 лет по перс. учету.
- Первичная документация по БУ, учетная политика, отчетность и регистры НУ, сведения о доходах физ. лиц – 5 лет.
- Счета-фактуры – 4-летний срок.
Архив компании и сторонний архив
Документы, которые имеют постоянный срок хранения и временный, но более 10 лет, передаются в архив компании. Оформленные дела передаются согласно их описи. При отправке дел в сторонний архив (чаще всего это государственное или муниципальное учреждение) в сопровождение им направляются:
- письмо-отношение с запросом на имя его руководителя, в котором указывается количество дел и их последние даты;
- описи в 3 экземплярах;
- историческая справка компании (только при первом обращении);
- справка, фиксирующая неполную сохранность дел или отдельных документов в них, при необходимости.
Дела сдаются по акту согласно описям. После прохождения экспертизы дела принимаются архивом на хранение.
Договор с архивом
Сторонний архив, равно как и организация — юридические лица. Их взаимоотношения оформляются договором (соглашением). Представляющие общественную, историческую значимость документы, сданные «на сторону», хранятся за счет казенных средств, а документы компании, которые она не хочет или не имеет возможности хранить на своей территории, – возмездно.
Рекомендуемый вариант договора содержит, кроме привычных реквизитов (наименование, дата, наименования сторон договора), такой пункт, как «Порядок реализации договора», в котором детально прописывается:
- как формируется номенклатура передаваемых дел и как она согласовывается;
- кто обеспечивает отбор, подготовку и передачу дел, кто доводит их до упорядоченного состояния (обычно это обязанность компании);
- кто делает экспертизу документации (обычно это обязанность архива);
- каков состав комиссии, контролирующей передачу дел;
- в каком виде передаются дела (с использованием тары, в связках) и т.д.
Государственные, муниципальные архивные учреждения указывают в договоре, что документы представляют общественную либо историческую ценность. Формулировка может быть такой: «Настоящий договор регламентирует отношения сторон в процессе передачи в «Архив» документов, образовавшихся в результате деятельности «Организации», а также их последующего использования в научных, практических и иных целях». На основании озвученного выше пункта в договоре фиксируется запись «безвозмездное хранение» или подобная ей по смыслу. Таким образом участники взаимоотношений в области архивного дела выполняют требования ФЗ №125, ст. 17-1.
Если компания не ликвидирована, не закрыта, но хранить документы на своей территории возможности нет, они сдаются «на сторону» на платной основе. В целях уменьшения расходов в договоре с архивом целесообразно не указывать конкретный срок хранения дел. Формулировка может быть такой: «Документы хранятся в архиве до востребования организацией. По истечении срока (лет) документы уничтожаются».
Учет затрат на хранение документов и регистров
Расходы на хранение документов в собственном архиве компании обычно собираются на счете 26 «Общехозяйственные расходы (ОХР)». Такие затраты могут представлять собой:
- оплату коммунальных услуг;
- ремонт помещения;
- арендные платежи, если здание арендуется организацией;
- заработная плата с отчислениями сотрудникам и т.д.
- Дт 26 Кт 60, 76 – коммунальные платежи, арендные платежи;
- Дт 26 Кт 23, 10, 70 и т.д. счета затрат (или 60, 76) – в зависимости от того, проводится ремонт своими силами или силами сторонней организации;
- Дт 26 К 70, 69, 68 – заработная плата с отчислениями, если оформлен отдельный сотрудник в архив;
- Дт 19 Кт 60, 76 – зафиксирован НДС по услугам сторонних организаций;
- Дт 68 Кт 19 – НДС к вычету по услугам сторонних организаций;
- Дт 60 Кт 51, 50 – оплата услуг сторонних организаций.
Заметим, что ремонт собственными силами организация может проводить и за счет созданного ремонтного фонда. Тогда проводки будут такими:
- Дт 26 Кт 96 – ежемесячные отчисления в фонд;
- Дт 96 Кт 23, 10, 70 и т.д. – фактические расходы на ремонт архива.
Для учета услуг стороннего архива используют счет 97 «Расходы будущих периодов»:
- Дт 97 Кт 60, 76 – стоимость услуг архива зафиксирована в учете;
- Дт 60, 76 Кт 51 – оплачена стоимость услуг архива;
- Дт 26 Кт 97 – часть расходов по хранению включена в затраты.
Часть расходов, включаемая в затраты ежемесячно, рассчитывается на основании приказа руководителя с указанием срока списания затрат на услуги архива (например, 12 месяцев).
В налоговом учете «архивные» затраты относят к прочим расходам, непосредственно связанным с производством и реализацией продукции, как управленческие (ст. 264-1 НК РФ, пп. 18). Суммы включаются в расчеты в целях НУ.
Следует иметь в виду, что согласно ст. 149-2 НК РФ, пп. 6, услуги архивов не облагаются НДС, следовательно, исключать из затрат сумму налога не придется.
Автор статьи
Читайте также: