Инструкция по заполнению паспорта государственного музея
Обновлено: 18.04.2024
В целях совершенствования государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и реализации положений Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации приказываю:
1. Утвердить и ввести в действие "Инструкцию о порядке заполнения паспорта архива" - установленного Регламентом документа централизованного государственного учета.
2. Руководителям архивных органов субъектов Российской Федерации, директорам федеральных архивов и центров хранения документации усилить контроль за качеством составления паспортов, обеспечить достоверность и полноту их показателей.
3. Контроль за реализацией настоящего Приказа возложить на отдел обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов (Шабанова Т.Е.).
к Приказу Росархива
от 17 ноября 1997 г. N 61
О ПОРЯДКЕ ЗАПОЛНЕНИЯ ПАСПОРТА АРХИВА
1. Общие положения
1.1. Паспорт составляется каждым государственным архивом, центром хранения документации, филиалом государственного архива, городским, районным архивом системы Федеральной архивной службы России , государственным музеем, библиотекой, научным архивом системы Российской академии наук.
1.2. Паспорт составляется ежегодно, отражает состав, состояние, объем и условия хранения документов по состоянию на 01.01 наступающего года и хранится постоянно.
1.3. Паспорт представляется в вышестоящий орган управления архивным делом для научных архивов системы Российской академии наук и в Архив Российской академии наук в порядке и в сроки, определенные Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.
1.4. Принимая во внимание, что в архиве не должно быть неучтенных документов, в паспорт включаются сведения обо всех находящихся на хранении, в том числе временном (депозитарном), фондах и документах, включая неописанные, непрофильные, включенные в акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, другие акты, но не снятые с учета в установленном порядке, на 1 января года, следующего за отчетным.
1.5. Часть показателей паспорта может заполняться в автоматическом режиме как выходная форма (отчет) БД "Архивный фонд" (разделы 1 (все графы), 2 (графы 1, 2), 3 (графы 1, 2, 3, 4), 5 (графа 1, строка 511)). Способ получения электронной версии части показателей паспорта определен Инструкцией пользователя программного комплекса "Архивный фонд". (См. письмо Росархива от 21.03.97 N 3/226-К "О внедрении программного комплекса "Архивный фонд".)
1.6. К паспорту в соответствии с его разделами составляется объяснительная записка, в которой наряду с позициями, специально отмеченными в настоящей Инструкции, фиксируются специфические для конкретного архива особенности динамики объемных показателей по сравнению с ранее составленным паспортом, состав и количество находящихся на хранении предметов музейного характера.
1.7. Объемные показатели даются в указанных в форме паспорта единицах измерения. Исправления, вклейки не допускаются.
2. Состав показателей паспорта
Раздел 1. Состав и объем архивных документов
Графа 1 "Количество фондов"
Каждый фонд, независимо от того, состоит ли он из документов одного или нескольких видов (управленческая, научно-техническая документация, документы по личному составу, аудиовизуальные документы и т.д.), учитывается в паспорте только один раз. Принадлежность фонда к "типу фонда" определяется по составу включенных в него документов.
Термин введен условно.
В строке 101 показывается сумма показателей граф 102 - 105;
в строке 102 - количество фондов, основу которых составляет управленческая документация на бумажной основе (несмотря на наличие в фонде документов по личному составу и др.);
в строке 103 - количество фондов личного происхождения, в том числе включающих кинофотофонодокументы и видеофонограммы;
в строке 104 - количество фондов, принятых в архив от учреждений-фондообразователей, включенных в список источников комплектования НТД, а также количество фондов, содержащих только научно-техническую документацию. Если от фондообразователя принята только управленческая документация, то такой фонд учитывается в строке 102;
в строке 105 - количество фондов, содержащих только документы по личному составу;
в строках 106 - 110 - количество фондов, содержащих соответственно только кино-, фото-, фонодокументы, видеофонограммы, МЧД.
В строке 111 показывается количество коллекций и фондов, состоящих из микроформ на правах подлинников.
Примечание. Под микроформами на правах подлинников понимаются микрофильмы, изготовленные и оформленные в соответствии с ГОСТ 13.1.101-93 "Микрофильмы на правах подлинников", а также микрофильмы и микрофиши, отснятые с подлинных архивных документов, являющихся, как правило, собственностью иностранных государств.
В строке 112 показывается сумма строк 101, 106 - 111.
Графа 2 "Количество ед. хр. (Всего)"
В указанной графе показываются все находящиеся на хранении архивные документы. Объем не прошедших научного описания и не внесенных в описи документов указывается в условных единицах хранения (кроме подокументно учтенных материалов, как правило, личного происхождения).
При подокументном учете неописанных материалов их объем в документах указывается только в примечании к гр. 2 строки 103.
В строке 101 показывается сумма строк 102 - 105.
В строке 102 показывается суммарное количество ед. хр. управленческой документации, внесенных в описи, неописанных, а также секретных, включая документы, принятые на временное (депозитарное) хранение. В этом же показателе учитываются документы персонального характера, а также документы по личному составу, прошедшие в установленном порядке экспертизу ценности после истечения предельного срока их временного хранения (75 лет ЭПК) и отобранные на постоянное хранение.
В строке 103 показывается количество документов личного происхождения, включенных в описи, а также не описанных, но учтенных в условных ед. хр., в том числе принятых на временное (депозитарное) хранение.
При заполнении строк 104 - 111 соблюдается аналогичный подход. При этом следует иметь в виду, что учет объема документов, обозначенных в строках 104 - 111, осуществляется, как правило, на основе подсчета их количества из числа включенных (или планируемых к включению) в самостоятельные описи соответственно научно-технической документации, дел по личному составу, микроформ на правах подлинников и др.
Примечание. За единицу хранения микроформ на правах подлинников принимается физически обособленный рулон или комплекс микрофиш вне зависимости от количества заснятых на нем дел и документов.
В строке 112 показывается сумма строк 101, 106 - 111.
Графа 4 "Количество секретных единиц хранения"
В общем паспорте указанная графа не заполняется. Данные представляются в вышестоящий архивный орган специальной почтой.
Графа 5 "Количество учтенных особо ценных единиц хранения"
Указывается количество выявленных и учтенных в установленном порядке особо ценных единиц хранения.
Графа 6 "Количество единиц хранения, принятых на временное хранение"
Показывается объем документов, поступивших в архив на временное (депозитарное) хранение на условиях, определяемых соглашением (договором) между собственником документов и архивом с сохранением за собственником права собственности на архивные документы. При этом следует иметь в виду, что выделенный в самостоятельную графу этот показатель является составной частью показателя графы 2.
Примечание к строке 111. Показывается количество кадров микроформ на правах подлинников, объем которых в единицах хранения учтен в строке 111, гр. 2.
Примечание к строке 103. Заполняется только в случае организации подокументного учета неописанных материалов, как правило, личного происхождения. Показывается количество не внесенных в описи документов личного происхождения, не учтенных в строке 103, гр. 2.
Раздел 2. Состав и объем страхового фонда
копий архивных документов
Графа 1 "Количество единиц хранения, скопированных для страхового фонда"
По всем строкам включаются данные о всех единицах хранения, прошедших страховое копирование в результате целевого проведения этой работы, а также реализации международных договоров. В объяснительной записке оговаривается количество единиц хранения, на которые создан страховой фонд в нецелевом порядке.
Графа 2 "Количество единиц хранения, имеющих фонд пользования"
Наряду с фондом пользования, созданным одновременно со страховым фондом, в том числе в нецелевом порядке, показывается количество единиц хранения, на которые создан фонд пользования в процессе научно-информационной деятельности архива, при условии, что единица хранения скопирована в полном объеме.
Графа 3 "Количество кадров негатива страхового фонда"
По всем строкам показываются суммарные данные о количестве кадров негатива страхового фонда на рулонной пленке и микрофишах. В этот показатель не включается количество кадров негативов страхового фонда, переданных архивом в установленном порядке в Центр хранения страхового фонда (г. Ялуторовск). Объем переданного страхового фонда указывается в объяснительной записке.
Графа 4 "Количество единиц хранения страхового фонда"
В строках 201 - 204 показывается через знак "+" количество единиц хранения страхового фонда на рулонной пленке и количество единиц хранения страхового фонда на микрофишах.
Единицей хранения страхового фонда на рулонной пленке является физически обособленный рулон микрофильма.
Единицей хранения страхового фонда на микрофишах является одна или несколько микрофиш, отснятых с одного дела и помещенных в один конверт.
Единица хранения страхового фонда аудиовизуальных документов идентична единицам хранения аудиовизуальных документов.
По аналогии с порядком заполнения графы 3 количество единиц хранения страхового фонда, переданных в установленном порядке в Центр хранения страхового фонда (г. Ялуторовск), не включается в показатель графы 4, а указывается в объяснительной записке.
Раздел 3. Состав и объем НСА к архивным документам
Подраздел 3.1. Описи, каталоги, базы данных
Графа 1 "Количество описей (книг учета и описания) (Всего)"
Во всех строках показывается количество описей (книг учета и описания), имеющих самостоятельные номера по листам фондов и листам учета; количество томов описей (книг учета и описания) не учитывается.
При заполнении строки 307 необходимо иметь в виду следующее: если один и тот же массив фотодокументов учтен и в описях, составленных каждым фондообразователем по видам, размерам, цветности фотодокументов (на основании которых проводился их прием), и в книгах учета и описания, то указывается количество книг учета и описания. Описи учитываются только в случаях, если присвоенные по ним учетные номера фотодокументов являются их архивными шифрами.
При необходимости пояснения о принятом в архиве порядке учета фотодокументов и его отражении в паспорте включаются в объяснительную записку.
Графа 2 "Количество описей (книг учета и описания) в полном комплекте"
В строках 301 - 305, 311 показывается количество описей, имеющихся не менее чем в 3-х экземплярах.
В строках 306 - 310 показывается количество описей (книг учета и описания), имеющихся не менее чем в 2-х экземплярах.
Если опись состоит из нескольких томов, имеющих разное количество экземпляров, то ее экземплярность учитывается по наименьшему количеству экземпляров отдельного тома.
Графа 3 "Количество закаталогизированных фондов"
Во всех строках учитывается количество фондов, прошедших тематическую разработку.
Примечание. Фонд считается прошедшим тематическую разработку, если закаталогизирован полностью или частично, каталожные карточки содержат информацию о документах фонда на разных уровнях обобщения - от части документа до отсылки к целому фонду. Уровень тематической разработки определяется составом и содержанием документов фонда и потребностями в их использовании и фиксируется в картотеке учета состава и состояния НСА архива.
Графа 4 "Количество закаталогизированных единиц хранения / единиц учета"
Указывается количество единиц хранения / единиц учета, прошедших тематическую разработку (по аналогии с учетом количества фондов, прошедших тематическую разработку).
Количество тематически разработанных аудиовизуальных и машиночитаемых документов (строки 306, 308 - 310, 312 / знаменатель) учитывается только в единицах учета.
Графы 5, 6 "Количество составленных карточек. Всего, из них включенных в каталоги"
Учитывается количество карточек, подлежащих включению в систему каталогов архива.
Графа 7 "Создано БД о составе и содержании документов"
БД одного наименования учитывается только один раз.
БД по учету фондов, по ведению списков организаций - источников комплектования архива в графе 7 не учитываются. Сведения о них даются в объяснительной записке к паспорту.
БД по документам нескольких видов показывается в строке, соответствующей преобладающему в ней объему информации о документах определенного вида.
Графа 8 "Информационный объем баз данных"
Учитывается информационный объем БД, показанных в графе 7.
Подраздел 3.2. Справочно-информационные издания
Строка 314 - учитывается общее количество всех изданных (тиражированных) справочников с указанием соответственно в строках 315 - 318 количества таких справочников с разбивкой по видам, при этом учитываются все переиздания справочников.
Раздел 4. Состав и объем научно-справочной библиотеки
В строке 401 учитывается количество экземпляров книг и брошюр;
в строке 402 - количество подшивок (единиц хранения) газет;
в строке 403 - количество экземпляров журналов;
в строке 404 - количество плакатов, карт, листовок, нот и других видов печатной продукции, учтенной и хранящейся в научно-справочной библиотеке (хранилище печатных изданий).
Раздел 5. Условия хранения документов
В строках 501 - 503 учитывается количество отдельно стоящих зданий (помещений), при этом в строке 502 учитываются только здания, построенные специально для архивов по типовым или индивидуальным проектам. Количество имеющихся в зданиях хранилищ (изолированных помещений) не указывается.
Если в одном здании размещены архив и другая организация, то часть здания, занимаемая архивом, учитывается как одно здание.
В суммарном паспорте архивов субъекта Российской Федерации здание, в котором располагаются два и более архивов, учитывается как одно, а необходимые пояснения даются в объяснительной записке.
Строка 508 - степень загруженности архивохранилищ рассчитывается путем деления количества ед. хр., хранящихся в архиве, с учетом документов, принятых на временное (депозитарное) хранение, на проектную или расчетную вместимость архивохранилищ (в ед. хр.) и умножения на 100.
Строки 509 и 510 - показатель оснащенности зданий охранной и пожарной сигнализацией определяется как отношение количества архивных зданий, оснащенных соответствующей сигнализацией, к общему числу архивных зданий, выраженное в процентах.
Строка 511 - учитываются ед. хр., обеспеченные первичными средствами хранения. Документы, упакованные в бумагу, не показываются.
В соответствии с Регламентом, руководствуясь совместным письмом Минкультуры России и Росархива (№ 01-0186/16-25 от 21.10.97 и № 3/733-Е от 11.10.97), большинство федеральных музеев и библиотек, а также музеев и библиотек субъектов Российской Федерации представили в органы управления архивным делом сведения о суммарном объеме и составе хранящихся в них документов Архивного фонда Российской Федерации по состоянию на 1 января 1998 года по форме паспорта, определенной Регламентом. В 2000 г. предстоит проведение очередной паспортизации хранилищ документов Архивного фонда Российской Федерации по состоянию на 1 января 2001 года.
В целях совершенствования государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в музеях и библиотеках, и реализации положений Регламента
ПРИКАЗЫВАЕМ:
Органам управления культуры субъектов Российской Федерации, директорам федеральных музеев и библиотек довести настоящую Инструкцию до сведения всех музеев и библиотек, находящихся на территории субъекта Российской Федерации, соответствующих отделов федеральных музеев и библиотек и обеспечить изучение ее положений.
Рекомендовать органам управления архивным делом субъектов Российской Федерации совместно с органами управления культуры субъектов Российской Федерации провести во II полугодии т.г. рабочие семинары специалистов государственных музеев, библиотек по методике заполнения паспорта государственного музея, библиотеки (в части документов Архивного фонда Российской Федерации).
Отделу обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов Росархива (Шабанова Т.Е.) совместно с Департаментом культурного наследия Минкультуры России (Виноградов В.А.) организовать в октябре т.г. соответствующий рабочий семинар для специалистов федеральных музеев и библиотек.
Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителя Руководителя Федеральной архивной службы России Тарасова В.П. и первого заместителя Министра культуры Российской Федерации Дементьеву Н.Л.
Общие положения.
Паспорт составляется каждым государственным музеем, библиотекой (далее музей, библиотека), осуществляющим(ей) в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах (ст. 17) постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, независимо от того, является ли музей или библиотека источником комплектования государственного архива.
Паспорт (Приложение 1) составляется ежегодно, отражает состав, состояние, объем и условия хранения документов Архивного фонда Российской Федерации по состоянию на 01.01. . наступающего года и хранится постоянно.
Паспорт составляется на основе данных первичного учета (акты приема-передачи, книги поступлений основного фонда), а также данных основных учетных документов, которые ведутся в музее и библиотеке для учета документов Архивного фонда Российской Федерации:
книги учета поступлений документов;
архивных описей (на правах научного инвентаря).
Паспорт представляется федеральными государственными музеями и библиотеками в Федеральную архивную службу России 1 раз в 3 года (на 1 января 2001 г., на 1 января 2004 г. и т.д.) к 20 января года, следующего за отчетным.
Государственные музеи и библиотеки субъектов Российской Федерации представляют паспорта в соответствующий орган управления архивным делом субъекта Российской Федерации в сроки, установленные этим органом, но не реже, чем один раз в 3 года (на 1 января 2001 г., на 1 января 2004 г. и т.д.).
Музеи и библиотеки, являющиеся источниками комплектования государственных архивов, в паспорт включают данные только о документах основного фонда музея, библиотеки. Документы текущего (ведомственного) и научного архивов музея, библиотеки в данном паспорте не учитываются.
Учету в паспорте подлежат включенные в состав основного фонда музея, библиотеки письменные документы на бумажных носителях (в том числе рукописи, рукописные книги, письма, автографы, дневники, нотные и текстовые записи фольклора и музыки), а также фотодокументы (негативы, позитивы, фотоальбомы и др.), кинодокументы, нетиражированные фоно-документы (речевые и музыкальные) и др.
В комплексе с вышеперечисленными документами учитываются логически взаимосвязанные с ними печатные издания с автографами и пометками, а также карты, планы, чертежи, плакаты, афиши, марки, открытки, листовки, вырезки из газет и журналов и др.
Музеи и библиотеки, не являющиеся источниками комплектования государственных архивов, наряду со сведениями о документах основного фонда, в паспорт включают сведения также и о документах текущего (ведомственного) и научного архивов музея, библиотеки, отражающие историю и деятельность музея, библиотеки и отнесенные в установленном порядке к составу Архивного фонда Российской Федерации.
К паспорту в соответствии с его разделами составляется объяснительная записка, в которой наряду с позициями, специально отмеченными в настоящей Инструкции, фиксируются специфические для конкретного музея, библиотеки особенности динамики объемных показателей по сравнению с ранее составленным паспортом.
Объемные показатели даются в указанных в форме паспорта единицах измерения.
Исправления, вклейки не допускаются.
Состав показателей паспорта.
Раздел 1. Состав и объем архивных документов.
Графа 1. Количество фондов.
Показывается количество архивных фондов, архивных коллекций и собраний, включая собрания рукописных книг (далее архивный фонд).
Под архивным фондом понимается совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой.
В музеях, библиотеках, которые в соответствии со ст.18 Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах не принимают на хранение подлинные документы государственных организаций, к архивным фондам относятся фонды личного происхождения, которые подразделяются на личные (персональные) семейные и родовые, общественных, иных негосударственных организаций, а также фонды непосредственно музея, библиотеки (документы текущего(ведомственного)и научного архивов музея, библиотеки, отражающие их историю и деятельность и отнесенные в установленном порядке к составу Архивного фонда Российской Федерации).
Архивная коллекция учитывается как самостоятельный фонд, не зависимо от того, является ли она результатом деятельности коллекционера до поступилления на постоянное хранение в музей, библиотеку, либо была сформирована в музее, библиотеке.
Архивное собрание учитывается как общая совокупность документов, постоянно хранящихся в музее, библиотеке или несколько совокупностей документов, объединенных непосредственно музеем или библиотекой по одному или нескольким признакам (тематическому, видовому, объектному, хронологическому и т.д.).
Собрание рукописных книг учитывается как один или несколько комплексов рукописных книг, собранных коллекционером, музеем, библиотекой по одному или нескольким признакам.
Если в музее фондирование документов, т.е. их классификация по архивным фондам, коллекциям и т.д. не проводилась, то к архивному фонду приравнивается каждая группа архивных документов (единиц хранения - музейных предметов), учтенная в отдельной инвентарной книге (научном инвентаре музея), составление которых осуществляется в соответствии с классификацией основного фонда музея.
Музеи и библиотеки, хранящие небольшие объемы архивных документов основного фонда, распределение которых по архивным фондам или коллекциям произвести невозможно, могут учитывать их как один архивный фонд.
Каждый архивный фонд независимо от того, состоит ли он из документов одного или нескольких видов указывается в паспорте только один раз. Принадлежность фонда к виду фонда определяется по составу включенных в него документов. Указанное правило распространяется на инвентарные книги.
В строке 101 "Количество фондов документов на бумажной основе" указывается сумма показателей граф 102 – 104.
В строке 102 "Количество фондов управленческой документации" указывается количество архивных фондов, основу которых составляет управленческая документация музея, библиотеки (документы по основной деятельности), фонды общественных и иных негосударственных организаций, архивные коллекции и собрания, которые по преобладающему в них составу документов не могут быть указаны в строках 104, 106 – 110 (НТД, аудиовизуальная, машиночитаемая документация).
При отсутствии фондирования такие документы в основном фонде музея, как правило, учитываются в инвентарной книге письменных источников.
Архивный фонд непосредственно музея, библиотеки (документы текущего (ведомственного) и научного архивов) указывается в строке 102 только в случае, если музей или библиотека не являются источником комплектования государственного архива.
В строке 103 "Количество фондов документов личного происхождения" указывается количество архивных фондов физических лиц (личных родовых, семейных) и архивных коллекций из документов личного происхождения (исключительно письменных или в совокупности с графическими, кинофотофонодокументами, печатными изданиями с автографами, пометами и др.).
В строке 104 "Количество фондов НТД" указывается количество архивных фондов, состоящих исключительно или преимущественно из картографической документации, а также из научных и технических документов, фиксирующих процесс и результаты научных исследований, технических разработок.
Строка 105 "Количество фондов документов по личному составу" не заполняется.
В строках 106 – 110 "Количество фондов кино- фото- фоно- видеофонограмм, МЧД (машиночитаемых документов)" указывается количество соответствующих архивных фондов, состоящих исключительно или преимущественно из аудиовизуальных или машиночитаемых документов.
При отсутствии фондирования такие документы (кроме МЧД) учитываются, как правило, в инвентарной книге изобразительных источников.
В строке 111 "Количество фондов микроформ на правах подлинников документов" указывается количество архивных фондов, состоящих исключительно из микрофильмов и(или) микрофиш, отснятых с архивных документов, подлинники которых находятся, как правило, в собственности иностранных государств или физических лиц.
В строке 112 "Итого" показывается сумма строк 101, 106 – 111.
Графа 2. Количество ед.хр. (Всего).
В указанной графе показываются все находящиеся на хранении архивные документы, включенные в состав основного фонда музея, библиотеки.
Документы текущего (ведомственного) и научного архивов, отражающие историю и деятельность музея, библиотеки и отнесенные в установленном порядке к составу Архивного фонда Российской Федерации, учитываются в указанной графе только в случае, если музей или библиотека не являются источником комплектования государственного архива.
Единица хранения документов Архивного фонда Российской Федерации – физически обособленные документ или совокупность документов, имеющие самостоятельное значение.
Музейный предмет и документ библиотечного фонда соответствуют единице хранения документов Архивного фонда Российской Федерации.
Строки 102 – 111 заполняются в соответствии с подходами, определенными при дифференциации архивных фондов по составу включенных в них документов.
Печатные издания, внесенные в инвентарные книги письменных предметов, за исключением находящихся в фондах личного происхождения, к составу Архивного фонда Российской Федерации не относятся и в паспорте не учитываются.
В строке 101 "Количество ед.хр. на бумажной основе. (Всего)" указывается сумма строк 102 – 105.
В строке 102 "Количество ед.хр. управленческой документации" указывается суммарное количество ед.хр., внесенных в архивные описи, инвентарные книги и неописанных. Учитываются документы общественных и иных негосударственных организаций, рукописные книги, а также все другие архивные документы на бумажной основе, которые по своему происхождению и/или содержанию не могут быть отнесены к документам личного происхождения и научно-технической документации.
В строке 103 "Количество единиц хранения личного происхождения" указывается суммарное количество документов личного происхождения, внесенных в архивные описи, инвентарные книги и неописанных.
Строки 104, 106 – 111 "Количество единиц хранения НТД, аудиовизуальной, машиночитаемой документации, микроформ на правах подлинников" заполняются в соответствии с подходами, определенными при дифференциации архивных фондов по составу включенных в них документов.
Микроформы на правах подлинников учитываются по единицам хранения – физически обособленным рулонам микрофильмов или комплексам микрофиш, хранящихся в одном конверте, вне зависимости от количества отснятых на нем дел и документов оригинала.
Строка 105 "Количество дел по личному составу" заполняется только в случае, если музей или библиотека не являются источником комплектования соответствующего государственного архива.
Указывается количество дел по личному составу (приказов по музею, библиотеке о приеме, перемещении и увольнении сотрудников, сформированные в отдельные дела лицевые счета, личные дела и личные карточки сотрудников, а также других документов, создающихся в процессе документирования служебных, трудовых и иных социальных правоотношений граждан, юридических лиц), как внесенных в архивные описи, так и неописанных.
В строке 112 "Количество дел. Итого" указывается сумма строк 101, 106–111.
Графа 4. Количество секретных ед.хр. не заполняется.
Графа 5. Количество учтенных особо ценных единиц хранения – указывается количество особо ценных единиц хранения, в объяснительной записке кратко характеризуется их состав.
Графа 6. Количество единиц хранения, принятых на временное хранение, заполняется в соответствии с указаниями по заполнению графы 2. Учитывается количество единиц хранения, принятых на временное (депозитарное) хранение на основании договоров (соглашений) с собственниками документов, в том числе учтенных в книге временных поступлений музея.
Раздел 2. Состав и объем страхового фонда копий архивных документов.
Показывается наличие упорядоченных и надежно хранимых страховых копий особо ценных архивных документов в виде микроформ (микрофильмы и микрофиши), создаваемых с целью сохранения национального научного, культурного и исторического наследия и информационного ресурса страны в условиях военного времени и чрезвычайных ситуаций, а также на случай утраты документами их эксплуатационных свойств.
Графа 1. Количество единиц хранения, скопированных для страхового фонда.
По всем строкам показываются данные о всех единицах хранения, прошедших страховое копирование.
Графа 2. Количество единиц хранения, имеющих фонд пользования.
По всем строкам показывается количество единиц хранения, на которые создан фонд пользования (комплекс копий подлинных документов, выполненных на различных материальных носителях и предназначенный для использования взамен оригиналов), при условии, что единица хранения скопирована в полном объеме в результате целевого проведения этой работы, в том числе в процессе обязательного фотографирования уникальных предметов (в данном случае архивных документов) при подготовке документов к временному вывозу из Российской Федерации, а также в других случаях.
Графа 3. Количество кадров негатива страхового фонда.
По всем строкам показываются суммарные данные о количестве кадров негатива страхового фонда на рулонной пленке и микрофишах.
Графа 4. Количество единиц хранения страхового фонда.
В строках 201 – 204 показывается общее количество единиц хранения страхового фонда.
Единицей хранения страхового фонда документов на бумажной основе являются физически обособленные рулон негатива микрофильма или одна или несколько микрофиш, отснятых с одной единицы хранения и помещенных в один конверт.
Единица хранения страхового фонда аудиовизуальных документов идентична единицам хранения аудиовизуальных документов.
Раздел 3. Состав и объем научно-справочного аппарата к архивным документам.
3.1. Описи, каталоги, базы данных.
Графы 1, 2. Количество описей (Всего), из них в полном комплекте - учитывается количество только архивных описей (на правах научного инвентаря), составленных на архивные документы, включенные в состав основного фонда музея, библиотеки, а также на документы текущего (ведомственного) и научного архивов музея, библиотеки (в случае, если музей, библиотека не являются источниками комплектования государственного архива). В объяснительной записке оговаривается, существует ли практика утверждения архивных описей экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) органов управления архивным делом.
Полный комплект архивной описи состоит из 3-х ее экземпляров, при этом, если архивная опись включает несколько томов, имеющих разное количество экземпляров, то ее экземплярность учитывается по наименьшему количеству экземпляров отдельного тома.
Графы 3 – 6. Количество закаталогизированных фондов, единиц хранения, составленных карточек - заполнение не обязательно.
Графа 7. Создано баз данных о количестве и содержании документов – учитываются базы данных (БД), созданные только на архивные документы, а также на архивные документы и музейные и библиотечные фонды.
БД одного наименования учитываются один раз, при этом БД о составе и содержании документов нескольких видов (личного происхождения, НТД, кино и т.д.) показывается в строке, соответствующей преобладающей в ней составу информации.
3.2. Справочно-информационные издания.
Заполняется только строка 315 "Путеводители, краткие справочники по фондам", в которой показывается количество изданий, раскрывающих состав и содержание архивных документов как отдельно, так и совместно с составом музейных и библиотечных фондов. Количество и названия изданий, осуществленных совместно с архивными учреждениями, указываются в объяснительной записке. Буклеты музеев, библиотек в их число не включаются.
Раздел 4. Состав и объем научно-справочной библиотеки – не заполняется.
Раздел 5. Условия хранения документов.
Допускается информация описательного характера в составе объяснительной записки.
В строках 501 – 503 "Количество зданий (помещений)" учитывается количество отдельно стоящих зданий (помещений) музеев, библиотек, при этом в строке 502 учитываются только здания, построенные специально для музеев, библиотек по типовым или индивидуальным проектам. В объяснительной записке указывается наличие изолированных хранилищ архивных документов.
В строках 504 – 507 показывается протяженность стеллажных полок, предназначенных для размещения архивных документов. При совместном размещении архивных документов, музейных, библиотечных фондов строки не заполняются, а в объяснительной записке даются соответствующие пояснения.
Строка 508 – заполнение не обязательно.
Строки 509 – 510 - в суммарном паспорте музеев, библиотек субъекта Российской Федерации показатель определяется как отношение количества музеев, библиотек, оснащенных соответствующей сигнализацией, к общему числу музеев и библиотек, хранящих документы Архивного фонда Российской Федерации, выраженное в процентах.
Строка 511 – учитывается количество единиц хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, обеспеченных первичными средствами хранения (архивными коробками, папками). Документы, упакованные в бумагу или конверты, не показываются.
от 14 марта 2000 года N 167
ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ
от 14 марта 2000 года N 13
_______________________________________________________________________________
Документ не нуждается в госрегистрации Министерством юстиции Российской Федерации -
Письмо Минюста РФ от 02.08.2000 N 6427-ЭР.
______________________________________________________________________________
В соответствии с Регламентом, руководствуясь совместным письмом Минкультуры России и Росархива (от 21.10.97 N 01-0186/16-25 и от 11.10.97 N 3/733-Е), большинство федеральных музеев и библиотек, а также музеев и библиотек субъектов Российской Федерации представили в органы управления архивным делом сведения о суммарном объеме и составе хранящихся в них документов Архивного фонда Российской Федерации по состоянию на 1 января 1998 года по форме паспорта, определенной Регламентом. В 2000 году предстоит проведение очередной паспортизации хранилищ документов Архивного фонда Российской Федерации по состоянию на 1 января 2001 года.
В целях совершенствования государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в музеях и библиотеках, и реализации положений Регламента
2. Органам управления культуры субъектов Российской Федерации, директорам федеральных музеев и библиотек довести настоящую Инструкцию до сведения всех музеев и библиотек, находящихся на территории субъектов Российской Федерации, соответствующих отделов федеральных музеев и библиотек и обеспечить изучение ее положений.
3. Рекомендовать органам управления архивным делом субъектов Российской Федерации совместно с органами управления культуры субъектов Российской Федерации провести во II полугодии т.г. рабочие семинары специалистов государственных музеев, библиотек по методике заполнения паспорта государственного музея, библиотеки (в части документов Архивного фонда Российской Федерации).
4. Отделу обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов Росархива (Шабанова Т.Е.) совместно с Департаментом культурного наследия Минкультуры России (Виноградов В.А.) организовать в октябре т.г. соответствующий рабочий семинар для специалистов федеральных музеев и библиотек.
5. Контроль за выполнением настоящего Приказа возложить на заместителя руководителя Федеральной архивной службы России Тарасова В.П. и первого заместителя министра культуры Российской Федерации Дементьеву Н.Л.
Министр
культуры Российской Федерации
М.Е.Швыдкой
Руководитель
Федеральной архивной службы России
В.П.Козлов
Приложение
к приказу Минкультуры России и Росархива
от 14 марта 2000 года N 167/13
ИНСТРУКЦИЯ
по заполнению паспорта государственного музея, библиотеки
(в части документов архивного фонда Российской Федерации)
Инструкция разработана в дополнение к Инструкции о порядке заполнения паспорта архива, утвержденной Приказом Росархива от 17.11.97 N 61, учитывает специфику организации хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и их учета в государственных музеях и библиотеках системы Минкультуры России.
Положения Инструкции основываются на действующих в системе Минкультуры России документах:
"Инструкция по учету и хранению музейных ценностей, находящихся в государственных музеях СССР" (М., 1985);
"Правила работы музеев по учету и организации хранения письменных документов Государственного архивного фонда СССР" (утверждены Минкультуры СССР, согласованы с Главархивом СССР) (М., 1990);
"Правила учета документов ГАФ СССР, постоянно хранящихся в фондах библиотек, системы Министерства культуры СССР" (утверждены Минкультуры СССР и Главархивом СССР) (М., 1991).
Общие положения
1. Паспорт составляется каждым государственным музеем, библиотекой (далее - музей, библиотека), осуществляющим(ей) в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах (ст.17) постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, независимо от того, является ли музей или библиотека источником комплектования государственного архива.
2. Паспорт (Приложение 1) составляется ежегодно, отражает состав, состояние, объем и условия хранения документов Архивного фонда Российской Федерации по состоянию на 01.01. наступающего года и хранится постоянно.
3. Паспорт составляется на основе данных первичного учета (акты приема-передачи, книги поступлений основного фонда), а также данных основных учетных документов, которые ведутся в музее и библиотеке для учета документов Архивного фонда Российской Федерации:
- книги учета поступлений документов;
- архивных описей (на правах научного инвентаря).
4. Паспорт представляется федеральными государственными музеями и библиотеками в Федеральную архивную службу России 1 раз в 3 года (на 1 января 2001 года, на 1 января 2004 года и т.д.) к 20 января года, следующего за отчетным.
Государственные музеи и библиотеки субъектов Российской Федерации представляют паспорта в соответствующий орган управления архивным делом субъекта Российской Федерации в сроки, установленные этим органом, но не реже, чем один раз в 3 года (на 1 января 2001 года, на 1 января 2004 года и т.д.).
5. Музеи и библиотеки, являющиеся источниками комплектования государственных архивов, в паспорт включают данные только о документах основного фонда музея, библиотеки. Документы текущего (ведомственного) и научного архивов музея, библиотеки в данном паспорте не учитываются.
Учету в паспорте подлежат включенные в состав основного фонда музея, библиотеки письменные документы на бумажных носителях (в том числе рукописи, рукописные книги, письма, автографы, дневники, нотные и текстовые записи фольклора и музыки), а также фотодокументы (негативы, позитивы, фотоальбомы и др.), кинодокументы, нетиражированные фонодокументы (речевые и музыкальные) и др.
В комплексе с вышеперечисленными документами учитываются логически взаимосвязанные с ними печатные издания с автографами и пометками, а также карты, планы, чертежи, плакаты, афиши, марки, открытки, листовки, вырезки из газет и журналов и др.
6. Музеи и библиотеки, не являющиеся источниками комплектования государственных архивов, наряду со сведениями о документах основного фонда, в паспорт включают сведения также и о документах текущего (ведомственного) и научного архивов музея, библиотеки, отражающие историю и деятельность музея библиотеки и отнесенный в установленном порядке к составу Архивного фонда Российской Федерации.
7. Часть показателей паспорта может заполняться в автоматизированном режиме как выходная форма (отчет) БД "Архивный фонд" (разделы 1 (все графы), 2 (графы 1, 2, 3, 4), 5 (графа 1, строка 511)). Способ получения электронной версии части показателей паспорта определен Инструкцией пользователя программного комплекса "Архивный фонд" (письмо Росархива от 21.03.97 N 3/226-К ""О внедрении программного комплекса "Архивный фонд"").
8. К паспорту в соответствии с его разделами составляется объяснительная записка, в которой наряду с позициями, специально отмеченными в настоящей Инструкции, фиксируются специфические для конкретного музея, библиотеки особенности динамики объемных показателей по сравнению с ранее составленным паспортом.
9. Объемные показатели даются в указанных в форме паспорта единицах измерения. Исправления, вклейки не допускаются.
Состав показателей паспорта
Раздел I
Состав и объем архивных документов
Графа 1. Количество фондов
Показывается количество архивных фондов, архивных коллекций и собраний, включая собрания рукописных книг (далее - архивный фонд).
Примечание. Архивный фонд - совокупность архивных документов, имеющая историческую, научную, художественную или иную культурную ценность, принятая на государственное хранение, либо сформированная в музее, библиотеке.
В музеях, библиотеках, которые в соответствии со ст.18 Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах не принимают на хранение подлинные документы государственных организаций, к архивным фондам относятся фонды личного происхождения, которые подразделяются на личные (персональные), семейные и родовые, общественных, иных негосударственных организаций, а также фонды непосредственно музея, библиотеки (документы текущего (ведомственного) и научного архивов музея, библиотеки, отражающие их историю и деятельность и отнесенные в установленном порядке к составу Архивного фонда Российской Федерации).
Архивная коллекция - совокупность документов, являющаяся результатом деятельности коллекционера, поступившая в музей, библиотеку, либо сформированная в музее, библиотеке.
Архивное собрание - совокупность отдельных документов, объединенных непосредственно музеем или библиотекой по одному или нескольким признакам (тематическому, видовому, объектному, хронологическому и т.д.).
Собрание рукописных книг - совокупность рукописных книг, собранных коллекционером, музеем, библиотекой.
Если в музее фондирование документов, т.е. их классификация по архивным фондам, коллекциям и т.д. не проводилась, то к архивному фонду приравнивается каждая группа архивных документов (единиц хранения - музейных предметов), учтенная в отдельной инвентарной книге (научном инвентаре музея), составление которых осуществляется в соответствии с классификацией основного фонда музея.
Музеи и библиотеки, хранящие небольшие объемы архивных документов основного фонда, распределение которых по архивным фондам или коллекциям произвести невозможно, могут учитывать их как один архивный фонд.
Каждый архивный фонд, независимо от того, состоит ли он из документов одного или нескольких видов, указывается в паспорте только один раз. Принадлежность фонда к виду фонда определяется по составу включенных в него документов. Указанное правило распространяется на инвентарные книги.
В строке 101 "Количество фондов документов на бумажной основе" указывается сумма показателей граф 102-104.
В строке 102 "Количество фондов управленческой документации" указывается количество архивных фондов, основу которых составляют управленческая документация музея, библиотеки (документы по основной деятельности), фонды общественных и иных негосударственных организаций, архивные коллекции и собрания, которые по преобладающему в них составу документов не могут быть указаны в строках 104, 106-110 (НТД, аудиовизуальная, машиночитаемая документация).
При отсутствии фондирования такие документы в основном фонде музея, как правило, учитываются в инвентарной книге письменных источников.
Архивный фонд непосредственно музея, библиотеки (документы текущего (ведомственного) и научного архивов) указывается в строке 102 только в случае, если музей или библиотека не являются источником комплектования государственного архива.
В строке 103 "Количество фондов документов личного происхождения" указывается количество архивных фондов физических лиц (личных родовых, семейных) и архивных коллекций из документов личного происхождения (исключительно письменных или в совокупности с графическими, кинофотофонодокументами, печатными изданиями с автографами, пометами и др.).
В строке 104 "Количество фондов НТД" указывается количество архивных фондов, состоящих исключительно или преимущественно из картографической документации, а также из научных и технических документов, фиксирующих процесс и результаты научных исследований, технических разработок.
Строка 105 "Количество фондов документов по личному составу" не заполняется
В строках 106-110 "Количество фондов кино-, фото-, фоно-, видеофонограмм, МЧД (машиночитаемых документов)" указывается количество соответствующих архивных фондов, состоящих исключительно или преимущественно из аудиовизуальных или машиночитаемых документов.
При отсутствии фондирования такие документы (кроме МЧД) учитываются, как правило, в инвентарной книге изобразительных источников.
В строке 111 "Количество фондов микроформ на правах подлинников документов" указывается количество архивных фондов, состоящих исключительно из микрофильмов и (или) микрофиш, отснятых с архивных документов, подлинники которых находятся, как правило, в собственности иностранных государств или физических лиц.
В строке 112 "Итого" показывается сумма строк 101,106-111.
Графа 2. Количество ед.хр. (Всего)
В указанной графе показываются все находящиеся на хранении архивные документы, включенные в состав основного фонда музея, библиотеки.
Документы текущего (ведомственного) и научного архивов, отражающие историю и деятельность музея, библиотеки и отнесенные в установленном порядке к составу Архивного фонда Российской Федерации, учитываются в указанной графе только в случае, если музей или библиотека не являются источником комплектования государственного архива.
Примечание. Единицы хранения документов Архивного фонда Российской федерации - физически обособленные документ или совокупность документов, имеющие самостоятельное значение.
Музейный предмет и документ библиотечного фонда соответствуют единице хранения документов Архивного фонда Российской Федерации.
Строки 102-111 заполняются в соответствии с подходами, определенными при дифференциации архивных фондов по составу включенных в них документов.
Печатные издания, внесенные в инвентарные книги письменных предметов, за исключением находящихся в фондах личного происхождения, к составу Архивного фонда Российской Федерации не относятся и в паспорте не учитываются
В строке 101 "Количество ед. хр. на бумажной основе. (Всего)" указывается сумма строк 102-105.
В строки 102 "Количество ед.хр. управленческой документации" указывается суммарное количество ед.хр., внесенных в архивные описи, инвентарные книги и неописанных Учитываются документы общественных и иных негосударственных организаций, рукописные книги, а также все другие архивные документы на бумажной основе, которые по своему происхождению и/или содержанию не могут быть отнесены к документам личного происхождения и научно-технической документации.
Паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию (далее-«Паспорт…»), является документом централизованного государственного учета и установлен Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Пермского края.
1. Общие положения
1.1. «Паспорт…» составляется каждой организацией — источником комплектования
государственного архива ежегодно в двух экземплярах, отра¬жает информацию об организации хранения и сведения о документах постоянного хранения и по личному составу по состоянию на 01.12 отчетного года.
1.2. Один экземпляр «Паспорта…» представляется в государственный архив, второй хранится в деле фонда организации.
1.3. К «Паспорту…», в соответствии с его разделами, составляется объяснительная
записка, в которой отражаются изменения в организации хранения и объемных показателях по сравнению с ранее составленным паспортом.
1.4. Объемные показатели даются в указанных в форме «Паспорта…» единицах измерения. Исправления не допускаются.
2. Состав показателей паспорта
Раздел 1. Общие сведения
Графа 1 — «Количество фондов»
Указываются все фонды, если фондирование документов, находящихся на хранении в архиве организации, проведено раздельно. В архиве кроме основного фонда, образовавшего в результате деятельности настоящей организации, могут храниться фонды организаций — предшественников и ликвидированных организаций. Каждый фонд, независимо от того, состоит ли он из документов одного или нескольких видов (управленческая или документы по личному составу) учитывает¬ся в паспорте только один раз.
Графа 2 — «Площадь архивохранилища» (кв. м)
Указывается площадь отдельного помещения в кв. м. В случае его отсутствия, ставится прочерк.
Графа 3 — «Загруженность архивохранилища (%).
Графа заполняется при наличии архивохранилища. Прежде чем выявить его загруженность, требуется определить вместимость. Вместимость архивохранилищ определяется по следующей формуле: 1000 ед. хр. Х на площадь архивохранилища / 2,5 кв. м
(1000 ед. хр. умножить на площадь архивохранилища и разделить на 2,5 кв. м)
После выявления вместимости загруженность определяется по следующей формуле: Количество ед. хр. Х 100% / вместимость
(Количество находящихся на хранении ед. хр. умножить на 100% и разделить на вместимость)
Раздел 2. Сведения о документах
Графа 1 «Всего» строки 201
В ней указывается количество ед. хр. документов постоянного хранения, подготовленных к передаче на государственное хранение в государственный архив, внесенных и не внесенных в описи.
Графа 1 «Всего» строки 202
В ней указывается количество ед. хр. документов по личному составу, находящихся на хранении в архиве организации, внесенных и не внесенных в описи.
Графа 2 «Начальная (крайняя) дата» строки 201 «Постоянного хранения» и строки 202 «По личному составу»
В этих графах указываются самые ранние годы, тех документов, которые хранятся в архиве организации.
Графа 3 «Конечная (крайняя) дата» строки 201 «Постоянного хранения» и строки 202 «По личному составу»
В данных графах указываются самые поздние годы, тех документов, которые хранятся в архиве организации.
Графа 4 строки 201
В этой графе указываются все находящиеся на хранении в архиве организации документы постоянного хранения в ед. хр., как подготовленные к передаче на постоянное хранение в государственный архив (но на 01.12 еще не переданные) внесенные в описи и утвержденные ЭПМК Агентства по делам архивов Пермского края (далее — ЭПМК).
При описании в срок (через 2 года после завершения дел в делопроизводстве) их количество соответствует сумме итоговых записей в описях дел:
- постоянного хранения, документы по которым временно хранятся в архиве
организации; - постоянного хранения, документы по которым передаются на государственное хранение в архив, но на 01.12 еще не переданных.
Графа 4 строки 202
В ней показываются документы по личному составу, находящиеся на хранении в архиве организации, внесенные в описи и согласованные ЭПМК.
При описании в срок (через 2 года после завершения дел в делопроизводстве) их количество соответствует сумме итоговых записей в описях дел по личному составу.
Графа 5 «Начальная (крайняя) дата» строки 201 «Постоянного хранения» и строки 202 «По личному составу»
В этих графах указываются самые ранние годы, за которые документы этих видов хранятся в архиве организации и внесены в описи, утвержденные и согласованные ЭПМК.
Графа б «Конечная (крайняя) дата» строки 201 «Постоянного хранения» и строки 202 «По личному составу»
В указанных графах указываются самые поздние годы, за которые документы этих видов внесены в описи, утвержденные и согласованные ЭПМК.
Графа 7 «Хранятся сверх установленного срока»(для строки 201 «Постоянного хранения).
В этой графе указывается количество ед. хр., находящиеся на хранении в архиве организации после истечения предельного срока временного хранения архивных документов в нём. Для архивных документов органов местного самоуправления, учреждений, организаций, предприятий городского и районного подчинения, предприятий сельского хозяйства предельный срок хранения 5 лет, государственных краевые учреждений — 10 лет, государственных учреждений, территориальных отделов, управлений федеральных органов исполнительной власти -15 лет. Срок хранения документов постоянного хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания документов в делопроизводстве.
Графа 8 «Образуется в год дел»
В графе указывается среднее количество дел постоянного срока хранения и по личному составу (отдельно), которое образуется в делопроизводстве организаций за последние 5 лет.
Строка 301 «Количество штатных работников».
В графе указывается работник организации, если он занимает по штатному расписанию должность заведующего архивом организации.
Автор статьи
Читайте также: