Факт уничтожения документов содержащих сведения составляющие государственную тайну оформляется чем
Обновлено: 23.04.2024
ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
от 26 ноября 2021 года N 2052
В соответствии со статьей 3_1 Федерального закона "Об обороне" Правительство Российской Федерации
2. Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.
Председатель Правительства
Российской Федерации
М.Мишустин
УТВЕРЖДЕНЫ
постановлением Правительства
Российской Федерации
от 26 ноября 2021 года N 2052
Правила обращения со сведениями, составляющими служебную тайну в области обороны
1. Настоящие Правила устанавливают порядок обращения с документами и другими материальными носителями информации (далее - документы), содержащими сведения, составляющие служебную тайну в области обороны, в органах государственной власти Российской Федерации, органах государственной власти субъектов Российской Федерации, органах местного самоуправления и организациях, участвующих в организации и выполнении мероприятий в области обороны (далее - организации).
Настоящие Правила не распространяются на обращение с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
2. На документах, содержащих сведения, составляющие служебную тайну в области обороны, проставляется пометка "Для служебного пользования" со ссылкой на пункт перечня сведений, подлежащих отнесению к служебной тайне в области обороны (далее - перечень), соответствующего органа, уполномоченного на издание перечня, используемого в организации.
Относимость сведений, содержащихся в документе, к сведениям, составляющим служебную тайну в области обороны, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ в соответствии с перечнем.
Указанная пометка, номер экземпляра и пункт перечня проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, а также на первой странице сопроводительного письма к указанному документу.
3. Руководитель федерального органа исполнительной власти и федерального государственного органа, в которых федеральным законом предусмотрена военная служба, при наличии информации, подлежащей отнесению к сведениям, составляющим служебную тайну в области обороны, в пределах своей компетенции определяет:
перечень должностных лиц, осуществляющих подготовку предложений в перечень сведений, подлежащих отнесению к служебной тайне в области обороны;
порядок передачи служебной тайны в области обороны другим органам государственной власти Российской Федерации, органам государственной власти субъектов Российской Федерации, органам местного самоуправления и организациям;
порядок снятия пометки "Для служебного пользования" с документов, содержащих сведения, составляющие служебную тайну в области обороны;
порядок передачи служебной тайны в области обороны иностранным государствам и международным организациям;
порядок организации защиты служебной тайны в области обороны;
порядок проведения экспертизы материалов (сведений) на предмет наличия (отсутствия) в них сведений, составляющих служебную тайну в области обороны.
4. Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к служебной тайне в области обороны, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения.
5. Служебная тайна в области обороны является информацией ограниченного доступа и не подлежит разглашению.
Лица получают доступ к информации, содержащей сведения, составляющие служебную тайну в области обороны, в связи с исполнением служебных или профессиональных обязанностей.
Лица, получившие доступ к информации, содержащей сведения, составляющие служебную тайну в области обороны, обязаны соблюдать конфиденциальность такой информации и не раскрывать третьим лицам данные сведения без санкции соответствующего должностного лица организации, предоставившей данные сведения.
6. Лица, допустившие разглашение сведений, составляющих служебную тайну в области обороны, несут предусмотренную законодательством Российской Федерации ответственность.
7. В случае ликвидации организации решение о дальнейшем использовании документов, содержащих сведения, составляющие служебную тайну в области обороны, принимает ликвидационная комиссия, правопреемник организации или орган, уполномоченный на издание перечня, к компетенции которого относятся соответствующие документы.
8. Прием и учет (регистрация) документов, содержащих сведения, составляющие служебную тайну в области обороны, осуществляются, как правило, структурными подразделениями, которым поручен прием и учет несекретной документации.
9. Документы, содержащие сведения, составляющие служебную тайну в области обороны:
печатаются в структурных подразделениях, которым поручен прием и учет несекретной документации или в подразделениях, уполномоченных соответствующим руководителем. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа указывается количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя, фамилия лица, распечатавшего документ, дата печатания документа, носитель информации, с которого печатался документ. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим работником с отражением факта уничтожения в учетных формах;
учитываются в книгах и журналах учета документов с пометкой "Для служебного пользования", как правило, отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. К регистрационному индексу документа, содержащего служебную тайну в области обороны, добавляется пометка "ДСП";
передаются работникам подразделений под расписку;
пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями;
размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения соответствующего руководителя организации или уполномоченного им лица. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно;
хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах).
10. При необходимости направления документов, содержащих сведения, составляющие служебную тайну в области обороны, в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается руководителем структурного подразделения организации, готовившего документ, или уполномоченным им лицом.
11. Исполненные документы, содержащие служебную тайну в области обороны, группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка "Для служебного пользования".
12. Отбор и уничтожение документов, содержащих служебную тайну в области обороны, утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производятся по акту комиссией в составе не менее трех лиц, в том числе работника, ответственного за их учет.
В акте в обязательном порядке указывается состав комиссии по уничтожению документов, содержащих служебную тайну в области обороны, наименования и их учетные номера, количество и номера экземпляров, общее количество листов документов.
Акт составляется в одном экземпляре, последний лист подписывается всеми членами комиссии, а остальные листы заверяются подписью председателя комиссии. Акт уничтожения утверждается лицом, назначившим комиссию.
13. Передача документов и дел, содержащих сведения, составляющие служебную тайну в области обороны, от одного работника другому осуществляется с разрешения руководителя организации или уполномоченного им лица.
14. При смене работника, ответственного за учет документов, содержащих сведения, составляющие служебную тайну в области обороны, составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом.
В акте в обязательном порядке указываются наименования и номера передаваемых дел, книг и журналов учета документов, содержащих служебную тайну в области обороны, с указанием количества томов и листов в них.
15. Проверка наличия документов и дел, содержащих сведения, составляющие служебную тайну в области обороны, проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом руководителя организации или уполномоченного им лица.
В библиотеках и архивах, где сосредоточено большое количество документов и дел, содержащих сведения, составляющие служебную тайну в области обороны, проверка наличия может проводиться не реже одного раза в пять лет.
Результаты проверки оформляются актом.
16. При необходимости передачи информации, содержащей сведения, составляющие служебную тайну в области обороны, в электронном виде (в виде файлов), сформированной на машинных носителях информации, передача осуществляется по журналу учета передачи файлов на машинные носители информации, ведущемуся по форме: номер по порядку, учетный номер документа или информации (при наличии), наименование (краткое содержание) документа (информации), название, объем и формат файла, фамилия, дата и подпись лица, разрешившего передачу, учетный номер машинного носителя информации, с которого она скопирована, фамилия, дата и подпись лица, передавшего ее, учетный номер машинного носителя информации, на который информация скопирована, фамилия, дата и подпись лица, получившего информацию.
Передача информации, содержащей сведения, составляющие служебную тайну в области обороны, на машинных носителях информации осуществляется между подразделениями организации по журналу учета передачи файлов на машинные носители информации, который ведется в структурных подразделениях, которым поручен прием и учет несекретной документации, либо иной определенной в организации форме учетной документации.
Передача информации, содержащей сведения, составляющие служебную тайну в области обороны, на машинных носителях информации между организациями осуществляется по сопроводительным документам, в которых указываются необходимые учетные данные передаваемых машинных носителей информации и информации на них и при необходимости условия и ограничения по использованию этой информации.
Передача информации, содержащей сведения, составляющие служебную тайну в области обороны, с использованием информационных систем осуществляется при условии выполнения требований нормативных правовых актов Российской Федерации в области защиты информации.
17. О фактах утраты документов и дел, содержащих сведения, составляющие служебную тайну в области обороны, либо разглашения такой информации ставится в известность руководитель организации или уполномоченное им лицо и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются руководителю организации, назначившему комиссию.
На утраченные документы и дела, содержащие сведения, составляющие служебную тайну в области обороны, составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.
18. При снятии пометки "Для служебного пользования" на документах и делах, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы направлялись.
А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса.
ВОПРОС
Бухгалтерия нашей организации уничтожает свои дела по договору с другой организацией. Составили приказ и реестр уничтожаемых дел, все передали на уничтожение. Кто должен составлять и утверждать акт об уничтожении документов?
ОТВЕТ
В разделе 7 Методических рекомендаций к Правилам 2015[1] сказано, что акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения на дела всей организации составляется, как правило, работником службы делопроизводства на основе предложений структурных подразделений. В вопросе речь идет об уничтожении документов структурным подразделением (бухгалтерии), что допустимо.
Процесс выделения документов с истекшими сроками хранения к уничтожению изображен на Схеме 33 Приложения № 4 к Методическим рекомендациям к Правилам 2015. Необходимо помнить, что уничтожать документы до проведения экспертизы ценности в соответствии с пп. 4.6–4.13 Правил 2015[2] нельзя!
Извлечение
из Методических рекомендаций к Правилам 2015
Графические описания процессов хранения, комплектования, учета и использования документов в архиве организации
Что в вопросе подразумевается под составленным реестром – не совсем понятно. В разделе 7 Методических рекомендаций по применению Правил 2015 установлено, что именно включает подготовка акта о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (Алгоритм).
Предложения к акту о выделении к уничтожению документов – это рабочий документ, для составления которого может быть использована форма акта о выделении к уничтожению архивных документов с истекшими сроками хранения (см. Приложение № 21 к Правилам 2015). В нем дополнительно указывают наименование структурного подразделения. Возможно, под реестром уничтожаемых дел автор вопроса имел в виду именно предложения к акту о выделении документов к уничтожению.
Акт о выделении к уничтожению архивных документов с истекшими сроками хранения составляет служба делопроизводства с учетом следующих положений:
1. При составлении акта указывают название и выходные данные перечня документов с указанием сроков хранения на основании, которого документы выделяются к уничтожению.
2. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывают перед группой заголовков дел этого подразделения (графа 2 акта).
3. Заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносят в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе (графа 2 акта) с указанием общего количества дел данной группы (графа 6 акта).
Акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, составляемый в делопроизводстве, имеет ряд особенностей:
1. Не содержит в заголовке формулировки «архивных документов», поскольку уничтожаются дела, не подлежащие хранению в архиве.
2. Не содержит номер фонда.
3. Графу 4 «№ описи» и графу 5 «№ ед. хр. по описи» акта не заполняют, но в примечаниях целесообразно указать индекс (индексы) дела (дел) по номенклатуре дел.
4. После заполнения табличной формы в акте оформляют итоговую запись: цифрами и прописью указывают общее количество единиц хранения, выделенных к уничтожению за определенный период.
Если уничтожение дел осуществляется «по договору с организацией», то следует изучить, что включено в обязанности сторон. Но мы рекомендуем не делегировать сторонним организациям такой вид работ, как составление акта о выделении документов к уничтожению, а делать это силами организации, чьи документы уничтожаются. У такой рекомендации есть несколько аргументов. Во-первых, если изучить форму акта, станет ясно, что это внутренний документ, проходящий процедуры составления, согласования и утверждения внутри самой организации. Во-вторых, акт о выделении документов к уничтожению – это документ, подтверждающий и объясняющий «законное отсутствие» документов в случае проверки и ревизии, поэтому есть смысл самой организации позаботиться о правильном составлении такого документа (Пример).
Физически уничтожать документы можно только после того, как руководитель организации утвердит годовые разделы описей дел, документов и акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.
Дела на бумажном носителе передают на уничтожение в соответствующие организации в соответствии с документом, подтверждающим факт передачи документов (например, в соответствии с приемо-сдаточной накладной). Указанный документ (например, накладная) и протокол заседания экспертной комиссии, на котором рассмотрен и согласован акт, присоединяются к акту о выделении документов к уничтожению и хранятся вместе с ним.
[1] Здесь и далее – Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях.
[2] Здесь и далее – Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).
КУДА «УХОДЯТ» ДОКУМЕНТЫ ПОСЛЕ ЗАКРЫТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННОГО ГОДА?
С началом нового года все государственные учреждения, предприятия, организации крупного, среднего и малого бизнеса и, соответственно, индивидуальные предприниматели закрывают старый и открывают новый делопроизводственный год.
На стыке двух годов нужно сделать следующее:
• закрыть завершенные делопроизводством дела за 2017 год;
• утвердить новую номенклатуру дел (или продлить, если нет изменений, номенклатуру за 2017 год);
• завести новые папки-регистраторы (типа «корона») для документов. Корешки папок следует оформить в соответствии с заголовками, указанными в номенклатуре дел. Это необходимо для четкой систематизации новых документов, их хранения и оперативного использования в текущем, 2018 году;
• завести новые журналы регистрации входящей/исходящей корреспонденции, приказов, счетов-фактур, договоров и т.д. и обновить нумерацию.
И, разумеется, обеспечить сохранность документов, закрытых делопроизводством.
Отсюда возникает вопрос: куда «уходят» папки с документами после закрытия делопроизводственного года?
• Если организация не создала архив, она все равно обязана обеспечить хранение и сохранность документов до истечения сроков их хранения. Поэтому дела, закрытые в делопроизводстве, остаются на хранении в структурных подразделениях.
• Если в организации создан архив, то туда передаются дела постоянного срока хранения, по личному составу и временного (свыше 10 лет) срока хранения. Обычно дела в архив передаются не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Документы со сроком хранения менее 10 лет хранятся в структурных подразделениях.
• Документы с истекшими сроками хранения выделяются к уничтожению. Структурные подразделения организации, архив организации, частные предприниматели проводят экспертизу ценности документов с целью уточнения сроков хранения документов. Документы постоянного срока хранения и по личному составу, а также документы, сроки хранения которых не истекли, продолжают храниться в организации. На документы с истекшими сроками хранения составляется акт о выделении к уничтожению документов.
ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА УНИЧТОЖЕНИЕ «НЕ ТОГО» ДОКУМЕНТА
До 300 000 рублей! Именно такой штраф уплатит юридическое лицо, если по запросу любого контролирующего органа не сможет предъявить запрашиваемый документ по причине его утери или уничтожения (ст. 13.25 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях).
Поэтому нужно точно знать, какие документы и когда можно уничтожать. Просто так опустить документы в шредер или сжечь в железной бочке нельзя.
Уничтожение документов – процедура, требующая серьезного отношения. И в первую очередь создания комиссии, которая проведет экспертизу ценности документов, выделенных на уничтожение.
КАК РАБОТАЕТ ЭК И КАКИМИ НПА РУКОВОДСТВУЕТСЯ?
В крупных организациях в состав экспертной комиссии (ЭК), как правило, включают нечетное количество работников – от трех до семи человек (это связано с голосованием на заседаниях).
Желательно, чтобы в состав комиссии вошли специалисты всех основных структурных подразделений: архива организации, службы ДОУ, отдела кадров, бухгалтерии, юридической службы, цехов (если таковые имеются).
Если организация является источником комплектования государственного, муниципального архива, в состав ЭК необходимо включить представителя (куратора) государственного, муниципального или ведомственного архива.
В небольшой организации и состав комиссии будет невелик. Как вариант – делопроизводитель (секретарь), главный бухгалтер, кадровик и, возможно, юрист. В отсутствие архива и архивиста, как правило, делопроизводитель готовит и отбирает документы к уничтожению, согласовывая все вопросы с бухгалтером, кадровиком и юристом. Он же является секретарем ЭК, который оформляет протоколы заседаний ЭК и составляет акт на уничтожение документов.
Индивидуальный предприниматель отбирает документы на уничтожение, составляет акт и подписывает его самостоятельно.
Выполнить такую работу также может организация, которая специализируется на архивной обработке документов.
При отборе документов на уничтожение ЭК руководствуется следующими нормативными правовыми актами (НПА) и другими документами:
• Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 18.06.2017, далее – Федеральный закон № 125-ФЗ);
• Федеральным законом от 02.03.2016 № 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”» (принят Государственной Думой 17.02.2016, одобрен Советом Федерации 26.02.2016);
• Решением Верховного суда Российской Федерации от 04.02.2015 № АКПИ14-1405;
• Федеральным законом от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»[1] (ст. 50 «Хранение документов общества и предоставление обществом информации»);
• Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (в ред. от 16.02.2016, далее – Перечень 2010);
• Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 31.07.2007 (в ред. от 28.04.2011, далее – Перечень НТД);
• Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утверждено постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс);
• Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила 2015);
• Ведомственными и отраслевыми перечнями документов министерств, комитетов и подведомственных им учреждений, предприятий и организаций с указанием сроков хранения.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ
Уничтожать документы до проведения экспертизы ценности запрещается[2].
[1] В ред. от 31.12.2017.
[2] Пункт 4.5 Правил 2015.
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 2, 2018.
В работе каждой организации рано или поздно наступает момент, когда необходимо избавиться от старых документов и освободить место для новых. Но понятия «старые документы» в архивном деле нет. Есть только документы, у которых истек срок хранения. От них можно избавиться, но не сразу и не от всех. Сначала придется пересмотреть документы и выделить те, которые можно безбоязненно уничтожить.
Как бы ни было велико искушение вывезти все «старые» документы куда угодно с глаз долой, делать этого ни в коем случае нельзя – ответственность за нарушение требований законодательства о хранении документов никто не отменял. В соответствии со ст. 13.25 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее – КоАП РФ) штраф для юридического лица может составить от 200 до 300 тысяч рублей. На практике ответственность для организации может наступить, если она не предоставит какой-либо документ по запросу контролирующего органа, сославшись на то, что он потерян или уничтожен. Именно поэтому бездумно уничтожать документы рискованно.
Какие документы можно уничтожить?
Руководствуясь этим правилом, можно составить список документов разного «возраста», которые подлежат уничтожению в 2017 году:
Год завершения в делопроизводстве
Срок хранения
Сразу выделить документы на уничтожение невозможно. Сначала необходимо провести экспертизу ценности. При этом срок хранения станет определяющим, но не единственным критерием отбора. Документ с истекшим сроком хранения может пригодиться в дальнейшей работе. Не исключено, что он может представлять научную, даже историческую ценность. Установить это, а значит, и продлить срок хранения, может только экспертиза ценности (ЭЦ), которую проводит экспертная комиссия (ЭК).
Экспертная комиссия: состав и функции
ЭК появляется в организации сразу после того, как руководство принимает решение создать архив. Секретарем ЭК всегда является архивариус, а председателем – либо топ-менеджер, которому подчиняются делопроизводители (например, административный директор), или, как в нашем примере, директор по общим вопросам. Если такового не обнаружится – сам генеральный директор, который подписывает приказ о создании комиссии (Пример 1 ). Этим же приказом можно утвердить положение о новом коллегиальном органе и запросить план его работы. Если дата создания ЭК в приказе не указана, считается, что комиссия работает с даты подписания приказа.
1 Не приводится.
ЭК является коллегиальным совещательным органом при генеральном директоре организации. «Коллегиальный» означает, что в комиссию входят несколько должностных лиц из числа работников организации, «совещательный» – должностные лица не принимают решение, а лишь рекомендуют генеральному директору совершить ту или иную операцию над документами и согласуют ее.
Делопроизводитель или архивариус хорошо знают документы управления, но в архиве организации есть еще огромный пласт документов кадрового делопроизводства, бухгалтерской и налоговой отчетности, документов, сопровождающих профильную деятельность организации. Поскольку это самостоятельные системы документации, оценить их могут только специалисты. Для этого и создается экспертная комиссия – собрание компетентных (каждый в своей области) должностных лиц.
Основная функция ЭК в организации, которая не является источником комплектования государственного (муниципального) архива, – организовать ежегодный отбор дел для хранения и уничтожения.
В организациях, которые являются источниками комплектования государственного архива, функционал ЭК шире: комиссия активно взаимодействует с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения, представляет им на согласование проекты номенклатур дел, архивные описи, вносит предложения по изменению сроков хранения документов.
Независимо от сферы деятельности компании, в ЭК необходимо включить:
• начальника отдела кадров;
• начальника юридического отдела;
• должностное лицо по профилю деятельности компании (начальника производства, начальника строительства, главного технолога и т.д.), задача которого – оценить документы по основной деятельности организации.
Каждое заседание ЭК оформляется протоколом (Пример 2).
Если экспертиза ценности проводится впервые
Первая экспертиза ценности – мероприятие всегда масштабное. Необходимо просмотреть все документы, которые скопились за годы существования организации. Экспертная комиссия при этом должна действовать последовательно.
■ Шаг 1: выделяем документы, для которых будет проводиться экспертиза ценности.
На этом этапе экспертизы члены ЭК не участвуют. Это зона ответственности архивариуса (делопроизводителя, секретаря) и работников структурных подразделений компании. Они отделяют документы, завершенные делопроизводством до начала текущего года, от тех, которые пока в работе.
■ Шаг 2: разделяем документы по годам. Этот этап актуален при первой ЭЦ, когда просмотреть предстоит абсолютно все, что завершено делопроизводством.
Первое, с чего начинают наводить порядок, – разделяют документы по годам. Возможно, работники, которые отвечали за эти документы, делали это ранее. Если нет – придется заниматься этим сейчас. Ответственными по-прежнему являются архивариус и работники подразделений, членов ЭК привлекать пока рано.
■ Шаг 3: проводим экспертизу. На этом этапе главную роль в экспертизе играют члены ЭК, которые просматривают подготовленные к оценке и разделенные по годам документы и выносят вердикт: представляют они практическую (научную, историческую) ценность или нет. После этого ту часть документов, что получила статус «могут быть уничтожены», проверяет архивариус. Он выясняет, истекли ли сроки хранения у этих документов.
■ Шаг 4: оформляем результаты экспертизы. Результаты экспертизы ценности фиксируются, во-первых, в описи дел и документов, а во-вторых – в акте о выделении документов к уничтожению.
■ Шаг 5: согласовываем и утверждаем описи и акты. После того, как документы, которые фиксируют результаты прошедшей экспертизы ценности, будут составлены, проводится заседание экспертной комиссии. На нем члены ЭК согласуют описи и акт, после чего их утверждает генеральный директор.
■ Шаг 6: оформляем документы на хранение и уничтожение. Те дела и документы, которые остаются в организации, оформляются на хранение. Для тех, которые решено уничтожить, организуется процесс утилизации.
Процесс уничтожения документов
Уничтожение документов обычно производят одним из двух способов: путем сжигания либо измельчения. Последнее – только при условии, что документы восстановить будет невозможно. Нельзя отправлять документы на ближайшую мусорную свалку, рвать на части или использовать в качестве черновиков.
Как правило, для уничтожения документов привлекают специальные организации. Чаще всего эти организации в качестве способа уничтожения предлагают измельчение, причем образовавшиеся отходы тут же могут принять как макулатуру, вернув тем самым часть стоимости своих услуг. По желанию заказчика процесс уничтожения исполнитель может снять на видео. При уничтожении документов также могут присутствовать представители организации-заказчика.
С организацией, которая занимается уничтожением документов, оформляется стандартный договор возмездного оказания услуг. Типовую форму договора подрядчик предложит еще на стадии переговоров. Все, что требуется от архивариуса – проследить, чтобы в договоре присутствовал пункт о том, что исполнитель обязуется обеспечить конфиденциальность уничтожаемых документов, поскольку среди них могут быть дела, которые содержат персональные данные, коммерческую или другие виды тайн. Чтобы не тратить время на сортировку секретных и несекретных документов, от которых вскоре останется только стружка, подрядчики обеспечивают конфиденциальность по умолчанию.
Уничтожить документы можно и своими силами, если позволяют производственные мощности, например, в цехах предприятия работает печь или промышленный шреддер. Попытка избавиться от документов при помощи обыкновенного кабинетного шреддера обречена на провал, если объем бумаг превышает одну папку.
Акт об уничтожении документов
Уничтожение дел от момента отбора до отправки в шредер оформляется одним документом – актом о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению. Форма утверждена Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях в приложении № 21 (Пример 3).
Как видно из примера, акт об уничтожении документов условно состоит из двух частей. Первая представляет собой перечень дел и документов, выделенных для уничтожения, вторая – информирует о том, как именно были уничтожены документы.
Пройдемся по акту и рассмотрим основные правила заполнения его унифицированной формы.
Первая часть акта: правила оформления
1. Наименование организации может быть как полным, так и кратким. Главное, чтобы наименование, заявленное в акте, соответствовало уставу организации.
2. Акты об уничтожении документов необходимо регистрировать, как и другие документы. Акту присваивают порядковый номер по соответствующей регистрационной форме. Дата акта должна соответствовать дате его утверждения.
3. Акт утверждает генеральный директор.
4. Документы отбирают на уничтожение на основании нормативно-правовых актов, устанавливающих сроки хранения. И это не только Перечень 2010. Мы поместили в пример отраслевой документ, содержащий сроки хранения, чтобы показать, как выглядят в акте несколько таких документов.
5. Информацию об уничтожаемых документах сводят в таблицу.
• Каждой записи в таблице присваивают порядковый номер.
• Во вторую графу помещают групповой заголовок дела: «Счета-фактуры» или «Приказы…». При этом дела не нужно расписывать по единицам хранения. Более того, если уничтожается одно и то же дело сразу за несколько лет, то достаточно внести в акт всего одну запись (см. запись № 3 в Примере 3).
• В третьей графе указывают годы, за которые уничтожаются документы.
• Опись, как уже говорилось, – основной учетный документ архива. Если уничтожаемые документы были внесены в описи, в четвертой графе указывают ее номер, в пятой – порядковые номера уничтожаемых единиц хранения по этой описи (см. запись № 1). Документы с пятилетними и меньшими сроками хранения не описывают, поэтому в этих графах ставят прочерки (см. запись № 2). Если это первое уничтожение документов в организации, и описи пока не составлены, то обе графы (четвертую и пятую) можно убрать из таблицы – вносить в них пока нечего.
• Количество уничтожаемых единиц хранения указывают по каждому делу.
• В седьмой графе указывают срок хранения каждого дела и ссылку на его источник. Поскольку слово «Перечень» в заголовке графы обозначает Перечень 2010, в таблицу придется помещать полное или сокращенное название остальных источников (см. запись № 4).
• Графу «Примечание» традиционно применяют для всякого рода пометок. Например, о том, что дело электронное (см. запись № 5).
6. Далее подводят итог: цифрами и прописью пишут общее количество уничтожаемых единиц хранения, суммарно бумажных и электронных носителей.
7. Первую часть акта подписывает работник, ответственный за архив, и представляет на согласование экспертной комиссии. Затем оформляется виза со ссылкой на протокол заседания ЭК, в котором зафиксировано согласование.
Акт об уничтожении документов целесообразно представить на утверждение генеральному директору именно сейчас, несмотря на то, что вторая часть акта пока пустует. Руководитель должен знать, какие документы вскоре будут уничтожены. Тем более именно он принимает решение об уничтожении и фиксирует это в грифе утверждения. Уничтожение документов – процесс необратимый. Вернуть бумаги после того, как их отдадут на переработку, невозможно.
Вторая часть акта: особенности оформления
В этой части указывается, как именно и на основании чего уничтожены документы. Форма акта об уничтожении, утвержденная Правилами 2015, подразумевает, что уничтожением занимается подрядная организация. Поэтому во второй части указывается вес документов (их будут принимать по весу, а не по штукам единиц хранения), регистрационные данные договора, метод уничтожения.
Если организация уничтожает документы сама, запись будет выглядеть так, как показано в Примере 4.
Обратите внимание: документы уничтожались в присутствии должностных лиц – членов ЭК. В этом случае отдельный акт составлять не нужно, но и уничтожить бумаги безнадзорно тоже нельзя.
Если уничтожаются только документы на бумажном носителе, то фразу «на электронном носителе» из акта исключают. Отметка «Изменения в учетные документы внесены» означает, что после уничтожения документов архивариус поднял описи, документы из которых были отправлены на уничтожение, и внес соответствующие пометки (Пример 5).
Обратите внимание: в описях, в отличие от акта об уничтожении, каждая единица хранения представлена отдельно. По отдельности они получают и пометки. Если уничтожали документы, которых не было в описях, или при составлении акта были исключены 4 и 5 графы таблицы, отметка в описи не проставляют.
Если экспертной комиссии нет
Случается, что ЭК в организации отсутствует. По разным причинам: должностные лица (потенциальные участники) не видят необходимости создавать этот коллегиальный орган, и им удалось убедить в этом директора, либо сам руководитель не считает это нужным. Тем не менее, секретарь получает задание организовать уничтожение накопившихся документов.
Таким образом, в отсутствие ЭК секретарь, выполняя задание по уничтожению документов, действует точно по описанному выше алгоритму, но в акте об уничтожении на месте визы согласования указывает данные не протокола, а всех должностных лиц, с которыми согласует акт. Без согласования уничтожать документы нельзя. Впрочем, даже если руководители нужных вам отделов негативно относятся к архивному делу, скрепя сердце они просмотрят выделенные для уничтожения документы. Потому что прекрасно знают, какие документы из тех, что находятся под их контролем, должны храниться в организации, а значит, не должны быть уничтожены. А об ответственности за нарушение требований законодательства о хранении документов им любезно сообщит секретарь.
Резюме
1. Уничтожению подлежат документы:
а) со сроком хранения, истекшим к 1 января текущего года;
б) прошедшие оценку экспертной комиссии.
2. По результатам экспертизы ценности выделяются документы для дальнейшего хранения и для уничтожения. Оформляются соответственно архивные описи и акт о выделении к уничтожению архивных документов, которые не подлежат хранению.
3. Организация может уничтожить документы своими силами (если позволяют производственные мощности) или обратиться к специалисту-подрядчику.
4. Акт об уничтожении документов состоит из двух частей. В первой приводится список уничтожаемых документов (ее должен утвердить генеральный директор). Во второй проставляются отметки об уничтожении и внесении соответствующих изменений в учетные документы архива.
5. В отсутствие ЭК секретарь не должен брать на себя ответственность и организовывать уничтожение самостоятельно. С каждым потенциальным членом комиссии следует общаться отдельно, а в остальном действовать так же, как если бы ЭК существовала.
Уничтожение документов с истекшими сроками хранения — процедура, проводящаяся по особым правилам. Из нашего материала вы узнаете о том, какие документы при этом потребуется оформить, для чего нужна экспертная комиссия, каким способом лучше избавиться от бумаг, а также о других нюансах этого процесса.
Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон
Наша жизнь тесно связана с огромным количеством бумаг. Даже в обычной квартире можно обнаружить залежи разного рода макулатуры (к примеру, счета на оплату или копии личных документов). В компаниях и учреждениях бумажные завалы образуются в несравнимо больших объемах (распорядительные, административно-хозяйственные, бухгалтерские, кадровые и другие документы).
Обычному гражданину избавиться от ненужных бумаг можно без особых проблем — провести генеральную уборку и выбросить весь ненужный бумажный хлам. Никаких особых процедур при этом соблюдать не потребуется — даже если случайно будет уничтожено что-то ценное, наказания не последует. Правда, в такой ситуации придется потратить время и средства на восстановление утраченного документа.
Совсем иные требования предъявляются к уничтожению документов, образовавшихся в процессе деятельности различных компаний. Избавиться от приказов, распоряжений, кадровых и первичных бухгалтерских документов, а также от множества иных документов без соблюдения особой процедуры не получится. Кроме того, уничтожить документы можно только по истечении законодательно установленных сроков их хранения.
ВАЖНО! Обязанность по сохранению архивных документов (в том числе по личному составу) в течение сроков их хранения возложена на государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждан, занимающихся коммерческой деятельностью, в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.
В случае несоблюдения этого закона предусмотрены различные виды ответственности (ст. 27 закона № 125-ФЗ).
Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом
Какова же процедура уничтожения документов с истекшими сроками хранения?
Для любых документов (неважно, распорядительных, бухгалтерских или кадровых) существует единый порядок их уничтожения. Он заключается в следующем:
- Необходимо проверить, истек ли срок хранения документов, а также наличие документов, потерявших свое практическое значение.
- Экспертная комиссия (ЭК), состав которой утверждается руководителем компании, должна провести экспертизу ценности документов (оформляется протоколом заседания ЭК).
- Составляется акт на уничтожение документов, утверждаемый руководителем предприятия.
- Дела, отраженные в акте, уничтожаются, что оформляется отдельным документом.
О том, какими могут быть сроки хранения документов, читайте в статье «Срок хранения бухгалтерских документов в организации».
Одним актом здесь не обойтись, да и в одиночку избавиться от документов не получится. Не следует преуменьшать в данном случае роль экспертной комиссии. К примеру, если при экспертизе будет выявлено, что в одном деле подшиты документы с истекшим сроком хранения одновременно с бумагами, имеющими постоянные или длительные сроки хранения, то такой комплект документов потребуется расшить и расформировать. Документы, не подлежащие уничтожению к определенной дате, оформляются в самостоятельные дела.
Или другой пример: если экспертиза документов постоянного хранения выявила наличие одновременно оригиналов, копий или их дубликатов (то есть повторяющуюся информацию), то дальнейшему хранению подлежат оригиналы, а остальные документы уничтожаются. Всё это решает экспертная комиссия.
В ее обязанности также входит определение возможности восстановления текста поврежденных документов. К уничтожению могут быть отобраны документы, большая часть текста которых недоступна для прочтения и не подлежит восстановлению. Если возможно восстановление текста, поврежденный документ не уничтожается, а в последующем реставрируется или фотокопируется.
Результаты экспертизы документов должны найти отражение в протоколе ЭК, форма которого законом не регламентирована. А при оформлении акта на уничтожение документов лучше использовать форму, приведенную в приложении № 4 к Основным правилам работы архивов организаций, одобренным решением коллегии Росархива от 06.02.2002.
Как составить акт на уничтожение документов
До того момента, как произойдет уничтожение документов с истекшим сроком хранения, ответственным за их ликвидацию лицам придется изрядно потрудиться. Во-первых, отобранные документы необходимо упорядочить и описать — для этого предназначен акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению».
В акте не требуется описывать каждое дело — достаточно указать их общее количество и крайние сроки завершения делопроизводства. Например, в акте в отношении приказов по административно-хозяйственной деятельности достаточно привести следующую информацию:
Кроме заполнения табличной части акта, в нём требуется указать и другую важную информацию: итоговые цифры единиц хранения, подлежащих уничтожению, с указанием временного периода дел; отметку о согласовании приведенной в акте информации с экспертной комиссией (в том числе отдельно указываются дата и номер протокола ЭК об утверждении описей дел постоянного хранения). Акт утверждается руководителем фирмы. Особое место в нем отводится для даты составления — этот реквизит заслуживает отдельного внимания. Об этом поговорим далее.
Как не ошибиться с датой акта
Чтобы не нарушить требования закона и случайно не избавиться от документов, срок хранения которых еще не истек, необходимо правильно исчислять эти сроки. При этом нужно учесть следующее:
- Перед уничтожением дел с датой оформления в 2010 году и позднее сроки их хранения нужно сверять с перечнем, утвержденным приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, либо приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.
- Документы, созданные до 2009 года (включительно), можно уничтожать только в том случае, если истек срок хранения, указанный в Перечне типовых управленческих документов, утвержденном Росархивом 06.10.2000. Это обусловлено тем, что приказ № 558, которым введен в действие перечень-2010, не имеет обратной силы, то есть не распространяется на ранее возникшие отношения — иное прямо не оговорено в нём самом. А отдельные сроки перечня-2000 и перечня-2010 не совпадают по одним и тем же видам документов.
При конкретизации даты уничтожения документов следует помнить, что в акт на уничтожение разрешено включать те документы, срок хранения которых истек к 1 января года составления акта. К примеру, дело 2015 года со сроком хранения 5 лет допустимо включить в акт не ранее 2021 года.
Когда оформить акт, если сроки хранения документов неизвестны
В процессе хозяйственной деятельности у организации могут появиться документы, не перечисленные в законодательно определенных перечнях. Рано или поздно вопрос об их уничтожении также возникает.
В любом случае до оформления акта на уничтожение необходимо конкретизировать сроки хранения таких документов. В соответствии с п. 2.2.5 Основных правил работы архивов организаций для определения сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, ЭК организации вправе обратиться с запросом к специалистам архивного учреждения.
Только после того, как срок хранения будет определен, можно решать дальнейшую судьбу таких документов (уничтожить или продолжать хранить).
Нюансы оформления акта на уничтожение бухгалтерских документов
На особенностях уничтожения бухгалтерских документов необходимо остановиться отдельно. Несмотря на то что сроки их хранения также установлены перечнем-2010 и на них распространяется общая процедура хранения и уничтожения документов в соответствии с законом № 125-ФЗ, существует еще ряд нормативных документов, требования которых необходимо учитывать.
Так, в ст. 23 НК РФ установлено, что налогоплательщик обязан сохранять в течение 4 лет данные бухучета и иные бумаги, необходимые для расчета и уплаты налогов. А ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ устанавливает срок хранения в 5 лет для первичных бухгалтерских документов, учетных регистров, учетной политики, бухотчетности и иных документов, связанных с организацией и ведением бухучета.
Подробнее о том, в течение какого периода необходимо хранить такие документы, как счета-фактуры, читайте в материале «Какой срок хранения счетов-фактур?».
То есть если учетный регистр, справка или иная бумага каким-либо образом относится к разряду бухгалтерских, оформлять акт на уничтожение ранее истечения 5-летнего срока нельзя. Если это произойдет, ответственность за неправомерное уничтожение будет нести руководитель фирмы.
Однако это еще не все. Сказанное выше относилось к тем компаниям и предприятиям, деятельность которых в течение всего срока их существования была безубыточной. Если же получен убыток и его переносили на последующие периоды, все документы, подтверждающие размер такого убытка, запрещено уничтожать в течение всего срока переноса (ст. 283 НК РФ).
Когда все законодательно установленные сроки хранения истекут, акт на уничтожение оформляется в обычном порядке.
Акт оформлен — как избавиться от макулатуры
Законом не определены конкретные способы уничтожения документов с истекшим сроком хранения. Поскольку на момент составления акта эти документы уже не представляют для компании никакой ценности и, по сути, являются макулатурой, способ избавления от них возможен любой. Например, можно:
Во всех остальных случаях без оформления дополнительных документов также не обойтись — об этом поговорим в следующем разделе.
Оформляем факт уничтожения документов
Акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению» является не единственным документом, который требуется оформить в подобной ситуации. Еще одну бумагу (обычно ее также именуют актом) составляют, чтобы подтвердить сам факт уничтожения утративших практическое значение и устаревших документов. Для этого акта не предусмотрено типовой формы, поэтому он составляется в произвольной форме. При этом важно указать в нем всю необходимую информацию.
Чтобы впоследствии к этому документу не было претензий, в нем нужно отразить следующее:
- наименование документа и название компании, от имени которой он составляется;
- дату оформления акта;
- описание факта уничтожения документов (с указанием объема или количества, а также способа уничтожения);
- подписи с расшифровками Ф. И. О. ответственных лиц.
Образец акта об уничтожении документов разработали эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный пробный доступ к К+ и переходите к образцу.
Документы уничтожены по акту — могут ли наказать руководителя?
Если акт о выделении к уничтожению документов сформирован верно (с соблюдением всей процедуры по организации и проведению экспертизы документов и оформлению результатов работы ЭК), руководитель всё равно может быть привлечен к ответственности в том случае, если документы были уничтожены преждевременно и сроки их хранения не соблюдались.
ВАЖНО! В соответствии со ст. 15.11 КоАП РФ за грубое нарушение сроков хранения учетных документов возможен штраф в размере от 5 000 до 10 000 руб.
Если у юрлица отсутствуют средства на организацию и содержание отдельной архивной службы, но он не хочет быть наказан, ему необходимо назначить ответственных работников, в функции которых будет входить непрерывный контроль за хранением документов и своевременным уничтожением дел с истекшими сроками хранения.
Как составить акт, если уничтожить требуется документы в электронной форме
В соответствии со ст. 5 закона № 125-ФЗ отражение документов в составе архивного фонда не зависит от способа создания и вида носителя.
В п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ указано, что документы и средства, воспроизводящие электронные носители информации, а также проверяющие подлинность ЭЦП, надлежит хранить не менее 5 лет после года, в котором они в последний раз использовались для составления бухгалтерских отчетов.
В настоящее время огромные объемы документации могут храниться в компании в электронном виде, а также на специальных носителях (дисках, флеш-картах и др.). Если ЭК определит отсутствие практической значимости электронных документов и (или) срок их хранения истечет, информация подлежит уничтожению вместе с носителем. При этом могут применяться те же способы уничтожения, что и для бумажных документов (измельчение, сжигание, изменение формы и др.).
Особой процедуры (в том числе по оформлению акта) для этого законом не предусмотрено, поэтому необходимо придерживаться общего порядка, описанного ранее для бумажных документов. При этом не следует забывать о следующем:
- запрещено избавляться от ненужных файлов и документов самовольно и без оформления акта;
- нельзя уничтожать документы, относящиеся к судебному разбирательству (проходящему или предстоящему);
- нельзя игнорировать требование о конфиденциальности информации, содержащейся в уничтожаемых документах и их копиях;
- необходимо ликвидировать все копии документов (включая персональные и резервные), если такие дубликаты разрешены к уничтожению.
О том, как уничтожают печати, читайте в статье «Порядок списания и уничтожения печатей (нюансы)».
Итоги
Уничтожение документов с истекшими сроками хранения происходит после завершения работы экспертной комиссии с обязательным оформлением акта. Затем в отношении всех отраженных в акте документов проводится процедура физической ликвидации — это действие тоже оформляется отдельным актом.
Способы избавления от документов могут быть различными — законом этот момент не регламентируется. Допустимо сдать их на утилизацию в специализированную компанию, воспользоваться офисным шредером или применить иной способ.
- Основные Правила работы архивов организаций
- Налоговый кодекс РФ
- Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ
- КоАП РФ
- Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558
- Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Автор статьи
Читайте также: