Что такое паспорт архива суда

Обновлено: 19.04.2024

от 17 ноября 1997 года N 61

В целях совершенствования государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и реализации положений Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации

1. Утвердить и ввести в действие "Инструкцию о порядке заполнения паспорта архива" - установленного Регламентом документа централизованного государственного учета.

2. Руководителям архивных органов субъектов Российской Федерации, директорам федеральных архивов и центров хранения документации усилить контроль за качеством составления паспортов, обеспечить достоверность и полноту их показателей.

3. Контроль за реализацией настоящего Приказа возложить на отдел обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов (Шабанова Т.Е.).

Приложение
к приказу Росархива
от 17 ноября 1997 года N 61

ИНСТРУКЦИЯ
о порядке заполнения паспорта архива

1. Общие положения

1.1. Паспорт составляется каждым государственным архивом, центром хранения документации, филиалом государственного архива, городским, районным архивом системы Федеральной архивной службы России*, государственным музеем, библиотекой, научным архивом системы Российской академии наук.

1.2. Паспорт составляется ежегодно, отражает состав, состояние, объем и условия хранения документов по состоянию на 01.01 наступающего года и хранится постоянно.

1.3. Паспорт представляется в вышестоящий орган управления архивным делом для научных архивов системы Российской академии наук и в Архив Российской академии наук в порядке и в сроки, определенные Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

1.4. Принимая во внимание, что в архиве не должно быть неучтенных документов, в паспорт включаются сведения обо всех находящихся на хранении, в том числе временном (депозитарном), фондах и документах, включая неописанные, непрофильные, включенные в акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, другие акты, но не снятые с учета в установленном порядке, на 1 января года, следующего за отчетным.

1.5. Часть показателей паспорта может заполняться в автоматическом режиме как выходная форма (отчет) БД "Архивный фонд" (разделы 1 (все графы), 2 (графы 1, 2), 3 (графы 1, 2, 3, 4), 5 (графа 1, строка 511)). Способ получения электронной версии части показателей паспорта определен Инструкцией пользователя программного комплекса "Архивный фонд". (См. письмо Росархива от 21.03.97 N 3/226-К "О внедрении программного комплекса "Архивный фонд".)

1.6. К паспорту в соответствии с его разделами составляется объяснительная записка, в которой наряду с позициями, специально отмеченными в настоящей Инструкции, фиксируются специфические для конкретного архива особенности динамики объемных показателей по сравнению с ранее составленным паспортом, состав и количество находящихся на хранении предметов музейного характера.

1.7. Объемные показатели даются в указанных в форме паспорта единицах измерения. Исправления, вклейки не допускаются.

2. Состав показателей паспорта

Раздел 1. Состав и объем архивных документов

Графа 1 - "Количество фондов".

Каждый фонд, независимо от того, состоит ли он из документов одного или нескольких видов (управленческая, научно-техническая документация, документы по личному составу, аудиовизуальные документы и т.д.), учитывается в паспорте только один раз. Принадлежность фонда к "типу фонда"* определяется по составу включенных в него документов.

* Термин введен условно.

В строке 101 показывается сумма показателей граф 102-105;

- в строке 102 - количество фондов, основу которых составляет управленческая документация на бумажной основе (несмотря на наличие в фонде документов по личному составу и др.);

- в строке 103 - количество фондов личного происхождения, в том числе включающих кинофотофонодокументы и видеофонограммы;

- в строке 104 - количество фондов, принятых в архив от учреждений-фондообразователей, включенных в список источников комплектования НТД, а также количество фондов, содержащих только научно-техническую документацию. Если от фондообразователя принята только управленческая документация, то такой фонд учитывается в строке 102;

- в строке 105 - количество фондов, содержащих только документы по личному составу;

- в строках 106-110 - количество фондов, содержащих соответственно только кино-, фото-, фонодокументы, видеофонограммы, МЧД.

В строке 111 показывается количество коллекций и фондов, состоящих из микроформ на правах подлинников.

Примечание. Под микроформами на правах подлинников понимаются микрофильмы, изготовленные и оформленные в соответствии с ГОСТ 13.1.101-93 "Микрофильмы на правах подлинников", а также микрофильмы и микрофиши, отснятые с подлинных архивных документов, являющихся, как правило, собственностью иностранных государств.

В строке 112 показывается сумма строк 101, 106-111.

Графа 2. "Количество ед.хр. (Всего)".

В указанной графе показываются все находящиеся на хранении архивные документы. Объем не прошедших научного описания и не внесенных в описи документов указывается в условных единицах хранения (кроме подокументно учтенных материалов, как правило, личного происхождения).

При подокументном учете неописанных материалов их объем в документах указывается только в примечании к гр.2 строки 103.

В строке 101 показывается сумма строк 102-105.

В строке 102 показывается суммарное количество ед.хр. управленческой документации, внесенных в описи, неописанных, а также секретных, включая документы, принятые на временное (депозитарное) хранение. В этом же показателе учитываются документы персонального характера, а также документы по личному составу, прошедшие в установленном порядке экспертизу ценности после истечения предельного срока их временного хранения (75 лет ЭПК) и отобранные на постоянное хранение.

В строке 103 показывается количество документов личного происхождения, включенных в описи, а также не описанных, но учтенных в условных ед.хр., в том числе принятых на временное (депозитарное) хранение.

При заполнении строк 104-111 соблюдается аналогичный подход. При этом следует иметь в виду, что учет объема документов, обозначенных в строках 104-111, осуществляется, как правило, на основе подсчета их количества из числа включенных (или планируемых к включению) в самостоятельные описи соответственно научно-технической документации, дел по личному составу, микроформ на правах подлинников и др.

Примечание. За единицу хранения микроформ на правах подлинников принимается физически обособленный рулон или комплекс микрофиш вне зависимости от количества заснятых на нем дел и документов.

В строке 112 показывается сумма строк 101, 106-111.

Графа 4. "Количество секретных единиц хранения".

В общем паспорте указанная графа не заполняется. Данные представляются в вышестоящий архивный орган специальной почтой.

Графа 5. "Количество учтенных особо ценных единиц хранения".

Указывается количество выявленных и учтенных в установленном порядке особо ценных единиц хранения.

Графа 6. "Количество единиц хранения, принятых на временное хранение".

Показывается объем документов, поступивших в архив на временное (депозитарное) хранение на условиях, определяемых соглашением (договором) между собственником документов и архивом с сохранением за собственником права собственности на архивные документы. При этом следует иметь в виду, что выделенный в самостоятельную графу этот показатель является составной частью показателя графы 2.

Примечание к строке 111. Показывается количество кадров микроформ на правах подлинников, объем которых в единицах хранения учтен в строке 111, гр.2.

Примечание к строке 103. Заполняется только в случае организации подокументного учета неописанных материалов, как правило, личного происхождения. Показывается количество не внесенных в описи документов личного происхождения, не учтенных в строке 103, гр.2.

Раздел 2. Состав и объем страхового фонда копий архивных документов

Графа 1. "Количество единиц хранения, скопированных для страхового фонда".

По всем строкам включаются данные о всех единицах хранения, прошедших страховое копирование в результате целевого проведения этой работы, а также реализации международных договоров. В объяснительной записке оговаривается количество единиц хранения, на которые создан страховой фонд в нецелевом порядке.

Графа 2. "Количество единиц хранения, имеющих фонд пользования".

Наряду с фондом пользования, созданным одновременно со страховым фондом, в том числе в нецелевом порядке, показывается количество единиц хранения, на которые создан фонд пользования в процессе научно-информационной деятельности архива, при условии, что единица хранения скопирована в полном объеме.

Графа 3. "Количество кадров негатива страхового фонда".

По всем строкам показываются суммарные данные о количестве кадров негатива страхового фонда на рулонной пленке и микрофишах. В этот показатель не включается количество кадров негативов страхового фонда, переданных архивом в установленном порядке в Центр хранения страхового фонда (г.Ялуторовск). Объем переданного страхового фонда указывается в объяснительной записке.

Графа 4. "Количество единиц хранения страхового фонда".

В строках 201-204 показывается через знак "+" количество единиц хранения страхового фонда на рулонной пленке и количество единиц хранения страхового фонда на микрофишах.

Единицей хранения страхового фонда на рулонной пленке является физически обособленный рулон микрофильма.

Единицей хранения страхового фонда на микрофишах является одна или несколько микрофиш, отснятых с одного дела и помещенных в один конверт.

Единица хранения страхового фонда аудиовизуальных документов идентична единицам хранения аудиовизуальных документов.

По аналогии с порядком заполнения графы 3 количество единиц хранения страхового фонда, переданных в установленном порядке в Центр хранения страхового фонда (г.Ялуторовск), не включается в показатель графы 4, а указывается в объяснительной записке.

Раздел 3. Состав и объем НСА к архивным документам

Подраздел 3.1. Описи, каталоги, базы данных.

Графа 1. "Количество описей (книг учета и описания) (Всего)".

Во всех строках показывается количество описей (книг учета и описания), имеющих самостоятельные номера по листам фондов и листам учета; количество томов описей (книг учета и описания) не учитывается.

При заполнении строки 307 необходимо иметь в виду следующее: если один и тот же массив фотодокументов учтен и в описях, составленных каждым фондообразователем по видам, размерам, цветности фотодокументов (на основании которых проводился их прием), и в книгах учета и описания, то указывается количество книг учета и описания. Описи учитываются только в случаях, если присвоенные по ним учетные номера фотодокументов являются их архивными шифрами.

При необходимости пояснения о принятом в архиве порядке учета фотодокументов и его отражении в паспорте включаются в объяснительную записку.

Графа 2. "Количество описей (книг учета и описания) в полном комплекте".

В строках 301-305, 311 показывается количество описей, имеющихся не менее чем в 3 экземплярах.

В строках 306-310 показывается количество описей (книг учета и описания), имеющихся не менее чем в 2 экземплярах.

Если опись состоит из нескольких томов, имеющих разное количество экземпляров, то ее экземплярность учитывается по наименьшему количеству экземпляров отдельного тома.

Графа 3. "Количество закаталогизированных фондов".

Во всех строках учитывается количество фондов, прошедших тематическую разработку.

Примечание. Фонд считается прошедшим тематическую разработку, если закаталогизирован полностью или частично, каталожные карточки содержат информацию о документах фонда на разных уровнях обобщения - от части документа до отсылки к целому фонду. Уровень тематической разработки определяется составом и содержанием документов фонда и потребностями в их использовании и фиксируется в картотеке учета состава и состояния НСА архива.

Графа 4. "Количество закаталогизированных единиц хранения/единиц учета".

Указывается количество единиц хранения/единиц учета, прошедших тематическую разработку (по аналогии с учетом количества фондов, прошедших тематическую разработку).

Графы 5, 6. "Количество составленных карточек. Всего, из них включенных в каталоги".

Источники: Приказ Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»; Инструкция о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования, утв. Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28 декабря 2005 г. № 157.

Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующей поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета. Все учетные документы делятся на внутренние и централизованного государственного учета и различаются по составу в негосударственных, государственных, ведомственных архивах, архивах РАН, отраслевых фондах органах управления архивным делом субъектов РФ и Росархиве.

Внутренние учетные документы служат основой для всех сводных форм: если первичные формы составлены небрежно, неточны или просто утеряны за какой-то период, то никакой сводной статистики получить не удастся. К внутренним учетным документам относятся: книга поступлений, список фондов, лист фонда, архивная опись, дело фонда. Кроме того, при необходимости и в зависимости от состава документов могут также вестись отдельные описи страхового фонда, реестры описей, карточки и книги учета движения фондов, книги учета документов, передаваемые в другие архивы, книги учета фондов и дел, выделенных к уничтожению, паспорта фондов и др. Полистный учет документов осуществляется на основе внутренних описей и листа-заверителя дела.

В архиве составляются документы централизованного государственного учета:- паспорт архива;

- сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 01.01.00 следующего за отчетным года.

Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях установили также состав учетных документов, обязательных для ведения в каждом государственном архиве: книга поступлений, список фондов, листы фондов, описи, внутренние описи в делах, заверительные надписи в делах, паспорт архива, дело фонда. Для архивных управлений республик, краев и областей обязательным справочником по учету являются фондовые каталоги, в которых учитываются все фонды, хранящиеся в госархивах республики, края, области. Функция учета всех фондов, входящих в состав Архивного фонда РФ, возложена на Федеральное архивное агентство, которое осуществляет ведение Центрального фондового каталога (ЦФК).

Правила определили также группу вспомогательных форм учета, которые могут вестись в госархивах в зависимости от характера хранимых материалов: реестры описей, книги учета фондов, передаваемых в другие архивы, книги учета изменений в составе и объеме фондов и другие.

Первичными документами учета являются учетные документы архива − комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов. В них учитываются отдельные документы, единицы хранения, фонды. Учету подлежат все хранящиеся в архиве фонды и единицы хранения. Учет проводится путем присвоения единицам хранения учетных номеров, являющихся частью архивных шифров.

К учетным документам архива относятся: книга учета поступлений; книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования; список фондов; список фондов с особо ценными документами; лист фонда; архивная опись; опись особо ценных документов; опись страхового фонда; реестр описей; реестр описей особо ценных документов; паспорт архива; паспорт архивохранилища; сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января; карточка фонда; дело фонда; внутриделовые описи и листы-заверители дел; инвентарная книга учета дел с материальными ценностями.

Выделяется несколько процессов, при выполнении которых ведутся соответствующие учетные формы:

- учет поступления дел - книга учета поступления и выбытия дел, документов, лист фонда;

- учет количества и состава дел - описи (годовые разделы описей) дел, документов;

- учет количества и состава описей дел - реестр описей;

- учет количества и состава фондов - список фондов;

- учет изменений в количестве и составе документов фонда - лист фонда;

- учет выбытия дел - книга учета поступления и выбытия дел, документов, лист фонда;

- ведение дела фонда;

- учет использования документов.

Учет поступления дел в архиве организации ведется:

- по книге учета поступления и выбытия дел, документов;

Основанием для внесения первичных данных о поступлении дел в книгу учета поступления и выбытия дел, документов являются (п. 3.15. Правил):

- описи дел, документов структурных подразделений;

- номенклатура дел организации - при отсутствии описей дел;

- акт об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, неучтенных);

- акт приема-передачи архивных документов на хранение.

Основанием для внесения данных в лист фонда при первом поступлении дел фонда в архив организации являются:

- годовой раздел описи дел;

- акт приема-передачи архивных документов на хранение.

Основными учетными документами ведомственных архивов являются: книга учета поступления и выбытия документов; список фондов; лист фонда; опись дел; реестр описей; паспорт архива; опись особо ценных дел; книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования; опись страхового фонда; дело фонда; паспорт архивохранилища, если архив состоит из ряда хранилищ. При первичном поступлении фонда он получает номер по списку фондов. Последующие его пополнения фиксируются под тем же номером. В конце года в книге выполняется итоговая запись за год, фиксирующая все изменения фондов в течение года.

Основными учетными документами в архиве организации являются:

книга учета поступления и выбытия документов (для учета в архиве каждого поступления и выбытия документов, а также количества и состава документов, поступивших на хранение и выбывших за определенный хронологический период времени, состояния их описания);

список фондов (для регистрации принятых на хранение архивных фондов и архивных коллекций, присвоения им номеров, учета количества и состава архивных фондов и архивных коллекций, находящихся на хранении и выбывших);

- лист фонда (для учета в рамках архивного фонда, архивной коллекции количества и состава описей и их нумерации, количества и состава документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи и фонду (коллекции) в целом, фиксации изменений по каждой описи и фонду (коллекции) в целом, фиксации изменений в названии фонда);

опись дел (для поединичного и суммарного учета единиц хранения, закрепления порядка систематизации единиц хранения, учета изменений в составе и объеме документов, включенных в данную опись);

реестр описей - для регистрации описей дел и документов, учета их количества и состава;

паспорт архивохранилища (произвольной формы) - для суммарного учета фондов и документов каждого архивохранилища архива организации;

опись особо ценных дел (для поединичного и суммарного учета особо ценных дел и документов (составляется в архивах, осуществляющих выявление особо ценных дел и документов);

книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования (для учета в архиве каждого поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования (ведется в архивах организаций, осуществляющих страховое копирование документов));

опись страхового фонда (для поединичного учета единиц хранения страховых копий особо ценных документов (составляется в архивах, осуществляющих страховое копирование особо ценных документов));

дело фонда - комплекс документов по истории фондообразователя и фонда, ведется на каждый архивный фонд и архивную коллекцию;

лист-заверитель дела - для учета количества листов в деле.

Для централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в архиве организации составляются следующие документы:

паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию на 1 декабря . г.

паспорт организации, хранящей документы отраслевого фонда на 1 декабря . г.

Вспомогательными учетными документами являются: книги и карточки учета выбытия дел, книги учета дел по личному составу, паспорта фондов, внутренние описи дел.

В архивах судов ведутся основные и вспомогательные учетные документы (Пункт 10 Инструкции о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования, утв. Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28 декабря 2005 г. № 157). Основные учетные документы ведутся в архиве суда в обязательном порядке. Состав и форма вспомогательных учётных документов определяются в архивах судов согласно имеющимся потребностям в организации делопроизводства, а в последние годы — на основе использования возможностей автоматического программирования в архивном деле. Как основные, так и вспомогательные учетные документы имеют свой внутренний документальный состав.

Основные учётные документы в судах:

сводная номенклатура дел (нарядов) суда

описи дел (нарядов) постоянного срока хранения

книга учёта поступления и выбытия документов

книга учёта выдачи документов во временное служебное пользование

акты о выделении к уничтожению дел (нарядов), не имеющих научно-практической ценности и утративших своё значение

акты приёма-передачи документов на хранение в государственный архив

акты проверки наличия и состояния дел (нарядов).

К основным учетным документам относятся документы по учету уникальных и особо ценных документов и отснятых с них страховых копий:

- лист учета и описания уникального документа;

- список фондов, содержащих особо ценные документы;

- опись особо ценных дел, документов или перечень номеров особо ценных дел, документов (номерник);

- реестр описей особо ценных дел, документов (номерников);

- книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования;

- опись страхового фонда документов;

- дело фонда - комплекс документов по истории фондообразователя и фонда, ведется на каждый архивный фонд и архивную коллекцию; при нефондовой организации аудиовизуальных и машиночитаемых (электронных) документов - дело организации - сдатчика документов;

- лист-заверитель - для учета количества листов в деле.

Вспомогательные учетные документы в судах:

книги учета дел (нарядов) постоянного хранения

книги учёта дел (нарядов) временного (свыше 10 лет) хранения

иные разрабатываемые учётные системы, в том числе автоматизированные.

Вспомогательные учетные документы: карточки и книги движения фондов, описей, документов, книги учета документов, переданных в другие архивы, книги учета фондов и документов, выделенных к уничтожению, книги повидового учета документов, паспорта фондов и др., внутренние описи дел, фотоальбомов. Архив может вести и другие вспомогательные учетные документы, которые включаются в схему учета документов.

Основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы архива размещаются в изолированном помещении или рабочем помещении работника(ов), ответственного(ых) за учет документов архива. Ответственными за сохранность и использование учетных документов являются работники, осуществляющие их ведение в соответствующем структурном подразделении и по архиву в целом. Первые экземпляры описей дел, документов размещаются в изолированном помещении или рабочем помещении работника(ов), ответственного(ых) за учет документов архива, с обязательным соблюдением режимов хранения, установленных для подлинных архивных документов на бумажной основе. Вторые экземпляры описей дел, документов размещаются в изолированной зоне архивохранилища на стеллаже или в шкафу. Третьи экземпляры описей дел, документов размещаются в читальном зале.

Учет документов за досоветский период и период после 1917 года, ведется раздельно, за исключением специализированных архивов, хранящих документы личного происхождения и аудиовизуальные документы. Книги учета поступлений документов, списки и листы фондов ведутся по каждому периоду с самостоятельной порядковой нумерацией фондов. Номера фондов за период после 1917 года в архивах, хранящих документы обоих периодов, должны иметь индекс "Р", отделяемый от цифрового обозначения номера чертой (Р-1, Р-2 и т.д.).

Номера фондов бывших партийных архивов, включенных в структуру государственных архивов, должны иметь индекс "П" (П-1, П-2 и т.д.).

Перенумерация фондов производится в исключительных случаях и только с разрешения вышестоящего органа управления архивным делом.

Изменения в учетные документы вносятся только на основании соответствующих актов (см. пп. 5.5.1, 5.5.2, 5.5.3), утвержденных в установленном порядке.

После внесения изменений в учетные документы и проставления в графе актов "Изменения в учетные документы внесены" соответствующей отметки акты помещаются в дело фонда, при нефондовой организации документов - в дело организации - сдатчика документов.

Акты нумеруются в пределах фонда по видам актов в валовом порядке; при нефондовой организации документов - в пределах дела организации-сдатчика документов.

Датой поступления документов является дата фактической передачи дел в архив организации.

Указывается наименование структурного подразделения, из которого переданы документы в архив организации. Если документы передаются из другой организации (в случае ее ликвидации или реорганизации), указывается полное наименование этой организации.

Название и реквизиты документа (номер, дата), по которому в архив организации поступили документы, указываются полностью.

При первичном поступлении дел в архив номер фонда проставляется в книге учета поступления и выбытия дел, документов после присвоения ему номера по списку фондов (п. 3.8. Правил).

При повторном поступлении в архив дел фонда, номер фонда проставляется в книге учета поступления и выбытия дел, документов по ранее присвоенному ему номеру в списке фондов.

Проставляют крайние даты дел, включенных в опись структурного подразделения или в опись, передаваемую организацией вместе с архивными документами по акту приема-передачи. При поступлении неописанных документов, крайние даты которых не определены, эта графа не заполняется.

Указывается вид носителя (БН - бумажный носитель, ЭД - электронный носитель).

В зависимости от сроков хранения документов при передаче документов в архив заполняется одна из граф, где отдельно фиксируется количество поступивших описанных дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу.

При поступлении неописанных документов, их количество фиксируется.

Особенности учета электронных документов.Сведения о каждой единице ЭД вводятся в учетную БД ЭД или в учетную карточку ЭД.

ЭД учитываются в составе архивного фонда организации по описям, единицам учета хранения. Информационный объем ЭД указывается в мегабайтах (Мбайт).

Изменение количества единиц хранения и/или информационного объема ЭД в результате перезаписи на новые носители или конвертирования фиксируются в акте о миграции и перезаписи ЭД, в новой итоговой записи описи, листе фонда, объяснительной записке к паспорту архива. За единицу учета ЭД принимается единица хранения или комплект единиц хранения с записью файла или нескольких файлов, составляющих единый программно-информационный объект, а также сопроводительная документация. За единицу хранения ЭД принимается физически обособленный носитель (дискета, жесткий диск, компакт-диск и др.) с сопроводительной документацией.

Поступление ЭД на архивное хранение учитывается в общей книге поступления и выбытия документов. Количество документов каждого поступления или выбытия, а также в ежегодных и нарастающим итогом записях указывается дробью: в ед. учета/ед. хр./Мб. В качестве вспомогательных учетных документов могут создаваться и использоваться журнал учета поступления и выбытия ЭД и журнал учета миграций и перезаписей ЭД.

Паспорт архива ежегодно к 1 января высылается в вышестоящее архивное учреждение. Он содержит все сведения об архиве, его фондах, единицах хранения, учетных, научно-справочных документах, работе архива по всем направлениям за отчетный год. Паспорт архивохранилища также является отчетным документом и содержит сведения о размещенных в нем фондах, делах, документах за отчетный год.Паспорт архивохранилища - составляется ежегодно каждым архивохранилищем и отражает объем размещенных в нем фондов, дел и документов. Состав показателей формы паспорта архивохранилища определяется архивом самостоятельно с учетом состава и состояния хранящихся в конкретном хранилище документов, задач, стоящих перед ним, особенностей организации работы по учету документов в архиве.

Паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию – документ, отображающий информацию относительно архива организации, его состоянии, размещении, площади, загруженности и иных параметров, в котором хранится вся управленческая документация.

Данный паспорт подлежит составлению всеми организациями, имеющими архив в двух экземплярах, один из которых передается в государственный архив, а второй находится в деле конкретной организации.

В каждом суде составляется паспорт архива суда.

Паспорт архива суда — учётный документ периодической отчётности, который содержит сведения об объёме хранящихся документов, составе поисково-справочного аппарата и условиях хранения документов.

Паспорт архива суда составляется ежегодно до 1 января наступившего года в 2-х экземплярах, один из которых хранится в архиве суда, второй направляется в соответствующий государственный или муниципальный архив, курирующий суд. В паспорте архива суда отражаются общие сведения (количество фондов, площадь и загруженность архивохранилища), сведения о документах (показатели по документам постоянного хранения и по личному составу, о количестве единиц хранения, о начальной и конечной датах хранения), кадровое обеспечение архива, а также отражаются условия хранения документов. Паспорт архива суда подписывает председатель суда (Приложение № 9 к Приказу Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 28 декабря 2005 г. № 157 (в ред. от 30.12.2013) «Об утверждении Инструкции о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования»).

Состав показателей паспорта:

количество всех фондов, в случае, если фондирование документов, которые находящихся на хранении в архиве организации, проведено раздельно;

площадь отдельного помещения (выраженная в кв. м);

при наличии архивохранилища необходимо отобразить показатель его загруженности, предварительно выяснив его вместительность;

количество документов постоянного хранения, а так же по личному составу;

начальная (крайняя) дата документов, имеющих срок хранения;

количество документов, имеющие постоянный срок хранения;

количество документов, находящихся в архиве сверх установленного срока;

среднее количество документов, которые образуется в делопроизводстве организации за каждые последние 5 лет.

Паспорт в обязательном порядке требует подписи руководителя архива, а так же непосредственного руководителя организации с обязательной расшифровкой их подписей.

Паспорт составляется каждой организацией — источником комплектования

государственного архива ежегодно в двух экземплярах, отражает информацию об организации хранения и сведения о документах постоянного хранения и по личному составу по состоянию на 01.12 отчетного года. Один экземпляр «Паспорта…» представляется в государственный архив, второй хранится в деле фонда организации. К «Паспорту…», в соответствии с его разделами, составляется объяснительная записка, в которой отражаются изменения в организации хранения и объемных показателях по сравнению с ранее составленным паспортом. Объемные показатели даются в указанных в форме «Паспорта…» единицах измерения. Исправления не допускаются.

к Приказу Росархива

от 17 ноября 1997 г. N 61

О ПОРЯДКЕ ЗАПОЛНЕНИЯ ПАСПОРТА АРХИВА

1. Общие положения

1.1. Паспорт составляется каждым государственным архивом, центром хранения документации, филиалом государственного архива, городским, районным архивом системы Федеральной архивной службы России , государственным музеем, библиотекой, научным архивом системы Российской академии наук.

2. Состав показателей паспорта

Раздел 1. Состав и объем архивных документов

Графа 1 "Количество фондов"

Каждый фонд, независимо от того, состоит ли он из документов одного или нескольких видов (управленческая, научно-техническая документация, документы по личному составу, аудиовизуальные документы и т.д.), учитывается в паспорте только один раз. Принадлежность фонда к "типу фонда" определяется по составу включенных в него документов.

Термин введен условно.

В строке 101 показывается сумма показателей граф 102 - 105;

в строке 102 - количество фондов, основу которых составляет управленческая документация на бумажной основе (несмотря на наличие в фонде документов по личному составу и др.);

в строке 103 - количество фондов личного происхождения, в том числе включающих кинофотофонодокументы и видеофонограммы;

в строке 104 - количество фондов, принятых в архив от учреждений-фондообразователей, включенных в список источников комплектования НТД, а также количество фондов, содержащих только научно-техническую документацию. Если от фондообразователя принята только управленческая документация, то такой фонд учитывается в строке 102;

в строке 105 - количество фондов, содержащих только документы по личному составу;

в строках 106 - 110 - количество фондов, содержащих соответственно только кино-, фото-, фонодокументы, видеофонограммы, МЧД.

В строке 111 показывается количество коллекций и фондов, состоящих из микроформ на правах подлинников.

В строке 112 показывается сумма строк 101, 106 - 111.

Графа 2 "Количество ед. хр. (Всего)"

В строке 101 показывается сумма строк 102 - 105.

В строке 102 показывается суммарное количество ед. хр. управленческой документации, внесенных в описи, неописанных, а также секретных, включая документы, принятые на временное (депозитарное) хранение. В этом же показателе учитываются документы персонального характера, а также документы по личному составу, прошедшие в установленном порядке экспертизу ценности после истечения предельного срока их временного хранения (75 лет ЭПК) и отобранные на постоянное хранение.

В строке 103 показывается количество документов личного происхождения, включенных в описи, а также не описанных, но учтенных в условных ед. хр., в том числе принятых на временное (депозитарное) хранение.

При заполнении строк 104 - 111 соблюдается аналогичный подход. При этом следует иметь в виду, что учет объема документов, обозначенных в строках 104 - 111, осуществляется, как правило, на основе подсчета их количества из числа включенных (или планируемых к включению) в самостоятельные описи соответственно научно-технической документации, дел по личному составу, микроформ на правах подлинников и др.

В строке 112 показывается сумма строк 101, 106 - 111.

Графа 4 "Количество секретных единиц хранения"

Графа 5 "Количество учтенных особо ценных единиц хранения"

Указывается количество выявленных и учтенных в установленном порядке особо ценных единиц хранения.

Графа 6 "Количество единиц хранения, принятых на временное хранение"

Раздел 2. Состав и объем страхового фонда

копий архивных документов

Графа 1 "Количество единиц хранения, скопированных для страхового фонда"

Графа 2 "Количество единиц хранения, имеющих фонд пользования"

Графа 3 "Количество кадров негатива страхового фонда"

По всем строкам показываются суммарные данные о количестве кадров негатива страхового фонда на рулонной пленке и микрофишах. В этот показатель не включается количество кадров негативов страхового фонда, переданных архивом в установленном порядке в Центр хранения страхового фонда (г. Ялуторовск). Объем переданного страхового фонда указывается в объяснительной записке.

Графа 4 "Количество единиц хранения страхового фонда"

В строках 201 - 204 показывается через знак "+" количество единиц хранения страхового фонда на рулонной пленке и количество единиц хранения страхового фонда на микрофишах.

Единицей хранения страхового фонда на рулонной пленке является физически обособленный рулон микрофильма.

По аналогии с порядком заполнения графы 3 количество единиц хранения страхового фонда, переданных в установленном порядке в Центр хранения страхового фонда (г. Ялуторовск), не включается в показатель графы 4, а указывается в объяснительной записке.

Раздел 3. Состав и объем НСА к архивным документам

Подраздел 3.1. Описи, каталоги, базы данных

Графа 1 "Количество описей (книг учета и описания) (Всего)"

Графа 2 "Количество описей (книг учета и описания) в полном комплекте"

В строках 301 - 305, 311 показывается количество описей, имеющихся не менее чем в 3-х экземплярах.

В строках 306 - 310 показывается количество описей (книг учета и описания), имеющихся не менее чем в 2-х экземплярах.

Графа 3 "Количество закаталогизированных фондов"

Во всех строках учитывается количество фондов, прошедших тематическую разработку.

Графа 4 "Количество закаталогизированных единиц хранения / единиц учета"

Указывается количество единиц хранения / единиц учета, прошедших тематическую разработку (по аналогии с учетом количества фондов, прошедших тематическую разработку).

Количество тематически разработанных аудиовизуальных и машиночитаемых документов (строки 306, 308 - 310, 312 / знаменатель) учитывается только в единицах учета.

Графы 5, 6 "Количество составленных карточек. Всего, из них включенных в каталоги"

Учитывается количество карточек, подлежащих включению в систему каталогов архива.

Графа 7 "Создано БД о составе и содержании документов"

БД одного наименования учитывается только один раз.

БД по учету фондов, по ведению списков организаций - источников комплектования архива в графе 7 не учитываются. Сведения о них даются в объяснительной записке к паспорту.

БД по документам нескольких видов показывается в строке, соответствующей преобладающему в ней объему информации о документах определенного вида.

Графа 8 "Информационный объем баз данных"

Учитывается информационный объем БД, показанных в графе 7.

Подраздел 3.2. Справочно-информационные издания

Строка 314 - учитывается общее количество всех изданных (тиражированных) справочников с указанием соответственно в строках 315 - 318 количества таких справочников с разбивкой по видам, при этом учитываются все переиздания справочников.

Раздел 4. Состав и объем научно-справочной библиотеки

В строке 401 учитывается количество экземпляров книг и брошюр;

в строке 402 - количество подшивок (единиц хранения) газет;

в строке 403 - количество экземпляров журналов;

в строке 404 - количество плакатов, карт, листовок, нот и других видов печатной продукции, учтенной и хранящейся в научно-справочной библиотеке (хранилище печатных изданий).

Раздел 5. Условия хранения документов

В строках 501 - 503 учитывается количество отдельно стоящих зданий (помещений), при этом в строке 502 учитываются только здания, построенные специально для архивов по типовым или индивидуальным проектам. Количество имеющихся в зданиях хранилищ (изолированных помещений) не указывается.

Если в одном здании размещены архив и другая организация, то часть здания, занимаемая архивом, учитывается как одно здание.

В суммарном паспорте архивов субъекта Российской Федерации здание, в котором располагаются два и более архивов, учитывается как одно, а необходимые пояснения даются в объяснительной записке.

Строка 508 - степень загруженности архивохранилищ рассчитывается путем деления количества ед. хр., хранящихся в архиве, с учетом документов, принятых на временное (депозитарное) хранение, на проектную или расчетную вместимость архивохранилищ (в ед. хр.) и умножения на 100.

Строки 509 и 510 - показатель оснащенности зданий охранной и пожарной сигнализацией определяется как отношение количества архивных зданий, оснащенных соответствующей сигнализацией, к общему числу архивных зданий, выраженное в процентах.

Строка 511 - учитываются ед. хр., обеспеченные первичными средствами хранения. Документы, упакованные в бумагу, не показываются.

от 3 июня 2016 года N 205-од

Об утверждении Инструкции по организации и ведению архива на судебном участке

(с изменениями на 30 декабря 2020 года)

1. Утвердить Инструкцию по организации и ведению архива на судебном участке (приложение).

2. Признать утратившими силу приказы Управления Республики Коми по организационному обеспечению деятельности мировых судей:

- от 26 февраля 2010 года N 43 "Об утверждении Инструкции по организации и ведению архива на судебном участке" с внесенными в него изменениями,

- от 17 ноября 2011 г. N 171 "Об утверждении Методических рекомендаций по заполнению паспорта архива судебного участка".

Утверждена
Приказом
Министерства юстиции
Республики Коми
от 3 июня 2016 г. N 205-од
(приложение)

ИНСТРУКЦИЯ ПО ОРГАНИЗАЦИИ И ВЕДЕНИЮ АРХИВА НА СУДЕБНОМ УЧАСТКЕ

Инструкция по организации и ведению архива на судебном участке (далее - Инструкция) разработана в целях установления единого порядка работы с оконченными делопроизводством документами, образующимися в деятельности мирового судьи Республики Коми.

Инструкция определяет процедуры подготовки и оформления к последующему хранению документов, образующихся в деятельности мирового судьи Республики Коми, в том числе в электронном виде, требования к учету, использованию и хранению указанных документов, методику отбора для постоянного хранения и выделения к уничтожению судебных дел, материалов, нарядов, журналов, картотек.

Используемые понятия и сокращения

Документы судебного участка - документы, образующиеся в деятельности мирового судьи Республики Коми, в том числе судебные дела, материалы, наряды, журналы, картотеки.

Инструкция по архиву федеральных судов - Инструкция о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции, утвержденная приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 19.03.2019 N 56;

Инструкция по судебному делопроизводству - Инструкция по судебному делопроизводству на судебном участке;

ПИ "АМИРС" - программное изделие "АМИРС";

Примерная номенклатура - Примерная номенклатура дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей, утвержденная приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29 декабря 2020 года N 262;

Электронные документы - документы, образующиеся в деятельности мирового судьи Республики Коми в электронном виде, в том числе наряды, журналы, картотеки.

I. Общие положения. Экспертная комиссия

1. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Федеральным конституционным законом от 31 декабря 1996 года N 1-ФКЗ "О судебной системе Российской Федерации", Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Правилами организации архива, Инструкцией по архиву федеральных судов, Инструкцией по судебному делопроизводству, Примерной номенклатурой.

2. Исполнение установленных настоящей Инструкцией требований и процедур осуществляет работник аппарата мирового судьи, ответственный за ведение архива.

3. На судебных участках, за которыми не закреплен архивариус, ответственным за ведение архива является секретарь судебного участка.

На судебных участках, за которыми закреплен архивариус, последний исполняет обязанности, связанные с ведением архива, в соответствии с его должностной инструкцией. Секретарь судебного участка исполняет обязанности по ведению архива в части полномочий, не переданных архивариусу, в том числе готовит документы к сдаче в архив, ведет сдаточные описи, готовит акты приема-передачи документов в архив и другое.

4. Номенклатура дел судебного участка составляется и ведется в соответствии с Примерной номенклатурой и Инструкцией по судебному делопроизводству. Электронные документы подлежат включению в индивидуальную номенклатуру дел судебного участка по тем же правилам, что и документы на бумажном носителе.

5. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов судебного участка мировым судьей создается постоянно действующая экспертная комиссия судебного участка.

6. Экспертная комиссия судебного участка является совещательным органом при мировом судье. Персональный состав экспертной комиссии судебного участка утверждается мировым судьей из числа квалифицированных работников в составе не менее трех человек. Секретарем экспертной комиссии судебного участка назначается работник аппарата мирового судьи, ответственный за ведение архива.

7. Экспертная комиссия судебного участка осуществляет следующие функции (п. 4.9 Правил организации архива):

- организация ежегодного отбора для хранения и уничтожения дел и документов, в том числе электронных документов;

- рассмотрение и согласование проектов номенклатуры дел судебного участка, описей документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, описей электронных документов постоянного хранения, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и других актов;

- подготовка предложений об определении сроков хранения документов, не предусмотренных Примерной номенклатурой, перечнями, и об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных Примерной номенклатурой, перечнями;

- методическое руководство работами в области обеспечения сохранности документов судебного участка.

8. Экспертная комиссия судебного участка имеет право:

- в пределах своей компетенции давать рекомендации по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и оформления документов;

- приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов представителей уполномоченного учреждения в области архивного дела.

9. Экспертиза ценности документов проводится ежегодно. По результатам экспертизы ценности в соответствии с настоящей Инструкцией составляются годовые разделы описей документов постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, годовые разделы описей электронных документов, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

10. Вопросы, относящиеся к компетенции экспертной комиссии судебного участка, рассматриваются на заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже одного раза в год. Заседания экспертной комиссии судебного участка оформляются протоколом, который подписывается участвовавшими в заседании членами экспертной комиссии.

11. Решения экспертной комиссии судебного участка принимаются простым большинством голосов. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании при принятии решения экспертной комиссии судебного участка не участвуют.

12. Ведение делопроизводства экспертной комиссии судебного участка, хранение и использование ее документов, а также контроль за исполнением принятых экспертной комиссией судебного участка решений возлагается на секретаря экспертной комиссии.

II. Оформление и передача документов в архив

13. Документы судебного участка подлежат оформлению и сдаче в архив не позднее чем через один год после окончания делопроизводства по ним (наступления события, являющегося основанием для списания судебного дела, материала, журнала в архив).

Картотеки учетно-статистических карточек и алфавитные указатели к ним, полугодовые и годовые статистические отчеты о работе судов общей юрисдикции - не позднее 31 марта года, следующего за отчетным.

14. Решение о передаче в архив судебных дел и материалов принимает мировой судья в соответствии с Инструкцией по судебному делопроизводству.

15. Работник аппарата мирового судьи, ответственный за ведение архива, тщательно просматривает все производство по судебному делу, материалу, наряду, журналу, картотеке, подлежащим сдаче в архив, обращение к исполнению вступившего в законную силу судебного решения (постановления).

17. Все выявленные при проверке в ходе передачи в архив документов судебного участка (в том числе электронных) недостатки в их формировании и оформлении секретарь судебного участка обязан устранить.

18. Требования к оформлению обложки (титульного листа) судебного дела, материала, наряда, журнала, вкладыша электронного документа, а также требования к подшивке и нумерации листов устанавливаются Инструкцией по судебному делопроизводству, при этом судебное дело или наряд на бумажном носителе, подлежащие постоянному хранению, подшиваются в твердую обложку на 4 прокола (п. 4.21 Правил организации архива).

19. В наряде, подлежащем постоянному и временному (свыше 10 лет) хранению, составляется внутренняя опись по форме N 1 в приложении к настоящей Инструкции.

Листы, на которых сделана внутренняя опись, нумеруются отдельно (п. 4.22 Правил организации архива).

Если наряд, подлежащий постоянному и временному (свыше 10 лет) хранению, подшит без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела (п. 4.30 Правил организации архива).

Изменения состава документов наряда, подлежащего постоянному и временному (свыше 10 лет) хранению (изъятия, включения документов, замена документов копиями), отражаются в графе "Примечание" внутренней описи со ссылками на соответствующие акты. При необходимости могут быть составлены новая итоговая запись к внутренней описи и лист-заверитель дела.

20. В конце наряда, подлежащего постоянному и временному (свыше 10 лет) хранению, подшивается отдельный лист-заверитель по форме N 2 в приложении к настоящей Инструкции. Лист-заверитель не нумеруется.

Автор статьи

Куприянов Денис Юрьевич

Юрист частного права

Страница автора

Читайте также:

Что такое паспорт архива суда

Приложениек приказу Росархиваот 17 ноября 1997 года N 61

1. Общие положения

2. Состав показателей паспорта

Раздел 1. Состав и объем архивных документов

Раздел 2. Состав и объем страхового фонда копий архивных документов

Раздел 3. Состав и объем НСА к архивным документам

Приложение
к приказу Росархива
от 17 ноября 1997 года N 61