Как вести ежедневник адвоката

Обновлено: 28.03.2024

Адвокатам и юристам крайне важно соблюдать пунктуальность в работе. Большинство специалистов использует для контроля времени традиционный бумажный ежедневник, кто-то, как предприниматель Сергей Анисимов, изощряется в кастомизации и объединении плюсов разных компьюерных программ и сервисов. В новой версии календаря Aflatum мы сделали большой шаг в сторону создания современного гибкого и технологичного ежедневника именно для адвокатов и юристов. Посмотрим же, на что способен новый раздел нашего приложения, и какие минусы его младшего брата, сервиса "События", были учтены и исправлены.

Функции календаря Aflatum

Мониторинг графика загрузки по дате, периоду, делу, статусу

Часто в суде нужно быстро договориться о переносе заседания на определенную дату, для этого нужно знать свой график. В новом календаре все события по всем делам находятся в одном месте, достаточно выбрать в фильтре нужную дату, и будет ясно, свободны ли вы в этот день или нет; если нужно посмотреть соседние даты, в фильтре можно задать не конкретную дату, а диапазон.

Если вы руководитель команды адвокатов или юристов и используете Aflatum для координации и совместной работы, то новый календарь Aflatum будет полезен вам для отслеживания загрузки, отчетности и планов ваших подчиненных.

плиточный календарь для адвокатов и юристов в iOS версии Афлатум

плиточный календарь прячется во вкладке внизу экрана. Чтобы увидеть его, надо потянуть за черную полосу. Точками отображатся дни, в которые есть события. При клике по датам осущтвляется переход на нужную дату, если в этот день нет событий, предлагается создать первое.

Постановка задач ответственным

О статусе выполнения. Это новая сущность во вселенной Aflatum. Каждое событие можно воспринимать как задачу, которая требует выполнения. За счет статуса выполнения вам будет удобнее работать с событиями на оперативной перспективе, т.к. помеченные выполненными события можно скрывать из списка с помощью фильтра, оставляя в поле зрения только актуальное и важное. Выполненные события всегда можно будет посмотреть, настроив нужным образом фильтр.

Планировщик задач для адвоката и юриста в Афлатум

Задачи можно отмечать выполненными прямо из списка событий на день

Напоминания по SMS и Email, push-уведомления для вас, доверителей и коллег

Иногда случается так, что в большом потоке событий клиент, доверитель или партнер забывает о важной встрече, заседании или слушании. Ещё хуже, когда вы сами оказываетесь в положении опаздывающего и подводите людей которые на вас рассчитывали, только потому, что событие один единственный раз за 10 лет выпало из головы. Чтобы предотвратить такие недоразумения в Aflatum встроен инструмент напоминаний о событиях. Вместе с новой версией календаря Aflatum серьезно обновились и напоминаний.

Небольшая доля пользователей ранее испытывала сложности с подтверждением номера телефона, по техническим причинам со стороны операторов связи. Мы предприняли меры, теперь SMS-напоминания должны быть доступны абсолютно всем. Если у вас или вашего коллеги не получится подтвердить номер с первого раза (не придет код подтверждения), запросите повторную отправку: она будет осуществлена через альтернативный шлюз и пройдет.

Напоминания для помощника или доверителя в Афлатум

"Умный" выбор получателей напоминаний и ответственных

При выборе получателей напоминаний на экране редактирования события имена теперь подтягиваются автоматически из списка людей, у которых есть доступ к событиям в этом деле или ко всему делу: в веб-версии список пользователей с доступами выпадет при установке курсора мыши в нужное поле ("получатели уведомлений" или "ответственные"), в мобильных версиях пользователи с доступами отобразяться при переходе на экран их добавления.

Отказ от интеграции со сторонними календарями

В мобильных приложениях Aflatum мы решили отказаться от интеграции с внутренним календарем устройства и перейти на самостоятельную рассылку Push-уведомлений непосредственно из приложения Aflatum. Это решение обусловлено тем, что календари устройства не имеют значительных преимуществ над новым календарем Aflatum, но при этом имеют привычку неожиданно обновляться с разрывом синхронизации: кому-то данная проблема можнт показаться несущественной, но она настолько существенна, что может привести даже к закрытию проекта, который делает ставку на интеграции, как это случилось со стартапом This Is My Jam. В целом сторонние календари работают недостаточно функционально для юридической отрасли (в частности, в них полностью исключена возможность деления событий по причастности к судебному делу или ответственному адвокату или юристу).

плиточный виджет для адвокатов и юристов в iOS версии Афлатум

Оставлена в новой версии календаря и возможность просмотра событий непосредственно по каждому делу: точно также как раньше можно смотреть события по делу во вкладке "События" внутри, плюс события по делу можно отфильтровать и из общего календаря.

Предоставив хранение информации о времени важных событий Aflatum, вы освободите голову для новых светлых идей и мудрых решений! Начать пользоваться событиями в Aflatum очень просто. Достаточно добавить новое событие в одноименной вкладке внутри дела или через единый календарь:

Облако в штанах: 10 приложений для смартфонов, которые пригодятся юристам

Самый ценный ресурс юриста – его время, а его главный помощник не ассистент, а смартфон: соврменные приложения наведут порядок в делах, назначат встречу, напомнят о заседании, откроют доступ к рабочим данным через облачные сервисы из любой точки мира, посчитают задолженность и позволят вести бизнес юридической компании удаленно через телефон. Редакция Право.ру ознакомилась с приложениями для юристов и выбрала самые полезные из них.

1. Litigartner

Ничто так не убивает время, как поиск документов: эту простую истину Егор Батанов, партнер юридической фирмы "Некторов, Савельев и партнеры" и автор идеи приложения Litugartner, постиг еще на заре карьеры. Специализируясь на налоговых спорах, юрист прошел все круги ада, связанные с "бумажной работой" в процессе ведения дел: как руководителю проекта, ему приходилось идти в суд или на встречу с клиентом в сопровождении одного, а иногда даже двух человек, которые помогали ему донести все необходимые бумаги. Litigartner, доступный для платформы iOS, оптимизирует документооборот и открывает доступ ко всем кейсам через удобную форму.



Алгоритм подбора дел достаточно прост: пользователь может проставить на компьютере гиперссылки в документе и пояснить все необходимые доказательства. Расставить ссылки в документе на 100 страниц занимает примерно два часа. Файл сохраняется в формате Word и легко переносится в облачное хранилище или сразу на смартфон. Работать с документами можно и без подключения к интернету. Дополнительный бонус: приложение сохраняет гиперссылки между документами, даже если те перемещаются в другие папки. Найти любой документ очень просто через встроенный поиск.

Платформы: iOS

Язык: Русский, Английский

Оценка пользователей: 4+

Разработка: Егор Батанов и группа разработчиков Iron Water studio

2. Rocket Matter

Этот расширенный бизнес-органайзер с расширенным фунционалом календаря, адресной книги, статусами проектов и информацией по платежам позволяет держать на контроле целую практику или даже юридическую фирму. Все календари и контакты синхронизируются между собой – например, любой контакт можно найти по номеру дела, и наоборот. Функция биллинга прикрепляет платежные операции к конкретным делам, таймер фиксирует разновидности оплачиваемого времени, включая судебные заседания и время на дорогу, а все данные доступны в режиме оффлайн.



Вся информация синхронизируется с компьютером через интернет. Данные передаются зашифрованными. Приложение можно загрузить бесплатно, но с регистрацией и подпиской на сайте разработчика.

Платформы: Android, iOS

Язык: Английский

Оценка пользователей: 4+

Разработка: Rocket Matter LLC

3. Aflatum

Aflatum – еще одно приложение, придуманное человеком из "юридического цеха". Его автор, Анзор Ибрагимов, также страдал от документооборота по судебным делам, пока не придумал удобный ежедневник для смартфона. Как и с Litigartner, создатели сделали ставку на оптимизацию рабочего процесса с бумагами.

Установив программу и зарегистрировавшись, пользователь попадает в меню "Список дел". При создании нового дела юрист может выбрать категорию "Общая юрисдикция" или "Арбитражное дело", которые делятся на соответствующие подкатегории. После этого пользователь может создать паспорт дела с названием, номером дела, номером соглашения, ордером, названием суда, именами участников, судей, прокуроров и т. д. Программа также позволяет сделать фотографии дела и приобщить их к паспорту. Функция поиска сканирует все данные по любому текстовому запросу.

Кроме того, за каждым делом можно закрепить текстовую заметку или напоминания о событии: например, если по делу "1234-5678" нужно встретиться с клиентом в шесть вечера, приложение автоматически оповестит пользователя через электронную почту или по СМС. Данные приложение сохраняет в облачное хранилище Aflatum, через которые можно открыть доступ к информации доверителям или другим участникам дела.





Чтобы обезопасить данные, помимо привычных логина и пароля приложение защищено пин-кодом, который позволяет в любой момент заблокировать данные через удаленный доступ.

Платформы: Android, iOS

Язык: Русский

Оценка пользователей: 4+

Разработка: Анзор Ибрагимов, Castadello LLP

4. Casebook

Casebook – один из первых расширенных сервисов для юристов, который позволяет получить исчерпывающую информацию по любому делу. Обновление данных в программе происходит очень быстро: например, через Casebook юрист может получить данные о регистрации судом иска уже на следующий день после публикации информации. Поиск нужного дела в приложении ведется по самым разным параметрам: по физическим лицам (судья, представитель, истец, ответчик), сумме иска и статусу участника (истец/ответчик/третья сторона). Сервис дает доступ и к сведениям о юридических лицах, а именно: регистрационные данные компании, информация о руководителях, состав акционеров/участников обществ, данные об участии в судебных процессах. Кроме того, через Casebook можно ознакомиться с бухгалтерской отчетностью юридического лица (информация из Росстата), статистическими сведениями о судебной активности компании, изменении ее залоговых и незалоговых обязательств, неустоек и штрафов.

Мобильное приложение Casebook позволяет работать вне офиса. С мобильного устройства можно просматривать ленту судебных событий и расписание заседаний, скачивать дела из созданных в веб-версии подборок, получить карточку дела со списком участников и судебных актов, прикреплять к делам документы (файлы и фотографии) и создавать задачи для коллег. Кроме того, приложение позволяет записывать аудиопротокол заседания прямо в зале суда и синхронизировать его с данными дел.


Приложение формирует график судебных заседаний по выбранному пользователем делу, функция синхронизации с программами Outlook, Google Calendar. Всю информацию можно выгрузить в формате Excel или PDF.

Платформы: iOS, Android

Язык: Русский

Оценка пользователей: 3+

Разработка: PARK LLC

5. LeaderTask

Органайзер LeaderTask – это довольно простой планировщик задач, который легко адаптировать под юридическую деятельность одного специалиста или целого юридического департамента. Программа формирует удобный график дел в любом порядке, а каждый пункт в таблице можно снабдить комментарием, прикрепить к нему аудио- или фотофайл.

Изюминка приложения – функция "поручить": юрист может отметить ответственного за задачу, и тот тут же получит уведомление, а автор задачи – подтверждение. Каждый пункт можно вынести на обсуждение и открыть к нему доступ другому лицу.


Платформы: Android, iOS

Язык: Русский

Оценка пользователей: 4+

Разработка: ООО "Органайзер ЛидерТаск"

6. Legal Newsance

Американское приложение Legal Newsance – это полноценный юридический портал, который будет полезным для российских юристов-международников, которые следят за зарубежной судебной практикой, событиями и новостями в иностранных юрисдикциях, ездят по командировкам и иногда подумывают над тем, не перейти ли на работу в какой-нибудь укромный западный "ильф".

Так, в заграничной командировке по геотэгу можно найти ближайшее юридическое мероприятие, а лента новостей – раздел Headlines – агрегирует ключевые события из мира англосаксонского права, а также вакансии. Выбрав пункт "Legal Research", владелец смартфона попадает в картотеку основных нормативных актов и научных публикаций правоведов: это более чем 1200 онлайн-документов.


Платформы: Android, iOS

Язык: Английский

Оценка пользователей: 3+

Разработка: Similan Labs LLC

7. Dike trial: Calendar 4 Lawyers

Как следует из названия приложения, Dike Trial – это календарь для адвокатов, в котором можно создавать дела и упорядочить их по привычным категориям: номер дела, хронология, участники процесса. К каждому делу можно прикреплять записи, указывать количество слушаний, разграничивая их по инстанциям. Календарь страницы приводит к графику работы для выбранного дня, далее пользователь выбирает одно из дел на конкретный день, добавляя к нему необходимые заметки.


Поисковая система в приложении помогает найти нужный документ по любым параметрам, а экспорт данных осуществляется в текстовом формате в CSV-файл. Пользователь может настроить календарь "под себя": выбрать тему, определить день начала рабочей недели и т. п.

Платформы: Android

Язык: Английский

Оценка пользователей: 4

Разработка: FiftySteps

8. Договор займа



Платформы: Android

Язык: Русский

Оценка пользователей: 4+

Разработка: Legal Research Laboratory

9. Расчет госпошлины


Платформы: Android, iOS

Язык: Русский

Оценка пользователей: 5

Язык: Русский

Разработка: Legal Research Laboratory

10. Расчет процентов

Третий незаменимый калькулятор пригодится в равной степени адвокатам и судьям. Приложение включает только одну функцию – расчет процентов в соответствии со статьей 395 ГК РФ – "Ответственность за неисполнение денежного обязательства".

Юристу достаточно сложно охватить все: и ответить на звонки, и отследить изменения законодательства, и сделать текущие дела, и поработать на перспективу. Часто просто рук не хватает объять необъятное и все успеть.

Многие юристы пытаются соблюдать простые правила тайм-менеджмента:

  • вести ежедневники,
  • все записывать,
  • смотреть календари судебных заседаний
  • и вести собственные.

Но часто это не эффективно, поскольку много времени тратится на записывание тех дел, половину из которых не сделаешь. Поэтому в тайм-менеджменте очень важно соблюдать некоторые важные правила.

Хотите стать известным адвокатом как Плевако или Кони? Перенимайте их опыт, учитесь ораторскому искусству, не лишним будет и зарубежное образование. Вместо этого многие юристы просто сидят и мечтают о своей карьере, ничего не планируя в стратегических целях.

Любой тайм-менеджмент нужно начать с целепологания — выбрать одну или несколько глобальных целей, к которым вы хотите идти душой и сердцем, и написать те действия, которые нужно предпринять для того, чтобы этой цели достичь.

Чтобы идти вперед, а не увязнуть в повседневности, нужно понять, куда вы идете.

Многие российские юристы не воспринимают зарубежные корпоративные ценности, такие как стратегия и миссия компании. Они кажутся чуждыми в работе с большим массивом документов и данных, но в целеполагании есть здравое зерно. Любая корпорация, любая структура и любой отдельный юрист стремится к развитию, поэтому важно понять, каким образом она будет развиваться. Конечно, иногда развитие происходит спонтанно, но часто это следствие конкретных усилий.

Например, вы хотите открыть юридическую компанию. Если подходить к этому формально, то достаточно заполнить заявление, подготовить устав, оплатить госпошлину, заверить документы у нотариуса и обратиться в налоговую.

Но при таком подходе, открыв юридическую компанию, вы не получите желаемого результата, он будет далек от того, что вы хотите. Вам важно мыслить более глобально и подумать, чем вы будете отличаться от других компаний на рынке, в чем ваша эксклюзивность, сколько юристов будет работать в компании и в каких направлениях будут оказывать консультации.

Для того, чтобы «побороть» большую задачу, нужно правильно ставить вопросы, которые могут возникнуть при ее реализации.

Секрет «дробления» больших задач на маленькие заключается также в том, что наш мозг запоминает легче простые действия, небольшие числа. Например, если вы сформулируете 120 вопросов, то вряд ли ответите на все. А вот если те дела, которые предстоит сделать, мы скомпонуем по три, то их запоминать будет легче.

Чтобы было легче выполнять задания сгруппируйте их по тематике или по степени сложности — от простого к сложному.

Например, в отношении судебных споров нам легко запомнить, что нужно:

  • составить исковое заявление,
  • уточнить основание для отказа в кассационной жалобе
  • и узнать срок проведения экспертизы.

В отношении договоров три важных дела будет:

  • регистрация договоров,
  • написание заключения по договору поставки
  • и проверка договора комиссии.

На практике многие срочные дела на день так и остаются не выполненными.

Почему так происходит?

Все очень просто, если вы не решили, что для вас наиболее важно, а что нет, то будете хвататься за все дела сразу или за те, которые можно сделать еще через месяц.

Нужно понять — что важно сделать именно сегодня. Конечно, подсознательно мы пытаемся перенести неприятные обязанности и дела на более поздний период, мы не хотим неприятных ощущений, хотим делать то, что приносит нам радость, что у нас хорошо получается. Но Брайан Трейси, известный специалист по тайм-менеджменту, советует сначала сделать самое неприятное и сложное дело — «съесть лягушку».

Также определить важные и второстепенные задачи позволяет метод, который можно назвать АБВГДейкой. Напишите список дел, а потом расставьте буквами (или цифрами) приоритеты. Дела могут быть как ежедневные рутинные, новые проекты, так и личные вопросы. Дело в том, что иногда личные проблемы отнимают гораздо больше времени, и мы весь день думаем о них, но если их быстро решить, например, сделать один звонок педагогу или перенесли визит к врачу, то можно не отвлекаться на личные заботы и заниматься юридическими вопросами.

Если мы сначала выполняем самые трудные дела, то остальные вопросы будут решаться сами собой, а в конце дня останется заняться только приятными вещами. Поэтому многие зарубежные юристы заполняют вечера деловыми встречами в кафе и ресторанах, где за чашечкой кофе можно в непринужденной атмосфере и расслабиться и обсудить новые перспективные проекты.

Еще одним приемом является «Матрица Эйзенхауэра», она говорит нам о том, что нужно ранжировать дела на несколько частей. Это позволяет иметь четкое представление о том, какие дела являются важными, а какие нет.

Дела Срочные дела Несрочные дела
Важные дела Разрешение кризисных ситуаций, главные проекты Планирование новых задач, налаживание отношений
Неважные дела Деловые телефонные звонки, письма, совещания Рутинная механическая работа, пожиратели времени

Принцип Парето можно применить практически ко всем отраслям нашей жизни:

20% наших усилий приносит нам 80% результатов,
а остальные 80% наших усилий — лишь 20% результатов.

Часто же юристы выполняют и выгодные, и невыгодные заказы, и даже консультируют клиентов бесплатно. Но это не правильно, поскольку нужно сначала делать то, что приносит максимальную прибыль, браться за те дела, которые могут принести деньги и известность и лишь потом те, которые приносят меньше дохода.

Если брать конкретный пример, то если у юриста есть несколько заказов, один на 120 000 рублей, а 5 на 3 000 рублей, то со стратегической точки зрения нужно начать с того заказа, который мы оцениваем в 120 000 рублей, несмотря на то, что мелкие заказы нам сделать проще и быстрее.

Конечно, бесконечные мессенджеры и социальные сети фактически тратят наше время, отрывая от нужных дел. И здесь важно полностью отказаться от социальных сетей до того момента, пока работа не будет выполнена. Многие возразят и скажут, что очень удобно вести переписку с коллегами и запросить недостающий документ, но часто это только иллюзия, поскольку мы погружаемся в переписку на отвлеченные темы, переходим к поиску информации, которая никак не соотносится с нашей работой.

С другой стороны, существуют программы, созданные помочь в автоматизации рабочего дня. Например, с помощью Casebook и Caselook можно сократить время на поиск информации по судебным спорам, спланировать свои судебные заседания или быстро проверить компанию. Не нужно тратить много времени как раньше на то, чтобы искать информацию, которая отсутствует в открытом доступе, такую как баланс компании, не нужно названивать клиентам и разговаривать со всеми сотрудниками, начиная от секретаря и заканчивая бухгалтером, достаточно воспользоваться простыми механизмами.

С точки зрения тайм-менеджмента интересна система автоматизации юридической деятельности Case.one. В едином интерфейсе юрист может управлять делами и проектами, документами, задачами, отчетами и счетами. Таймеры позволяют контролировать затраченное на работу время и правильно распределять свою нагрузку, а AI Ассистент автоматически анализирует работу в системе и сам предлагает вам следующие шаги.

Прямые и косвенные затраты по делу, а также рабочее время и ставка юристов автоматически учитываются при выставлении счетов клиенту. Благодаря автоматизации рутинных процессов специалисты юридических департаментов могут экономить до 60% своего времени.

Подводя итог, важно отметить, что нет единого универсального ответа на вопрос, каким образом строить планы на год, месяц или текущий день, насколько детально нужно заниматься тайм-менеджментом. Но безусловно, современный юрист сталкивается с таким колоссальным массивом информации, что совсем обойтись без тайм-менеджмента просто не может.

Тайм-менеджмент для юриста: как успеть все

Международные исследования свидетельствуют о том, что юристы очень загружены работой, из-за чего подолгу задерживаются в офисе, а некоторые задания вынуждены доделывать в выходные. Частично решить эту проблему может грамотное расписание, которое сам же сотрудник и составит себе. Как сдавать все проекты вовремя, делать работу качественно, правильно делегировать часть задач и находить время на допобразование – читайте в нашем материале.



Старший партнер КА "Юков и партнёры" Марк Каретин объясняет, что особенности тайм-менеджмента в их специальности зависит от сферы деятельности. Если юрист занимается судебными спорами, то его планирование работы базируется на процессуальных сроках того или иного спора. А тому же консультанту надо фиксировать в специальной ведомости («таймшит») работу по времени и выставлять счета клиентам (так называемый "биллинг"). На выполнение этих задач следует оставлять отдельное время, поскольку для консалтинговых компаний – это основной документ, который определяет стоимость оказанных услуг в целом, а для конкретного юриста – его премию. Проблемным аспектом является точное определение категорий "срочности" и "важности", утверждает Каретин. Он приводит типичный пример: юристу надо подготовить отзыв на иск к судебному заседанию – задание важное, но до слушания еще достаточно времени, и с выполнением этой задачи не спешат. Однако при подготовке такого документа в дальнейшем, когда времени осталось мало, может выясниться, что для качественного написания отзыва требуется собрать очень много сведений. В итоге, документ выйдет некачественным и приведет к дополнительным правовым рискам для доверителя, замечает эксперт.


Мария Попова, начальник управления юридического сопровождения Touch Bank, считает особенностью тайм-менеджмента юристов то, что они должны всегда посвящать определенное время отслеживанию изменений законодательства, судебной практики и обучению. У нее самой в приоритете задачи, по которым есть установленный законом срок исполнения и ответственность за него – запросы, судебная работа и регуляторные проверки. Следующим критерием по важности дела Попова выделяет его бизнес-необходимость. По ее словам, в приоритете будут те проекты, выполнение которых помогает достичь KPIs для компании. Начальник управления юридического сопровождения Touch Bank считает, если какое-то подразделение постоянно присылает «очень срочные задачи», то это говорит лишь о неверном подходе работников к оценке сроков предыдущих этапов. В таком случае Попова просит руководителя этого отдела внимательно посмотреть на распределение рабочего времени. Она раскрывает главный секрет своего тайм-менеджмента: «После того, как определил свое расписание – придерживайся его. То есть не срывай сроки, не давай другим отвлечь тебя от того дела, которое ты наметил на это время». И в заключение юрист советует своим коллегам спать вовремя (ночью) и достаточное количество часов.


У Михаила Кюрджева, партнера АБ "А2.Адвокаты", всегда много времени в рабочем графике занимает мониторинг новелл законодательства. Серьёзные особенности накладывает именно специфика работы консультанта, отмечает эксперт, который немало времени уделяет клиентской работе: «Сюда входят не только встречи с людьми, но и поиск информации о них». Для этой задачи партнер АБ «А2» обычно выделяет специальное нерабочее время. Для удобного поиска таких сведений он использует новостные агрегаторы, которые можно настроить по хэштегам, названиям компаний или фамилиям. Около полутора часов в неделю Кюрджев тратит на совещания с коллегами, в которых могут поучаствовать все юристы и сотрудники бюро. Кроме того, сейчас эксперт ведет один кейс pro bono: «Я тестирую на своем личном графике возможность и для других желающих сотрудников вести подобные проекты параллельно с основной работой». Кюрджев признается, что у него всегда возникали проблемы с делегированием задач: «Бывает простенькое дело, которое можно отдать юристам и спокойно ждать результата, но любопытство побеждает, и я сам начинаю искать решение по нему параллельно с коллегами». Он советует выделять время и на дальнейшее самообразование: «Обучение не заканчивается ни после магистратуры, ни после аспирантуры». И напоследок юрист предлагает в утренние часы выполнять небольшие задачи, потому что так легче втянуться в работу: «Приходите в офис за 15 минут до начала рабочего дня и начинайте день спокойно, например, с чашки кофе и утренних новостей».



Андрей Корельский, управляющий партнёр КИАП, сразу отмечает, что график юристов в консалтинге более непредсказуем, чем у коллег в инхаусе. У консультантов очень много проектной работы, и весь тайм-менеджмент юристов подстраивается именно под такой формат планирования, девиз которого "следуй за своим клиентом", поясняет эксперт. По его словам, юристы, кому не чуждо слово "биллинг", стараются очень чётко распределять своё время как рабочее, так и личное: «Ведь для большинства консультантов фраза "время – деньги" имеет прямое значение». Корельский считает, что самая большая задача для юриста научиться организовать самого себя: «Дисциплина работы со временем – очень важный навык, тем более в современном, постоянно ускоряющемся мире». В приоритете должно быть то, что невозможно отложить, подчеркивает эксперт: «Нельзя перенести истечение последних суток процессуального срока на подачу апелляционной жалобы или последний день действия опциона». Так что именно безвозвратностью времени и важностью самой задачи определяются приоритеты, говорит юрист. Он советует молодым коллегам заранее планировать свои проекты и задачи, а также не лениться и вести ежедневники-планинги: «Поток информации огромен, а время столь скоротечно, особенно когда истекает последний день исковой давности, и вы про это забыли».


Екатерина Болдинова, партнер юрфирмы "Тиллинг Петерс", стала осваивать тайм-менеджмент еще в студенческие годы. Тогда она обучалась в двух университетах и работала в двух местах одновременно. Ей пришлось научиться распределять своё время, хотя ночным сном приходилось периодически жертвовать, признается юрист. В тот период она завела себе тетрадь, где записывала, сколько часов и на что ей приходится тратить: «Это очень быстро выявило, как много времени уходит на ерунду, которую надо убрать». Отделять важное от неважного ей удалось, в том числе благодаря чтению некоторых книг: «Но применять советы Стивена Кови или Глеба Архангельского надо с поправкой на реальность юриста, в которой есть место многочасовому ожиданию своего заседания в суде». Чтобы не сбиваться с рабочего ритма, Болдинова сделала у себя в кабинете доску с расписанием самых горящих задач и датами ближайших судебных заседаний. Она добавляет, что очень важно уметь делегировать задачи и качественно отдыхать: «Я не одобряю практику работы в выходные и стараюсь заранее спланировать их так, чтобы провести максимум времени с семьёй».



Адвокат, партнер КА "Барщевский и партнеры" Павел Хлюстов считает, что в работе юриста нет универсального эликсира, как правильно распределять свое время. Единственной аксиомой является необходимость решать поставленные задачи в зависимости от их важности, а не порядка поступления, говорит эксперт. У Хлюстова с каждым годом вопрос правильного распределения времени становится всё сложнее. На первых порах ему казалось, что полноценно совмещать работу и учебу сложно, а после окончания вуза будет проще. В студенческие годы юрист старался использовать каждую свободную минуту, чтобы получить новые знания: «До сих пор помню, как я на эскалаторе в метро читал книги, чтобы не терять даже несколько минут времени». Однако сразу после получения высшего образования на него свалился двойной объем работы и написание кандидатской диссертации, от чего психологическая напряжённость только росла. После получения научной степени легче не стало, признается Хлюстов. На сегодняшний день весь его тайм-менеджмент сводится лишь к трем обязательным направлениям: 1) работа с клиентами; 2) работа с его сотрудниками; 3) работа над повышением своей квалификации. Юрист может что-то планировать и задумывать, но динамика жизни чаще всего выворачивает его планы наизнанку. Уже несколько лет Хлюстов работает 7 дней в неделю и считает это разумной платой за сохранение качества своей работы и выполнением обязательств перед клиентами.


Даже среди юристов одной компании тайм-менеджмент может выстраиваться по разным моделям, уверяет Анна Сорокина, старший юрист Noerr, психолог. По ее словам, на это влияет множество факторов: позиция юриста, специфика проектов, пол и даже семейное положение. Юрист считает, что проблемы с распределением времени у работников возникают тогда, когда перед ними отсутствует цель или она нечеткая. Кроме того, мешает эффективной работе отсутствие приоритетов, добавляет Сорокина: «Иногда можно встретить партнёра, который «утопает» в проверке документов, подготовленных младшими юристами, и не занимается бизнес девелопментом из-за отсутствия физических сил и времени на это». У молодых сотрудников другая проблема с приоритетами. Они «ночуют» и «живут» на работе, так как берутся за все задания одновременно или отвлекаются на разговоры с коллегами и общение в соцсетях, говорит эксперт. Начинающим юристам могут мешать эффективно работать и внутренние страхи, объясняет Сорокина: «Они боятся не успеть, ошибиться, выглядеть хуже других, стать не нужным, исключённым из интересного проекта, потерять доверие руководства». Самому эксперту в расстановке приоритетов помогает такой инструмент, как «Матрица Эйзенхауэра». Согласно этому механизму ко всем делам можно применить 2 критерия: «срочность» и «важность». Всё, что срочно, Сорокина делает в первую очередь. Во вторую – что не срочно, но всё равно важно. То, что срочно, но не важно, она старается кому-то делегировать. Несрочные и неважные дела старается не выполнять вообще.



Наталья Колерова, руководитель проектов АБ «S&K Вертикаль», отмечает, что для любого юриста не редкостью является ситуация, когда на вопрос о срочности задачи он получает ответ: «Должно быть готово еще вчера». Эксперт акцентирует внимание на том, что к судебному заседанию надо готовиться заранее, решая технические вопросы. Она уверяет, если что-то неприятное может случиться, то оно обязательно произойдет: «Этот закон в первую очередь работает тогда, когда все изначально идет не идеально гладко». По ее словам, чтобы ничего не забыть стоит использовать самые разные способы фиксации планов, начиная от большой магнитной доски, заканчивая тысячей разноцветных стикеров или специальным программным обеспечением. Чтобы держать много информации в голове, Колерова советует запоминать ключевые проблемы, теги и маркеры, которыми будут обозначаться проекты, вопросы, задачи, судебные процессы и даже фамилии доверителей с оппонентами: «Не нужно запоминать все, только главное».


А вот на госслужбе слово тайм-менеджмент не знают, уверяет Петр Яковлев, заместитель руководителя управления ФАС по Санкт-Петербургу. Как правило, есть какие-то стабильные по времени мероприятия, планерки у руководителя раз в неделю или заседание коллегии ведомства раз в квартал, говорит он. По его словам, проблемы в их сфере не сильно отличаются от любой другой деятельности: тоже бывают авралы, особые задачи и сезонность. Он подчеркивает, что в приоритете их работы всегда «сегодняшняя линия партии». То есть, если сейчас идет политика импортозамещения, то поддержка малого бизнеса отходит на второй план. Яковлев поясняет, если не успеваешь все сделать в стандартный рабочий день, задерживаешься на работе и тебе приходится трудиться в выходные, то так жить нельзя: «Либо с такой работой что-то не то, либо с тобой».



Анастасия Бойцова, заместитель руководителя практики экологии и технического регулирования ЕПАМ, привыкла записывать все свои планы от руки. По ее словам, то, что прописала, наверняка отложится в памяти. Она добавляет, что любая встреча или совещание должны проходить с ручкой и блокнотом. После проведенной беседы нужно прочитать заново и записать для себя и коллег, если вы проектная команда, сроки и задачи проекта, говорит юрист. Эксперт утверждает, чтобы успевать все или даже работать на опережение, не выгорая при этом, надо делать что-то по проекту каждый день: «Хотя бы 1 минуту, за которую юрист успеет понять его статус». Бойцова признается, что лично сталкивалась с пропущенными дедлайнами по нескольким проектам, что приводило к невыполненной работе. Она поясняет, что это все выступило следствием неправильного планирования и отсутствия постоянного контроля за решением задач.

Блокнот и ручки на столе

С каждым днем в мире растет число людей, пользующихся ежедневниками. И это не удивительно, ведь ежедневник — простой и современный инструмент планирования времени, который удобно носить с собой. Но как правильно вести ежедневник? Как сделать его незаменимым помощником, помогающим увеличить свою продуктивность? Эти вопросы мы подробно разберем в сегодняшней статье.

Какие преимущества дает ежедневник

Ежедневник есть практически у каждого бизнесмена, а также представителя любой другой профессий, требующей планирования времени. Почему же ежедневник так популярен, и какие преимущества дает ведение ежедневника? Давайте выделим лишь несколько основных причин.

Помогает расставить приоритеты

С его помощью можно отделить главные задачи от второстепенных, определить степень их важности каждой задачи в данный момент. Просчитайте приблизительное время, необходимое для выполнения определённой задачи и сопоставьте её с реальными временными затратами. Так вы учитесь анализировать и планировать дальнейшую работу.

Укрепляет мотивацию

Правильно будет выделить не только страницы, на которых вы будете фиксировать рабочие задачи, но и те, что относятся к свободному времени. Это может быть хобби: тренажёрный зал, плавание, велосипедные прогулки, походы, секции, посещение тренингов по личностному росту, рукоделие. Кроме повседневных заданий выделяйте отдельную страницу для собственных достижений, куда заносите личные успехи, даже если они и покажутся кому-то незначительными.

Увеличивает трудоспособность

Выделив основные задачи, человек начинает работать эффективнее. Отметив и выполнив наиболее приоритетные дела в течение дня, человек успевает намного больше, чем действуя «вслепую». Главное, начинать работать со сложных задач и длительных проектов, дабы впоследствии иметь возможность переключиться на несложные задачи, но никак не в обратной последовательности.

Польза ежедневника очевидна. Теперь давайте перейдем к главной части нашей статье — разберемся, как правильно вести ежедневник.

10 золотых правил ведения ежедневника

Девушка заполняет ежедневник

Ведение ежедневника — это совсем не сложная задача, но чтобы процесс проходил максимально эффективно, соблюдайте несколько простых правил:

Правило №1. Выберите формат планирования

Определитесь, зачем вам нужен ежедневник и какого он должен быть формата. Подумайте, будете вести записи только для работы или отмечать личные дела? Можно совместить и то и другое. Теперь можно идти и выбирать подходящий вариант. Дизайн может быть самым разнообразным, что зависит от вкусовых предпочтений владельца ежедневника. Ориентируйтесь на собственные вкусы!

Правило №2. Носите ежедневник с собой

Ношение ежедневника в течение дня поможет Вам всегда держать список необходимых дел и задач под рукой. Теперь, когда весь распланированный день перенесён на бумагу, вы не забудете ни об одной поставленной задаче, ведь всегда можно открыть собственные записи и посмотреть, что у вас впереди. Если первое время вы будете забывать ежедневник на столе, дома, в офисе, в автомобиле — не расстраивайтесь. К правильным привычкам нужно привыкнуть.

Правило №3. Приучите себя к постоянству

Приучите себя во что бы то ни стало записывать грядущие события. Для этого удобнее всего выбрать 5-10 минут в день, в течение которых вы будете составлять список дел на завтрашний день, а также подводить итоги минувшего дня. Вам может быть лень, но помните, что правильные привычки формируются в течение двадцати одного дня. Пройдёт неполный месяц и вы почувствуете, настолько стали организованы и как проще вам теперь жить. Теперь привычка записывать предстоящие события всегда с вами.

Правило №4. Ставьте долгосрочные планы

Заполнение списка дел

При ведении ежедневника важно помнить, что записывать в него нужно не только задачи на предстоящий день, но также долгосрочные цели. Вот вам отличное средство самоорганизации. Когда мы переносим мысли на бумагу, головной мозг посылает определённые сигналы, направленные на достижение запланированного. Также мы учимся запоминать информацию. Помните, как в школе писали шпаргалки, но не пользовались ими. А всё почему? Секрет в том, что когда мы переносим мысли на бумагу, автоматически запоминаем информацию. Эта система работает и с ведением помощника в организации дел.

Правило №5. Разделяйте страницу на 2 колонки

Степень важности и сроки — вот основные критерии, руководствуясь которыми необходимо распределять задачи на важные и второстепенные. Жёсткие задачи, которые нужно выполнять строго в определённое время должны быть в отдельном столбце с указанием конкретного времени. Гибкие задачи, не привязанные к временному промежутку (которые можно выполнять в любое время дня) — должны быть в другом столбце. Это ключевой принцип планирования, который помогает вовремя выполнять задачи, привязанные ко времени, при этом не забывая о задачах, у которых временной привязки нет. Начиная вести записи, не забывайте отводить время на отдых, ведь без него продуктивной работы не получится.

Правило №6. Будьте сдержаны в собственных планах

При ведении ежедневника помните, что планировать много — изначально неверный путь. Жёсткий график негативно отражается на состоянии центральной нервной системы, потому правильно будет оставить промежуток времени между задачами. Представьте ситуацию, что у вас запланировано несколько дел подряд, а на первой встрече вы задержались по независящим от вас обстоятельствам. Следующий клиент пришёл раньше и уже звонит вам. Результат: напряжённый график, расшатанная нервная система и непродуктивный труд. Вы ведь не этого добивались? Тогда помните, что правильно будет вести умеренный рабочий ритм. Не перегружайте свой организм и он отблагодарит вас.

Правило №7. Расставляйте приоритеты

Запомните золотое правило: сначала выполняем важные дела, потом переходим к второстепенным. Так вы сохраните нервную систему в рабочем продуктивном состоянии. Не начинайте выполнять несложные задачи, пока не расправились со сложными. Красным цветом выделяйте особо важные дела, синим — те, которые можно отложить на более позднее время без ущерба для трудового процесса. Зелёным цветом выделяйте задачи, несвоевременное выполнение которых не приведёт к неприятным последствиям.

Правило №8. Начинайте со сложных дел

Расставление приоритетов

Наиболее эффективная рабочая модель предполагает, выполнение наиболее сложных задач тогда, когда у Вас ещё есть силы и энергия. Такой подход правильный и с точки зрения психологии, ведь вы вздохнёте с облегчением и приступите к более лёгким и приятным задачам. Если каждый свой день начинать с такого дела, остаток суток вы проведёте в приподнятом настроении и с чувством выполненного долга приступите к более привычным делам.

Правило №9. Не держите всё в голове — доверьте ежедневнику

Помните, что правильно будет вести записи на завтра за пятнадцать минут до окончания сегодняшнего рабочего дня. На этом вы захлопнули ежедневник и занялись личными делами. Работа остаётся в пределах офиса, а дома вы уже думаете о личном. Не переносите рабочий процесс в семью, не обсуждайте работу со второй половинкой, детьми, пусть все трудовые моменты остаются там, где им положено быть — на страницах ежедневника.

Правило №10. Отмечайте выполненные дела

При завершении очередной задачи отмечайте её в ежедневнике. Так вам будет намного легче работать, ведь чувство выполненного долга способствует выработке гормона счастья. Когда работа в удовольствие, что может быть лучше? Потому возьмите за привычку вычёркивать выполненные дела.

С основными правилами ведения ежедневника разобрались, теперь давайте обсудим тонкости выбора ежедневника.

Как правильно выбрать ежедневник?

На что обратить внимание при покупке помощника для планирования дел? Главное правило состоит в том, что ежедневник должен быть визуально приятен. Это выступит дополнительной мотивацией правильно его вести. Ориентируйтесь на собственный вкус, не забывая при этом, что ваш новый помощник должен быть компактен. Его придётся носить с собой повсюду, а значит он не должен занимать много места. Ситуации в жизни бывают разные, потому учтите это при выборе ежедневника.

Покупаете вы его минимум на двенадцать месяцев, потому бумага должна быть качественной, чтобы в процессе ведения записей вы не столкнулись с таким явлением как выгорание страниц. Заказать ежедневник можно также по индивидуальному проекту, что как нельзя лучше подчеркнёт особенности его владельца, независимо от пола и возраста. Существуют ежедневники в кожаном переплёте, с пронумерованными или нет страницами, с возможностью внесения контактов и номеров телефонов, что будет не лишним.

Как вы будете вести записи — решать вам, но тайм-менеджмент должен приносить удовольствие и вырабатывать стойкую привычку не забросить это дело в первые дни. Потому к выбору данного предмета необходимо отнестись правильно и со всей ответственностью.

Виды ежедневников: с датами или без?

Ручки тетради и портфель

Существует два вида ежедневников: с напечатанными датами и без них. Датированный ежедневник рассчитан на то, что его владелец будет чётко структурировать рабочее время. Такой вид блокнота позволит решить большее количество проблем с повышенной эффективностью, благодаря правильному распределению временных ресурсов и использованию личных энергозатрат. Если у Вас есть необходимость планировать мероприятия, встречи, события на несколько недель или месяцев вперед, Вам подойдет именно датированный ежедневник.

Ежедневники без дат разработаны для людей, не сильно увлекающихся планированием и не являющихся приверженцами ограничений. Такие блокноты любят вести творческие личности, у которых нет необходимости планировать мероприятия, встречи на несколько месяцев вперед. Кроме того, такой ежедневник отлично подойдет тем, кто не собирается планировать каждый день, а может иногда пропускать дни, делая их свободными от планирования.

Типы ежедневников: бумажный или электронный?

По типам ежедневники разделяют на электронные и бумажные версии. Если вы являетесь приверженцем современных технологий, то пользование бумажным ежедневником может вызвать массу вопросов. Не расстраивайтесь. Не нужно ломать голову, как правильно вести ежедневник, ведь производитель позаботился о вас, создав программу в электронном виде. Выбор за вами! Плюс такого ежедневника в том, что для его ношения нет необходимости выделять дополнительное место, он будет у вас в телефоне, компьютере или планшете. Это неоспоримый плюс, а вести такой дневник — одно удовольствие.Неоспоримым преимуществом электронной версии ежедневника выступают напоминания о событиях, интуитивное управление, приятный дизайн, лёгкое редактирование документов, возможность добавления мультимедийной информации.

Как ни странно, но большая часть людей на сегодняшний день отдает предпочтение именно бумажным ежедневникам. Их удобство и простоту, видимо, пока ещё не удалось превзойти ни одной электронной программе.

Как стать ещё продуктивнее?

Друзья, начать вести ежедневник — это огромный шаг вперед в увеличении личной эффективности, но это лишь половина успеха. Вторая половина успеха — правильно ставить перед собой цели и двигаться в верном направлении. Если Вы хотите стать значительно эффективнее в работе и жизни, научиться ставить цели и успевать больше за меньшее время, рекомендую Вам курс «Целеполагание» от Викиум.

Этот курс поможет:

  • Не только мечтать, но и реализовывать
  • Вдохновиться для новых целей
  • Быть позитивнее на пути к цели

Из чего стоит тренинг:

  • 6 уроков
  • Практические упражнения и рекомендации
  • Видеоматериалы
  • Графические схемы и задания

Вы сможете:

  • Достигать поставленных целей
  • Не терять энергию впустую
  • Выполнять свои планы
  • Ставить новые планки в развитии
  • Исполнять свои мечты

Помните, друзья: самые ценные инвестиции — это инвестиции в самого себя!

Как ежедневник меняет жизнь в лучшую сторону

Учёные считают, что планирование рабочего дня способствует самоорганизации и выработке дисциплины. Правильное ведение ежедневника помогает развивать самодисциплину, а также повышать эффективность профессиональной деятельности сотрудника компании. Деловому человеку чрезмерно важно контролировать даты сдачи отчётов, развивать умение правильного распределения рабочего времени. Такие меры способствуют выработке стрессоустойчивости, ведь от форс-мажоров не застрахован никто, а ежедневник помогает научиться правильно реагировать на подобные ситуации.

Со временем вы увидите, насколько полезной оказалась привычка вести дневник, организовывать собственный день. У вас появится больше времени на собственные увлечения, а работа перестанет охватывать все жизненные сферы. Не зря ввели понятие «гигиена труда», но, к сожалению, не все люди понимают как важен полноценный отдых. С помощью ведения ежедневника вам удастся правильно распределять временные ресурсы, повышать собственную продуктивность, не нанося ущерб личным интересам.

За менеджментом времени — будущее, потому давайте идти в ногу со временем и становиться более продуктивными во всех жизненных сферах!

Автор статьи

Куприянов Денис Юрьевич

Куприянов Денис Юрьевич

Юрист частного права

Страница автора

Читайте также: