Какие условия хранения в суде установлены для электронных документов

Обновлено: 24.04.2024

7. Передача дел (электронных дел) в архив суда. Порядок

хранения архивных дел (электронных архивных дел)

7.1. Дела постоянного хранения, временного хранения (свыше 10 лет) передаются в архив суда не позднее чем через год после завершения дел в делопроизводстве по описям дел судебных коллегий, судебных составов, структурных подразделений.

Документы по личному составу федеральных государственных гражданских служащих, уволенных с федеральной государственной гражданской службы, передаются в архив суда по истечении 10 лет со дня увольнения.

7.2. Документы временного хранения (до 10 лет) или "до минования надобности" в архив суда по общему правилу не передаются.

По решению председателя суда в исключительных случаях (отсутствие возможности обеспечения сохранности документов временного хранения (до 10 лет) или "до минования надобности", соответствующих помещений для их хранения в структурных подразделениях суда и иных) такие документы могут быть переданы в архив суда по описям дел, которые ведутся в электронном виде в судебной коллегии, судебном составе или структурном подразделении суда.

Такие дела должны быть подшиты. На обложке указываются: наименование суда; заголовок дела (тома); фамилия, имя, отчество осужденного лица и полное наименование статьи Уголовного кодекса Российской Федерации, по которой лицо осуждено; фамилия, инициалы истца, ответчика (наименование организации); суть иска (заявления); даты начала и окончания дела; номер производства по делу; индекс дела; номер тома; срок хранения дела с указанием даты, до которой осуществляется хранение; подпись судьи, рассмотревшего дело (с расшифровкой подписи).

По истечении срока хранения или по миновании надобности документы временного хранения (до 10 лет) или "до минования надобности" уничтожаются в порядке, установленном настоящей Инструкцией, о чем составляется акт (приложение N 14 к настоящей Инструкции).

(п. 7.2 в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 16.07.2019 N 147)

(см. текст в предыдущей редакции)

7.3. Электронные документы временных сроков хранения до 10 лет включительно хранятся в течение установленного срока в информационной системе (хранилище электронных документов) в формате, в котором они были созданы или включены в информационную систему. В архив суда такие документы не передаются.

7.4. Передача дел в архив суда осуществляется по графику, согласованному с судебными составами, судебными коллегиями, структурными подразделениями, передающими документы в архив, и утвержденному председателем суда.

7.4.1. При передаче дел на бумажном носителе в архив суда работником архива проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел, количеству дел, сформированных в соответствии с номенклатурой. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники судебного состава, судебной коллегии, структурного подразделения обязаны устранить.

7.4.2. Прием-передача дел в архив суда производится работником архива суда в присутствии работника судебного состава, судебной коллегии, структурного подразделения суда. На экземплярах описи дел проставляется отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника, ответственного за работу архива суда, и лица, передавшего дела.

7.5. Передача электронных документов в архив производится на основании описей электронных дел судебного состава, судебной коллегии, структурного подразделения суда по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве суда информационной системы) или на физически обособленных материальных носителях, которые представляются в двух идентичных экземплярах.

Техническое сопровождение по обеспечению передачи электронных документов в архив, связанное с настройкой программных комплексов и их функционированием, а также удостоверение качества передаваемых единиц хранения электронных документов обеспечивается работниками, отвечающими за функционирование информационных технологий в суде, а также работниками филиалов ФГБУ ИАЦ Судебного департамента.

7.5.1. При передаче электронных документов в архив суда выполняются следующие основные процедуры работы с документами:

формирование в информационной системе суда электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа, содержащим контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A;.

формирование описи электронных дел, документов судебного состава, судебной коллегии, структурного подразделения суда;

проверка архивом суда электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ;

проверка воспроизводимости электронных документов;

проверка физического и технического состояния носителей (при передаче электронных документов в архив суда на физически обособленных материальных носителях).

7.5.2. Прием электронных документов в архив суда по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве суда информационной системы) или на физически обособленных носителях оформляется составлением итоговой записи в конце описи электронных дел, в которой цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив электронных дел и электронных документов. Итоговая запись подтверждается подписями работника, ответственного за работу архива суда, и работника, передавшего электронные дела и документы. При приеме на архивное хранение электронные дела заверяются электронной подписью председателя суда или уполномоченного им лица.

7.5.3. После приема в архив электронных документов на физически обособленных материальных носителях вкладыши, помещенные в футляр единицы хранения в структурном подразделении, заменяются на вкладыши, оформленные в архиве.

На вкладыше, помещаемом в футляр единицы хранения, оформляемом в архиве, указываются:

наименование суда (полное, сокращенное);

номер описи электронных дел;

номер дела по описи;

отметка о статусе экземпляра электронных документов: "Осн." (основной) или "Раб." (рабочий);

крайние даты документов электронного дела;

при необходимости оформляются дополнительные отметки об ограничении доступа к документам.

Вкладыш помещается в футляр физически обособленного материального носителя таким образом, чтобы надписи на нем были видны при закрытом футляре.

Надписи на вкладышах печатаются или наносятся от руки разборчивым почерком специальными водостойкими чернилами. Возможно использование штампов и других аналогичных средств.

7.6. При приеме электронных документов на хранение в архив учитываются факторы: ограничения на прием электронных документов; завершенность процесса создания электронного документа; наличие законодательных актов, препятствующих передаче электронного документа; наличие необходимой сопроводительной документации; соответствие типа электронного оборудования различным режимам хранения электронных документов.

7.7. Дела, по которым судебные решения не обращены к исполнению в порядке, предусмотренном инструкциями N 36, 161, в архив суда не передаются.

На учетно-статистической карточке делается отметка о передаче дела в архив.

7.8. Поступившие в архив суда дела и другие документы хранятся по фондам в хронологическом порядке.

7.9. Архивные дела систематизируются согласно описям дел и помещаются в коробки.

На корешке обложки каждой коробки указываются начальные и конечные регистрационные номера дел, помещенных в коробку.

В статье мы расскажем, как организация должна хранить свои электронные документы. Выясним, как и на какой носитель лучше записать электронные дела, как составить опись дел электронных документов и передать их на хранение в архив организации.

ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ И ХРАНЕНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ: ПОНЯТИЯ РАЗНЫЕ, ХОТЯ И РОДСТВЕННЫЕ

Электронный архив создается при помощи специального программного обеспечения или своими силами и представляет набор упорядоченных скан-копий бумажных документов либо электронных документов организации. Смысл электронного архива в том, что любой работник, имеющий право просматривать тот или иной документ, знакомится с ним, не отходя от рабочего места. То, что документ уже много лет содержится в архиве, значения не имеет.

Хранение электронных документов – это часть системы хранения документов организации, которая, в свою очередь, является одним из основных процессов делопроизводства. Независимо от того, бумажный это документ или электронный, он должен храниться в течение установленных сроков.

Конечно, это идеальный вариант, когда электронный архив является частью системы хранения электронных документов организации. К этому нужно стремиться, постепенно помещая электронные копии документов в специальную базу данных и тем самым формируя электронный архив. Но это – не хранение, а всего лишь облегчение доступа. Это даже не архив в полном смысле слова, ведь в архив организации сдаются оригиналы документов, а электронный архив состоит из скан-копий. Набор скан-копий бумажных документов – это не архив. А электронный документ – это полноценный документ, а не скан-копия бумажного.

НАШ СЛОВАРИК

Электронный документ – это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронно-вычислительных машин, а также для передачи по информационно-коммуникационным сетям или обработки в информационных системах[1].

НОРМАТИВНАЯ БАЗА ПО ХРАНЕНИЮ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

С каждым годом в организациях объем электронных документов растет. Однако количество нормативных или методических документов, посвященных хранению электронных дел, к сожалению, не увеличивается. Руководствоваться приходится только Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, далее – Правила 2015). Правила 2015 – основной нормативный документ, в котором на сегодняшний день освещаются, хотя и не так полно, как хотелось бы, правила хранения электронных документов.

Эти документы содержат одно общее правило: электронные документы хранятся в течение тех же сроков и по тем же правилам, что и бумажные дела. Однако следует учитывать свойства и характеристики электронных носителей.

Далее мы расскажем, как ввести электронные документы в учетные документы архива, как принимать их и хранить.

ФОРМИРУЕМ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДЕЛА

С бумажным делом вопросов не возникает: оно представляет собой совокупность документов, посвященных одному вопросу. Дела могут быть:

однородными (например, дело «Приказы по основной деятельности», состоящее только из приказов);
составными (например, составное дело «Документы об оказании услуг контрагентам», в которое входят переписка, копии договоров и дополнительных соглашений и другие документы).

Все бумажные документы дела подшиваются в одну папку.

Электронные дела также могут быть однородными и составными. Электронные документы, как и бумажные, тоже собираются в одну папку, правда электронную (файл). Например, электронное дело «Служебные записки» может представлять собой одноименную папку, которая содержит файлы служебных записок с первого по последний номер.

Кроме файла, который содержит сам электронный документ, в папку также могут входить файлы электронных подписей[2], метаданные электронного документа[3] – набор зависит от программного обеспечения организации.

Формированием электронных дел, точно так же как и бумажных, должны заниматься их исполнители в структурных подразделениях. Секретарь не может точно определить, к какому делу относится тот или иной узкоспециальный документ, не знает отраслевых нормативов, определяющих сроки хранения, и т.д. Повторяю, всем этим должны заниматься исполнители. Секретарь берет на себя методическую и консультационную часть работы.

ПОМЕЩАЕМ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ В НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ

В номенклатуру дел электронные документы помещаются в общем порядке. Указать «электронность» документа можно двумя способами:

в графе «Примечание» (Пример 1);
в графе «Заголовок дела» (Пример 2), как советует п. 3.6 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76).

СОСТАВЛЯЕМ ВНУТРЕННЮЮ ОПИСЬ ЭЛЕКТРОННЫХ ДЕЛ И ДОКУМЕНТОВ

Электронные дела и документы передаются в архив организации наряду с бумажными, по общему алгоритму:

1) проводится ежегодная экспертиза ценности;

2) по результатам экспертизы дела с истекшими сроками хранения уничтожаются;

3) оставшиеся дела вносятся в описи и отправляются на хранение.

Форма описи электронных дел и документов, которая одновременно играет роль акта приема-передачи документов в архив организации, приведена в приложении № 24 к Правилам 2015 (Пример 3). Заполняется эта опись в структурном подразделении.

Правила составления описи. Графы описи понятны интуитивно, комментировать здесь нечего. Рассмотрим «организационные моменты» составления этой описи:

описи составляются отдельно на электронные дела постоянного хранения и временных (свыше 10 лет) сроков хранения;
в описи электронных дел постоянного хранения опускается графа «Срок хранения»;
описи составляются в двух экземплярах (один останется в архиве, другой, с подписью принявшего документы архивариуса, вернется в подразделение);
номер фонда можно не указывать и вообще исключить эту графу, если в организации сформирован только один архивный фонд (эту информацию подразделению дает архивариус или ответственный за хранение документов секретарь);
в заголовке описи указывается год, за который сдаются документы;
наименование структурного подразделения выносится в наименование раздела описи;
наименование раздела, индексы, заголовки, сроки хранения дел устанавливаются в соответствии с номенклатурой дел;
опись согласуется с начальником отдела делопроизводства (канцелярии, службы ДОУ и т.д.), с экспертной комиссией структурного подразделения (если она есть) и подписывается руководителем структурного подразделения;
вторая часть описи (передал-принял) заполняется при приеме-передаче документов в архив;
порядковый номер описи присваивается в архиве.

На наш взгляд, опись целесообразно дополнить количеством и типом передаваемых в архив носителей.

Оформляем приложение к описи. Согласно Правилам 2015 описи электронных дел и документов имеют приложения. Приложение к описи – это внутренняя опись каждого электронного дела (Пример 4).

В отличие от передачи в архив документов на бумажных носителях, у которых внутренняя опись (при необходимости ее составления) вшивается в том, при передаче электронных дел:

приложение обязательно составляется на каждое электронное дело;
не вкладывается в носитель и не записывается на него, а оформляется в бумажном виде как приложение к описи электронных дел и документов, передаваемой в архив.

УЧИТЫВАЕМ ТРЕБОВАНИЯ К ФОРМАТАМ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ И НОСИТЕЛЯМ

Формат архивного хранения установлен Правилами 2015. Это формат PDF/A, специально разработанный для долговременного хранения информации и закрепленный в стандарте ISO 19005-1:2005/Cor.2:2011 «Управление документацией. Формат файлов электронных документов для долгосрочного хранения». Но это требование обязательно должны соблюдать государственные архивы и организации, которые являются источниками их комплектования.

Коммерческие организации, большинство документов которых вряд ли когда-либо выйдет за пределы их собственного хранилища, могут использовать обычный PDF, а также другие форматы. Например, чертежи и схемы не всегда корректно отображаются в PDF, поэтому, чтобы не жертвовать качеством документа в пользу соблюдения заданного формата, целесообразно сохранить файл в любом другом неизменяемом виде.

Неизменяемость формата. Передавая документы на хранение, особое внимание следует уделять не столько соблюдению какого-то формата, сколько тому, как этот формат обеспечивает неизменяемость файлов. Ни к чему дорогое программное обеспечение и посещение семинаров по ведению электронных архивов, если кто-то на рабочем месте запросто может внести поправки в файл, который давно сдан в архив.

Каждому секретарю знакомо понятие «закрытие документа делопроизводством». Это означает, что все задания по документу выполнены, и он может быть помещен в дело.

В отношении электронных документов мы рекомендуем дополнить это еще одним действием – переводом документа в неизменяемый формат. Изымать его из общего доступа, конечно, не стоит, однако следует исключить любое постороннее вмешательство в форму и содержание.

Как это реализовать технически, каждая организация решает сама в зависимости от используемого программного обеспечения, наличия СЭД и качества технической поддержки.

Разумеется, организация, которая практикует электронный документооборот, быстрее выстроит систему архивного хранения электронных документов, чем та, которая обходится офисным пакетом программ, облачным хранилищем и услугами приходящего раз в неделю сисадмина. Но, так или иначе, решить эту задачу можно – было бы желание.

Носители. Условно один носитель информации можно сравнить с одним томом бумажного дела. Нельзя записывать на один диск все дела подряд, на сколько хватит его объема. Лучше придерживаться принципа «одно дело – один диск». Впрочем, можно записать на один диск несколько дел, но только если это дела одного года и они имеют один срок хранения (все так же, как и с бумажными томами).

Что касается носителей, то ничего удобнее обычного CD-R (компакт-диска с возможностью однократной записи) пока не изобрели.

Если появляются более совершенные носители информации, лучше перезаписать на них весь электронный архив. Иначе можно вообще никогда не увидеть содержимое старого носителя. Так произошло, например, с дискетами, которые до сих пор попадаются в архивах, но запустить их в условиях обычного офиса уже просто не на чем.

Менее популярны в качестве архивных носителей информации USB-flash-накопители. Непопулярны они потому, что файлы с них легко можно удалить или заменить. Эргономичность тоже оставляет желать лучшего: если диски можно аккуратно сложить, даже не помещая в специальные короба, то флешки слишком разнообразны по форме.

Таким образом, оптимальный носитель для электронного архива – компакт-диск.

Как подписать носитель. Каждый носитель подписывается. Согласно п. 4.34 Правил 2015 на вкладыше, который помещается в футляр таким образом, чтобы были видны надписи, указываются:

наименование организации (полное, сокращенное);
номер фонда;
номер описи электронных дел, документов;
номер дела по описи;
отметка о статусе экземпляра электронных документов: «Осн.» (основной) или «Раб.» (рабочий);
крайние даты документов электронного дела;
дополнительные отметки об ограничении доступа к документам (при необходимости).

Форму обложки Правила 2015 не приводят. Возможный вариант размещения на обложке компакт-диска вышеперечисленной информации может выглядеть как в Примере 5.

Номера фонда и описей указываются на обложке только в том случае, если фондов несколько, а электронное дело внесено в опись.

Описей, как мы уже выяснили, всего две: электронных дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения. Но в архив могут передаваться электронные дела и меньших сроков хранения. Описывать их не нужно, поэтому информационный блок «Номер описи» в этом случае просто опускается из обложки диска.

ПЕРЕДАЕМ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ В АРХИВ

Порядок передачи электронных документов в архив организации описан в п. 4.34 Правил 2015. Алгоритм следующий:

Шаг 1: структурное подразделение готовит электронные документы для передачи в архив – самостоятельно сохраняет их в неизменяемых форматах, при необходимости формирует дела.

Шаг 2: электронные дела записываются на обособленные носители информации (каждое в двух экземплярах), для которых затем оформляются обложки.

Шаг 3: электронные дела длительных и постоянного сроков хранения вносятся в соответствующие описи (см. Примеры 3 и 4).

Шаг 4: описи с приложениями передаются в архив организации на бумажном носителе.

Шаг 5: архивариус сканирует все носители антивирусной программой, после чего проверяет каждый записанный файл документа (тот файл, который визуализирует документ) на воспроизводимость.

Шаг 6: в опись дел вносится запись о приеме-передаче. Опись подписывают архивариус и работник, передавший документы в архив.

СТАВИМ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ НА УЧЕТ В АРХИВ

Традиционно в архиве все принятые от подразделений дела вносятся в учетные документы – архивные описи.

Для электронных дел предусмотрены специальные описи, формы которых приведены в Правилах 2015:

опись электронных дел и документов постоянного хранения (приложение № 17);
опись электронных дел и документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения (приложение № 18).

Обратите внимание: описи электронных дел по личному составу не существует. Все дела по личному составу ведутся в бумажном виде, и это наверняка продлится еще долго.

Как заполнить архивную опись. Архивные описи электронных дел и документов заполняются по тем же правилам, что и описи обычных бумажных дел. Разница лишь в том, что вместо количества листов дела указывается количество мегабайт памяти, которое оно занимает. Кроме того, «тома» в электронных делах практически исключены, разве что это настолько объемное дело, что его пришлось записать на несколько носителей.

В Примере 6 показан образец заполнения описи электронных дел и документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения. Опись электронных дел постоянного хранения составляется так же, единственная разница – в ней отсутствует графа «Срок хранения».

Форма описи (таблица) не отличается от той, что заполняли структурные подразделения при передаче электронных документов в архив (см. Пример 3). Разница в том, что в Примере 6 представлен годовой раздел описи электронных дел и документов, общий по организации. В него архивариус сведет все сданные подразделениями документы. Обратите внимание на Пример 6: в опись в числе прочих внесены документы, которые были указаны в Примере 3.

Приложения 17 и 18 к Правилам 2015 тоже имеют приложения, которые по форме повторяют внутренние описи электронных дел (см. Пример 4). На практике это означает, что архивариусу не нужно заново составлять эти «внутренние описи» на каждое дело. Достаточно проследить, чтобы коллеги из других подразделений передавали их при сдаче своих документов в архив.

ХРАНИМ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДЕЛА В АРХИВЕ

Обязательные условия хранения электронных документов следующие (п. 2.30 Правил 2015):

в архиве организации должны быть не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах);
архив должен быть укомплектован техническими и программными средствами, позволяющими воспроизводить, копировать, перезаписывать электронные документы, контролировать физическое и техническое состояние;
режим хранения электронных документов должен исключать утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации.

Обратите внимание: в архиве должны храниться два экземпляра каждого электронного дела на двух носителях. Логично (хоть и не оговорено в нормативах), что оба носителя должны храниться отдельно друг от друга. Если что-то случится с одним из экземпляров, его можно восстановить.

УНИЧТОЖАЕМ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Уничтожение электронных документов происходит в общем порядке. Также в общем порядке электронные документы помещаются в акт об уничтожении, а затем в учетные документы (описи) вносятся соответствующие пометки. Никаких особенностей. Все так же, как при уничтожении бумажных документов.

[1] Пункт 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (в ред. от 29.07.2017).

[2] Файл электронной подписи – отдельный файл, который прикрепляется к подписываемому документу, созданному в электронном формате.

[3] Метаданные – информация, которая содержит значимые характеристики электронных документов, облегчающих их идентификацию, поиск, управление и использование (дата/время создания и редактирования документа, количество правок и примечаний и т.д.).

[4] Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Е.Н. Кожанова,
специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Количество дел, которые организации ведут в электронном формате, увеличивается с каждым днем. Создание и оборот электронных документов, как правило, не вызывают серьезных вопросов, в отличие от их хранения. В статье рассмотрим рекомендации 2018 года по учету и хранению электронных документов.

Когда говорят об электронных документах, имеют в виду не только и не столько переписку по e-mail или служебные записки, которыми работники обмениваются в системе электронного документооборота (СЭД). Это документы с пятилетним сроком хранения, и о них можно не заботиться. Достаточно ежегодно «выгружать» их из СЭД и помнить, где их найти. Электронными могут быть:

• программные разработки (по определению);

• отчеты (от бухгалтерских до технических);

• рекламная продукция и многое другое, включая и близкие секретарю протоколы совещаний у генерального директора.

Многие из перечисленных документов имеют сроки хранения «постоянно», 10 лет и более. Помещая их в архив, к ним следует отнестись с особым вниманием.

В России действует нормативный (обязательный) для всех документ по архивному делу – Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях [1] (далее – Правила 2015). В 2018 году увидели свет Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях [2] (далее – Методические рекомендации). Они уточнили и во многом дополнили требования Правил 2015 к хранению электронных документов.

ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ В НОМЕНКЛАТУРЕ ДЕЛ

Дела, которые ведутся в организации в электронном виде, в номенклатуре дел отражаются на общих основаниях. Никакой «дискриминации» по носителю устраивать не нужно. Заголовки дел располагаются в необходимом порядке. При этом электронные дела сопровождаются специальными отметками (Пример 1).

Ежегодно к номенклатуре дел составляется итоговая запись. Для учета электронных дел лучше составить отдельную итоговую запись, в которой указывается количество сформированных электронных дел (по срокам хранения) и их объем в Мб (разд. 1.1.1.4 Методических рекомендаций). Только в форме итоговой записи, предложенной Правилами 2015, не содержится специального поля для отметки об объеме электронных дел, поэтому объем может быть указан произвольно. Можно включить для этого в итоговую запись отдельную графу (Пример 2).

ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ В ОПИСЯХ

То, что электронные документы со сроками хранения свыше 10 лет и «постоянно» вносятся в специальные описи, делопроизводителям известно (п. 4.31 Правил 2015). Формы описей электронных дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения приведены в Правилах 2015 (приложения 17 и 18 соответственно). Вспомним общие правила составления описей дел:

1. Опись состоит из нескольких годовых разделов, начиная с самого раннего. Например, если мы принимаем в архив электронные документы начиная с 2015 года, то в описи будут разделы за 2015–2018 годы, первым из которых будет раздел за 2015 год. Все годовые разделы будут представлять собой одну опись – № 1.

2. Нумерация единиц хранения в описи (содержимое графы 1 «№ п/п») сквозная. Например, раздел за 2015 год может включать позиции с 1 по 5, тогда годовой раздел за 2016 год начнется с № 6, а не 1. Это будет продолжаться, пока число позиций в описи не достигнет 9999. Только после этого опись № 1 можно закрыть и начать опись № 2.

[1] Утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

[2] Утв. Росархивом, 2018.

[3] Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016; далее – Перечень 2010).

Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 1, 2019.

Организовать хранение электронных документов (далее – ЭД) можно по-разному. Например, передавать их в архив на обособленных носителях информации – использовать для этого оптические диски. Второй вариант – создать информационную систему архива организации.

Как строится работа с такой системой, что нужно знать делопроизводителю? Сначала приведем определения важных терминов.

ДЛЯ ЧЕГО НУЖЕН КОНТЕЙНЕР ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА?

Электронные документы создаются, согласуются и подписываются в информационных системах организаций. При этом они «обрастают» дополнительной информацией, называемой метаданными. В результате кроме самого документа в системе хранятся его реквизиты, электронные подписи, история согласования и другая полезная информация.

Когда ЭД передают на архивное хранение, недостаточно просто выгрузить тело документа (например, файл в формате MS Word). Нужно собрать и передать информацию, которая в дальнейшем позволит обеспечить его юридическую значимость, читабельность, да и просто возможность поиска. Но мало того, что информацию нужно собрать, ее нужно куда-то «положить». Для этой цели был придуман контейнер.

ЧТО ПРЕДСТАВЛЯЕТ СОБОЙ КОНТЕЙНЕР?

Как отмечалось выше, ЭД (в отличие от бумажного документа) не является «единым» объектом. ЭД включает:

непосредственно информацию, отражающую какой-либо факт или деятельность в исходном формате системы, в которой создали этот документ;
метаданные, которые появляются в информационной системе в процессе работы с ним.

Состав метаданных зависит от вида документа и определяется самой организацией. Например, в зависимости от предполагаемых вариантов поиска ЭД в архивной системе.

Для воспроизводимости электронных документов в виде, понятном человеку на протяжении всего срока его хранения, рекомендуют использовать специальные форматы. Например, для текстовых – PDF/A.

При формировании контейнера должно выполняться преобразование формата. Правильнее, когда это делает система-источник, где «родился» документ, так как она умеет работать с исходным форматом и отвечает за преобразование в человекочитаемый вид.

Формат архивного хранения (PDF/A) в контейнере обязателен для документов длительного (более 10 лет) и постоянного срока хранения. Для ЭД со сроком хранения до 10 лет риск устаревания формата значительно ниже. Но при этом нужно учитывать, что:

есть риски, связанные, например, с изменением срока хранения документа, а точнее с необходимостью его увеличить;
в любом случае нужно обеспечить возможность просмотра ЭД.

Эти особенности определяют требования к контейнеру по Рекомендациям ВНИИДАД. Также в него могут быть включены другие файлы. Это могут быть файлы приложений, которые являются неотъемлемой частью документа и листы согласования.

Таким образом, контейнер электронного документа представляет собой ZIP-архив с набором файлов и позволяет обеспечить хранение ЭД отдельно от информационной системы, в которой его создали.

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 9, 2020.

Все большее число организаций активно использует электронный документооборот, а кто еще нет, все чаще задумываются о переходе на ведение своей документации в электронной форме. Этому способствуют и требования рынка, и желание контролирующих органов перейти на цифровой формат «общения».

Но даже электронный обмен не избавляет от необходимости где-то учетную документацию хранить, поэтому хранение электронных документов в организации – весьма актуальный вопрос на сегодня. Хранение документов в электронном виде должно быть очень хорошо организовано и защищено, ведь сбой такой системы грозит потерей годами накопленной информации за прошедшие периоды.

Рис.1 Схема архивного хранения ЭД

Способы хранения документов

Можно выделить три основных способа хранения архивов, при этом неважно, какое количество документов необходимо хранить, как часто проводится обмен документами с архивом и сколько сотрудников планирует с таким архивом работать.

Локальный архив. Доступный и простой способ хранения документации, которым, тем не менее, сложно управлять. Такой архив представляет собой папку на локальном ПК, к которой все сотрудники имеют доступ с возможностью вложить в папку файл, но без права на удаление файлов из этой папки.

Существует также модератор, которому предоставлена возможность удалить файлы. Модератор следит, чтобы вложения файлов сотрудниками происходило по четко определенным правилам. Основная проблема такого архива в том, что каждый сотрудник, включая новых сотрудников организации, который имеет к нему доступ, должен знать все правила работы с ним. Также нет гарантий безопасности такого архива.

Облачное хранилище. Предоставляется оператором ЭДО, который хранит все ваши данные в закрытом доступе по определенным паролям, заранее согласованным с оператором. Имеется возможность разграничения доступа, а также можно согласовать политику хранения документации. Основной минус в том, что для доступа к файлам необходимо интернет-соединение. Если его нет, то файлы не будут доступны.

Хранилище системы электронного документооборота. Такие системы изначально создаются для поддержки внутреннего документооборота, но ничто не мешает использовать их и для целей внешнего. Такой метод решает множество проблем. Например, файлы находятся на внутренних серверах и к ним всегда есть доступ. Все пользователи имеют доступ к архиву на чтение, т.к. запись файлов выполняет сама система. Система же может использовать помещенные в архив файлы для повторного открытия пользователей, сохраняя связи. При этом всегда можно ограничить определенным группам доступ к определенным документам.

Правила и сроки хранения электронных документов

С 01.10.2017 внесены изменения в формы и правила заполнения (ведения) счетов-фактур, книг покупок и книг продаж, журнала учета счетов-фактур, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Основным изменением стала обязанность и продавцов, и покупателей хранить данные бухгалтерские документы в хронологическом порядке по мере их выставления или получения за соответствующий налоговый период.

Электронные счета-фактуры должны храниться совместно:

С квалифицированным сертификатом ключа подписи, применявшимся для их формирования (п. 1.13 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме виде, утв. приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н);
С подтверждениями оператора электронного документооборота и извещениями покупателей о получении счета-фактуры (п. 10 Правил заполнения счета-фактуры). При этом следует учитывать, что извещение о получении счета-фактуры формируется покупателем.

Конкретный срок хранения счетов-фактур (как бумажных, так и цифровых) не установлен ни нормами НК РФ, ни нормами Постановления № 1137.

Однако журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, книга покупок и книга продаж вместе с дополнительными листами к ним должны храниться не менее 4 лет с даты последней записи (п. 13 Правил ведения журнала учета, п. 24 Правил ведения книги покупок, п. 22 Правил ведения книги продаж, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137). Кроме того, согласно пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, общий срок хранения документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, составляет 4 года. То есть ЭСФ (равно как и бумажные) необходимо сохранять в течение четырех лет.

Рис.2 Хранение финансовой отчетности

Требования ГОСТ к хранению электронных документов

В теории электронный архив подразумевает банальное сохранение необходимой информации, но на практике существуют некоторые требования, которым должен соответствовать процесс сохранения документов в электронном виде.

Как и для бумажного архива, должны быть обеспечены:

Читабельность документа. Изображения имеют разные форматы, могут сжиматься и конвертироваться. Все эти действия снижают читабельность документа, что со временем может повлечь его полную утрату.
Наличие маркировки или иных общепринятых обозначений для быстрой идентификации документа по определенным признакам. Поиск по годами формировавшимся массивам документов чаще всего сопряжен с требованием предоставления отчетности в государственные органы, поэтому обеспечить его оперативность – важнейшее требование к хранилищу.
Установка связи между архивными документами. Приложение к основному документу должно быть либо прикреплено непосредственно к нему, либо на него должна быть актуальная ссылка, при переходе по которой можно открыть нужный документ.
Регулярное перезаписывание или переформатирование. Обеспечивает сохранность документа, т.к. технологии развиваются, и если сегодня определенный формат актуален и поддерживается каждым приложением, то уже через несколько лет формат хранилища может оказаться устаревшим и его поддержка сторонними приложениями закончится.

Все эти и другие нормы регламентируются ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492. Это национальный стандарт, но он был разработан, ориентируясь на международный стандарт ISO.

Автор статьи

Куприянов Денис Юрьевич

Юрист частного права

Страница автора

Читайте также: