Обеспечение электронного документооборота между органами государственной власти реферат

Обновлено: 23.04.2024

Данная работа посвящена электронному документообороту в органах государственного управления. В статье рассмотрены преимущества электронного документооборота, проблемы его внедрения, а также перспективы создания единой информационной базы.

Ключевые слова

Текст научной работы

Электронный документооборот — это настоящее, с которым приходится сталкиваться почти ежедневно. И для этого существуют различные средства вычислительной техники и множество систем. Электронная почта, компьютерная сеть, информационная система — это и множество ещё других средств, которые позволяют передавать данные в электронном виде.

Совершенствуется техника, создается всё больше новых инструментальных средств для повышения эффективности процессов, разнообразное программное обеспечение конкурирует между собой, позволяя обеспечить высокую автоматизацию и обработку документов.

Использование систем электронного документооборота дает возможность организовать создание, передачу и исполнение данных в момент их прихода в электронном виде.

В настоящее время множество документов создается в электронном виде на компьютере. Но после создания документов на компьютере в электронной форме чаще всего их распечатывают на бумаге, и они начинают своё движение между организациями, так и внутри этих организаций.

Начиная с 2011 года, Министерство финансов Российской Федерации приняло решение о разрешении использование счетов-фактур в электронном виде с необходимостью применения электронной цифровой подписи (ЭЦП) [2]. Это разрешение стало началом к активному созданию всевозможных систем электронных документов и формированию электронного документооборота [8].

В постановлении Правительства Российской Федерации № 1494 от 16 января 2015 года было утверждены правила взаимодействия электронного документооборота в органах государственной власти, определяющие создание и передачу документов в электронной форме, что позволяет значительно увеличить эффективность и мгновенность взаимодействия различных органов власти как внутри отдельного ведомства, так и между ведомствами. Данный документ был разработан коллективно с Минкомсвязи России и со многими ведомствами государственных органов власти. Данное постановление определяет основной устав действий и модель работы с документами: обменом документов в электронном виде, подписанными электронной подписью. В постановлении также описывается формат и вид электронного документа, а также процедуры обмена документами в электронном виде.

Для начала необходимо разобраться с основными понятиями.

Электронный документооборот — это движение документов, созданных в электронном виде, в организации (органах власти, компании, предприятии) с первого момента этапа их создания или момента их получения до завершения исполнения или отправления; схема работ с документами: приём, рассылка, регистрация, формирование дел, контроль исполнения, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

Документооборот в госорганах можно разделить на внешний и внутренний. Без существования внутренней базы данных документов нельзя перейти на внешнюю: сначала следует автоматизировать создание, передачу, исполнение электронных документов внутри самого госоргана, а затем уже начинать взаимодействовать с внешним документооборотом.

Для того чтобы получить большую отдачу от успешной работы, необходимо, чтобы сам служащий был заинтересован в своей эффективной деятельности. Для качественной работы старые методы обработки информации и документов не являются эффективными.

Зачастую работнику государственных органов власти приходится оформлять большое количество документов, вместо того, чтобы выполнять заложенную в этих же документах программу действий.

Имеется ряд преимуществ электронного документооборота в государственной структуре.

Это экономия времени. Рабочие в органах власти зачастую проводят много времени на поиск важных бумажных документов, среди их огромного числа. Электронные документы позволяют произвести намного быстрее данный поиск. Так же существуют общие базы данных, с помощью которых возможно хранить большой объем документов в одном месте, создавать копии документов. Это исключит возможность безвозвратно потерять документ, например, если его забудут где-нибудь по пути на работу, в самолете, или случайно уничтожат, а возможно даже преднамеренно, ну или как часто это бывает, он просто потеряется в офисном беспорядке. Теперь не нужно ехать в другой город, район, страну, чтобы получить подпись у вышестоящего руководства, когда его нет на своем рабочем месте. Можно отправлять один и тот же документ сразу несколько людям на проверку или подпись. Не нужно тратить время для того чтобы, отвезти документ самостоятельно, боясь, что он, возможно затеряется.

2. Прозрачность бизнес-процессов. Возможность выполнять обеспечение, отслеживания этапов выполнения бизнес-процессов, что позволяет сделать организационную деятельность совершено прозрачной для руководства и контролирующих органов.

3. История каждого документа. Электронный документ позволяет узнать всё о документе. Кто его создал, кто его просматривал, кто его подписывал. Возможно найти полный отчет по документу.

4. Обеспечение безопасности и конфиденциальности документов [5]. Общая база данных позволяет делать резервные копии электронных документов, благодаря чему понижает риск умышленной или случайной потери файлов. При этом потратится намного меньше времени на поиск необходимого документа в случае, если его местоположение стало неизвестно. Утечка важной конфиденциальной информации может повлечь за собой раскрытие тайны. В отличие от привычного бумажного документооборота необходимо обеспечивать доступ к документам в определённом соответствии с полученным правом доступа рабочего, все действия, осуществляющиеся над документом (чтение, изменение, подписание) должны быть записаны в протокол [6].

5. Понижение затрат. Уменьшаются затраты на распечатку документов (порой это целый том информации, имеющий несколько копий), почтовые марки, конверты и отправку бумажных документов, которые пересылаются между отделами или ведомствами, а порой даже в другие страны. Теперь они могут пересылаться в электронном виде, благодаря электронному документообороту.

6. Повышается благоприятный уровень служащих и руководителей. Автоматизация и оптимизация ежедневных (а порой нудных и скучных) задач позволяет сотрудникам получать больше удовольствия от рабочего процесса, позволяется тратить больше времени на более важные задачи. В то же время, руководители отделов или ведомств получают больше возможностей управлять работой своих служащих [9].

Так же существует ряд сложностей создания работоспособной системы документооборота в государственных органах.

Бывает такое, что деятельность документов связана с государственной или служебной тайной. Из этого следует, что нужно разделить документы на документы открытого доступа и закрытого доступа. И следует помнить, что в случае утечки сведений, содержащие государственную тайну, руководитель, ответственный за данную утечку, подвергнется дисциплинарному взысканию, смотря на обстоятельства, может быть привлечен как соучастник по статьям 275-276 УК РФ.
Документооборот всех органов должен быть совместим друг с другом. Очень часто государственные органы запрашивают друг у друга сведения. И если у каждого органа свои принципы построения документов, при этом документы, имеющие одинаковое содержание называются по-разному, может случиться путаница. Так же и в случае проверки проверяющему будет проще разбираться в одной структуре документов.
Госорганы имеют динамичный внешний обмен документами. Это обмен с одинаковыми, вышестоящими и нижестоящими органами, с различными иностранными странами и организациями, как зарубежными, так и местными. То есть существует огромный масштаб документооборота госорганов, для которых необходимо производить определенное программное обеспечение и информационные системы.
Также существует проблема по внедрению электронного документооборота — неквалифицированные кадры. Это служащие госорганов, которые получили своё образование давно, когда ещё в школах, колледжах, институтах и университетах не обучали компьютерной грамотности и владением компьютерной техники. Притом они являются великолепными профессионалами в своей сфере деятельности, зачастую их просто невозможно заменить. При этом введение новой технологии может затормозить их работу. Для решения данного вопроса существует повышение квалификации [3, 10].
Возможны сбои в программно-аппаратных комплексах. Это влечёт за собой потерю необходимой и порой очень важной информации [4, 7]. Для решения данной проблемы необходимо производить копирование данных.
Ещё один важный момент — это возможность перевода уже существующих документов в электронную форму. Так как существует большое количество документов, у которых ещё не истек свой срок годности, и к которым необходимо обращаться и по сей день. А созданы они 10, 20 лет, а порой и 30 лет назад. Таким образом, из-за наличия данных документов понижается эффективность электронного документооборота. Из этого следует, что необходимо увеличивать штат сотрудников или ставить задачу перед уже существующими сотрудниками, которые будут переводить старые документы в новую электронную форму.

Так же хотелось бы отметить, что это касается не только хранения документов, а также их циркуляции. То есть должна обеспечиваться настройка схемы движения документов, похождения их по различным этапам согласования, контроля и исполнения. И почти у каждого государственного органа свой собственный документооборот. Система электронного документооборота должна это учитывать и подстраиваться под каждого, при этом с возможностью вносить коррективы.

Из всего вышесказанного следует, что внедрение электронного документооборота должно происходить постепенно, в виде этапов. Необходимо выбрать государственные органы, с которых необходимо начинать работу, выбрать наиболее часто используемые документы, которые можно перевести в электронную версию. Настроить документооборот, далее по этапам переходить на все документы и последовательно на другие государственные органы, создав при этом единую информационную базу.

Список литературы

Цитировать

Система электронного документооборота ворганах государственной власти

Шафеева Юлия Ильгизовна, студент;

Быкова Наталья Николаевна, старший преподаватель,

Тольяттинский государственный университет

В настоящее время особенно актуально применение новых систем информационных технологий в органах государственной власти. К таким технологиям можно отнести развитие системы электронного документооборота. Применение и развитие документооборота в электронной форме дает возможность решить ряд проблем в государственном управлении.

Ключевые слова: электронный документооборот, электронная цифровая подпись, информационные технологии, электронные документы, государственные структуры.

Информация в современном обществе является одним из основных ресурсов его развития. А для повышения эффективности работы людей используются информационные системы и технологии.

Развитие информационных технологий, в том числе и развитие документооборота в электронной форме, даст возможность решить многие проблемы в государственном и корпоративном управлении. Информационные технологии — это совокупность приемов обработки и сбора первичной информации, для получения информации обновленного качества.

Документ в свою очередь представляет собой информационный объект, фиксирующий и регламентирующий деятельность любой организационной структуры. Документы широко используются в разных сферах общественной жизни. А движение документов с момента их получения и создания до завершения исполнения или отправки называется документооборотом.

Во внутренней деятельности органов власти, так же широко используются документы. Но на сегодняшний день объемы документов растут, что приводит к появлению проблем в их хранении и обработке.

Существенный вектор развития системы документационного обеспечения органов государственной власти, на основе новых информационных технологий, задал Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» [1]. Данный закон регулирует отношения, которые возникают при формировании и использовании информационных ресурсов.

Эффективность управления во многом зависит от слаженной работы элементов документооборота, поэтому создание и движение документов в системе государственного управления является основой деятельности этих органов. Дадим понятие системы электронного документооборота.

Под системой электронного документооборота понимается система хранения, передачи и обработки электронных данных, виде электронных документов.

К основным принципам системы электронного документооборота относится:

 регистрация в системе документа должна быть только один раз (это помогает избежать дубликата документов);

 данные находятся в постоянном движении (в любой момент времени можно определить, кто и когда работал с тем или иным документом);

 информацию в системе можно найти очень быстро, не тратя при этом много времени;

 все структурные единицы согласованы между собой и поэтому нет повторяющихся элементов;

 рациональная структура системы дает возможность не только ускоренно выполнять организационные функции, но и помогает в кратчайшие сроки принимать ответственные решения.

Однако существуют сложности во внедрении системы электронного документооборота в органах государственной власти. Рассмотрим их более подробно.

Неподготовленность кадров является существенной проблемой для внедрения электронного документооборота. Решить эту проблему можно при помощи различных курсов повышения квалификации по основам компьютерной грамотности.

Работа в системе электронного документооборота обеспечивает прозрачность документации. Однако существуют документы, которые являются государственной тайной. Таким образом, органам государственной власти необходимо будет создать помимо открытого документооборота, еще и закрытый документооборот, что так же является проблематично.

Системы электронного документооборота различных органов должны быть совместимы и связаны друг с другом. То есть, если в разных государственных органах документы с одинаковым содержанием назовут по-разному, может возникнуть путаница. Таким образом, одна и та же информация, предоставляемая различными государственными органами, должна быть одинаковой.

Также следует обратить внимание на то, что электронный документ должен быть максимально схожим с бумажным носителем как по форме, так и по организации.

Одной из ключевых проблем является материальная проблема. Процесс внедрения системы электронного документооборота достаточно затратный и для него необходимы колоссальные денежные средства. Однако государственные структуры стремятся полностью перейти к электронному документообороту, что даст возможность оперативно выполнять задачи, поставленные перед государственными органами.

Для придания документу юридический статус необходима электронная цифровая подпись. Под электронной цифровой подписью понимается реквизит электронного документа, полученный с помощью криптографического преобразования.

В 2002 году был разработан Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» [2]. Целью этого закона является обеспечение правовых условий для использования электронной цифровой подписи. Таким образом, электронная цифровая подпись в документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

Электронная цифровая подпись подразделяется на три вида:

 усиленная неквалифицированная подпись

 усиленная квалифицированная подпись

Простая подпись позволяет унифицировать автора подписи, но не позволяет проверить его. Для создания простой подписи используются коды, пароли и другие инструменты.

Усиленная неквалифицированная подпись позволяет определить не только автора подписи, но и проверить его. Усиленная неквалифицированная подпись создается с использованием криптографических средств. Также, для создания такой подписи возможно использование сертификата неаккредитованного центра, хотя можно обойтись и без него.

Усиленная квалифицированная подпись создана с помощью средств подтвержденных законом и имеет сертификат от аккредитованного центра.

Процесс перехода от бумажного носителя к электронному достаточно трудоемкий и затратный. При этом существует несколько основных принципов, которые следует учесть. В первую очередь электронный документ должен быть максимально схожим с документом на бумажном носителе, по форме, типу, организации и иным деталям.

Если игнорировать данный принцип, то создание системы документооборота будет невозможно. Один и тот же документ не может быть разным только потому, что изменился бумажный носитель.

Переход к электронному документообороту позволяет ускорить процесс передачи документов от одного субъекта другому, рационализирует хранение документов, а так же уменьшает время поиска документа в архивах.

Начало развития системы электронного документооборота в государственных органах дала Федеральная целевая программа «Электронная Россия». Эта программа работает с 2001 года. По оценкам специалистов, доля бумажных документов в государственных органах должна снизиться до 35 %.

Основная идея программы в том, что органы власти станут более доступны для граждан, и их деятельность станет более эффективной и прозрачной. Для достижения прозрачности должны создаваться базы данных по всем документам, и электронная публикация должна осуществляться во время.

Обеспечение возможности доступа всех граждан к информационным ресурсам госорганов, является целью программы.

Некоторые виды системы электронного документооборота используются органами Пенсионного фонда России. Создание комфортных условий для успешного сотрудничества подотчетных субъектов и органов Федерального пенсионного фонда России, является основной целью создания системы электронного документооборота. Обмен электронными данными происходит между страхователями и структурными подразделениями Пенсионного фонда России [4].

Помимо Пенсионного фонда систему электронного документооборота применяют в налоговых органах, Банке России и других государственных органах [5].

На сегодняшний день программа развития системы документооборота в государственных органах уже дает свои результаты:

 автоматизация системы электронного документооборота прошла практически в каждом госоргане, обеспечивается обработка и учет документированной информации;

 создана система межведомственного электронного документооборота, позволяющая интегрировать ведомственные системы управления документацией в единую сеть. Более 80 государственных органов участвуют в системе МЭДО. Система МЭДО связывает такие системы делопроизводства как: Государственная дума, Администрация Президента Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации и других субъектов федерации;

 создана система, которая дает возможность обмениваться документированной информацией в электронном виде, она позволила увеличить долю электронной документации в общем объеме документов.

Таким образом, основной задачей развития системы электронного документооборота в органах государственной власти является повышение качества информации, так же информация станет более доступной и прозрачной для граждан.

Исходя из всего вышесказанного, можно сделать выводы о том, что:

 во-первых, электронный документ вряд ли сможет заменить бумажный полностью, в некоторых государственных секторах;

 во-вторых, бумажный и электронный документ долгое время будут существовать наряду друг с другом;

 в-третьих, существуют проблемы, связанные с адаптацией электронного документооборота, решение которых пока, к сожалению, не найдено.

Подводя итоги, хотелось бы отметить, что развитие системы электронного документооборота имеет перспективы, однако этот процесс займет достаточно долгий срок. Для развития системы необходимо решить большое количество задач как технического, так и организационного характера. Полный перевод государственных структур в систему электронного документооборота возможен к 2020 году, как полагают многие специалисты.

Об информации, информационных технологиях и о защите информации: Закон Российской Федерации от 27.07.2006 года № 149-ФЗ
Об электронной цифровой подписи: Федеральный закон от 10.01.2002 года
Кленина В. И., Софинская Е.Н Внедрение информационной системы электронного документооборота и делопроизводства в органах государственной власти // Кленина В. И., Софинская Е. Н. // Человеческий капитал. — 2012. — № 7.
Быкова Н. Н. Электронный документооборот в финансовой сфере [Текст] / Н. Н. Быкова // Молодой ученый. — 2015. — № 7. — С. 355–357.
Быкова Н. Н. Электронная отчетность в контролирующие органы Российской Федерации [Текст] / Н. Н. Быкова // Экономика, управление, финансы: материалы IV междунар. науч. конф. (г. Пермь, апрель 2015 г.). — Пермь: Зебра, 2015. — С. 73–76.
Щеголева С. В. Правовые основы применения системы электронного документооборота в органах государственной власти и органах местного самоуправления // С. В. Щеголева // Вестник воронежского института ФСИН России. — 2011. — № 2.

Основные термины (генерируются автоматически): электронный документооборот, электронная цифровая подпись, государственная власть, орган, бумажный носитель, документ, система, электронный документ, развитие системы, простая подпись.

В статье рассматриваются основные проблемы построения систем электронного документооборота, обрабатывающих ССГТ, а также типовые решения данных проблем.

Ключевые слова: система электронного документооборота, информация, информационные системы.

Актуальность темы обусловлена стремительным развитием технологий и их повсеместным внедрением в электронный документооборот и в архивные работы, которые повсеместно распространяются. Количество и объёмы используемых в современном мире документов растут. Причём соотношение электронных и бумажных документов со временем меняется в пользу последних. На данный момент, согласно статистическим данным, объём корпоративной электронной текстовой информации каждые три года удваивается. Можно с уверенностью сказать, что отказаться полностью от бумажных документов в настоящее время пока что невозможно, однако, по мнению опытных в этой области экспертов использование электронных вариантов с каждым годом будет все увеличиваться [7,9].

Рынок электронного документооборота в мире увеличивается примерно на 20 % в год, по мнению аналитиков. При всём этом постоянно появляются новые системы, готовые предоставлять всё больше удобных услуг в этой сфере. Это связано с тем, что 19 ноября 2012 г. Д. А. Медведев в своем заявлении высказался в пользу полного перехода органов власти на применение электронного документооборота с отказом от использования «бумажной» документации. «Я считаю, что все государственные структуры — и правоохранительные, и судебные структуры — вообще все подлежат переводу на электронный документооборот. Более того, и выпуск нормативных актов тоже, в конечном счете, должен быть переведен на электронную форму».

В настоящее время большинство организаций перевели открытый документооборот в электронный вид. При этом ведение секретного делопроизводства остается в виде бумажной документации [5,6].

В последние годы мировой рынок характеризуется высокими показателями в среде консолидации поставщиков систем электронного документооборота. Также, значимой тенденцией этого рынка есть стремительное повышение спроса на услуги таких систем. То же самое происходит и в России, где осуществляется не только увеличение роста спроса, но и количества систем, способных удовлетворить все запросы потребителей. Да и рост последних в лице представителей малого бизнеса и крупных корпораций так же увеличиваются в разы. Всё дело в удобстве и надёжности автоматизации рабочих мест, а также в тех преимуществах, которые дают системы по электронному управлению системами, что тоже немаловажно [4].

В данный момент многие страны мира для создания предпосылок роста и стремительного развития этого сегмента рынка составляют и реализуют работу специальных законодательных проектов, которые влекут за собой более простую легализацию электронного оборота документами. Подобные акты и законы упрощают операции, связанные с обменом необходимыми документами между государственными органами и бизнесом, что хорошо способствует внедрению таких систем в дальнейшее развитие отношений между этими структурами.

Итак, системы электронного документооборота, а также уничтожение бумаг стремительно внедряются повсеместно, так как они имеют неоспоримый ряд преимуществ, таких, например, как электронный архив, по сравнению с обработкой бумажных документов.

Сегодня деятельность всех без исключения федеральных органов исполнительной власти в той или иной степени связана с информационным взаимодействием с различными государственными, коммерческими, научными и производственными структурами Российской Федерации и характеризуется повсеместным внедрением современных информационных технологий передачи информации, являющихся неотъемлемой частью обеспечения эффективной деятельности федеральных органов исполнительной власти, а так же обеспечения непрерывного и оперативного обмена информационными ресурсами для выполнения широкого круга задач [4,8].

С развитием информационно-телекоммуникационных технологий обмена информацией, классический обмен документированной информацией в бумажном виде претерпевает коренные изменения и заменяется автоматизированными и информационными системами, в которых документы циркулирует в электронном виде. Планомерный переход от классического бумажного документооборота к электронному документообороту соответствует современным требованиям и тенденциям развития информационного общества и позволит обеспечить оперативный обмен информационными ресурсами между федеральными органами исполнительной власти на всей территории Российской Федерации [10]. Создание СЭД и объединение ее в систему электронного взаимодействия уже существенно повысило оперативность обмена информацией, а также позволило упростить процесс оказания государственных и муниципальных услуг в электронном виде. При этом в ходе организации мероприятий по переходу на безбумажный электронный документооборот одной из важных задач являлось обеспечение юридической значимости, целостности и авторства, передаваемой по системам электронного документооборота информации. В настоящее время для обеспечения юридической значимости электронных документов в различных информационных системах широкое применение получила технология электронной подписи. Данная технология подразумевает замену традиционной собственноручной подписи на электронную при помощи криптографических алгоритмов, гарантирующих юридическую значимость, целостность и авторство, подписанных ею документов [2].

В целях нормативного регулирования в области применения электронной подписи для обеспечения юридической значимости документов, передаваемых с использованием систем электронного документооборота на территории Российской Федерации, разработаны Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и «Правила обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия», утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 25 декабря 2014 г. № 1494 [1,11].

Для обеспечения юридической значимости электронных документов, циркулирующих в системе электронного документооборота, был создан удостоверяющий центр и структурные подразделения удостоверяющего центра. В соответствии с действующим законодательством удостоверяющий центр прошел процедуру аккредитации в уполномоченном федеральном органе, включен в список аккредитованных удостоверяющих центров Российской Федерации и обеспечивает выдачу ключей электронной подписи должностным лицам СЭД и непосредственно отвечает за непрерывное функционирование инфраструктуры электронной подписи в Российской Федерации. Создание удостоверяющего центра позволило успешно внедрить технологию электронной подписи в автоматизированные и информационные системы и тем самым обеспечить юридическую значимость электронных документов, циркулирующих в СЭД.

Таким образом, внедрение автоматизированных и информационных систем, обеспечивающих обмен юридически значимыми электронными документами, по средствам применения системы электронного документооборота позволило:

снизить издержки присущие традиционному документообороту;
существенно повысить эффективность работы с информационными ресурсами;
повысить уровень информационной безопасности автоматизированных и информационных систем федеральных органов исполнительной власти, обрабатывающих информацию в электронном виде;
существенно упростить процесс предоставления государственных и муниципальных услуг в электронном виде;
существенно повысить оперативность обмена информационными ресурсами;
уменьшить количество ошибок исполнителей, связанных с человеческим фактором, в течение всего жизненного цикла электронного документа;

Все вышеперечисленные достижения в области внедрения электронного документооборота и электронной подписи связаны с автоматизированными и информационными системами, обрабатывающими сведения, не составляющие государственную тайну, но с учетом специфики деятельности федеральных органов исполнительной власти, занимающихся планированием государственного оборонного заказа, определением перспективных направлений развития автоматизированных и информационных систем, а так же обеспечивающих суверенитет и обороноспособность страны, по состоянию на сегодняшний день актуальным остается вопрос создания системы секретного электронного документооборота. Создание секретного электронного документооборота обеспечит должный уровень оперативности взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, предприятий промышленности и других взаимодействующих организаций Российской Федерации по вопросам, содержащим сведения, составляющие государственную тайну. При наличии каналов связи и информационной инфраструктуры, обеспечивающей построение системы секретного электронного документооборота, задача обеспечения юридической значимости, передаваемых электронных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, на сегодняшний день остается нерешенной, хотя попытки реализовать такую систему предприняла компания «Центр новых технологий «Импульс», которая предложила автоматизировать некоторые процессы ведения секретного делопроизводства на основе разработанной компанией «Автоматизированной системы секретного делопроизводства и документооборота» (АС СДП). Автоматизированная система обладает рядом важных преимуществ:

Как показывает практика внедрений, «Делопроизводство» АС СДП приводит к повышению контроля над оборотом документов, способствует росту скорости и качества документооборота и, как результат, повышению качества и оперативности управленческих решений [4].

Приступим к рассмотрению основных проблемных вопросов, возникающих в процессе разработки, внедрения и применения средств электронной подписи в АС ВН, обрабатывающих сведения, составляющие государственную тайну.

Проблемный вопрос

Предложения по решению

Проблемные вопросы разработки систем электронного документооборота

Отсутствие системы электронного документооборота, которая удовлетворяет всем требованиям ФОИВ

Разработка в рамках опытно-конструкторских работ СЭД, которые удовлетворяют всем требованиям ФОИВ

Массовое применение в разрабатываемых системах электронного документооборота иностранной элементной базы.

В рамках опытно-конструкторских работ по созданию систем электронного документооборота проводить аналитическую работу, в части касающейся возможности применения отечественной элементной базы для проектирования систем электронного документооборота.

Разработка систем электронного документооборота в составе отдельных персональных компьютеров.

Разработка универсальных интерфейсов подключения систем электронного документооборота к рабочим местам АС ВН, позволяющих модернизировать программно-аппаратное обеспечение АС ВН без необходимости проведения тематических исследований средства электронной подписи.

Недостаточно плотное взаимодействие предприятий-разработчиков со специализированными организациями, проводящими тематические исследования и функциональными заказчиками, непосредственно эксплуатирующими СЭД.

Включать в состав комиссий на всех этапах проведения опытно-конструкторских работ по созданию систем электронного документооборота представителей функциональных заказчиков и специализированных организаций для контроля и уточнения требований по реализации функционала изделия и обеспечения безопасности информации.

Отсутствие руководящих документов, регламентирующих применение систем электронного документооборота в АС ВН.

Разработка концепции применения систем электронного документооборота в АС ВН.

В заключение, обобщая вышеизложенные проблемы разработки, внедрения и применения систем электронного документооборота и пути их решения, необходимо отметить, что данное направление развития автоматизированных и информационных систем является принципиально новым и требует комплексного подхода в решении всех возникающих проблемных вопросов, а также требует активного участия уполномоченных федеральных органов в области информационной безопасности. Решение представленных в данном докладе проблемных вопросов позволит существенно упростить процессы разработки, внедрения и применения систем электронного документооборота, а так же повысит качество, разрабатываемых программ, в части касающейся технологической современности, удобства пользования и выполнения требований по обеспечению безопасности информации, но что самое важное поднимет на принципиально новый уровень организацию и оперативность обмена информацией, содержащей сведения, составляющие государственную тайну.

Основные термины (генерируются автоматически): электронный документооборот, система, электронная подпись, Российская Федерация, исполнительная власть, электронный вид, юридическая значимость, государственная тайна, документ, секретное делопроизводство.

Внедрение электронного документооборота в государственных организациях. Использование информационных технологий в деятельности федеральных органов государственной власти. Анализ технологии защиты электронного документа от несанкционированного доступа.

Рубрика	Программирование, компьютеры и кибернетика
Вид	статья
Язык	русский
Дата добавления	26.03.2017
Размер файла	525,5 K

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Электронный документооборот ФОИВ. Некоторые аспекты обеспечения информационной безопасности СЭД

Сегодня трудно представить, что каких-то 5-7 лет назад не было электронного документооборота в государственных организациях. Эффект от его внедрения граждане почувствовали сразу, в виде сокращения, а порой и полного исчезновения очередей за получением государственных услуг. В 2010 г. была принята государственная программа "Информационное общество (2011- 2020 годы)", предусматривающая, в частности, "обеспечение перевода в электронный вид государственной учетной деятельности, создание и развитие специальных информационных и информационно-технологических систем обеспечения деятельности органов государственной власти, в том числе защищенного сегмента сети Интернет и системы межведомственного электронного документооборота". [1]

Выполнение пунктов Федерального закона от 27 июля 2010 года №210-ФЗ, запрещающего органам, предоставляющим государственные и муниципальные услуги, требовать у граждан документы и информацию, которые уже и так есть в распоряжении госорганов (за исключением данных паспорта), было бы невозможно без систем межведомственного обмена электронными документами. [2]

"Концепция использования информационных технологий в деятельности федеральных органов государственной власти", принятая Распоряжением Правительства Российской Федерации от 20 октября 2010 г. N 1815-р, предусматривает внедрение систем электронного документооборота во всех федеральных органах государственной власти, в том числе и на межведомственном уровне, а также распространение более 70% всего объема документов в электронном виде. По ряду причин абсолютно все документы, циркулирующие в государственных ведомствах, не могут стать только электронными в обозримом будущем, но тенденции к созданию и хранению документов в электронном виде будут нарастать. [3]

Эти тенденции - часть глобальных трендов, одним из которых применительно к государству является открытое правительство, система механизмов и принципов, обеспечивающих эффективное взаимодействие власти и гражданского общества. В технологическом смысле Открытое правительство является синонимом электронного правительства, системы государственного управления, основанной на автоматизации всей совокупности управленческих процессов в масштабах страны. [4]. Для обеспечения доверия со стороны потребителей государственных услуг, юридических и физических лиц при организации защищенного документооборота и межведомственного обмена электронными документами необходимо использование средств защиты, которые будут многократно проверены надежными испытаниями, прошли многоуровневую сертификацию.

Можно перечислить около 50 законов, постановлений, приказов и различных положений, так или иначе касающиеся электронного документооборота и защиты информации. Основные положения в части обеспечения безопасности содержатся в следующих документах: Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (с изменениями и дополнениями), Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (с изменениями и дополнениями), Федеральный Закон РФ от 20.02.1995 № 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации"; Положение о порядке разработки, производства, реализации и использования средств криптографической защиты информации с ограниченным доступом, не содержащей сведений, составляющих государственную тайну. (ПКЗ-99) (Утверждено Приказом ФАПСИ при Президенте РФ от 23.09.1999 № 158). Все эти документы регламентируют и определяют логику действий по внедрению и развитию защищенного электронного документооборота в органах власти.

Большая часть информации, циркулирующей в СЭД министерств и ведомств, имеет государственное значение. Поэтому к подобным системам автоматизации документооборота предъявляются существенно более высокие требования, чем к стандартным системам, широко использующимся в бизнес-секторе.

В таблицах 1 и 2 наглядно представлена разница в подходе к построению систем ЭД в госорганах по сравнению с типовой структурой. Специфика электронного документооборота в государственных органах обусловлена следующими факторами. Во-первых, в нашей стране 85 субъектов, соответственно, каждый ФОИВ имеет соответствующее количество территориальных управлений, с единой системой документооборота, во-вторых, если в коммерческом предприятии документы сопровождают выпуск продукции, то в госоргане продукцией является сам документ, будь то свидетельство о регистрации (результат предоставления госуслуги), Акт проверки (результат надзорно-контрольной деятельности) или ответ на обращение гражданина. И как упоминалось ранее, к ЭД госоргана предъявляются повышенные требования безопасности. Пока невозможно отказаться от бумажных документов, напротив, их поток все время возрастает.

Всеми вышеперечисленными факторами обусловлено наличие таких блоков в СЭД госорганов, как операции по контролю, протоколирование действий пользователя, поддержка коллективной работы и распределенного доступа, работа с бумажными документами - перевод в электронный вид, сертифицированные средства ЭП, надежные средства вывода документов в систему отправки по электронной почте. [5]

Модель угроз системам электронного документооборота типична для информационных баз данных с учетом сложности и разветвленности СЭД, наличия документов ограниченного доступа и необходимости межведомственного взаимодействия. Основными угрозами являются: утечка конфиденциальной информации; несанкционированный доступ к системам управления; подделка документов; подмена клиента; несанкционированный доступ к информации, представляющей государственную тайну; несанкционированный доступ к персональным данным сотрудников организации и заявителей; техногенные сбои, отказ оборудования, порча электронного документа, ошибки. [6]

При защите технологии обработки электронного документа необходимо обеспечивать защиту всех процедур на всех этапах работы компьютерной системы, а не только имеющих прямое отношение к обработке электронного документооборота, включая отчуждаемые носители информации и внешние сети. Деятельность госорганов связана с обработкой и накоплением большого количества ценной информации, для этих целей применяется Единая для органа информационная система, организованная в виде реляционной базы данных. СЭД интегрирован в нее. ЕИС и СЭД подключены к сети без доступа к Интернет, браузер используется для предоставления пользователю веб-интерфейса для доступа к данным. Обязательна антивирусная защита.

Используются COM-интерфейсы для: шифрования и формирования электронной цифровой подписи форм и документов; online-проверки статуса сертификатов (OCSP-ответы Службы актуальных статусов); работы со Службой штампов времени (TSP); взаимодействия с Удостоверяющим центром для первичной сертификации и последующего управления жизненным циклом сертификата. [7]

По статистике, собираемой разработчиками средств защиты информации, только около 20 % потерь важной информации или перехвата документов обусловлены действиями вредоносных программ или внешних нарушителей. Большая часть - около 45% связана с физическими причинами, различными программными сбоями, отказом или повреждением оборудования и т.п. Остальные 35 % связаны с действиями пользователей, ошибочными или злонамеренными. Поэтому при организации защиты СЭД особое внимание надо уделять лояльности пользователей. Конфиденциальность документа всегда нарушена по отношению к сотруднику, работающему с данным документом или массивом документов.

В распоряжении пользователя имеется масса легкодоступных средств, от флеш-носителей до встроенных в сотовый телефон фотокамер. Если пользователь злонамерен или халатен, утечку документов в принципе невозможно предотвратить через этого пользователя. Главным средством защиты в этом случае являются организационные меры по ограничению доступа к конфиденциальным документам, а также обучение и инструктаж пользователей. Каждый сотрудник должен четко знать степень своей ответственности, которую несет перед организацией и законом Российской Федерации. [8]

Поэтому помимо чисто технических мер обязательна работа с персоналом, принятие внутренних документов, регламентирующих использование ЭП, порядок работы с электронными документами, меры наказания за нарушения ИБ, наличие как администраторов СЭД, которые ведут базу пользователей и предоставляют им права на выполнение функций в системе (разрешительная роль согласно установленной процедуре), так и отдельно администраторов ИБ, имеющих специальное образование, которые отслеживают, расследуют и предотвращают инциденты ИБ. Защищенность СЭД в немалой степени характеризуется квалификацией персонала и его способностью к адекватным действиям в нештатной ситуации.

Разграничение доступа в этой схеме - комплексный аспект, также обеспечивается как техническими средствами, присущими конкретной системе ЭД, например, возможностью ограничить видимость документов, так и организационными, связанными с регламентирующими мерами.

В автоматическом режиме ведется фиксация действий пользователя в системе, даже администратор СЭД не может изменить запись о времени выполнения действия в системе. Это очень важно в особенности для государственных органов, т.к. сроки исполнения некоторых документов (например, обращений граждан) регламентируются не только приказом руководства, но и законом.

Есть документы, доступ к которым по закону должен быть дополнительно защищен и ограничен в том числе и для служащих государственной организации, в которой циркулируют данные. Это документы, содержащие: персональные данные сотрудников (кадровые документы, доверенности); персональные данные заявителей (обращения граждан); ДСП- документы; сведения, содержащие государственную тайну; финансовая информация.

Для их обработки органам государственной власти необходимо создать помимо открытого документооборота, еще и закрытый документооборот, что сложно и дорого. Когда это целесообразно, например, для работы с финансовой, кадровой, ДСП документацией, такой дополнительный, отдельный контур создается, в остальных случаях решение: создание карточки документа без прикрепления самого документа. Таким образом обеспечивается регистрация и учет без нарушения безопасности.

Для работы с такими документами в электронном виде отводятся отдельные ПК, усиленные сертифицированным программным межсетевым и персональным сетевым экраном с криптографическим ядром, обеспечивающим шифрование проходящего трафика и его инкапсуляцию в единый стандартный для любых сетевых устройств формат. Рабочие места, предназначенные для обработки такого рода информации, проходят аттестацию ФСТЭК (в части криптографических средств и систем).

Важным компонентом электронного правительства является построение надежного электронного взаимодействия. Для этого в рамках программы Информационное общество созданы СМЭВ (шлюз) и МЭДО. СМЭВ - федеральная система межведомственного электронного взаимодействия. Участниками СМЭВ являются федеральные органы исполнительной власти, государственные внебюджетных фонды, исполнительные органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, государственные и муниципальные учреждения, многофункциональные центры, другие организации, которые присоединились к системе. Целью создания СМЭВ является технологическое обеспечение информационного взаимодействия при предоставлении государственных и муниципальных услуг в электронной форме.

МЭДО - федеральная система межведомственного электронного документооборота, предназначенная для организации взаимодействия систем электронного документооборота (СЭД) участников межведомственного электронного документооборота. Участниками межведомственного электронного документооборота (участниками МЭДО) являются Администрация Президента РФ, Аппарат Правительства РФ, федеральные органы исполнительной власти, органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, а также иные государственные органы и государственные организации. [9]

Основными сложностями при эксплуатации СЭД государственных структур являются постоянное отставание правового и нормативного-методического регулирования работы с электронными документами от развития технологических средств; многообразие и разнотипность технических средств, применяемых для работы с ЭД в федеральных органах исполнительной власти; проблемы при взаимодействии между разными информационными системами; быстрое моральное устаревание технологий и носителей; циркулирование дубликатов документа в электронном и бумажном виде; не все получатели готовы принимать документ, подписанный ЭП; постоянно возрастающая сложность системы, зависимость от разработчика.

Нерешенной остается проблема хранения электронных документов, и сдача их в архив. В государственных органах есть документы постоянного или длительного срока хранения. Архивы не готовы принимать их в электронном виде, в настоящий момент у них нет ни мощностей, ни специального оборудования, ни обученного персонала, которые могли бы обеспечить сохранность и использование массивов электронных документов и электронных образов документов. В соответствии со специальными рекомендациями, утвержденными Приказом Росархива от 29.04.2011 № 32 в каждом государственном органе разработаны номенклатурные перечни тех документов, которые можно создавать, использовать и хранить только в электронном виде. [10].

Согласно рекомендациям, документы постоянного срока хранения должны иметь хотя бы один подлинник (оригинал) на бумажном носителе; документы временного срока хранения в большинстве своем могут быть электронными документами. Обеспечение их сохранности также находится в ряду не решенных задач. Все известные носители недолговечны, выходят из строя физически, а также требуют специальных программных и аппаратных средств воспроизведения, которые также сравнительно быстро устаревают.

В качестве решения обсуждается создание Центра хранения электронных документов (ЦХЭД), который мог бы выполнять функции государственного специализированного дата центра, обеспечивающего хранение массивов электронных федеральных архивов, принимать на хранение копии массивов документов, образовавшихся в архивах субъектов Федерации, обеспечивать не только сохранность, но и "единую точку доступа" к архивным документам через портал "Архивы России". Вопрос о создании ЦХЭД пока находится в стадии проработки и согласования со всеми заинтересованными ведомствами.

электронный документооборот информационный

2. Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (с изменениями и дополнениями) // "Российская газета" от 8 апреля 2011 г. N 75

5. Шаньгин В.Ф. Комплексная защита информации в корпоративных системах. // Учеб. пособие. М.: ИД "Форум": Инфра-М, 2010. С. 592.

6. Булдакова Т.И., Глазунов Б.В., Ляпина Н.С. Оценка эффективности защиты систем электронного документооборота //Доклады ТУСУРа, № 1 (25), часть 2, июнь 2012

7. Биячуев Т.А. Безопасность корпоративных сетей. // Санкт-Петербургский государственный университет информационных технологий, механики и оптики, Учебное пособие под редакцией Л.Г. Осовецкого, 2004 г.

Подобные документы

Задачи системы электронного документооборота. Анализ существующих информационных систем. Методы и средства инженерии программного обеспечения. Концептуальная модель данных в BPWin. Построение инфологической модели системы документооборота "Doc_Univer".

курсовая работа [56,1 K], добавлен 25.03.2014

Разработка технологии работы по заключению договора на поставку с использованием системы электронного документооборота. Назначение и функции информационной технологии на основе СЭД "Дело-Предприятие". Анализ требований к программно-техническим средствам.

курсовая работа [851,5 K], добавлен 11.03.2013

Значение документооборота как средства для управления предприятием. Организации системы электронного документооборота и требований, предъявляемых к системам. Проблема выбора системы электронного документооборота на предприятиях малого и среднего бизнеса.

контрольная работа [31,8 K], добавлен 14.09.2015

Работа в пользовательском режиме в системе электронного документооборота Евфрат. Настройка уведомлений. Типовые операции с электронным документом. Правовое обеспечение информационной безопасности России. Система защиты информации. Антивирусные средства.

курсовая работа [7,5 M], добавлен 23.02.2014

Современные электронные системы управления и работы с документами. Проблемы традиционных и электронных технологий ДОУ. Выбор эффективной СЭУД (классификация систем электронного управления документами). Защищенность электронного документооборота.

Автор статьи

Куприянов Денис Юрьевич

Юрист частного права

Страница автора

Читайте также: