Начальник отдела делопроизводства суда кто это

Обновлено: 19.04.2024

При определении структуры и штатного расписания районного суда необходимо руководствоваться Инструкцией по организационно-штатной работе в федеральных судах общей юрисдикции и системе Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации. Данная Инструкция была утверждена приказом № 61 Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде (02.04.2011г.)

Структура суда представляет собой организационное устройство суда, в котором отражена схема подчиненности подразделений и должностей, а также принципы их взаимодействия.

Под штатным расписанием суда понимают документ, содержащий описание структуры суда, в частности, наименования и количество должностей, соответствующие им должностные оклады, тарифные ставки, допустимые должностные поощрения и надбавки, классные чины.

Разработанные структура и штатное расписание должны соответствовать определенной численности штата и не превышать лимиты выделенного бюджета на оплату труда. Утверждение документов осуществляет председатель суда после согласования с начальником соответствующего управления Судебного департамента в субъекте РФ.

Структура суда

Основные должностные единицы районного суда представлены председателем суда, его заместителем или заместителями и судьями. Очевидно, что конечная структура районного суда будет зависеть от численности работников.

Предположим, что количество работников районного суда составляет 15-25 единиц. Тогда структура суда будет выглядеть следующим образом:

  • председатель суда;
  • помощник председателя суда;
  • заместитель председателя суда (если количество судей больше 7);
  • судьи;
  • помощники судей.

Такой районный суд будет представлен следующими отделами:

  • общий (вопросы по кадрам, делопроизводство, материально-техническое обеспечение);
  • обеспечения судопроизводства.

Помимо указанного свою деятельность осуществляет администратор суда, не включаемый в штат, находящийся в подчинении у председателя суда и исполняющий его указания.

Для численности сотрудников 26-45 единиц структура районного суда изображена ниже на рисунке 1.

Структура суда

Рисунок 1. Структура районного суда (26-45 сотрудников)

В свою очередь, численность работников, задействованных в деятельности районного суда, устанавливается из принципа достаточности для содействия реализации прав всех граждан, по месту проживания относящихся к территории конкретного судебного района.

При определении штатной численности судей в районном суде, в том числе, руководствуются общим, закрепленным бюджетными показателями, количеством судей всех федеральных судов общей юрисдикции: численность судей районного суда должна находиться в границах запланированных финансовых данных. Количество судей районного суда устанавливает Судебный Департамент, согласовывая этот показатель с председателем верховного суда республики, краевого, областного суда, суда города федерального значения, суда автономной области, суда автономного округа.

Законодательно предусмотрена возможность при необходимости организовать постоянное судебное присутствие.

Судебное присутствие представляет собой обособленное подразделение районного суда, реализующее его полномочия, образованное с целью приблизить правосудие к отдаленно расположенному месту пребывания или проживания лиц-участников дела.

Должности председателя суда, его заместителя и судей районного суда замещаются по назначению Президента РФ по представлению Председателя Верховного Суда, при этом должно иметь место положительное заключение квалификационной коллегии судей, действующей на территории соответствующего субъекта России. Сроки пребывания в должностях следующие:

  • для судьи максимальный срок пребывания в должности составляет 70 лет;
  • председатель и его заместитель или заместители определяются на должность сроком на 6 лет. При этом законом предусмотрена возможность одному и тому же лицу занять должность повторно, но не более 2-х раз подряд.

Председатель районного суда

Председатель районного суда – должностное лицо, деятельность которого направлена на исполнение процессуальных и административных функций в рамках реализации возложенных на районный суд полномочий.

К управленческой деятельности председателя районного суда относится:

  • организация функционирования суда;
  • установление и контроль над исполнением правил внутреннего распорядка в подведомственном районном суде с опорой на типовые правила, утвержденные Советом судей РФ;
  • распределение обязанностей между подчиненными сотрудниками (заместители, судьи);
  • организация мероприятий по повышению квалификации судей и сотрудников аппарата суда;
  • реализация мер поощрения или дисциплинарной ответственности в отношении подчиненных;
  • информирование сотрудников об аспектах своей деятельности и функционировании районного суда в целом;
  • общее руководство аппаратом суда, в частности, назначение и освобождение от должности;
  • реализация прочих полномочий, связанных с организацией деятельности подведомственного районного суда.

К числу иной деятельности председателя, не связанной непосредственно с управлением судом, относится:

  • реализация полномочий в качестве судьи, а именно рассмотрение и разрешение дел в ходе судебных заседаний (отправление правосудия);
  • организация работы, связанной с изучением и анализом судебной практики подведомственного районного суда;
  • на основании проведенного анализа формирование представлений о ликвидации условий и причин, которые способствуют возникновению правонарушений;
  • личный прием граждан, рассмотрение жалоб на действия суда;
  • вынесение представлений относительно назначения и освобождения от должности администратора суда.

В ситуации, когда председатель районного суда временно отсутствует, согласно его поручению реализация полномочий председателя возлагается на заместителя. Если же у председателя отсутствует заместитель, полномочия передаются одному из судей этого районного суда.

Аналогично, в ситуации, когда полномочия председателя были приостановлены или прекращены, они передаются на исполнение заместителю или, в случае отсутствия такового, одному из судей районного суда (согласно решению Председателя Верховного Суда РФ).

Обеспечение функционирования районного суда с точки зрения организации (реализация мероприятий информационного, финансового, кадрового, материально-технического и пр. характера) является задачей Судебного Департамента при Верховном суде РФ и аппарата конкретного районного суда.

Аппарат районного суда

Под аппаратом районного суда понимают структуру в составе районного суда, деятельность сотрудников которой направлена на организационное обеспечение деятельности судей.

Руководство аппаратом районного суда осуществляет его председатель. Выделяют две группы работников аппарата районного суда (Закон о судах общей юрисдикции, ст.38, ч.6 и 8):

  • Федеральные государственные гражданские служащие. Представителям этой группы работников, как государственным служащим, присваиваются классные чины и иные специальные звания. К ним причисляют:
    • начальников отделов и их заместителей,
    • помощников председателя, его заместителя (заместителей) и судей;
    • консультанта;
    • специалистов (главный, старший (I, II категории), специалист I категории);
    • секретарей суда и судебных заседаний.
    • технический персонал по обслуживанию зданий суда;
    • персонал по охране;
    • персонал транспортного хозяйства;
    • курьеры;
    • прочие сотрудники, принимаемые согласно трудовому договору в районный суд.

    Помимо непосредственного руководства аппаратом председатель районного суда также определяет структуру, численность сотрудников и штатное расписание аппарата подведомственного районного суда. При этом данные организационные моменты должны быть согласованы с Судебным департаментом, и численность сотрудников аппарата не может превышать заложенных в федеральный бюджет плановых показателей.

    Параметры аппарата районного суда (количество сотрудников, отделы и их названия) не обязательно совпадают у районных судов разных судебных районов, определяются организационно-штатным расписанием суда. Указ Президента РФ № 1574 «О реестре должностей федеральной гражданской службы» (31.12.2005г.) закрепляет перечень должностей работников аппаратов судов.

    Функции аппарата районного суда

    Деятельность аппарата суда направлена на реализацию следующих функций:

    • прием и выдача документов;
    • удостоверение копий судебной документации;
    • контроль над уплатой пошлин и сборов;
    • вручение уведомлений и вызовов;
    • в рамках назначенных дел организационная подготовка к слушанию;
    • ведение протоколов заседаний суда;
    • учет движения дел, а также сроков их прохождения в судебной инстанции;
    • обеспечение хранения дел, судебной документации;
    • участие в обработке данных практики суда;
    • осуществление деятельности по ведению статистики суда;
    • информационно-справочная деятельность;
    • прием граждан (Закон о судах общей юрисдикции, ст.39).

    Полномочия помощника председателя суда

    Данная должность замещается (осуществляется освобождение от нее) по назначению председателя районного суда. Перечень полномочий помощника председателя суда (судьи) зависит от вида судопроизводства. Для помощника судьи районного суда в гражданском судопроизводстве определены следующие обязанности:

    • проверка заявлений и документации, поступивших по первой инстанции, на предмет их соответствия нормам законодательства, достоверности и полноты содержащихся в них сведений. Судья может поручить помощнику выяснение конкретных вопросов относительно поступивших материалов;
    • подготовка доклада судье в устном или письменном виде, содержащего заключение по изученным материалам дела и предложение о том, какое определение должно быть вынесено (из числа указанных в ГПК РФ, ст.133-136);
    • составление проектов сопроводительных писем в адрес участников дела о направлении принятых судьей судебных актов;
    • контроль над соблюдением сроков устранения условий, которые могут воспрепятствовать рассмотрению гражданского дела, или тех условий, что способствуют оставлению заявления без движения, приостановлению судопроизводства. Своевременный доклад о ситуации относительно этих условий судье;
    • осуществление мероприятий с целью подготовки дела к разбирательству в суде, в частности, формирование и отправка пакета документации заинтересованным лицам, согласно поручению судьи участие в решении вопросов относительно назначения дела к разбирательству;
    • контроль над получением участниками дела почтовых отправлений, содержащих судебные акты, повестки, своевременный доклад судье в ситуации неполучения адресатом почтового отправления (возврат);
    • согласно поручениям судьи формирование запросов в соответствующие государственные органы с целью определения места пребывания лиц-участников дела;
    • проверка поступивших жалоб (на соответствие нормам ГПК РФ (ст.332, 333)) граждан на определение мирового судьи;
    • подготовка доклада судье в устном или письменном виде, содержащего заключение относительно поступившей частной жалобы и предложение о том, какое должно быть вынесено определение (из числа указанных в ГПК РФ, ст.334);
    • исполнение других поручений судьи, которые связаны с рассмотрением дела гражданского характера в первой инстанции.

    В настоящее время процессуальный статус помощника судьи не установлен процессуальными кодексами РФ. Исполнение должностных полномочий помощником осуществляется согласно должностной инструкции, а также Типовым должностным регламентам, определенным приказом Судебного департамента № 272 (06.12.2010г.).

    Администратор районного суда

    Данное должностное лицо не включено в штат районного суда. Назначение на эту должность (освобождение от нее) осуществляет начальник управления Судебного управления на основании представления председателя суда.

    Администратор исполняет распоряжения председателя соответствующего районного суда, освобождая его от деятельности, которая не имеет непосредственного отношения к отправлению правосудия. Ключевой обязанностью администратора является обеспечение организации функционирования суда, в том числе:

    • взаимодействие с адвокатурой и органами правопорядка;
    • информационно-правовое обеспечение деятельности районного суда;
    • ведение статистики;
    • ведение делопроизводства, архивация документации;
    • материально-техническое обеспечение судей и иных сотрудников суда;
    • социальное обеспечение судей и иных работников суда;
    • организация охраны зданий районного суда и пр.

    Консультант районного суда

    Такая должность вводится в случае наличия значительного объема судебной работы в районном суде. К обязанностям консультанта относится:

    • прием частных лиц;
    • справочная работа по вопросам законодательства и судебной практики;
    • своевременное изучение изменений, происходящих в действующем законодательстве, формирование доклада судьям об этих изменениях;
    • участие в мероприятиях по повышению квалификации иных работников аппарата суда.

    Заведующий канцелярией районного суда

    Для устройства районного суда характерно наличие одной канцелярии, многосоставного суда – две канцелярии: по гражданским делам и уголовным делам. Деятельность заведующего, в том числе, опирается на Инструкцию по судебному делопроизводству в районном суде, определенную приказом Судебного департамента № 36 от 29.04.2003г. Заведующий канцелярией в рамках своей служебной деятельности выполняет следующие функции:

    • организация делопроизводства в конкретном районном суде;
    • распределение всего объема работы между подчиненными сотрудниками, контроль над ее выполнением;
    • оформление переписки служебного характера между районным судом и иными инстанциями (вышестоящими судебными или органами правопорядка);
    • ведение книги приказов и распоряжений в рамках функционирования районного суда.

    Секретари

    Секретарь районного суда исполняет служебные обязанности такие как:

    • делопроизводство по судебным делам, которые подлежат разбирательству в суде;
    • ведение журналов и учетно-статистических карточек;
    • обеспечение хранения вещественных доказательств и пр.

    Секретарь судебного заседания, в свою очередь, в рамках служебной деятельности выполняет следующие действия:

    • ведение протоколов заседаний суда в процессе судебного разбирательства дел;
    • подготовка судебного заседания технического характера;
    • осуществление вызова в заседание суда лиц-участников дела (истец, ответчик, адвокат, прокурор, свидетель и пр.), контроль их явки в суд и пр.

    Задача по поддержанию определенного порядка функционирования районного суда подлежит исполнению Федеральной Службой Судебных Приставов РФ в лице судебных приставов. Относительно обеспечения порядка деятельности районного суда судебный пристав обязан:

    4.1. Отдел делопроизводства

    4.1.1. Отдел делопроизводства предназначен для обеспечения организации, сопровождения и ведения документооборота и делопроизводства суда в соответствии с процессуальным законодательством Российской Федерации и требованиями Инструкции по судебному делопроизводству в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 15 декабря 2004 г. N 161 (далее - Инструкция по судебному делопроизводству), а также соответствующими актами, утвержденными председателем суда.

    4.1.2. Основными направлениями деятельности отдела являются:

    организация, ведение, обеспечение функционирования и совершенствование единой системы документационного обеспечения деятельности суда, формирование и составление номенклатуры дел, регистрация входящей и исходящей корреспонденции с использованием электронных систем регистрации и баз данных документов, хранение бланков, документов, образующихся в процессе деятельности отдела;

    прием, обработка, вскрытие, проверка наличия и целостности вложений (приложений), регистрация, распределение, передача по назначению, а также учет и контроль движения поступающей (входящей) в установленном порядке корреспонденции, судебных дел, материалов, заявлений, жалоб и других документов процессуального и непроцессуального характера;

    учет, регистрация, передача по назначению и контроль за соблюдением сроков рассмотрения заявлений, предложений и жалоб на работу суда, запросов и поручений вышестоящих органов и других организаций, не подлежащих рассмотрению в порядке, установленном процессуальным законодательством Российской Федерации;

    подготовка, учет, регистрация и отправка исходящей корреспонденции, проверка наличия вложений (приложений), правильности оформления, заполнения реквизитов сторон на конвертах, пакетах, уведомлениях и иных отправлениях, составление реестров на отправку писем (документов), передача корреспонденции и соответствующих реестров на отправку;

    представление информации и взаимодействие со структурными подразделениями аппарата суда по вопросам деятельности отдела;

    оформление копий судебных документов, выдача копий судебных документов и судебных дел в случаях и порядке, которые установлены процессуальным законодательством Российской Федерации и положениями Инструкции по судебному делопроизводству, контроль за соблюдением порядка их выдачи;

    обеспечение сохранности документации, в том числе конфиденциальности содержащихся в ней сведений;

    выполнение работ с использованием компьютерной и копировальной техники, необходимой для организации работы суда и обеспечения судебной деятельности (машинописные, брошюровальные работы, сканирование и преобразование документов на бумажных носителях в электронные файлы), а также контроль за их своевременным и качественным выполнением;

    методическое руководство, координация деятельности, оказание практической помощи и контроль по соблюдению установленного порядка ведения делопроизводства и документооборота в соответствии с требованиями Инструкции по судебному делопроизводству, в том числе за соблюдением сроков исполнения соответствующих поручений руководства суда;

    ведение приема граждан, их представителей, представителей организаций и учреждений, а также работа с их обращениями в соответствии с утвержденным председателем соответствующего суда положением о приемной суда;

    организация и ведение архивного делопроизводства, в том числе создание и контроль за соблюдением условий, обеспечивающих полную сохранность архивных документов, выдача подлинников или заверенных копий отдельных документов из судебных дел, переданных на хранение в архив суда, в порядке, установленном председателем суда, оформление, ведение, хранение учетных документов архива, оказание методической помощи работникам аппарата суда по вопросам подготовки архивных документов к передаче на хранение, контроль за правильностью их оформления и своевременным поступлением; участие в проведении экспертизы ценности архивных документов и в работе экспертной комиссии суда; отбор архивных документов для постоянного, долговременного, временного хранения и уничтожения, подготовка соответствующих сводных описей и актов и т.д.;

    подготовка, обработка, деперсонификация информации, ее размещение на официальном сайте в сети Интернет по вопросам, отнесенным к компетенции отдела, в соответствии с распределением председателем суда данных функций ответственным структурным подразделениям и должностным лицам;

    осуществление взаимодействия с иными государственными органами и организациями, а также иными структурными подразделениями суда по вопросам, отнесенным к компетенции отдела;

    1. Общие положения и руководство организацией

    1.1. Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде устанавливает единую систему документационного производства, обязательную для всех работников районного суда.

    (в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 09.04.2015 N 95)

    (см. текст в предыдущей редакции)

    Процессуальные документы суда оформляются в соответствии с процессуальным законодательством.

    (абзац введен Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 18.03.2013 N 61)

    Организационно-распорядительные документы суда оформляются в соответствии с Национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов".

    (в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 04.03.2019 N 42)

    (см. текст в предыдущей редакции)

    1.3. Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей Инструкцией, обязательны для всех работников аппарата суда. Все работники ответственны за выполнение требований Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации.

    1.4. Председатель районного суда в соответствии с частью 3 статьи 35 Федерального конституционного закона от 7 февраля 2011 г. N 1-ФКЗ "О судах общей юрисдикции в Российской Федерации", статьей 6.2 Закона Российской Федерации от 26 июня 1992 г. N 3132-1 "О статусе судей в Российской Федерации" осуществляет в том числе следующие функции:

    (в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 18.03.2013 N 61)

    (см. текст в предыдущей редакции)

    организует работу суда;

    устанавливает правила внутреннего распорядка суда на основе утверждаемых Советом судей Российской Федерации типовых правил внутреннего распорядка судов и осуществляет контроль за их выполнением;

    осуществляет общее руководство деятельностью аппарата суда, в том числе распределяет обязанности между работниками аппарата суда, принимает решение о поощрении работников аппарата суда или о привлечении их к дисциплинарной ответственности;

    осуществляет иные полномочия по организации работы суда.

    (п. 1.4 в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 19.12.2011 N 232)

    (см. текст в предыдущей редакции)

    1.5. Ответственный за делопроизводство, назначенный председателем суда, обеспечивает его организацию в соответствии с Инструкцией и знакомит всех работников аппарата суда с нормативно-методическими документами по делопроизводству.

    1.6. Задачи и функции отделов делопроизводства, обеспечения судопроизводства по гражданским делам, обеспечения судопроизводства по уголовным делам регламентируются положением об аппарате федерального суда общей юрисдикции, утвержденным приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации (далее - Судебный департамент), а также положениями о соответствующих отделах, утвержденными приказом председателя соответствующего районного суда.

    (в ред. Приказов Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 18.03.2013 N 61, от 21.10.2019 N 238)

    (см. текст в предыдущей редакции)

    Абзац исключен с 1 января 2012 года. - Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 19.12.2011 N 232.

    (см. текст в предыдущей редакции)

    (п. 1.6 в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 03.12.2010 N 270)

    (см. текст в предыдущей редакции)

    1.7. Обязанности, права и ответственность работников аппарата суда определяются их должностными регламентами, утверждаемыми председателем суда.

    (п. 1.7 в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 19.12.2011 N 232)

    (см. текст в предыдущей редакции)

    1.8. Прием граждан в суде производится в соответствии с правилами внутреннего распорядка суда, положением о приемной суда и регламентом организации деятельности приемной суда, утвержденными председателем соответствующего суда (либо лицом, исполняющим его обязанности), на основании Типовых правил внутреннего распорядка суда, утвержденных постановлением Совета судей Российской Федерации, Примерного положения о приемной федерального суда общей юрисдикции и Типового регламента организации деятельности приемной федерального суда общей юрисдикции, утвержденных Судебным департаментом при Верховном Суде Российской Федерации.

    (п. 1.8 в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 21.10.2019 N 238)

    (см. текст в предыдущей редакции)

    1.9. Номенклатура основных нарядов и дел, которые ведутся в суде, формируется в соответствии с Перечнем документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения и Инструкцией о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции, утвержденными Судебным департаментом.

    (п. 1.9 в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 21.10.2019 N 238)

    2. Руководство организацией судебного делопроизводства

    2.1. Полномочия по организации работы суда, установлению правил внутреннего распорядка, контролю за их выполнением, осуществлению общего руководства деятельностью аппарата суда в соответствии с частью 3 статьи 29 Федерального конституционного закона от 7 февраля 2011 г. N 1-ФКЗ "О судах общей юрисдикции в Российской Федерации", Законом Российской Федерации от 26 июня 1992 г. N 3132-1 "О статусе судей в Российской Федерации" закреплены за председателем суда, заместителем председателя суда в соответствии с распределением обязанностей, установленным председателем суда, в случае временного отсутствия последнего - лицом, исполняющим его обязанности.

    (в ред. Приказов Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 19.12.2011 N 233, от 16.04.2014 N 89)

    (см. текст в предыдущей редакции)

    2.2. Председатели судебных коллегий отвечают за состояние делопроизводства в них.

    2.3. Задачи, функции и порядок работы отделов делопроизводства, обеспечения судопроизводства по гражданским делам, обеспечения судопроизводства по уголовным делам, обеспечения деятельности президиума суда регламентируются положениями настоящей Инструкции, положениями о соответствующих отделах, утвержденными приказом председателя соответствующего суда, положением об аппарате федерального суда общей юрисдикции, утвержденным приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации (далее - Судебный департамент).

    (в ред. Приказов Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 18.03.2013 N 60, от 28.10.2019 N 246)

    (см. текст в предыдущей редакции)

    2.4. Другие работники аппарата суда, занимающиеся делопроизводством, выполняют работу согласно существующему в суде порядку распределения обязанностей, определенному внутренними актами, утвержденными председателем суда, и в соответствии с положениями настоящей Инструкции.

    (в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 18.03.2013 N 60)

    (см. текст в предыдущей редакции)

    Права, обязанности и ответственность работников структурных подразделений определяются должностными регламентами, которые утверждаются председателем суда.

    (в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 19.12.2011 N 233)

    1.1. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с приказом директора предприятия от 00.00.0000 N 000 (либо иным соответствующим решением - указать конкретно).

    1.2. Начальник отдела делопроизводства относится к категории руководителей структурных подразделений предприятия.

    1.3. Квалификационные требования: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности начальника группы отдела или документоведа I категории не менее года.

    1.4. Начальник отдела делопроизводства назначается на должность и освобождается от должности распоряжением заместителя директора по управлению по представлению аттестационной комиссии предприятия.

    1.5. В своей работе начальник отдела делопроизводства должен руководствоваться:

    1.5.1. Настоящей Должностной инструкцией.

    1.5.2. Инструкцией по делопроизводству.

    1.5.4. Регламентом работы аппарата управления предприятия.

    1.5.5. . (иное - указать конкретно).

    1.6. Начальник отдела делопроизводства должен знать:

    1.6.1. Нормативно-методические документы, локальные акты предприятия, приказы директора и распоряжения заместителя директора по вопросам делопроизводства.

    1.6.2. Профиль, специализацию и организационную структуру предприятия.

    1.6.3. Функции и задачи отдела делопроизводства, возможности отдела по их выполнению.

    1.6.4. Полномочия сотрудников отдела делопроизводства, график (режим) их работы.

    1.6.5. Правила внутреннего трудового распорядка.

    1.6.6. Основы организации работы аппарата управления предприятия.

    1.6.7. Стандарты и унифицированные формы управленческой документации.

    1.6.8. Средства вычислительной техники, коммуникаций и связи, применяемые в отделе делопроизводства.

    1.6.9. Правила и нормы охраны труда.

    1.6.10. . (иное - указать конкретно).

    1.7. Начальник отдела делопроизводства должен иметь умения и навыки, достаточные для эффективного выполнения должностных обязанностей, в т.ч. (указать конкретно наиболее важные).

    1.8. Начальник отдела делопроизводства подчиняется заместителю директора по управлению.

    1.9. Начальнику отдела делопроизводства подчиняются все сотрудники отдела.

    1.10. На время отсутствия начальника отдела делопроизводства его замещает начальник группы хранения документов.

    2.1. Начальник отдела делопроизводства обязан:

    2.1.1. Руководить в соответствии с локальными актами предприятия, приказами директора и распоряжениями заместителя директора по управлению организацией работы отдела делопроизводства, неся ответственность за последствия принимаемых решений.

    2.1.2. Организовывать эффективное взаимодействие сотрудников отдела делопроизводства, направлять их усилия на своевременное, полное и качественное выполнение задач по организации делопроизводства.

    2.1.3. Обеспечивать действенный контроль за надлежащим выполнением сотрудниками отдела делопроизводства их должностных обязанностей.

    2.1.4. Организовывать работу отдела делопроизводства на основе широкого использования новейшей техники и технологии, прогрессивных методов и приемов ее осуществления, научно обоснованных нормативов материальных, финансовых и трудовых затрат.

    2.1.5. Принимать участие в разработке проектов бизнес-планов предприятия, обеспечивать их согласование по вопросам организации работы отдела делопроизводства.

    2.1.6. Руководить планированием работы отдела делопроизводства, ежемесячно представлять проект плана работы на рассмотрение заместителя директора по управлению.

    2.1.7. Обеспечивать безопасные и комфортные условия работы в помещениях и на рабочих местах отдела делопроизводства.

    2.1.8. Осуществлять контроль за сохранностью имущества и материальных ценностей отдела делопроизводства.

    2.1.9. Руководить работой по организации делопроизводства на основе широкого использования новейшей техники и технологии, прогрессивных методов и приемов ее осуществления, научно обоснованных нормативов материальных, финансовых и трудовых затрат.

    2.1.10. Организовывать разработку и внедрение прогрессивных технологических процессов работы с документами и документированной информацией на основе организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).

    2.1.11. Возглавлять работу по разработке унифицированных систем документации, табелей и альбомов форм документов, а также классификаторов документированной информации.

    2.1.12. Обеспечивать своевременное и качественное внедрение систем ведения документации, стандартов по вопросам делопроизводства.

    2.1.13. Руководить работой по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.

    2.1.14. Осуществлять организационно-методическое руководство работой по отбору документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.

    2.1.15. Осуществлять постановку задач на проектирование, эксплуатацию и совершенствование (в части документационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, разработку новейших информационных технологий (в т.ч. безбумажных).

    2.1.16. Принимать исчерпывающие меры, направленные на подготовку обоснованных решений по вопросам организации работы отдела делопроизводства.

    2.1.18. Создавать подчиненным условия для высокоэффективной работы.

    2.1.19. Постоянно повышать свой профессиональный уровень в системе корпоративного тренинга.

    2.1.20. Консультировать заместителя директора по вопросам организации работы отдела делопроизводства и системы делопроизводства предприятия в целом.

    2.1.21. Обеспечивать качественную подготовку и своевременное представление заместителю директора аналитических материалов по вопросам организации работы отдела делопроизводства.

    2.1.22. . (иное - указать конкретно).

    3.1. Начальник отдела делопроизводства имеет право:

    3.1.1. Принимать обоснованные решения по вопросам организации работы отдела делопроизводства.

    3.1.2. Давать сотрудникам отдела делопроизводства указания и поручения по вопросам организации документационного обеспечения управления, требовать их своевременного, полного и качественного исполнения.

    3.1.3. Подписывать служебные (деловые) документы по вопросам организации работы отдела делопроизводства.

    3.1.5. Обращаться к заместителю директора по управлению с предложениями, направленными на совершенствование организации работы отдела делопроизводства.

    3.1.7. Участвовать в протокольных мероприятиях, на которых рассматриваются вопросы его работы, а также вопросы организации работы отдела делопроизводства и организации делопроизводства компании.

    3.1.8. Требовать от сотрудников отдела делопроизводства своевременного, полного и качественного представления достоверной информации, в т.ч. документированной, о состоянии порученной им работы.

    3.1.9. Обеспечивать представление заинтересованным лицам (органам) информации о состоянии организации работы отдела делопроизводства, в т.ч. документированной, в порядке, предусмотренном законодательством и локальными актами предприятия.

    3.1.10. Представлять заместителю директора по управлению свои предложения по применению в отношении сотрудников отдела делопроизводства мер поощрения и наказания, предусмотренных законодательством и локальными актами предприятия, в связи с надлежащим (ненадлежащим) выполнением ими должностных обязанностей.

    3.1.11. . (иное - указать конкретно).

    4. Взаимоотношения по должности.

    4.1. Начальник отдела делопроизводства осуществляет организационно-информационное взаимодействие:

    4.1.1. С заместителем директора по управлению - по вопросам организации работы отдела делопроизводства, функционирования системы делопроизводства предприятия.

    4.1.2. С сотрудниками отдела делопроизводства - по вопросам организации работы отдела, отнесенным к их компетенции.

    4.1.3. С начальниками структурных подразделений - по вопросам взаимодействия отдела делопроизводства с соответствующими подразделениями.

    4.1.4. С должностными лицами (структурными подразделениями) других предприятий, организаций и учреждений - по вопросам, представляющим взаимный интерес для предприятия и сторонних предприятий (организаций, учреждений).

    4.3. . (иное - указать конкретно).

    5.1. Начальник отдела делопроизводства несет ответственность:

    5.1.1. За нарушение положений руководящих документов по вопросам организации работы отдела делопроизводства, организации делопроизводства предприятия.

    5.1.2. За невыполнение решений заместителя директора по управлению.

    5.1.3. За разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия.

    5.1.4. За неправомерное использование предоставленных полномочий, а также использование их в личных целях

    Автор статьи

    Куприянов Денис Юрьевич

    Куприянов Денис Юрьевич

    Юрист частного права

    Страница автора

    Читайте также: