Документооборот в адвокатском образовании и его структурных подразделениях это

Обновлено: 18.04.2024

ГлавнаяОсновные документыДокументы Адвокатской палаты ЧР Методические рекомендации по ведению адвокатского производства

УТВЕРЖДЕНЫ
Решением Совета Адвокатской палаты Чувашской Республики
от 13 мая 2009 года (протокол № 5)

Методические рекомендации по ведению адвокатского производства

I. Общие положения

Настоящий документ разработан Советом Адвокатской палаты Чувашской Республики в целях оказания методической помощи адвокатам в формировании адвокатского производства при осуществлении защиты или представительства. В нем содержатся рекомендации по составлению и ведению адвокатского производства по уголовным и гражданским делам. В связи с многообразием форм юридической помощи, оказываемой адвокатами – ведение дел в иных видах судопроизводства, представительство в органах государственной власти и местного самоуправления, юридическое сопровождение предпринимательской деятельности – данные рекомендации не преследуют цели охватить все отрасли права и не могут носить исчерпывающего характера. В случае ведения адвокатом производства в иных отраслях права настоящие рекомендации подлежат применению по аналогии.
В соответствии с Федеральным законом «Об адвокатской деятельности и адвокатуре в Российской Федерации» (п.п. 1 п. 1 ст. 7) и Кодексом профессиональной этики адвоката (п. 1 ст. 8) адвокат обязан честно, разумно, добросовестно, квалифицированно исполнять свои профессиональные обязанности. За неисполнение своих обязанностей адвокат может быть привлечен к дисциплинарной ответственности (п. 2 ст. 7 Федерального закона «Об адвокатской деятельности и адвокатуре в Российской Федерации»).
Добросовестное и результативное исполнение адвокатом профессиональных обязанностей невозможно без тщательной подготовки к ведению дела (под материалами дела в настоящих рекомендациях понимаются любые документы и их копии, любые относящиеся к поручению записи, выписки, содержащие любую информацию по делу, выполненные как на бумажных, так и на других носителях информации (фотопленка, цифровые носители информации и т.д.)), в том числе без изучения материалов дела и ведения записей. Все относящиеся к делу материалы должны храниться адвокатом в специальном производстве, условно называемом адвокатским досье.
Действующее законодательство об адвокатуре не содержит прямого требования об обязательности ведения адвокатского производства. Однако необходимость его ведения вытекает из содержания п. 3 ст. 8 Федерального закона «Об адвокатской деятельности и адвокатуре в Российской Федерации», в соответствии с которой полученные в ходе оперативно-розыскных мероприятий или следственных действий сведения, предметы и документы могут быть использованы в качестве доказательств обвинения только в тех случаях, когда они не входят в производство адвоката по делам его доверителей.
Ведение адвокатского производства является необходимым также по смыслу п. 9 ст. 6 Кодекса профессиональной этики адвоката.
Ведение адвокатского производства производится в целях наиболее удобной для адвоката организации и систематизации информации в процессе оказания юридической помощи доверителю, облегчения работы с информацией, эффективного использования собранных данных при формировании позиции по делу и ее реализации. Правильно составленное и оформленное адвокатское производство может оказать помощь адвокату по другим аналогичным делам, например, при анализе нормативного материала и судебной практики, выработке позиции по делу, способах доказывания и т. д.
Кроме того, адвокатское производство является наиболее эффективным подтверждением факта, объема и качества оказания адвокатом юридической помощи доверителю, а также может служить доказательством при защите адвоката от необоснованных претензий доверителя к качеству работы адвоката и по спорам о размерах гонорара за оказанную юридическую помощь.
Адвокатское производство является одним из способов сохранения адвокатской тайны; содержащиеся в нем сведения и материалы не могут быть использованы в качестве доказательств обвинения.
Обязанность ведения адвокатского производства обусловливается необходимостью представления упорядоченной картины осуществляемой адвокатом деятельности. Отсутствие адвокатского производства в случае, когда возникает необходимость оценки качества работы адвоката, является одним из оснований признания его работы недобросовестной.
Кодекс профессиональной этики адвоката (п. 9 ст. 6) обязывает адвоката при ведении производства выполнять требования, в соответствии с которыми материалы, входящие в состав адвокатского производства по делу, а также переписка адвоката с доверителем, должны быть ясным и недвусмысленным образом обозначены как принадлежащие адвокату или исходящие от него. Адвокат должен вести делопроизводство отдельно от документов, принадлежащих доверителю.
Во избежание возникновения конфликтов и споров по поводу возможной утраты оригинальных документов адвокатам рекомендуется по возможности не хранить оригиналы предоставленных доверителям документов, а снимать с них копии и помещать их в адвокатское производство. Оригиналы документов целесообразно затребовать у доверителя по мере необходимости, когда они должны быть представлены в суд или иные органы. Рекомендуется также письменно фиксировать передачу таких документов от доверителя адвокату и наоборот.
Каждый адвокат оформляет адвокатское производство со дня принятия поручения от доверителя.
Материалы адвокатского производства хранятся в специально приспособленной для этих целей папке (папках) или файле (файлах).
На лицевой стороне адвокатского производства должны содержаться следующие данные:
- наименование адвокатского образования;
- фамилия и имя адвоката, его регистрационный номер в реестре;
- Ф.И.О. защищаемого (представляемого) лица;
- номер соглашения об оказании юридической помощи и дата его составления;
- дата принятия поручения;
- номер ордера адвоката и дата его выдачи;
- наименование органа, в производстве которого находится дело;
- уголовно-правовая квалификация деяния или характер исковых требований.
На лицевой стороне адвокатского производства рекомендуется иметь гриф следующего содержания: «Адвокатское производство – содержащиеся в нем сведения составляют охраняемую законом адвокатскую тайну и не могут использоваться в качестве доказательств обвинения».
Выполнение данного требования необходимо для четкого обозначения того, что на материалы (информацию), включенные в адвокатское производство, распространяется действие адвокатской тайны.
На внутренней стороне папки должны быть обозначены перечень содержащихся в производстве материалов (опись), а также в хронологическом порядке действия по выполнению поручения и их результаты.
Адвокатское производство рекомендуется вести на бумажных носителях. Как показывает практика, для работы с материалами дела в судебном заседании производство на бумажных носителях является наиболее удобным. Наряду с этим допускается ведение адвокатского производства на цифровых носителях информации. Это может быть более целесообразно в случаях, когда материалы дела имеют большой объем, делающий невозможным либо проблематичным хранение такого количества документов и их транспортировку в суд или иные органы на бумажных носителях.
Адвокатское производство следует хранить не менее трех лет с момента выполнения условий соглашения. Порядок хранения адвокатского производства определяется адвокатом либо адвокатским образованием, в котором адвокат осуществляет свою деятельность.
При составлении настоящих рекомендаций учтен многолетний опыт адвокатской практики по выработке общих подходов к профессиональной деятельности. Методические рекомендации объединяют в себе как основные правила ведения адвокатского производства, так и рекомендации по обеспечению адвокатской тайны, которым должен следовать каждый адвокат при работе с материалами адвокатского производства.

II. Содержание адвокатского производства по уголовным делам

Одним из важнейших видов юридической помощи, оказываемой адвокатом, является осуществление защиты прав и интересов лица по делам, находящимся в производстве органов дознания, предварительного следствия и суда. Защита прав и интересов лица в этих органах требует от адвоката не только глубоких теоретических знаний, но и профессионального мастерства в их реализации.
Для оказания квалифицированной юридической помощи по таким делам адвокат должен тщательно ознакомиться с материалами уголовного дела по окончании предварительного следствия или в суде да начала судебного разбирательства, сделать соответствующие выписки, изготовить копии процессуальных документов, сделать пометки, имеющие значение для формирования позиции защиты.
Копии материалов уголовного дела, выписки из материалов и все иные записи адвоката по конкретному делу рекомендуется оформлять и хранить в форме адвокатского производства в соответствии с вышеприведенными рекомендациями.
В адвокатском производстве рекомендуется хранить копии либо оригиналы представляемых в следственные или судебные органы процессуальных документов, копии иных представляемых документов либо выписки из них, копии постановлений следователя, постановлений и определений суда, копии жалоб на решения следователя или суда, тезисы выступлений в судебных заседаниях, в том числе в кассационной инстанции, копии определений кассационной инстанции.
В адвокатском производстве по уголовным делам обязательно должны находиться:
- копия постановления о возбуждении уголовного дела либо выписки из него;
- копия постановления о привлечении в качестве обвиняемого;
- копии протоколов допроса подзащитного в качестве подозреваемого и обвиняемого либо выписки их них;
- в случае нахождения лица под стражей – копия постановления об избрании меры пресечения, о продлении срока содержания под стражей, жалобы на данные постановления и ответы (определения) судов;
- копии всех заявленных по делу ходатайств и ответы на них;
- копия обвинительного заключения.
При участии адвоката в следственных действиях рекомендуется вести запись показаний обвиняемого, лиц, участвующих в очной ставке, опознании и т.д. С разрешения лица, производящего допрос, целесообразно делать ксерокопии или фотокопии процессуальных документов.
Рекомендуется также отражать в адвокатском производстве даты свиданий с подзащитным, их продолжительность, вопросы, которые обсуждались и вопросы, которые предстоит выяснить для определения позиции защиты.
По делам, по которым к уголовной ответственности привлекаются два и более лица, рекомендуется, при наличии такой возможности, получать также копии постановлений о привлечении в качестве обвиняемого других обвиняемых и протоколы показаний данных лиц. Это позволит составить более широкое представление о позиции как обвинения, так и других обвиняемых.
С целью удобства пользования материалами в зависимости от характера уголовного дела и его объема рекомендуется группировать материалы адвокатского производства в следующем порядке:
а) по расположению материалов в уголовном деле;
б) по отдельным лицам;
в) по эпизодам.
По сложному, многоэпизодному уголовному делу целесообразно группировать материалы по эпизодам.
Все замечания, появившиеся у адвоката при изучении материалов дела, рекомендуется записывать и хранить в адвокатском производстве. Рекомендуется также при этом фиксировать листы и тома уголовного дела, чтобы в последующем иметь возможность быстро находить нужные материалы и делать ссылки на них.
В случаях, когда в связи с характером дела возникает необходимость изучить дополнительный нормативный материал, специальную или научную литературу, судебную практику, целесообразно важные для защиты выписки из этого материала также помещать в адвокатское производство.
В судебном заседании адвокату рекомендуется конспективно вести личную протокольную запись, в которой отражать все обстоятельства, имеющие значение для защиты: показания подсудимых и свидетелей, задаваемые им участниками процесса вопросы и ответы их на вопросы, показания экспертов и специалистов в суде, важные заявления и ходатайства участников процесса и т.д. Рекомендуется также записывать ход судебного разбирательства на диктофон, особенно по сложным уголовным делам с большим числом доказательств. Аудиозаписи судебных заседаний помогут не только правильно выстроить речь в защиту доверителя, но и подтвердить правильность и обоснованность замечаний на протокол судебного заседания.
Рекомендуется заранее продумать и подготовить в письменном виде наиболее существенные вопросы подсудимым, свидетелям, экспертам, специалистам и приобщать их затем к материалам адвокатского производства.
Копии письменных ходатайств необходимо хранить в адвокатском производстве, а о заявленных устных ходатайствах и представляемых суду документах делать соответствующие записи.
После изготовления судом протокола заседания адвокатам рекомендуется тщательно ознакомиться с ним, получить его копию либо сделать выписки с обозначением листов дела.
По окончании ведения дела в суде первой инстанции в адвокатском производстве, как правило, должны находиться следующие процессуальные документы:
- копия приговора;
- копия протокола судебного заседания или выписки из него, копия замечаний на протокол судебного заседания (при их наличии), копия решения суда о принятии замечаний или об их отклонении;
- копия кассационного представления прокурора или жалобы потерпевшего и возражения адвоката на них;
- копия кассационной (апелляционной) жалобы.
В адвокатском производстве, помимо указанных выше, рекомендуется также иметь (в копиях или выписках) следующие материалы уголовного дела:
- постановление о задержании подозреваемого, об избрании и изменении меры пресечения, постановления о назначении экспертиз (с перечнем поставленных на разрешение экспертов вопросов), заключения экспертиз;
- протоколы обысков и описи имущества; документы, подтверждающие изъятие ценностей;
- протоколы допросов подзащитного, других обвиняемых (подсудимых), потерпевших, свидетелей и очных ставок;
- протоколы освидетельствования либо осмотра документов, вещественных доказательств, осмотра местности, воспроизведения обстановки и обстоятельств события;
- характеристики, справки о судимости, прочие документы, относящиеся к личности подзащитного (справки о болезни, составе семьи и т.д.).
При формировании адвокатского производства рекомендуется соблюдать следующие технические правила: записи делать только на одной стороне листа, оставлять большие поля для заметок, которые потом могут быть использованы в суде.
В выписках из материалов дела указывать данные о томе и листах уголовного дела, из которого они сделаны, дату составления документа, его краткое содержание. Если в документах имеются какие-либо дефекты или процессуальные нарушения (отсутствие необходимых реквизитов, дат, фамилий и т.п.), это также следует отразить в адвокатском производстве.
Кроме выписок из материалов следственного и судебного дела, рекомендуется составлять и хранить в адвокатском производстве справочные таблицы и схемы, помогающие адвокату ориентироваться в деле и в своем производстве. Они особенно необходимы по сложным, многоэпизодным, многотомным делам (Следует также учитывать, что в соответствии с положениями ч. 2 ст. 217 УПК РФ копии документов и выписки из уголовного дела, в котором содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, хранятся при уголовном деле и предоставляются обвиняемому и его защитнику во время судебного разбирательства. В этой связи такие документы ни при каких обстоятельствах не могут находится в адвокатском производстве).
В адвокатском производстве рекомендуется хранить материал подготовки к защитительной речи. Следует помнить, что нет такого дела, по которому можно произносить речь без предварительной подготовки, составления тезисов, плана краткого или полного текста выступления защитника.
В настоящих методических рекомендациях невозможно точно определить, какой из видов подготовки речи следует предпочесть. Однако в любом случае текст защитительной речи (в тезисах или полном объеме) следует хранить в адвокатском производстве.

III. Содержание адвокатского производства по гражданским делам

IV. О соблюдении адвокатской тайны при ведении адвокатского производства

29 мая в ходе третьего обучающего вебинара ФПА РФ в рамках цикла «Введение в профессию адвоката» советник ФПА РФ, адвокат АП Московской области, заместитель заведующего кафедрой адвокатуры Университета им. О.Е. Кутафина (МГЮА), доцент, кандидат юридических наук Сергей Макаров прочитал лекцию на тему «Документооборот адвоката. Соглашение об оказании юридической помощи. Адвокатское досье».

В начале своего выступления Сергей Макаров отметил, что документооборот в практической деятельности адвоката важен настолько, что не отдельная документация сопутствует осуществлению адвокатской деятельности, а адвокатская деятельность представляет собой совокупность документации и в значительной степени построена на документообороте.

Лектор выделил два блока документации, с которой работает адвокат. Первый – это документация, связанная с организацией осуществления адвокатом профессиональной деятельности, второй – с оказанием адвокатом юридической помощи.

Сергей Макаров напомнил слушателям вебинара о требованиях к регистрации, установленных в отношении соглашения об оказании юридической помощи. Кроме того, он упомянул про установленные Министерством юстиции РФ требования к форме и содержанию ордеров и адвокатских запросов. По мнению Сергея Макарова, целесообразно регистрировать всю исходящую от адвокатов документацию.

Говоря о соглашении об оказании юридической помощи (далее – соглашение), лектор подчеркнул такие принципы, как обязательность наличия соглашения, письменность его формы и комплексность его правового регулирования (нормами Закона об адвокатуре и Гражданского кодекса РФ).

Сергей Макаров подробно остановился на существенных условиях соглашения. В отношении каждого из них он выделил аспекты, имеющие принципиальное значение для успешного и благополучного ведения адвокатом профессиональной деятельности.

Переходя к вопросу ведения адвокатского досье, лектор заметил, что Методические рекомендации ФПА РФ по ведению адвокатского производства от 28 сентября 2016 г. носят патерналистский характер. Это благо для адвокатов, поскольку данные рекомендации, даже выходя за пределы регулирования собственно адвокатского производства, сформулированы на основании долговременного обобщенного адвокатского опыта и потому содержат ценные рекомендации для практикующих адвокатов, заметил он.

Сергей Макаров на практических примерах показал обязательность ведения адвокатского досье. Он также рассказал о целях ведения адвокатского досье, его содержании, моменте создания, формах и сроке его хранения.

В завершение лекции эксперт ответил на вопросы слушателей вебинара.

С сопроводительным материалом к лекции спикера можно ознакомиться здесь.

Обращаем ваше внимание, что трансляция будет доступна до 24.00 31 мая.

ИНСТРУКЦИЯ

о ведении адвокатами бюро делопроизводств по

уголовным и гражданским (арбитражным, административным) делам

1.Настоящая Инструкция разработана и принята в целях надлежащего ведения адвокатами делопроизводств по уголовным и гражданским (арбитражным, административным, далее просто гражданским) делам, в которых они участвуют.

2.Контроль за надлежащим ведением делопроизводств в части надлежащего выполнения адвокатами своих профессиональных обязанностей и оформления ими необходимых документов, указанных в п.10 настоящей Инструкции, осуществляет управляющий бюро и его заместитель. Ответственность за надлежащее ведение делопроизводства несет сам адвокат.

3.Открытие и ведение делопроизводства по уголовным и гражданским делам включает в себя:

проверку данных о подзащитном, потерпевшем, доверителе в целях недопущения конфликта интересов;
заключение соглашений об оказании юридической помощи по уголовным и гражданским делам либо регистрация постановлений следственно-судебных органов о назначении адвокатов по уголовным и гражданским делам;
заполнение ордера на участие в деле и направление следователю (дознавателю) извещения о вступлении в уголовное дело по установленной форме;
открытие и ведение делопроизводства по гражданскому или уголовному делу;
закрытие делопроизводства по гражданскому или уголовному делу;
помещение делопроизводства по гражданскому или уголовному делу в архив;
работу с архивным делопроизводством по гражданскому или уголовному делу.

4.Заключение соглашения по уголовному или гражданскому делу осуществляется в соответствии с Инструкцией о порядке заключения соглашений об оказании юридической помощи по уголовным и гражданским делам.

Проверка данных о подзащитном, потерпевшем, доверителе в целях недопущения конфликта интересов производится в день заключения соглашения об оказании юридической помощи либо в день регистрации постановления следственно-судебных органов о назначении адвокатов по уголовным и гражданским делам.

6.Адвокат после заключения соглашения об оказании юридической помощи по уголовному делу составляет извещение о вступлении в дело по установленной форме и передает его в следственно-судебные органы вместе с ордером на участие в деле.

7.Заведение отдельного делопроизводства обязательно по всем платным уголовным делам о тяжких и особо тяжких преступлениях и платным гражданским делам. После внесения записи в соответствующий журнал регистрации соглашений об оказании юридической помощи делопроизводству присваивается отдельный порядковый номер.

Заведение отдельного делопроизводства по иным категориям уголовных дел осуществляется адвокатом в добровольном порядке.

8.Ведение делопроизводства по уголовному и гражданскому делу предполагает помещение в него документов, составленных адвокатом либо следователем (дознавателем), прокурором или судом.

9.Контроль за движением делопроизводства осуществляют помощники адвокатов через выданные ордера и полученные процессуальные документы (приговоры, решения, определения, жалобы и др.)

10.В делопроизводство по уголовному делу помещаются следующие документы:

постановление о возбуждении уголовного дела, протокол задержания, постановление следователя (суда) об избрании меры пресечения;
ходатайство адвоката на имя следователя об изменении меры пресечения;
жалоба адвоката на незаконное и (или) необоснованное задержание или арест;
ходатайства адвоката о проведении дополнительных следственных действий, приобщении к уголовному делу дополнительных доказательств;
постановление о привлечении в качестве обвиняемого, протокол допроса обвиняемого, обвинительное заключение;
приговор суда, промежуточные определения суда, постановление суда о прекраще- нии уголовного дела в соответствии с УПК РФ;
апелляционная жалоба, возражения против апелляционных жалоб и представления;
определение (постановление, приговор) апелляционной инстанции;
кассационная и надзорная жалобы адвоката и осужденного;
ответы, решения кассационной и надзорной инстанций.
протоколы других процессуальных и следственных действий.

Все указанные документы должны быть аккуратно подшиты в делопроизводство в хронологическом или другом порядке.

11.В делопроизводство по гражданскому делу помещаются следующие документы:

исковое заявление, возражения против иска;
копии договоров и другие документы о предмете спора;
ходатайства по делу, переписка;
решения и определения суда первой инстанции;
апелляционная жалоба, возражения против апелляционной жалобы;
определение (постановление, решение) апелляционной инстанции;
кассационная и надзорная жалобы;
ответы, решения кассационной и надзорной инстанций.

Все указанные документы должны быть аккуратно подшиты в отдельное делопроизводство в хронологическом или другом порядке.

12.Делопроизводства по иным категориям платных уголовных дел, чем указанных в п.7 настоящей Инструкции, бесплатным уголовным и гражданским делам ведутся в составе общего делопроизводства адвоката без присвоения им отдельных номеров.

Общее делопроизводство адвоката сдается им в архив бюро единым массивом и хранится отдельно от общих делопроизводств других адвокатов.

14.Отдельные делопроизводства прекращаются со списанием их в общее делопроизводство адвоката в связи с отказом подзащитных (клиентов) от юридической помощи адвоката и в случаях, когда в них отсутствуют в достаточном количестве документы (ходатайства, жалобы, запросы), изготовленные адвокатом при оказании юридической помощи и представляющие интерес для правоприменительной практики.

15.Решение о списании отдельных делопроизводств в общие делопроизводства

принимается заместителем управляющего бюро по согласованию с директором бюро .

Истребование адвокатом приговора (решения), постановления или определения суда производится не позднее 2 недель со дня их вынесения. Закрытие делопроизводства и списание его в архив осуществляется годом вступления приговора (решения) суда в законную силу и не позднее 3-х месяцев со дня вступления приговора (решения) суда в законную силу.

17.Отдельному делопроизводству присваивается архивный номер только после проверки его заместителем управляющего бюро. При этом ответственный за ведение архива бюро вправе отказать в принятии отдельного делопроизводства в архив, если оно не соответствует требованиям настоящей Инструкции.

18.До визирования отдельного делопроизводства заместителем управляющего бюро адвокат и помощник адвоката должны:

предоставить доверителю по его просьбе отчет о работе по платному уголовному (гражданскому) делу в письменной форме;
внести необходимые данные в накопительный список незакрытых отдельных делопроизводств по платным уголовным и гражданским делам.

Передача отдельных делопроизводств по платным уголовным и гражданским делам для списания их в архив от адвоката помощнику адвоката, далее секретарю-делопроизводителю бюро, ответственному за ведение архива бюро, производится с выдачей ими расписок.

19.Архивный номер отдельному делопроизводству по платному уголовному (гражданскому) делу присваивается по номеру архивного дела в порядке, предусмотренном Положением об архивном учете в бюро.

Присвоенный архивный номер немедленно вносится в журналы регистрации соглашений об оказании юридической помощи по платным уголовным и гражданским делам.

20.В случае, если постановление дознавателя или следователя о прекращении дела, приговор (решение) суда по уголовному (гражданскому) делу были отменены и дело направлено на новое расследование (рассмотрение) с участием адвоката бюро, то ранее присвоенный архивный номер аннулируется. Присвоение нового архивного номера производится после вступления нового постановления дознавателя или следователя, приговора (решения) суда в законную силу.

Совета Адвокатской палаты Республики Адыгея

от 16 января 2012 года

об утверждении положения

«Об электронном документообороте посредством электронной почты в Адвокатской палате Республики Адыгея»

В соответствии с федеральной целевой программой «Электронная Россия» работа государственных органов с гражданами и организациями переводится на электронный документооборот. Современные условия развития информационных и телекоммуникационных технологий позволяют переход всех организаций на систему документооборота в электронной форме, которая эффективно применяется во всех сферах деятельности.

На необходимость более эффективного использования Интернет-ресурсов неоднократно указывала Федеральная палата адвокатов РФ, о чем свидетельствует создание АИАС «Адвокатура» и требование по наличию во всех адвокатских палатах современных интернет-сайтов и электронной почты.

Мониторинг делопроизводства Адвокатской палаты Республики Адыгея за последние годы показал постоянное и значительное ежегодное увеличение финансовых расходов Палаты на тиражирование и почтовую рассылку различных документов, требующих ознакомления с ними всех членов Адвокатской палаты Республики Адыгея.

Система электронного документооборота Адвокатской палаты Республики Адыгея представляет собой использование Интернет-ресурсов для обеспечения каждого адвоката и адвокатского образования Республики Адыгея электронным почтовым ящиком и ведения соответствующей служебной переписки в электронной форме.

При этом переход на электронный документооборот по сравнению с бумажным документооборотом имеет следующие преимущества:

— значительное снижение материальных и временных затрат по тиражированию и вручению документов адвокатам и руководителям адвокатских образований;

— своевременное доведение информации до каждого адвоката Республики Адыгея независимо от его местонахождения;

— удобство использования полученных документов адвокатами (в частности, распечатка и заполнение бланков в нужном количестве).

В целях организации единой системы информационного обмена между Адвокатской палатой Республики Адыгеи и адвокатскими образованиями республики, своевременного и оперативного информирования членов Адвокатской палаты Республики Адыгея о принятых решениях, проводимых мероприятиях, сборе информации и сведений, а также оптимизации затрат на почтово-телеграфные расходы, руководствуясь ст. 31 Федерального закона «Об адвокатской деятельности и адвокатуре в Российской Федерации», Совет Адвокатской палаты Республики Адыгея

Утвердить Положение «Об электронном документообороте посредством электронной почты в Адвокатской палате Республики Адыгея», далее — «Электронная АП РА» (Приложение № 1).

Закрепить за каждым адвокатом и адвокатским образованием Республики Адыгея адрес электронной почты (Приложение № 2).

Установить, что центральная рассылка официальной информации от руководства Адвокатской палаты Республики Адыгея осуществляется с почтового адреса электронной почты:…

Обеспечить каждому адвокату, коллективному адвокатскому образованию и адвокатскому кабинету Республики Адыгея возможность входа в их индивидуальный почтовый ящик через главную страницу сайта Адвокатской палаты Республики Адыгея:…….

Организовать презентацию проекта «Электронная АП РА» на ежегодном собрании адвокатов Адвокатской палаты Республики Адыгея, а также учебу в Адвокатской палате Республики Адыгея для адвокатов, нуждающихся в получении знаний и овладении навыками работы на компьютере и пользовании ресурсами сети Интернет, в том числе электронной почтой.

С 1 апреля до 31 августа 2012 года выборным органам и аппарату Адвокатской палаты Республики Адыгея производить переписку с адвокатами, коллективными адвокатскими образованиями Республики Адыгея с применением почтовых рассылок на бумажных носителях и одновременным их дублированием посредством проекта «Электронная АП РА».

С 1 сентября 2012 года перейти на переписку с адвокатами, коллективными адвокатскими образованиями Республики Адыгея посредством электронной почты, рассылку документов осуществлять только с применением проекта «Электронная АП РА» (кроме документации по дисциплинарным производствам).

Считать информацию, направленную на закрепленные адреса электронной почты, подлежащей исполнению.

Контроль за исполнением данного решения возложить на вице-президента АП РА Г.С. Юна и Управделами АП РА Н.В. Дунец.

решением Совета АП РА

об электронном документообороте посредством электронной почты в Адвокатской палате Республики Адыгея

Положение «Об электронном документообороте посредством электронной почты в Адвокатской палате Республики Адыгея» (далее — Положение) принято в соответствии с ФЗ « Об адвокатской деятельности и адвокатуре в РФ» в целях обеспечения эффективной деятельности Адвокатской палаты, оперативного взаимодействия с адвокатами и адвокатскими образованиями, своевременного направления и реального получения информации адвокатами и адвокатскими образованиями республики и иным направлениям взаимодействия между Адвокатской палатой и адвокатскими образованиями республики.

Положение регулирует организацию работы с документами, передаваемыми и получаемыми с помощью электронной почты.

Электронный документооборот — организационно и программно-технически упорядоченная информационная система, обеспечивающая процесс обмена, сбора, обработки, накопления и хранения информации посредством электронных документов.

Организация работы с документами, передаваемыми и получаемыми с помощью электронной почты, включает в себя подготовку, регистрацию, учет, отправку и получение электронной почты в Адвокатской палате РА, адвокатов и адвокатских образованиях (включая их обособленные подразделения).

1.1. Требования, устанавливаемые Положением, обязательны для всех адвокатов, адвокатских образований, их обособленных подразделений, филиалов и работников аппарата Адвокатской палаты РА.

1.2. Ответственность за организацию и состояние документационного обеспечения посредством электронной почты в Адвокатской палате и адвокатском образовании возлагается непосредственно на руководителя (либо на заместителя) и уполномоченное лицо, назначаемое распоряжением руководителя.

К функциям ответственного лица относятся:

— прием и учет поступающих документов;

— передача документов на рассмотрение руководителю;

— учет и регистрация отправляемых из адвокатского образования документов, проверка правильности их оформления и организация их отправки.

1.3. Рассылка документов из Адвокатской палаты РА в адвокатские образования республики, включая обособленные подразделения, филиалы, а также адвокатов, осуществляется с адреса электронной почты :

1.4. За каждым адвокатом, адвокатским образованием в соответствии с Приложением № 2 закрепляется адрес электронной почты, с которого производится отправление документов в адрес Адвокатской палаты РА.

1.5. Не допускается:

— использовать закрепленный в соответствии с решением Совета АП РА адрес электронной почты в личных целях;

— публиковать свой адрес либо адреса других адвокатов, адвокатских образований на общедоступных Интернет-ресурсах (форумы, конференции и т.п.).

1.6. Вновь созданные адвокатские образования, внесенные в Реестр адвокатских образований Республики Адыгея, а также адвокаты, внесенные в Реестр адвокатов Республики Адыгея, в обязательном порядке получают электронный адрес и пароль доступа для первичной активации электронного почтового ящика.

1.7. При исключении адвокатского образования из Реестра адвокатских образований Республики Адыгея, а также адвоката из Реестра адвокатов Республики Адыгея доступ к закрепленному электронному ящику прекращается.

1.8. В случае смены руководства адвокатского образования (обособленного подразделения) производится смена пароля доступа к электронному почтовому ящику

Организация работы с поступающей корреспонденцией.

2.1. Доставка корреспонденции из Адвокатской палаты в адвокатские образования, а также адвокатам и обратно осуществляется по электронной почте.

2.2. Прием корреспонденции (чтение почты) осуществляется не реже одного раза в день

2.3. Обработка корреспонденции производится в день ее поступления или в первый рабочий день при поступлении корреспонденции в нерабочие дни.

2.5. Запрещается рассылать материалы, содержащие вирусы или файлы, предназначенные для нарушения, уничтожения либо ограничения функциональности компьютерного оборудования, программного обеспечения.

Организация отправки документов.

3.2. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.

3.3. Документы директивного характера, направленные на закрепленные адреса электронной почты, подлежат исполнению.

Информация, полученная посредством электронной почты, является конфиденциальной информацией.

Контроль за работоспособностью системы электронного документооборота посредством электронной почты, своевременным поступлением уведомлений о получении участниками документов, направленных с адреса электронной почты … , осуществляется уполномоченным лицом, назначаемым Президентом АП РА. Сведения, поступающие посредством электронной почты из адвокатских образований, а также адвокатов, представляются для рассмотрения Президенту АП РА.

Обеспечить каждому адвокату, адвокатским образованиям (обособленным подразделениям) адреса электронной почты (e-mail) следующих видов:

трехзначный номер коллективного адвокатского образования в Реестре адвокатских образований Республики Адыгея, размещенном на сайте АП РА: (в разделе «Электронная АП РА»):

Введите Ваш E-mail адрес
электронной почты:

Спасибо за подписку

Закон.ру

Опросы