Комплектование учет и использование документов в архиве суда
Обновлено: 18.04.2024
Отражает содержательную сторону такой источник, как Приказ Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях».
Дело фонда- комплекс документов по истории источника комплектования (фондообразователя) и архивного фонда, ведущийся на каждый архивный фонд, объединенный архивный фонд и архивную коллекцию; при нефондовой организации аудиовизуальных и электронных документов - дело организации - сдатчика документов.
Дело фонда ведется на каждый фонд, являясь своеобразным досье каждого архивного фонда. В него включаются документы, отражающие историю организации-фондообразователя и ее фонда: историческая справка, схема систематизации фонда, методические пособия по обработке фонда, старые листы фонда после их пересоставления, акты передачи дел фонда на государственное хранение, о выделении к уничтожению документов и дел фонда, о неисправимых повреждениях документов и дел фонда, о проведении проверок наличия и состояния дел и т.д. В него включаются акты, связанные с движением фонда. Используемые в нем документы служат для внесения изменений во все учетные документы архива. Дело фонда оформляется согласно правилам оформления архивных дел. Каждому делу присваивается номер, соответствующий номеру фонда. Дела фондов хранятся в порядке возрастания номеров.
Акты и другие документы, фиксирующие изменения в составе и объеме фонда, включаются в дело фонда только с отметкой о внесении изменений во все учетные документы архива организации. Акты нумеруются в пределах фонда по видам актов в валовом порядке.
Все документы в деле фонда располагаются в хронологической последовательности их составления. На документы дела фонда составляется внутренняя опись, листы дела нумеруются, к делу фонда составляется заверительная надпись. По мере пополнения фонда заверительная надпись и внутренняя опись пересоставляются.
Дела фондов хранятся в порядке возрастания номеров фондов.
Делу фонда присваивается номер фонда, на который оно заведено. В дело фонда включаются: историческая справка, акты, фиксирующие изменения в составе и объеме фонда, в том числе акты о рассекречивании документов, копия характеристики фонда, составленной для путеводителя (справочника), рабочие инструкции по усовершенствованию и переработке описей фонда, схемы систематизации его документов и др.
Если документы, подлежащие включению в дело фонда, находятся в составе архивных единиц хранения, то в дело фонда включается справка с перечислением этих единиц хранения и их архивных шифров.
Дела фондов органов КПСС, ВЛКСМ, в которые включены документы по истории фондов первичных партийных и комсомольских организаций, расформированию не подлежат. В дела фондов первичных партийных и комсомольских организаций помещаются справки со сведениями о нахождении документов по истории данного фонда в деле другого фонда.
Дела фондов, вошедших в состав объединенного архивного фонда, включаются в его дело фонда. Документы дела фонда должны быть пронумерованы с составлением листа - заверителя, подшиты (прошнурованы), заключены в твердую обложку. К делу фонда составляется внутренняя опись. Дела фондов хранятся в порядке номеров фондов.
Состав документов дела организации - сдатчика документов при нефондовой организации документов аналогичен составу документов дела фонда.
Все акты, документирующие результаты архивных работ, включаются в дело фонда в архиве суда, которое заводится на каждый фонд, находящийся на хранении в архиве суда. На каждый фонд ведется дело. В дело фонда включаются: документы по истории фондообразования, внутренняя опись, историческая справка, акты проверки дел, нарядов, акты передачи дел, нарядов на государственное, муниципальное хранение в соответствующее архивное учреждение, сопроводительные письма о направлении описей на экспертно - проверочную комиссию архивного учреждения, выписка из решения экспертно - проверочной комиссии архивного учреждения с сопроводительными письмами, акты о выделении к уничтожению дел, нарядов, не имеющих научно - исторической и практической ценности, акты приема дел, нарядов от структурных подразделений, акты о технических ошибках в учетных документах в случае изменения количества дел в описи (арифметическая ошибка, литерные и пропущенные номера), акты об обнаружении дел, нарядов и акты о необнаружении дел, нарядов. Учетные документы должны находиться в одном месте и храниться в железных шкафах. Ведется раздельно учет поступлений дел, нарядов постоянного и долговременного хранения. Дела, наряды учитываются по описям.
Дело фонда в архиве суда —наиболее важный и целостный источник информации об архиве суда, который содержит информацию о приёме-передаче дел на хранение, об уничтожении дел, сведения о составе и объёме дел и документов, акты проверки наличия и состояния дел фонда, исторические справки к фонду, схема систематизации фонда и т. д.
Полное и точное формирование документов в дело фонда способствует объективному пониманию состава и движения документов в архиве суда, не допущению утраты сведений о состоявшихся изменениях. Особенность учёта документов в архивах судов — его взаимосвязь и преемственность с учётом документов в государственном архиве. Если материалы фонда суда уже имелись в государственном (муниципальном) архиве, то нумерация фондов, а также порядок нумерации описей согласовывается с данными архивами, с учётом продолжения их валовой нумерации. Название архивного фонда состоит из полного и (в скобках) сокращенного наименования фондообразователя, с указанием его подчиненности, местонахождения, дат создания и ликвидации. Название архивного фонда вносится в список фондов на основании исторической справки к фонду или титульного листа описи дел, документов. Например, в 1987 г. в списке состав фондов Архангельского областного суда, кроме фонда самого Архангельского областного суда, числились следующие фонды: «Управление Министерства юстиции РСФСР Архоблисполкома», «Лагерный суд ИТЛ и КУМВД», «Специальный Лагерный суд ИТЛ МВД СССР», «Печорский линейный транспортный суд», «Военный трибунал Шексписнкого и Сухонского речных портов», «Линейный суд Печорского бассейна Управления транспортных судов Министерства юстиции СССР», «Постоянная сессия № 1 Ерцево», «Постоянная сессия № 2 Пуксоозеро», «Юридическая школа». Данный список фондов Архангельского областного суда с течением последующих лет был изменен в связи с передачей части из них в Государственный архив Архангельской области.
Список фондов является перечнем официальных наименований и номеров хранящихся, выбывших и поступающих архивных фондов в порядке увеличения присвоенных им номеров. В него записываются фонды при их первом поступлении в архив. В соответствии с данным списком, фонды получают порядковые номера. При передаче фонда из архива в архив его номер больше не используется. Перенумерация фондов возможна лишь с разрешения Росархива. Ежегодно на 1 января составляется итоговая запись о количестве фондов и их движении.
Список фондов ведется в архиве организации, хранящем документы двух и более фондов.
Архивный фонд, архивная коллекция вносятся в список фондов при первом поступлении их документов в архив организации. Каждому фонду присваивается очередной номер по списку фондов в хронологической последовательности его поступления. К номеру фонда, подлежащего передаче на постоянное хранение, добавляется (через дробь) номер, присвоенный соответствующим государственным архивом после первой передачи ему части фонда.
Объединенному архивному фонду, образованному из фондов, ранее учтенных самостоятельно, присваивается один из номеров фондов, включенных в состав объединенного.
Если фонд содержит особо ценные документы, то к его номеру добавляется индекс "ОЦ".
В случае передачи фонда в другой архив, включения его в состав объединенного архивного фонда или выбытия всех документов фонда освободившийся номер другому фонду не присваивается, в графах 4 - 5 списка фонда ("отметка о выбытии") указывается название архива, в который выбыл фонд, а также название, номер и дата документа, на основании которого фонд выбыл.
Название фонда вносится в список с титульного листа описи.
В случае изменения названия фондообразователя в списке фондов указывается: для действующих организаций - название, существующее в момент поступления фонда, для ликвидированной организации - последнее название. Объединенный архивный фонд вносится под обобщенным названием объединенного архивного фонда.
К списку фондов составляется итоговая запись на 1 января каждого года, в которой указываются: количество поступивших и выбывших в течение года и общее количество хранящихся фондов; количество фондов, содержащих особо ценные документы, и свободные номера в списке фондов, если такие имеются.
Список фондов должен быть подшит (прошнурован), заключен в твердую обложку; листы пронумерованы; составлен лист-заверитель.
Номер, присвоенный фонду по списку фондов, является его учетным номером, сохраняется за ним во всех учетных документах и является составной частью архивного шифра документов данного фонда.
Примечание: В специализированном архиве документов по личному составу к номеру фонда, присвоенному комплексу документов фондообразователя по личному составу, через дробь добавляется номер фонда, за которым учтена документация по основной деятельности фондообразователя, хранящаяся в общем архиве.
Название фонда вносится в список фонда в установленном порядке (см. п. 5.5.1.2).
Ежегодно на 1 января к списку фондов составляется итоговая запись о количестве фондов, поступивших и выбывших в течение года, и общем количестве фондов, находящихся на хранении.
Список фондов заключается в твердую обложку, листы нумеруются, составляется лист-заверитель.
Перепечатка списка фондов осуществляется только с разрешения вышестоящего органа управления архивным делом. В этом случае в список фондов обязательно вносятся номера, названия и основания выбытия всех фондов, номера которых занимать запрещается.
Список фондов в архиве суда —учетный документ, который содержит перечень официальных наименований хранящихся в архиве, а также выбывших архивных фондов и поступающих архивных фондов в порядке возрастания присвоенных им номеров. Это документ, составление которого является необходимой мерой при наличии в архиве организации двух и более фондов, в которых хранятся нужные документы. Главная цель списка фондов — закрепить за каждым фондом свой уникальный номер, который присваивается один раз, его нельзя изменить, а также использовать высвободившийся в процессе обработки архивных документов номер для другого архивного фонда (См.: Приложение № 12 к Приказу Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 № 526 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органа государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»). Документы о поступлении и выбытии материалов фонда, о переименовании фондообразователя и об изменениях в справочном аппарате фонда включаются в дело фонда только после отметки на этих документах о произведённых записях в списке фондов, листе фондов, в описях, реестре описей. Все листы фонда должны быть прошиты и пронумерованы. На документы дела фонда ведётся внутренняя опись (Согласно ст. 457 Перечня документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием срока хранения, утв. приказом Судебного департамента от 09 июня 2011 № 112, наряды, имеющие наименование «Дела фонда», имеют постоянный срок хранения и включают паспорт архива, акты о выделении к уничтожению документов, о не обнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, акты о неисправимых повреждениях, проверки наличия и состояния документов, о сдаче документов в государственные и муниципальные архивы, историческая справка фондов. Как наряд постоянного срока хранения он требует ведения внутренней описи документов. Дела фондов передаются в государственные, муниципальные архивы после ликвидации суда). Список фондов ведется в архиве суда, хранящем документы более одного года. В список фондов архивный фонд записывается только один раз, при первом поступлении в архив суда. По списку фондов в валовом порядке ему присваивается четный номер, который сохраняется за ним во всех учетных документах. На каждый архивный фонд составляется лист фонда.
Лист фонда включает сведения о названии (переименованиях) фонда, местонахождении фонда, количестве неописанных и описанных поступивших и выбывших материалах (единицах хранения) и суммарном количестве ед. хр. по каждой описи и фонду в целом. Секретные документы также учитываются в листе фонда.
Лист фонда содержит: название; номер архивного фонда, его категорию, место хранения; сведения о количестве, хронологии, составе документов; научно-справочный аппарат на основании записей о движении документов. В нем указываются описи фонда, их состояние и содержание. По листу фонда присваивается номер описи. При выбытии материалов из архива, номер описи не меняется и не присваивается другой описи. При продолжении листа фонда на нем указывают номер продолжающего листа. По листу фонда можно восстановить всю историю фондообразователя и самого фонда. Лист фонда пересоставляется только при его неисправимом повреждении. Старый лист помещают в дело фонда с пометкой о его пересоставлении. Лист фонда составляется на каждый фонд при первом его поступлении. В нем учитываются все поступления и выбытия описанных и неописанных документов фонда. Номер листа фонда соответствует номеру фонда по списку фондов архива организации.
Учет выбытия неописанных дел и документов осуществляется, как правило, по результатам проведения работ по их описанию и ведется по листу фонда в установленном порядке.
Количество документов архива изменяется (увеличивается и/или уменьшается) в результате:
- выверки учетных документов, по итогам которой могут быть выявлены ошибки, допущенные при подсчете количества хранящихся документов;
- проверки наличия и состояния документов, в ходе которой могут быть обнаружены неучтенные единицы хранения, единицы хранения за литерными номерами, пропущенные учетные номера и т.д.;
- реставрации документов, после которой одно дело было разделено на несколько томов и др.;
- описания документов, переработки описей, в процессе которых возможно разделение или объединение единиц хранения, а также уточнение их фондообразователя и т.д.
Основанием для внесения изменений в учетные документы по результатам указанных работ являются:
- акт о технических ошибках в учетных документах;
- акт об обнаружении документов, не относящихся к данному архиву, фонду, неучтенных и т.д.;
- акт о разделении, объединении дел, включении в дело новых документов;
- акт описания документов, переработки описей.
Учет особо ценных документов ведется по:
- списку фондов, содержащих особо ценные документы;
- описям особо ценных дел, документов или перечням номеров особо ценных дел, документов (номерникам).
1. Общие положения
1.1. Инструкция о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции (далее - Инструкция) является нормативным актом, разработанным на основании федеральных конституционных законов от 31 декабря 1996 г. N 1-ФКЗ "О судебной системе Российской Федерации", от 7 февраля 2011 г. N 1-ФКЗ "О судах общей юрисдикции в Российской Федерации", федеральных законов от 8 января 1998 г. N 7-ФЗ "О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации", от 29 декабря 2015 г. N 382-ФЗ "Об арбитраже (третейском разбирательстве) в Российской Федерации", от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. N 526 (далее - Правила N 526), Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29 апреля 2003 г. N 36 (далее - Инструкция N 36), Инструкции по судебному делопроизводству в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 15 декабря 2004 г. N 161 (далее - Инструкция N 161), и других нормативных правовых актов.
1.2. Настоящая Инструкция разработана в целях обеспечения единого порядка организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) кассационных судов общей юрисдикции, апелляционных судов общей юрисдикции, верховных судов республик, краевых и областных судов, судов городов федерального значения, судов автономной области и автономных округов, районных, городских и межрайонных судов (далее - суды, суд), а также определяет правила:
составления номенклатуры дел суда;
составления описей дел (описей электронных дел ) суда, судебных коллегий, судебных составов, структурных подразделений суда;
Электронное дело - совокупность электронных документов, сформированных в соответствии с номенклатурой дел.
проведения экспертизы ценности документов и работы экспертной комиссии суда;
оформления судебных дел и иных документов к последующему хранению в архиве суда;
передачи дел (электронных дел) в архив суда;
определения сроков хранения дел и отбора документов на уничтожение;
ведения учета архивных дел ;
Архивное дело (архивный документ) - оформленное в соответствии с требованиями настоящей Инструкции дело (судебное дело, производство, материал, дело общего делопроизводства, дело по личному составу и другие документы суда), переданное на хранение в архив суда, в том числе в электронной форме.
проверки наличия и состояния архивных дел;
организации использования архивных дел;
обеспечения сохранности архивных дел;
передачи архивных дел на хранение в государственный архив.
1.3. Задачи и функции архива суда определяются положением, утверждаемым председателем суда.
1.4. Приказом (распоряжением) председателя суда назначаются работники, ответственные за работу архива суда.
1.5. Действие настоящей Инструкции не распространяется на организацию комплектования, хранения, учета и использования документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.
1.6. Согласование (утверждение) номенклатуры дел суда, описей дел суда и других документов с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива или уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела (далее - ЭПК архивного учреждения) осуществляется при наличии соответствующего договора.
Номенклатура дел суда, описи дел суда и другие документы судов, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, согласовываются экспертной комиссией соответствующего суда и утверждаются председателем суда.
1.7. Порядок организации комплектования, хранения, учета и использования документов окружных (флотских) военных судов, гарнизонных военных судов определяется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в военных судах, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 9 октября 2014 г. N 219.
1.8. При наличии технической возможности формируются электронные дела. Организация комплектования, хранения, учета и использования электронных дел и документов судов осуществляется в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
1.9. Поступление в федеральные суды общей юрисдикции документов в электронном виде в соответствии с требованиями Порядка подачи в федеральные суды общей юрисдикции документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа, утвержденного приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 27 декабря 2016 г. N 251, не влечет обязательности формирования электронного дела.
1.10. Комплектование, хранение, учет и использование решений и материалов, поступивших из третейских судов, осуществляется в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
от 24 января 2020 года N 11
Об утверждении Инструкции по организации работы архива и формированию электронного архива в аппарате мирового судьи
(с изменениями на 17 февраля 2021 года)
В целях установления единого порядка организации хранения документов (электронных документов), образующихся в процессе деятельности аппарата мирового судьи Кировской области, на основании постановления Совета судей Кировской области от 20.12.2019 N 136:
1. Утвердить и ввести в действие с 01.02.2020 Инструкцию по организации работы архива и формированию электронного архива в аппарате мирового судьи (далее - Инструкция по архиву) согласно приложению.
2. Отделу государственной гражданской службы и кадров, судебной аналитики довести Инструкцию по архиву до сведения мировых судей и работников их аппаратов.
Министр юстиции
Кировской области
М.С.ФИНЧЕНКО
ИНСТРУКЦИЯ ПО ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ АРХИВА И ФОРМИРОВАНИЮ ЭЛЕКТРОННОГО АРХИВА В АППАРАТЕ МИРОВОГО СУДЬИ
1. Общие положения
1.2. Инструкция по архиву разработана в целях установления единого порядка организации хранения документов (электронных документов), образующихся в процессе деятельности аппарата мирового судьи, и предназначена для оказания методической помощи по организации работы архива и формированию электронного архива в аппарате мирового судьи, обязательна для исполнения мировыми судьями и их аппаратами.
1.3. Инструкция по архиву предлагает порядок: составления описей дел (описей электронных дел); оформления судебных дел и иных документов к последующему хранению в архиве и их передачи в архив; проведения экспертизы ценности документов; определения сроков хранения дел и отбора документов на уничтожение; перевода документов в электронный вид; составления научно-справочного аппарата; ведения учета архивных дел; проверки наличия и состояния архивных дел; организации использования архивных дел; обеспечения сохранности архивных дел; передачи архивных дел на хранение в государственный архив.
1.4. Организация учета, комплектования, использования и хранения электронных дел и документов осуществляется при наличии технической возможности.
1.5. Положения Инструкции не распространяются на организацию учета, комплектования, использования и хранения документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.
1.6. Согласование (утверждение) номенклатуры дел судебного участка, описей дел и других документов судебного участка с экспертно-проверочной комиссией Кировского областного государственного бюджетного учреждения "Центральный государственный архив Кировской области" (далее - ЭПК архивного учреждения) осуществляется при наличии соответствующего договора.
При отсутствии соответствующего договора документы на хранение в государственный архив не передаются и хранятся в архиве судебного участка. Номенклатура дел судебного участка, описи дел постоянного хранения, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, согласовываются экспертной комиссией министерства юстиции Кировской области (далее - ЭК министерства юстиции Кировской области).
1.7. Для целей настоящей Инструкции по архиву используются следующие термины и определения:
архивные документы - документы суда, переданные в установленном порядке на хранение в архив суда;
дело (электронное дело) - совокупность документов (электронных документов), сформированных в соответствии с номенклатурой дел;
единица хранения электронных документов - контейнер электронного документа;
контейнер электронного документа - упаковка, включающая электронный документ в формате архивного хранения и его метаданные;
метаданные - данные, описывающие контекст, содержание, структуру электронного документа, а также процессы управления им на протяжении его жизненного цикла;
машинный носитель информации - любое техническое устройство либо физическое поле, предназначенное для фиксации, хранения, накопления, преобразования и передачи компьютерной информации;
миграция (электронных документов) - перемещение документов из одной системы или одного носителя в другую систему или на другой носитель с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и пригодности их для использования;
физически обособленный материальный носитель - материальный носитель, предназначенный для записи, хранения вне информационной системы и воспроизведения информации в цифровой форме (диски, дискеты, флеш-карты);
электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.
Иные термины и понятия, используемые в Инструкции, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.
2. Составление описей дел (описей электронных дел) на судебные дела (наряды) постоянного хранения, временного хранения (свыше 10 лет) и их представление на утверждение
2.1. Опись дел (опись электронных дел) - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри документального фонда и их учета. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.
Опись дел (опись электронных дел) составляется на основе номенклатуры дел. Номенклатура составляется на каждый год не позднее 1 декабря предшествующего года на основании изучения содержания документов, образующихся в процессе деятельности судебного участка.
Индивидуальная номенклатура дел мирового судьи оформляется в соответствии с приложением к Примерной номенклатуре и утверждается мировым судьей.
Сроки хранения дел, установленные Примерной номенклатурой, являются обязательными для всех мировых судей.
2.2. На гражданские, уголовные, административные дела, дела (наряды) общего делопроизводства постоянного хранения, временного срока хранения заводятся отдельные описи (приложения NN 1, 2, 3, 4 к Инструкции по архиву).
Аналогичные описи составляются на электронные дела.
2.3. Для учета дел временного (до 10 лет) срока хранения рекомендуется вести отдельные описи дел в электронном виде, аналогичные описям дел временных сроков хранения (свыше 10 лет) (приложения NN 2, 4 к Инструкции по архиву).
При уничтожении таких дел в графе "Примечание" проставляется соответствующая отметка со ссылкой на акт об уничтожении дела.
2.4. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся под отдельным порядковым номером;
графы заполняются в точном соответствии со сведениями, которые вынесены на обложку дела;
графа "Примечание" используется для отметок о приеме (передаче) дел, особенностях физического состояния, о наличии копий и другое.
2.5. Каждая опись дел ведется с единой валовой нумерацией в течение нескольких лет. Номера по порядку в годовом разделе описи дел должны продолжать нумерацию годового раздела описи предшествующего года.
Законченная опись дел должна включать не более 9999 единиц хранения.
2.6. После внесения дела в опись дел на его обложке рядом с пометкой "постоянно" проставляются номер описи и номер дела по описи.
2.7. В случае обнаружения новых дел, не внесенных в описи дел, такие дела вносятся в указанные описи под литерными номерами.
Внесение изменений в годовые разделы описи дел после их утверждения ЭПК архивного учреждения допускается только на основании соответствующих решений экспертной комиссии судебного участка мирового судьи и ЭПК архивного учреждения.
2.8. После каждого поступления или выбытия документов (утрата, обнаружение неучтенных документов) составляется новая итоговая запись к описи дел, которая подписывается ее составителем с указанием должности и даты составления.
2.9. Законченная опись дел вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней заключается в твердую обложку, нумеруется и подшивается или переплетается.
Каждая законченная опись дел, том описи дел должны иметь лист-заверитель.
2.10. При наличии в архиве двух и более описей дел ведется реестр описей дел (приложение N 5 к Инструкции по архиву).
Описи дел вносятся в реестр описей дел в хронологической последовательности поступления под соответствующими порядковыми номерами.
2.11. Формирование электронной описи дел осуществляется на основе электронной номенклатуры в автоматизированном режиме. При этом "фильтром" для отбора информации являются сроки хранения документов (постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения).
В электронной описи дел содержатся реквизиты описания информации на уровне дела. Обязательными реквизитами описания являются: порядковый номер записи (номер дела), индекс дела, заголовок дела, указание на подлинность (копийность), крайние даты документов, количество листов в деле, аннотация документов.
от 23 ноября 2020 г. №79
П О Л О Ж Е Н И Е
об архиве Нижегородского областного суда
1. Общие положения
1.1. Положение об архиве Нижегородского областного суда разработано в соответствии с Федеральным законом №125-ФЗ от 22.10.2004 года «Об архивном деле в Российской Федерации», Примерным положением об архиве организации, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 года №42, приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 19.03.2019 года №56 «Об утверждении Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции» и иными нормативными правовыми актами.
1.2. Положение об архиве суда, разработанное Нижегородским областным судом (далее – суд), подлежит согласованию с Государственным казенным учреждением Центр хранения документации и комплектования государственных архивов Нижегородской области (далее - ГКУ ЦХДКГАНО), после чего утверждается председателем Нижегородского областного суда.
1.3. Архив Нижегородского областного суда (далее – архив суда) осуществляет хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности суда, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в Государственное казенное учреждение Центральный архив Нижегородской области (далее – ГКУ ЦАНО), источником комплектования которого выступает Нижегородский областной суд.
1.4. Документы суда, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, включенные в состав Архивного фонда Нижегородской области в установленном порядке относятся к федеральной собственности и подлежат передаче на постоянное хранение в ГКУ ЦАНО.
1.5. До передачи на постоянное хранение эти документы временно, в пределах сроков, установленных ст.22 Федерального закона от 22.10.2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» хранятся в архиве суда.
1.6. Архив суда не является самостоятельным структурным подразделением, а входит в состав отдела делопроизводства, организации приема граждан и работе с обращениями. Ответственный за ведение архива назначается приказом председателя суда.
1.7. В своей работе ответственный за ведение архива руководствуется Федеральным законом №125-ФЗ от 22.10.2004 года «Об архивном деле в Российской Федерации», Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 года №526, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Нижегородской области в сфере архивного дела и делопроизводства, приказами Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, приказами председателя Нижегородского областного суда, настоящим Положением.
1.8. Контроль за деятельностью архива суда осуществляется заместителем председателя суда, курирующим отдел делопроизводства, организации приема граждан и работе с обращениями.
1.9. Организационно-методическое руководство деятельностью архива суда осуществляет ГКУ ЦХДКГАНО.
2. Состав документов архива суда
2. В архив суда поступают:
2.1. Законченные делопроизводством судебные дела, наряды, материалы, другие документы постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшиеся в деятельности суда.
2.2. Постоянного хранения и документы по личному составу фонда (ов) суда – предшественников.
2.3. Служебные и ведомственные издания.
2.4. Справочно – поисковые средства к документам и учетные документы архива суда.
3. Задачи архива суда
3. Основными задачами архива суда являются:
3.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой 2 настоящего Положения.
3.2. Комплектование архива суда документами, образовавшимися в деятельности суда.
3.3. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве суда.
3.4. Подготовка и своевременная передача документов, относящихся к составу Архивного фонда Нижегородской области, на постоянное хранение в ГКУ ЦАНО с соблюдением требований, устанавливаемых действующим законодательством Российской Федерации и Нижегородской области.
3.5. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях суда и своевременной передачей их в архив суда.
4. Функции архива суда
4. Архив суда осуществляет следующие функции:
4.1. Принимает, учитывает и хранит документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшиеся в деятельности суда, в соответствии с утвержденным графиком.
4.2. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в архив суда.
4.3. Информирует руководство и работников суда о составе и содержании документов архива.
4.4. Организует выдачу дел и документов в структурные подразделения суда в целях служебного использования.
4.5. Исполняет запросы и заявления граждан и организаций, выдает архивные копии документов, архивные справки и выписки из архивных документов.
4.6. Ведет учет использования документов архива суда.
4.7. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам архива суда.
4.8. Осуществляет методическую помощь в составлении номенклатуры дел суда, подготовке структурными подразделениями документов к передаче в архив суда.
4.9. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в архиве суда в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.
4.10. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в ГКУ ЦАНО. Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей документов производятся за счет сил и средств суда.
4.11. Осуществляет подготовку и представляет:
а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии суда описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;
б)на утверждение экспертно-проверочной методической комиссии (далее - ЭПМК) комитета по делам архивов Нижегородской области - описи дел постоянного хранения и научно-справочный аппарат к архивному фонду;
в)на согласование экспертно-методической комиссии (далее - ЭМК) ГКУ ЦХДКГАНО - описи дел по личному составу;
г)на согласование ЭПМК комитета по делам архивов Нижегородской области акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;
д) на утверждение председателю суда описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) экспертной комиссией суда, экспертно-проверочной методической комиссией комитета по делам архивов Нижегородской области и экспертно методической комиссией ГКУ ЦХДКГАНО.
4.12. В соответствии с возложенными на него задачами сотрудник, ответственный за учет, хранение, комплектование и использование архивных документов суда осуществляет следующие функции:
- проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии суда;
- в соответствии с графиком принимает не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений суда;
- составляет и предоставляет не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии суда, ЭПМК комитета по делам архивов Нижегородской области и ЭМК ГКУ ЦХДКГАНО;
Описи (годовые разделы описей) дел, документов составляются:
- постоянного хранения - не менее чем в пяти экземплярах: четыре на бумажном носителе и один - в электронном виде (в качестве рабочего экземпляра);
- временного (свыше 10 лет) хранения - не менее чем в двух экземплярах;
- документов по личному составу - не менее чем в четырех экземплярах: три на бумажном носителе, один в электронном виде (в качестве рабочего экземпляра).
4.13. Проводит в архиве суда единовременные проверки наличия и состояния документов:
- после перемещения дел в другое помещение;
- после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в архив посторонних лиц;
- при смене лица, ответственного за архив суда.
4.14. Ежегодно представляет в ГКУ ЦХДКГАНО сведения о составе и объеме хранящихся в архиве суда документов по установленной форме.
5. Права архива суда
5. Для выполнения возложенных задач и функций архив суда имеет право:
5.1. Давать рекомендации структурным подразделениям суда по вопросам, относящимся к компетенции архива суда.
5.2. Запрашивать от структурных подразделений суда сведения, необходимые для работы архива суда.
5.3. Информировать структурные подразделения суда о необходимости своевременной передачи дел и документов в архив суда.
5.4. Представлять руководству суда предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в архиве суда.
6. Ответственность архива суда
6. Лицо, ответственное за архив суда, несет ответственность за:
6.1. Несоблюдение условий обеспечения сохранности документов.
6.2. Утрату, порчу и несанкционированное уничтожение документов.
6.3. Нарушение правил использования архивных документов и доступа пользователей к ним, установленных законодательством.
Правила подготовки и оформления документов к последующему хранению, порядок учета, использования и хранения документов в архиве суда, методика отбора дел (нарядов) для постоянного хранения и выделения их к уничтожению, а также правила передачи дел (нарядов) в государственные архивы регламентированы Инструкцией о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 28 декабря 2005 года. № 157.
Решение на передачу в архив дел и материалов принимает судья, их рассмотревший, или председатель суда (судебной коллегии). При этом судья проверяет все производство по делу, материалу. На обложке дела, материала проставляются отметки о передаче дела в архив, дата передачи и подпись судьи. Решение на сдачу номенклатуры дел, производств, журналов и учетно-статистических карточек принимает председатель суда (судебной коллегии).
Согласно ГОСТу «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» Р 51141-98 номенклатура дел— систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Следует знать, что в Приложении № 1 к Инструкции по судебному делопроизводству в верховных судах республик. приведена номенклатура основных нарядов, которые ведутся в судах этого уровня.
Наряд – это сброшюрованное дело документов одной категории, сформированное в алфавитном порядке, в хронологической последовательности или в хронологическо-тематической последовательности.
Решение на передачу в архив дел общего делопроизводства принимает начальник (специалист) отдела дело/судопроизводства суда (секретариата судебной коллегии).
Все оконченные производством судебные дела (наряды), апелляционные, кассационные и надзорные производства и другие документы до передачи в архив должны быть оформлены в соответствии с требованиями Основных правил работы ведомственных архивов, утвержденных Приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. № 263.
Порядок оформления судебных дел, производств и документов общего делопроизводства к последующему хранению в архиве суда изложен в разделе 2 Инструкции о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования.
При определении сроков хранения судебных дел, составлении номенклатуры дел, формировании дел по номенклатуре и проверке правильности отнесения документов к делам, подготовке дел к последующему хранению в архиве суда и их передаче на постоянное хранение проводится экспертиза ценности документов.
Экспертиза ценности документов — отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
Экспертиза ценности судебных дел и документов проводится в целях оценки их юридической, исторической и иной значимости, отбора на государственное хранение в соответствии с нормативными и методическими документами, утвержденными специальным уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.
Запрещается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел (нарядов) без просмотра самих документов.
Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов создается постоянно действующая экспертная комиссия суда.
Следует знать порядок формирования экспертной комиссии и ее функции.
Отбор документов и оформление их на уничтожение имеет свои особенности (п.п. 3.11 – 3.23 Инструкции о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования).
Работу по отбору дел (нарядов) и дел общего делопроизводства к уничтожению осуществляют работники архива суда.
Запрещается использование отобранных к уничтожению дел (нарядов) и других документов для хозяйственных нужд.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело (наряд), все его листы (кроме листа заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами, валовой нумерацией в правом верхнем углу листа, не задевая текста документа, черным графитным карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела (наряда) нумеруются отдельно.
Запрещается при нумерации листов использовать чернила и цветные карандаши.
Сроки хранения дел (нарядов) устанавливаются в соответствии с Перечнем документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 1 июня 2007 г. № 70. Сроки хранения нарядов и дел определяются по документам дела, имеющим наибольший срок хранения.
На гражданские, уголовные, административные дела, дела (наряды) общего делопроизводства, дела по личному составу заводятся отдельные описи.
Опись дел — это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.
Необходимо знать требования по составлению описи и порядок представления описей дел постоянного хранения на рассмотрение и утверждение экспертно-проверочной комиссии.
Передаче на хранение в государственные архивы подлежат:
дела общего делопроизводства постоянного срока хранения — по истечении 15-летнего срока хранения в архиве суда (судебной коллегии);
судебные дела постоянного срока хранения — по истечении 75-летнего срока хранения в архиве суда (судебной коллегии).
Вместе с делами общего делопроизводства и нарядами в государственный архив передаются три экземпляра утвержденных описей.
Студенты должны внимательно изучить порядок сдачи дел (нарядов) и дел общего делопроизводства на хранение в государственный архив.
Необходимо знать основные и вспомогательные учетные документы, используемые в архиве суда.
В целях обеспечения сохранности документальных материалов в архиве суда комиссией, назначаемой председателем суда (судебной коллегии) или его заместителем, с участием представителей управления (отдела) Судебного департамента в субъекте Российской Федерации производится проверка наличия и состояния дел (нарядов).
Использование документов архива суда проводится только с разрешения председателя суда. Работник отдела дело/судопроизводства, ответственный за работу архива, для служебного использования документальных материалов архива суда:
1) выдает документальные материалы в структурные подразделения;
2) направляет на основании письменного запроса материалы в другие организации и учреждения по указанию председателя суда (судебной коллегии);
3) информирует председателя суда (судебной коллегии) о составе и содержании документальных материалов;
4) выдает справки о реабилитации и выписки из архивных документов.
Выдача дел, находящихся в архиве, производится по письменным заявкам судей и руководителей подразделений под роспись в книге учета выдачи документов во временное пользование. Выдача дел производится с письменного разрешения председателя суда или его заместителя. Дела выдаются на срок не более одного месяца.
Особого внимания заслуживает изучение вопроса, касающегося оборудования помещения архива суда и режима хранения документов.
Автор статьи
Читайте также:
- 2 различаются ли понятия заключение брака и государственная регистрация заключения брака
- Гарантийный срок на строительные работы судебная практика
- Прерывание сроков досудебного расследования упк рк
- Северо западное пароходство какие суда
- Какой государственный орган осуществляет контроль за организацией пожарного надзора в рф